Blijfgesprekken: complete gids met voorbeeldvragen
Stay-interviews zijn een nuttig middel om waardevolle feedback te verzamelen en zo de betrokkenheid en het behoud van medewerkers te vergroten.
Maar liefst 75% van het personeelsverloop heeft vermijdbare oorzaken en vaker wel dan niet kunnen organisaties eenvoudig veranderingen doorvoeren die de werknemerservaring verbeteren en voorkomen dat medewerkers een ontslagbrief indienen.
Dit is waar het stay-interview als belangrijk middel voor de werknemerservaring van pas komt.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Dankzij stay-interviews heeft mijn organisatie de kern van enkele afdelingsproblemen kunnen achterhalen en verschillende zorgen van medewerkers tijdig kunnen aanpakken.
In dit artikel definiëren we wat een stay-interview is en wat de voordelen ervan zijn, hoe je ze moet uitvoeren en geven we enkele vragen om je op weg te helpen.
Wat is een stay-interview?
Een stay-interview, ook wel een retentiegesprek genoemd, is een gestructureerd gesprek tussen een manager of HR-vertegenwoordiger en een medewerker om de mate van betrokkenheid te peilen, de bedrijfscultuur te beoordelen, te achterhalen wat de medewerker bij de organisatie houdt en te begrijpen waar verbeteringen mogelijk zijn.
Net als exitgesprekken maken stay-interviews deel uit van je strategie om naar medewerkers te luisteren. Ze zijn een geweldige manier om feedback te verzamelen om de werknemerservaring te verbeteren.
Voordelen van stay-interviews
- Het behoud van medewerkers verbeteren. Door problemen aan het licht te brengen en aan te pakken om de werknemerservaring te verbeteren, zou je toptalent moeten kunnen behouden (en aantrekken).
- De betrokkenheid van medewerkers verbeteren. Stay-interviews kunnen de betrokkenheid van medewerkers sterk stimuleren, omdat ze medewerkers een stem geven en ervoor zorgen dat ze zich gehoord voelen. Hierdoor zullen ze zich een gewaardeerde medewerker voelen en zal hun betrokkenheid toenemen.
- Vertrouwen opbouwen. Een effectief stay-interview kan een uitstekende manier zijn om vertrouwen op te bouwen tussen de geïnterviewde en degene die het interview afneemt. Vertrouwen is belangrijk in goed functionerende organisaties, vooral in organisaties waar op afstand wordt gewerkt.
- De bedrijfscultuur verbeteren. Gegevens uit stay-interviews kunnen worden gebruikt om de cultuur op de werkplek te creëren die je wilt.
Mijn organisatie heeft onlangs bijvoorbeeld een reeks stay-interviews gehouden en veel medewerkers brachten het onderwerp werk-privébalans ter sprake.
We gebruikten dat als een gelegenheid om wat dieper te graven en te bepalen hoe medewerkers hun eigen werk-privébalans ervoeren.
We ontdekten dat de meerderheid van de mensen weliswaar volgens een hybride werkrooster werkt, maar dat dit niet voor alle afdelingen hetzelfde is. Deze ongelijkheid veroorzaakte wrijving. We hebben leidinggevenden gevraagd deze ervaren ongelijkheid rechtstreeks met hun teams te bespreken en de zakelijke redenen voor de verschillen uit te leggen.
Deze transparantie werd gewaardeerd, omdat het al een tijdje geleden was dat het bedrijf de redenen voor onze verschillende hybride werkroosters had besproken.
Een stay-interview uitvoeren
Gebruik dit proces als stapsgewijs sjabloon voor het uitvoeren van stay-interviews in je organisatie.
Stap één: Bepaal de reikwijdte
In dit onderdeel bepaal je duidelijk wat je uit het stay-interview wilt halen en of er specifieke personen, afdelingen of teams zijn waarop je je wilt richten.
Bepaal duidelijk wat je met het stay-interview hoopt te bereiken, zoals inzicht krijgen in de motivatie van medewerkers, mogelijke problemen identificeren of de tevredenheid over het werk peilen.
Stap twee: Stel vragen op
Je wilt open vragen stellen die uitgebreide antwoorden stimuleren, in plaats van eenvoudige antwoorden als 'ja' of 'nee'. Deze aanpak bevordert een dieper gesprek en levert meer inzichten op.
