Een extern verkoopteam beheren
Het hebben van verkoopteams op afstand kan helpen nieuw talent aan te trekken en nieuwe markten te betreden. Succesvol leidinggeven aan een verkoopteam op afstand betekent echter dat je een iets andere aanpak nodig hebt dan bij een team op kantoor.
Gebruik deze gids om de uitdagingen van het leidinggeven aan een verkoopteam op afstand te begrijpen en te leren hoe je deze kunt overwinnen.
11 tips om je verkoopteam op afstand te managen
En nu het interessante gedeelte. Wat kunnen managers van verkoopteams op afstand doen om de bovenstaande uitdagingen te overwinnen en voordeel te halen uit teams op afstand?
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
1. Zorg voor een sterke technologische infrastructuur
Zorg ervoor dat elk teamlid toegang heeft tot hoogwaardige communicatietools, CRM-systemen en een stabiele internetverbinding. Verstrek indien nodig vergoedingen voor technologie of de inrichting van een thuiskantoor.
Implementeer sterke beveiligingsprotocollen om ervoor te zorgen dat gevoelige verkoopgegevens beschermd zijn, vooral wanneer je met medewerkers op afstand in verschillende regio's werkt.
Als je buitendienstmedewerkers hebt, kan software voor mobiel personeelsbeheer nuttig zijn. Er zijn volop voordelen van software voor mobiel personeelsbeheer, zoals een nauwkeurigere planning, minder administratie en eenvoudiger verlofbeheer.
2. Leg procedures goed vast
Een ding dat je teamleden op afstand niet kunnen doen, is naar het bureau van een ander teamlid of door je kantoor lopen om te vragen hoe ze iets moeten doen, zoals een verkoop registreren.
Daarom loont het om ervoor te zorgen dat er goed gedocumenteerde procedures zijn voor bijna alles (bij PMP gebruiken we hiervoor Slite en Loom).
Geef teamleden de verantwoordelijkheid om de standaardwerkprocedures (SOP's) voor hun functies op te stellen en deze voortdurend bij te werken wanneer er dingen veranderen.
3. Ontwikkel teamafspraken
Teamafspraken helpen hoge prestaties te bevorderen door het gedeelde begrip te bieden dat teams nodig hebben om efficiënt te werken en effectief samen te werken.
Voorbeelden zijn:
- Wanneer en hoe je communiceert
- Hoe beslissingen binnen het team worden genomen
- Hoe meningsverschillen worden opgelost
- Samenwerking binnen het team en met partners uit andere functies.
Het is vooral in omgevingen op afstand nuttig om deze afspraken bewust op te stellen, omdat ze daar moeilijker vanzelf ontstaan en samenwerking ingewikkelder is.
4. Plan regelmatig gesprekken
Wanneer je op dezelfde locatie werkt, is het gemakkelijker om te zien dat een medewerker overbelast is. Je merkt bijvoorbeeld dat iemand geen lunchpauze neemt of elke dag laat vertrekt.
Bij medewerkers op afstand heb je niet altijd dat inzicht. Als er niet goed voor wordt gezorgd, kunnen mensen uiteindelijk opgebrand raken.
Daarom is het belangrijk om regelmatig (wekelijks of tweewekelijks) één-op-één gesprekken met je medewerkers in te plannen om te zien hoe het met hun werklast gaat.
Zoals Zack McGill, programmamanager voor leadgeneratie bij Revstacks, benadrukt:
"Ik heb regelmatig contactmomenten met het hele team, individueel (één-op-ééngesprekken, gesprekscoaching, ad-hocoverleg, enzovoort). We proberen ook elke maand online samen te komen voor de gezelligheid."
Zorg ervoor dat ze zich op hun gemak voelen om eerlijk te zijn als ze zich overweldigd voelen, en let op aanvullende hulpmiddelen die het voor hen gemakkelijker maken om hun werk efficiënter uit te voeren.
Misschien ontdek je gemeenschappelijke thema's, of blijkt dat een bepaalde taak beter aan een ander teamlid kan worden gedelegeerd of zelfs kan worden uitbesteed.
