Wat is ethiek- en compliance-software precies?
Compliancesoftware is een digitale oplossing die je helpt bedrijfsbeleid te beheren, bij te houden en te handhaven om aan sectorale regelgeving te voldoen en ervoor te zorgen dat je bedrijf aan de juiste kant van de wet blijft staan.
Door compliancetaken te automatiseren, vermindert deze software risico's, verbetert het de sfeer op de werkvloer en beschermt het je reputatie. Ik leg uit hoe compliancesoftware werkt en hoe het voor organisaties van elke omvang eenvoudiger en efficiënter maakt om compliant te blijven.
Wat is compliancesoftware?
Compliance is het naleven van een reeks regels en voorschriften.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Organisaties in alle sectoren krijgen op nationaal en internationaal niveau te maken met een steeds zwaardere compliancelast. Dit vereist dat bedrijven beschikken over een robuust complianceprogramma waarin alle compliancevereisten zijn opgenomen, en daar komt compliancesoftware goed van pas.
Compliancesoftware is een digitaal systeem dat de naleving van wettelijke en professionele normen binnen een sector centraliseert en stroomlijnt. Dit systeem bestaat doorgaans uit hulpmiddelen voor medewerkerstraining, software voor het melden van incidenten (waaronder een anonieme meldlijn) en gegevensverzameling waarmee managers de voortgang en effectiviteit van hun compliancebeleid kunnen volgen.
Met compliancesoftware kan het senior management ervoor zorgen dat alle medewerkers zich aan alle professionele normen en voorschriften houden. Door medewerkerstrainingen te volgen en snelle incidentmeldingen mogelijk te maken, kan een organisatie de effectiviteit van haar compliance beoordelen – en het gebruik van één gecentraliseerd softwarepakket is de eenvoudigste manier om deze essentiële gegevens bij te houden.
Belangrijkste onderdelen van compliancebeheersoftware
Naleving binnen een bedrijf is bijzonder belangrijk, maar zoals elke compliancefunctionaris je zal vertellen, is het ook uiterst ingewikkeld.
Er zijn veel elementen om rekening mee te houden, van het inwerken van nieuwe medewerkers tot het monitoren en aanpassen van beleid om aan nieuwe sectorale vereisten te voldoen. Een compliancebeheersysteem brengt alles wat een organisatie nodig heeft samen in één gebruiksvriendelijke omgeving, waardoor het eenvoudiger wordt om de compliance op peil te houden.
Veelvoorkomende functies in compliancesoftware zijn:
- Trainingsmodules: Korte video's, trainingsscripts en andere hulpmiddelen ter ondersteuning van medewerkerstraining.
- Taakbeheer: Gestroomlijnde werkstromen om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich tijdens hun dagelijkse werkzaamheden aan de sectorale regelgeving houden.
- Rapportagefuncties: Systemen waarmee medewerkers anoniem misstanden, niet-naleving of ander wangedrag kunnen melden.
- Incidentbeheer: Een werkstroom die ervoor zorgt dat alle gemelde incidenten grondig worden onderzocht en dat compliancemanagers passende maatregelen nemen om elk probleem op te lossen.
- Meldingen en waarschuwingen: De software waarschuwt zowel medewerkers als het management wanneer de organisatie niet volledig compliant is (bijvoorbeeld wanneer iemand een incident heeft gemeld of wanneer een medewerker een training nog niet heeft afgerond, enzovoort).
- Gegevensoverzicht: Regelmatige gegevensrapporten die laten zien op welke gebieden de organisatie succesvol is in haar compliance en waar verbetering mogelijk is.
- Risicobeheer: Bepaal je risiconiveau en pak openstaande beveiligingskwesties aan met risicobeheer om compliancerisico's te beperken.
- Auditbeheer: Plan en monitor audits om ervoor te zorgen dat je systeemaudits altijd uitvoert zoals voorgeschreven door de regelgeving.
- Integratie met derden: Integreer de compliancebeheertool met je HRMS, CRM en andere tools of apps, zodat je handmatige taken kunt beperken en je kunt richten op strategische aspecten zoals beleidsbeheer, herstelmaatregelen of verandermanagement.
Het is essentieel om verschillende HR-compliancesoftware te onderzoeken om de oplossing te vinden die het beste aansluit bij de behoeften van je organisatie.
