Implementatie van salarissoftware: de ultieme gids

Dit proces omvat verschillende belangrijke stappen om ervoor te zorgen dat de software aan de behoeften van het bedrijf voldoet en voldoet aan de relevante regelgeving:

• Planning
• Personeelsgegevens verzamelen en ordenen
• Systeemconfiguratie 
• Testen
• Lancering
• Monitoren en aanpassen.

Implementatie van payrollsoftware: proces in 10 stappen

Zo deel ik de 10 fasen van de implementatie van payrollsoftware precies op en doorloop ik ze:

1. Projectplanning en afstemming met belanghebbenden

Begin met het toewijzen van verantwoordelijken binnen payroll, HR, IT en financiën en werk vervolgens terug vanaf je geplande livegangdatum. Breng de belangrijkste mijlpalen, goedkeuringen en afhankelijkheden in kaart, zodat beslissingen later geen vertraging oplopen.

Leg vast hoe payroll momenteel werkt, met name de tijdregistratie, integraties, training en eventuele nieuwe functies van payrollsoftware waarvoor IT-ondersteuning nodig is. Let vooral op:

• Tijdregistratie- en aanwezigheids­systemen die verbonden moeten blijven
• Rollen of verantwoordelijkheden die zullen veranderen
• Wie training nodig heeft en wie deze zal verzorgen
• IT-vereisten voor nieuwe functies van payrollsoftware, zoals selfservice voor medewerkers
• Bestaande workflows of integraties die tijdens de overgang operationeel moeten blijven

Controleer voordat je begint of je payrollsoftware hebt gekozen en het juiste type payrollsoftware hebt geselecteerd. Voor teams in meerdere landen is het ook de moeite waard om alternatieven voor het intern opbouwen van wereldwijde payroll te vergelijken.

Neem de tijd om een grondig plan te maken

“Voer bij de implementatie van een nieuw systeem niet zomaar een één-op-éénmigratie uit. Neem de tijd om te beoordelen wat goed werkt, processen op te schonen en werkstromen te verbeteren voordat je naar het nieuwe platform migreert.” ~Kristine Williams, consultant voor HCM-implementaties

Houd deze punten goed in gedachten:

• Leg rollen duidelijk vast: Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden van elke belanghebbende op papier staan en zijn afgestemd.

• Stel deadlines voor beslissingen: Bepaal vaste datums voor belangrijke goedkeuringen en escalaties.

• Breng afhankelijkheden in kaart: Benadruk eventuele verbanden tussen resultaten, zodat teams geen cruciale verbindingen over het hoofd zien.

• Vergaderingssamenvattingen delen: Verspreid na elke planningssessie korte notities en actiepunten.
• Eindgebruikers vroeg betrekken: Nodig een vertegenwoordiger van de salarisadministratie of HR-activiteiten uit om de dagelijkse details kritisch te beoordelen.

2. Werknemersgegevens verzamelen en opschonen

Nauwkeurige werknemersgegevens zijn essentieel voor een succesvolle salariscyclus, waardoor dit een cruciale stap in het implementatieproces is.

• Informatie verzamelen: Gebruik een gecentraliseerde tool of spreadsheet om alle werknemersgegevens te verzamelen. Zorg ervoor dat deze persoonlijke gegevens, salarisinformatie, belastinggegevens en secundaire arbeidsvoorwaarden bevat. Zo beschikt u over één betrouwbare informatiebron.
• Duplicaten verwijderen: Tools of scripts voor gegevensdeduplicatie helpen u dubbele vermeldingen te identificeren en te verwijderen. Deze stap voorkomt fouten in de salarisadministratie en waarborgt de gegevensintegriteit.
• Nauwkeurigheid controleren: Organiseer controlesessies met teamleiders of afdelingshoofden om fouten tot een minimum te beperken.
• Gegevens opmaken: Bereid uw gegevens voor met behulp van de sjablonen die door de softwareleverancier zijn verstrekt, zodat het importproces soepel verloopt.

