Blijversgesprekken: complete gids met voorbeeldvragen

Dankzij stay-interviews heeft mijn organisatie de kern van een aantal afdelingsproblemen kunnen achterhalen en verschillende zorgen van medewerkers tijdig kunnen aanpakken.

In dit artikel definiëren we wat een stay-interview is en wat de voordelen ervan zijn, hoe je ze uitvoert en welke vragen je kunnen helpen om aan de slag te gaan.

Wat is een stay-interview?

Een stay-interview, soms ook wel een retentie-interview genoemd, is een gestructureerd gesprek tussen een manager of HR-vertegenwoordiger en een medewerker om het niveau van betrokkenheid te peilen, de bedrijfscultuur te beoordelen, te ontdekken wat de medewerker bij de organisatie houdt en te begrijpen waar verbeteringen mogelijk zijn.

Net als exitgesprekken maken stay-interviews deel uit van je strategie om naar medewerkers te luisteren. Ze zijn een uitstekende manier om feedback te verzamelen om de werknemerservaring te verbeteren.

Voordelen van stay-interviews

• Het behoud van medewerkers verbeteren. Door problemen aan het licht te brengen en aan te pakken om de werknemerservaring te verbeteren, kun je toptalent beter behouden (en aantrekken).
• De betrokkenheid van medewerkers verbeteren. Stay-interviews kunnen de betrokkenheid van medewerkers sterk stimuleren, omdat ze medewerkers een stem geven en ervoor zorgen dat ze zich gehoord voelen. Dit zou er op zijn beurt toe moeten leiden dat ze zich gewaardeerde medewerkers voelen en meer betrokken raken.
• Vertrouwen opbouwen. Een effectief stay-interview kan een uitstekende manier zijn om vertrouwen op te bouwen tussen de geïnterviewde en degene die het gesprek voert. Vertrouwen is belangrijk in goed functionerende organisaties, vooral in organisaties die op afstand werken.
• De bedrijfscultuur verbeteren. Gegevens uit stay-interviews kunnen worden gebruikt om de cultuur op de werkplek te creëren die je wilt.

Mijn organisatie heeft onlangs bijvoorbeeld een ronde stay-interviews gehouden en veel medewerkers brachten het onderwerp werk-privébalans ter sprake.

We gebruikten dat als een kans om wat dieper te graven en te bepalen hoe medewerkers daarover dachten.

We ontdekten dat hoewel de meerderheid van de medewerkers volgens een hybride werkrooster werkt, dit niet voor alle afdelingen hetzelfde is en deze ongelijkheid voor enige wrijving zorgde. We lieten leidinggevenden deze ervaren ongelijkheid rechtstreeks met hun teams bespreken om de zakelijke redenen voor de verschillen uit te leggen.

Deze transparantie werd gewaardeerd, omdat het al een tijdje geleden was dat het bedrijf de reden achter onze verschillende hybride werkroosters had besproken. 

Een stay-interview uitvoeren

Gebruik dit proces als stapsgewijs sjabloon voor het uitvoeren van stay-interviews in je organisatie.

Stap één: Bepaal de reikwijdte

In dit onderdeel bepaal je duidelijk wat je uit het stay-interview wilt halen en of er specifieke personen, afdelingen of teams zijn waarop je je wilt richten.

Bepaal duidelijk wat je met het stay-interview hoopt te bereiken, zoals inzicht krijgen in de motivatie van medewerkers, mogelijke problemen identificeren of de werktevredenheid peilen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Stap twee: Ontwikkel vragen

Je wilt open vragen stellen die uitgebreide antwoorden stimuleren, in plaats van eenvoudige antwoorden als 'ja' of 'nee'. Deze aanpak bevordert een dieper gesprek en levert meer inzichten op. 

Ik heb in het volgende onderdeel een lijst met vragen samengesteld, maar hier zijn enkele principes die je kunnen helpen bij de voorbereiding:

• Richt je ook op het positieve: formuleer vragen om te begrijpen wat de medewerker bij het bedrijf houdt, bijvoorbeeld wat diegene leuk vindt aan het werk of wat diegene voldoening geeft.
• Verken ontwikkelingsmogelijkheden: vraag naar hun carrièredoelen en hoe het bedrijf hun professionele ontwikkeling kan ondersteunen.
• Vraag om feedback: neem vragen op over mogelijke verbeteringen op de werkplek of in de managementstijl.

