11 manieren waarop een HRIS je bedrijf kan helpen
De voordelen van HRIS zijn onder meer het automatiseren van repetitieve HR-taken, werknemers toegang geven tot zelfbediening en ervoor zorgen dat je op de hoogte blijft van nalevingsvereisten. Door deze processen te stroomlijnen, bespaart een HRIS je tijd, vermindert het handmatig administratief werk en helpt het je hele organisatie efficiënter te werken. In dit artikel laat ik je precies zien hoe een HRIS je HR-workflow kan vereenvoudigen en aanzienlijke waarde kan bieden voor je team en bedrijf.
Wat is een HRIS?
Een HRIS (HR-informatiesysteem) is een type HR-software dat werknemers- en organisatiegegevens opslaat en tal van functies combineert, zoals salaris- en arbeidsvoorwaardenbeheer, om HR-professionals op elk niveau te helpen hun werk effectiever te doen.
In essentie gaat het erom de kracht van technologie te benutten om de raderen van de organisatiemachine soepel te laten draaien en een gelukkiger, productiever personeelsbestand te creëren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
11 voordelen van een HRIS
Van het organiseren van werknemersinformatie tot het automatiseren van administratieve taken en het bieden van inzichten op basis van HR-gegevens: het juiste HRIS-platform kan een transformatieve impact hebben op je organisatie.
Voordelen voor HR-afdelingen
Veel van de voordelen van HRIS-software zullen merkbaar zijn op de HR-afdeling, omdat er tijd en middelen vrijkomen om aan het meest bevredigende onderdeel van het werk te besteden: talentontwikkeling.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Het automatiseren van routinematige HR-taken, zoals het beheren van werknemersdossiers, verlofbeheer, salarisverwerking en het beheren van arbeidsvoorwaarden, bespaart tijd, zodat HR-professionals zich kunnen richten op meer strategische activiteiten.
Daarnaast stellen functies zoals zelfbediening voor werknemers medewerkers in staat hun gegevens te bekijken en bij te werken, waardoor het aantal verzoeken dat HR moet afhandelen afneemt. Sommige geavanceerdere tools integreren zelfs HR-chatbots om vragen te beantwoorden.
Geen bergen papierwerk of het jongleren met meerdere spreadsheets meer!
Verbeterde naleving
Een belangrijke HRIS-functie is helpen zorgen voor naleving van arbeidswetten en -voorschriften door actuele informatie en geautomatiseerde herinneringen voor belangrijke deadlines en vereisten op het gebied van naleving te bieden.
Rapportage en analyses
Een systeem voor HR-rapportage en -analyse stelt HR-teams in staat rapporten te genereren over verschillende HR-statistieken, zoals personeelsomvang, verlooppercentages en demografische gegevens, ter ondersteuning van datagestuurde besluitvorming.
Verbeterde communicatie
Verbetert de communicatie binnen de organisatie door een platform te bieden voor aankondigingen voor het hele bedrijf, beleidsupdates en andere belangrijke informatie.
Voordelen voor werknemers
Een HRIS kan het leven van je werknemers ook gemakkelijker maken en ervoor zorgen dat ze zich meer betrokken en verbonden voelen.
Een eenvoudiger inwerkproces
Een soepel inwerkproces helpt de toon te zetten voor nieuwe medewerkers en draagt bij aan hun succes en behoud.
Als HRIS-functie kan het een uitbreiding zijn van het sollicitantvolgsysteem dat heeft geholpen om de kandidaat binnen te halen.
Nieuwe medewerkers kunnen inloggen op het zelfbedieningsportaal voor werknemers, administratieve zaken afhandelen, beginnen met hun training en kennismaken met hun functie en hun nieuwe team.
Meer zeggenschap
Via een zelfbedieningsportaal kunnen werknemers hun persoonlijke gegevens, werkschema's, vakantieaanvragen, arbeidsvoorwaarden en extra's bekijken en beheren.
De kans dat administratieve fouten invloed hebben op hun salaris of vrije tijd is kleiner, en ze kunnen ook profiteren van geautomatiseerde herinneringen.
Meer werknemersbetrokkenheid
Een HRIS vergroot de werknemersbetrokkenheid door communicatie te stroomlijnen, feedback te verzamelen en ontwikkelingsmogelijkheden te personaliseren.
Tot deze functies behoren realtime erkenning, korte enquêtes en zelfbedieningstoegang tot arbeidsvoorwaarden en hulpmiddelen voor loopbaanontwikkeling.
Door datagestuurde inzichten te bieden, kan HR zorgen proactief aanpakken, de werkcultuur verbeteren en de algehele werknemerstevredenheid vergroten.
Organisatorische voordelen
Natuurlijk is de organisatie als geheel de uiteindelijke begunstigde van HRIS (zoals het hoort).
Kostenbesparingen
Door processen te stroomlijnen, handmatig werk te verminderen en fouten tot een minimum te beperken, helpt een HRIS de administratieve kosten te verlagen en de algehele productiviteit te verhogen.
