41 belangrijke HR-beleidsregels en beste werkwijzen (met voorbeelden)
Wanneer een startup of klein bedrijf uitbreidt, worden de uitdagingen op het gebied van humanresourcesmanagement waarmee je te maken krijgt steeds complexer.
Naarmate steeds meer mensen zich bij de organisatie aansluiten, wordt het steeds moeilijker om consistentie te waarborgen en personeelskwesties van geval tot geval te beheren. De oplossing is om enkele bedrijfsbeleidsregels op te stellen.
Dit artikel helpt je precies dat te doen: het biedt je een overzicht van HR-beleidsregels en -procedures, compleet met voorbeelden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Laten we bij de basis beginnen.
Wat zijn HR-beleidsregels?
HR-beleidsregels zijn regels en processen die de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer regelen. Het opstellen van beleid is een van de belangrijkste HR-pijlers.
Waarom zijn HR-beleidsregels belangrijk?
HR-beleidsregels vormen een belangrijk onderdeel van de manier waarop je bedrijf is gestructureerd en gereguleerd, om naleving en acties die in overeenstemming zijn met de cultuur te waarborgen. Enkele voordelen van HR-beleidsregels zijn:
- De rechten en verantwoordelijkheden van zowel werkgevers als werknemers beschrijven
- Werknemers en leidinggevenden begeleiden en de verwachte gedragingen verduidelijken
- Een prettige en gezonde werkplek helpen bevorderen
- Een kader bieden voor het oplossen van geschillen en klachten
- Verschillende HR-processen helpen stroomlijnen
- Helpen om te blijven voldoen aan wetten en voorschriften.
Wie beheert HR-beleidsregels?
Het humanresources team van een organisatie (of degene die verantwoordelijk is voor HR-activiteiten) is vaak verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van HR-beleidsregels. De meeste HR-beleidsregels zijn van toepassing op alle vaste, tijdelijke, parttime- en fulltimewerknemers.
Naast het opstellen van HR-beleid heb je een platform voor documentbeheer of een systeem voor HR-beleidsbeheer nodig om het HR-team te helpen gedetailleerde werknemersinformatie, humanresourcesdocumenten, beleidsregels en procedures te onderhouden, beheren en verwerken.
HR-teams kunnen HR-casemanagementsystemen gebruiken om de naleving van bedrijfsbeleidsregels te monitoren en problemen effectief op te lossen.
Soorten HR-beleidsregels
Er zijn veel soorten HR-beleidsregels en -procedures waarvan een bedrijf (en zijn werknemers) in de loop der tijd voordeel kan hebben, zoals gezondheid en veiligheid, beveiliging, het gebruik van technologie, werknemersgedrag, verlof, werving en selectie, en beëindiging van het dienstverband.
Hier zijn nog enkele uitgebreidere voorbeelden van HR-beleidsregels:
| Gebied van HR-beleid | Specifieke voorbeelden van HR-beleid |
|---|---|
| Werving en selectie | Diversiteit, gelijkheid en inclusie Wervingspraktijken Promoties en overplaatsingen |
| Verlof en vrije tijd | Vakantie Wettelijke feestdagen Familieverlof Ouderschapsverlof Rouwverlof Medisch verlof / ziekteverlof Persoonlijk verlof Jurydienst |
| Gezondheid, veiligheid en beveiliging | Gezondheid en veiligheid Geweld op de werkplek Drugs en alcohol Roken COVID-19-protocollen |
| Werknemersgedrag | Intimidatie Seksuele intimidatie Belangenconflicten Vertrouwelijkheid en geheimhouding Werk- en aanwezigheidsregistratie Maaltijden en pauzes Je eigen apparaat meenemen Werktijden Op afstand werken Kledingvoorschriften Wapenvrije werkplek |
| Prestatiemanagement | Prestatiemanagement Professionele ontwikkeling Dienstverband naar believen Beëindiging van het dienstverband Disciplinaire maatregelen |
| Gebruik van technologie | Computergebruik en beveiliging Persoonlijke apparaten op het werk Zakelijk en persoonlijk gebruik van sociale media Gegevensprivacy |
| Werkgerelateerde reizen | Reistoestemming Onkostenvergoeding Hotel en huurauto Maaltijden en dagvergoedingen Op afstand werken |
11 voordelen van HR-beleid
HR-beleid (Human Resources) kan een cruciale rol spelen bij het effectieve beheer van een organisatie naarmate deze groeit. Hier zijn enkele voordelen om te overwegen.
- Consistentie en eerlijkheid: HR-beleid zorgt ervoor dat alle werknemers eerlijk en consistent worden behandeld, wat helpt om een gevoel van rechtvaardigheid en gelijkheid te behouden dat belangrijk is voor het moreel en de tevredenheid van werknemers.
- Duidelijke richtlijnen: Dit beleid biedt duidelijke richtlijnen voor besluitvorming en verwacht gedrag. Deze duidelijkheid helpt verwarring en misverstanden tussen werknemers en het management te verminderen.
- Naleving van wetgeving & regelgeving: HR-beleid helpt organisaties te voldoen aan lokale en internationale arbeidswetgeving en biedt juridische bescherming, niet alleen voor het bedrijf maar ook voor zijn werknemers—cruciaal om juridische problemen en boetes te voorkomen.
- Verbeterde efficiëntie: Gestandaardiseerd beleid stroomlijnt verschillende HR-processen, zoals werving, onboarding en prestatiebeoordelingen, wat kan leiden tot een verbeterde efficiëntie.
- Conflictoplossing: Het biedt een kader voor het aanpakken en oplossen van problemen en conflicten op de werkplek. Dit helpt bij het behouden van een harmonieuze werkomgeving.
- Risicobeheer: Duidelijk gedefinieerd HR-beleid helpt risico's met betrekking tot arbeidskwesties te beperken. Het biedt richtlijnen voor het omgaan met gevoelige zaken zoals intimidatie, discriminatie en klachten van werknemers.
- Prestatiemanagement: HR-beleid helpt bij het vaststellen van duidelijke prestatienormen en biedt een basis voor het beoordelen van de prestaties van werknemers. Dit draagt bij aan de algehele productiviteit van de organisatie.
- Organisatiecultuur: Beleid helpt bij het vormgeven van de cultuur van een organisatie. Het stelt verwachtingen vast voor gedrag en interacties, wat een positieve en productieve werkomgeving kan bevorderen.
- Ontwikkeling van werknemers: Beleid met betrekking tot opleiding en ontwikkeling zorgt ervoor dat werknemers kansen krijgen om te leren en te groeien, wat de arbeidstevredenheid en het behoud van werknemers kan vergroten.
- Werving en behoud: Duidelijk HR-beleid kan een organisatie aantrekkelijker maken voor potentiële werknemers. Het speelt ook een rol bij het behouden van personeel door een eerlijke behandeling te waarborgen en een duidelijk pad voor groei en ontwikkeling te bieden.
- Meer betrokkenheid van werknemers: Beleid dat gericht is op het welzijn, de diversiteit en inclusie van werknemers kan de betrokkenheid van werknemers en hun verbondenheid met de organisatie vergroten.
HR-beleid vormt de basis voor de soepele en efficiënte werking van een organisatie naarmate deze groeit en verandert. Het biedt de structuur om mensen effectief te managen in een prettige, productieve en juridisch conforme werkomgeving.
Mogelijke nadelen van HR-beleid om rekening mee te houden
Je HR-beleid kan mogelijk averechts werken als het niet goed wordt opgesteld, geïmplementeerd of beheerd.
Hier zijn enkele mogelijke valkuilen om op te letten.
- Overregulering en bureaucratie: Overmatig HR-beleid kan een rigide, bureaucratische werkomgeving creëren die creativiteit en innovatie belemmert en leidt tot inefficiëntie en frustratie door trage besluitvormingsprocessen.
- Een one-size-fits-allbenadering: Gestandaardiseerd beleid kan er niet in slagen om tegemoet te komen aan de unieke behoeften van verschillende afdelingen of personen, wat leidt tot ontevredenheid en verminderde effectiviteit bij het aanpakken van specifieke uitdagingen.
- Weerstand tegen verandering: Werknemers kunnen zich verzetten tegen beleid dat zij als overdreven beperkend of onnodig beschouwen, vooral als het wordt ingevoerd zonder voldoende communicatie of aandacht voor feedback van werknemers. Dit kan leiden tot een gebrek aan draagvlak en mogelijke conflicten.
- Negatieve invloed op het moreel en het werkgeversmerk: Streng of bestraffend beleid kan het moreel van werknemers en de reputatie van de organisatie als werkgever schaden, waardoor het mogelijk moeilijker wordt om toptalent aan te trekken en te behouden.
- Juridische en nalevingsrisico's: Slecht opgestelde, verouderde of niet-conforme beleidsregels kunnen leiden tot juridische uitdagingen en problemen met HR-naleving, wat aanzienlijke risico's voor de organisatie met zich meebrengt.
Om deze nadelen te beperken, is het belangrijk dat organisaties:
- Hun HR-beleid regelmatig herzien en bijwerken
- Ervoor zorgen dat het duidelijk wordt gecommuniceerd en begrepen
- Een balans bewaren tussen noodzakelijke regelgeving en flexibiliteit.
Werknemers betrekken bij de ontwikkeling van dit beleid kan er ook voor zorgen dat het goed wordt ontvangen en aansluit bij de behoeften van het personeel.
Is HR-beleid hetzelfde als bedrijfsbeleid of een bedrijfsrichtlijn?
De termen “HR-beleid”, “bedrijfsbeleid”, “ondernemingsbeleid” en “werkplekbeleid” worden vaak door elkaar gebruikt en verwijzen naar hetzelfde.
Sommige bedrijfsbeleidsregels kunnen echter van toepassing zijn op meer algemene activiteiten van de organisatie en kunnen worden opgesteld en beheerd door een andere afdeling dan HR (bijv. toegang tot faciliteiten, computerbeveiliging, voorbereiding op rampen, enz.).
Beleidsregels zijn een reeks regels, geen richtlijnen.
Volgens HR-expert Tim Reitsma: “Wanneer ik het woord beleidsregel hoor, kan het worden opgevat als een beperkend woord. Maar als we “beleidsregel” vervangen door “richtlijn”, heeft het helaas niet het gewicht dat het zou moeten hebben.”
Waar zijn HR-beleidsregels meestal te vinden?
Een belangrijk onderdeel van een checklist en introductieprogramma voor nieuwe medewerkers is om samen met de medewerker de specifieke beleidsregels door te nemen die op hun eerste dag of in hun eerste week gevolgen voor hen kunnen hebben.
HR-beleidsregels kunnen bestaan als schriftelijke beleidsregels, als digitale en/of afdrukbare beleidsregels en op locaties die gemakkelijk toegankelijk zijn voor medewerkers.
Ze kunnen worden opgeslagen in de HR-software, of soms op een intranet van het bedrijf of op gedeelde schijven. Ze zijn vaak te vinden in arbeidsovereenkomsten, medewerkershandboeken en handboeken met bedrijfsbeleidsregels. De mate van detail in elk van deze documenten kan echter verschillen.
Waarom staan niet alle HR-beleidsregels in de arbeidsovereenkomst?
In de arbeidsovereenkomst van je bedrijf kan staan op hoeveel vakantiedagen een teamlid recht heeft, terwijl een afzonderlijke vakantiebeleidsregel beschrijft hoe een medewerker vakantie kan aanvragen, hoe deze wordt goedgekeurd, wat er gebeurt als niet alle vakantiedagen worden opgenomen, enz.
Deze scheiding zorgt ervoor dat de arbeidsovereenkomst niet onnodig lang en complex is. Ook kun je hiermee bepaalde aspecten van iemands dienstverband aanpassen, zoals het aantal vakantiedagen dat iemand krijgt (arbeidsovereenkomst), en dit gescheiden houden van het algemene verlofbeleid (medewerkershandboek).
Door beleidsregels buiten de arbeidsovereenkomst te documenteren, kunnen deze in de loop der tijd worden bijgewerkt zonder elke individuele overeenkomst aan te passen.
Het is ook nuttig om een verkorte versie van je medewerkershandboek speciaal voor nieuwe medewerkers aan te bieden, zodat je hen vanaf de eerste dag niet met te veel informatie overspoelt.
Wanneer moet je HR-beleidsregels opstellen?
Sommige HR-beleidsregels worden bepaald door de behoeften van de organisatie of wanneer bepaalde aspecten van de arbeidsrelatie te moeilijk worden om van geval tot geval te behandelen.
Andere beleidsregels moeten proactief worden opgesteld om medewerkers richting te geven, in staat te stellen of te beschermen; duidelijkheid te scheppen over organisatorische kwesties; of de bredere belangen van de organisatie te beschermen.
Hier volgen enkele algemene richtlijnen voor wanneer je HR-beleidsregels moet opstellen.
Stel beleidsregels op die rechtstreeks verband houden met de arbeidsovereenkomst
Een goed begin is het opstellen van beleidsregels die rechtstreeks verband houden met arbeidsvoorwaarden en de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de medewerker als de werkgever, zoals vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.
In veel arbeidsovereenkomsten staat bijvoorbeeld op welke vakantiedagen iemand recht heeft, welke soorten verlof beschikbaar zijn en hoe de arbeidsrelatie kan worden beëindigd (bijv. dienstverband naar believen).
Bijbehorende HR-beleidsregels gaan dieper in op de procedures rond deze zaken.
Raadpleeg het onderstaande gedeelte voor enkele voorbeelden die je helpen begrijpen hoe de implementatie van beleidsregels verschilt tussen de arbeidsovereenkomst en het medewerkershandboek.
Stel beleidsregels op die wettelijk verplicht zijn op grond van arbeidswetgeving
Gebruik bij twijfel de toepasselijke wetgeving (provinciale/staatswetten, federale wetten) en gangbare praktijken op het gebied van arbeidsverhoudingen als een ander uitgangspunt voor het opstellen van de beleidsregel.
Zowel Canada als de VS kennen veel arbeidswetgeving waarin de minimumeisen voor werkgevers met betrekking tot veel van deze beleidsregels zijn vastgelegd, zoals:
Stel beleidsregels op die een positieve impact hebben op medewerkers en de organisatie
Joerg Clement, een senior leider in de machinevisionindustrie, vat het beste samen:
“Het implementeren van processen en beleidsregels vormt de basis van de inzet van een organisatie voor voortdurende verbetering. De vereisten en verwachtingen van klanten en medewerkers ontwikkelen zich in de loop der tijd. Het is belangrijk om snel op veranderingen in markten te kunnen reageren, en dat begint met het afstemmen van uw processen en beleidsregels om succesvolle resultaten te behalen.”
Richt u op die HR-beleidsregels die de grootste positieve impact hebben op medewerkers en de organisatie. Stel uzelf bij het overwegen van een nieuwe beleidsregel de volgende vragen:
- Hoe zal deze beleidsregel medewerkers in staat stellen en beschermen?
- Hoe zal deze beleidsregel een sterke en goed presterende werkplekcultuur creëren?
- Worden de organisatiewaarden en principes ondersteund?
- Hoe helpt deze beleidsregel ons bij het creëren van een succesvol en hecht team?
- Helpt deze beleidsregel risico's voor het bedrijf te beperken?
- Voldoet deze beleidsregel aan de toepasselijke wettelijke vereisten?
Als u al deze vragen met “ja” hebt beantwoord, is het waarschijnlijk de moeite waard om deze beleidsregel op te stellen!
Welke HR-beleidsregels moeten in uw personeelshandboek staan?
U moet schriftelijke beleidsregels opstellen die rechtstreeks verband houden met de arbeidsovereenkomst of vereist zijn op grond van het arbeidsrecht.
De volgende zes beleidsregels kunnen een positieve invloed hebben op fulltime- en parttimemedewerkers en op de organisaties die ze implementeren.
- Beleidsregel voor diversiteit, gelijkheid en inclusie
- Beleidsregel tegen intimidatie
- Beleidsregel voor werken op afstand / telewerken
- Beleidsregel voor sociale media
- Beleidsregel voor gezondheid en veiligheid op de werkplek
- Beleidsregel voor verlof en vrije tijd
Gebruik bij twijfel arbeidswetten, andere toepasselijke wetten (lokale wetten, provinciale / staatswetten, federale wetten) en gangbare praktijken op het gebied van arbeidsverhoudingen als uitgangspunt
Zo leggen arbeidswetten zoals de Family and Medical Leave Act (FMLA) en de Americans With Disabilities Act in de Verenigde Staten, en de Employment Standards Act of BC in Canada, de minimumvereisten vast waaraan werkgevers met betrekking tot veel van deze beleidsregels moeten voldoen.
Beleidsregel voor diversiteit, gelijkheid en inclusie
De inzet voor gelijkheid op de werkplek, of het nu gaat om raciale of gendergelijkheid, is nog nooit zo groot geweest. Gezien de recente wereldwijde protesten tegen systemisch racisme en bewegingen zoals Black Lives Matter, zou dit ook hoog op uw agenda moeten staan.
Het meeste onderzoek, zoals dit onderzoek van Glassdoor, laat zien dat werkzoekenden willen weten dat potentiële werkgevers waarde hechten aan diversiteit, gelijkheid en inclusie.
Volgens PwC zegt 87% van de bedrijven wereldwijd dat diversiteit en inclusie een organisatorische prioriteit zijn.
Vacatures waarin wordt gevraagd om professionals op het gebied van diversiteit, gelijkheid en inclusie zijn de afgelopen jaren steeds algemener geworden.
Werkgelegenheidswebsites Glassdoor en ZipRecruiter erkennen dit. Zo heeft Glassdoor nieuwe producten gelanceerd die zijn ontworpen om te helpen eerlijkere werkplekken te creëren. Ze erkennen dat het opstellen van een uitgebreid beleid en programma en het openbaar maken daarvan het verschil kan maken bij het aantrekken van toptalent.
Salesforce heeft een hoofd Gelijkheid, wat hun inzet voor gelijkheid en hun steun op de hoogste managementniveaus aantoont, en hun beleid voor “Gelijkheid voor iedereen” is beschikbaar op hun website. Daarin worden hun waarden en overtuigingen op het gebied van gelijke rechten, gelijk loon, gelijk onderwijs en gelijke kansen beschreven.
Beleid tegen intimidatie
Net als beleid voor diversiteit, gelijkheid en inclusie zijn beleidsregels tegen intimidatie nog nooit zo belangrijk geweest.
Het doel van een beleid tegen intimidatie, zoals dit voorbeeld van Google, is om het standpunt van je bedrijf met betrekking tot passend en respectvol gedrag op de werkplek uiteen te zetten en de verantwoordelijkheden van alle partijen bij het bereiken en behouden van een positieve werkomgeving te benadrukken.
Volgens de Canadese arbeidswet wordt intimidatie en geweld als volgt gedefinieerd:
"Elke handeling, elk gedrag of elke opmerking, ook van seksuele aard, waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze aanstoot, vernedering of ander lichamelijk of psychologisch letsel of ziekte bij een werknemer veroorzaakt, met inbegrip van elke voorgeschreven handeling, elk voorgeschreven gedrag of elke voorgeschreven opmerking."
Seksuele intimidatie is een van de meest voorkomende vormen van intimidatie. De #MeToo-beweging heeft veel ernstige problemen en de aanzienlijke schade die intimidatie en geweld bij mensen kunnen veroorzaken aan het licht gebracht.
Overweeg daarom om een afzonderlijk bedrijfsbeleid of een onderdeel binnen een algemener beleid op te stellen om seksuele intimidatie aan te pakken.
Een goed beleid tegen intimidatie behandelt ook andere vormen van intimidatie, waaronder racistische scheldwoorden, fysieke bedreigingen en denigrerende grappen.
Beleid voor werken op afstand / telewerken
Het COVID-19-coronavirus heeft een crisis van wereldwijde proporties veroorzaakt die gevolgen heeft voor individuen, bedrijven en wereldeconomieën.
Daarom hebben veel bedrijven ervoor gekozen om thuiswerken (WFH) en beleid voor werken op afstand in te voeren om deze crisis het hoofd te bieden.
De verwachting is dat deze trend na de huidige pandemie zal voortzetten. Uit een onderzoek onder CFO's uit maart 2020 door Gartner, Inc. bleek dat 74% van de respondenten na COVID-19 ten minste 5% van hun voorheen op locatie werkende personeel permanent naar functies op afstand zal verplaatsen. Grote bedrijven zoals Shopify, Microsoft en Facebook verplaatsen steeds meer werknemers permanent naar thuiswerk. Het in Canada gevestigde Shopify heeft zelfs veel van zijn strategieën voor systemen voor werken op afstand op zijn website gepubliceerd.
Een HR-beleid voor werken op afstand, zoals dit voorbeeld van Remote.co, moet het volgende bevatten:
- Bedrijfsgeschiedenis op het gebied van werken op afstand
- Wie in aanmerking komt voor werken op afstand
- Hoe vaak / hoe lang een teamlid op afstand mag werken
- Hoe een regeling voor werken op afstand kan worden aangevraagd
- Communicatieprotocollen en -normen met teamleden
- Tools, apparatuur en hulpmiddelen die nodig zijn om werken op afstand te ondersteunen.
Beleid voor sociale media
Sociale media vormen een belangrijk onderdeel van elke digitale marketingstrategie. De manier waarop jouw bedrijf online wordt vertegenwoordigd, door jou en je teamleden, kan het verschil betekenen tussen succes en mislukking van het merk.
Door enkele regels op te stellen voor teamleden over hoe zij sociale media zowel persoonlijk als professioneel gebruiken, beperk je de risico's voor je bedrijf, je merk en de motivatie en betrokkenheid van je teamleden.
Niemand wil zich schamen voor de organisatie waarvoor hij of zij werkt vanwege de activiteiten op sociale media van een collega.
De meeste HR-beleidsregels zijn “levende beleidsregels”; ze moeten regelmatig worden bijgewerkt en relevant worden gehouden. Dat gezegd hebbende, moeten HR-beleidsregels voor sociale media over het algemeen vaker worden bijgewerkt dan de meeste andere beleidsregels, vanwege het voortdurend veranderende landschap van sociale media.
Het in Vancouver gevestigde Hootsuite, een platform voor het beheer van sociale media, biedt enkele uitstekende richtlijnen voor het ontwikkelen van je eigen beleid voor sociale media, evenals een handig sjabloon voor een beleid voor sociale media.
Beleid voor gezondheid en veiligheid op de werkplek
Een beleid inzake arbeidsgezondheid en veiligheid, zoals dit beleid van Lyft, beschrijft vaak procedures, arbeidsomstandigheden, contactgegevens voor noodgevallen en andere speciale vereisten (bijv. veiligheidsprotocollen voor COVID-19) die nodig zijn om werknemers te beschermen.
Organisaties zoals de Amerikaanse Arbeidsveiligheids- en Gezondheidsdienst (OSHA) van het Amerikaanse ministerie van Arbeid vereisen ook dat bepaalde minimumnormen worden ingevoerd om het welzijn van werknemers te beschermen.
Geweld op de werkplek houdt rechtstreeks verband met de gezondheid, veiligheid en beveiliging van werknemers, maar heeft doorgaans een eigen afzonderlijk beleid.
Zo heeft het personeelsbeleid van Disney een volledige sectie gewijd aan gezondheid, veiligheid en beveiliging, waarin ook een beleid inzake geweld op de werkplek is opgenomen.
Beleid inzake verlof en vrije tijd
De realiteit is dat mensen af en toe tijd vrij van het werk nodig hebben om gezondheidsproblemen of familie-noodgevallen aan te pakken, of gewoon om ergens in de tropen op vakantie te gaan!
Duidelijk en uitgebreid verlofbeleid kan je teamleden helpen door de stress weg te nemen van de vraag hoe je hen zult ondersteunen tijdens moeilijke tijden, zoals de tijden die werden veroorzaakt door het coronavirus COVID-19.
Dit personeelsbeleid beschrijft wanneer werknemers in aanmerking komen voor verlof en volgens welke procedures zij dit opnemen. Dit beleid staat los van de informatiesystemen voor HR die het verlof van werknemers bijhouden, maar zowel het systeem als het beleid moeten op elkaar aansluiten.
Hieronder staan enkele van de verschillende soorten verlofbeleid die je zou moeten overwegen om op te stellen, in ongeveer volgorde van prioriteit. (Houd er rekening mee dat aan al deze soorten verlof arbeidswetgeving verbonden is die minimumeisen vastlegt).
Soorten verlofbeleid
- Wettelijke feestdagen: door de overheid erkende feestdagen zoals Thanksgiving en Kerstmis
- Vakantie: geplande tijd vrij van het werk om uit te rusten en te ontspannen
- Medisch verlof / ziekteverlof: tijd vrij van het werk wegens ziekte of ziekenhuisopname
- Familieverlof: in verband met de zorg voor, gezondheid of opleiding van een familielid
- Ouderschapsverlof: tijd voor een ouder die is bevallen om voor een pasgeborene te zorgen
- Rouwverlof: in verband met het overlijden van een familielid
- Onbetaald verlof: langdurige, onbetaalde tijd vrij van het werk om persoonlijke redenen.
Verlofbeleid kan ook enigszins controversieel zijn, afhankelijk van de manier waarop het wordt uitgevoerd. In het volgende gedeelte over “beleid om te vermijden” wordt besproken wat je moet vermijden bij het opstellen van verlofbeleid.
Dat is dus wat je in je personeelshandboek moet opnemen. Veel bedrijven kiezen ervoor om software voor personeelshandboeken te gebruiken om te helpen bij het opstellen, bijwerken en verspreiden ervan.
Welk beleid moet je vermijden in je personeelshandboek?
Naast het beleid dat belangrijk en noodzakelijk is om in je personeelshandboek op te nemen, is het ook belangrijk om te weten welk beleid een negatieve invloed kan hebben op je bedrijfscultuur, werknemers kan demotiveren of potentiële werknemers ervan kan weerhouden om bij je organisatie te komen werken.
Je moet vermijden beleid op te stellen dat te bureaucratisch en star is, geen vertrouwen in je teamleden laat zien of simpelweg verouderd en niet langer relevant is in moderne, mensgerichte en vooruitstrevende organisaties.
Hieronder volgen enkele HR-beleidsregels die je volledig moet weglaten of voorzichtig moet benaderen wanneer het tijd is om ze vast te leggen.
Strikte kledingvoorschriften
Er zijn situaties waarin kledingrichtlijnen nog steeds passend zijn, bijvoorbeeld tijdens klantvergaderingen of vakbeurzen, maar over het algemeen zijn de dagen voorbij waarin het aanvaardbaar was dat een bedrijf de kleur van iemands broek voorschreef of bepaalde of iemand wel of geen spijkerbroek mocht dragen.
Mary Barra, de CEO van General Motors, bracht de kledingvoorschriften van de autofabrikant terug van 10 pagina’s tot slechts twee woorden die op de meeste organisaties van toepassing zijn: “kleed je gepast”.
Onflexibel verlof
Geef uw werknemers met een vast salaris de flexibiliteit die ze nodig hebben wanneer ze af en toe wat tijd moeten vrijmaken voor een doktersafspraak of een oudergesprek op school.
In tegenstelling tot werknemers die per uur worden betaald, hoeft u hen niet elk uur dat ze wel en niet werken te laten bijhouden, alsof het bij- en afschrijvingen op een bankrekening zijn.
Rouwverlof vol wantrouwen
“Hmm, is je oma echt overleden?” Dat is het laatste wat iemand van ons zou willen horen na een verwoestend persoonlijk verlies, maar dat is precies wat u vraagt als u een beleid voor rouwverlof invoert waarvoor bewijs van overlijden nodig is, zoals een overlijdensakte.
Veel vooruitstrevende organisaties bieden hun werknemers ook betaald rouwverlof, zodat ze geen kostbare vakantiedagen (die bedoeld zouden moeten zijn om uit te rusten en te ontspannen) of ziektedagen hoeven op te nemen om met een familiecrisis om te gaan.
Gebruik van persoonlijke mobiele telefoons en internet
Beleidsregels voor personeelszaken die werknemers verbieden om op het werk persoonlijke mobiele telefoons te gebruiken of werkcomputers voor privégebruik toegang tot internet te laten krijgen, raken snel verouderd.
Onderzoek in de psychologie heeft aangetoond dat pauzes op het werk noodzakelijk zijn om energie, motivatie en concentratie op peil te houden.
Een wandeling maken, wat rek- en strekoefeningen doen of mediteren zijn allemaal goede manieren om mentaal even afstand te nemen.
Als het weer niet meewerkt, zijn op internet surfen, sociale media bekijken of met een vriend buiten het werk chatten ook goede alternatieven.
Natuurlijk is het niet goed om dit te veel te doen, maar zulke gevallen zijn meestal zeldzaam en kunnen individueel met uw teamlid worden besproken.
En… vergeet het belang van duidelijkheid, taal en toon niet
Houd er rekening mee dat beleidsregels, hoe positief de bedoeling ervan ook is, nog steeds als autoritair en bureaucratisch kunnen worden ervaren.
De manier waarop uw beleidsregels worden geschreven en gepresenteerd, kan daarom grote invloed hebben op hoe ze worden ontvangen door de mensen in uw organisatie en op de organisatiecultuur die u probeert te ontwikkelen.
Carla Nordean, directeur Personeel en Cultuur bij Squirrel Systems, merkt op: “De algemene toon van het handboek heeft een enorme invloed op de cultuur. Als uw handboek is opgesteld in onderdrukkende taal („werknemers moeten / mogen niet...“), kunnen nieuwe medewerkers zich afvragen of ze wel bij de juiste organisatie zijn terechtgekomen.”
Tim Reitsma voegt daaraan toe: “De taal die we in onze organisaties gebruiken, is belangrijk wanneer we beleidsregels schrijven. Sommige regels zijn van het type ‘je moet’, maar we kunnen de taal verzachten tot iets als: ‘je bent verantwoordelijk voor’.”
Zo schrijft u uw HR-beleidsregels
Het schrijven van effectieve HR-beleidsregels vereist een doordacht proces waarin rekening wordt gehouden met de specifieke behoeften van uw organisatie, naleving van wet- en regelgeving en beste praktijken op het gebied van HR-management.
Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het schrijven van HR-beleidsregels:
1. Bepaal de behoefte
- Begin met het identificeren van de gebieden binnen uw organisatie waarvoor geformaliseerde beleidsregels nodig zijn. Dit kan worden ingegeven door wettelijke vereisten, organisatorische behoeften of feedback van werknemers.
2. Doe onderzoek
- Onderzoek relevante wet- en regelgeving om naleving te garanderen
- Bekijk branchenormen en beste praktijken
- Bestudeer beleidsregels van vergelijkbare organisaties voor inzichten.
3. Raadpleeg belanghebbenden
- Ga in gesprek met verschillende belanghebbenden, waaronder het management, werknemers en eventueel juridisch adviseurs, om input te verzamelen en verschillende perspectieven te begrijpen
4. Stel het beleid op
Gebruik dit sjabloon om u te helpen het beleid op te stellen.
- Titel: Geef duidelijk aan waar het beleid over gaat.
- Doel: Leg uit waarom het beleid wordt ingevoerd en waarom het belangrijk is.
- Reikwijdte: Bepaal op wie het beleid van toepassing is (bijv. alle werknemers, bepaalde afdelingen).
- Beleidsverklaring: Beschrijf het standpunt of de regels van de organisatie met betrekking tot de specifieke kwestie.
- Procedures: Beschrijf de stappen of procedures die werknemers en het management met betrekking tot het beleid moeten volgen.
- Verantwoordelijkheden: Specificeer de verantwoordelijkheden van verschillende belanghebbenden (werknemers, HR, managers) binnen het beleid.
- Handhaving: Leg uit hoe het beleid wordt gehandhaafd en wat de gevolgen zijn van niet-naleving.
- Evaluatie en wijziging: Vermeld hoe en wanneer het beleid wordt geëvalueerd en bijgewerkt.
6. Evalueren en herzien
- Laat het concept beoordelen door HR-professionals en juridisch adviseurs om ervoor te zorgen dat het aan de wettelijke vereisten en organisatiedoelstellingen voldoet.
- Herzie het beleid op basis van de ontvangen feedback.
7. Goedkeuren en verspreiden
- Verkrijg goedkeuring van het hoger management.
- Communiceer het beleid via geschikte kanalen aan alle werknemers (bijv. e-mail, het intranet van het bedrijf, personeelsbijeenkomsten).
- Bied trainingen aan als het beleid veranderingen in gedrag of processen vereist.
8. Implementeren en monitoren
- Implementeer het beleid en monitor de effectiviteit ervan.
- Wees voorbereid om vragen te beantwoorden en waar nodig verduidelijking te geven.
9. Regelmatig evalueren en bijwerken
- Evalueer het beleid regelmatig om ervoor te zorgen dat het relevant blijft en in overeenstemming is met wet- en regelgeving.
- Werk het beleid indien nodig bij en informeer werknemers over belangrijke wijzigingen.
Beste werkwijzen voor het opstellen van HR-beleid
1. Stem het af op de organisatiedoelstellingen en -waarden
- Zorg ervoor dat elk beleid aansluit bij de missie, visie en kernwaarden van je organisatie. Beleid moet de algemene strategische doelstellingen ondersteunen en de cultuur van de organisatie verbeteren.
2. Wees duidelijk en beknopt
- Gebruik eenvoudige, duidelijke taal. Vermijd juridisch jargon of complexe termen die werknemers in verwarring kunnen brengen. Het doel is om het beleid zo duidelijk en toegankelijk mogelijk te maken, zodat begrip en naleving worden gewaarborgd.
3. Zorg voor naleving van de wet
- Zorg ervoor dat je beleid voldoet aan alle relevante lokale, regionale en federale wet- en regelgeving. Hiervoor kan overleg met juridische professionals of HR-deskundigen nodig zijn om juridische problemen te voorkomen.
4. Betrek belanghebbenden bij het ontwikkelingsproces
- Betrek een diverse groep belanghebbenden, waaronder werknemers van verschillende niveaus en afdelingen, bij het beleidsontwikkelingsproces. Zo zorg je ervoor dat het beleid realistisch en praktisch is en tegemoetkomt aan de behoeften en zorgen van het gehele personeelsbestand.
5. Houd het flexibel
- Hoewel beleid duidelijke richtlijnen moet bieden, moet het ook enige flexibiliteit toestaan om rekening te houden met uitzonderlijke omstandigheden. Te veel starheid kan onnodige beperkingen veroorzaken en effectieve besluitvorming belemmeren.
6. Richt je op de werknemerservaring
- Houd rekening met de invloed van het beleid op de werknemerservaring. Beleid moet eerlijk zijn, een positieve werkomgeving bevorderen en het welzijn van werknemers ondersteunen.
7. Geef voorbeelden
- Neem waar van toepassing voorbeelden op om de toepassing van het beleid te verduidelijken. Dit kan misverstanden helpen voorkomen en illustreren hoe het beleid in praktijksituaties moet worden geïnterpreteerd.
8. Beschrijf verantwoordelijkheden en gevolgen
- Definieer duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is binnen elk beleid en wat de gevolgen zijn van niet-naleving. Dit verantwoordingskader helpt ervoor te zorgen dat het beleid serieus wordt genomen en nageleefd.
9. Communiceer en geef training
- Communiceer het beleid na de ontwikkeling ervan effectief naar alle medewerkers. Overweeg trainingssessies of workshops om ervoor te zorgen dat iedereen het beleid begrijpt en weet hoe het van toepassing is op hun functie.
10. Evalueer en werk regelmatig bij
- Bekijk je HR-beleid regelmatig om ervoor te zorgen dat het relevant, effectief en wettelijk conform blijft. Werk het indien nodig bij, vooral wanneer er veranderingen zijn in wetgeving, de organisatiestructuur of strategische doelstellingen.
11. Zorg voor toegankelijkheid
- Zorg ervoor dat alle medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot het beleid, bijvoorbeeld via een intranet, medewerkershandboek of een andere toegankelijke vorm.
12. Bevorder transparantie en open communicatie
- Moedig feedback over het beleid aan en hanteer een open-doorbeleid voor vragen of zorgen met betrekking tot het HR-beleid. Dit bevordert een cultuur van transparantie en voortdurende verbetering.
