Hoe pak je aanwerving en werving aan als je geen HR hebt (met Joel Peterson van Arbutus Search Group)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Tim Reitsma

Als bedrijfseigenaar of leider binnen een organisatie ben je misschien verantwoordelijk voor, nou ja, heel veel. Je moet nieuw talent aantrekken wanneer je groeit of wanneer mensen vertrekken, maar je hebt geen toegewijde recruiter of HR-team om te helpen. Dus wat doe je? Besteed je het uit? Doe je alles zelf? En als je het zelf doet, weet je dan hoe? Plaats je gewoon overal een vacature en bid je om goede kandidaten en hoop je op het beste? Aan beide opties zijn kosten verbonden: niet alleen in geld, maar ook in tijd en het risico dat je de verkeerde persoon aanneemt. Joel Peterson is ondernemer, headhunter en wervingsadviseur. In 2017 richtte hij zijn eigen bedrijf op, Arbutus Search Group. Hij heeft veel ervaring, maar raad eens? Ook hij loopt tegen dezelfde uitdagingen aan terwijl hij zijn bedrijf laat groeien.

Bedankt dat je luistert. Ik ben Tim Reitsma, de vaste presentator van People Managing People. Welkom bij de podcast voor mensen die mensen aansturen en beter willen leidinggeven en managen. We zijn eigenaars, oprichters, ondernemers, middenmanagers en teamleiders. We sturen mensen aan. En ja, we doen aan human resources, maar we zijn geen HR-professionals, althans niet in de traditionele betekenis. Het is onze missie om mensen te helpen hun teams en organisaties effectiever te leiden en te managen. Dus als je beter wilt leidinggeven en managen, als je een betere organisat leider en effectievere peoplemanager wilt worden, doe dan met ons mee. Blijf naar de podcast luisteren voor de tips, trucs en tools die je nodig hebt om je mensen te werven, te behouden, te managen en beter leiding te geven binnen je organisatie. En abonneer je tijdens het luisteren op de show en meld je aan voor onze mailinglijst op PeopleManagingPeople.com om op de hoogte te blijven van alles wat er gebeurt.

Welkom, Joel. Ik waardeer het enorm dat je vandaag tijd hebt gemaakt om deel te nemen aan de People Managing People-podcast. Om te beginnen wil ik graag weten waar je tegenwoordig enthousiast over bent. Wat houdt je momenteel bezig? Stel dat ik een bedrijf heb dat een groeifase doormaakt en tien extra mensen moet aannemen. Neem ik dan gewoon iemand aan voor de functie, voor de aansluiting bij het bedrijf wat betreft waarden en cultuur, of voor een combinatie van beide? Moet ik gewoon de eerste tien kandidaten aannemen die reageren omdat ik misschien bang ben ze kwijt te raken? Er zit veel in die ene vraag, maar ik denk dat veel mensen ermee rondlopen. Wat moet ik doen?

Joel Peterson

Bedankt dat je me hebt uitgenodigd. Ik ben blij hier te zijn. Het klinkt alsof je wilt weten waar je moet beginnen. Ik denk dat het belangrijkste wat een organisatie moet doen voordat ze de markt op gaat, of het nu om één of twee functies gaat of om meerdere, is haar eigen waarden en cultuur echt goed begrijpen. Het is tegenwoordig zo belangrijk dat mensen weten hoe het is om in een organisatie te werken. Eric Tremouende zei het volgens mij treffend: je kunt tien organisaties in een stad hebben die elk tien accountants willen aannemen, en al die functiebeschrijvingen kunnen vrijwel identiek zijn. De vaaardigheden, de dagelijkse taken en de functie kunnen hetzelfde lijken. Maar de werkelijke ervaring van iemand aan dat bureau kan bij elk van die tien bedrijven enorm verschillen.