Gebruik deze tabel om gegevensproblemen op te sporen die de implementatie van salarissoftware vaak bemoeilijken, nog voordat de migratie begint:

Gegevenstype	Veelvoorkomende valkuil	Snelle oplossing
Werknemersstatus	Beëindigde dienstverbanden nog steeds actief	Controleer de gegevens en deactiveer afgesloten dossiers
Gegevens over beloning	Verouderde informatie over uurloon of salaris	Valideer deze aan de hand van de HR-hoofdadministratie
Belasting- en secundairearbeidsvoorwaardencodes	Onjuiste of ontbrekende codes	Koppel alle codes aan de huidige regelgeving
Bankgegevens	Oude of dubbele rekeninginformatie	Bevestig deze rechtstreeks bij werknemers
Historische salarisgegevens	Onvolledige of niet-overeenkomende perioden	Stem deze af met controles van voorgaande jaren

3. Systeem instellen

Het implementeren van een softwareoplossing wordt ingewikkelder naarmate uw organisatie groter is. Dit zijn de basisstappen die u volgt:

• Software installeren: Volg de installatiehandleiding van de leverancier of vraag hulp aan een medewerker van de klantenservice. Zorg ervoor dat alle installatiestappen zijn voltooid om instellingsproblemen te voorkomen.
• Instellingen configureren: Voer bedrijfsgegevens, loonperiodes, belastingregels en secundaire arbeidsvoorwaarden zorgvuldig in. Controleer elke instelling om naleving van organisatorische en wettelijke vereisten te waarborgen.
• Systemen koppelen: Gebruik de ingebouwde functies voor integratie van de salarisadministratie om de software te koppelen aan uw HR-, boekhoud- en tijdregistratiesystemen. Hierdoor ontstaat een naadloze gegevensstroom, waardoor handmatige invoer en mogelijke fouten worden beperkt.

Veelvoorkomende configuratiefouten

• Onvolledige loongroepen: Controleer nogmaals of de betalingsfrequenties en -groepen overeenkomen met uw beleid en niet alleen met oude instellingen.

• Onjuiste inkomenscodes: Zorg ervoor dat elk betalingstype, zoals overwerk, bonussen of ploegentoeslagen, aan een duidelijk gedefinieerde code is gekoppeld.

• Ontbrekende inhoudingen of secundaire arbeidsvoorwaarden: Controleer of alle terugkerende inhoudingen en bijdragen aan secundaire arbeidsvoorwaarden overeenkomen met de huidige regels en keuzes van werknemers.

• Hiaten in belastingregels: Controleer of locatiegebonden belastingcodes en vrijstellingen overeenkomen met de adressen en contracttypen van werknemers.

• Niet-verwerkte uitzonderingen: Test uitzonderlijke situaties, zoals werknemers met meerdere functies, variabele beloning of niet-standaardroosters, voordat u verdergaat.

4. Het systeem testen

Voordat u volledig overstapt op uw nieuwe salarisadministratiesysteem, moet u de functionaliteit ervan na de installatie testen. Dit is doorgaans een proces in vier stappen.

• Testloonadministraties uitvoeren: Voer verschillende testloonadministraties uit met uiteenlopende werknemersgegevens om te controleren of berekeningen en processen correct zijn. Zo kunnen eventuele problemen worden opgespoord en opgelost voordat het systeem live gaat.
• Rapporten controleren: Genereer en controleer compensatierapporten om te verifiëren of ze nauwkeurige en volledige informatie bevatten. Zorg ervoor dat deze rapporten voldoen aan de vereisten van je organisatie.
• Problemen oplossen: Pak problemen of afwijkingen die tijdens het testen zijn gevonden aan en herhaal de vorige stappen om te controleren of de problemen zijn opgelost.
• Instellingen verfijnen: Pas configuraties aan op basis van de testresultaten om de systeemprestaties en nauwkeurigheid te optimaliseren. Deze stap helpt om het systeem af te stemmen op je specifieke behoeften.

Schakel productspecialisten in om uitzonderingssituaties aan te pakken

“De invoering van een hulpmiddel kan moeizaam verlopen, omdat leveranciers datamigratie opzettelijk moeilijk maken. Samenwerken met productspecialisten—en niet alleen met verkoopmedewerkers—helpt om uitzonderlijke gebruikssituaties tijdens de implementatie aan te pakken.” ~Sarah Chang, SHRM, CEO @ Clearwater HR Consulting

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

5. Training en documentatie voor medewerkers

Oké, je bent ingesteld en klaar om te beginnen, nog één laatste ding. Om je loonsoftware effectief te kunnen gebruiken, moeten je medewerkers weten hoe die werkt.

Train je loonteam voordat het systeem live gaat, niet tijdens de ingebruikname. Je loonadministrateur en alle medewerkers die de loonadministratie uitvoeren of goedkeuren, moeten praktische stapsgewijze trainingen volgen in een testomgeving (niet alleen een demo). Er is een wezenlijk verschil tussen iemand een loonrun zien verwerken en het zelf doen.

• Houd documentatie eenvoudig en gericht op de rol: Een beknopte naslaggids van één pagina voor het uitvoeren van de loonadministratie is nuttiger dan een systeemhandleiding van 40 pagina's die niemand leest.
• Baseer die handleiding op je daadwerkelijke configuratie: je loon­groepen, je inkomenscodes en je integratieschema. Als je team halverwege het jaar een nieuwe loonadministrateur moet inwerken, wordt die documentatie cruciaal.
  
  Tip: Rond deze fase pas af wanneer iedereen die met de loonadministratie werkt zijn kerntaken zelfstandig kan uitvoeren en weet waar hij terechtkan als iets niet klopt.

• Handleidingen maken: Stel uitgebreide gebruikershandleidingen en beknopte naslaggidsen op en gebruik waar mogelijk de hulpmiddelen van de leverancier.
• Trainingssessies voorbereiden: Plan en roost­er trainingssessies voor loonsoftware die zijn afgestemd op verschillende gebruikersgroepen, zoals HR, financiën en algemene medewerkers, om aan hun specifieke behoeften en zorgen tegemoet te komen.
• Sessies inplannen: Organiseer trainingssessies voordat de software live gaat, zodat gebruikers vertrouwd raken met het nieuwe systeem.
• Ondersteuning bieden: Bied doorlopende ondersteuning via gebruikershandleidingen, veelgestelde vragen en een speciale helpdesk.

6. Interne acceptatie bevorderen

Naast de trainingsfase kan het nuttig zijn om bewezen strategieën te gebruiken om het gebruik van het nieuwe systeem proactief te bevorderen, omdat enige weerstand meestal te verwachten is. Hier zijn verschillende strategieën om een soepelere overgang naar het nieuwe loonadministratiesysteem te ondersteunen:

• Veranderingsambassadeurs: Identificeer en ondersteun vroege gebruikers of teamleiders zodat zij tijdens de overgang kunnen optreden als "veranderingsambassadeurs" die hun collega's kunnen helpen.
• Communicatieplannen: Communiceer duidelijk de voordelen van de loonsoftware, de implementatietijdlijnen en de beschikbare ondersteuningsmiddelen voor medewerkers.
• Mechanismen voor feedback: Stel kanalen in (zoals enquêtes of vraag-en-antwoordsessies) waar medewerkers feedback kunnen geven en vragen kunnen stellen, zodat hun stem wordt gehoord en hun zorgen worden aangepakt.
• Erkenning en stimulansen: Erken en beloon teams of individuen die actief met het nieuwe systeem aan de slag gaan, om zo een positieve acceptatiecultuur te bevorderen.

Creëer veranderambassadeurs

“Een van de beste manieren om acceptatie te bevorderen, is het creëren van een netwerk van ‘veranderambassadeurs’, oftewel invloedrijke personen binnen de organisatie. Betrek je veranderambassadeurs gedurende het hele implementatieproces, zodat ze eerst achter de veranderingen kunnen staan. Dit vergemakkelijkt de communicatie en zorgt voor verdere acceptatie.” ~Kyle Berry, hoofdconsultant bij Sendero Consulting

7. Livegang

Het is eindelijk tijd om je salarissoftware in gebruik te nemen en waarde te gaan halen uit de oplossing die je hebt gekozen. Daarvoor hoef je slechts enkele eenvoudige stappen te volgen.

