Salarisadministratie in India: essentiële gids voor werkgevers in 2026

Bijdragegegevens:

• Bijdrage werknemer: 12% van het basissalaris + de duurte-uitkering (DA)
  Bijdrage werkgever: 12% van het basissalaris + DA, als volgt verdeeld:
  • 3.67% voor EPF
  • 8.33% voor de Werknemerspensioenregeling (EPS)

Toepasselijkheid: Verplicht voor organisaties met 20 of meer werknemers. Van toepassing op werknemers die maximaal ₹15,000 per maand verdienen (basissalaris + DA), hoewel werkgevers vrijwillig kunnen bijdragen voor werknemers met een hoger inkomen.

Meer informatie: Officiële website van EPFO

2. Werknemerspensioenregeling (EPS)

Doel: Werknemers na hun pensionering een pensioen bieden.

Bijdragegegevens:

• Werkgever: 8.33% van het basissalaris + DA (gemaximeerd op ₹15,000/maand) wordt afgetrokken van de werkgeversbijdrage van 12% aan PF.
• Werknemer: Geen afzonderlijke bijdrage; gedekt onder PF.
  

Toepasselijkheid: Werknemers moeten 10 dienstjaren hebben voltooid om pensioenuitkeringen onder EPS te ontvangen.

Meer informatie: EPS-gedeelte op de website van EPFO

3. Werknemersstaatsverzekering (ESI)

Doel:
Biedt medische zorg, ziekte-, zwangerschaps-, arbeidsongeschiktheids- en nabestaandenuitkeringen aan verzekerde werknemers en hun gezinnen.

Bijdragegegevens (per juni 2025):

• Bijdrage werknemer: 0.75% van het brutoloon
  
• Bijdrage werkgever: 3.25% van het brutoloon
  

Toepasselijkheid: Werknemers met een bruto maandsalaris ≤ ₹21,000 komen in aanmerking.

Beheerd door: Corporatie voor staatsverzekering voor werknemers (ESIC), onder het Ministerie van Arbeid en Werkgelegenheid.

Meer informatie: Officiële website van ESIC

4. Beroepsbelasting

Doel: Een belasting die door deelstaatregeringen wordt geheven op beroepsbeoefenaars en werknemers in loondienst.

Bijdragegegevens:

• Verantwoordelijkheid van de werkgever: Trek het toepasselijke bedrag af van het salaris van de werknemer en draag dit af aan de betreffende deelstaatregering.
• Bijdrage werknemer: Verschilt per deelstaat. Enkele gangbare voorbeelden:
  
  • Maharashtra: Maximaal ₹2,500/jaar
  • Karnataka: ₹200/maand (d.w.z. ₹2,400/jaar)
  • Tamil Nadu: Schijven van ₹75 tot ₹208/maand, afhankelijk van het salaris
    

Opmerking: Niet alle Indiase deelstaten heffen deze belasting (Delhi en Haryana bijvoorbeeld niet). Ga voor meer informatie naar de websites van de betreffende commerciële belastingdienst van de deelstaat, bijvoorbeeld:

• Maharashtra PT
• Karnataka PT
• West-Bengalen PT
  

5. Ingehouden belasting aan de bron (TDS) op salaris

Doel: TDS wordt door werkgevers ingehouden op de salarissen van werknemers volgens de toepasselijke schijven voor de inkomstenbelasting en afgedragen aan de afdeling Inkomstenbelasting.

Bijdragegegevens:

• Werkgever: Moet maandelijks TDS inhouden en afdragen en jaarlijks formulier 16 verstrekken.
• Werknemer: De belastingverplichting is gebaseerd op schijven voor de inkomstenbelasting:
  • ₹0 – ₹3,00,000: 0%
  • ₹3,00,001 – ₹6,00,000: 5%
  • ₹6,00,001 – ₹9,00,000: 10%
  • ₹9,00,001 – ₹12,00,000: 15%
  • ₹12,00,001 – ₹15,00,000: 20%
  • Boven ₹15,00,000: 30%

(Opmerking: Schijven volgens het nieuwe belastingstelsel voor boekjaar 2024–25. Het oude stelsel is optioneel.)

Meer informatie: Afdeling Inkomstenbelasting - TDS; TDS op salaris – handleiding (TRACES)

Overzichtstabel

Type bijdrage	Bijdrage werkgever	Bijdrage werknemer
Voorzieningenfonds	12% van basissalaris + DA	12% van basissalaris + DA
Staatsverzekering voor werknemers	3.25% van het loon	0.75% van het loon
Beroepsbelasting	Verschilt per staat	N.v.t.
Gratificatie	Volgens het aantal dienstjaren	N.v.t.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hoe loonbelasting in India wordt berekend

Het berekenen van loonbelasting in India omvat verschillende stappen om correcte inhoudingen en naleving van de wet te waarborgen. Hier volgt een stapsgewijze handleiding om werkgevers te helpen het proces effectief te doorlopen.

Stappen voor het berekenen van loonbelasting in India

1. Brutoloon bepalen: Bereken de totale inkomsten van de werknemer, waaronder het basissalaris, toeslagen, bonussen en andere inkomenscomponenten.
2. Bijdragen aan het voorzieningenfonds (PF) berekenen: Houd 12% van het basissalaris plus duurtebijslag in voor zowel de werkgevers- als de werknemersbijdrage.
3. Bijdragen aan de staatsverzekering voor werknemers (ESI) berekenen: Houd 3.25% van het brutoloon in voor de werkgeversbijdrage en 0.75% voor de werknemersbijdrage, indien van toepassing.
4. Beroepsbelasting inhouden: Bepaal de toepasselijke beroepsbelasting op basis van het salaris van de werknemer en de regelgeving van de staat.
5. Ingehouden belasting aan de bron (TDS) toepassen: Bereken TDS op basis van de schijf voor de inkomstenbelasting van de werknemer, rekening houdend met eventuele vrijstellingen en aftrekposten.
6. Andere inhoudingen verwerken: Neem eventuele andere wettelijke of vrijwillige inhoudingen op, zoals een ziektekostenverzekering of aflossingen van leningen.
7. Nettoloon berekenen: Trek alle bijdragen en inhoudingen af van het brutoloon om het nettoloon van de werknemer te bepalen.

Door deze stappen te volgen, kunnen werkgevers zorgen voor nauwkeurige berekeningen van de loonbelasting en naleving van de Indiase regelgeving.

Belangrijke elementen van de loonadministratie in India

Inzicht in de belangrijkste elementen van de loonadministratie in India is essentieel voor effectief personeelsbeheer en naleving van arbeidswetten. Hier volgt een overzicht van belangrijke aspecten van de loonadministratie, waaronder verlofregelingen en arbeidsvoorwaarden.

Boekjaar

Het boekjaar in India loopt van 1 april tot en met 31 maart van het daaropvolgende jaar. Alle financiële rapportages en belastingberekeningen sluiten op deze periode aan.

Looncyclus

De meeste bedrijven in India hanteren een maandelijkse looncyclus, waarbij salarissen doorgaans op de laatste werkdag van de maand worden uitbetaald.

Minimumloon

Het minimumloon verschilt per staat en wordt bepaald door de functiecategorie en het vaardigheidsniveau.

Delhi (een van de hoogste in India) varieert bijvoorbeeld van ₹17,494/maand-₹21,215/maand en Bihar (een van de laagste) van ~₹6162/maand-~₹9,438/maand

Overwerk en arbeidsomstandigheden

Hoewel overwerk doorgaans wordt uitbetaald tegen het dubbele van het reguliere tarief, kunnen staten het volgende hebben:

• Verschillende maximaal toegestane overuren
• Unieke vereisten voor voorafgaande goedkeuringen

Zo beperkt Tamil Nadu overwerk tot 50 uur per kwartaal, terwijl Punjab mogelijk meer toestaat, afhankelijk van de sector.

Beëindiging

Beëindigingsbeleid moet voldoen aan de Wet op arbeidsconflicten, die opzegtermijnen en redenen voor beëindiging omvat.

Ontslagvergoeding

De ontslagvergoeding wordt doorgaans berekend op basis van de duur van het dienstverband en is van toepassing volgens de Wet op arbeidsconflicten.

Jaarlijks verlof

Werknemers hebben recht op minimaal 15 dagen betaald jaarlijks verlof per jaar nadat zij 240 dagen hebben gewerkt.

Zwangerschapsverlof

Zwangerschapsverlof bedraagt 26 weken voor de eerste twee kinderen en 12 weken vanaf het derde kind, volgens de Wet op zwangerschapsuitkeringen.

Vaderschapsverlof

Vaderschapsverlof is niet wettelijk verplicht, maar sommige organisaties bieden maximaal 15 dagen verlof.

Adoptieverlof

Adoptieverlof is beschikbaar voor vrouwelijke werknemers die een kind jonger dan drie maanden adopteren, met maximaal 12 weken verlof.

Ziekteverlof

Het beleid voor ziekteverlof verschilt per werkgever, maar bedraagt doorgaans 7 tot 12 dagen per jaar.

Feestdagen

Nationale en staatsspecifieke feestdagen worden in acht genomen, met ongeveer 10 tot 15 feestdagen per jaar, afhankelijk van de regio.

Een salarisadministratie opzetten in India

Het opzetten van een salarisadministratie in India omvat verschillende administratieve stappen om naleving van lokale wet- en regelgeving te waarborgen. Hieronder staat een stapsgewijze handleiding voor het opzetten van een salarisadministratiesysteem voor uw organisatie.

Stappen voor het opzetten van een salarisadministratie in India

1. Registreren bij overheidsinstanties: Registreer uw bedrijf bij de Organisatie voor het werknemerspensioenfonds (EPFO) en de Staatsverzekeringsmaatschappij voor werknemers (ESIC) om de benodigde codes en nummers te verkrijgen.
2. Een belastingaftrek- en incassorekeningnummer (TAN) verkrijgen: Vraag via de Belastingdienst een TAN aan om de inhouding van bronbelasting (TDS) op salarissen van werknemers mogelijk te maken.
3. Werknemersgegevens vastleggen: Verzamel en beheer volledige gegevens van werknemers, waaronder persoonsgegevens, bankrekeninggegevens, belastinggegevens en arbeidsovereenkomsten.
4. Salarisadministratiebeleid bepalen: Stel bedrijfsspecifiek beleid voor de salarisadministratie op, waaronder de salarisstructuur, verlofrechten en arbeidsvoorwaarden, en zorg ervoor dat dit voldoet aan de arbeidswetgeving.
5. Salarisadministratiesoftware of -dienst kiezen: Selecteer betrouwbare salarisadministratiesoftware of een dienstverlener om de salarisverwerking te stroomlijnen, waaronder salarisberekeningen, belastinginhoudingen en wettelijke naleving.
6. Het salarisadministratiesysteem configureren: Voer werknemersgegevens, salarisstructuren en belastinggegevens in het salarisadministratiesysteem in om berekeningen en rapportages te automatiseren.
7. Een proefverwerking uitvoeren: Voer een proefverwerking van de salarisadministratie uit om de nauwkeurigheid van berekeningen en naleving van wettelijke vereisten te waarborgen vóór de eerste daadwerkelijke salariscyclus.
8. Met werknemers communiceren: Informeer werknemers over de inrichting van de salarisadministratie, waaronder salariscomponenten, inhoudingen en de betalingscyclus.
9. Wettelijke aangiften indienen: Zorg ervoor dat wettelijke aangiften, waaronder PF, ESI en TDS, tijdig worden ingediend om te blijven voldoen aan overheidsvoorschriften.

handige tip

Gebruik automatisering voor berekeningen, belastingtabellen en inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, maar sla controles na afloop nooit over. Voer na elke salarisrun een laatste controle uit—bekijk samenvattingen van de salarisadministratie, controleer steekproefsgewijs enkele personeelsrecords en bevestig de totalen voordat de betalingen worden uitgevoerd.—BJ Anderson, directeur salarisadministratie en verlofbeheer, Humareso

Salarisadministratieopties voor werkgevers in India

Werkgevers in India hebben verschillende opties voor het beheren van de salarisadministratie, elk met eigen voordelen en uitdagingen. Hieronder bekijken we de belangrijkste manieren waarop bedrijven hun salarisadministratie effectief kunnen uitvoeren.

Intern beheer van de salarisadministratie

Hierbij worden processen voor de salarisadministratie binnen het bedrijf opgezet en beheerd met interne middelen en software.

Voordelen:

• Volledige controle over de processen van de salarisadministratie.
• Directe toegang tot personeelsgegevens voor maatwerk.
• Mogelijke kostenbesparingen bij efficiënt beheer.

Nadelen:

• Vereist aanzienlijke tijd en middelen.
• Risico op fouten en problemen met naleving zonder deskundige kennis.
• Kan investeringen in salarisadministratiesoftware en training vereisen.

Uitbesteding aan een lokale partner

Bedrijven kunnen hun salarisadministratie uitbesteden aan een lokale dienstverlener met expertise in Indiase regelgeving.

Voordelen:

• Toegang tot lokale expertise en kennis van nalevingsvereisten.
• Vermindert de administratieve belasting voor interne teams.
• Schaalbaarheid naarmate het bedrijf groeit.

Nadelen:

• Minder controle over de processen van de salarisadministratie.
• Mogelijke communicatieproblemen.
• Afhankelijkheid van de betrouwbaarheid van de dienstverlener.

Wereldwijde dienstverlener voor salarisadministratie

Het inschakelen van een wereldwijde dienstverlener voor salarisadministratie biedt een uniform platform voor het beheren van de salarisadministratie in meerdere landen, waaronder India.

Voordelen:

• Consistent beheer van de salarisadministratie in verschillende regio's.
• Gecentraliseerde rapportage en analyses.
• Expertise op het gebied van internationale naleving.

Nadelen:

• Biedt mogelijk geen gelokaliseerde dienstverlening voor specifieke regionale behoeften.
• Hogere kosten dan bij lokale dienstverleners.
• Mogelijke complexiteit bij het omgaan met lokale bijzonderheden.

Werkgever van record (EOR)

Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van het in dienst nemen van personeel op zich en regelt namens het bedrijf de salarisadministratie, belastingen en naleving.

Voordelen:

• Vereenvoudigt internationale uitbreiding zonder een lokale entiteit op te richten.
• Zorgt voor naleving van lokale arbeidswetgeving.
• Vermindert administratieve en juridische lasten.

Nadelen:

• Minder directe controle over arbeidsvoorwaarden.
• Afhankelijkheid van de kwaliteit van de dienstverlening van de EOR.
• Mogelijk hogere kosten dan bij intern beheer.

Bekijk voor meer informatie onze selectie van de beste EOR's in India.

Abonneer u op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer advies over het beheren van de loonadministratie over de hele wereld, abonneert u zich op onze nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. U ontvangt al onze nieuwste inhoud om u te helpen groeien in uw carrière en een grotere impact te maken in uw organisatie.