Voordelen van compliancesoftware voor personeelszaken
De afdeling human resources van je bedrijf is ongetwijfeld een drukke afdeling; compliance is ingewikkeld en het kan gemakkelijk gebeuren dat wijzigingen in de regelgeving over het hoofd worden gezien.
Dankzij automatisering handelt de software de compliance op de achtergrond af en waarschuwt het HR alleen wanneer er een probleem moet worden gemeld of wanneer gegevens moeten worden beoordeeld.
De afbeelding hierboven toont bijvoorbeeld de gegevens voor incidentmeldingen binnen een organisatie. Je kunt zien dat de gegevens de ernst van een incident aangeven, waar het zich heeft voorgedaan en of de melding anoniem was.
HR kan deze gegevens gebruiken om te bepalen welke nalevingselementen uw personeel moet doornemen, in welke regio's het meeste wangedrag voorkomt en op welke andere manieren uw organisatie ethischer en compliant kan worden.
Uw bedrijf kan op de hoogte blijven van compliancebeleid en -procedures zonder uw medewerkers te overbelasten!
Het helpt u compliance-training te geven
Training is de eerste verdedigingslinie tegen niet-naleving. Wanneer uw personeel grondig en effectief is getraind, is de kans groter dat zij de normen en voorschriften onthouden die in hun sector van hen worden verwacht. Het kan echter een echte uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat uw personeel deze informatie onthoudt — en daar komt compliance-software om de hoek kijken.
Compliancebeheersoftware bevat veel manieren om uw personeel te betrekken bij een aangenamere en beter te onthouden trainingservaring. Onze software is bijvoorbeeld uitgerust met korte video's, spellen om tijdens de training te spelen en andere unieke methoden om ervoor te zorgen dat uw training echt “blijft hangen”. Deze mogelijkheden kunnen ook worden aangepast aan de specifieke trainingsbehoeften van uw organisatie.
Daarnaast bieden de meeste compliance-softwareoplossingen u waarschijnlijk de mogelijkheid om de voortgang van uw medewerkers tijdens het trainingsproces te volgen. HR ontvangt gegevensrapporten over de voortgang van elke medewerker, evenals een rapport wanneer zij hun compliancetraining hebben voltooid.
Met deze software kan een manager medewerkers vragen om de training zelfstandig te voltooien (door video's te bekijken of quizzen te maken). Hierdoor houdt de manager tijd over en krijgt de medewerker de kans om in zijn of haar eigen tempo te werken.
Het helpt u wangedrag te monitoren
Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van compliance-software. Een bedrijf kan geen ethische cultuur waarin naleving centraal staat hebben als er geen systeem is om wangedrag te melden. Medewerkers hebben een veilige en eenvoudige manier nodig om niet-naleving te melden, en compliance-software is speciaal ontwikkeld om daar precies in te voorzien.
Zoals u in de bovenstaande afbeelding kunt zien, kunnen medewerkers niet-naleving, gemelde kwesties of zorgpunten melden via anonieme onlineformulieren die bij de klokkenluidersoftware zijn inbegrepen. Hierdoor kunnen uw medewerkers zich vrij uitspreken wanneer zij wangedrag zien, zonder risico op oneerlijke gevolgen van collega's of managers.
Daarnaast bieden veel complianceprogramma's HR de mogelijkheid om een rapportageketen in te stellen, zoals in de onderstaande afbeelding. Deze workflow waarschuwt automatisch bepaalde personen tijdens een onderzoek naar een medewerker, zodat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en de organisatie het wangedrag op de juiste manier aanpakt.
Gestroomlijnde besluitvorming
Compliance-software verzamelt de compliance-informatie die u nodig hebt op één dashboard. Het management kan alle compliancegerelateerde zaken controleren en compliancekwesties monitoren zonder dieper te graven om de informatie te vinden. De beschikbaarheid van realtimegegevens stroomlijnt de besluitvorming en waarborgt naleving van regelgeving.
Vermindert compliancerisico's
Sommige sectoren zijn streng gereguleerd. Zo moeten bedrijven in de gezondheidszorg voldoen aan de HIPAA-voorschriften en op de hoogte blijven van wijzigingen in de regelgeving om boetes te voorkomen.
