Hoe je de productiviteit op de werkplek verbetert: beste praktijken
Om de productiviteit in een organisatie te verbeteren, begin je met te begrijpen wat organisatorische productiviteit eigenlijk betekent en hoe je die kunt meten. In dit artikel zet ik bruikbare best practices uiteen die je als HR-leider of manager kunt toepassen om een cultuur te creëren die de productiviteit verhoogt. Ook deel ik echte voorbeelden om duidelijk te maken hoe je deze ideeën direct in de praktijk kunt brengen.
Wat is productiviteit en waarom zou je die meten?
Een van de redenen waarom productiviteit voor een organisatie zo ongrijpbaar kan zijn, is een gebrek aan overeenstemming over wat een organisatie productief maakt.
In een fabrieksomgeving kun je productiviteit meten op basis van hoeveel van iets werknemers binnen een bepaalde tijd kunnen produceren. Maar in een kenniseconomie, waarin werknemers doorgaans diensten in plaats van producten leveren, is dat minder eenvoudig.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Een optie is om bedrijfsproductiviteit te berekenen als de gegenereerde omzet op basis van het aantal gewerkte uren. Hoe meer geld je in minder tijd verdient, hoe productiever je bent.
Hoewel dit een logische maatstaf voor een organisatie is, kan dit type meting moeilijk te vertalen zijn naar het niveau van de medewerker, omdat een kenniswerker persoonlijke productiviteit doorgaans beoordeelt op basis van het aantal taken dat van de takenlijst is afgevinkt. Maar om die werknemer als productief te beschouwen, moeten de items op die lijst waarde genereren voor het bedrijf.
Als we productiviteit definiëren als een manier om omzet te optimaliseren, begrijp je waarom organisaties die graag willen meten. Een stijgende omzet (en daarmee een stijgende productiviteit) is een teken van een gezond, groeiend bedrijf.
Hoe meet je productiviteit?
Wanneer je overweegt hoe je productiviteit in je organisatie kunt meten, richt je dan op resultaten die je helpen de bedrijfsdoelen te bereiken.
Afhankelijk van de aard van je bedrijf kunnen voorbeelden van maatstaven omzet, klanttevredenheid of productietijd zijn.
Bepaal wat je gaat bijhouden
De eerste stap is bepalen wat je gaat bijhouden en, nog belangrijker, waarom het belangrijk is om dat bij te houden. Hoe verhoudt de door jou gekozen productiviteitsmaatstaf zich tot de bedrijfsdoelen?
Om ervoor te zorgen dat je productiviteitsmaatstaven niet simpelweg op goed geluk worden gekozen, werk je samen met bedrijfsleiders aan een duidelijk proces voor het stellen van doelen.
Dit proces moet afdelingen op één lijn brengen wat betreft de gewenste doelstellingen en de manier waarop ze de voortgang ten opzichte van die doelstellingen zullen beoordelen.
Het vaststellen van doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKRs) of SMART-doelen zorgt er ook voor dat organisaties verantwoordelijkheid nemen voor de voortgang ten opzichte van vastgestelde prioriteiten.
Werknemers kunnen dan zien hoe het werk dat ze dagelijks doen verbonden is met de missie en bijdraagt aan belangrijke mijlpalen.
Ontwikkel een methode om maatstaven bij te houden
Een veelgemaakte fout bij het vaststellen van OKRs is het kiezen van belangrijkste resultaten die te moeilijk te meten zijn.
Als je bijvoorbeeld als doel hebt gesteld om klanttevredenheid bij te houden, maar je die moet beoordelen door gegevens uit meerdere informatiebronnen samen te voegen, ben je misschien nog niet klaar voor een belangrijk resultaat op dit gebied. Je tijd kun je beter besteden aan het opschonen van uiteenlopende gegevensbronnen om het verzamelen van gegevens te stroomlijnen.
