Wat is een ERP-systeem—Hoe werkt het & waarom er een gebruiken?
ERP, ofwel planning van bedrijfsresources, is een softwaresysteem dat belangrijke bedrijfsfuncties zoals HR, toeleveringsketen, CRM en financiën samenbrengt in één platform. Als je het zat bent om deze taken afzonderlijk te beheren, helpen ERP-systemen je processen te automatiseren, de efficiëntie te verhogen en je realtime nauwkeurige informatie te bieden, zodat je je kunt richten op wat belangrijk is.
In dit artikel leg ik uit wat ERP is, hoe het werkt en waarom het je werk een stuk eenvoudiger kan maken.
Wat is een ERP-systeem?
ERP is een acroniem voor planning van bedrijfsresources, bedrijfsbeheersoftware. In een artikel dat is opgesteld voor de nieuwswebsite voor CIO's en leidinggevenden op het gebied van bedrijfstechnologie, CIO.com, geeft columnist Bart Perkins een uitgebreide definitie van een ERP-systeem.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Hij definieert het als een “systeem van geïntegreerde softwaretoepassingen dat bedrijfsprocessen op het gebied van financiën, personeelszaken, inkoop, distributie en andere afdelingen standaardiseert, stroomlijnt en integreert.”
Het Amerikaanse multinationale computertechnologiebedrijf Oracle definieert ERP als “een type software dat organisaties gebruiken om dagelijkse bedrijfsactiviteiten te beheren, zoals boekhouding, inkoop, projectbeheer, risicobeheer en naleving, en activiteiten binnen de toeleveringsketen.”
Oracle voegt daaraan toe dat een ERP-suite, om als volledig te worden beschouwd, software moet bevatten die organisaties helpt met planning, prestatiebeheer van de onderneming, budgettering, prognoses en het maken van rapporten met details over de financiële resultaten van een organisatie.
ERP-systemen kunnen ook worden uitgebreid met toepassingen van derden om toegang te krijgen tot functies zoals productlevenscyclusbeheer, elektronische inkoop, productgegevensbeheer, datamining en andere soortgelijke functies. Het ERP-systeem wordt doorgaans uitgebreid via door de leverancier geleverde interfaces.
Een korte geschiedenis van ERP
ERP-systemen werden rond 1990 geïntroduceerd voornamelijk voor gebruik door productiebedrijven. Het concept kwam voort uit systemen zoals materiaalbehoefteplanning II (MRP II), ontwikkeld in 1983, MRP in 1964 en de economische bestelhoeveelheid (EOQ), die in 1913 ontstond.
Volgens de leverancier van software voor planning van bedrijfsresources, QAD.Inc, werd de term ERP in de jaren 90 bedacht door de Gartner Group om ERP-systemen te onderscheiden van MRP-systemen. QAD.Inc zegt dat ERP-systemen in deze periode werden ontwikkeld om bedrijfsinformatie te omvatten, “terwijl ze andere functies afhandelden, zoals automatisering van het verkoopteam (SFA), marketingautomatisering en e-commerce.”
Vanwege enkele uitdagingen met ERP op locatie begonnen leveranciers cloudgebaseerde ERP-systemen te ontwikkelen om een SaaS-ERP-systeem aan te bieden (ERP dat door leveranciers als softwaredienst wordt geleverd). Enkele tekortkomingen van de implementatie van ERP op locatie zijn onder meer de kosten van implementatie en licenties en de lange implementatieduur.
SaaS is daarentegen eenvoudig en goedkoper te implementeren, omdat je doorgaans een maandelijks abonnement betaalt. Gebruikers kunnen de software aanpassen aan de behoeften van hun specifieke branche. Hierdoor is het systeem zelfs geschikt voor een klein bedrijf.
De belangrijkste kenmerken van het ERP-systeem
Een systeem voor planning van bedrijfsresources heeft vier primaire kenmerken: een modulair ontwerp, flexibiliteit, een open en gecentraliseerde database en het automatisch genereren van informatie. Dit softwaresysteem werkt realtime vanuit een algemene database die alle software ondersteunt. Dit resulteert in een consistente uitstraling en werking in elke ERP-module.
Het belangrijkste doel van een ERP-softwareoplossing is alle onderdelen van de bedrijfsvoering samen te brengen om operationele doelen snel te bereiken. Alle bedrijfsprocessen zijn in alle bedrijfsonderdelen geïntegreerd in een complete aanpak om processen en informatie binnen de gehele organisatie te stroomlijnen.