Een HRIS is ook kosteneffectiever dan andere soorten HR-beheersystemen, waaronder HCM- en HRMS-systemen, maar het is ook het eenvoudigste systeem (als je denkt dat je mogelijk een systeem met geavanceerdere functies nodig hebt, lees dan onze uiteenzetting van HRIS versus HRMS versus HCM-systemen voor tips om de juiste keuze te maken).
Betere beslissingen over talentmanagement
HRIS verbetert beslissingen over talentmanagement door realtime-inzichten te bieden in de prestaties, vaardigheden en betrokkenheidstrends van medewerkers.
Met gecentraliseerde gegevens kan HR medewerkers met een hoog potentieel identificeren, ontwikkelingsbehoeften volgen en de personeelsplanning optimaliseren.
Daarnaast helpen voorspellende analyses ook bij opvolgingsplanning en retentiestrategieën, waardoor talent- en bedrijfsdoelstellingen beter op elkaar worden afgestemd.
Verbeterde communicatie
Verbetert de communicatie binnen de organisatie door een platform te bieden voor organisatiebrede aankondigingen, beleidsupdates en andere belangrijke informatie.
Verbeterde gegevensbeveiliging
Een HRIS verbetert de gegevensbeveiliging door gevoelige informatie over medewerkers te centraliseren in een beveiligd systeem met toegangsbeheer, versleuteling en authenticatieprotocollen.
Toegang op basis van rollen zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers specifieke gegevens kunnen bekijken of bewerken, waardoor het risico op inbreuken wordt verkleind.
Daarnaast helpen auditlogboeken en compliancefuncties bij het volgen van wijzigingen, het detecteren van afwijkingen en het voldoen aan wettelijke vereisten voor gegevensbescherming.
Functies van een human-resourcesinformatiesysteem
HRIS-systemen zijn er in allerlei vormen en maten om aan de behoeften van alle organisaties te voldoen. Hier zijn enkele van de belangrijkste HRIS-functies waarop je moet letten:
- Beheer van de medewerkersdatabase: Gecentraliseerde opslagplaats voor alle medewerkergerelateerde informatie, waaronder persoonlijke gegevens, arbeids- en functiegegevens en informatie over compensatie en salarisadministratie.
- Registratie van tijd en aanwezigheid: Hulpmiddelen voor het registreren van gewerkte uren, aanwezigheid, verlofaanvragen en afwezigheid van medewerkers, vaak geïntegreerd met prikklokken of biometrische systemen.
- Salarisadministratie: Geautomatiseerde verwerking van de salarisadministratie, waaronder salarisberekeningen, belastinginhoudingen, inhoudingen voor arbeidsvoorwaarden en beheer van rechtstreekse stortingen.
- Beheer van arbeidsvoorwaarden: Beheer van programma's voor arbeidsvoorwaarden, zoals ziektekostenverzekeringen, pensioenregelingen en andere extra's, inclusief inschrijving, het volgen en rapportage.
- Werving en opvolging van sollicitanten: Functies van wervingssoftware die je helpen bij het beheren van het plaatsen van vacatures, het screenen van sollicitaties, het volgen van kandidaten tijdens het wervingsproces en het inwerken van nieuwe medewerkers.
- Prestatiebeheer: Hulpmiddelen voor het vaststellen van prestatiedoelen, het uitvoeren van prestatiebeoordelingen, het geven van feedback en het volgen van prestatiestatistieken van medewerkers.
- Compliancemanagement: Zorgt voor naleving van arbeidswetgeving en regelgeving, inclusief geautomatiseerde meldingen over naderende deadlines en rapportageverplichtingen.
- Zelfbedieningsportaal voor medewerkers: Stelt medewerkers in staat hun persoonlijke gegevens te openen en bij te werken, loonstroken te bekijken, verlof aan te vragen en arbeidsvoorwaarden te beheren via een zelfbedieningsinterface.
- Opleiding en ontwikkeling: Hulpmiddelen voor het beheren van opleidingsprogramma's voor medewerkers, het volgen van voortgang, het plannen van cursussen en het bijhouden van certificeringen en gegevens over de ontwikkeling van vaardigheden.
Aan de slag gaan met een HRIS
Nu denk je misschien dat een HRIS erg nuttig kan zijn, of overweeg je hoe je huidige systeem kan worden verbeterd.
Omdat er zoveel opties beschikbaar zijn, is het belangrijk om de beste HRIS-software voor de behoeften van je bedrijf te vinden.
Bij het kiezen van een HRIS moeten HR-professionals letten op gebruiksgemak, welke kernfuncties inbegrepen zijn, hoe aanpasbaar de dienst is, of de oplossing kan integreren met verouderde systemen, schaalbaarheid en natuurlijk de prijs-kwaliteitverhouding. Een goed uitgangspunt is onze gids voor de beste HRIS-systemen.
Belangrijkste tip: Als je vereisten complex zijn of je ze nog aan het definiëren bent, kun je overwegen een HRIS RFP op te stellen. Zo kun je de vereisten vastleggen en betere offertes van leveranciers ontvangen.
