Thuiswerken verbeterde onze productiviteit, maar hoe zit het met de teamdynamiek?
Thuiswerken heeft zich voor een aantal zeer succesvolle bedrijven bewezen als meer dan alleen een tijdelijke oplossing. Sean Maguire, president van Synivate, gaf me onlangs in een fascinerend interview met hem een interessant perspectief op deze kwestie.
Het bedrijf werd opgericht in 2011 en paste zich aan de veranderingen als gevolg van COVID-19 en de veranderende eisen van de IT-sector aan. Deze strategische koerswijziging zorgde er niet alleen voor dat de bedrijfsactiviteiten werden voortgezet, maar verbeterde ook de onderlinge verstandhouding en productiviteit binnen het team aanzienlijk.
In mijn interview met Maguire bespraken we de transformerende impact die thuiswerken op zijn bedrijf heeft gehad. Daarbij kwamen inzichten naar voren die de manier waarop bedrijven tegen werken op afstand aankijken, kunnen veranderen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
De ontwikkeling van werken op afstand
Toen de pandemie toesloeg, moest Synivate zich dringend aanpassen. Het bedrijf was oorspronkelijk gebaseerd op traditionele persoonlijke interacties, maar zag de voordelen van thuiswerken niet alleen als een tijdelijke oplossing, maar ook als een strategische kans.
Zo verliep de overgang.
De dynamiek van het werk opnieuw bekijken
De overstap naar werken op afstand draaide niet alleen om het veranderen van locatie; er moest opnieuw worden nagedacht over de manier waarop elk aspect van het werk kon worden uitgevoerd.
Zo verhuisden teamvergaderingen van vergaderruimten naar virtuele overlegmomenten en gesprekken bij de koffieautomaat naar Slack-kanalen. Deze verandering hielp de teamdynamiek in stand te houden en verbeterde zelfs de efficiëntie van de communicatie.
Culturele veranderingen
De overstap naar thuiswerken vereiste ook een culturele aanpassing.
De leiding van Synivate werkte aan een omgeving waarin elk teamlid zich gewaardeerd en gesteund voelde, in het besef dat het fysieke kantoor niet langer het middelpunt van hun professionele interacties was. Dit omvatte regelmatige virtuele sociale evenementen en gestructureerde contactmomenten om ervoor te zorgen dat niemand zich geïsoleerd voelde.
Een belangrijk onderdeel van de culturele verandering was het uitbreiden van automatisering.
“Het automatiseren van de onboarding- en offboardingprocessen voor nieuwe medewerkers is cruciaal," zei Maguire. "Door dat proces te automatiseren, krijgt een nieuwe gebruiker een zeer probleemloze start. Het ergste is wanneer iemand bij een bedrijf begint en op de eerste dag denkt: waarom heb ik geen toegang tot dit systeem of dat systeem? Dan begint alles meteen verkeerd."
Technologie benutten
Het gebruik van tools zoals Slack was cruciaal. Deze tools hielpen niet alleen om de communicatie in stand te houden, maar verbeterden ook de coördinatie binnen het team.
Synivate gebruikte Slack niet alleen voor communicatie, maar paste het ook aan om de operationele werkprocessen van het bedrijf na te bootsen. Er werden specifieke kanalen aangemaakt voor verschillende projecten, afdelingen en zelfs sociale interacties. Deze structuur hielp om gesprekken gericht en relevant te houden, ruis te verminderen en de informatiestroom te verbeteren.
Omdat Synivate inzag dat werken op afstand een geïsoleerd gevoel kan geven, voerde het bedrijf geplande dagelijkse overlegmomenten en wekelijkse teamcontactmomenten via Slack in. Dit waren korte, gestructureerde sessies om teamdoelen op elkaar af te stemmen, updates te delen en eventuele dringende aandachtspunten te bespreken.
Deze werkwijze hielp een vast ritme te behouden en zorgde ervoor dat iedereen op één lijn bleef, waardoor een gevoel van eenheid en doelgerichtheid ontstond.
Om de voordelen van Slack optimaal te benutten, investeerde Synivate in trainingssessies voor alle teamleden. Daarbij lag de nadruk op de beste communicatiepraktijken, het delen van bestanden en het effectief gebruiken van de functies van Slack.
Daarnaast stelde het bedrijf richtlijnen voor Slack-etiquette op om ervoor te zorgen dat de communicatie respectvol en productief bleef.
Advies voor andere bedrijven:
- Structureer je kanalen zorgvuldig: Organiseer Slack-kanalen rond duidelijke thema's of projecten om discussies overzichtelijk te houden en een overvloed aan informatie te voorkomen.
- Benut integraties: Gebruik integraties met andere tools om van Slack het middelpunt van je werkomgeving te maken, zodat je zo min mogelijk tussen meerdere applicaties hoeft te schakelen.
- Stel communicatienormen vast: Stel duidelijke richtlijnen op voor hoe en wanneer Slack moet worden gebruikt, inclusief verwachtingen voor reactietijden en geschikte berichttypen voor verschillende kanalen.