Perkins geeft een uitstekend voorbeeld van hoe ERP realtimegegevens gebruikt om verschillende bedrijfsprocessen te integreren. Hij gebruikt het voorbeeld van een bedrijf waarvoor klanten online bestellingen moeten plaatsen. Zodra een nieuwe bestelling is voltooid, controleert ERP automatisch de prijs en start het indien nodig een kredietcontrole. Het controleert of het product beschikbaar is en stelt de afdeling op de hoogte die de levering zal inplannen. Zodra de bestelling is geleverd, wordt er een factuur verzonden en kan de boekhoudafdeling de rekeningen bijwerken.
Laten we de verschillende functies van een modern ERP-systeem nader bekijken:
Consistente uitstraling en werking
De consistente uitstraling en werking van ERP helpt een onderneming de opleidingskosten te verlagen. Perkins merkt op dat vroege leveranciers beseften dat een consistente uitstraling en werking de organisatie professioneler doet lijken. Werknemers die in verschillende onderdelen van een bedrijf werken, kunnen vertrouwen op dezelfde informatie terwijl ze werken aan het voldoen aan de specifieke behoeften van klanten.
De ERP-integratie maakt het voor een organisatie mogelijk om zich consistent aan de markt te presenteren, ongeacht of men kijkt naar de boekhoudsoftware, het magazijnbeheersysteem of eenvoudige spreadsheets van de handmatige processen.
Alle toepassingen ondersteund vanuit één gemeenschappelijke database
Een van de grote uitdagingen waarmee organisaties te maken hebben, is dat verschillende afdelingen in silo's werken (niet-verbonden eenheden). Dit kan leiden tot gênante situaties waarin verschillende afdelingen klanten tegenstrijdige informatie geven, wat een slechte indruk geeft van de kwaliteit van uw klantenservice.
Een ERP-systeem zorgt ervoor dat alle toepassingen worden ondersteund door een gedeelde database om het succes van klanten te waarborgen. Dit betekent dat werknemers in verschillende eenheden kunnen vertrouwen op dezelfde informatie uit de database voor hun dagelijkse activiteiten en voor elke zakelijke behoefte.
Werkt in realtime
In dit tijdperk van het Internet of Things (IoT), waarin apparaten voortdurend worden verbonden met behulp van technologieën zoals edgecomputing, zorgt de realtimefunctie ervoor dat elk bedrijfsproces snel toegang kan krijgen tot de informatie die het nodig heeft. Edgecomputing is een systeem dat gegevensopslag en rekenkracht dichter bij de plaats brengt waar deze worden gebruikt.
De realtimefunctie van ERP helpt problemen snel te identificeren en geeft bedrijfsleiders tijd om eventuele problemen op te lossen.
Soorten ERP-systemen
Er zijn in principe drie verschillende ERP-systemen: software op locatie, cloudgebaseerde software en hybride software. Het specifieke type dat een organisatie nodig heeft, hangt voornamelijk af van de omvang van de onderneming, de beschikbare computerapparaten en het vermogen van het systeem om aan de behoeften van de onderneming te voldoen.
Laten we de drie typen nader bekijken:
ERP-software op locatie
Zoals de naam al aangeeft, wordt ERP-software op locatie lokaal geïmplementeerd. Na de installatie wordt deze meestal beheerd door uw onderneming of door een ERP-consultant. Dit is de ERP-oplossing die u nodig hebt als u volledige controle wilt hebben over de beveiliging van uw ERP-systeem. Voor de implementatie van dit type ERP-toepassing hebt u echter toegewijde IT-middelen op uw locatie nodig om het onderhoud van de toepassing en de server uit te voeren.
ERP-software op locatie biedt verschillende voordelen, waaronder:
- Uw vertrouwelijke gegevens hoeven niet door een derde partij te worden verwerkt.
- Elke ERP-module kan worden aangepast aan uw specifieke zakelijke behoeften.
- Biedt sterke integratiemogelijkheden met uw andere systemen (waaronder uw CRM-software).
Cloudgebaseerd ERP-systeem
Dit type ERP-systeem wordt vaak Software als dienst (SaaS) genoemd, wat inhoudt dat een derde partij de dienst beheert. Dankzij het flexibele ontwerp kan uw personeel gegevens opslaan en doorzoeken via elk apparaat met een internetverbinding. Doorgaans is de prijs gebaseerd op een periodiek abonnement.
Het grootste nadeel van dit type ERP-implementatie is dat u erop moet vertrouwen dat een ERP-leverancier een deel van uw gevoelige gegevens beheert. Het heeft echter verschillende voordelen. U hoeft bijvoorbeeld geen aanzienlijke initiële investering te doen om het systeem te verkrijgen. U hebt ook geen gespecialiseerde apparatuur of vaardigheden nodig voordat u het systeem implementeert.
