41 belangrijke HR-beleidsregels & beste praktijken (met voorbeelden)

Wanneer een startup of klein bedrijf groeit, worden de uitdagingen op het gebied van personeelsbeheer waarmee je te maken krijgt steeds complexer.

Naarmate steeds meer mensen zich bij de organisatie aansluiten, wordt het steeds moeilijker om consistentie te waarborgen en personeelskwesties per geval te beheren. De oplossing is om bedrijfsbeleid op te stellen.

Dit artikel helpt je precies daarbij: je krijgt een overzicht van HR-beleid en -procedures, compleet met voorbeelden.

Laten we beginnen met de basis.

Wat is HR-beleid?

HR-beleid bestaat uit regels en processen die de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer regelen. Het opstellen van beleid is een van de belangrijkste HR-pijlers.

Waarom is HR-beleid belangrijk?

HR-beleid vormt een belangrijk onderdeel van de manier waarop je bedrijf is gestructureerd en gereguleerd, om naleving en met de bedrijfscultuur overeenstemmende acties te waarborgen. Enkele voordelen van HR-beleid zijn:

• De rechten en verantwoordelijkheden van zowel werkgevers als werknemers beschrijven
• Werknemers en leidinggevenden begeleiden en de verwachte gedragingen verduidelijken
• Een prettige en gezonde werkplek helpen bevorderen
• Een kader bieden voor het oplossen van geschillen en klachten
• Verschillende HR-processen helpen stroomlijnen
• Helpen om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Wie beheert het HR-beleid?

Het HR-team van een organisatie (of degene die verantwoordelijk is voor HR-activiteiten) is vaak verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van HR-beleid. Het meeste HR-beleid is van toepassing op alle vaste, tijdelijke, parttime en fulltime werknemers.

Naast het opstellen van HR-beleid heb je een platform voor documentbeheer of een systeem voor HR-beleidsbeheer nodig om het HR-team te helpen gedetailleerde werknemersinformatie, HR-documenten, beleid en procedures te onderhouden, beheren en verwerken.

HR-teams kunnen systemen voor HR-casemanagement gebruiken om de naleving van bedrijfsbeleid te bewaken en problemen effectief op te lossen.

Soorten HR-beleid

Er zijn veel soorten HR-beleid en -procedures waarvan een bedrijf (en zijn werknemers) na verloop van tijd kunnen profiteren, zoals gezondheid en veiligheid, beveiliging, het gebruik van technologie, gedrag van werknemers, verlof, werving en selectie, en beëindiging van het dienstverband.

Hier volgen enkele meer gedetailleerde voorbeelden van HR-beleid:

11 voordelen van HR-beleid

HR-beleid (personeelszaken) kan een cruciale rol spelen bij het effectieve beheer van een organisatie naarmate deze groeit. Hier zijn enkele voordelen om te overwegen.

1. Consistentie en eerlijkheid: HR-beleid zorgt ervoor dat alle werknemers eerlijk en consistent worden behandeld, wat helpt om een gevoel van rechtvaardigheid en gelijkheid te behouden dat belangrijk is voor het moreel en de tevredenheid van werknemers.
2. Duidelijke richtlijnen: Dit beleid biedt duidelijke richtlijnen voor besluitvorming en verwacht gedrag. Deze duidelijkheid helpt verwarring en misverstanden onder werknemers en het management te verminderen.
3. Naleving van wet- en regelgeving: HR-beleid helpt organisaties te voldoen aan lokale en internationale arbeidswetten en biedt wettelijke bescherming, niet alleen voor het bedrijf maar ook voor zijn werknemers—cruciaal om juridische problemen en boetes te voorkomen.
4. Verbeterde efficiëntie: Gestandaardiseerd beleid stroomlijnt verschillende HR-processen, zoals werving, inwerken en prestatiebeoordelingen, wat kan leiden tot een verbeterde efficiëntie.
5. Conflictoplossing: Het biedt een kader voor het aanpakken en oplossen van problemen en conflicten op de werkplek. Dit helpt bij het behouden van een harmonieuze werkomgeving.
6. Risicobeheer: Goed gedefinieerd HR-beleid helpt risico's met betrekking tot arbeidskwesties te beperken. Het biedt richtlijnen voor het omgaan met gevoelige zaken zoals intimidatie, discriminatie en klachten van werknemers.
7. Prestatiemanagement: HR-beleid helpt bij het vaststellen van duidelijke prestatienormen en biedt een basis voor het beoordelen van de prestaties van werknemers. Dit draagt bij aan de algehele productiviteit van de organisatie.
8. Organisatiecultuur: Beleid helpt de cultuur van een organisatie vorm te geven. Het stelt verwachtingen vast voor gedrag en interacties, wat een positieve en productieve werkomgeving kan bevorderen.
9. Ontwikkeling van werknemers: Beleid met betrekking tot opleiding en ontwikkeling zorgt ervoor dat werknemers mogelijkheden hebben om te leren en te groeien, wat de arbeidstevredenheid en het behoud van personeel kan vergroten.
10. Werving en behoud van personeel: Duidelijk HR-beleid kan een organisatie aantrekkelijker maken voor potentiële werknemers. Het speelt ook een rol bij het behouden van personeel door een eerlijke behandeling te waarborgen en een duidelijk pad voor groei en ontwikkeling te bieden.
11. Meer betrokkenheid van werknemers: Beleid dat gericht is op het welzijn, de diversiteit en de inclusie van werknemers kan de betrokkenheid van werknemers en hun verbondenheid met de organisatie vergroten.

