Wat is software voor assetbeheer? Een complete gids
De ouderwetse manier om bedrijfsmiddelen te beheren is inefficiënt, vooral als u veel bedrijfsmiddelen bezit. Handmatige invoer in spreadsheets en veelvuldige menselijke fouten zijn veelvoorkomende problemen die de schaalbaarheid en efficiëntie van traditionele methoden beperken. Daar komt software voor bedrijfsmiddelenbeheer om de hoek kijken—maar wat is software voor bedrijfsmiddelenbeheer precies?
In dit artikel leggen we uit wat software voor bedrijfsmiddelenbeheer is en waarom een modern bedrijf dit nodig heeft. We geven u ook een overzicht van de belangrijkste functies waarop u moet letten in een systeem voor bedrijfsmiddelenbeheer, zodat u de beste tool voor uw bedrijf kunt kiezen.
Wat is software voor bedrijfsmiddelenbeheer?
Oplossingen voor bedrijfsmiddelenbeheer centraliseren gegevens over bedrijfsmiddelen, zodat het eenvoudiger wordt om bedrijfsmiddelen binnen organisaties te volgen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Moderne bedrijven vertrouwen op software voor bedrijfsmiddelenbeheer om de administratieve kosten die samenhangen met het beheren van bedrijfsmiddelen te verlagen. Deze software stroomlijnt het beheer van bedrijfsmiddelen door een beter overzicht van uw bedrijfsmiddelen te bieden, zodat u de kosten voor reparaties en onderhoud kunt optimaliseren.
Wat doet software voor bedrijfsmiddelenbeheer?
Software voor bedrijfsmiddelenbeheer verzamelt gegevens over bedrijfsmiddelen van alle afdelingen, zodat u altijd over realtime-informatie beschikt voor effectieve besluitvorming.
Hier volgen enkele voorbeelden van wat oplossingen voor bedrijfsmiddelenbeheer voor u kunnen doen:
1. Vergemakkelijkt effectieve besluitvorming
Stel dat u tien computers met een vergelijkbare functieset hebt aangeschaft. Vijf van deze computers zijn afkomstig van een andere fabrikant dan de overige vijf.
U voert deze bedrijfsmiddelen in uw oplossing voor bedrijfsmiddelenbeheer in. Vijf computers die u bij fabrikant A hebt gekocht, gingen in de daaropvolgende 18 maanden kapot. In dezelfde periode ging slechts één van de computers die u bij fabrikant B hebt gekocht kapot.
Omdat u de details over deze bedrijfsmiddelen in uw systeem hebt bijgehouden, kunt u deze gegevens op uw dashboard bekijken en deze computers identificeren in een lijst met bedrijfsmiddelen die honderden andere bedrijfsmiddelen kan bevatten. U kunt besluiten om in de toekomst alleen nog bij fabrikant B te kopen en uw bedrijf zo veel geld te besparen.
2. Houdt de eigendomskosten van bedrijfsmiddelen in de gaten
De kosten voor het bezit van een bedrijfsmiddel nemen doorgaans toe naarmate bedrijfsmiddelen afschrijven. Een machine kan bijvoorbeeld vaker reparaties nodig hebben nadat u deze enkele jaren hebt gebruikt. In sommige gevallen is het verstandiger om het bedrijfsmiddel te vervangen dan hetzelfde bedrijfsmiddel steeds opnieuw te repareren.
U hebt echter een nauwkeurige reparatiegeschiedenis en onderhoudsgegevens nodig om te bepalen of u het bedrijfsmiddel moet vervangen. Om goed geïnformeerde beslissingen te nemen over het vervangen of onderhouden van bedrijfsmiddelen, kunt u overwegen tools zoals systemen voor belastingbeheer voor bedrijven te gebruiken om de totale eigendomskosten en mogelijke belastingvoordelen te analyseren.
Als de totale kosten voor het bezit van het bedrijfsmiddel (d.w.z. de kosten voor reparatie, onderhoud en gebruik) hoger zijn dan de economische voordelen die het bedrijfsmiddel het bedrijf biedt, is het tijd om het bedrijfsmiddel te vervangen.
3. Eenvoudige toegang tot gegevens over bedrijfsmiddelen
U hebt gegevens over bedrijfsmiddelen nodig om de prestaties van bedrijfsmiddelen te bewaken, beslissingen te nemen over repareren versus vervangen en onder andere inzicht te krijgen in de fiscale gevolgen van de afschrijving van een bedrijfsmiddel.
Wanneer u een systeem voor bedrijfsmiddelenbeheer gebruikt, kunt u sneller door gegevens over bedrijfsmiddelen zoeken. U kunt gegevens over bedrijfsmiddelen zoeken op basis van verschillende parameters, zoals de locatie, het type, de garantie of de reparatiegeschiedenis van het bedrijfsmiddel.
Toegang tot deze informatie kan u veel tijd besparen die u anders kwijt zou zijn aan het doorzoeken van spreadsheets.
4. Voldoet aan de vereisten van de IRS en FASB
De IRS verplicht bedrijven om gegevens bij te houden waarmee bepaalde informatie over de bedrijfsmiddelen van het bedrijf kan worden geverifieerd.
U hebt gegevens nodig met informatie zoals de aankoopprijs, afschrijvingsaftrekposten, het gebruik van bedrijfsmiddelen en meer. Voorbeelden van documenten die deze informatie kunnen aantonen zijn aankoopfacturen, geannuleerde cheques en eindafrekeningsdocumenten voor onroerend goed.
De nieuwe boekhoudkundige standaarden van de FASB voor leases worden tegen het einde van 2022 voor iedereen van kracht. U moet zorgvuldiger te werk gaan bij het registreren van geleasede bedrijfsmiddelen.
In plaats van gegevens en documenten over bedrijfsmiddelen handmatig te verwerken, vereenvoudigt een systeem voor bedrijfsmiddelenbeheer het opslaan van documenten en het indienen ervan bij relevante partijen wanneer dat nodig is.
Voordelen van software voor bedrijfsmiddelenbeheer
Dit zijn de voordelen die u kunt verwachten wanneer u een robuuste oplossing voor bedrijfsmiddelenbeheer implementeert:
1. Bespaart tijd en geld
Het belangrijkste voordeel van software voor activabeheer is het besparen van tijd en geld. Deze software centraliseert alle gegevens die je nodig hebt om activa te monitoren en naleving te waarborgen zonder handmatige gegevensinvoer en vormt een belangrijk onderdeel van elk holistisch digitaal kantoorbeheersysteem. Dit vermindert de administratieve last, waardoor tijd van het team vrijkomt en het bedrijf geld bespaart.
Activagegevens bieden inzichten die je helpen mogelijkheden te identificeren om kosten te minimaliseren. Je kunt bijvoorbeeld activa opmerken die nauwelijks worden gebruikt, maar veel onderhoud vereisen. Je zou kunnen besluiten deze activa te verkopen en de taken waarvoor je de machine gebruikte uit te besteden om geld te besparen.
2. Realtime toegang tot activaregistraties
Stel dat je fabrikant bent. Je weet dat een preventief onderhoudsprogramma essentieel is om machine-uitval en reparatiekosten voor fysieke activa tot een minimum te beperken.
Het kan echter een uitdaging zijn om de consistentie van het programma te waarborgen wanneer je veel activa hebt. Daar kan een activabeheersysteem bij helpen.
Zo kan een softwarebedrijf activa hebben zoals computers, servers en digitale activa zoals een softwarelicentie. Een activabeheersysteem kan de informatie bieden die je nodig hebt om deze activa te monitoren en veel geld te besparen.
Een gemiddeld bedrijf besteedt bijvoorbeeld 2x meer aan softwareactiva dan nodig is vanwege een gebrek aan inzicht in het softwarelandschap van het bedrijf.
3. Efficiënt beheer van de activalevenscyclus
Een activum heeft een beperkte levensduur. Slijtage kan ervoor zorgen dat je huidige activa inefficiënt of zelfs onbruikbaar worden.
Softwareoplossingen voor activabeheer kunnen historische gegevens bieden over de levenscyclus van een type activum. Toegang tot deze gegevens kan helpen om de levensduur van nieuwe activa in te schatten, zodat je kunt plannen voor belastingen, eigendomskosten en vervanging van activa.
Om activa zoals bureaus en apparatuur in vergaderruimten te volgen en monitoren, kan software voor het boeken van vergaderruimten helpen vastleggen wie wat, wanneer en hoe vaak heeft gebruikt.
4. Geoptimaliseerde onderhoudsprogramma's
Preventief onderhoud is essentieel om de levensduur van een activum te verlengen en reparatiekosten tot een minimum te beperken. Software voor activabeheer kan onderhoudsgegevens bieden, zodat je altijd alert bent op activa die mogelijk het einde van hun levensduur naderen.
Je kunt het onderhoudsprogramma optimaliseren door de onderhoudsroutine voor specifieke activa aan te passen op basis van de onderhoudsgegevens. Dit kan helpen om de levensduur van het activum te verlengen. Je kunt er ook voor kiezen de machine te gebruiken totdat deze defect raakt.
5. Helpt interne en externe controleurs
Controleurs moeten onder andere het bestaan, de waarde en de locatie van activa verifiëren. Activaregistraties spelen een cruciale rol bij het helpen van externe controleurs om de geldigheid te verifiëren van activa zoals deze in je financiële overzichten zijn opgenomen.
Bovendien kunnen interne controleurs activaregistraties gebruiken om te controleren of er geen activa zijn verduisterd en of er adequate interne controles bestaan om de activa van het bedrijf te beschermen.
Softwareoplossingen voor activabeheer kunnen ook een functie bevatten waarmee interne controleurs statusupdates voor activa ontvangen, zodat ze activa effectief kunnen monitoren.
Belangrijkste functies van software voor activabeheer
De beste softwareoplossingen voor activabeheer hebben de volgende functies:
- Gebruiksvriendelijke interface: Een complex systeem doet vaak afbreuk aan het doel waarvoor je het implementeert. Je bespaart misschien geld dankzij de verminderde administratieve werklast, maar je moet mogelijk extra investeren in training voor je team om het systeem te gebruiken als het complex is. Je wilt een systeem dat intuïtief is en een korte leercurve heeft.
- Ondersteuning voor meerdere platforms: Selecteer een systeem dat werkt op alle populaire besturingssystemen, vooral als je team veel op locatie werkt. Met een mobiele app kunnen medewerkers activagegevens direct bijwerken, zodat de gegevens altijd actueel zijn.
- Onderhoudsbeheer: Je activabeheertool moet een ingebouwde module voor onderhoudsbeheer hebben of integreren met een externe onderhoudstool, zoals een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS). Je moet activao onderhoud kunnen plannen, werkopdrachten kunnen uitgeven en de voortgang kunnen volgen met je activabeheersysteem. Met het beste softwareproduct voor enterprise assetmanagement kun je ook de prestaties van activa bewaken om een voorspellend onderhoudsprogramma te implementeren.
- Activa volgen: Bedrijven volgen activa met behulp van verschillende technologieën, zoals barcodes, Bluetooth-tracking en RFID. Je activabeheersysteem moet deze technologieën ondersteunen, evenals de apparaten die ervoor nodig zijn, zoals barcodescanners en RFID-scanners.
- Realtime rapportage over activa: Zodra je de gegevens hebt verzameld, moet je ze interpreteren. Een omvangrijke spreadsheet kan intimiderend lijken. Een activabeheersysteem vereenvoudigt de interpretatie echter door activagegevens visueel te rapporteren. De gegevens worden in realtime bijgewerkt, zodat je snel slimme beslissingen kunt nemen.
- Activa in- en uitchecken: Vaak hebben meerdere afdelingen een activum nodig. Je moet het activum kunnen volgen terwijl het tussen afdelingen wordt verplaatst. Daarvoor heeft je systeem de functie voor in- en uitchecken nodig.
Beheer activa op de moderne manier
Waarom zou je al die tijd besteden aan het handmatig invoeren van gegevens in een spreadsheet? Bespaar tijd en zorg voor een veel grotere nauwkeurigheid van je gegevens met een robuust softwareproduct voor activabeheer.
Naast het besparen van tijd en geld krijg je toegang tot verschillende functies die helpen bij het nemen van doordachte beslissingen en je activabeheerprocessen stroomlijnen.
Als je klaar bent om je opties te gaan beoordelen, raad ik je aan om hierna onze prijsgids voor software voor activabeheer te bekijken.
Meer informatie:
