De kloof in financiële geletterdheid bij HR overbruggen
Financieel vaardig worden is cruciaal voor HR-professionals die een grotere impact willen hebben en betere samenwerkingen met de financiële functie en de organisatie als geheel willen bevorderen.
Gebruik dit artikel als uitgangspunt om de terminologie, kengetallen en besluitvormingscriteria te leren die nodig zijn om financiering voor je volgende project te krijgen.
Het belang van betere financiële geletterdheid voor HR
Voor veel HR-professionals is het frustrerend om te zien hoeveel nadruk en inspanning leiders besteden aan de financiële functie.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Dit geldt vooral wanneer er urgente kwesties rond talentmanagement zijn die moeten worden aangepakt.
De vraag is dan ook: hoe kan HR de organisatie ervan overtuigen uitdagingen binnen het personeelsbestand aan te pakken?
Zelfs een basisniveau van financiële geletterdheid helpt HR-professionals om:
- De aandacht te trekken van invloedrijke besluitvormers die kunnen helpen HR-projecten te financieren.
- De impact te vergroten die HR kan hebben op de algemene organisatiedoelstellingen en -strategie.
- Financiële deskundigheid te tonen aan leiders die je carrière kunnen ondersteunen of bevorderen.
Een realitycheck
In onze huidige economie zijn organisaties specifiek ingericht om geld te verdienen, en de organisaties die succesvol blijven, richten zich erop meer te verdienen dan ze uitgeven.
Bestuurders zijn gebonden aan en worden gestimuleerd door de fiduciaire verantwoordelijkheid om inkomsten te genereren en kosten te beperken (voor zover dat verenigbaar is met hun missie, waarden en cultuur).
Daarom wordt er zoveel moeite gestoken in het beheren van de financiën van de organisatie. De banen van bestuurders staan op het spel en investeerders willen weten hoe hun investering ervoor staat.
Maar de eeuwenoude vraag blijft: zijn mensen niet het belangrijkste onderdeel van elke organisatie?
Ja en nee.
Ja, omdat mensen het werk doen. Nee, omdat organisaties worden beoordeeld en gewaardeerd op basis van hoe goed ze hun geld beheren.
Als HR een groter deel van de beschikbare middelen wil veiligstellen, moet het zich afstemmen op de manier waarop bestuurders de organisatie beheren en de impact uitdrukken in termen van financiële hefboomwerking.
Dit betekent dat HR-professionals moeten begrijpen, interpreteren en bestuurders moeten beïnvloeden met betrekking tot de financiële impact van HR-initiatieven op de organisatie.
Om dat te kunnen doen, hebben velen van ons nog wat hulp nodig bij de terminologie, kengetallen en besluitvormingscriteria die worden gebruikt om middelen toe te wijzen.
Het is niet nodig om een volledige cursus boekhouden of financiële analyse te volgen, maar ontwikkel wel voldoende deskundigheid om te communiceren in de zwart-rode taal van financiën.
Belangrijke financiële terminologie
Over het algemeen is het beheren van een organisatie relatief eenvoudig als je de belangrijkste onderdelen bekijkt.
Er zijn inkomsten uit de verkoop van een product of dienst en kosten of uitgaven die samenhangen met de bedrijfsvoering. Het verschil tussen beide is de winst.
Een organisatie meet haar winst op twee manieren: het totale bedrag aan gegenereerde euro's of de verhouding van dat bedrag tot de omzet, oftewel de marge. Van de twee is vergelijken met behulp van een marge het eenvoudigst.
Om het margeconcept volledig te doorgronden, raad ik aan je er voldoende in te verdiepen om de verschillen tussen de drie typen te begrijpen: brutowinst, nettowinst en bedrijfswinst.
Elk type geeft inzicht in hoe efficiënt een organisatie opereert. Daarnaast zijn er verschillende bandbreedtes die specifiek zijn voor de bedrijfstak of sector van je organisatie en die aangeven of de marge goed of slecht is.
Elke organisatie wil haar winst verhogen, bijvoorbeeld door:
- De omzet op peil te houden en de kosten te verlagen,
- De omzet te laten groeien en de kosten evenredig aan die groei te houden, of
- De omzet te laten groeien en de kosten te verlagen—dit is natuurlijk ideaal!
In beide gevallen wordt de resterende winst vervolgens toegewezen: een deel gaat naar de eigenaren/aandeelhouders en de rest wordt doorgaans opnieuw in het bedrijf geïnvesteerd. Voor de consistentie in dit artikel gaan we ervan uit dat een deel van de winst gerealiseerd is.
De totale financieringspool, of het beschikbare geld, bestaat uit de herinvestering van de winst plus het bedrag dat overblijft van het jaarbudget van het voorgaande jaar, dat elk boekjaar opnieuw wordt aangepast. Leidinggevenden bepalen vervolgens naar eigen inzicht waaraan die middelen worden toegewezen.
Opmerking: Als het goed genoeg gaat met het bedrijf, is er meestal beschikbaar geld — een reservepotje, zogezegd — voor speciale projecten die verder gaan dan wat doorgaans wordt begroot. Hoewel het lastig is om deze middelen veilig te stellen, zullen leidinggevenden ze gebruiken als de onderbouwing van het project een van hun belangrijkste doelstellingen ondersteunt.
Middelen voor een doel
Voor elke toegewezen dollar verwachten leidinggevenden een rendement op investering (ROI), of impact in de vorm van procesverbeteringen, hogere inkomsten/omzet, lagere kosten, innovatie enzovoort.
Als je dit weet, kun je je voorstellen hoe belangrijk het is dat elk project, initiatief of elke nieuwe technologie winst voor het bedrijf oplevert.
Daarom is deze volgende stap essentieel.
Veel HR-projecten worden gepresenteerd als een kostenpost, niet als een investering. Daar ligt het probleem.
Vanwege hun prikkels en verantwoordelijkheden willen leidinggevenden zien wat de impact of het rendement zal zijn, oftewel hogere inkomsten of lagere kosten. Er zijn ook andere immateriële voordelen of rendementen, maar hier richt ik me op de belangrijkste economische drijfveren.
Om een project te herpositioneren van kostenpost naar investering is wat meer werk nodig.
Maar zoals met alles vergt het wat oefening en vaak de hulp van een bereidwillige collega (daarover hieronder meer). Dat werk bestaat uit financiële maatstaven die als beslissingscriteria dienen. In het volgende gedeelte noem ik enkele veelvoorkomende maatstaven.
3 veelgebruikte financiële beslissingscriteria voor HR-projecten
Maak hier een afbeelding met de volgende tekst:
Rendement op investering (ROI): Meet de winstgevendheid van een project door de nettovoordelen te vergelijken met de initiële investering.
Break-evenanalyse: Bepaalt het punt waarop een project winst of besparingen begint te genereren.
Netto contante waarde (NPV): Beoordeelt de winstgevendheid van een project door de huidige waarde van verwachte kasstromen te berekenen, deze terug te rekenen naar hun huidige waarde en de initiële investering af te trekken.
1. Rendement op investering (ROI)
Meet de winstgevendheid van een project door de nettovoordelen te vergelijken met de initiële investering.
Voorbeeld: Een verkooptraining
Als het $10k kost om verkopers op te leiden, verwacht het bedrijf dat de omzet binnen een redelijke periode met minstens $10k zal stijgen.
Voordelen: ROI levert een duidelijk percentage op waarmee de winstgevendheid van verschillende projecten kan worden vergeleken.
Beperkingen: In de meest eenvoudige vorm houdt ROI geen rekening met de tijdswaarde van geld of de risico's die met het project gepaard gaan.
Beste werkwijzen: Als je ROI wordt berekend op meer dan 20% rendement, zijn je aannames te royaal of moet je overstappen op een break-evenanalyse.
2. Break-evenanalyse
Een break-evenanalyse bepaalt het punt waarop een project winst of besparingen begint te genereren. Dit is het punt waarop de totale inkomsten (of kostenbesparingen) gelijk zijn aan de totale kosten en het project noch winst maakt, noch verlies lijdt.
Voorbeeld: Een nieuw wervingssysteem implementeren
Verwacht wordt dat een nieuw wervingssysteem kandidaten sneller verwerkt, de administratietijd verkort en extra functionaliteit biedt om wervingsprocessen te versnellen.
De besparingen in efficiëntie of effectiviteit zouden op een bepaald moment de totale systeemkosten moeten overstijgen in vergelijking met het bestaande systeem.
Voordelen: Helpt bij het begrijpen van de minimale prestaties die nodig zijn om verliezen te voorkomen.
Beperkingen: Gaat ervan uit dat kosten en opbrengsten lineair zijn en geen rekening houden met de tijdswaarde van geld.
Beste werkwijzen: In de meeste gevallen zou je break-evenpunt binnen 18 maanden moeten liggen. Als dat niet het geval is, zullen de meeste financiële professionals deze analyse als ongeldig beschouwen. Break-evenpunten zouden korter moeten zijn—probeer NPV te gebruiken.
3. Netto contante waarde (NPV)
Hiermee wordt de winstgevendheid van een project beoordeeld door de contante waarde van verwachte kasstromen te berekenen, deze terug te brengen naar hun huidige waarde en de initiële investering ervan af te trekken.
Hoewel dit een gebruikelijke evaluatiemethode is, vereist deze geavanceerde kennis. Ik heb deze opgenomen als optie voor degenen die bereid zijn de inspanning te leveren.
Voordelen: Houdt rekening met de tijdswaarde van geld en levert een bedrag in dollars op dat de bijdrage van het project aan het vermogen laat zien.
Beperkingen: Vereist een nauwkeurige inschatting van toekomstige kasstromen en een passend discontopercentage.
Beste werkwijzen: Werk samen met een collega van de financiële afdeling om ervoor te zorgen dat je de juiste aannames, percentages enz. gebruikt die passen bij de gebruikelijke parameters van je organisatie.
Er zijn ook andere kengetallen, zoals het interne rendement, de terugverdientijd en de winstgevendheidsindex, die eveneens nuttig zijn.
Het is echter het belangrijkst om aan je leidinggevenden te vragen hoe projecten zowel binnen HR als tussen verschillende functies worden geëvalueerd.
Concurreren om middelen, niet alleen om een budget
Dit sluit aan bij een van mijn eerste punten. Middelen (tijd, geld en mensen) worden toegewezen op basis van de manier waarop projecten invloed zullen hebben op de organisatie. Hoe groter de impact, hoe meer aandacht een project krijgt.
Elke beslissing van een leidinggevende brengt afwegingen en opportuniteitskosten met zich mee.
Bij het afwegen van deze opties moet zorgvuldig worden geëvalueerd hoe de middelen zullen worden ingezet om de geschatte impact te realiseren. Om projecten en kosten eenvoudig te kunnen vergelijken, dienen de bovenstaande kengetallen als gestandaardiseerde criteria ter ondersteuning van de besluitvorming.
Een vergelijkbare reeks kengetallen helpt om projecten tussen functies duidelijk te beoordelen en toekomstige budgetterings- en prognoseactiviteiten in te schatten.
Omdat HR doorgaans een van de kleinste budgetten heeft, moeten we onze manier van denken veranderen. Te vaak brengen we projecten niet eens ter sprake omdat ons wordt verteld dat ze niet binnen het budget passen. Maar wat als we die terughoudendheid opzijzetten en in plaats daarvan om meer geld vragen of financiering uit andere kapitaalbronnen zoeken?
Voor een project met een groot potentieel is het de moeite waard om een voorgestelde herallocatie te bepleiten en, als je kunt aantonen dat de kengetallen van jouw project zwaarder wegen dan die van een ander project, iemand met de juiste beslissingsbevoegdheid de definitieve beslissing te laten nemen.
Soms is het echter lastig om te weten waar je tegenop moet boksen.
Afhankelijk van je mate van inzicht kan het een uitdaging zijn om te weten welke andere projecten worden overwogen en zelfs wanneer deze gepland zijn.
Daarom is het belangrijk om relaties met andere functies op te bouwen, vooral met Financiën.
Samenwerking verkrijgen: je netwerk is je nettowaarde
Inzicht in de prioritaire projecten van de organisatie, beschikbare financiering en besluitvormingscriteria geeft je een voordeel bij het optimaal positioneren van je projecten.
Vaak beschikken de financiële of operationele functies over deze kennis.
Begin met het opbouwen van een netwerk over verschillende functies heen met mensen die je vertrouwt en die zich op een vergelijkbaar niveau bevinden. Baseer de relatie op oprechte interesse in hun werk en op het eenvoudigweg leren begrijpen van de manier waarop hun rol daaraan bijdraagt.
Eerlijk gezegd is dit een goede algemene gewoonte voor elke HR-professional: ken de vaardigheden van je personeelsbestand.
Probeer daarnaast te begrijpen wat hen motiveert op het gebied van carrièredoelen of groei. Richt je erop een perspectief vanuit de HR-bril te bieden waar zij misschien nog niet aan hebben gedacht, of deel hoe zij toegang kunnen krijgen tot HR-middelen die hun loopbaan kunnen bevorderen.
Werk in ruil daarvoor met hen samen om de impact van jouw project te koppelen aan enkele van de hierboven genoemde besluitvormingscriteria en kengetallen. Ik zou hen vragen hoe zij de resultaten zouden koppelen aan omzetgroei of kostenbesparingen op het bedrijfsresultaat. Hun goedkeuring kan nuttig zijn.
Wees echter voorzichtig met wie je contact legt en hoe je dat doet, en deel onder geen enkele omstandigheid vertrouwelijke informatie.
Hoe beter je begrijpt waar de organisatie haar middelen in investeert, hoe beter je je projecten kunt positioneren om te concurreren. Soms is er een heel dorp nodig om de andere dorpsbewoners te leren kennen.
Financiële geletterdheid, netwerken en verhalen vertellen
HR-professionals staan voor een enorme opgave. Er wordt van ons gevraagd de behoeften van het personeelsbestand in balans te brengen, op te komen voor talent en de doelstellingen van de organisatie te dienen.
Om de waarde die HR levert verder te vergroten, moeten we voldoende financiële kennis behouden om vakkundig te kunnen concurreren om de middelen die we nodig hebben.
Dit vereist dat we ons aanpassen aan de financieel gedreven beslissingen die leidinggevenden elke dag moeten nemen. Om ons in dit landschap te kunnen bewegen, is het essentieel dat we de financiële deskundigheid integreren die nodig is om onze unieke waardeproposities onder woorden te brengen.
Door de financiële impact van HR-initiatieven effectief te communiceren, kan de kans aanzienlijk worden vergroot dat de benodigde middelen en steun van leidinggevenden worden verkregen.
Door belangrijke financiële maatstaven te beheersen, een breed netwerk op te bouwen en overtuigende verhalen te vertellen, kan HR projecten transformeren van vermeende uitgaven in waardevolle investeringen.
Nuttige bronnen
Hieronder staan enkele boeken die ik gedurende mijn loopbaan nuttig heb gevonden:
- Orloff, J. & Mullis, D. (2008). Het boekhoudspel: Basisboekhouden, rechtstreeks van de limonadekraam. Naperville, IL: Sourcebooks. IBN- 13: 978-1402211867 (e-book is minder effectief.).
- Het grote geheel zien: Zakelijk inzicht om je geloofwaardigheid, loopbaan en bedrijf op te bouwen. (Mullis)
- Berman, K. en Knight, J. (2013). Financiële intelligentie, herziene editie: Een handleiding voor managers om te begrijpen wat de cijfers echt betekenen. Boston: Harvard Business Press.