Stap drie: het gesprek voeren

Het voeren van een blijfgesprek is een gelegenheid voor je teamlid om diens ervaringen te delen, maar begrijpelijkerwijs kan diegene wat terughoudend zijn.

Om eerlijkheid te bevorderen, moet je het doel nogmaals benadrukken en aangeven dat hun antwoorden vertrouwelijk worden behandeld.

Je hebt je vragen voorbereid, maar luister in plaats van ze simpelweg af te werken actief en ga dieper in op zaken die volgens jou het verkennen waard zijn.

Om uitgebreidere antwoorden te krijgen, raad ik aan de 5-waaromtechniek te gebruiken. Bij deze handige techniek stel je tot vijf keer vervolgvragen die gebaseerd zijn op het antwoord op de vraag "waarom", om verder op het antwoord in te gaan en meer details te verkrijgen.

Een andere tip: Iemand kan een zorg ter sprake brengen die niet kan worden veranderd. Je wilt die zo snel mogelijk bespreken. Wek niet de indruk dat je actie kunt ondernemen met betrekking tot die zorg als dat niet mogelijk is. 

Tijdens de ronde van blijfgesprekken op ons hoofdkantoor gaven verschillende medewerkers aan dat ze graag de mogelijkheid zouden hebben om 100% op afstand te werken. Binnen hun specifieke rol in de organisatie is werken op afstand simpelweg niet mogelijk. Het management heeft dit meteen met hen besproken. 

Kijk vervolgens om je heen of iemand anders binnen de organisatie gebruikmaakt van het blijfgesprek en vraag diegene naar diens aanpak.

Stap vier: antwoorden analyseren

Na de gesprekken is het tijd om de antwoorden te analyseren—mogelijk in combinatie met andere bronnen, zoals medewerkerstevredenheidsonderzoeken en HR-statistieken—om te zoeken naar gemeenschappelijke thema's en te beoordelen wat haalbaar is.

Van daaruit kun je bruikbare inzichten evalueren en bepalen op welke feedback realistisch kan worden ingespeeld om de werkomgeving te verbeteren.

Het impact-inspanningsraster is een handig hulpmiddel om prioriteiten te stellen voor wat binnen een bepaalde termijn mogelijk is en om enkele projecten te gaan plannen.

We ontdekten bijvoorbeeld dat veel van de mensen met wie we spraken 's ochtends en 's avonds meer flexibiliteit zouden willen voor taken zoals kinderopvang. Daarom hebben we een concept met kernuren ingevoerd, waarvoor maar weinig inspanning nodig was.

De eerste signalen wijzen erop dat dit een positieve invloed heeft gehad op het welzijn van medewerkers en ons hopelijk zal helpen onze best presterende medewerkers te behouden.

Stap vijf: opvolging

Er zijn maar weinig dingen die je teamleden meer zullen ontmoedigen dan hun feedback negeren.

Daarom is het belangrijk om acties te communiceren en medewerkers te laten weten dat er naar hun feedback is geluisterd en welke stappen zullen worden gezet.

Als iets onrealistisch is, erken de feedback dan toch en leg uit waarom. Misschien is er een compromis mogelijk.

Vergeet niet dat de sleutel tot een succesvol blijfgesprek oprechte betrokkenheid bij de medewerkers is, evenals de bereidheid om actie te ondernemen op basis van de verkregen inzichten.

20 vragen voor een blijfgesprek

Zoals beloofd volgt hier een selectie van voorbeelden van vragen voor een blijfgesprek om je te helpen je gesprek samen te stellen.

De medewerker

1. Wat zou je meer of minder van mij als manager willen zien?
2. Wanneer heb je er voor het laatst over nagedacht om het bedrijf te verlaten?
3. Heb je het gevoel dat je prestaties worden erkend?
4. Voel je je gewaardeerd als medewerker?
5. Met welke uitdagingen of belemmeringen voor je productiviteit ben je de laatste tijd geconfronteerd?
6. (Als het gesprek door HR wordt gevoerd) hoe ervaar je het om onder X te werken?