Daarnaast zijn er andere voorschriften, sectorspecifiek of niet, waaraan bedrijven moeten voldoen, zoals ISO, OSHA of de Sarbanes-Oxley-wet.
Compliance waarborgen kan een uitdaging zijn voor bedrijven die actief zijn in een sterk gereguleerde omgeving. Compliance-software zorgt ervoor dat u voldoet aan de relevante normen en wettelijke vereisten en vermindert daarmee het compliancerisico.
Maakt middelen vrij
Compliance vereist veel middelen. Periodieke risicobeoordeling en voortdurende compliancemonitoring zijn kostbaar, maar noodzakelijk. U kunt ze niet over het hoofd zien, maar u kunt ze wel automatiseren met software. Door uw complianceprocessen met de juiste software te automatiseren, bespaart u arbeidsuren en verbetert u het gebruik van uw middelen.
Versterkt de geloofwaardigheid
Investeren in beveiliging en naleving van regelgeving levert u geloofwaardigheid op. Klanten geven de voorkeur aan leveranciers die ze betrouwbaar vinden. Door eersteklas gegevensbeveiliging te bieden, komt u geloofwaardig over en is de kans groter dat klanten voor u kiezen in plaats van voor andere leveranciers die achterlopen.
Naleving van de FLSA
Het Amerikaanse ministerie van Arbeid (DoL) publiceerde op 24 augustus 2020 een Bulletin voor veldassistentie (FAB No.2020-5) om werkgevers richtlijnen te bieden voor het naleven van de Wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA) in een regeling voor werken op afstand.
Volgens de FLSA moeten werkgevers werknemers niet alleen voor geplande uren compenseren, maar ook voor overuren. De FLSA staat werkgevers ook toe ervoor te zorgen dat er tijdens betaalde uren geen ongewenste taken, zoals persoonlijke huishoudelijke klusjes, worden uitgevoerd.
Niet-naleving van de FLSA brengt hoge boetes met zich mee. Het HR-team moet de specifieke richtlijnen van de FLSA volgen. Fouten kunnen duur uitpakken, zelfs duurder dan de kosten van een nalevingsoplossing, die ervoor kan zorgen dat u altijd aan de FLSA voldoet.
Een ethische en conforme bedrijfscultuur kan ook een audit van de beloningsgelijkheid omvatten. Dit betekent dat u oplossingen voor beloningsgelijkheid gebruikt om beloningsgegevens te beoordelen, verschillen aan het licht te brengen en eerlijke en transparante beloningspraktijken te bevorderen.
Naleving van I-9
Bedrijven zijn verplicht om nieuwe werknemers het I-9-formulier te laten invullen op of vóór hun eerste werkdag. Als u zich niet aan de regels houdt en de immigratie- en douanedienst (ICE) bij u aanklopt, kunt u in de problemen komen.
Als HR-teams en werkgevers zich niet aan de regels houden, moet het bedrijf mogelijk een civielrechtelijke boete betalen. De hoogte daarvan wordt onder andere bepaald op basis van factoren zoals de omvang van het bedrijf, de ernst van de overtreding en de voorgeschiedenis.
Een nalevingstool kan u op de hoogte stellen van het invullen en bewaren van I-9-formulieren en van het bijhouden van uw I-9-activiteiten, zodat u altijd geïnformeerd bent. Een SaaS-gebaseerde nalevingsoplossing biedt mogelijk ook integraties waarmee u papieren formulieren kunt omzetten in digitale documenten om ze op te slaan.
Uw oplossing biedt mogelijk ook een E-Verify-integratie, zodat u snel kunt controleren of uw werknemers gemachtigd zijn om in de VS te werken.
Kies nalevingssoftware, kies een veilige werkplek
Zoals u ziet, kan nalevingssoftware de omvangrijke en belangrijke taak van het beheren van naleving veel eenvoudiger maken.
Met één softwaresysteem kunt u uw organisatie helpen een ethischere plek te worden – en iedereen op uw werkplek zal u daarvoor dankbaar zijn.
Overtuigd? Bekijk de selectie van People Managing People van de beste HR-nalevingssoftware die momenteel op de markt is. Of als u uw taken op het gebied van nalevingsbeheer volledig wilt uitbesteden, is een HR-nalevingsbedrijf wellicht een betere keuze.
Meer informatie:
