Hoe automatiseer je prestatiebeheer in 5 stappen
Richt je bij het automatiseren van prestatiemanagementtaken op het stroomlijnen van repetitieve stappen—zoals het bijhouden van doelstellingen, het verzamelen van feedback en het plannen van evaluaties—met behulp van technologie. In dit artikel lees je welke onderdelen van prestatiemanagement het eenvoudigst te automatiseren zijn, waarom automatisering belangrijk is en vind je een praktische checklist waarmee je vol vertrouwen de werklast voor HR kunt verlichten en burn-out kunt verminderen.
Voordelen van geautomatiseerde prestatiemanagementsystemen
Automatisering biedt HR-professionals een aantal voordelen, zoals het verbeteren van werkstromen, het verminderen van de tijdsdruk en het vereenvoudigen van processen.
Hier zijn 4 belangrijke voordelen van het automatiseren van taken binnen je prestatiemanagementprogramma.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid
Taken zoals gegevensinvoer of het genereren van rapporten kunnen tijdrovend zijn en vatbaar voor fouten van medewerkers. Door deze taken te automatiseren, kunnen HR-professionals de administratieve last ervan wegnemen, fouten verminderen en meer tijd besteden aan strategischer werk.
Consistentie en standaardisatie
Om traditionele prestatiemanagementtaken te automatiseren, vereist automatiseringstechnologie dat processen consistente regels en criteria volgen.
Door dit in het prestatiemanagementproces te verankeren, kan het risico op vooringenomenheid of discriminatie worden verminderd, zodat een eerlijkere en rechtvaardigere aanpak voor prestatiebeoordelingen van medewerkers wordt toegepast.
Oplossingen voor medewerkersevaluatie ondersteunen continue feedback, waardoor prestatiemanagement een doorlopend proces wordt.
Feedback in realtime
Automatisering kan vrijwel onmiddellijk feedback activeren voor zowel medewerkers als managers, zodat zij hun voortgang op doelstellingen continu kunnen volgen.
Dit helpt medewerkers te herkennen wanneer ze hun doelstellingen of prioriteiten uit het oog zijn verloren en helpt managers tijdig te communiceren wat er moet gebeuren om dit te corrigeren.
Voor een naadloze uitvoering vereist het automatiseren van prestatiemanagementtaken HRMS-tools met robuuste kernfunctionaliteiten. Belangrijke functionaliteiten voor het automatiseren van feedback zijn het in realtime bijhouden van doelstellingen, herinneringen voor feedback en dashboards voor prestatieanalyses.
Meer betrokkenheid van medewerkers
Geautomatiseerde prestatiemanagementtaken bieden de mogelijkheid om functies zoals het bijhouden van doelstellingen en leer- en ontwikkelingsplannen voor medewerkers te integreren. Hierdoor kunnen medewerkers hun eigen ontwikkelingsstrategie opstellen, wat motivatie en betrokkenheid naar een hoger niveau tilt.
“Jaarlijkse doelstellingen werken niet in onze huidige tijd,” zei Liz Lockhart Lance, stafchef bij Performica. “Kwartaaldoelstellingen passen beter, maar ze moeten gericht zijn op resultaten en verbonden zijn met wat op het hoogste niveau het belangrijkst is. Als mensen hun werk kunnen verbinden aan de gewenste resultaten op organisatieniveau, zien ze hoe hun inspanningen bijdragen en vinden ze betekenis in hun werk.”
Wat je kunt automatiseren
Nu duidelijk is waarom je wilt automatiseren, kun je beginnen met het stellen van doelen, het bepalen welke processen en taken daarbinnen je gaat automatiseren en het nadenken over welke prestatiemanagementtools je kiest.
Hier zijn vier aspecten van prestatiemanagement die zeer geschikt zijn voor automatisering.
Prestatiebeoordelingen
Het automatiseren van het plannen, verspreiden en verzamelen van materialen die bij het prestatiebeoordelingsproces komen kijken, kan tijd besparen en de organisatie van die materialen veel eenvoudiger maken.