Daarom is het zo belangrijk om eerst je waarden vast te leggen: wat zijn de elementen van je cultuur, waar sta je als organisatie voor en hoe zal de ervaring zijn voor iemand die bij het bedrijf komt werken? Stel dat eerst vast, samen met je leiderschapsteam en je medewerkers. Misschien gebruik je een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Misschien organiseer je gewoon een eenvoudige kennismaking. Als je een HR-team hebt of enkele leiders die de medewerkers kunnen bevragen, probeer dan te begrijpen hoe het is om voor jullie organisatie te werken, waar jullie voor staan en wat jullie ervaring is. Vervolgens kun je dat vertalen naar een functiebeschrijving, samen met alle andere gegevens, vereisten en opleidingsvereisten. Zo schets je niet alleen hoe het dagelijkse werk eruitziet, maar ook hoe de werkervaring zal zijn. Dat is volgens mij de beste start.

Tim Reitsma

Dat is ook wat ik op de markt hoor. Het gaat niet alleen om het voldoen aan kwalificaties. Het is beslist meer dan dat. Laten we de rollen omdraaien. Stel dat iemand naar deze podcast luistert en op zoek is naar een nieuwe baan of misschien aan zijn carrière wil beginnen. Die persoon bekijkt websites van bedrijven waarop staat wat hun cultuur is en hoe het is om er te werken. Hoe weet je dat dit geen mooie voorstelling van zaken is?

Joel Peterson

Dat is een goede vraag. Er heeft een verschuiving plaatsgevonden waarbij bedrijven slimmer worden en een bepaald merk promoten bij toekomstige medewerkers en kandidaten. Het is aan de kandidaat om uit te zoeken of dat beeld klopt. Dat betekent vooral gesprekken voeren met mensen binnen het bedrijf. Ik raad mensen aan contact op te nemen met iemand die ze kennen binnen de organisatie, of met iemand met wie ze via een aanbeveling in contact kunnen komen, om te horen hoe het er werkelijk is. Tijdens het sollicitatieproces moedig ik kandidaten altijd aan om te vragen: waarom werk je hier graag? Wat bracht je naar deze organisatie? Ik stel die vraag ook aan mijn klanten wanneer we kandidaten voorbereiden op gesprekken. Wat houdt hen elke dag betrokken en gemotiveerd? Er zijn veel mogelijkheden, dus wat zorgt ervoor dat mensen bij deze organisatie blijven en zich er betrokken en vervuld voelen?

Tim Reitsma

Dat is een goede vraag. Ik heb die vraag in het verleden gesteld en ik heb haar ook gekregen toen ik mensen aannam. Een goed antwoord hebben is belangrijk. Kandidaten letten zelfs op je lichaamstaal en op de woorden die je kiest. Ze kunnen door de mooie woorden heen kijken en zien of je gewoon de tekst van de website herhaalt of werkelijk graag bij het bedrijf werkt. Dat wordt opgebouwd door de organisatie. Volgens mij is dat advies niet alleen voor kandidaten, maar ook voor werkgevers: wees daarop voorbereid.

Joel Peterson

Absoluut. De meeste mensen begrijpen inmiddels dat een sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer is. Jij beoordeelt het bedrijf net zo goed als het bedrijf jou beoordeelt. Je wilt dus altijd je beste kant laten zien, of je nu werkgever of potentiële werknemer bent. Let wel op waarschuwingssignalen. Zoals een werkgever vragen stelt en antwoorden beoordeelt, let een kandidaat op lichaamstaal, maniertjes en wat mogelijk wel of niet de waarheid is. Dat werkt beide kanten op.

Tim Reitsma

Ik wil het gesprek iets verleggen. Je bent nu al een paar jaar bedrijfseigenaar van een zoekbureau en draagt binnen je organisatie meerdere petten. Je bent verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, neemt talent aan, betaalt de rekeningen en doet de loonadministratie. Je doet dus veel. Wat doe je wanneer je iemand moet aannemen? Schakel je een ander wervingsbureau in, plaats je de vacature overal, of richt je je op specifieke kanalen? Hoe pak je dat aan?