• Controleer de configuratie: Voer een laatste controle uit van alle configuraties en instellingen om er zeker van te zijn dat alles correct is ingesteld. Hiermee voorkom je problemen op het laatste moment.
• Controleer de gegevens: Controleer vóór de eerste live salarisverwerking nogmaals of alle werknemersgegevens correct en actueel zijn.
• Verwerk de eerste salarisrun: Verwerk de eerste salarisrun met het nieuwe systeem en houd de resultaten nauwlettend in de gaten om er zeker van te zijn dat alles correct functioneert.
• Houd nauwlettend toezicht: Houd de eerste salarisruns goed in de gaten en pak problemen aan zodra ze zich voordoen. Een checklist voor salarisverwerking kan helpen ervoor te zorgen dat elke vereiste stap wordt uitgevoerd tijdens de overgang naar het nieuwe systeem.

8. Na de implementatie

Zodra je systeem live is, draait het er vooral om updates van de software in de gaten te houden, kleine problemen op te lossen voordat ze uitgroeien tot grote problemen en ervoor te zorgen dat je team er optimaal gebruik van maakt.

• Bied voortdurende ondersteuning: Richt een ondersteuningssysteem in om te helpen bij problemen die zich na de implementatie voordoen.
• Verzamel feedback: Verzamel regelmatig feedback van gebruikers om verbeterpunten te identificeren en aanhoudende zorgen aan te pakken. Dit helpt het systeem en de processen verder te verfijnen.
• Werk de software bij: Houd de salarissoftware up-to-date met de nieuwste versies en patches. Zo profiteer je van de nieuwste functies, verbeteringen en beveiligingsupdates.

Gebruik gegevens om ROI na implementatie aan te tonen

“Statistieken zoals gebruikspercentages, de tijd die wordt bespaard op repetitieve taken en een afname van het aantal fouten helpen de ROI aan te tonen. Verzamel feedback via enquêtes en observeer trends in de acceptatie in de loop der tijd.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

Beste salarissoftware om te overwegen

Dit is mijn selectie van de beste oplossingen voor salarissoftware:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel Payroll — Beste voor geautomatiseerde salarisadministratie in meerdere landen
2. 2. Justworks — Het beste voor het automatiseren van loonbelastingbetalingen
3. 3. Paylocity — Het beste voor groeiende middelgrote of grote bedrijven
4. 4. Gusto — Beste met geautomatiseerde belastingaangifte
5. 5. RemoFirst — Het beste voor meerdere landen en valuta
6. 6. Paycor — Ideaal voor het vooraf inplannen van salarisverwerkingscycli
7. 7. TriNet — Ideaal voor gecombineerde ondersteuning bij salarisadministratie en HR
8. 8. Homebase — Het beste voor mobiele teams met medewerkers die per uur worden betaald
9. 9. RUN Powered by ADP® — Beste voor kleine bedrijven
10. 10. OnPay — Ideaal voor het verwerken van fooien en commissies

Voordelen van de implementatie van salarissoftware

Een effectieve implementatie van HR-software met salarisverwerking is belangrijk en biedt bedrijven talrijke voordelen, waaronder:

1. Efficiëntie en tijdsbesparing:

• Geautomatiseerde processen: Salarissoftware automatiseert veel tijdrovende taken, zoals het berekenen van salarissen, inhoudingen, bonussen en loonheffingen, waardoor de tijd die aan handmatige verwerking wordt besteed aanzienlijk afneemt.
• Snelle berekeningen: De software kan complexe berekeningen snel uitvoeren, zodat de salarisverwerking nauwkeurig en op tijd wordt uitgevoerd.

2. Nauwkeurigheid:

• Verminderde fouten: Automatisering minimaliseert het risico op menselijke fouten die kunnen ontstaan bij handmatige berekeningen, zoals onjuiste belastinginhoudingen of gemiste aftrekposten.
• Consistente updates: Salarissoftware wordt regelmatig bijgewerkt om wijzigingen in belastingwetten en regelgeving weer te geven, waardoor naleving en nauwkeurigheid worden gewaarborgd.

3. Naleving:

• Naleving van regelgeving: Salarissoftware helpt bedrijven te voldoen aan federale, staats- en lokale belastingregels door automatisch de nieuwste belastingtarieven en regels toe te passen.
• Gegevens bijhouden: De software houdt nauwkeurige gegevens bij van alle salaristransacties, wat essentieel is voor audits en naleving van salarisregelgeving.

4. Kostenbesparingen:

• Lagere operationele kosten: Door salarisprocessen te stroomlijnen en de behoefte aan uitgebreide handmatige tussenkomst te verminderen, kunnen bedrijven besparen op arbeidskosten.
• Foutreductie: Het voorkomen van salarisfouten kan kostbare boetes en sancties voorkomen die verband houden met niet-naleving of een onjuiste salarisverwerking.

Opschonen van uw gegevens en processen

“Implementatie draait niet alleen om het migreren van gegevens; het is een kans om bestaande processen op te schonen en te verbeteren. Neem de tijd om knelpunten te identificeren en werkstromen te stroomlijnen.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

Beste werkwijzen voor de implementatie van salarissoftware

Bij de implementatie van nieuwe salarissoftware kunnen gedurende het proces veel belanghebbenden betrokken zijn. Door deze beste werkwijzen te volgen, kunt u zorgen voor een soepele overgang en succesvolle integratie.

1. Uitgebreide planning

Duidelijke doelstellingen definiëren

Begrijp wat u met de nieuwe software wilt bereiken (bijvoorbeeld efficiëntie, naleving en nauwkeurigheid).

Belangrijke belanghebbenden betrekken

Betrek HR, financiën, IT en andere relevante belanghebbenden al vroeg bij het planningsproces. Gebruik de ADKAR-aanpak om de verandering effectief te beheren. ADKAR staat voor bewustzijn, verlangen, kennis, vermogen en bekrachtiging.

2. Uitgebreide tests

Parallelle salarisverwerkingen uitvoeren

Voer parallelle salarisverwerkingen uit met uw oude en nieuwe systemen om nauwkeurigheid en consistentie te waarborgen.

Parallelle salarisverwerking testen is cruciaal

“Als salarisverwerking binnen de reikwijdte van uw implementatie valt, zorg er dan voor dat u tijd inplant voor het testen van parallelle salarisverwerking en het oplossen van afwijkingen.” ~Kyle Berry, hoofdconsultant bij Sendero Consulting

Verschillende scenario's testen

Test verschillende scenario's, waaronder verschillende loontarieven, inhoudingen en belastingsituaties.

3. Duidelijke communicatie

Informeer alle werknemers over het nieuwe systeem, de redenen voor de verandering en de voordelen die het zal opleveren.

Houd iedereen op de hoogte van de voortgang van de implementatie en belangrijke mijlpalen.

Communiceer duidelijk en regelmatig

“Effectieve documentatie en duidelijke communicatie zijn van cruciaal belang. Houd alle belanghebbenden op de hoogte en zorg dat iedereen afgestemd blijft op de doelstellingen van het project om vertragingen en misverstanden tijdens de implementatie te voorkomen.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

4. Robuust ondersteuningssysteem

Stel een toegewijd ondersteuningsteam samen om vragen en problemen tijdens en na de implementatie af te handelen.

5. Monitoren en evalueren

Voer na de eerste paar salarisverwerkingscycli een grondige evaluatie uit om eventuele problemen te identificeren en op te lossen.

Bekijk en werk het systeem en de processen regelmatig bij om blijvende efficiëntie en naleving te waarborgen.

6. Documenteer alles

Houd gedetailleerde gegevens bij van alle configuraties, processen en wijzigingen die tijdens de implementatie zijn aangebracht.

7. Betrokkenheid van medewerkers

Verzamel feedback van medewerkers over hun ervaring met het nieuwe systeem en voer de nodige aanpassingen door.

Pak zorgen of problemen die medewerkers naar voren brengen snel en effectief aan.

Er zijn talloze horrorverhalen over implementaties te vinden. Een berucht voorbeeld is de rampzalige implementatie in 2018 van het Phoenix-salarissysteem van de Canadese federale overheid, die het land inmiddels meer dan $5.1 miljard dollar heeft gekost - au! Maar door deze best practices te volgen, voorkom je deze valkuilen gegarandeerd.

Klaar om een salarissysteem te bouwen dat echt goed samenwerkt?

Zodra je implementatie solide is, bestaat de volgende uitdaging erin ervoor te zorgen dat je salarissysteem naadloos verbinding maakt met de rest van je HR-technologieplatform—lees meer over wereldwijde salarisintegraties om te begrijpen hoe je salarisgegevens kunt synchroniseren met je HRIS, tijdregistratie en arbeidsvoorwaarden zonder nieuwe problemen met gegevens te creëren.