11 manieren waarop een HRIS je bedrijf kan helpen
De voordelen van HRIS zijn onder meer het automatiseren van repetitieve HR-taken, medewerkers toegang geven tot zelfbediening en ervoor zorgen dat je op de hoogte blijft van nalevingsvereisten. Door deze processen te stroomlijnen, bespaart een HRIS je tijd, vermindert het handmatig administratief werk en helpt het je hele organisatie efficiënter te werken. In dit artikel laat ik je precies zien hoe een HRIS je HR-werkprocessen kan vereenvoudigen en aanzienlijke waarde kan opleveren voor je team en bedrijf.
Wat is een HRIS?
Een HRIS (informatiesysteem voor human resources) is een type HR-software dat werknemers- en organisatiegegevens opslaat en talrijke functies combineert, zoals salarisadministratie en het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, om HR-professionals op elk niveau te helpen hun werk effectiever te doen.
In wezen gaat het om het benutten van de kracht van technologie om de raderen van de organisatorische machine te smeren en een gelukkiger, productiever personeelsbestand te creëren.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
11 voordelen van een HRIS
Van het organiseren van personeelsinformatie tot het automatiseren van administratieve taken en het bieden van inzichten met HR-gegevens: het juiste HRIS-platform kan een transformatie betekenen voor je organisatie.
Voordelen voor HR-afdelingen
Veel van de voordelen van HRIS-software zullen merkbaar zijn binnen de HR-afdeling, waardoor tijd en middelen vrijkomen om aan het meest lonende onderdeel van het werk te besteden: talentontwikkeling.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Het automatiseren van routinematige HR-taken, zoals het beheren van personeelsdossiers, verlofbeheer, salarisverwerking en het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, bespaart tijd, waardoor HR-professionals zich kunnen richten op meer strategische activiteiten.
Daarnaast stellen functies zoals zelfbediening voor medewerkers werknemers in staat hun gegevens te raadplegen en bij te werken, waardoor het aantal verzoeken dat HR moet afhandelen afneemt. Sommige geavanceerdere tools bevatten zelfs HR-chatbots om vragen te beantwoorden.
Geen bergen papierwerk meer en niet langer jongleren met meerdere spreadsheets!
Verbeterde naleving
Een belangrijke functie van een HRIS is helpen ervoor te zorgen dat arbeidswetten en -voorschriften worden nageleefd door actuele informatie en geautomatiseerde herinneringen voor belangrijke deadlines en vereisten op het gebied van naleving te bieden.
Rapportage en analyses
Met een systeem voor HR-rapportage en -analyse kunnen HR-teams rapporten genereren over verschillende HR-statistieken, zoals het aantal medewerkers, personeelsverloop en demografische gegevens, ter ondersteuning van datagestuurde besluitvorming.
Verbeterde communicatie
Verbetert de communicatie binnen de organisatie door een platform te bieden voor aankondigingen voor het hele bedrijf, beleidsupdates en andere belangrijke informatie.
Voordelen voor medewerkers
Een HRIS kan het leven van je medewerkers ook gemakkelijker maken en ervoor zorgen dat ze zich meer betrokken en verbonden voelen.
Eenvoudiger inwerken
Een soepel inwerkproces helpt de toon te zetten voor nieuwe medewerkers en draagt bij aan hun succes en behoud.
Als HRIS-functie kan het een uitbreiding zijn van het volgsysteem voor sollicitanten dat heeft geholpen om de kandidaat binnen te halen.
Nieuwe medewerkers kunnen inloggen op het zelfbedieningsportaal voor medewerkers, administratieve zaken regelen, aan hun training beginnen en kennismaken met hun rol en hun nieuwe team.
Meer zeggenschap
Via een zelfbedieningsportaal kunnen werknemers hun persoonlijke gegevens, werkroosters, vakantieaanvragen, arbeidsvoorwaarden en extra's raadplegen en beheren.
De kans dat administratieve fouten gevolgen hebben voor hun salaris of vrije tijd is kleiner en ze kunnen ook profiteren van geautomatiseerde herinneringen.
Meer betrokkenheid van medewerkers
Een HRIS vergroot de betrokkenheid van medewerkers door communicatie te stroomlijnen, feedback te verzamelen en ontwikkelingsmogelijkheden te personaliseren.
Tot deze functies behoren realtime erkenning, korte enquêtes en zelfbedieningstoegang tot arbeidsvoorwaarden en hulpmiddelen voor loopbaanontwikkeling.
Door datagestuurde inzichten te bieden, kan HR zorgen proactief aanpakken, de werkcultuur verbeteren en de algehele tevredenheid van medewerkers vergroten.
Voordelen voor de organisatie
Uiteindelijk is natuurlijk de organisatie als geheel de belangrijkste begunstigde van een HRIS (zoals het hoort).
Kostenbesparingen
Door processen te stroomlijnen, handmatig werk te verminderen en fouten tot een minimum te beperken, helpt een HRIS de administratieve kosten te verlagen en de algehele productiviteit te verhogen.
Een HRIS is ook kosteneffectiever dan andere typen HR-managementsystemen, waaronder HCM- en HRMS-systemen, maar het is ook het meest basale systeem (als je denkt dat je een systeem met geavanceerdere functies nodig hebt, lees dan onze vergelijking van HRIS-, HRMS- en HCM-systemen voor tips om de juiste keuze te maken).
Betere beslissingen op het gebied van talentmanagement
HRIS verbetert beslissingen op het gebied van talentmanagement door realtime-inzichten te bieden in de prestaties, vaardigheden en betrokkenheidstrends van medewerkers.
Met gecentraliseerde gegevens kan HR medewerkers met een hoog potentieel identificeren, ontwikkelingsbehoeften volgen en personeelsplanning optimaliseren.
Daarnaast helpen voorspellende analyses bij opvolgingsplanning en retentiestrategieën, waardoor talent- en bedrijfsdoelstellingen beter op elkaar worden afgestemd.
Verbeterde communicatie
Een HRIS verbetert de communicatie binnen de organisatie door een platform te bieden voor bedrijfsbrede aankondigingen, beleidsupdates en andere belangrijke informatie.
Verbeterde gegevensbeveiliging
Een HRIS verbetert de gegevensbeveiliging door gevoelige medewerkersinformatie te centraliseren in een beveiligd systeem met toegangsbeheer, versleuteling en authenticatieprotocollen.
Toegang op basis van rollen zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers specifieke gegevens kunnen bekijken of bewerken, waardoor het risico op datalekken afneemt.
Daarnaast helpen auditlogboeken en compliancefuncties bij het volgen van wijzigingen, het detecteren van afwijkingen en het voldoen aan wettelijke vereisten voor gegevensbescherming.
Functies van een humanresourcesinformatiesysteem
HRIS-systemen zijn er in allerlei vormen en maten, zodat ze geschikt zijn voor alle organisaties. Hier zijn enkele van de belangrijkste HRIS-functies waarop je moet letten:
- Beheer van de medewerkersdatabase: Gecentraliseerde opslagplaats voor het bewaren van alle medewerkergerelateerde informatie, waaronder persoonlijke gegevens, arbeids- en functiegegevens en informatie over compensatie en salarisadministratie.
- Tijd- en aanwezigheidsregistratie: Tools voor het registreren van gewerkte uren, aanwezigheid, verlofaanvragen en afwezigheid van medewerkers, vaak geïntegreerd met prikklokken of biometrische systemen.
- Salarisadministratie: Geautomatiseerde verwerking van de salarisadministratie, waaronder salarisberekeningen, belastinginhoudingen, inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en het beheer van rechtstreekse stortingen.
- Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden: Beheer van programma's voor secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals zorgverzekeringen, pensioenregelingen en andere voordelen, inclusief inschrijving, opvolging en rapportage.
- Werving en opvolging van sollicitanten: Functies van wervingssoftware waarmee je vacatures kunt beheren, sollicitaties kunt screenen, kandidaten tijdens het wervingsproces kunt volgen en nieuwe medewerkers kunt inwerken.
- Prestatiemanagement: Tools voor het vaststellen van prestatiedoelen, het uitvoeren van beoordelingsgesprekken, het geven van feedback en het volgen van prestatie-indicatoren van medewerkers.
- Compliancemanagement: Zorgt voor naleving van arbeidswetgeving en voorschriften, inclusief geautomatiseerde waarschuwingen voor naderende deadlines en rapportagevereisten.
- Zelfbedieningsportaal voor medewerkers: Stelt medewerkers in staat hun persoonlijke gegevens te bekijken en bij te werken, loonstroken te bekijken, verlof aan te vragen en arbeidsvoorwaarden te beheren via een zelfbedieningsinterface.
- Training en ontwikkeling: Tools voor het beheren van trainingsprogramma's voor medewerkers, het volgen van de voortgang, het plannen van cursussen en het bijhouden van certificeringen en gegevens over de ontwikkeling van vaardigheden.
Aan de slag gaan met een HRIS
Je denkt nu misschien dat een HRIS behoorlijk nuttig kan zijn, of je overweegt hoe je huidige systeem kan worden verbeterd.
Met zoveel beschikbare opties is het belangrijk om de beste HRIS-software voor de behoeften van je bedrijf te vinden.
Bij het kiezen van een HRIS moeten HR-professionals letten op gebruiksgemak, welke kernfuncties zijn inbegrepen, hoe aanpasbaar de dienst is, of de oplossing kan integreren met bestaande systemen, schaalbaarheid en natuurlijk de prijs-kwaliteitverhouding. Een goed beginpunt is onze gids voor de beste HRIS-systemen.
Tip: Als je vereisten complex zijn of je ze nog aan het definiëren bent, kun je overwegen een HRIS RFP op te stellen. Hiermee kun je de vereisten definiëren en betere offertes van leveranciers verkrijgen.