Joel Peterson

Er is niet één aanpak die ik altijd gebruik. Ik doe wat ik mijn klanten aanraad: stel jezelf open voor verschillende mogelijkheden. Ik kijk naar aanbevelingen in mijn netwerk. Zet het bericht op sociale media. Ik adverteer zeker. Zo laat je niet alleen weten dat je op dit moment iemand zoekt, maar ook dat je een werkgever in British Columbia bent die voortdurend goed talent zoekt. Dat is tegelijk een manier om je werkgeversmerk op te bouwen. Daarnaast vraag ik mijn medewerkers wie zij kennen en met wie zij mij in contact kunnen brengen. Als je intern goed werk levert, zullen mensen je altijd kandidaten aanbevelen en hun vrienden willen voorstellen.

Tim Reitsma

Een goed punt: in plaats van een functiebeschrijving overal op internet te verspreiden en te hopen dat je een goede kandidaat vindt, kijk je eerst intern. Plaats de vacature intern. Sommige bedrijven geven daar een beloning voor, bijvoorbeeld een bonus of een vrije dag. Wanneer er iets tegenover staat, willen mensen hun reputatie niet op het spel zetten door zomaar iemand aan te bevelen. Dat is goed advies. Kijk eerst binnen je eigen organisatie en ga van daaruit verder. Een andere mogelijkheid is je netwerk, bijvoorbeeld LinkedIn. Of je het nu leuk vindt of niet, het blijft bestaan. Zet de vacature daar neer. Je ziet vaak berichten als: ons bedrijf groeit en we zoeken dit of dat talent. In de reacties worden vervolgens de hele dag mensen getagd. Dat is dus een goede plek.

Joel Peterson

Dat klopt. LinkedIn groeit snel en er komen elke dag meer professionals bij. Als je nadenkt over de contacten die je op het platform en offline kunt leggen, ontstaan er mogelijkheden om te leren, te netwerken en mensen aan te nemen. Het is zeker een goede plek om je merk online zichtbaar te maken.

Tim Reitsma

Je bedrijf is dus een wervingsbureau. Stel dat ik een klein of middelgroot bedrijf heb en geen HR-ondersteuning om te zeggen: ik moet dit talent aannemen. Wat doe ik dan? We hebben allemaal die twee woorden in ons hoofd: we zijn te druk. Wanneer schakel ik iemand zoals jij in?

Joel Peterson

Je kunt op elk moment een wervingsbureau zoals het onze inschakelen. Daar zijn eigenlijk geen beperkingen aan. Een van de redenen waarom we Arbutus Search Group begonnen, was om een ander niveau van wervingsdienstverlening te bieden: bijna een interne bedrijfsrecruiter, zonder dat je die functie zelf op je loonlijst hoeft te hebben. We werken met organisaties van ongeveer twaalf medewerkers tot tweehonderdvijftig medewerkers. Dat is waarschijnlijk onze ideale doelgroep. We hebben bedrijven geholpen groeien van twaalf naar vijfendertig medewerkers en in één geval van vijfendertig naar ongeveer zevenentachtig.

Tijdens die samenwerking veranderden hun behoeften, maar wij konden hen steeds snel helpen bepalen hoe een goede vacature eruitzag, welke advertentie geschikt was en welke functietitel de markt op moest. Mensen moesten de functie kunnen herkennen en begrijpen, zodat de inhoud bij hen aansloot. Daarna gingen we de markt op om te ontdekken welke mensen en vaardigheden het meest geschikt en succesvol zouden zijn voor de functie.

Je kunt bij ons komen zonder functiebeschrijving; we helpen je die schrijven. Je kunt ook komen nadat je al uitgebreid hebt gezocht en moeite hebt gehad om iemand te vinden die om welke reden dan ook bij je past. Misschien is het salaris niet concurrerend, hebben mensen aanbiedingen afgewezen vanwege het salaris, of heeft een andere organisatie het talent vóór jou binnengehaald. We zien het hele spectrum aan uitdagingen. We helpen organisaties door de moeilijkheden op de markt en door afgewezen aanbiedingen heen, zodat ze weer met vertrouwen een aanbod kunnen doen. Veel daarvan komt neer op een consistent proces, de juiste waarde overbrengen aan potentiële kandidaten en snel en doelgericht door het proces bewegen.

Tim Reitsma

Wat ik over jou en je bedrijf heb geleerd, is dat het om meer gaat dan alleen iemand vinden om een stoel te vullen. Er zijn wervingsbedrijven die dat doen; daar is op zichzelf niets mis mee. Maar jij werkt vanuit doel, waarden en grote nederigheid. Dat lijkt me een interessante positie voor je organisatie. Bedrijven die groeien hebben soms een wervingsbureau nodig, maar het is belangrijk dat zo'n bureau aansluit bij de organisatie en bij het soort mensen dat je wilt aantrekken.

Joel Peterson

Fijn dat dat overkomt. Ik werf inmiddels dertien, bijna veertien jaar in de markt van British Columbia en heb ook in Australië, Japan en de Verenigde Staten geworven. Bij het invullen van functies en voorkomen dat iemand na drie of zes maanden alweer vertrekt, komt het steeds neer op dezelfde zaken: de kandidaten moeten aansluiten bij je waarden, interesses en passies en bij je missie, visie en cultuur.

Dat kan alleen door een gesprek te voeren, of dat nu met een recruiter is of met iemand die zelf werft. Je moet de kandidaat betrekken bij een echt gesprek en meerdere echte gesprekken voeren. Ik heb ooit meegemaakt dat een vicepresident sales kandidaten bewust intimideerde tijdens gesprekken. Hij zette zijn stoel hoger en die van de kandidaat lager om hen ongemakkelijk te maken. De kandidaten vertrokken en hadden natuurlijk geen interesse om voor hem te werken. Hij wilde zien hoe ze met moeilijke klanten omgingen, maar dit was geen goede manier om het beste uit mensen te halen.

We spraken over mensen op hun gemak stellen en op een rustige, natuurlijke manier ontdekken wie ze zijn. Dan gaan mensen vertellen waar ze gepassioneerd over zijn en wat ze graag doen. Gedragsgerichte interviews zijn belangrijk. Vraag niet alleen wat iemand in een hypothetische situatie zou doen, maar vraag: vertel me over een moment waarop je dit deed. Hoe ging dat? Wat was je oplossing en wat was het resultaat?

Om te bepalen of iemand bij je organisatie past, moet je een realistisch beeld geven van de functie en de cultuur. Laat kandidaten de werkplek zien, laat ze kennismaken met mensen en geef ze een indruk van de sfeer. Samen met meerdere gesprekken en verschillende gesprekspartners krijg je een goed beeld van de aansluiting. Vergeet niet dat zij jou net zo goed interviewen als jij hen.

We hebben allemaal wel eens een verkeerde aanwerving gedaan. Dat verstoort de organisatie, vertraagt anderen en kan ertoe leiden dat je extra tijd moet besteden aan het motiveren van iemand of het herinrichten van diens werk. Een verkeerde aanwerving is bovendien duur. Daarom zijn we geen afvinkers. We zoeken niet alleen iemand met een specifieke lijst vaardigheden, maar kijken ook naar cultuur en geschiktheid.

Tim Reitsma

Dat is goed advies, ook voor iemand die voor het eerst een bedrijf runt en talent moet aannemen. Het gaat om meer dan vakjes afvinken. En stoelen verhogen om mensen bang te maken levert waarschijnlijk niet de juiste kandidaten op.

Joel Peterson

Verhoog geen stoelen.

Tim Reitsma

Verhoog voorlopig geen stoelen. Ga op de grond zitten. Ik maak maar een grapje. Doe dat niet.

Joel Peterson

Je kunt een beetje spelen met het goede-agent-slechte-agentprincipe, maar je krijgt geen betrouwbare indruk van iemand wanneer je die probeert bang te maken. Angst zorgt niet voor goede prestaties in een werkomgeving. Waarom zou het dan wel werken tijdens een sollicitatiegesprek? Ik zie het niet.

Tim Reitsma

Ik heb een vraag over referentiecontroles. Als je iemand aanneemt, vraag je om referenties omdat dat nu eenmaal gebruikelijk is. Ik heb altijd gedacht: als iemand mij om referenties vraagt, kies ik mensen die mij aardig vinden en positief over mij spreken. Ik heb eens meegemaakt dat drie van de drie referenties zeiden: neem deze persoon niet aan. Dat was verrassend. Wat is jouw kijk op referenties?

Joel Peterson

Ik ben vooral benieuwd of jullie die persoon toen meteen hebben aangenomen.

Tim Reitsma

Dat hebben we niet gedaan. We konden geen duidelijk antwoord krijgen en hebben de kandidaat een tweede kans gegeven. Uiteindelijk vonden we een andere geschikte kandidaat. Het was een grote waarschuwing.

Joel Peterson

Dat zou het ook moeten zijn. Referenties zijn inderdaad gekleurd. Ze worden geselecteerd door iemand die bij jouw organisatie wil binnenkomen. Toch moeten ze maar ongeveer tien tot twaalf procent van je totale beslissing uitmaken. Je wilt dus niet beslissen dat je iemand zeker aanneemt omdat een referentie geweldig is, of iemand zeker afwijzen omdat een referentie slecht is.

Ik bepaal samen met mijn klant wie de referenties zijn. Kandidaten noemen soms een voormalige collega, een oude leidinggevende van wie ze geen contactgegevens hebben, of een hoogleraar. Dan leg ik uit dat we de twee meest recente leidinggevenden nodig hebben aan wie zij rapporteerden. Als ze geen contact meer hebben, kan ik ze via LinkedIn vinden, maar ik wil wel eerst toestemming. We zoeken de meest recente leidinggevenden omdat we willen weten hoe iemand recent heeft gepresteerd, niet hoe die persoon vijftien jaar geleden op school presteerde.

We zijn niet op zoek naar belastende informatie. We willen begrijpen hoe iemand in een bepaalde situatie presteert en hoe we diens sterke vaardigheden het beste kunnen benutten. Vervolgens moet je de context van de antwoorden begrijpen. Als iemand bijvoorbeeld niet goed met boze klanten omging, moet je nagaan of de nieuwe functie klantgericht is. Misschien werkte die persoon in een callcenter tijdens een prijsverhoging van vijftig procent. Dat betekent niet automatisch dat iemand ongeschikt is voor een interne administratieve functie. Het kan wel een ontwikkelpunt zijn.

Tim Reitsma

Dat is inderdaad belangrijk. Tijdens een gesprek kunnen we onszelf zo goed mogelijk presenteren, maar referenties helpen om dat in context te plaatsen. Een andere vraag: je hebt een vacature geplaatst en krijgt twintig, dertig, veertig of vijftig kandidaten. Je hebt niemand anders om de cv's te screenen. Hoe blijf je georganiseerd? Gebruik je een groot Excel-bestand, betaalde software of print je alles uit?

Joel Peterson

Ik denk dat veel systemen tekortschieten. In mijn dertien jaar werving heb ik geavanceerde en soms dure tools gebruikt om sollicitaties en cv's te filteren. De kunstmatige intelligentie en algoritmen die sollicitaties beoordelen op trefwoorden in een cv of motivatiebrief werken niet consequent. Ze filteren waarschijnlijk meer slechte dan goede kandidaten uit, maar soms wordt juist de goede kandidaat verwijderd. Als je een paar honderd sollicitaties krijgt, moet je de cv's dus waarschijnlijk lezen. Daar is geen eenvoudige oplossing voor.

Er zijn wel tools die de ontvangst en het beheer op basaal niveau stroomlijnen. Als je geen bedrijfsbrede spreadsheet of centrale opslag hebt, maak dan een gedeelde map met een spreadsheet waarin je cv's, motivatiebrieven en documenten per kandidaat bijhoudt. Noteer ook feedback, vervolgstappen en data. Houd bij waar succesvolle kandidaten vandaan komen, zodat je daar later meer kunt werven.

Een zakelijk LinkedIn-account en bedrijfspagina zijn ook nuttig. Plaats vacatures, berichten en sociale inhoud, zodat medewerkers de vacature op hun eigen tijdlijn kunnen delen. Als je iets robuusters wilt, kun je een sollicitantvolgsysteem gebruiken. Dat wordt een centrale opslagplaats waarin je notities kunt bijhouden en het proces kunt beheren. Voor ongeveer vijftig dollar per gebruiker per maand kan dat al een betaalbare oplossing zijn.

Tim Reitsma

Wat ik hoor, is: organiseer jezelf. Dat kan met Excel of een volgsysteem. Naarmate je organisatie groeit, kun je andere software inzetten. Ook kandidaten moeten beseffen dat bots cv's en LinkedIn-profielen op trefwoorden scannen. Doe dus onderzoek naar de sector en de vacature en zorg dat je gevonden wordt door recruiters en software.

Voor we afronden wil ik graag een kort verhaal horen. In dertien jaar heb je honderden mensen aangenomen. Je leidde een team recruiters dat vier jaar lang ongeveer 250 mensen per jaar aannam. Kun je een voorbeeld geven van een verkeerde aanwerving, wat er misging en wat je daarvan hebt geleerd?

Joel Peterson

Na dertien jaar werven zijn er natuurlijk enkele aanwervingen geweest die niet pasten. Ik vind het goed dat je spreekt over een verkeerde aanwerving in plaats van een slechte aanwerving. Het verschil is dat de persoon misschien gewoon niet bij de organisatie of niet bij de functie paste.

Ik herinner me een situatie uit 2015, toen ik manager was van een wervingsteam. We namen iemand aan voor het HR-team, maar het bleek geen goede aansluiting. We zagen indrukwekkende namen op het cv en raakten daardoor enthousiast. We besteedden te weinig aandacht aan de specifieke resultaten en verantwoordelijkheden van de persoon en keken vooral naar wat het grotere team bij die eerdere bedrijven had bereikt.

Toen de persoon bij ons begon, ontdekten we dat diegene niet over de sterke punten of vaardigheden beschikte om die resultaten zelfstandig te leveren. Bij het vorige bedrijf was er een groot team dat ondersteuning bood. Wij waren een klein team en hadden niet genoeg capaciteit om die ondersteuning te bieden. De persoon had moeite om zelfstandig projecten op te leveren. We hadden dus beter moeten doorvragen naar de individuele bijdragen en prestaties in plaats van ons te laten imponeren door de bedrijfsnamen.

Tim Reitsma

Bedankt dat je dat deelt. Grote namen op een cv kunnen indrukwekkend zijn, maar het is belangrijk om verder te lezen en door te vragen. Joel, bedankt dat je vandaag te gast was en je ervaringen hebt gedeeld over georganiseerd blijven, tijd besteden aan werving en het vinden van het juiste talent. We zetten de naam van je bedrijf, Arbutus Search Group, in de shownotes, samen met een link naar je LinkedIn-profiel. Bedankt dat je er was en ik hoop snel weer met je te spreken.

Joel Peterson

Bedankt, Tim. Ik praat hier de hele dag over en waardeer je tijd. Het was fijn om contact te hebben. Ik hoop dat je luisteraars er iets aan hebben. Veel succes met werven. De markt is concurrerend, maar het is momenteel ook erg leuk.

Tim Reitsma

Goed, tot de volgende keer.

Joel Peterson Bedankt.