- Regelmatige trainingen: Bied voortdurend trainingen en updates over nieuwe functies en beste praktijken aan, zodat het team vaardig en efficiënt blijft in het gebruik van het platform.
- Geplande interacties: Organiseer regelmatig virtuele vergaderingen en contactmomenten om de betrokkenheid van het team hoog te houden en ervoor te zorgen dat iedereen zich verbonden en gewaardeerd voelt.
De overgang verliep niet zonder uitdagingen, maar de resultaten waren duidelijk. De productiviteit nam meetbaar toe, projecten werden consistenter op tijd opgeleverd en teamleden rapporteerden een hogere arbeidstevredenheid.
Kernwaarden en communicatie
Voor elke organisatie is de overgang naar werken op afstand nauw verweven met haar kernwaarden. Die zijn meer dan ambitieuze idealen: het zijn praktische richtlijnen die dagelijkse handelingen en beslissingen beïnvloeden.
Voor Synivate worden deze waarden als volgt actief bevorderd:
Volledige verantwoordelijkheid
Dit betekent dat elk teamlid, ongeacht zijn of haar rol, volledige verantwoordelijkheid neemt voor diens bijdragen en de resultaten van het werk. Om dit te stimuleren heeft Synivate een transparant feedbackmechanisme geïmplementeerd waarbij medewerkers hun projecten regelmatig aan collega's presenteren voor kritiek. Zo wordt een cultuur van verantwoordelijkheid en voortdurende verbetering bevorderd.
Klanttevredenheid
Deze kernwaarde draait om het overtreffen van de verwachtingen van klanten door proactieve dienstverlening en snelle reacties op problemen. Synivate meet de klanttevredenheid regelmatig via enquêtes en beschikt over een responsief systeem, zodat elk teamlid de feedback kent en erop reageert. Deze zichtbaarheid helpt iedereen te begrijpen welke directe invloed hij of zij heeft op klantervaringen.
Teamwork
Synivate bevordert een sterk gevoel van eenheid binnen het team door regelmatig virtuele teambuildingactiviteiten te organiseren en samenwerkende projectmanagementtools te gebruiken die actieve deelname van alle leden vereisen. Zo voelt geen enkel teamlid zich geïsoleerd, ondanks de fysieke afstand.
Processen volgen
Het naleven van vastgestelde processen is cruciaal, vooral in een werkomgeving op afstand.
Synivate gebruikt gedetailleerde procesoverzichten die in de projectmanagementtools zijn geïntegreerd. Zo volgen alle teamleden dezelfde procedures en richtlijnen, die regelmatig worden geëvalueerd en bijgewerkt om zich aan veranderende behoeften aan te passen.
Vindingrijk zijn
Om vindingrijkheid aan te moedigen, biedt Synivate trainingen aan over probleemoplossing en creatief denken.
Daarnaast onderhouden ze een interne wiki waar medewerkers innovatieve oplossingen en ontdekte snelkoppelingen kunnen delen. Zo wordt een omgeving bevorderd waarin vindingrijkheid wordt erkend en beloond.
Ook het gebruik van platforms zoals Slack, niet alleen voor werkgerelateerde discussies maar ook als middel om deze kernwaarden te versterken, maakt hier deel van uit. Bijvoorbeeld:
- Speciale kanalen: Er zijn specifieke Slack-kanalen voor complimenten en erkenningen, waar teamleden voorbeelden van kernwaarden in de praktijk vieren.
- Regelmatige afstemmingsmomenten: Dagelijkse en wekelijkse afstemmingsmomenten zijn niet alleen operationele updates, maar bevatten ook een onderdeel over reflectie op kernwaarden. Daar delen teamleden hoe zij deze waarden in hun werk hebben belichaamd.
Waarden dienen als een kompas dat teamleden richting geeft bij hun dagelijkse taken en interacties en zorgt voor een uniforme benadering van het werk die fysieke barrières overstijgt.
Een actieve betrokkenheid bij kernwaarden is essentieel voor het behouden van een sterke band binnen het team en een gedeeld gevoel van doelgerichtheid. Beide zijn cruciaal voor succes op de lange termijn in een werkomgeving op afstand.
De rol van feedback en erkenning bij het opbouwen van een hechte band binnen het team
Feedback en erkenning spelen een cruciale rol bij het bevorderen van een positieve en hechte werkomgeving en bij het overwinnen van de uitdagingen van het aansturen van medewerkers op afstand.
Maguire begreep dit en heeft bij Synivate “Feedbackvrijdag” ingesteld: een vast moment elke week waarop teamleden elkaars inspanningen erkennen en waarderen. Deze praktijk is nauw verweven met de kernwaarden van het bedrijf en biedt een platform om de principes van teamwerk in de dagelijkse bedrijfsvoering te versterken.
