Wat is tijdregistratie en hoe kan het jou helpen?
Tijdregistratie is het proces waarbij wordt bijgehouden hoeveel uur werknemers gedurende een bepaalde periode of aan een bepaald project werken.
Als je bij “tijdregistratie” denkt aan werknemers die in een fabriek elkaars prikklokkaarten aftekenen, dan is dat niet het enige waar we ons hier op richten. We gaan dieper in op wat tijdregistratie is en waarom het van cruciaal belang is voor bedrijfseigenaren en HR-managers.
Waarom is tijdregistratie belangrijk?
Kerstmis staat voor de deur en ik probeer de meeste dagen vroeg klaar te zijn met werken. Nadat ik mijn werkdag had afgesloten, stuurde ik mijn vriend een bericht om te vragen of hij na zijn werk iets wilde gaan eten.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
“Breng eten mee!” zei hij. En daar ging ik.
Terwijl we van heerlijk Thais eten genoten, raakten we aan de praat. Ik vroeg hem of zijn manager het vervelend vond dat hij midden op de dag een ongeplande pauze nam. “Nee hoor, ik hoef nog maar een uur te werken om het project af te ronden.”
Even dacht ik dat het een onschuldige pauze was… maar is dat wel zo?
Persoonlijke pauzes bieden verschillende voordelen. Maar mijn brein is erop ingesteld om als een accountant te denken. Het werd me meteen duidelijk waar de persoonlijke pauze van mijn vriend uiteindelijk zichtbaar zal worden: op het bedrijfsresultaat.
Hoe dan? Goed dat je het vraagt.
Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf standaardkostprijsberekening gebruikt om nauwkeurig te prijzen. Zonder tijdregistratiesoftware beschikt het bedrijf niet over de gegevens om onproductieve uren — of normale inactieve tijd, zoals dat in de boekhouding wordt genoemd — mee te nemen in de standaardkostprijs. Daardoor weerspiegelt de standaardkostprijs niet de werkelijke kosten van het bedrijf.
Wat je nodig hebt om dit en verschillende andere uitdagingen het hoofd te bieden, is tijdregistratie.
Hoe helpt tijdregistratiesoftware?
Alle bedrijven hebben gemeenschappelijke doelen: gestroomlijnde HR-workflowsystemen realiseren, arbeidskosten laag houden en productiviteitslekken tot een minimum beperken. Maar zonder gegevens ben je niet in de positie om dit liedje mee te zingen. Om je productiviteits- en efficiëntiedoelen te bereiken, heb je betrouwbare tijdgegevens nodig.
Laten we daarom bespreken hoe tijdregistratiesoftware waarde biedt aan bedrijven en hen helpt hun doelen te bereiken.
Urenstaten en facturatie automatiseren
Een enorme hoeveelheid papierwerk kwijtraken is het voornaamste en meest voor de hand liggende voordeel van een tijdregistratie-app. Wie heeft er nog een papieren spoor of Excel-spreadsheets nodig als werknemers hun factureerbare uren zelf kunnen registreren?
Traditionele spreadsheets voldoen niet langer. Je hebt een robuuste tijdregistratieoplossing nodig die geautomatiseerd is, in realtime toegang tot tijdgegevens van werknemers mogelijk maakt en integraties biedt voor je facturatie- en projectmanagementtools.
Hoe vaker werknemers hun urenstaten invullen, hoe nauwkeuriger deze zijn.
“Mensen die hun tijd minstens één keer per dag registreren, zijn voor 66 procent nauwkeurig, terwijl mensen die hun tijd wekelijks registreren slechts voor 47 procent nauwkeurig zijn en mensen die hun urenstaat minder dan één keer per week invullen slechts voor 35 procent nauwkeurig zijn,” aldus een onderzoek van AffinityLive.
Deze cijfers onderstrepen het belang van realtime tijdregistratie en laten zien hoe deze de foutmarge kan verkleinen en je bedrijf een hoop geld kan besparen.
Als je freelancers of opdrachtnemers hebt ingehuurd en een uurtarief bent overeengekomen, kunnen zij hun factureerbare tijd registreren, zodat die rechtstreeks naar je projectmanager wordt doorgestuurd.