Misschien zijn er bepaalde taken die veel langer duren dan je dacht, waardoor je verwachtingen ten aanzien van de capaciteit niet kloppen.
Deze zaken worden in een externe werkomgeving gemakkelijk over het hoofd gezien of blijven onopgemerkt.
Het is ook een goede gewoonte om je team te vragen duidelijk aan te geven wat hun gebruikelijke werktijden zijn en om indien nodig updates te geven en afwezigheidsberichten in te stellen.
Je wilt echter niet dat ze het gevoel krijgen dat ze worden “gemonitord”. In plaats daarvan wil je het belang benadrukken van impact en prestaties, in plaats van het in- en uitklokken tijdens hun standaardwerkdag.
Dit geeft hun een mate van autonomie en onafhankelijkheid die echt krachtig en motiverend is.
5. Geef verantwoordelijkheid en zorg voor aanspreekbaarheid
In aansluiting op het bovenstaande mogen de contactmomenten niet alleen draaien om het geven van instructies.
Zoals McGill aangeeft:
“Het gaat niet alleen om het geven van instructies, maar ook om teamleden te betrekken bij de besluitvorming om hun betrokkenheid te vergroten.
Hoewel omzet belangrijk is, zal uitsluitend focussen op extrinsieke motivatoren niet in dezelfde mate zorgen voor instemming of betrokkenheid van medewerkers.
Door mensen de verantwoordelijkheid te geven om over nieuwe maatstaven en initiatieven te beslissen, eigenaar te worden van nieuwe projecten en de vrijheid te krijgen om nieuwe ideeën en manieren te verkennen om de afdeling en het bedrijf te ondersteunen, geef je hun een sterker gevoel van doel en impact, wat leidt tot een grotere betrokkenheid.”
6. Creëer een cultuur van erkenning
Uiteraard leidt hoge prestaties normaal gesproken tot financiële beloningen voor verkopers, en dat is voor hen zeer motiverend.
Maar geld is niet de enige vorm van erkenning die mensen waarderen. Om mensen gemotiveerd te houden en kameraadschap en een beetje gezonde concurrentie binnen je team te creëren, moet je je inspannen om hoge prestaties en degenen die jouw bedrijfswaarden uitdragen, te erkennen.
Omdat je mensen niet op kantoor ziet en hen niet persoonlijk kunt erkennen, is het belangrijk dit bewust te benoemen tijdens teamvergaderingen en in je één-op-ééngesprekken.
Wij hebben een Slack-kanaal dat volledig is gewijd aan erkenning van medewerkers en moedigen teamleden aan elkaar te erkennen. Het kanaal deelt prestaties met de bredere organisatie, inclusief het hoger management, zodat mensen lof krijgen voor hun werk en er een cultuur van erkenning ontstaat.
Lees voor meer informatie ons artikel over ideeën voor erkenning van medewerkers.
7. Vraag om feedback
Het staat buiten kijf dat je procedures en verwachtingen voor je teamleden op afstand moet vaststellen.
Maar elke individuele situatie is anders, en zij weten zelf het beste hoe ze werken en de klus klaren.
Daarom is het verstandig om hun input te vragen over hoe je deze manier van werken kunt creëren.
Voorbeelden van gebieden waarbij je medewerkers kunt betrekken, zijn de communicatiemethode waaraan zij de voorkeur geven en het vaststellen van kernuren voor werken en samenwerken.
Een belangrijk aspect hiervan is het creëren van een psychologisch veilige omgeving waarin je team zich op zijn gemak voelt en wordt aangemoedigd om ideeën en vragen te delen.
Het artikel van Cyndi Weninghoff over strategieën om naar medewerkers te luisteren is hierbij een nuttige bron.
8. Reserveer tijd voor teambuilding
Hoewel je enigszins beperkt bent in de mogelijkheden, is het nog steeds belangrijk om tijd vrij te maken voor teambuildingsactiviteiten, zoals wekelijkse contactmomenten, gezamenlijke nevenprojecten en maandelijkse sociale bijeenkomsten.
McGill heeft hier enkele ideeën over: “Ik heb succes gezien met dingen zoals eten bestellen, iets drinken, online bordspellen spelen en andere, minder voor de hand liggende ideeën, zoals teamleden die hun eigen afleveringen van “cribs” organiseren.
Hoewel het financieel uitdagend is, zorgt het twee tot vier keer per jaar bijeenbrengen van mensen ergens op locatie ervoor dat ze zich onderdeel van hun teams blijven voelen en relaties blijven opbouwen.
Hoewel het financieel eveneens uitdagend is, draagt het veel bij om iedereen binnen het bedrijf één of twee keer samen te brengen voor bedrijfs- en persoonlijke ontwikkeling.”
9. Persoonlijke introductie
Hoewel het financieel beperkend kan zijn, raadt McGill aan om tijdens het inwerken te proberen enige tijd persoonlijk met elkaar door te brengen.
“Door nieuwe medewerkers 2 weken persoonlijk met het hele team te laten samenwerken, help je om zo goed mogelijk van start te gaan. Gedurende deze periode moeten ze:
- Grotere groepsgerichte trainingssessies volgen waarbij ze voor activiteiten en oefeningen aan verschillende medewerkers worden gekoppeld
- Onder het genot van koffie buiten kantoor kennismaken met collega's
- ‘Sociale uitstapjes’ maken met leuke activiteiten zoals sport, VR en paintball (enz.)
- Een dagvergoeding krijgen waarmee ze drankjes kunnen betalen (teamleden geld geven om samen uit te gaan, zorgt snel voor vriendschappen).”
10. Wees flexibel
Een van de dingen die mensen prettig vinden aan werken op afstand is de flexibiliteit.
Iemand wil bijvoorbeeld misschien zijn of haar kind van school ophalen en vervolgens 's avonds nog een of twee uur extra werken. Dit vraagt van jou als manager dat je flexibel bent.
Bij BWZ maakt het ons niet uit waar het werk wordt uitgevoerd, zolang het maar aan onze normen voldoet en klanten en andere teamleden geen hinder ondervinden van een gebrek aan actie.
11. Pas de beloning aan
Beloning is een van de lastigere aspecten van globaal HRM.
De beloningsstructuur voor verkopers kan variëren afhankelijk van waar ze wonen en weerspiegelt vaak verschillen in kosten van levensonderhoud, lokale arbeidsmarkten en culturele verschillen.
In culturen die waarde hechten aan werkstabiliteit en zekerheid (bijv. Japan of Duitsland) kan er een voorkeur zijn voor hogere basissalarissen met lagere commissiepercentages.
In landen waar individuele prestaties zeer gewaardeerd worden (bijv. de VS en het VK) komen structuren met een hoog commissieaandeel mogelijk vaker voor, om medewerkers te motiveren via financiële beloningen die aan hun prestaties zijn gekoppeld.
In collectivistische culturen (bijv. China en India) kan prestatiegerichte beloning daarentegen meer teamgerichte stimulansen of bonussen omvatten.
Zoals Tracey Copeman, manager voor klantsucces en marketing bij BWZ, benadrukt:
“Grotere of meer volwassen markten hebben mogelijk aanzienlijk hogere doelstellingen dan kleinere markten. Als je een nieuwe markt betreedt, zijn die KPI's misschien strategisch vastgesteld voor de lancering; de eerste focus ligt bijvoorbeeld op het aantal benaderde potentiële klanten en geplande afspraken in plaats van op gesloten deals.”
Voordelen van een verkoopteam op afstand
We hebben ons dus sterk gericht op uitdagingen en hoe je die kunt overwinnen. Wat zijn de voordelen van een verkoopteam op afstand?
Kosten verlagen
Met een verkoopteam op afstand kunnen bedrijven besparen op kantoorruimte, nutsvoorzieningen en andere overheadkosten die gepaard gaan met het onderhouden van een fysiek kantoor. Dit is vooral voordelig voor start-ups en groeiende bedrijven die efficiënt willen opschalen.