Ik heb in het volgende gedeelte een lijst met vragen samengesteld, maar hier zijn enkele principes die je kunnen helpen:
- Richt je ook op het positieve: Formuleer vragen om te begrijpen wat de medewerker bij het bedrijf houdt, bijvoorbeeld wat diegene leuk vindt aan het werk of wat diegene voldoening geeft.
- Verken ontwikkelingsmogelijkheden: Vraag naar hun carrièredoelen en hoe het bedrijf hun professionele ontwikkeling kan ondersteunen.
- Vraag om feedback: Neem vragen op over mogelijke verbeteringen op de werkplek of in de managementstijl.
Stap drie: Het interview afnemen
Het voeren van een behoudsgesprek is de gelegenheid voor je teamlid om zijn of haar ervaring te delen, maar begrijpelijkerwijs kan diegene wat terughoudend zijn.
Om eerlijkheid te bevorderen, moet je het doel nogmaals benadrukken en aangeven dat hun antwoorden vertrouwelijk worden behandeld.
Je hebt je vragen voorbereid, maar luister in plaats van ze simpelweg af te werken actief en ga dieper in op onderwerpen als je denkt dat iets verder onderzocht moet worden.
Om uitgebreidere antwoorden te krijgen, raad ik aan gebruik te maken van de 5 waarom-techniek. Bij deze handige techniek stel je op basis van hun antwoord tot vijf keer vervolgvragen die beginnen met "waarom", om verder op hun antwoord in te gaan en meer details te verkrijgen.
Een andere tip: Iemand kan een zorg ter sprake brengen die niet kan worden veranderd. Je zult die zo snel mogelijk willen aanpakken. Wek niet de indruk dat je actie kunt ondernemen naar aanleiding van die zorg als dat niet mogelijk is.
Tijdens de ronde behoudsgesprekken op ons hoofdkantoor gaven verschillende medewerkers aan dat ze graag de mogelijkheid zouden hebben om 100% op afstand te werken. In hun specifieke functie binnen de organisatie is werken op afstand simpelweg niet mogelijk. De leiding heeft dit meteen met hen besproken.
Kijk vervolgens om je heen of iemand anders binnen de organisatie gebruikmaakt van het behoudsgesprek en vraag diegene naar het proces dat daarvoor wordt gevolgd.
Stap vier: Antwoorden analyseren
Na de interviews is het tijd om de antwoorden te analyseren—mogelijk in combinatie met andere bronnen, zoals medewerkersonderzoeken en HR-statistieken—om terugkerende thema’s te vinden en te beoordelen wat haalbaar is.
Van hieruit kun je bruikbare inzichten evalueren en bepalen op welke feedback realistisch actie kan worden ondernomen om de werkomgeving te verbeteren.
Het impact-inspanningsraster is een handig hulpmiddel om prioriteiten te stellen voor wat binnen een bepaalde termijn mogelijk is en om te beginnen met het plannen van enkele projecten.
We ontdekten bijvoorbeeld dat veel van de mensen met wie we spraken ’s ochtends en ’s avonds meer flexibiliteit zouden willen voor taken zoals kinderopvang. Daarom introduceerden we een concept van kernuren, waarvoor weinig inspanning nodig was.
De eerste signalen laten zien dat dit een positieve invloed heeft gehad op het welzijn van medewerkers en ons hopelijk zal helpen onze best presterende medewerkers te behouden.
Stap vijf: Opvolging
Er zijn maar weinig dingen die je teamleden meer zullen teleurstellen dan het negeren van hun feedback.
Daarom is het belangrijk om acties te communiceren en medewerkers te laten weten dat er naar hun feedback is geluisterd en welke stappen zullen worden genomen.
Als iets onrealistisch is, erken de feedback dan toch en leg uit waarom. Misschien is er een compromis mogelijk.
Onthoud dat de sleutel tot een succesvol behoudsgesprek oprechte betrokkenheid bij medewerkers is en de bereidheid om actie te ondernemen op basis van de verkregen inzichten.
20 vragen voor een behoudsgesprek
Zoals beloofd volgt hier een selectie voorbeelden van vragen voor een behoudsgesprek om je te helpen bij het samenstellen van je interview.
De medewerker
- Wat zou je meer of minder van mij willen zien als je manager?
- Wanneer heb je er voor het laatst over nagedacht om het bedrijf te verlaten?