Feedbackvrijdag overstijgt het traditionele idee van feedback als een proces van bovenaf. In plaats daarvan stimuleert het een cultuur van erkenning tussen collega's, waarin waardering en constructieve feedback vrijelijk tussen alle niveaus van de organisatie stromen.
Deze aanpak democratiseert feedback en maakt er een gezamenlijke verantwoordelijkheid van in plaats van een managementtaak. De aanpak heeft een tweeledig doel: medewerkers worden niet alleen gemotiveerd doordat hun bijdragen worden erkend, maar de banden binnen het team worden ook versterkt, omdat teamleden zich gewaardeerd en gezien voelen door hun collega's.
Focus en verantwoordelijkheid behouden
Bij de overgang naar werken op afstand bestaat het risico dat minder toezicht leidt tot afleiding en een daling van de productiviteit.
Om dit aan te pakken, implementeerden ze Slack-overleggen, maar wel met een strategische aanpak die de productiviteit verhoogt in plaats van verstoort.
Doel en timing van Slack-overleggen
In tegenstelling tot spontane bezoekjes aan het bureau, die de werkstroom kunnen onderbreken, worden Slack-overleggen bij Synivate zorgvuldig gepland en doelgericht ingezet.
Deze overleggen zijn voorbehouden aan besprekingen die cruciaal en tijdgevoelig zijn, zodat de timing aansluit op de werkstroom in plaats van deze te onderbreken.
Richtlijnen voor het houden van overleggen
Stel duidelijke richtlijnen op voor wat aanleiding geeft tot een overleg en wat daarin moet worden besproken. Houd rekening met de volgende zaken.
- Aanleidingen: Een overleg wordt gestart wanneer een beslissing gezamenlijke inbreng vereist die niet efficiënt via asynchrone communicatie kan worden verkregen, of wanneer een project een cruciaal ijkpunt bereikt waarvoor synchrone feedback nodig is.
- Richtlijnen voor de inhoud: Elk overleg heeft een duidelijke agenda. Van deelnemers wordt verwacht dat zij voorbereid zijn met relevante informatie, vragen of updates die direct aandacht vereisen. Deze voorbereiding zorgt ervoor dat overleggen beknopt en productief zijn.
- Integratie met de werkstroom: Om overleggen verder in de dagelijkse routine te integreren zonder dat ze een afleiding worden, past Synivate planningsmethoden toe die rekening houden met natuurlijke werkritmes. Overleggen worden vaak gepland op momenten waarop teamleden minder waarschijnlijk volledig verdiept zijn in individuele taken, zoals halverwege de ochtend of direct na de lunch.
Teamleden geven aan dat deze gerichte besprekingen met een afgebakende tijd helpen om doelstellingen te verduidelijken, inspanningen snel op elkaar af te stemmen en ieders tijd efficiënt te benutten. Deze aanpak maakt van potentiële afleidingen kansen om de samenwerking te verbeteren en het project sneller vooruit te helpen.
Werken op afstand omarmen
Vooruitkijkend sluit Maguires visie voor Synivate aan bij bredere trends in het bedrijfsleven en beste praktijken voor hybride werken, met de nadruk op SaaS-oplossingen en automatisering.
Deze focus draait niet alleen om het inzetten van technologie omwille van modernisering, maar om het verbeteren van de efficiëntie en het stroomlijnen van processen, met name voor het inwerken en uit dienst laten treden van medewerkers.
In een werkomgeving op afstand, waar fysieke interacties beperkt zijn, kan het automatiseren van deze processen vertragingen en misverstanden aanzienlijk verminderen. Door te investeren in systemen die deze processen naadloos en gebruiksvriendelijk maken, kun je ervoor zorgen dat veranderingen binnen het team de algehele werkstroom niet verstoren.
De overstap naar SaaS-oplossingen en automatisering is een strategische keuze die aansluit bij de eisen van een modern team dat op afstand of hybride werkt. Deze technologieën bieden schaalbaarheid, flexibiliteit en toegankelijkheid—essentiële eigenschappen voor een verspreid team.
3 belangrijkste inzichten
- Een strategische integratie van communicatietools kan de teamdynamiek en operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren door werkstromen aan te passen en verschillende productiviteitsplatforms te integreren.
- Sterk verankerde kernwaarden zijn cruciaal om de samenhang en motivatie binnen teams in werkomgevingen op afstand te behouden. Ze geven richting aan interacties en besluitvormingsprocessen wanneer fysieke aanwezigheid ontbreekt.
- Het regelmatig meten van belangrijke prestatie-indicatoren, zoals responstijden voor klanten, projectoplevering en klanttevredenheid, is essentieel om de effectiviteit van werkmodellen op afstand te beoordelen en aan te tonen. Deze metingen bieden inzichten die tot verdere verbeteringen kunnen leiden.
Wil je meer weten over de nieuwste trends op het gebied van werken op afstand en hybride werken, wat wel en niet werkt? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief van People Managing People. Je ontvangt de nieuwste inzichten rechtstreeks in je inbox.