HR-beleid vormt de basis voor een soepele en efficiënte werking van een organisatie naarmate deze groeit en verandert. Het biedt de structuur om mensen effectief te managen in een prettige, productieve en juridisch conforme werkomgeving.

Mogelijke nadelen van HR-beleid om rekening mee te houden

Je HR-beleid kan mogelijk averechts werken als het niet goed is opgesteld, geïmplementeerd of beheerd.

Hier zijn enkele mogelijke valkuilen om op te letten.

1. Overregulering en bureaucratie: Overmatig HR-beleid kan een starre, bureaucratische werkomgeving creëren, waardoor creativiteit en innovatie worden belemmerd en inefficiëntie en frustratie ontstaan door trage besluitvormingsprocessen.
2. Uniforme benadering: Gestandaardiseerd beleid houdt mogelijk geen rekening met de unieke behoeften van verschillende afdelingen of personen, wat leidt tot ontevredenheid en verminderde effectiviteit bij het aanpakken van specifieke uitdagingen.
3. Weerstand tegen verandering: Werknemers kunnen beleid afwijzen dat zij als te beperkend of onnodig beschouwen, vooral wanneer het wordt ingevoerd zonder voldoende communicatie of aandacht voor feedback van werknemers. Dit kan leiden tot een gebrek aan draagvlak en mogelijke conflicten.
4. Negatieve invloed op het moreel en het werkgeversmerk: Strikt of bestraffend beleid kan het moreel van werknemers en de reputatie van de organisatie als werkgever schaden, waardoor het mogelijk moeilijker wordt om toptalent aan te trekken en te behouden.
5. Juridische en nalevingsrisico's: Slecht opgestelde, verouderde of niet-conforme beleidsregels kunnen leiden tot juridische geschillen en problemen met de naleving van HR-regels, wat aanzienlijke risico's voor de organisatie met zich meebrengt.

Om deze nadelen te beperken, is het belangrijk dat organisaties:

• Hun HR-beleid regelmatig herzien en bijwerken
• Ervoor zorgen dat het duidelijk wordt gecommuniceerd en begrepen
• Een balans bewaren tussen noodzakelijke regelgeving en flexibiliteit.

Werknemers betrekken bij de ontwikkeling van dit beleid kan er ook voor zorgen dat het goed wordt ontvangen en aansluit bij de behoeften van het personeel.

Is HR-beleid hetzelfde als bedrijfsbeleid of een bedrijfsrichtlijn?

De termen “HR-beleid”, “bedrijfsbeleid”, “ondernemingsbeleid” en “werkplekbeleid” worden vaak door elkaar gebruikt en verwijzen naar hetzelfde. 

Sommige bedrijfsbeleidsregels kunnen echter van toepassing zijn op algemenere activiteiten van de organisatie en kunnen worden opgesteld en beheerd door een andere afdeling dan HR (bijv. toegang tot faciliteiten, computerbeveiliging, rampenvoorbereiding enz.).

Beleidsregels zijn een reeks regels, geen richtlijnen. 

Volgens HR-expert Tim Reitsma kan “het woord beleid beperkend overkomen wanneer ik het hoor. Maar als we “beleid” vervangen door “richtlijn”, heeft het helaas niet het gewicht dat nodig is.” 

Waar vind je HR-beleid doorgaans?

Een belangrijk onderdeel van een controlelijst en introductieprogramma voor nieuwe medewerkers is om samen met de werknemer het specifieke beleid door te nemen dat op de eerste dag of in de eerste week gevolgen voor hem of haar kan hebben.

HR-beleid kan bestaan uit schriftelijke beleidsregels, digitale en/of afdrukbare beleidsregels en beleidsregels op locaties die gemakkelijk toegankelijk zijn voor werknemers. 

Het beleid kan worden opgeslagen in HR-software, of soms op een bedrijfsintranet of gedeelde schijven. Het is vaak te vinden in arbeidsovereenkomsten, personeelshandboeken en handboeken met bedrijfsbeleid. De mate van detail hiervan verschilt echter.

Waarom staat niet al het HR-beleid in de arbeidsovereenkomst?

In de arbeidsovereenkomst van je bedrijf kan staan op hoeveel vakantie een teamlid recht heeft, terwijl een afzonderlijk vakantiebeleid beschrijft hoe een werknemer vakantie kan aanvragen, hoe deze wordt goedgekeurd, wat er gebeurt als niet alle vakantiedagen worden opgenomen enz. 

Door deze zaken te scheiden, blijft de arbeidsovereenkomst niet onnodig lang en complex. Het stelt je ook in staat om bepaalde aspecten van iemands dienstverband aan te passen, zoals de hoeveelheid vakantieverlof die iemand krijgt (arbeidsovereenkomst), en dit gescheiden te houden van het algemene verlofbeleid (personeelshandboek). 

Door beleid buiten de arbeidsovereenkomst vast te leggen, kan het beleid bovendien in de loop der tijd worden bijgewerkt zonder de overeenkomst van iedere afzonderlijke werknemer te hoeven aanpassen.

Het is ook nuttig om een verkorte versie van je personeelshandboek speciaal voor nieuwe medewerkers aan te bieden, zodat je hen niet vanaf de eerste dag met te veel informatie overspoelt.

Wanneer moet je beleid voor personeelszaken ontwikkelen?

Sommige HR-beleidsregels kunnen worden bepaald door de behoeften van de organisatie, of wanneer bepaalde aspecten van de arbeidsrelatie te moeilijk worden om van geval tot geval te behandelen. 

Andere beleidsregels moeten proactief worden ontwikkeld om werknemers te helpen, te versterken of te beschermen; duidelijkheid te scheppen over organisatorische kwesties; of de bredere belangen van de organisatie te beschermen.

Hier volgen enkele algemene richtlijnen voor wanneer je HR-beleidsregels moet opstellen.

Stel beleidsregels op die rechtstreeks verband houden met de arbeidsovereenkomst

Een goed uitgangspunt is het opstellen van beleidsregels die rechtstreeks verband houden met werknemersvoordelen en de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de werknemer als de werkgever, zoals vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.

Veel arbeidsovereenkomsten specificeren bijvoorbeeld het recht op vakantie, verschillende soorten verlof en hoe de arbeidsrelatie kan worden beëindigd (bijvoorbeeld een dienstverband naar believen).

Gerelateerde HR-beleidsregels gaan dieper in op de procedures die met deze zaken verband houden.

Raadpleeg het onderstaande gedeelte voor enkele voorbeelden die je helpen begrijpen hoe de implementatie van beleidsregels verschilt tussen de arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek.

Stel beleidsregels op die door arbeidswetgeving worden vereist

Gebruik bij twijfel de toepasselijke wetgeving (provinciale of staatswetten, federale wetten) en gangbare praktijken op het gebied van arbeidsverhoudingen als een ander uitgangspunt voor het opstellen van de beleidsregel. 

Zowel Canada als de VS kennen veel arbeidswetten die de minimumeisen voor werkgevers met betrekking tot veel van deze beleidsregels vastleggen, zoals:

Stel beleidsregels op die een positieve invloed hebben op werknemers en de organisatie

Joerg Clement, een senior leider in de machinevisie-industrie, vat het als volgt het beste samen: 

“Het implementeren van processen en beleidsregels vormt de basis van de inzet van een organisatie voor voortdurende verbetering. De behoeften en verwachtingen van klanten en werknemers veranderen in de loop der tijd. Het is belangrijk om snel op veranderingen in markten te kunnen reageren, en dat begint met het afstemmen van je processen en beleidsregels om succesvolle resultaten te behalen.”

Richt je op de HR-beleidsregels die de grootste positieve impact hebben op werknemers en de organisatie. Stel jezelf bij het overwegen van een nieuwe beleidsregel de volgende vragen:

• Hoe zal deze beleidsregel werknemers versterken en beschermen?
• Hoe zal deze beleidsregel bijdragen aan een sterke en goed presterende werkcultuur?
• Worden de organisatiewaarden en principes ondersteund?
• Hoe helpt deze beleidsregel ons om een succesvol en samenhangend team te creëren?
• Beperkt deze beleidsregel de risico's voor het bedrijf?
• Voldoet deze beleidsregel aan de toepasselijke wettelijke vereisten?

Als je al deze vragen met “ja” hebt beantwoord, is het waarschijnlijk de moeite waard om deze beleidsregel op te stellen!

Welke HR-beleidsregels moeten in je personeelshandboek staan?

Je moet schriftelijke beleidsregels opstellen die rechtstreeks verband houden met de arbeidsovereenkomst of door arbeidswetgeving worden vereist.

De volgende zes beleidsregels kunnen een positieve invloed hebben op fulltime- en parttimewerknemers en op de organisaties die ze implementeren.

1. Beleid inzake diversiteit, gelijkheid en inclusie
2. Beleid inzake intimidatie
3. Beleid inzake werken op afstand en telewerken
4. Beleid inzake sociale media
5. Beleid inzake gezondheid en veiligheid op de werkplek
6. Beleid inzake verlof en vrije tijd

Gebruik bij twijfel arbeidswetgeving, andere toepasselijke wetgeving (lokale wetgeving, provinciale / staatswetgeving, federale wetgeving) en gangbare praktijken op het gebied van arbeidsverhoudingen als uitgangspunt 

Zo stellen arbeidswetten zoals de Wet op gezins- en medisch verlof (FMLA) en de Amerikaanse wet voor personen met een handicap in de Verenigde Staten, en de Arbeidsnormenwet van BC in Canada, de minimumeisen vast waaraan werkgevers met betrekking tot veel van deze beleidslijnen moeten voldoen.

Beleid inzake diversiteit, gelijkheid en inclusie

De inzet voor gelijkheid op de werkvloer, of het nu gaat om raciale of gendergelijkheid, is nog nooit zo groot geweest. Gezien de recente wereldwijde protesten tegen systemisch racisme en bewegingen zoals Black Lives Matter, zou dit ook bovenaan uw agenda moeten staan.

Het meeste onderzoek, zoals dit onderzoek van Glassdoor, laat zien dat werkzoekenden willen weten dat potentiële werkgevers belang hechten aan diversiteit, gelijkheid en inclusie.

Volgens PwC zegt 87% van de bedrijven wereldwijd dat diversiteit en inclusie een organisatorische prioriteit zijn. 

Vacatures waarin wordt gevraagd om professionals op het gebied van diversiteit, gelijkheid en inclusie zijn de afgelopen jaren steeds gebruikelijker geworden.

Vacaturesites Glassdoor en ZipRecruiter erkennen dit. Glassdoor lanceert nieuwe producten die zijn ontworpen om te helpen meer rechtvaardige werkplekken te creëren. Ze erkennen dat het opstellen van een uitgebreid beleid en programma, en dit openbaar maken, het verschil kan maken bij het aantrekken van toptalent.

Salesforce heeft een directeur Gelijkheid, wat hun inzet voor gelijkheid en hun steun op de hoogste managementniveaus aantoont. Hun beleid “Gelijkheid voor iedereen” is beschikbaar op hun website en beschrijft hun waarden en overtuigingen op het gebied van gelijke rechten, gelijke beloning, gelijk onderwijs en gelijke kansen.

Beleid tegen intimidatie

Net als diversiteit, gelijkheid en inclusie zijn beleidslijnen tegen intimidatie nog nooit zo belangrijk geweest.

Het doel van een beleid tegen intimidatie, zoals dit beleid van Google, is om het standpunt van uw bedrijf ten aanzien van gepast en respectvol gedrag op de werkvloer uiteen te zetten en de verantwoordelijkheden van alle partijen bij het bereiken en behouden van een positieve werkomgeving te benadrukken.

Volgens de Canadese arbeidswet worden intimidatie en geweld als volgt gedefinieerd: 

"Elke handeling, elk gedrag of elke opmerking, ook van seksuele aard, waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze aanstoot, vernedering of ander lichamelijk of psychisch letsel of ziekte bij een werknemer veroorzaakt, met inbegrip van elke voorgeschreven handeling, elk voorgeschreven gedrag of elke voorgeschreven opmerking."

Seksuele intimidatie is een van de meest voorkomende vormen van intimidatie. De #MeToo-beweging heeft veel ernstige problemen en de aanzienlijke schade die intimidatie en geweld bij mensen kunnen veroorzaken, aan het licht gebracht.

Overweeg daarom een afzonderlijk bedrijfsbeleid of een onderdeel binnen een algemener beleid op te stellen om seksuele intimidatie aan te pakken. 

Een goed beleid tegen intimidatie behandelt ook andere vormen van intimidatie, waaronder racistische beledigingen, fysieke bedreigingen en denigrerende grappen.

Beleid voor werken op afstand / telewerken

Het COVID-19-coronavirus heeft een crisis van wereldwijde proporties veroorzaakt, die gevolgen heeft voor individuen, bedrijven en economieën wereldwijd.

Daarom hebben veel bedrijven ervoor gekozen om beleid voor thuiswerken (WFH) en werken op afstand in te voeren om deze crisis het hoofd te bieden. 

De verwachting is dat deze trend na de huidige pandemie zal voortduren. Uit een onderzoek onder CFO's uit maart 2020 door Gartner, Inc. bleek dat 74% van de respondenten na COVID-19 ten minste 5% van hun voorheen op locatie werkende personeel zal laten overstappen naar permanent externe functies. Grote bedrijven zoals Shopify, Microsoft en Facebook laten steeds meer werknemers permanent vanuit huis werken. Het in Canada gevestigde Shopify heeft zelfs veel van zijn strategieën en systemen voor werken op afstand op zijn website gepubliceerd.

Een HR-beleid voor werken op afstand, zoals dit voorbeeld van Remote.co, moet het volgende bevatten:

• Bedrijfsgeschiedenis op het gebied van werken op afstand
• Wie in aanmerking komt voor werken op afstand
• Hoe vaak / hoe lang een teamlid op afstand kan werken
• Hoe je een regeling voor werken op afstand aanvraagt
• Communicatieprotocollen en -normen met teamleden
• Benodigde hulpmiddelen, apparatuur en middelen ter ondersteuning van werken op afstand.

Beleid voor sociale media

Sociale media vormen een belangrijk onderdeel van elke digitale marketingstrategie. De manier waarop je bedrijf online wordt vertegenwoordigd, door jou en je teamleden, kan het verschil betekenen tussen succes en falen van het merk.

Door enkele regels op te stellen voor teamleden over hoe zij sociale media zowel persoonlijk als professioneel gebruiken, beperk je de risico’s voor je bedrijf, je merk en de motivatie en betrokkenheid van je teamleden.

Niemand wil zich schamen voor de organisatie waarvoor hij of zij werkt vanwege de activiteiten van een collega op sociale media.

De meeste HR-beleidsregels zijn “levend beleid”; ze moeten regelmatig worden bijgewerkt en relevant worden gehouden. Dat gezegd hebbende, moeten HR-beleidsregels voor sociale media over het algemeen vaker worden bijgewerkt dan de meeste andere beleidsregels, vanwege het voortdurend veranderende landschap van sociale media.

Hootsuite, een platform voor het beheer van sociale media uit Vancouver, biedt uitstekende richtlijnen voor het ontwikkelen van je eigen beleid voor sociale media, evenals een handig sjabloon voor een beleid voor sociale media.

Beleid voor gezondheid en veiligheid op de werkplek

Een beleid voor arbeidsomstandigheden en veiligheid, zoals dit van Lyft, beschrijft vaak procedures, omstandigheden op de werkplek, contactgegevens voor noodgevallen en andere speciale vereisten (bijv. veiligheidsprotocollen voor COVID-19) die nodig zijn om werknemers te beschermen.

Organisaties zoals de Administratie voor veiligheid en gezondheid op het werk (OSHA) van het Amerikaanse ministerie van Arbeid vereisen ook dat bepaalde minimumnormen aanwezig zijn om het welzijn van werknemers te beschermen.

Geweld op de werkplek houdt rechtstreeks verband met de gezondheid, veiligheid en beveiliging van werknemers, maar valt doorgaans onder een afzonderlijk beleid.

De handleiding voor werknemers van Disney heeft bijvoorbeeld een volledige sectie gewijd aan gezondheid, veiligheid en beveiliging, en bevat een beleid voor geweld op de werkplek.

Beleid voor verlof en vrije tijd

De realiteit is dat mensen af en toe tijd vrij moeten nemen van hun werk om gezondheidsproblemen of familie-noodgevallen aan te pakken, of gewoon om ergens in de tropen op vakantie te gaan!

Een duidelijk en uitgebreid verlofbeleid kan je teamleden helpen door de stress weg te nemen die ontstaat doordat ze niet weten hoe je hen in moeilijke tijden zult ondersteunen, zoals tijdens de COVID-19-coronaviruspandemie.

Dit personeelsbeleid beschrijft wie in aanmerking komt voor verlof en volgens welke processen werknemers dit opnemen. Dit beleid staat los van de HR-informatiesystemen die het verlof van werknemers bijhouden, maar zowel het systeem als het beleid moeten op elkaar aansluiten.

Hieronder staan enkele verschillende soorten verlofbeleid die je zou moeten overwegen om op te stellen, in globale volgorde van prioriteit. (Houd er rekening mee dat aan al deze soorten verlof arbeidswetten zijn verbonden die minimumeisen vastleggen).

Soorten verlofbeleid

1. Wettelijke feestdagen: door de overheid erkende feestdagen zoals Thanksgiving en Kerstmis
2. Vakantie: geplande tijd weg van het werk om uit te rusten en te ontspannen
3. Medisch verlof / ziekteverlof: tijd weg van het werk wegens ziekte of ziekenhuisopname
4. Familieverlof: in verband met de zorg, gezondheid of opleiding van een familielid
5. Ouderschapsverlof: tijd voor een ouder om voor een pasgeborene te zorgen
6. Rouwverlof: in verband met het overlijden van een familielid
7. Onbetaald verlof: langdurige, onbetaalde afwezigheid van het werk om persoonlijke redenen. 

Verlofbeleid kan ook enigszins controversieel zijn, afhankelijk van de manier waarop het wordt ingevoerd. In het volgende gedeelte over “beleid om te vermijden” wordt besproken wat je moet vermijden bij het opstellen van verlofbeleid.

Dat is dus wat je in je personeelshandboek moet opnemen. Veel bedrijven kiezen ervoor om software voor personeelshandboeken te gebruiken om te helpen bij het opstellen, bijwerken en verspreiden ervan.

Welke beleidsregels moet je niet opnemen in je personeelshandboek?

Naast beleidsregels die belangrijk en noodzakelijk zijn om in je personeelshandboek op te nemen, is het ook belangrijk om te weten welke beleidsregels een negatieve invloed kunnen hebben op je bedrijfscultuur, werknemers kunnen demotiveren of potentiële werknemers ervan kunnen weerhouden om zich bij je organisatie aan te sluiten.

Je moet vermijden om beleidsregels op te stellen die te bureaucratisch en star zijn, geen vertrouwen in je teamleden tonen of simpelweg verouderd zijn en niet langer relevant zijn in moderne, mensgerichte en vooruitstrevende organisaties. 

Hieronder volgen enkele HR-beleidsregels die je volledig moet weglaten of voorzichtig moet benaderen wanneer je ze gaat definiëren.

Strikte kledingvoorschriften

Er zijn situaties waarin kledingrichtlijnen nog steeds passend zijn, bijvoorbeeld bij klantgesprekken of vakbeurzen, maar over het algemeen is de tijd voorbij waarin een bedrijf mocht bepalen welke kleur iemands broek moest hebben of dat iemand wel of geen jeans mocht dragen. 

Mary Barra, de CEO van General Motors, bracht de tien pagina’s tellende kledingvoorschriften van de autofabrikant terug tot slechts twee woorden die op de meeste organisaties van toepassing zijn: “kleed je gepast”.

Flexibele vrije tijd

Geef je werknemers in loondienst flexibiliteit wanneer ze af en toe wat tijd nodig hebben om naar een doktersafspraak te gaan of een oudergesprek op school bij te wonen.

In tegenstelling tot werknemers die per uur worden betaald, hoef je hen niet elk uur dat ze wel of niet werken te laten bijhouden, alsof het bij- en afschrijvingen op een bankrekening zijn. 

Wantrouwend rouwverlofbeleid

“Hmm, is je oma dus echt overleden?” Dat is het laatste wat iemand van ons zou willen horen na een verwoestend persoonlijk verlies, maar dat is precies wat je vraagt als je een rouwverlofbeleid invoert waarvoor een bewijs van overlijden, zoals een overlijdensakte, vereist is.

Veel vooruitstrevende organisaties bieden hun werknemers ook betaald rouwverlof, zodat ze geen kostbare vakantietijd (die bedoeld zou moeten zijn om uit te rusten en te ontspannen) of ziekteverlof hoeven op te nemen om met een familiecrisis om te gaan.

Persoonlijk gebruik van mobiele telefoons en internet

Beleidsregels van personeelsafdelingen die werknemers verbieden om op het werk persoonlijke mobiele telefoons te gebruiken of om werkcomputers voor privégebruik toegang tot internet te laten krijgen, raken snel verouderd. 

Onderzoek in de psychologie heeft aangetoond dat pauzes op het werk noodzakelijk zijn om energie, motivatie en focus op peil te houden.

Een wandeling maken, wat rek- en strekoefeningen doen of mediteren zijn allemaal uitstekende manieren om mentaal even afstand te nemen.

Als het weer niet meewerkt, zijn internetten, sociale media bekijken of met een vriend buiten het werk praten ook goede alternatieven. 

Natuurlijk is het niet oké om dit te vaak te doen, maar zulke gevallen zijn meestal zeldzaam en kunnen één-op-één met je teamlid worden besproken.

En… vergeet het belang van duidelijkheid, taal en toon niet

Houd er rekening mee dat beleidsregels, ongeacht hoe positief hun bedoeling is, toch als autoritair en bureaucratisch kunnen worden ervaren. 

Hoe uw beleid wordt opgesteld en gepresenteerd, kan daarom grote invloed hebben op de manier waarop het wordt ontvangen door de mensen in uw organisatie en op de organisatiecultuur die u probeert te ontwikkelen.

Carla Nordean, directeur People and Culture bij Squirrel Systems, merkt op: “De algemene toon van het handboek heeft een enorme invloed op de cultuur. Als uw handboek is geformuleerd in onderdrukkende taal ("werknemers moeten / mogen niet..."), vragen nieuwe medewerkers zich misschien af of ze wel bij de juiste organisatie zijn terechtgekomen.”

Tim Reitsma voegt daaraan toe: “De taal die we in onze organisaties gebruiken, is belangrijk wanneer we beleid schrijven. Sommige formuleringen zijn van het type 'u moet', maar we kunnen de taal verzachten tot iets als: “u bent verantwoordelijk voor”.”

Hoe schrijft u uw HR-beleid?

Het schrijven van effectief HR-beleid vereist een doordacht proces waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke behoeften van uw organisatie, naleving van wet- en regelgeving en beproefde methoden op het gebied van HR-management. 

Hier vindt u een stapsgewijze handleiding voor het schrijven van HR-beleid:

1. Bepaal de behoefte

• Begin met het identificeren van de gebieden binnen uw organisatie waarvoor formeel beleid nodig is. Dit kan worden ingegeven door wettelijke vereisten, organisatorische behoeften of feedback van medewerkers.

2. Doe onderzoek

• Onderzoek relevante wet- en regelgeving om naleving te waarborgen
• Bekijk branchenormen en beproefde methoden
• Bestudeer beleid van vergelijkbare organisaties om inzichten op te doen.

3. Raadpleeg belanghebbenden

• Ga in gesprek met verschillende belanghebbenden, waaronder het management, medewerkers en eventueel juridisch adviseurs, om input te verzamelen en verschillende perspectieven te begrijpen

4. Stel het beleid op

Gebruik deze indeling als hulpmiddel bij het opstellen van het beleid. 

• Titel: Geef duidelijk aan waar het beleid over gaat.
• Doel: Leg uit waarom het beleid wordt ingevoerd en waarom het belangrijk is.
• Reikwijdte: Bepaal op wie het beleid van toepassing is (bijv. alle medewerkers, bepaalde afdelingen).
• Beleidsverklaring: Beschrijf het standpunt of de regels van de organisatie met betrekking tot de specifieke kwestie.
• Procedures: Beschrijf de stappen of procedures die medewerkers en het management in verband met het beleid moeten volgen.
• Verantwoordelijkheden: Specificeer de verantwoordelijkheden van verschillende belanghebbenden (medewerkers, HR, managers) binnen het beleid.
• Handhaving: Leg uit hoe het beleid wordt gehandhaafd en wat de gevolgen zijn van niet-naleving.
• Evaluatie en wijziging: Vermeld hoe en wanneer het beleid wordt geëvalueerd en bijgewerkt.

6. Evalueer en herzie

• Laat het concept beoordelen door HR-professionals en juridisch adviseurs om te controleren of het aan wettelijke vereisten en organisatiedoelen voldoet.
• Herzie het beleid op basis van de ontvangen feedback.

7. Keur goed en verspreid

• Verkrijg goedkeuring van het hogere management.
• Communiceer het beleid aan alle medewerkers via geschikte kanalen (bijv. e-mail, het intranet van het bedrijf, personeelsvergaderingen).
• Bied trainingen aan als het beleid veranderingen in gedrag of processen vereist.

8. Implementeer en monitor

• Implementeer het beleid en monitor de effectiviteit ervan.
• Wees voorbereid om vragen te beantwoorden en waar nodig toelichting te geven.

9. Regelmatig evalueren en bijwerken

• Evalueer het beleid regelmatig om te waarborgen dat het relevant blijft en in overeenstemming is met wet- en regelgeving.
• Werk het beleid indien nodig bij en informeer medewerkers over belangrijke wijzigingen.

Beproefde methoden voor het schrijven van HR-beleid

1. Stem af op organisatiedoelen en -waarden

• Zorg ervoor dat elk beleid aansluit bij de missie, visie en kernwaarden van je organisatie. Beleid moet de algemene strategische doelstellingen ondersteunen en de cultuur van de organisatie verbeteren.

2. Wees duidelijk en beknopt

• Gebruik eenvoudige, duidelijke taal. Vermijd juridisch jargon of complexe termen die werknemers in verwarring kunnen brengen. Het doel is om het beleid zo duidelijk en toegankelijk mogelijk te maken, zodat het wordt begrepen en nageleefd.

3. Zorg voor naleving van de wet

• Zorg ervoor dat je beleid voldoet aan alle relevante lokale, provinciale en landelijke wet- en regelgeving. Hiervoor kan het nodig zijn om juridisch adviseurs of HR-experts te raadplegen om juridische problemen te voorkomen.

4. Betrek belanghebbenden bij het ontwikkelingsproces

• Betrek een diverse groep belanghebbenden, waaronder werknemers van verschillende niveaus en afdelingen, bij het ontwikkelen van het beleid. Zo zorg je ervoor dat het beleid realistisch en praktisch is en tegemoetkomt aan de behoeften en zorgen van het gehele personeelsbestand.

5. Houd het flexibel

• Hoewel beleid duidelijke richtlijnen moet bieden, moet het ook enige flexibiliteit toestaan om rekening te houden met uitzonderlijke omstandigheden. Te veel starheid kan onnodige beperkingen veroorzaken en effectieve besluitvorming belemmeren.

6. Richt je op de werknemerservaring

• Overweeg welke invloed het beleid heeft op de werknemerservaring. Beleid moet eerlijk zijn, een positieve werkomgeving bevorderen en het welzijn van werknemers ondersteunen.

7. Geef voorbeelden

• Neem waar mogelijk voorbeelden op om de toepassing van het beleid te verduidelijken. Dit kan misverstanden helpen voorkomen en illustreren hoe het beleid in praktijksituaties moet worden geïnterpreteerd.

8. Beschrijf verantwoordelijkheden en gevolgen

• Definieer duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is binnen elk beleid en wat de gevolgen zijn van niet-naleving. Dit verantwoordingskader helpt ervoor te zorgen dat het beleid serieus wordt genomen en nageleefd.

9. Communiceer en train

• Communiceer het beleid na de ontwikkeling ervan effectief aan alle werknemers. Overweeg trainingen of workshops om ervoor te zorgen dat iedereen het beleid begrijpt en weet hoe het op zijn of haar rol van toepassing is.

10. Evalueer en actualiseer regelmatig

• Evalueer je HR-beleid regelmatig om ervoor te zorgen dat het relevant, effectief en in overeenstemming met de wet blijft. Werk het indien nodig bij, vooral wanneer er veranderingen zijn in wetgeving, organisatiestructuur of strategische doelstellingen.

11. Zorg voor toegankelijkheid

• Zorg ervoor dat alle werknemers gemakkelijk toegang hebben tot het beleid, bijvoorbeeld via een intranet, werknemershandboek of een andere toegankelijke vorm.

12. Bevorder transparantie en open communicatie

• Moedig feedback over het beleid aan en hanteer een opendeurbeleid voor vragen of zorgen met betrekking tot HR-beleid. Dit bevordert een cultuur van transparantie en voortdurende verbetering.