- Heb je het gevoel dat je prestaties worden erkend?
- Voel je je gewaardeerd als medewerker?
- Met welke uitdagingen of belemmeringen voor je productiviteit ben je de laatste tijd geconfronteerd?
- (Als het gesprek door HR wordt gevoerd) hoe vind je het om onder X te werken?
De functie
- Wat zou je veranderd willen zien in je huidige functie?
- Wat zou je functie bevredigender maken?
- Welke vaardigheden worden volgens jou onvoldoende benut in je werk?
- Aan welke vaardigheden zou je in je huidige functie willen werken?
- Hoe zou een ideale dag in je huidige functie eruitzien?
- Hoe zou je droombaan hier eruitzien?
- Heb je het gevoel dat je doelen en doelstellingen duidelijk en haalbaar zijn?
De cultuur
- Vind je dat er binnen de organisatie effectief wordt samengewerkt?
- Heb je het gevoel dat mensen hier graag werken?
- Zou je ons als werkgever aanbevelen aan een vriend of familielid?
- Heb je het gevoel dat je goed geïnformeerd bent over wat er binnen de organisatie gebeurt?
- Wat heb je van ons nodig om je beter te ondersteunen?
- Wat had of deed je in een eerdere functie dat je hier graag zou zien?
- Wat houdt je hier aan het werk? (Bewaar deze vraag voor het einde.)
Tip van de expert: Ik zou vragen zoals “Wat houdt je hier aan het werk?” tegen het einde van je gesprek stellen—dat zijn het soort vragen waar je naartoe werkt.
Omdat een blijfgesprek doorgaans maximaal een uur duurt, zou deze lijst voldoende moeten zijn om je op weg te helpen. En nogmaals: dit is een vragenbank waaruit je kunt kiezen, geen checklist.
Een optie om te overwegen bij het voeren van blijfgesprekken is of je sommige of al je vragen vooraf wilt versturen.
Een voordeel hiervan is dat je medewerkers voorbereid naar het gesprek kunnen komen, met goed doordachte antwoorden.
Door de vragen vooraf te versturen, krijg je mogelijk echter een meer bewerkt antwoord dan wanneer de geïnterviewde op het moment zelf zou antwoorden.
Tijdens de ronde met blijfgesprekken voor de afdeling binnen mijn bedrijf die het moeilijk had, stelden we iedere medewerker dezelfde vraag: wat heb je van ons nodig om je beter te ondersteunen?
Vervolgens stelden we relevante “waarom”-vragen om zo diep mogelijk door te vragen en tot de kern van de problemen binnen die afdeling te komen.
Beste werkwijzen voor blijfgesprekken
- Stel open vragen om uitgebreidere antwoorden te krijgen.
- Vraag verder door met behulp van de 5-waaromtechniek.
- Onderneem actie op basis van de feedback en leg uit waarom dat niet kan als je niets kunt doen.
- Voer regelmatig blijfgesprekken om veranderingen in de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers in de loop van de tijd te volgen.
- Zorg ervoor dat degenen die de gesprekken voeren, getraind zijn in effectieve communicatie en empathisch luisteren, om een productiever gesprek te bevorderen.
Veelgestelde vragen over blijfgesprekken
Wanneer moet je blijfgesprekken voeren?
Een andere manier om dit te formuleren is: “Hoe vaak moet je blijfgesprekken voeren?” Het antwoord hangt af van verschillende factoren die ik hieronder bespreek.
Blijfgesprek met nieuwe medewerkers
Organisaties kunnen het blijfgesprek gebruiken tijdens het inwerkproces van nieuwe medewerkers, zodra zij gesetteld zijn en een beeld hebben gekregen van hun nieuwe functie.
Ik stel voor om rond de 90e dag na iemands start een blijfgesprek te voeren (als je dat nog niet hebt gedaan, raad ik je organisatie aan om te kijken naar het opstellen van een 30-60-90-dagenplan om de ontwikkeling van medewerkers te ondersteunen).
Bij nieuwe medewerkers kunnen onderwerpen zijn: wat er goed ging tijdens het inwerkproces en of er obstakels waren.
Je kunt ook praten over ontwikkelingsmogelijkheden die zij willen verkennen of over hun indruk van de werkomgeving vanuit het perspectief van een nieuwe medewerker.
