Implementatie van HR-software: tips en trucs van experts

Nauw samenwerken met leveranciers van HR-software tijdens de implementatie is cruciaal om een soepele overgang en effectief gebruik van het systeem te garanderen.

Organisaties hebben tegenwoordig toegang tot een grote verscheidenheid aan HR-software. Een snelle blik op de markt voor HR-software leert je dat dit waarschijnlijk ook niet snel zal veranderen.

Maar voor dit artikel gaan we ervan uit dat we het hebben over de implementatie van een HRIS-, HRMS- of HCM-softwareoplossing. Het implementatieproces voor elk van deze oplossingen omvat grondig onderzoek en testfasen om een optie te selecteren die aansluit bij zakelijke en technische vereisten.

Hieronder bekijken we de verschillende factoren waarmee je rekening moet houden bij de implementatie van HR-software, zodat je alle voordelen van HCM-software benut.

• Wie: HR-professionals, IT-medewerkers, afdelingshoofden en een speciaal implementatieteam, waartoe iemand zoals een HRMS-analist met gespecialiseerde systeemkennis kan behoren.
• Wat: Een implementatieproces omvat het installeren van de software, het configureren van instellingen, het migreren van gegevens en het trainen van medewerkers in zelfbedieningsmodules.
• Wanneer: Doorgaans gepland in een minder drukke periode om verstoring tot een minimum te beperken.
• Waar: De implementatie vindt in de hele organisatie plaats, maar voornamelijk binnen de HR- en IT-afdelingen.
• Waarom: Om de belangrijkste HR-functies te verbeteren, naleving te waarborgen en de werknemerservaring te verbeteren door beter gegevensbeheer en geautomatiseerde processen.

Checklist voor HRIS-implementatie

Of je nu een nieuw HRIS implementeert, HR-administratiesoftware upgradet of experimenteert met een nieuw platform voor werknemersbetrokkenheid, je moet een duidelijk stapsgewijs proces volgen om de projectomvang en de behoeften op het gebied van gebruikerstraining vast te stellen waaraan moet worden voldaan. 

In dit geval is een checklist voor HRIS-implementatie cruciaal om ervoor te zorgen dat tijdens het implementatieproces alle noodzakelijke aspecten worden behandeld. Hieronder vind je een basisoverzicht van de belangrijkste punten waar je aan moet denken.

1. Beoordeel de behoeften: Beoordeel je huidige HR-processen en identificeer gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
2. Selecteer software: Kies HR-software die aansluit bij de behoeften van je organisatie. Heb je iets nodig voor twee doeleinden of iets dynamisch, zoals HR-software met ingebouwde salarisadministratie? Denk nu al na over deze overwegingen.
3. Budgetplanning: Reserveer budget voor software, niet alleen voor de aanschaf ervan, maar voor de totale kosten van HR-software, inclusief implementatie, training en doorlopende ondersteuning.
4. Verzamel gegevens: Verzamel en controleer alle benodigde personeelsgegevens voor migratie.
5. Stel een implementatieteam samen: Neem HR, IT en belangrijke belanghebbenden op.
6. Ontwikkel een projectplan: Breng de planning, mijlpalen en taken in kaart.
7. Ontwikkel een communicatieplan: Werk samen met je implementatieteam aan een transparante communicatiestrategie voor verandermanagement.
8. Bereid trainingsmateriaal voor: Maak handleidingen en plan trainingssessies.
9. Voer tests uit: Voer tests uit om ervoor te zorgen dat de software correct werkt.
10. Uitrol: Implementeer de software volgens een duidelijk vastgestelde en goed gecommuniceerde planning.
11. Doorlopende ondersteuning: Richt een ondersteuningssysteem in voor het oplossen van problemen en updates.

Hulp nodig bij het kiezen van de juiste HR-software? Praat met onze experts.

Een implementatiestrategie ontwerpen

Houd bij het opstellen van een HRIS-implementatiestrategie rekening met de volgende factoren om verstoring van de normale bedrijfsvoering tot een minimum te beperken.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Betrokkenheid van belanghebbenden

Betrek belangrijke belanghebbenden vanaf het begin om draagvlak te creëren en zorgen vroegtijdig aan te pakken.

"Je teams meekrijgen is de grootste uitdaging, vooral voor degenen die weerstand bieden tegen verandering", zegt Mike Kealey, algemeen directeur bij Vero HR. "Betrek tijdens de implementatie andere afdelingen binnen de organisatie en denk niet dat je alles alleen hoeft te doen. Begrijp hun behoeften vroegtijdig, betrek hen vanaf het begin om draagvlak te creëren en identificeer eventuele ‘snelle successen’, zoals een nuttig rapport voor je financiële team of een informatief dashboard op hoofdlijnen voor de CEO."

Hoe pak je dit aan: Identificeer en betrek belangrijke belanghebbenden al vroeg in het proces. Dit omvat HR-leiders, IT-specialisten, afdelingshoofden en eindgebruikers. Maak de bedrijfswaarde en doelstellingen van de overstap naar het nieuwe HR-platform duidelijk. Plan eerste bijeenkomsten om hun input te verzamelen en eventuele zorgen te bespreken. Houd belanghebbenden regelmatig op de hoogte van de voortgang en eventuele wijzigingen om hen betrokken en toegewijd te houden.

Duidelijke communicatie

Zorg gedurende het hele proces voor transparante communicatie, zodat iedereen geïnformeerd en op één lijn blijft. Het integreren van een communicatiestrategie voor verandermanagement is een cruciale stap voor de organisatie om transparantie te waarborgen vóór, tijdens en na de implementatie. 

Transparante communicatie is essentieel

“Belanghebbenden begeleiden bij het wennen aan nieuwe technologieën, processen en werkstromen is essentieel voor een soepele overgang. Organisaties moeten strategieën voor verandermanagement implementeren die weerstand minimaliseren en de acceptatie maximaliseren door gedurende alle fasen van het overgangsproces transparant met belanghebbenden te communiceren. Door een cultuur te bevorderen waarin verandering wordt omarmd, zorgen organisaties er vervolgens voor dat de organisatiedoelstellingen van het nieuwe systeem met minimale verstoring worden bereikt.” ~Kyle Berry, senior adviseur bij Sendero Consulting

 

Hoe pak je dit aan: Stel een communicatieplan op waarin staat welke informatie met wie en wanneer moet worden gedeeld. Gebruik verschillende communicatiekanalen, zoals e-mails, vergaderingen, workflowsoftware voor personeelsbeheer en projectmanagementtools, zodat iedereen op de hoogte blijft. Maak een centrale opslagplaats voor documenten en updates die voor alle teamleden toegankelijk is.

Implementatieaanpak

Implementeer de software op een manier die het beste aansluit bij je bedrijfsbehoeften. De implementatie kan gefaseerd worden uitgevoerd om aanpassingen mogelijk te maken en de impact op de dagelijkse bedrijfsvoering te beperken.

Volgens Berry kan dit "in fasen per module, gefaseerd per bedrijfseenheid of via een combinatie van beide. Je kunt ook tot de conclusie komen dat een ‘big bang’-aanpak, waarbij alle modules organisatiebreed worden geïmplementeerd, het beste past."

Hoe pak je dit aan: Beoordeel de risico's, tijdlijnen en kosten die samenhangen met verschillende implementatieaanpakken. Beoordeel bij een aanpak per module welke tijdelijke integraties moeten worden gebouwd om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Begrijp bij implementatie per bedrijfseenheid wat de gevolgen zijn van inconsistenties tussen platforms binnen de organisatie. Welke aanpak je ook kiest, zorg ervoor dat je duidelijke tijdlijnen en mijlpalen vastlegt om de voortgang te bewaken.

Training en ondersteuning

Software is alleen effectief als deze breed wordt gebruikt, en kan alleen goed worden gebruikt als je teams training krijgen over de impact ervan op hun werkzaamheden, wat ze er in hun functie mee moeten doen en waar ze ondersteuning kunnen krijgen als ze tegen een probleem aanlopen.

Volgens Kealey kun je je training het beste aanpassen, zodat deze maximaal relevant is voor jouw organisatie.

"Vertrouw niet uitsluitend op algemene ondersteuningshandleidingen," zei hij. "Trek in plaats daarvan specifieke tijd uit voor training en de lancering. Overweeg gebruikershandleidingen aan te passen, zodat elke pagina relevant is voor je medewerkers, en bied elke afdeling trainingssessies aan met regelmatig terugkerende ‘inloopmomenten’ na de lancering."

Hoe pak je dit aan: Bekijk gebruikershandleidingen, videotutorials en beknopte naslaggidsen om ervoor te zorgen dat de inhoud relevant is voor verschillende gebruikersgroepen. Plan praktische trainingssessies en bied doorlopende ondersteuning via een helpdesk of een speciaal ondersteuningsteam. Stimuleer een cultuur van voortdurend leren door opfriscursussen en updates over nieuwe functies aan te bieden.

Zorg voor adoptie

Een van de grootste struikelblokken bij de implementatie van HR-software is weerstand tegen verandering. Om dit te overwinnen, moet je het gebruik van de software stimuleren en de voordelen en het potentieel ervan om het werk van mensen eenvoudiger te maken, duidelijk uiteenzetten. 