Als je je klanten daarentegen per uur factureert, kan tijdregistratie de behoefte aan handmatige urenstaten wegnemen. Zodra je een project hebt voltooid, genereert de integratie van de tijdregistratietool met facturatie en salarisadministratie automatisch de factuur.
Verbeterde winstgevendheid
Met een tijdregistratietool krijg je toegang tot gedetailleerder inzicht in de kosten van een project, zoals kosten voor herstelwerkzaamheden, communicatie en productie.
Zodra je over voldoende tijdregistratiegegevens beschikt, ben je beter in staat om een nauwkeurige kostenstructuur voor je toekomstige projecten op te stellen en ze concurrerender te prijzen.
Zodra je de gegevens uit de urenregistratie hebt, kun je bekijken hoeveel tijd je werknemers in het verleden gemiddeld nodig hadden voor taak X. Tel de gemiddelde normale inactieve uren erbij op en bereken daarna de arbeidskosten voor een project. Als je geen rekening houdt met die inactieve uren, zul je het project uiteindelijk te laag prijzen.
Gegevens uit tijdregistratie kunnen een echte eyeopener zijn die teams motiveert om hun tijd beter te beheren. Denk er eens over na: hoe zou je je voelen als je ontdekt dat je 30 minuten van je werkdag besteedt aan het scrollen door je Twitter-feed?
Een passende prijsstelling en beter tijdbeheer kunnen samen de winstgevendheid verbeteren. Je kunt zelfs besluiten om gebruik te maken van tools voor werknemersmonitoring, zodat het bijhouden en rapporteren geautomatiseerd worden.
Stroomlijn projectmanagement met integraties
Wanneer werknemers geen nauwkeurige gegevens in urenstaten invoeren, kosten ze het bedrijf veel geld. Daarom doe je jezelf een plezier wanneer je je tijdregistratie-app integreert met je projectmanagementsoftware, zoals Trello of Asana.
Na de integratie vult de tijdregistratietool de projectmanager automatisch aan met nauwkeurige tijdgegevens.
Op basis van de taken die je aan je werknemers toewijst, moeten ze mogelijk ook hun tijd registreren wanneer ze buiten het kantoor werken. Met een tijdregistratietool die een mobiele app heeft voor alle apparaten, waaronder Android en iOS, kunnen je werknemers hun tijd blijven registreren, waar ze zich ook bevinden.
Prestatiemanagement
Prestatiemanagement draait tegenwoordig om verbetering in plaats van verantwoording. Het doel is niet om een werknemer de les te lezen over inefficiëntie, maar om zinvolle gesprekken te voeren die hen kunnen helpen zich te ontwikkelen voor betere prestaties in de toekomst.
Natuurlijk heb je nog steeds gegevens nodig om teamleden te helpen verbeteren. Je moet kijken naar de hoeveelheid tijd die ze voor een bepaalde taak nodig hadden en die vergelijken met een gestandaardiseerde tijdsvereiste.
Met deze gegevens kun je tools voor prestatiemanagement of technieken zoals variantieanalyse gebruiken. Zodra je inzicht hebt in de prestaties van werknemers, kun je stimulansen bieden om hen aan te moedigen productiever te worden.
Hoe je tijdgegevens gebruikt
Je beschikt nu over tijdgegevens van werknemers.
Dus, wat nu?
Nu je weet hoe tijdgegevens kunnen helpen, gaan we bespreken hoe je ze kunt gebruiken. Voordat je beslissingen kunt nemen op basis van tijdgegevens, moet je de verschillende soorten tijdgegevens begrijpen.
Tijdgegevens van werknemers kunnen worden ingedeeld als productief of onproductief.
Productieve uren
Productieve uren zijn de uren waarin zaken vooruitgaan. Het zijn uren waarvoor een klant wil betalen. Denk aan werktijd die wordt besteed aan het bedienen van een machine, het verpakken van een product of het bieden van klantenservice – afhankelijk van wat je bedrijf doet.
Onproductieve uren
Onproductieve uren omvatten alle uren die worden betaald, maar niet aan productief werk worden besteed. Deze uren worden meegenomen in je prijsstelling, maar idealiter zou je klant er niet voor willen betalen. Onproductieve uren zijn uren die worden besteed aan het controleren van e-mails, het verkrijgen van goedkeuringen van de manager of het nemen van persoonlijke pauzes.
Je moet ernaar streven onproductieve uren te beperken als onderdeel van je inspanningen voor kostenbeheersing, maar ze kunnen niet volledig worden geëlimineerd en dat is sowieso niet je doel.
Je wilt ze beperken, niet elimineren, omdat ze vaak helpen de algehele productiviteit van een werknemer te verhogen. Idealiter blijven onproductieve uren binnen redelijke grenzen. En, nog belangrijker, bij het prijzen van je product of dienst moet je rekening houden met onproductieve uren.
Hier is een eenvoudig voorbeeld van hoe je tijdgegevens in je bedrijf kunt gebruiken.
Stel dat je consultant bent. Je hebt je diensten voor een bepaald type project – project A – geprijsd op $1000. Doorgaans heb je één werknemer per klant nodig voor projecttype A, waarvoor tien productieve uren nodig zijn om het af te ronden.
De vergoeding van je werknemer bedraagt $1500 per week voor een werkweek van 30 uur. Dit betekent ook dat de kosten van de werknemer voor project A voor jou $500 bedragen. Als je geen overheadkosten hebt, verdien je $500 per voltooid project A (d.w.z. prijs van $1000 - $500 aan werknemerskosten).
Wanneer je echter begint met het registreren van tijd, ontdek je dat je werknemer in werkelijkheid 12 uur besteedt aan alle type A-projecten. De werknemer besteedt twee uur van zijn tijd aan communicatie met de klant over het project – updates geven, vragen beantwoorden en informatie opvragen.
Die twee extra uren kosten je elke keer dat je een type A-project afrondt $100 extra. Zonder gegevens over tijdregistratie zou je niet weten hoeveel tijd je werknemer aan een bepaald project besteedt en zou je het daarom niet correct kunnen prijzen.
Tijdregistratie kan je helpen om snel hiaten in je prijsstelling te identificeren voor zowel grote als kleine bedrijven. Zodra je de gegevens hebt, is het een kwestie van de cijfers berekenen. Je zult verbaasd zijn hoe inzichtgevend tijdgegevens kunnen zijn, vooral wanneer je ze voor het eerst gaat gebruiken.
Maar er is een kanttekening—werknemers vertellen dat hun tijd wordt geregistreerd, kan vaak in een negatief daglicht worden gezien.
Laat werknemers geleidelijk wennen aan tijdregistratie
Jij kent de voordelen van tijdregistratietools, maar je werknemers niet. En waarschijnlijk zullen ze niet enthousiast zijn over het gebruik van een tijdregistratietool. Niemand vindt het prettig om gemonitord te worden, dus weerstand is niet geheel verrassend.
De angst van je werknemers is gebaseerd op het onjuiste idee dat de tijdgegevens zullen worden gebruikt voor micromanagement. Het is echter de verantwoordelijkheid van de manager om de juiste reden hiervoor uit te leggen.
Het is belangrijk om te begrijpen dat je hen hier niet toe kunt overhaasten. Help hen te begrijpen dat tijdregistratie waarde biedt voor zowel hen als het bedrijf door voorafgaand aan de implementatie van een tijdregistratiesysteem gesprekken te voeren. Veranderingen goed communiceren is essentieel om wrijving tot een minimum te beperken en de verandering succesvol door te voeren.
Nu je weet wat tijdregistratie is, wat de voordelen van tijdregistratie zijn en welke uitdagingen het gebruik van tijdregistratie met zich mee kan brengen, is het verstandig om tijd te investeren in meer informatie over hoe je veranderingen voor je werknemers gemakkelijker kunt maken en deze kunt implementeren zonder operationele verstoring.
Het is ook de moeite waard om de voordelen van software voor tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie te verkennen als aanvulling op je inspanningen rond tijdregistratie. Deze HR-apps en -tools kunnen een breder perspectief bieden en helpen je strategieën verder te verfijnen voor een betere productiviteit en efficiëntie.
