Vergaderingen aanpassen aan de hybride werkplek

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd voor 100% gelijk.

Jean Bays: Ik zou zelfs zeggen: als je niet over de juiste technologie beschikt in deze vergaderruimte, dan is het inderdaad beter als iedereen voor zijn scherm zit om er een vergadering van te maken die voor iedereen waardevol is.

David Rice: Welkom bij de People Managing People-podcast. We zetten ons in om een betere wereld van werk op te bouwen en je te helpen gelukkige, gezonde en productieve werkplekken te creëren. Ik ben jullie presentator, David Rice.

Mijn gast vandaag is Jean Bays. Zij is Chief People Officer bij Neat. We gaan praten over vergaderingen op de hybride werkplek, de ervaring van moderne vergaderingen en wat werknemers daarvan kunnen en mogen verwachten.

Jean, welkom!

Jean Bays: Dank je wel dat je me hebt uitgenodigd, David.

David Rice: Vertel ons om te beginnen iets over jezelf, je rol bij Neat en hoe je bent gekomen waar je nu bent.

Jean Bays: Zeker. Je zult dus veel grappige accenten horen. Ik ben eigenlijk Duits en woon nu ongeveer zeventien jaar in het Verenigd Koninkrijk. Ik heb altijd functies gehad die met HR te maken hebben, al vijfentwintig jaar. Ik ben erg gepassioneerd over HR, of zoals we het tegenwoordig noemen: de peopleorganisatie.

Ik werk nu ongeveer twee jaar bij Neat, een technologiebedrijf met het hoofdkantoor in Noorwegen. Ik geef leiding aan de personeelsafdeling met mijn team. In totaal zijn we actief in vierentwintig landen, waar we zorgen voor onze Neaters, zoals we ze graag noemen. Het is dus een zeer internationale functie, verspreid over veel tijdzones.

Het gaat om veel virtuele vergaderingen en ruimtes. Dus ja, dat ben ik, en ik ben blij hier te zijn.

David Rice: Heel leuk. Ik ben blij dat je er bent, want steeds meer bedrijven staan voor een soort mondiale uitdaging als ze nadenken over hoe ze hun vergaderingen organiseren.

Ik wil het gesprek beginnen met de vraag hoe vergaderingen de afgelopen jaren zijn veranderd en welke invloed veranderende werkmodellen daarop hebben gehad. Wat zijn volgens jou de grootste verschuivingen in de manier waarop we een vergadering bekijken en ervaren, bijvoorbeeld in 2020 vergeleken met vandaag?

Jean Bays: Zoals we allemaal weten, vond de grootste verschuiving plaats in 2020. Voor de meesten van ons betekende deelname aan een vergadering, aanwezig zijn in een vergaderruimte of deelnemen aan bepaalde projecten dat we naar de locatie moesten vliegen of reizen om invloed uit te oefenen, onze stem te laten horen en deel uit te maken van een projectteam.

En ik denk dat we vrij snel allemaal leerden dat we dat moesten veranderen, omdat we anders geen bedrijven konden runnen en geen projecten konden uitvoeren. We werden gedwongen tot een enorme verandering. Ik moet toegeven dat die erg ongemakkelijk voelde. Veel mensen kunnen zich er waarschijnlijk in herkennen dat ze niet in een vergaderruimte zitten, maar dit allemaal via Zoom doen en de hele dag voor een scherm zitten.

We werden er dus toe gedwongen. Daaruit ontstonden natuurlijk bepaalde technieken en gedragingen in vergaderingen waardoor iedereen zich min of meer betrokken kon voelen. We leren nog steeds hoe we invloed kunnen uitoefenen wanneer we niet in de ruimte zijn. Het was een enorme verandering, soms ten goede en soms niet, want dat staat buiten kijf.

En ik zeg dat niet omdat ik voor het bedrijf werk waarvoor ik werk, maar een vergadering van persoon tot persoon is zonder enige twijfel nog steeds de beste manier van communiceren. Met de ontwikkeling van technologie en van bepaald gedrag tijdens vergaderingen hebben we echter geweldige vooruitgang geboekt, omdat we niet meer hoeven te reizen. Ik geef altijd dit voorbeeld uit mijn vorige functie: ik vloog van Londen naar San Francisco voor vierentwintig uur, alleen om een vergadering bij te wonen. Denk maar aan de ecologische voetafdruk, de tijd en alles wat daarbij komt kijken.

Dus ja, een enorme verandering. Heel spannend. Eigenlijk is het heel spannend wat ons te wachten staat.

David Rice: Ja, ik denk dat de pandemie in 2020 begon. In het begin gebruikte volgens mij iedereen gewoon Zoom. Daarna duurde het misschien een jaar voordat je al die andere hulpmiddelen zag opkomen. Dat vind ik echt fascinerend.

Neat bevindt zich natuurlijk in die sector: jullie zijn ontstaan uit de behoefte om dit op deze manier te doen. Het is interessant om te zien welke verschillende ervaringen door al die verschillende hulpmiddelen worden gecreëerd.

Jean Bays: Er zijn verschillende hulpmiddelen. En ik moet zeggen: technologie… sorry dat ik Zoom noem, maar het werd in 2020 zo’n merknaam.

David Rice: Nee, het was overal.

Jean Bays: Het was destijds Zoom en niets anders. Maar er zijn natuurlijk veel technologieën en platforms om mensen bij elkaar te brengen, niet alleen in een vergaderruimte of virtuele vergaderruimte, en hen tegenwoordig hun aandeel te laten leveren aan het succesverhaal van bedrijven.

David Rice: Als we nadenken over de toekomst van werk zelf, wordt er veel nagedacht over de hybride ervaring en wat die voor werknemers betekent. Je noemde inclusiviteit. Wat is volgens jou de grootste uitdaging om vergaderingen in een hybride omgeving tegenwoordig goed uit te voeren, nu de verwachtingen rond etiquette en al die andere zaken behoorlijk hoog liggen?

Wat is volgens jou de grootste uitdaging bij het organiseren van een goede hybride vergadering?

Jean Bays: Om te beginnen wil ik bewustzijn benadrukken. Bewustzijn kan al beginnen met iets heel kleins. Als je in een vergaderruimte zit en mensen virtueel deelnemen met hun technologie, moet je beseffen dat deze mensen niet in de ruimte zijn voor alle kleine praatjes, het gelach en alles wat daarbij hoort.

We hadden onlangs kwartaalbesprekingen en ik vond het geweldig dat onze CEO bijvoorbeeld zei: hé mensen, besef dat er drie mensen niet in deze vergaderruimte zijn. Laten we ons daar allemaal bewust van zijn, inclusief en attent zijn. Het is een klein ding, maar ik denk dat de grootste uitdaging nog steeds is dat mensen die virtueel deelnemen zich geen onderdeel voelen, niet worden gezien, en dat proberen we aan te pakken.

We beschikken tegenwoordig over prachtige technologie waarmee je zelfs kunt in- en uitzoomen, zodat elke spreker wordt ingezoomd. Dan voelt het alsof je naast je collega zit, omdat je hun gezichtsuitdrukkingen, instemming en afkeuring ziet, en de kleine knikjes en geluiden opvangt.

Een grote stap in de goede richting werd al vóór 2020 en zelfs eerder gezet. Wanneer iemand in een virtuele vergadering begon te praten, werden vroeger alle andere geluiden afgesneden. Met de juiste technologie is dat tegenwoordig geen probleem meer. Om het op de Britse manier beleefd te zeggen: je kunt heel beleefd door elkaar heen praten zonder het hele gesprek dat gaande was stil te leggen.

Bij hybride werken is het ook heel belangrijk dat het niet uitmaakt of je bijvoorbeeld thuis op een MacBook zit. Als in de vergaderruimte de juiste technologie beschikbaar is, kun je inclusiviteit creëren, zelfs als je thuis geen videotechnologie van duizenden euro’s hebt.