Afstemming met belanghebbenden uit verschillende functies kan inhouden dat je een verklarende woordenlijst voor maatstaven opstelt en documenteert. Zie dit als een gegevenswoordenboek dat belanghebbenden wegwijs maakt in een gemeenschappelijke definitie van wat je probeert te meten en waar de gegevens vandaan komen. Wie telt er bijvoorbeeld als gebruiker of abonnee? Welke periode gebruik je om betrokkenheid te meten?
Hoewel het opstellen van een verklarende woordenlijst veel werk kan zijn, heb ik gezien dat organisaties daardoor een betere productiviteit bereiken.
Dat komt doordat je team minder tijd beschikbaar heeft om aan bedrijfsdoelen te werken naarmate het meer tijd besteedt aan meten. Door vooraf het werk te doen om je gegevens op te schonen en te organiseren en overeenstemming te bereiken over gemeenschappelijke definities, pluk je daar op de lange termijn de vruchten van.
Analyseer de gegevens en gebruik ze om mogelijke verbeteringsmethoden te bepalen
Terwijl je de resultaten per kwartaal bijhoudt, gebruik je de verzamelde gegevens om verbeterpunten te achterhalen en je processen te optimaliseren.
Je kunt op kleine schaal experimenteren en hypothesen testen en, als je tests succesvol zijn, de proceswijziging organisatiebreed opschalen.
Uit een recent onderzoek bleek bijvoorbeeld dat het gebruik van generatieve AI de productiviteit van kenniswerkers met maar liefst 35% verbeterde bij beginnende en onervaren werknemers.
Hoe verbeter je de productiviteit in je organisatie?
Sommige organisaties beoordelen productiviteit op basis van gewerkte uren of schijnbare drukte, maar het inzetten van werknemersmonitoring biedt een nauwkeurigere maatstaf.
De COVID-19-pandemie bracht tekortkomingen aan het licht in het gebruik van aanwezigheid als productiviteitsmaatstaf en benadrukte de noodzaak om waarde te creëren in plaats van uren bij te houden.
In tegenstelling tot fabrieksarbeiders moeten kenniswerkers, zoals productontwerpers, worden beoordeeld op de kwaliteit van hun output. Eén uitzonderlijk ontwerp kan meerdere middelmatige ontwerpen overtreffen.
Software voor het monitoren van werknemers helpt de productiviteit te verbeteren door efficiëntie te identificeren, toppresteerders te onderscheiden en een cultuur te bevorderen die het potentieel ontsluit.
Hier zijn enkele tips voor HR en leidinggevenden om een werkomgeving te creëren die de productiviteit binnen je teams waarborgt (hint: motivatie is essentieel!).
Zorg voor duidelijkheid, verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht
Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, zodat helder is wat de prioriteiten zijn en wie waarvoor verantwoordelijk en aanspreekbaar is. Dit omvat het opstellen van doordachte functieomschrijvingen bij het aannemen van mensen voor nieuwe functies, ervoor zorgen dat het wervingsproces zelf zo rechtvaardig mogelijk verloopt en loopbaanpaden creëren voor bestaande functies, zodat werknemers begrijpen wat nodig is om goed te presteren en binnen de organisatie door te groeien. Bekijk voor advies hierover het CRA-model van leiderschap.
Laat werknemers zien dat hun werk ertoe doet
Teamleden zullen snel ontmoedigd raken als ze denken dat hun werk zinloos is. Als ze daarentegen kunnen zien hoe hun dagelijkse taken bijdragen aan het grotere geheel van wat de organisatie probeert te bereiken, zullen ze gemotiveerder zijn om elke dag goed te presteren. Doelen stellen met behulp van OKR's is een effectieve methode om dit te bereiken.
Bevorder het welzijn van werknemers
Het spreekt bijna voor zich dat het waarborgen van mentaal en fysiek welzijn door middel van vrije tijd, zorgverlof, welzijnsvoorzieningen enzovoort ervoor helpt te zorgen dat teamleden optimaal kunnen werken en een burn-out helpt voorkomen.
Onderzoek laat bovendien zien dat werknemers verlangen naar intellectueel stimulerend werk en naar de vrijheid om zelf te kiezen hoe ze dat werk uitvoeren. Denk er eens over na: als je wist dat je geen controle had over het werk dat je moest doen, waarom zou je je dan inspannen om het beter te doen?