De functie

7. Wat zou je graag veranderd zien in je huidige functie?
8. Wat zou je functie meer voldoening geven?
9. Welke vaardigheden denk je dat we in je werk onderbenutten?
10. Aan welke vaardigheden zou je in je huidige functie willen werken?
11. Hoe zou een ideale dag in je huidige functie eruitzien?
12. Hoe zou je droombaan hier eruitzien? 
13. Heb je het gevoel dat je doelen en doelstellingen duidelijk en haalbaar zijn?

De cultuur

14. Heb je het gevoel dat er binnen de organisatie effectief wordt samengewerkt?
15. Heb je het gevoel dat mensen hier graag werken?
16. Zou je ons als werkplek aanbevelen aan een vriend of familielid?
17. Heb je het gevoel dat je goed op de hoogte bent van wat er binnen de organisatie gebeurt?
18. Wat zou je van ons nodig hebben om je beter te ondersteunen?
19. Wat had of deed je in een vorige functie dat je hier graag zou zien?
20. Wat houdt je hier aan het werk? (Bewaar deze vraag voor het einde.)

Tip van de expert : Ik zou vragen zoals “Wat houdt je hier aan het werk?” tegen het einde van je gesprek stellen—dat zijn het soort vragen waar je naartoe werkt. 

Omdat een blijfgesprek doorgaans maximaal een uur zou moeten duren, zou deze lijst voldoende moeten zijn om je op weg te helpen. En nogmaals: dit is een vragenbank waaruit je kunt kiezen, geen checklist.

Een optie om te overwegen bij het voeren van blijfgesprekken is of je sommige of al je vragen vooraf wilt versturen.

Een voordeel hiervan is dat je medewerkers voorbereid naar het gesprek kunnen komen, met goed doordachte antwoorden.

Door vragen vooraf te versturen, krijg je echter mogelijk een meer bewerkt antwoord dan wanneer de geïnterviewde ter plekke antwoordt.

Tijdens de ronde van blijfgesprekken voor de afdeling binnen mijn bedrijf die het moeilijk had, stelden we elke medewerker dezelfde vraag: wat zou je van ons nodig hebben om je beter te ondersteunen? 

Vervolgens stelden we relevante “waarom”-vragen om zo diep mogelijk door te vragen en tot de kern van de problemen binnen die afdeling te komen. 

Beste werkwijzen voor blijfgesprekken

• Stel open vragen om uitgebreidere antwoorden uit te lokken.
• Vraag dieper door met behulp van de vijf-waaromtechniek.
• Onderneem actie op basis van de feedback en leg uit waarom als dat niet mogelijk is.
• Voer regelmatig blijfgesprekken om veranderingen in de betrokkenheid van medewerkers in de loop der tijd te volgen.
• Zorg ervoor dat degenen die de gesprekken voeren, zijn getraind in effectieve communicatie en empathisch luisteren om een productievere dialoog te bevorderen.

Veelgestelde vragen over blijfgesprekken

Wanneer voer je blijfgesprekken? 

Een andere manier om dit te formuleren zou zijn: "Hoe vaak zou je blijfgesprekken moeten voeren?" Het antwoord hangt af van verschillende factoren die ik hieronder bespreek.

Blijfgesprek met nieuwe medewerkers

Organisaties kunnen het blijfgesprek gebruiken tijdens het inwerkproces van nieuwe medewerkers, zodra ze gesetteld zijn en een beeld hebben gekregen van hun nieuwe baan.

Ik stel voor om rond de 90e dag na iemands start een blijfgesprek te voeren (als je dat nog niet hebt gedaan, zou ik je organisatie aanraden om te kijken naar het opstellen van een 30-60-90-dagenplan om de ontwikkeling van medewerkers te ondersteunen).

Bij nieuwe medewerkers kunnen onderwerpen zijn wat goed ging tijdens het inwerkproces en of er obstakels waren. 

Je kunt ook praten over ontwikkelingsmogelijkheden die ze zouden willen verkennen of over hun gedachten over de werkomgeving vanuit het perspectief van een nieuwe medewerker.

Blijfgesprekken met medewerkers die al langer in dienst zijn

Dat is aan jou—sommige experts stellen voor om drie tot vier keer per jaar blijfgesprekken te voeren. Mijn persoonlijke voorkeur is echter jaarlijks en wanneer dat nodig is. 

Problemen kunnen zich opstapelen en de tevredenheid van medewerkers aantasten. Als personeelszaken of managers merken dat medewerkers ongelukkig of niet betrokken zijn, is het tijd voor blijfgesprekken.

Let op: deze blijfgesprekken zouden niet langer dan een uur moeten duren en kunnen zelfs onderdeel zijn van een beoordelingscyclus.

Het wordt ook aanbevolen dat managers regelmatig gesprekken voeren met hun directe medewerkers.

Waar moeten behoudgesprekken worden gevoerd?

Het behoudsgesprek hoeft geen superformele vergadering te zijn—je hoeft niet in een directiekamer te zitten. 

Je hebt een besloten ruimte nodig waar medewerkers vrijuit kunnen spreken zonder dat iemand het gesprek kan afluisteren. 

Of dat nu een privégesprek via Zoom is of een persoonlijk gesprek in een koffiezaak, hangt af van de cultuur binnen je organisatie. 

Mijn organisatie geeft er sterk de voorkeur aan om behoudsgesprekken persoonlijk of via video te voeren. Ik merk dat mensen opener zijn dan wanneer we alleen via audio met elkaar spreken. Hierdoor kan de interviewer ook non-verbale signalen oppikken.

Wie moet behoudsgesprekken voeren?

Degene die het behoudsgesprek voert, kan de directe manager van de betreffende huidige medewerker zijn. Maar dat hoeft niet! 

In mijn organisatie voert personeelszaken af en toe behoudsgesprekken. 

Onthoud dat huidige medewerkers meestal niet hun baan verlaten—ze verlaten hun managers. Medewerkers zullen tijdens een behoudsgesprek niet openhartig zijn als ze hun manager niet vertrouwen.

Bij mijn bedrijf zagen we een toename van het personeelsverloop binnen een bepaalde goed presterende afdeling, en de leiding wilde naast de exitgesprekken die we al voerden ook horen van de mensen die waren gebleven.

In plaats van managers de gesprekken te laten voeren, interviewde HR hen, in de hoop dat zij opener zouden zijn over de problemen binnen de afdeling. Deze omschakeling bleek bijzonder gunstig, omdat medewerkers zeer open waren over de problemen waarmee hun team te maken had. 

Vervolgens konden we onze bevindingen delen met de afdelingsleiding en actie ondernemen op basis van deze bevindingen.

More Articles

• 57 beste vragen voor een medewerkerbetrokkenheidsonderzoek
• 15 vragen over feedback van medewerkers die elke manager zou moeten stellen
• 12 voorbeelden van negatieve feedback en hoe je die geeft

Wat is het verschil tussen een behoudsgesprek en een exitgesprek?

Behoudsgesprek	Exitgesprek
Wordt gevoerd tijdens iemands dienstverband	Wordt gevoerd nadat iemand ontslag heeft genomen
Preventief	Reactief
Kan worden gevoerd door de manager van de medewerker of HR	Wordt gevoerd door HR of een niet-directe manager

Wat zijn de doelen van een behoudsgesprek?

Het doel van behoudsgesprekken is om feedback van medewerkers te verzamelen, zodat nieuwe initiatieven kunnen worden ontwikkeld en de medewerkerservaring kan worden verbeterd, zowel voor de individuele medewerker als voor de bredere medewerkersgroep. 

Dit kan betekenen dat er flexibelere werkregelingen worden aangeboden, dat de personeelsvoorzieningen worden verbeterd of dat interne mobiliteit beter wordt gefaciliteerd.

Neem deel aan het gesprek

Behoudsgesprekken zijn waardevolle hulpmiddelen in het arsenaal van peoplemanagement.

Ze laten zien dat je waarde hecht aan het geluk en de mening van medewerkers, en kunnen het verschil maken tussen blijven, promotie krijgen en vertrekken. Als je meer advies wilt over hoe je deze gesprekken voert, of zelf advies wilt geven, laat dan een vraag of reactie achter in de opmerkingen.

Je kunt je ook aanmelden voor de People Managing People-community, een ondersteunende plek waar je contact kunt leggen met en kennis kunt delen met ervaren professionals uit de sector.