Afhankelijk van de locatie van het verkoopteam op afstand kunnen bedrijven merken dat de salarisverwachtingen per regio verschillen, wat kan leiden tot kostenbesparingen zonder in te leveren op de kwaliteit van het talent.
Grotere talentenpool
Met een verkoopteam op afstand kunnen bedrijven toptalent van overal ter wereld aannemen, niet alleen uit een specifieke geografische regio. Dit betekent dat je een diverser en gespecialiseerder team kunt opbouwen door verschillende markten en vaardigheden aan te spreken.
Diensten van een geregistreerde werkgever of PEO-bedrijven kunnen helpen bij het vinden en aannemen van verkopers op afstand, waaronder werving, sollicitatiegesprekken, inwerken en salarisadministratie.
Lokale kennis
Teams op afstand kunnen strategisch worden gepositioneerd in belangrijke regio's, zodat je lokale verkoopmedewerkers hebt die de specifieke behoeften, culturen en regelgeving van verschillende markten begrijpen. Dit kan leiden tot effectievere klantinteracties en hogere succespercentages bij verkoop.
Je verkoopteam op afstand laten groeien
Zo kun je je processen aanpassen om je te richten op de groei van je verkoopteam op afstand:
- Stem functiebeschrijvingen af op werken op afstand: Zorg ervoor dat je functiebeschrijvingen het werken op afstand benadrukken en het belang van zelfmotivatie, zelfstandigheid en digitale communicatievaardigheden onderstrepen.
- Stel sollicitatievragen die specifiek gericht zijn op werken op afstand: Bereid naast vragen om verkoopvaardigheden te beoordelen ook sollicitatievragen voor die nagaan of de kandidaat zelfstandig kan werken, zijn of haar tijd effectief kan beheren en gemotiveerd kan blijven zonder direct toezicht.
- Inwerken: Creëer een gestructureerd inwerkproces op afstand voor nieuwe verkoopmedewerkers die op afstand werken. Dit moet bestaan uit een combinatie van live- en zelfgestuurde trainingen over de producten, verkooptools, processen en cultuur van het bedrijf.
- Trainingsprogramma's op afstand: Gebruik digitale platforms zoals leermanagementsystemen om organisatiebrede en gepersonaliseerde leerprogramma's te ontwerpen en te verspreiden en teamleden betrokken te houden bij hun ontwikkeling.
Uitdagingen bij het aansturen van een verkoopteam op afstand
Laten we allereerst beginnen met de uitdagingen van het aansturen van een verkoopteam op afstand.
Communicatie
Een van de belangrijkste uitdagingen bij het aansturen van elk team op afstand, ook van verkoopteams, is natuurlijk communicatie.
Voor managers betekent dit dat ze ervoor moeten zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van wat er speelt en regelmatig individueel contact heeft met teamleden.
Teamcohesie opbouwen
Ondanks het competitieve karakter van verkoop is er nog steeds veel teamwork nodig. Het opbouwen van een autonome, samenwerkende en resultaatgerichte cultuur op afstand vereist inspanning.
Motivatie en betrokkenheid
Geld is de belangrijkste motivator voor verkopers, maar verkoopteams floreren dankzij energie en gezonde concurrentie. Teamleden op afstand gemotiveerd en betrokken houden vereist dan ook nieuwe tactieken.
Verschillen in tijdzones
Het plannen van vergaderingen, trainingen of klantcontacten wordt complexer wanneer teamleden verspreid zijn over verschillende tijdzones.
Training en ontwikkeling
Het bieden van consistente en boeiende verkooptraining en de ontwikkeling van vaardigheden kan lastig zijn, vooral bij het afstemmen van agenda's en het gebruik van virtuele hulpmiddelen.
Technologische problemen
Betrouwbare toegang tot de juiste tools, CRM-systemen en technische ondersteuning is cruciaal. Uitval of technische problemen kunnen de productiviteit belemmeren.
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People
Voor meer advies over het aansturen van teams op afstand kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.