Neem belemmeringen weg
Het creëren van een productieve werkomgeving betekent ook dat je mogelijke belemmeringen voor succes wegneemt en systemen optimaliseert. Daarbij kan het gaan om het invoeren van productiviteitstools die werknemers helpen hun werk te organiseren, taken te beheren en afleidingen te verminderen.
HR-teams kunnen richtlijnen opstellen voor de manier waarop werknemers de technologiestack van een organisatie (bijvoorbeeld e-mail of Slack) moeten gebruiken om contextwisselingen te beperken en enquêtes inzetten om vast te stellen of mensen over de hulpmiddelen en middelen beschikken die ze nodig hebben om effectief te werken. Ze kunnen ook een informatieopslagplaats creëren en onderhouden om de onboarding van werknemers te ondersteunen en de tijd die aan het opzoeken van informatie wordt besteed te beperken.
Erken je team
Erkenning betekent niet alleen financiële beloningen — hoewel een passende beloning zeker helpt! Erkenning omvat ook mogelijkheden voor loopbaangroei, prestatieonderscheidingen of zelfs een eenvoudig compliment voor goed werk. Hier zijn enkele geweldige ideeën voor werknemerserkenning.
Tot slot is het vrijwel onmogelijk om de betrokkenheid van werknemers te versterken en het risico op een burn-out te beperken zonder middenmanagers.
Managers vertalen prioriteiten van de directie naar operationele plannen en zorgen op uitvoerend niveau voor afstemming. Ze zijn ook essentieel voor teamontwikkeling en het behoud van werknemers.
En zonder passende training kun je geen effectieve middenmanagers hebben. HR speelt een cruciale rol bij het helpen van je organisatie om een sterk trainingsprogramma voor lijnmanagers op te stellen, zodat zij effectieve communicatie kunnen oefenen en kunnen uitgroeien tot succesvolle bedrijfsleiders.
Casestudy: de productiviteit van werknemers verbeteren
Je kunt veel doen om de productiviteit van werknemers te verbeteren, zelfs als je geen deel uitmaakt van de directie.
Toen ik nog strategieadvies gaf, leidde ik een team van 15 mensen en richtte ik me voortdurend op werknemersbetrokkenheid. Binnen een piramide van 200 mensen was mijn team goed voor >50% van de promoties.
Dit maakte mijn team succesvol:
- Ik voerde een maandelijkse motivatie-enquête in om inzicht te krijgen in de betrokkenheid van medewerkers en hun tevredenheid over het leiderschap. Ik besprak de geanonimiseerde resultaten maandelijks met het team om: 1) het geven van feedback te normaliseren en 2) de feedbacklus voor leren en actie te verkorten.
- Ik stelde wekelijks een e-mail met complimenten op om teamleden te erkennen voor hun prestaties en zette het volledige leiderschapsteam in de cc. Ik zorgde ervoor dat ik zowel werk van hoge kwaliteit vierde als momenten waarop teamleden taken delegeerden, elkaar ondersteunden en zorg droegen voor hun mentale welzijn.
- Ik stelde regelmatige wekelijkse check-ins in met elk van de medewerkers aan wie ik rechtstreeks leiding gaf om hun zorgen te begrijpen, hen te coachen zodat ze hun prestaties konden verbeteren en vertrouwen op te bouwen.
Medewerkers voelden zich ondersteund zonder dat er sprake was van micromanagement, en ze hadden een stimulans om beter te presteren omdat ze het gevoel hadden dat hun bijdragen ertoe deden.
Neem deel aan het gesprek
Hoe heeft jouw organisatie strategieën geïmplementeerd om de productiviteit te verhogen? Met welke uitdagingen heb je onderweg te maken gehad? Laat het ons weten in de reacties!
Blijf op de hoogte van productiviteit op de werkplek en aanverwante onderwerpen rond mensen en cultuur door je te abonneren op de nieuwsbrief van People Managing People.