Blijfgesprekken met medewerkers die al langer in dienst zijn
Dat bepaal je zelf—sommige experts raden aan om drie tot vier keer per jaar blijfgesprekken te voeren. Mijn persoonlijke voorkeur gaat echter uit naar jaarlijks en wanneer dat nodig is.
Problemen kunnen zich opstapelen en de tevredenheid van medewerkers geleidelijk ondermijnen. Als personeelszaken of managers merken dat medewerkers ontevreden of niet betrokken zijn, is het tijd voor blijfgesprekken.
Let op: deze blijfgesprekken mogen niet langer dan een uur duren en kunnen zelfs onderdeel zijn van een beoordelingscyclus.
Het wordt ook aanbevolen dat managers regelmatig gesprekken voeren met hun directe medewerkers.
Waar moeten blijfgesprekken worden gevoerd?
Het blijfgesprek hoeft geen uiterst formele bijeenkomst te zijn—je hoeft niet in een bestuurskamer te zitten.
Je hebt een privéruimte nodig waar medewerkers vrijuit kunnen spreken zonder dat iemand het gesprek kan afluisteren.
Of dat een privégesprek via Zoom is of een persoonlijk gesprek in een koffiezaak, hangt af van de cultuur binnen je bedrijf.
Mijn organisatie geeft er sterk de voorkeur aan om blijfgesprekken persoonlijk of via video te voeren. Ik merk dat mensen zich dan opener opstellen dan wanneer we alleen via audio spreken. Hierdoor kan de interviewer ook non-verbale signalen waarnemen.
Wie moet blijfgesprekken voeren?
De persoon die het behoudgesprek voert, kan de directe leidinggevende van de betreffende huidige medewerker zijn. Maar dat hoeft niet!
In mijn organisatie voeren personeelszaken af en toe behoudgesprekken.
Onthoud dat huidige medewerkers vaker wel dan niet hun baan niet verlaten—ze verlaten hun leidinggevende. Medewerkers zullen zich tijdens een behoudgesprek niet openhartig uitspreken als ze hun leidinggevende niet vertrouwen.
Bij mijn bedrijf zagen we een toename van het personeelsverloop binnen een bepaalde goed presterende afdeling, en het leiderschap wilde horen van de mensen die waren gebleven, naast de vertrekgesprekken die we al voerden.
In plaats van de leidinggevenden de gesprekken te laten voeren, interviewde HR hen, in de hoop dat medewerkers zich opener zouden uitspreken over de problemen binnen de afdeling. Deze koerswijziging bleek buitengewoon succesvol, omdat medewerkers zich zeer open uitlieten over de problemen waarmee hun team te maken had.
Daarna konden we onze bevindingen delen met het afdelingsleiderschap en actie ondernemen op basis van de resultaten.
Wat is het verschil tussen een behoudgesprek en een vertrekgesprek?
| Behoudgesprek | Vertrekgesprek |
|---|---|
| Wordt gevoerd tijdens iemands dienstverband | Wordt gevoerd nadat iemand ontslag heeft ingediend |
| Preventief | Reactief |
| Kan worden gevoerd door de leidinggevende van de medewerker of door HR | Wordt gevoerd door HR of een niet-directe leidinggevende |
Wat zijn de doelen van een behoudgesprek?
Het doel van behoudsgesprekken is om feedback van medewerkers te verzamelen, zodat nieuwe initiatieven kunnen worden ontwikkeld en de medewerkerservaring kan worden verbeterd, zowel voor de individuele medewerker als voor de bredere groep medewerkers.
Dit kan betekenen dat er flexibelere werkregelingen worden aangeboden, arbeidsvoorwaarden voor medewerkers worden verbeterd of interne mobiliteit beter wordt gefaciliteerd.
Neem deel aan het gesprek
Behoudsgesprekken zijn uitstekende hulpmiddelen binnen het arsenaal voor personeelsmanagement.
Ze laten zien dat je waarde hecht aan het geluk en de mening van medewerkers, en kunnen het verschil maken tussen blijven, promotie maken en vertrekken. Als je meer advies wilt over hoe je deze gesprekken voert, of zelf advies wilt geven, laat dan een vraag of reactie achter in de opmerkingen.
Je kunt je ook aanmelden om lid te worden van de People Managing People-community, een ondersteunende plek waar je contact kunt leggen en kennis kunt delen met ervaren vakprofessionals.