Het gaat dus ook om de ontvangende kant: hoeveel kan technologie helpen om mensen zich betrokken te laten voelen bij de vergadering en invloed te laten uitoefenen? Voor bedrijven is dit absoluut belangrijk. Iedereen heeft het over het vinden van de juiste balans: wat bieden we mensen op het hoofdkantoor of in grote kantooromgevingen?

En je moet altijd in gedachten houden: wat als vijftig procent van de deelnemers aan deze vergadering virtueel aanwezig is? Hoeveel kunnen we dan vanuit technologisch oogpunt bieden om er een goede ervaring van te maken en mensen die niet fysiek aanwezig zijn erbij te betrekken?

Dat is hybride voor mij. Ik weet dat veel mensen dat woord tegenwoordig niet prettig vinden, maar uiteindelijk is het hybride. Ik kan geen ander woord bedenken. Natuurlijk gaat het om keuzevrijheid, maar wanneer je je personeel keuzes geeft, moet je ervoor zorgen dat die ervaring zo soepel en inclusief mogelijk is, zodat mensen zichtbaar zijn, ook wanneer ze niet op kantoor zijn.

Dat is voor mij de uitdaging. Er zijn volgens mij geweldige aanbieders die daar elke dag aan werken.

David Rice: Ik sprak onlangs met een ontwerper van ervaringen voor werken op afstand en stelde haar een soortgelijke vraag. Ze zei dat je, als je een inclusieve cultuur voor medewerkers op afstand wilt opbouwen, iedereen op je vergaderplatform moet hebben, of dat nu Zoom is of iets anders, ongeacht of ze op kantoor zijn.

Ik begrijp waar ze vandaan komt en hoe dat kan helpen met inclusiviteit, juist door de aard ervan. Tegelijkertijd heb ik het gevoel dat het misschien niet duurzaam is als veel mensen weer naar kantoor gaan. Volgens mij kan het voor mensen op kantoor een beetje onnodig gaan voelen. Uiteindelijk kan het zelfs meer verdeeldheid creëren tussen kantoormedewerkers, waardoor ze mensen gewoon niet meer uitnodigen voor een vergadering. Ik ben benieuwd hoe jij daarover denkt.

Jean Bays: Ja, daar kan ik me volledig in vinden. In mijn vorige werk heb ik situaties meegemaakt waarin ik dacht: waarom was ik niet uitgenodigd voor die vergadering? Dan kreeg ik als antwoord: o ja, sorry, maar we hadden niemand van IT beschikbaar om een videoconferentie te starten. Dat is tegenwoordig waarschijnlijk niet meer het geval, omdat het veel eenvoudiger wordt om zo’n gesprek te beginnen.

Mijn antwoord daarop is allereerst dat ik dit idee volledig begrijp. Ik zou zelfs zeggen: als je niet over de juiste technologie beschikt in deze vergaderruimte, dan is het inderdaad beter als iedereen voor zijn scherm zit om er een vergadering van te maken die voor iedereen waardevol is.

Maar als we naar de toekomst kijken, is er nu technologie waarmee je, zelfs wanneer mensen aan een ronde tafel zitten, op elk gezicht kunt in- en uitzoomen.

Mensen hoeven die moeite dus niet meer te doen. Geloof het of niet, voor veel mensen is het zelfs al een inspanning om aan het uiteinde van de tafel recht in een camera te kijken en vervolgens te moeten kijken wat daar gebeurt. Je hebt dan niet het gevoel dat je ontspannen aan tafel kunt zitten en gesprekken kunt voeren.

Met de juiste technologie hoef je die inspanning niet meer te leveren. Je collega’s buiten kantoor zijn virtueel vrijwel met één klik bereikbaar. Je hoeft geen grote technische installatie in een vergaderruimte te plaatsen en ook niet een heel leger IT-medewerkers om je heen te verzamelen om mensen over de hele wereld te bellen.

Hoe eenvoudiger je dit maakt voor de mensen in de vergaderruimte, hoe minder irritatie er volgens mij zal zijn. Ze hebben geen storingen, kunnen zitten zonder in één richting te hoeven kijken en alles wordt inclusiever. Ik denk dat dit de toekomst is.

Maar ik begrijp het volledig. Toen we net uit de pandemie kwamen, was ik een van de mensen die geen fan was van: vier mensen in de vergaderruimte en de rest virtueel. We vroegen mensen daarom om thuis te blijven, thuis te werken en via Zoom deel te nemen, omdat we het anders niet goed konden laten werken als vergadering.

Voor de toekomst zijn er echter mogelijkheden en die zijn behoorlijk indrukwekkend. Het zal een heel bruikbaar hulpmiddel worden, zonder dat mensen er veel moeite voor hoeven te doen en vervolgens denken: misschien moeten we Jean uit Londen maar niet uitnodigen.

David Rice: De logistiek is zeker ingewikkelder geworden.

Denk je dat de verwachtingen van werknemers over vergaderingen veranderen? We worden allemaal omringd door ongelooflijke technologie. Dat gebeurt ook in ons privéleven. We zien virtual reality, augmented reality, de metaverse en al die andere dingen, en ze worden steeds gebruikelijker.

We zijn bovendien opgegroeid met Hollywoodbeelden van hoe de toekomst eruit zou zien. Is het daarom tijd om ons grondig te verdiepen in hoe onze vergaderingen voelen en eruitzien en wat meer te experimenteren?

Jean Bays: Als je terugdenkt aan het begin van de pandemie, toen deze technologie veel meer werd gebruikt, herinner je je misschien dat heel veel mensen tijdens teamvergaderingen hun gezicht niet lieten zien. Ze bleven volledig buiten beeld en zeiden soms alleen een piepje of iets dergelijks.

Daarna kwam natuurlijk het tijdperk van al die kleine hulpmiddelen. We herinneren ons allemaal de rechter met het kleine katje en dergelijke. Dat werd echt een trend.

Maar voor de toekomst denk ik dat mensen vooral zullen verwachten dat we ons verdiepen in de manier waarop we werken. Ze verwachten van bedrijfsleiders en anderen dat zij een nieuwe manier van werken stimuleren en introduceren.

Alle grote platforms hebben iets ontwikkeld waarmee je, in plaats van naar het andere kantoor te lopen voor een praatje bij de koffiemachine, met één klik een spontane vergadering kunt starten. Dat voelt dan alsof je vraagt: ben je beschikbaar voor een snel gesprek?

Volgens mij draait de toekomst dus niet om glamour of om vergaderingen flitsender te maken, maar om de praktijk van hoe we communiceren. Gaat het om een korte check-in? Dat doe ik met mijn team. Soms doe ik ‘s ochtends gewoon een korte check-in. Als iemand beschikbaar is, prima. Als iemand niet beschikbaar is voor een korte check-in, is dat ook prima.

Hoe zou dat op kantoor gebeuren? Als ik op kantoor zou zitten en aan iets werkte en niet beschikbaar was, zou ik dat aan die persoon laten weten. Ik weet niet of dat je vraag beantwoordt, maar zo zie ik dit vanuit praktisch oogpunt een beetje voor me.

Het gaat veel meer om gedrag, hoe we communiceren en wat acceptabel is. En misschien ook om enige discipline om dit op een nieuwe manier vast te leggen.

David Rice: Voordat we afronden, zijn er twee dingen die ik altijd graag doe. Om te beginnen wil ik jou de kans geven om te vertellen waar mensen contact met je kunnen opnemen en meer kunnen ontdekken over waar je mee bezig bent.

Jean Bays: Je kunt contact met me opnemen via onze website: neat.no. NO staat voor Noorwegen. Daar vind je een bedrijfsprofiel en ook mijn profiel. Dat brengt je rechtstreeks naar mijn LinkedIn-profiel, maar ik vind het ook prima om via e-mail contact te hebben als je specifieke vragen hebt of meer wilt weten.

Ga dus naar onze website. Daar vind je mijn profiel en ook mijn LinkedIn-profiel. Ik praat graag met je, deel ideeën of hoor van je, waar je ook bent. Laat het me gewoon weten.

David Rice: Het laatste onderdeel is een kleine traditie in deze podcast: jij mag mij een vraag stellen. Ik geef het woord aan jou.

Je mag me alles vragen wat je wilt. Het hoeft niets met dit onderwerp te maken te hebben.

Jean Bays: Dat is heel leuk. David, jij praat met experts uit allerlei sectoren en hoort dus ontzettend veel. Wat denk jij, alleen voor jezelf, als we het hebben over de favoriete werkgever? Volgens mij hebben we allemaal goed werk geleverd op het gebied van parken, kantooromgevingen, hybride werken en werken vanaf elke plek.

We hebben veel gedaan in de afgelopen eeuw. Waar zouden bedrijven zich volgens jou in de toekomst op moeten richten om de favoriete werkgever te worden? Is er een geheime trend die je ziet? Is er iets waarvan je zegt: hier moeten bedrijven zich op concentreren om de favoriete werkgever te worden?

David Rice: Ik denk dat het om vaardigheden draait. We bevinden ons in een periode waarin veel dingen waarvoor we traditioneel vaardigheden ontwikkelden, in wezen kunnen worden uitbesteed aan iets wat ze veel sneller kan doen en ze uiteindelijk op hetzelfde niveau zal uitvoeren.

We moeten ons dus afvragen: wat betekent het om een mens op het werk te zijn? Welke dingen wil je specifiek dat mensen meebrengen? En hoe help je hen daarbij? Volgens mij zullen bedrijven veel meer ondersteuning moeten bieden. Je kunt het niet aan de werknemer overlaten om zelf uit te zoeken hoe hij vaardigheden verwerft.

Je moet mensen begeleiden, met hen bespreken hoe het traject eruitziet en vervolgens bepalen hoe je hen helpt om daar te komen.

Het is mogelijk dat we over dertig jaar in een wereld leven waarin werken echt gewoon een keuze is, omdat je als mens iets waardevols in je dag moet hebben. Er zullen altijd banen zijn waarvan ik zeker weet dat ze door mensen worden uitgevoerd.

Wat ik bedoel, is dat het bij de toekomst van de kenniseconomie en deze banen zal gaan om het bepalen van onvervangbare menselijke waarde. Hoe train je mensen daarin? Volgens mij zullen we waarschijnlijk afstand moeten nemen van traditionele functies en functieprofielen.

Het wordt meer een kwestie van: welke vaardigheden brengt deze persoon mee naar deze situatie waardoor hij of zij op een unieke manier geschikt is? Ik denk dat dit een gebied wordt van veel experimenten, enkele verschrikkelijke mislukkingen, maar ook veel successen. In dat proces zullen we ontdekken wat voor ons werkt.

Er kunnen groeipijnen ontstaan, maar dat hoort erbij. Dat zou ik zeggen.

Jean Bays: Interessant, dank je wel. Het brengt me echt aan het denken over wat we vroeger bijvoorbeeld deden met rouleren van functies om nieuwe vaardigheden en kennis te ontwikkelen.

We hebben daar, ook vroeger, lessen uit geleerd. Al met al was het zeer waardevol.

David Rice: Dat is een geweldig experiment om uit te voeren. Bedankt, Jean. Ik waardeer het echt dat je te gast wilde zijn. Dit was een goed gesprek.

Jean Bays: Dank je wel, David.

David Rice: Goed, luisteraars, tot de volgende keer. Als je je nog niet hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief, ga dan naar peoplemanagingpeople.com/subscribe en schrijf je in. We spreken elkaar de volgende keer.

Geniet tot die tijd van wat zon. Volgens mij komt overal de zon tevoorschijn. Trek die korte broek aan en zoek een waterplek om bij te ontspannen.