Hybride ERP-systeem
Het hybride ERP-systeem wordt soms een ERP-systeem met twee lagen genoemd. Hiermee kan uw bedrijf cloudgebaseerde ERP-systemen en ERP-systemen op locatie combineren. Dit is een systeem waarvoor u zou kiezen als u het beste van beide werelden wilt benutten. U kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van de expertise van de ERP-consultant zonder hem of haar toegang tot al uw informatie te hoeven geven.
Hoe werkt een ERP-systeem?
Een ERP-systeem werkt door het aantal middelen dat nodig is om het bedrijf optimaal te runnen te verminderen, terwijl het toch de winstgevendheid en bedrijfsverbetering waarborgt.
Het ERP-systeem verschilt van één enkele toepassing, omdat het andere ondernemingsmodules van uw bedrijf in staat stelt vanuit één database te werken.
Het systeem verzamelt gegevens uit verschillende delen van het bedrijf. Het plaatst de gegevens op een centrale locatie waar werknemers die deze nodig hebben er toegang toe hebben. Het breekt de silo's af waar veel bedrijven mee te maken hebben en zorgt ervoor dat voldoende informatie beschikbaar is voor degenen die deze nodig hebben.
Stel dat het ERP-systeem van je bedrijf bijna volledig geautomatiseerd is. ERP voert de gegevensinvoer voor je uit in het achterliggende systeem en wisselt de informatie ook uit met andere afdelingen die deze nodig hebben.
Wanneer er bijvoorbeeld een verzendorder wordt aangemaakt voor het laatste artikel op voorraad, moeten de voorraadbeheermodules deze informatie vastleggen en de relevante afdelingen informeren, zodat de voorraad kan worden aangevuld. Ook het verkoopteam wordt geïnformeerd, zodat het geen beloften doet die het niet kan waarmaken.
Lees hier meer over hoe ERP werkt en hoe je het in je voordeel kunt gebruiken.
Waarom heb je mogelijk een ERP-systeem nodig?
Laten we eens kijken naar enkele redenen waarom bedrijven van verschillende omvang baat kunnen hebben bij de implementatie van ERP.
Informatie delen: Het ERP-systeem kan essentiële informatie automatisch delen tussen de verschillende afdelingen van je organisatie en bevordert daardoor de samenwerking door geïntegreerde informatie-uitwisseling.
Verbeterde bedrijfsprestaties: Het geïntegreerde systeem zorgt ervoor dat afdelingen tijd besteden aan het beheren van hun kernactiviteiten in plaats van te proberen de informatie te verkrijgen die hen daarbij zou helpen. Een ERP-systeem kan bijvoorbeeld de prestaties van je bedrijf bij verkoopprognoses verbeteren door het volgen van orders en omzet en het genereren van inkooporders.
Eenvoudig te beheren: Door de snelle technologische vooruitgang worden ERP-systemen steeds eenvoudiger te beheren en te gebruiken. Dit geldt vooral voor organisaties die mogelijk niet over de vaardigheden of middelen beschikken om hun systemen te integreren. Voor grote organisaties kan ERP de middelen verminderen die nodig zijn om niet-gekoppelde systemen te beheren.
Gestandaardiseerde rapportage: Als je wilt dat je organisatie met de markt communiceert, moet iedereen binnen de organisatie uit hetzelfde boek lezen. ERP zorgt ervoor dat de informatie die je organisatie verstrekt samenhangend is.
Lagere kosten: Volgens de Specialisten in bedrijfsautomatisering, een aanbieder van ERP-, boekhoud- en automatiseringsoplossingen, “Konden productiebedrijven met toonaangevende werkwijzen die ERP-systemen gebruikten hun voorraadniveaus met 22% verlagen.” Daar wordt aan toegevoegd: “Diezelfde bedrijven zagen ook een totale kostenverlaging van bijna 20%.”
Lees voor een nog uitgebreidere analyse dit artikel over de 9 voordelen van ERP-software.
Op zoek naar meer?
Als je op zoek bent naar andere software dan ERP-software, bekijk dan het volgende:
- Software voor personeelsbeheer (HCM) — software voor het beheren van medewerkers, het plannen van personeelsbehoeften, het uitvoeren van talentmanagement en het optimaliseren van personeelsinzet.
- Software voor prestatiebeheer — software voor het beheren van de prestaties en het werkgedrag van individuele medewerkers binnen een organisatie.
- Software voor personeelsbeheer — software voor het beheren van aspecten van het personeelsbestand van een organisatie, waaronder planning, aanwezigheid, verlof, het inwerken van nieuwe medewerkers en meer.
Tot slot: als je niet zeker weet of je een ERP- of CRM-systeem nodig hebt, heb je misschien wel beide nodig! In dit artikel worden de overeenkomsten en verschillen tussen ERP- en CRM-software uitgelegd, zodat je dit kunt bepalen.