Stimuleer ambassadeurs voor verandering

“Een van de beste manieren om adoptie te stimuleren, is het creëren van een netwerk van ‘ambassadeurs voor verandering’, invloedrijke personen binnen de organisatie. Betrek deze ambassadeurs gedurende het hele implementatieproces, zodat zij eerst zelf achter de veranderingen staan. Dit bevordert de communicatie en zorgt voor verdere draagkracht.” ~\u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/kyleberry91/\u0022\u003eKyle Berry\u003c/a\u003e, Principal bij Sendero Consulting

Hoe pak je dit aan: Benadruk om de adoptie van de software te maximaliseren hoe deze het werk van medewerkers eenvoudiger en efficiënter maakt en zorg voor draagvlak bij hun manager. Creëer een raamwerk voor het realiseren van voordelen waarin de voordelen van de veranderingen worden beschreven, wordt uitgelegd waarom dit voordelen zijn en wordt toegelicht hoe je de voordelen kunt bereiken en behouden. Verzamel regelmatig feedback om problemen of weerstand aan te pakken. 

Gegevenskwaliteit 

Of het nu gaat om een implementatie van wervingssoftware, salarisadministratie, prestatiebeheer of een ander type HR-software: de implementatie zal mislukken als de gegevenskwaliteit slecht is. Zoals het oude gezegde luidt: rommel erin, rommel eruit. Als het om best practices voor gegevens gaat, levert het volgen van een strikte reeks richtlijnen de beste resultaten op. 

Hoe pak je dit aan: Voer vóór de migratie een grondige opschoning en validatie van de gegevens uit. Implementeer beleidsregels voor gegevensbeheer om de integriteit van gegevens in de loop der tijd te behouden, of schakel een consultant voor gegevensbeheer in voor hulp bij deze stap.

Het implementatieteam

Een effectief implementatieteam bestaat niet alleen uit leden van de HR-afdeling. Je team moet bestaan uit:

• HR-leiders: Om inzicht te bieden in HR-processen en vereisten.
• IT-specialisten: Om technische aspecten en integratie te verzorgen.
• Projectmanager: Om toezicht te houden op het project en ervoor te zorgen dat het op schema blijft.
• Vertegenwoordigers van afdelingen: Om feedback te geven en ervoor te zorgen dat de software voldoet aan de behoeften van verschillende teams.

Als je een omvangrijk systeem implementeert, bijvoorbeeld een systeem met functies op ondernemingsniveau of wereldwijde mogelijkheden, wil je misschien ook een consultant voor HR-technologie aan je implementatieteam toevoegen, zodat je vanaf het begin alles goed regelt.

Het team voorbereiden

Om operationele efficiëntie te garanderen, wil je het projectteam goed voorbereiden. Dit kan enkele teambuildingactiviteiten omvatten, maar daarnaast zijn hier enkele zaken om in gedachten te houden. 

1. Definieer rollen en verantwoordelijkheden: Dit helpt overlap te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen zijn specifieke taken en bijdragen kent.
2. Bied training aan: Zorg ervoor dat alle teamleden de nieuwe HR-software en hun rol in het implementatieproces begrijpen. Organiseer trainingssessies over de functionaliteiten van de software en best practices.
3. Stel duidelijke verwachtingen: Communiceer de projectdoelen, tijdlijnen en verwachte resultaten aan het team. Houd hen regelmatig op de hoogte van de voortgang en eventuele wijzigingen, zodat iedereen op één lijn blijft.
4. Stimuleer samenwerking: Gebruik projectmanagementtools om de coördinatie te vergemakkelijken en de voortgang bij te houden.

Het projectplan

Een uitgebreid projectplan is essentieel voor een succesvolle implementatie van HR-software, vooral tijdens het implementatieproces van een HRIS. Het belang van het plannen en uitvoeren van de uitrolfase kan niet genoeg worden benadrukt. Het plan moet het volgende bevatten:

• Tijdlijn: Stel een realistische tijdlijn op met belangrijke mijlpalen en deadlines.
• Taken: Verdeel het implementatieproces in beheersbare taken.
• Middelen: Breng de benodigde middelen in kaart, waaronder personeel, budget en hulpmiddelen.
• Risicobeheer: Plan voor potentiële risico's en ontwikkel strategieën om deze te beperken.

Datamigratie

Datamigratie is een essentiële stap in een implementatieproject voor HR-software en is niet vaak de eenvoudigste. Matt Erhard, beherend partner bij het Canadese wervingsbureau Summit Search Group, heeft dit onlangs zelf ervaren.

Hoewel Erhard en zijn team een complex proces verwachtten, hadden ze niet voorzien hoeveel tijd en moeite het zou kosten om al hun gegevens naar de nieuwe interface over te zetten. De situatie werd gecompliceerd doordat Summit Search Group meerdere kantoren in heel Canada heeft, die vóór de implementatie van het nieuwe systeem elk hun eigen interne systemen gebruikten. Voor de implementatie van salarissoftware is een zorgvuldige planning nodig om dit soort complicaties te beperken.

Bekijk gegevens vroeg en regelmatig

“Begin eerder dan je denkt met het verzamelen en voorbereiden van al je gegevens, ruim voordat je de nieuwe software gaat implementeren. Neem niet alleen de tijd om de gegevens te verzamelen, maar ook om ze vóór de implementatie te controleren. Dit is een uitstekende gelegenheid om dubbele informatie of gegevens die je niet meer nodig hebt te verwijderen en om nauwkeurig en volledig vast te stellen wat je precies overdraagt.” – Matt Erhard

Testen

Grondig testen is essentieel vóór de volledige uitrol. Voer meerdere testrondes uit om te controleren of de software correct werkt en goed integreert met bestaande systemen, zoals salarisadministratie of tijdregistratiesoftware.

Parallel testen van de salarisadministratie is essentieel

Als salarisadministratie binnen de scope van je implementatie valt, zorg er dan voor dat je tijd reserveert voor parallelle tests van de salarisadministratie en het oplossen van afwijkingen.” ~Kyle Berry, hoofdconsultant bij Sendero Consulting

Je wilt de functionaliteit ook testen voor verschillende werknemerspopulaties en nagaan hoe je verschillende soorten gebruiksscenario's beheert, aldus Soumya Mahapatra, CEO van de start-up Essenvia, die informatiebeheer voor regelgeving in de medtechsector aanbiedt.

Uitzonderingsgevallen

“De uitdaging bij HR-software zit uiteindelijk in je uitzonderingsgevallen. Zodra je huidige fulltimewerknemers in het systeem zijn geladen, moet je proberen je nieuwe medewerkers, recente gepensioneerden, opdrachtnemers, mensen die van de ene naar de andere functie zijn overgegaan enzovoort toe te voegen. We hebben zelfs een testlijst met werknemers opgesteld met allerlei unieke eigenschappen, om elk onderdeel van de HR-software die we implementeren om precies deze reden te testen. Zo voorkomen we dat we in allerijl oplossingen moeten zoeken wanneer onze daadwerkelijke werknemers met unieke problemen bij ons komen.” – Soumya Mahapatra.

Uitrol

Rol de software uit volgens de aanpak en planning die bij je bedrijf en situatie passen. Zorg dat er een triageteam klaarstaat om problemen die zich voordoen aan te pakken. Bepaal een plan voor risicobeperking voor het geval de eerste salarisverwerking mislukt.

Onderhoud

Na de implementatie is regelmatig onderhoud noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de software effectief blijft. Plan regelmatig updates, voer periodieke controles uit en bied doorlopende training aan om op de hoogte te blijven van nieuwe functies en beste praktijken.

Tips om het implementatieproces te optimaliseren

1. Vroege betrokkenheid: Betrek belangrijke belanghebbenden vroeg in het proces om draagvlak te creëren en zorgen aan te pakken.
2. Duidelijke documentatie: Houd gedetailleerde documentatie bij waarin de ondervonden uitdagingen, genomen beslissingen en uitgevoerde acties worden beschreven.
3. Regelmatige updates: Houd het team op de hoogte van de voortgang en eventuele wijzigingen in het plan.
4. Feedback van gebruikers: Verzamel feedback van gebruikers en handel daarnaar om het nieuwe systeem voortdurend te verbeteren.
5. Flexibele planning: Wees bereid het plan indien nodig aan te passen op basis van tests en feedback.
6. Continu leren: Stimuleer continu leren en aanpassing aan nieuwe softwarefuncties en updates.

Het implementeren van software voor personeelsbeheer hoeft niet overweldigend te zijn. Door deze strategieën en tips te volgen, kunt u zorgen voor een soepele en succesvolle implementatie die uw HR-activiteiten verbetert en de doelstellingen van uw organisatie ondersteunt. 

Het kiezen van de juiste HR-software is cruciaal, omdat deze het personeelsbeheer kan vereenvoudigen en de efficiëntie kan verbeteren. Om ervoor te zorgen dat u de beste software voor uw behoeften kiest, raad ik u aan uw kennis van de belangrijkste verschillen tussen HRIS-, HRMS- en HCM-systemen op te frissen voordat u uw definitieve keuze maakt.