Het kan je ook helpen je beoordelingscyclus nauwkeuriger af te stemmen, zodat je doelstellingen voor talentmanagement worden ondersteund.
Bron: Zo voer je een betere prestatiebeoordeling uit
Doelstellingen stellen en bijhouden
Een geautomatiseerd systeem voor het opstellen en bijhouden van SMART-doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) helpt managers en medewerkers afgestemd te blijven op de doelstellingen van de organisatie. Maar SMART is slechts één model voor het stellen van doelstellingen.
Andere modellen zijn het OKR-model (doelstellingen en belangrijkste resultaten) of het model voor trapsgewijze doelstellingen. Je zult moeten bepalen welk model het beste werkt voor jouw organisatie en hoe je de processen eromheen kunt automatiseren.
Coaching en feedback
Het invoeren van een cultuur van voortdurende feedback kan worden ondersteund door geautomatiseerde mechanismen die werknemers regelmatig van input voorzien, zodat zij op koers blijven, hun prestaties verbeteren, mijlpalen herkennen en zich professioneel ontwikkelen.
Maar feedback werkt twee kanten op. Je zult ook een mechanisme willen creëren dat werknemers aanmoedigt om jou feedback te geven wanneer dingen niet goed werken.
“Een praktische benadering van verandering betekent dat je tegelijkertijd aan twee hefbomen trekt,” zei Lauren Scholtz, manager Leren en Ontwikkeling bij intelliHR. “Als we het over een boot zouden hebben, zou het gaan om het losmaken van de ankers en het hijsen van de zeilen; we hebben beide nodig om snel vooruit te kunnen gaan. Het opbouwen van een cultuur van voortdurende feedback is hier een goed voorbeeld van. Dit zijn de ankers waardoor het lijkt alsof dingen worden afgeremd. Er kunnen grote problemen zijn, zoals een werknemer die het gevoel heeft dat hij of zij niet alles heeft wat nodig is voor de functie, of dat het jaarlijkse beoordelingsproces tijdrovend en niet nuttig is. Door een kanaal te openen waar mensen dit met jou kunnen delen, kun je die zeilen hijsen.”
Nuttige bron: Belangrijke formuleringen voor functioneringsgesprekken
Gegevensanalyse
Het automatiseren van gegevensanalyse helpt bij het identificeren van prestatietrends en verbeterpunten. Het kan helpen om onjuiste beeldvorming te voorkomen, meer context te bieden over de invloed die de werknemer heeft op bredere bedrijfsdoelstellingen en het besluitvormingsproces voor toekomstige oefeningen rond het stellen van doelen en promoties te ondersteunen.
Stappen voor het implementeren van automatisering van prestatiebeheer
Het automatiseren van prestatiebeheer met de werknemerservaring in gedachten vereist inzicht in alle contactmomenten en variabelen die een rol spelen.
Dit vereist een stapsgewijs proces om ervoor te zorgen dat automatisering de werknemerservaring ondersteunt die je wilt bieden en je inspanningen op het gebied van behoud en betrokkenheid ondersteunt.
Stap 1: Beoordeling
Om te begrijpen hoe inspanningen op het gebied van prestatiebeheer kunnen worden verbeterd, moet je eerst een duidelijk beeld hebben van het huidige proces.
Alle betrokken stappen moeten worden gedocumenteerd om knelpunten en mogelijkheden voor efficiëntieverbetering te identificeren en vast te stellen wat het doel van automatisering is.
Daarbij wil je ook een lijst opstellen van effectieve taken op het gebied van prestatiebeheer, nagaan welke daarvan geautomatiseerd kunnen worden en een kosten-batenanalyse voor de automatisering uitvoeren.
Stap 2: Analyse en selectie van tools
Inzicht in tools die je kunnen helpen prestatiebeheer te automatiseren en het uitvoeren van een audit van je huidige infrastructuur helpen je vast te stellen welke functionaliteit momenteel ontbreekt en of je technologische HR-omgeving de automatisering van de geïdentificeerde taken kan ondersteunen.
Een deel hiervan is begrijpen waarvoor je geen nieuwe tools nodig hebt en met welke tools je werknemers al werken. Sunder Nookala, medeoprichter en CEO van Huminos, bespreekt dit wanneer hij het heeft over wrijvingsloze werknemerservaringen.
“Het enige wat we praktisch kunnen doen om een betere wereld van werk op te bouwen, is de processen van indiensttreding tot uitdiensttreding opnieuw te bedenken en te vereenvoudigen, zodat het werk naar de werknemer toe kan komen op diens favoriete plek, in plaats van de werknemer te dwingen meerdere systemen te doorlopen om het werk gedaan te krijgen,” zei Nookala.
“Laten we bijvoorbeeld de processen voor het stellen van doelen en het evalueren van prestaties bekijken: met moderne intelligentiesystemen zoals Huminos kunnen dagelijkse taken zoals voortgangscontroles, het plannen van 1-op-1-gesprekken en het geven of ontvangen van waarderende en ontwikkelingsgerichte feedback worden uitgevoerd binnen Slack of Microsoft Teams, zonder over te schakelen naar een andere softwareapplicatie.”
Bekijk om te beginnen onze selectie van de beste software voor prestatiebeheer.
Stap 3: Overwegingen met betrekking tot gegevens
Naleving van regelgeving op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy is slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de gegevensoverwegingen die met automatisering gepaard gaan.
Inzicht in welke soorten gegevens kunnen worden verzameld, welke kritieke prestatie-indicatoren (KPIs) ermee kunnen worden ondersteund en hoe en door wie ze kunnen worden gebruikt, zijn allemaal factoren die bepalen hoe het verzamelen en analyseren van gegevens het proces van prestatiebeheer van werknemers zal verbeteren.
Je zult ook samen met je IT-team in kaart willen brengen hoe de migratie van gegevens uit bestaande systemen naar nieuwe technologische oplossingen een naadloze overgang creëert tussen de processen die je nu hebt en de nieuwe processen die je gaat creëren.
Stap 4: Aanpassing
De workflows, hiërarchieën en rapportagestructuren van elke organisatie zijn anders. Welke beoordelingsinstrumenten en processen je ook kiest, ze moeten worden aangepast aan de behoeften en doelen van je organisatie en tegelijkertijd worden gekoppeld aan je HRIS om het verzamelen en analyseren van gegevens te stroomlijnen.
Proefprogramma's om de haalbaarheid en effectiviteit van automatisering op kleinere schaal te testen, kunnen je helpen instrumenten en processen nog verder te verfijnen en een plan voor verandermanagement op te stellen dat aandacht besteedt aan de zorgen van medewerkers over wat automatisering voor hun werk kan betekenen.
Stap 5: Training
Uitgebreide training voor HR-teams en managers speelt een belangrijke rol bij de succesvolle invoering van automatisering.
Door feedback van belanghebbenden die bij een trainingsprogramma betrokken zijn te verwerken, kun je processen en de gebruikerservaring van je technologische oplossingen verfijnen voordat je ze organisatiebreed implementeert.
De impact van automatisering van prestatiemanagement meten
De impact van je inspanningen om te automatiseren kan op verschillende gebieden zichtbaar worden, van feedback van medewerkers tot ervaringsonderzoeken en uiteenlopende meetwaarden die HR-leiders helpen een duidelijker beeld te krijgen.
Enkele belangrijke meetwaarden om de prestaties bij te houden zijn:
- Bespaarde tijd
- Minder fouten
- Tevredenheid van medewerkers
- Nauwkeurigheids- en voltooiingspercentages van elke stap in het prestatiemanagementproces
- Algemene prestatieresultaten.
Deze zijn belangrijk wanneer je je rendement op investering (ROI) voor automatisering berekent en je kosten-batenanalyse in de loop der tijd verder ontwikkelt.
Wil je meer leren over het verbeteren van je aanpak van prestatiemanagement? Lees ons artikel over typen prestatiemanagementsystemen en beste praktijken voor de implementatie ervan.
