Hoe contactbeheersoftware uw bedrijf kan helpen
Software voor contactbeheer is een hulpmiddel waarmee je al je belangrijke zakelijke contacten op één veilige plek kunt organiseren, opslaan en eenvoudig kunt terugvinden, zonder afhankelijk te zijn van je geheugen of plakbriefjes. Als je het zat bent om nummers kwijt te raken of door oude e-mails te moeten zoeken, houdt deze software je netwerk binnen handbereik en helpt het je relaties op te bouwen en je bedrijf soepel te runnen.
Wat is software voor contactbeheer?
Contactbeheer betekent dat je een automatiseringssysteem gebruikt om al je contacten op één plek bij de hand en eenvoudig toegankelijk te houden. Zie het als een virtueel adresboek.
Systemen voor contactbeheer houden de naam, het adres, de werkgever, de locatie, het telefoonnummer en het e-mailadres van elke persoon binnen handbereik, zodat je niet langer in je geheugen hoeft te graven om iemand te vinden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Het belangrijkste onderdeel van een effectief systeem voor contactbeheer is dat het de mensen die je het meest nodig hebt binnen je bedrijf gemakkelijk bereikbaar houdt. Net als callcentersoftware zorgt software voor contactbeheer ervoor dat je team kan voldoen aan de steeds veranderende verwachtingen van je klanten of deze zelfs kan overtreffen.
Als je bedrijf op welke manier dan ook afhankelijk is van mensen, zoals klanten, om verkooptransacties uit te voeren, of als je gewoon opnieuw contact wilt leggen, weet je dat het succes in de opvolging zit. Effectieve software voor contactbeheer helpt bij het beheren van de belangrijke klantgegevens waarvan je bedrijf afhankelijk is.
Wat zijn de voordelen van software voor contactbeheer?
Stel je voor dat je met één druk op de knop een volledige geschiedenis van klantinteracties kunt bekijken. Software voor contactbeheer biedt alle functionaliteit die je nodig hebt om niet alleen al je contacten op één plek te zien, maar ook je interactiegeschiedenis met hen bij te houden.
Elk telefoongesprek, elke e-mail en elke lunchafspraak kan in je software voor contactbeheer worden vastgelegd. Wanneer heb je deze persoon voor het laatst gebeld? Wat vertelden ze je over hun ervaring als kandidaat of klant? Ben je van plan hun te schrijven en zie je vervolgens dat iemand van je verkoopteam gisteren nog contact met hen heeft opgenomen?
Daarom is je software voor contactbeheer cruciaal voor je verkoopteam, zodat zij hun deals kunnen beheren. Verkopers en wervingsteams floreren dankzij hun netwerk van contacten, en goed contactbeheer is cruciaal voor hun succes in een klein bedrijf.
Hoe zou je anders onthouden wanneer je contact moet opnemen met een specifieke lead of kandidaat, of wanneer je verjaardagswensen moet sturen naar je favoriete leverancier? Dankzij de mogelijkheid om meldingen in te stellen in je software mis je nooit belangrijke data om contact op te nemen.
Het echte voordeel van het digitaal beheren van je contacten is dat je er onderweg volledig toegang toe hebt. Als klein bedrijf ben je misschien voortdurend onderweg en heb je mogelijk een verkoopteam dat nooit stilzit. Hierdoor hebben zij hun verkooppijplijn binnen handbereik en voelen verkopers zich zekerder, omdat ze toegang hebben tot deze belangrijke bron zonder iets te missen.
Belangrijkste functies van software voor contactbeheer
Hoewel we sommige basiscomputerprogramma's die we gebruiken vaak als vanzelfsprekend beschouwen, kunnen deze functies voor contactbeheer van doorslaggevend belang zijn voor het beheren van contacten.
Zo kan cloudgebaseerde software voor contactbeheer verbinding maken met het volledige documentbeheersysteem van een bedrijf, waardoor bestanden eenvoudig met contacten kunnen worden gedeeld. Als je bijvoorbeeld materiaal wilt versturen voor een marketingcampagne of een vorm van marketingautomatisering voor je verkoopleads wilt inzetten, kan de mogelijkheid om eenvoudig documenten te versturen van doorslaggevend belang zijn voor een succesvolle campagne.
Software voor contactbeheer is ook een belangrijk hulpmiddel om in contact te komen met je bedrijf via sociale media. Doordat je contacten aan hun sociale media-accounts kunt koppelen, krijg je in realtime inzicht in wat je klanten en opdrachtgevers in het openbaar over je bedrijf zeggen.
Hebben ze positieve interacties? Hebben ze een goede beoordeling achtergelaten op een populair platform? Dit soort klantinformatie is essentieel om je klanttevredenheid bij te houden.
Software voor contactbeheer versus een CRM
Software voor contactbeheer wordt maar al te vaak verward met systemen voor klantrelatiebeheer, die doorgaans CRM-systemen of kortweg een "CRM" worden genoemd. De verwarring is begrijpelijk, omdat contactbeheer een kernonderdeel is van wat software voor klantrelatiebeheer doet.
Het verschil is dat contactbeheer slechts één onderdeel vormt van wat CRM-software doet. Klantrelatiebeheer is ontworpen om het volledige traject van de klant door het verkoopproces te tonen: elke interactie, elke transactie en elk afzonderlijk onderdeel van de verkooppijplijn wordt vastgelegd.
Voor de meeste kleine bedrijven komt het verschil vaak neer op de prijs en het werkproces. Een CRM biedt meestal meerdere extra functies, die de meeste kleine bedrijven niet nodig zullen hebben.
De overstap naar een CRM vereist dat een bedrijf en zijn verkoopmedewerkers hun verkoopbeheerstructuur volledig herzien, met inbegrip van hun proces voor gegevensinvoer en de manier waarop ze hun contactgegevens bijhouden.
Bovendien is een compleet CRM-platform veel duurder dan een eenvoudige oplossing voor contactbeheer. CRM-oplossingen zijn over het algemeen ontwikkeld voor grotere ondernemingen en zijn daarom navenant geprijsd.
Met de juiste tools voor contactbeheer kun je goed aan de behoeften van je bedrijf voldoen zonder je budget te overschrijden. Als je bedrijf verder groeit dan wat een oplossing voor contactbeheer kan bieden, kan een CRM-tool in de toekomst een optie zijn.
Bekijk dit ook: 10 beste leveranciers van software voor prestatiemanagement voor ondernemingen (EPM)
Hoe kies je de beste software voor contactbeheer?
Er zijn uitstekende voorbeelden van tools voor contactbeheer beschikbaar, afhankelijk van je specifieke behoeften.
Voor sommige kleine bedrijven kan een adresboek in Gmail voldoende zijn. Andere tools, zoals Hubspot, hebben gratis versies die eenvoudig in Gmail kunnen worden geïntegreerd en al je e-mailinteracties en zakelijke contacten kunnen bijhouden.
Met Hubspot kun je bijvoorbeeld ook sjablonen maken waarmee je e-mailcommunicatie nog eenvoudiger wordt. Zowel Gmail als Hubspot bieden bovendien mobiele apps, zodat je ze onderweg gemakkelijk kunt gebruiken.
Naarmate je groeit, zijn er populaire aanbieders op de markt, zoals Zoho en Salesforce, die complete CRM-oplossingen bieden. Wat je behoeften ook zijn, er is een oplossing beschikbaar om je contactenlijsten te beheren en je algehele configuratie aanzienlijk eenvoudiger te maken.
Bekijk voor meer informatie onze keuze van de beste software voor contactbeheer die momenteel op de markt verkrijgbaar is.
Ook het bekijken waard:
