Naleving van HR-regels: complete gids 2026

Dit omvat verschillende gebieden, waaronder wervingspraktijken, werknemersclassificaties, beloning en arbeidsvoorwaarden, veiligheid op de werkplek, beleid tegen discriminatie en intimidatie, het beheer van personeelsdossiers en arbeidsverhoudingen.

Naleving van HR-regelgeving is om verschillende redenen belangrijk. De meest voor de hand liggende reden is wettelijke naleving, maar dat is niet de enige. Laten we enkele andere gevolgen bespreken.

Risicobeperking

Naleving vermindert het risico op arbeidsgerelateerde geschillen, zoals discriminatieclaims, overtredingen met betrekking tot loon en werktijden of rechtszaken wegens onrechtmatig ontslag, en helpt de organisatie te beschermen tegen mogelijke aansprakelijkheden en juridische geschillen.

Naleving van nationale arbeidswetgeving en internationale arbeidswetgeving en -voorschriften helpt organisaties juridische sancties, boetes en rechtszaken te voorkomen. Niet-naleving kan leiden tot kostbare juridische procedures, reputatieschade en negatieve financiële gevolgen.

Zo verplichtte een federale rechtbank onlangs East Penn Manufacturing Co om 22,25 miljoen dollar te betalen wegens overtredingen met betrekking tot loon en werktijden, een van de grootste geregistreerde uitspraken van een jury op grond van de Fair Labor Standards Act (FLSA).

Welzijn van werknemers

Naleving zorgt ervoor dat werknemers eerlijk en gelijkwaardig worden behandeld, wat een positieve werkomgeving bevordert en het behoud van werknemers versterkt. Dit omvat het handhaven van niet-discriminerende praktijken, het bieden van veilige werkomstandigheden en het respecteren van arbeidsrechten.

Reputatie en vertrouwen

Organisaties die prioriteit geven aan naleving van HR-regelgeving tonen hun betrokkenheid bij ethische en verantwoordelijke bedrijfspraktijken. Dit verbetert hun reputatie onder werknemers, klanten, investeerders en het publiek. Het kan toptalent aantrekken en behouden en leiden tot betere prestaties en een groter concurrentievermogen.

Veelvoorkomende nalevingsproblemen

Naleving van HR-regelgeving raakt elk aspect van het dienstverband, van vacatureteksten tot ontslag. Arbeidswetten zijn complex en kunnen variëren van federale wetten tot lokale wetten en voorschriften. Nu bespreken we veelvoorkomende nalevingsproblemen die HR-professionals kunnen tegenkomen. 

Discriminatie op de werkplek

Het niet voorkomen of aanpakken van intimidatie of discriminatie op de werkplek op basis van beschermde kenmerken is een ernstig probleem op het gebied van HR-naleving en komt helaas vaak voor. 

De Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) rapporteerde dat zij in 2021 140 discriminatierechtszaken heeft opgelost, wat resulteerde in een geldelijk voordeel van 39,7 miljoen dollar. 

Je kunt bijvoorbeeld software voor loonrechtvaardigheid gebruiken om beloningsgegevens te analyseren, loonverschillen vast te stellen en rechtvaardige beloningsstructuren zonder vooringenomenheid te implementeren.

Beveiliging en gegevensprivacy

Een ander veelvoorkomend nalevingsprobleem voor bedrijven is onvoldoende bescherming van personeelsdossiers, het verkeerd omgaan met gevoelige werknemersgegevens of het niet naleven van regelgeving inzake gegevensprivacy (die per staat kan verschillen). Daarom is het noodzakelijk om HR-software met bewezen beveiligingsfuncties te kiezen.

Onvolledige documentatie van werkbevoegdheid

Naleving van Formulier I-9 kan complex zijn en is een ander veelvoorkomend nalevingsprobleem waarmee HR-professionals te maken krijgen. 

Gelukkig bevat dit formulier ook duidelijke richtlijnen om aan de voorschriften te blijven voldoen. De USCIS publiceert een werknemershandboek voor werkgevers over hoe zij kunnen controleren of een nieuwe werknemer in de VS mag werken.  

Discriminerende wervingspraktijken

Discriminatie bij werving op basis van beschermde kenmerken zoals ras, gender, leeftijd of handicap is een ander nalevingsgebied dat tijdens het sollicitatieproces moeilijk te navigeren kan zijn. 

Recentelijk hebben verschillende staten wetten inzake loontransparantie ingevoerd die vereisen dat vacatures een salarisbereik voor de functie vermelden.

Hier is de uitstekende gids van Mariya Hristova over naleving van wervingsregels.

Verkeerde classificatie van werknemers

FLSA-regels en het verkeerd classificeren van werknemers als zelfstandige opdrachtnemers kunnen bijzonder lastige aspecten van HR-naleving zijn voor bedrijven. Naast aanpassingen van het minimumloon kunnen regels voor overwerk hun eigen uitdagingen met zich meebrengen. 

Recht op verlof en voorzieningen voor mensen met een beperking

Het niet naleven van verlofrechten, zoals de Wet op gezins- en medisch verlof (FMLA) en de Wet voor Amerikanen met een beperking (ADA), is een gemakkelijke misstap voor werkgevers, en nog meer nu zoveel staten en gemeenten hun eigen verlofrechten hebben ingevoerd. 

Werknemersvoordelen

Werknemersvoordelen zoals een ziektekostenverzekering, cafetariaplannen en andere extraatjes zijn geweldige aanbiedingen voor werknemers. 

Ze brengen echter allemaal hun eigen regels en voorschriften met zich mee, zoals COBRA-kennisgevingen en ERISA-regels voor bepaalde zorgverzekeringen.

Gezondheid en veiligheid

Werkgevers moeten zich houden aan relevante wetten en voorschriften op het gebied van gezondheid en veiligheid. Deze wetten omvatten OSHA-regels en het melden van incidenten, naast andere sectorspecifieke voorschriften. Ze beschrijven vaak vereisten en normen waaraan bedrijven moeten voldoen om de veiligheid op de werkplek te waarborgen.

Voor organisaties die deze vereisten op grote schaal beheren, kan software voor gezondheid en veiligheid het melden van incidenten, opleidingsgegevens, certificeringen en wettelijke documentatie centraliseren.

Inmenging in vakbondsactiviteiten

Er is een dunne lijn tussen het voorkomen van vakbonden en inmenging in vakbondsactiviteiten. Volgens de Wet op de nationale arbeidsverhoudingen (NLRA) mag je de rechten van werknemers om zich te organiseren en collectief te onderhandelen over arbeidsvoorwaarden niet belemmeren (lees hier meer over door een certificering arbeidsverhoudingen te behalen).

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select oneExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy

This field is hidden when viewing the form

Job title

This field is hidden when viewing the form

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

This field is hidden when viewing the form

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

This field is hidden when viewing the form

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

This field is hidden when viewing the form

Company website

This field is hidden when viewing the form

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

Beste werkwijzen om compliant te blijven

Als je je overweldigd voelt — en dat kan ik zeker begrijpen — lees dan verder terwijl ik enkele beste werkwijzen deel om compliant te blijven.

Het personeelshandboek

Een personeelshandboek helpt een consistente toepassing van beleid en procedures binnen de organisatie te waarborgen. Het biedt een kader voor een eerlijke en uniforme behandeling van werknemers, waardoor het risico op voorkeursbehandeling, vooroordelen en willekeurige besluitvorming wordt verminderd. Je kunt software voor personeelshandboeken gebruiken om je eigen handboek op te stellen.

Documentatie

Documenteer alle HR-processen op een manier die gemakkelijk toegankelijk en doorzoekbaar is, met behulp van een tool zoals Sharepoint. Elke inhoudsdeskundige kan zijn processen in de loop der tijd documenteren en met teamleden delen.

Het standaardiseren van HR-processen zoals verlof, voorzieningen, werving en onboarding kan risico's helpen beperken. Deze processen moeten worden bijgehouden en bijgewerkt (daarover later meer). 

Naast het documenteren van duidelijk beleid en heldere procedures moet je nauwkeurige gegevens bijhouden, waaronder formele en informele HR-documenten van belangrijke momenten in de loopbaan van een werknemer, zoals bijdragen, functioneringsgesprekken, disciplinaire maatregelen en beleidsovertredingen.

Een uitgebreid HRIS kan hierbij helpen en ervoor zorgen dat werknemersgegevens op de juiste manier worden opgeslagen volgens de toepasselijke wetgeving.

Training

Geef alle werknemers en managers training over naleving. Alle werknemers moeten tijdens hun onboarding een training over naleving volgen en deze vervolgens regelmatig herhalen, bijvoorbeeld jaarlijks of elke 2 jaar. 

Zorg ervoor dat HR-teams en managers goed op de hoogte zijn van verlofwetgeving en vereisten voor voorzieningen, met werknemers kunnen communiceren over hun rechten en aanspraken, en ervoor zorgen dat zij het proces van het bedrijf voor het beoordelen en goedkeuren van aanvragen voor voorzieningen begrijpen.

Wervingsmanagers moeten vaak worden herinnerd aan HR-nalevingskwesties, zoals het stellen van gepaste interviewvragen voordat ze met kandidaten spreken. Managers hebben mogelijk ook voorlichting nodig over het voorkomen van vakbonden versus inmenging, evenals over andere HR-nalevingskwesties.

Blijf op de hoogte van nieuwe regelgeving

Van de nieuwste richtlijnen voor het verkeerd classificeren van werknemers tot nieuwe regels van de ADA over werken op afstand: er is altijd wel een nieuwe nalevingskwestie om bij te houden.

Blijf op de hoogte door regelmatig de websites te controleren van relevante overheidsinstanties die verantwoordelijk zijn voor arbeids- en werkgelegenheidsregelgeving. 

Deze websites bevatten vaak updates over nieuwe wetten, wijzigingen in regelgeving en richtsnoeren om je te helpen HR-vereisten te begrijpen en na te leven. Een goed voorbeeld is de WARN Act en de vraag of deze van toepassing is op werknemers op afstand. Dit is een gebied waarop op elk moment nieuwe richtsnoeren kunnen verschijnen. Door op de hoogte te blijven van de nieuwste informatie van het Amerikaanse ministerie van Arbeid, voorkom je dat je aan de verkeerde kant van de wet terechtkomt.  

Het zou geweldig zijn als al deze updates op één plek te vinden waren, maar tot die tijd heeft het ministerie van Arbeid een website voor nalevingsondersteuning met links naar bronnen en relevante wetten. 

Als je dat nog niet hebt gedaan, sluit je dan aan bij professionele HR-verenigingen en netwerken die bronnen, updates en trainingen over HR-naleving aanbieden. Deze organisaties bieden vaak nieuwsbrieven, webinars, conferenties en forums waar je meer kunt leren over de nieuwste trends en veranderingen in HR-wetgeving.

Als je bedrijf voor juridische zaken gebruikmaakt van externe juridische adviseurs, bieden zij waarschijnlijk een dienst aan die relevante updates aan je verstrekt. Zo niet, dan kun je op de hoogte blijven van veranderingen door je te abonneren op HR-netwerken zoals SHRM en relevante vakpublicaties.

Controleer beleid regelmatig

Het regelmatig controleren van het beleid van je organisatie is essentieel om aan de regels te blijven voldoen. Naast het controleren van beleid kun je ook vastgelegde processen op juistheid controleren en indien nodig wijzigingen aanbrengen. 

Mijn HR-afdeling heeft een nalevingskalender met belangrijke datums en taken, zoals deadlines voor belastingaangiften, inschrijfperiodes voor arbeidsvoorwaarden en trainingsvereisten. Deze kalender dient als herinnering om noodzakelijke taken tijdig uit te voeren. 

De kalender is een Excel-werkblad dat is opgeslagen in Sharepoint. Hoewel ik de volledige kalender niet met je kan delen, zie je hier een kijkje in de laatste paar weken van het jaar.

Wetten en regelgeving die HR-professionals moeten kennen

Wetten en regelgeving verschillen per locatie. Daarom is het belangrijk dat je op de hoogte blijft van ontwikkelingen in jouw rechtsgebied.

Enkele belangrijke wetten in de VS zijn:

• Wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA)
• Amerikaanse wet voor personen met een beperking (ADA)
• Wet betaalbare zorg (ACA)
• Wet inzake gezins- en medisch verlof (FMLA)
• Nationale wet op arbeidsverhoudingen (NLRA)
• Titel VII van de wet op burgerrechten
• Wet inzake veiligheid en gezondheid op het werk (OSHA)
• Wet gelijke beloning (EPA)

Als je internationaal actief bent, kan het gebruik van een formele werkgever alle rompslomp rond het bijhouden van buitenlandse arbeidswetgeving uit handen nemen. Je kunt ook de nuttige gids van Alice Ferretti over wereldwijde HR-naleving gebruiken.

Verschillende soorten HR-naleving

• Naleving van wettelijke voorschriften: Het naleven van overheidswetgeving, zoals de FLSA en FMLA.
• Naleving van regelgeving: Regels van specifieke toezichthoudende instanties, zoals de Federal Trade Commission (FTC) of het Amerikaanse milieubeschermingsagentschap (EPA). Dit overlapt soms met naleving van wettelijke voorschriften.
• Contractuele naleving: Contractuele naleving in de context van Human Resources (HR) verwijst naar het proces waarbij wordt gewaarborgd dat alle arbeidsovereenkomsten en afspraken in overeenstemming zijn met wettelijke voorschriften en bedrijfsbeleid.
• Naleving van vakbondswetgeving: Sommige organisaties hebben te maken met werknemers die bij een vakbond zijn aangesloten, zoals de Screen Actors Guild. In dergelijke gevallen moet HR op de hoogte zijn van alle relevante federale, staats- en lokale wetten met betrekking tot arbeidsverhoudingen en vakbondsactiviteiten en deze naleven.

Het gebruik van cv-screeningplatforms kan organisaties helpen om te voldoen aan HR-compliantienormen door een eerlijk, gestandaardiseerd proces te creëren.

Blijf proactief op het gebied van compliance

Compliance is een van de belangrijkste HR-pijlers. Door de beste praktijken te volgen en proactief te blijven bij het monitoren van het regelgevingslandschap, kunnen HR-teams complianceverantwoordelijkheden effectief beheren, risico's beperken en een positieve werkomgeving creëren die aan de regelgeving voldoet.

Het benutten van de mogelijkheden van geavanceerde software voor HR-compliance en ACA-compliancesoftware, en inzicht hebben in de bijbehorende kosten van de hulpmiddelen, kan een strategische stap zijn om voorop te blijven lopen op het gebied van compliance. Zo zorg je ervoor dat je organisatie altijd voorbereid en op de hoogte is van de nieuwste compliancevereisten.