Implementatie van salarissoftware: ultieme gids

Dit proces omvat verschillende belangrijke stappen om ervoor te zorgen dat de software voldoet aan de behoeften van het bedrijf en aan relevante regelgeving:

• Planning
• Gegevens van medewerkers verzamelen en ordenen
• Systeemconfiguratie 
• Testen
• Implementatie
• Monitoren en aanpassen.

Implementatie van salarissoftware: proces in 8 stappen

Zo deel ik alle 10 fasen van de implementatie van salarissoftware precies in en doorloop ik ze:

1. Projectplanning en afstemming met belanghebbenden

Begin met het toewijzen van verantwoordelijken binnen salarisadministratie, HR, IT en financiën en werk vervolgens terug vanaf je livegangdatum. Breng de belangrijkste mijlpalen, goedkeuringen en afhankelijkheden in kaart, zodat beslissingen later niet vertraging oplopen.

Leg vast hoe de salarisverwerking momenteel verloopt, met name de tijdregistratie, integraties, training en eventuele nieuwe functies van salarissoftware waarvoor IT-ondersteuning nodig is. Besteed bijzondere aandacht aan:

• Systemen voor tijdregistratie en aanwezigheid die verbonden moeten blijven
• Rollen of verantwoordelijkheden die zullen veranderen
• Wie training nodig heeft en wie deze zal verzorgen
• IT-vereisten voor nieuwe functies van salarissoftware, zoals zelfbediening voor medewerkers
• Bestaande werkprocessen of integraties die tijdens de overgang operationeel moeten blijven

Controleer voordat je gaat bouwen of je salarissoftware hebt gekozen en het juiste type salarissoftware hebt geselecteerd. Voor teams in meerdere landen is het ook de moeite waard om alternatieven voor het intern opbouwen van een wereldwijde salarisadministratie te vergelijken.

Neem de tijd voor een grondig plan

“Voer bij de implementatie van een nieuw systeem niet zomaar een één-op-één-overzetting uit. Neem de tijd om te beoordelen wat goed werkt, processen op te schonen en werkprocessen te verbeteren voordat je naar het nieuwe platform migreert.” ~Kristine Williams, adviseur voor HCM-implementatie

Houd deze punten goed in gedachten:

• Leg rollen duidelijk vast: Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden van elke belanghebbende schriftelijk zijn vastgelegd en goedgekeurd.

• Stel deadlines voor beslissingen vast: Bepaal vaste datums voor belangrijke goedkeuringen en escalaties.

• Breng afhankelijkheden in kaart: Benadruk alle verbanden tussen opleveringen, zodat teams geen cruciale koppelingen over het hoofd zien.

• Vergadersamenvattingen delen: Verspreid na elke planningssessie beknopte notities en actiepunten.
• Eindgebruikers vroeg betrekken: Nodig een vertegenwoordiger van de salarisadministratie of HR-operaties uit om de dagelijkse details vanuit de praktijk te beoordelen.

2. Werknemersgegevens verzamelen en opschonen

Accurate werknemersgegevens zijn essentieel voor een succesvolle salarisverwerkingscyclus, waardoor dit een cruciale stap in het implementatieproces is.

• Informatie verzamelen: Gebruik een gecentraliseerde tool of spreadsheet om alle werknemersgegevens te verzamelen en zorg ervoor dat deze persoonlijke gegevens, salarisinformatie, belastinggegevens en arbeidsvoorwaarden bevat. Zo beschikt u over één betrouwbare bron.
• Duplicaten verwijderen: Tools of scripts voor gegevensdeduplicatie helpen u dubbele vermeldingen te identificeren en te verwijderen. Deze stap voorkomt fouten in de salarisadministratie en waarborgt de gegevensintegriteit.
• Nauwkeurigheid controleren: Organiseer controlesessies met teamleiders of afdelingshoofden om fouten tot een minimum te beperken.
• Gegevens formatteren: Bereid uw gegevens voor met behulp van de sjablonen van de softwareleverancier, zodat het importproces soepel verloopt.

Gebruik deze tabel om gegevensproblemen op te sporen die implementaties van salarissoftware vaak bemoeilijken, nog voordat de migratie begint:

Gegevenstype	Veelvoorkomende valkuil	Snelle oplossing
Werknemersstatus	Beëindigde dienstverbanden nog steeds actief	Controleer deze aan de hand van de administratie en deactiveer gesloten dossiers
Salarisgegevens	Verouderde informatie over uurloon of salaris	Valideer deze aan de hand van de centrale HR-administratie
Belasting- en arbeidsvoorwaardencodes	Onjuiste of ontbrekende codes	Koppel alle codes aan de huidige regelgeving
Bankgegevens	Oude of dubbele rekeninginformatie	Bevestig deze rechtstreeks bij werknemers
Historische salarisgegevens	Onvolledige of niet-overeenkomende periodes	Stem deze af met audits van voorgaande jaren

3. Systeem instellen

Het implementeren van een softwareoplossing wordt ingewikkelder naarmate uw organisatie groter is. Dit zijn de basisstappen die u volgt:

• Software installeren: Volg de installatiehandleiding van de leverancier of vraag hulp aan een medewerker van de klantenservice. Zorg ervoor dat alle installatiestappen zijn voltooid om problemen met de configuratie te voorkomen.
• Instellingen configureren: Voer de bedrijfsgegevens, salarisperiodes, belastingregels en arbeidsvoorwaarden zorgvuldig in. Controleer elke instelling om naleving van organisatorische en wettelijke vereisten te garanderen.
• Systemen koppelen: Gebruik de ingebouwde functies voor salarisintegratie om de software te koppelen aan uw HR-, boekhoud- en tijdregistratiesystemen. Hierdoor ontstaat een naadloze gegevensstroom, waardoor handmatige invoer en mogelijke fouten worden verminderd.

Veelvoorkomende configuratiefouten

• Onvolledige salarisgroepen: Controleer nogmaals of de salarisfrequenties en -groepen overeenkomen met uw beleid en niet alleen met verouderde instellingen.

• Onjuiste looncomponentcodes: Zorg ervoor dat elk betalingstype—zoals overwerk, bonussen of ploegentoeslagen—aan een duidelijk gedefinieerde code is gekoppeld.

• Ontbrekende inhoudingen of arbeidsvoorwaarden: Controleer of alle terugkerende inhoudingen en bijdragen aan arbeidsvoorwaarden overeenkomen met de huidige regels en de keuzes van werknemers.

• Hiaten in belastingregels: Controleer of locatiegebonden belastingcodes en vrijstellingen overeenkomen met de adressen en contracttypen van werknemers.

• Niet-verwerkte uitzonderingen: Test uitzonderlijke situaties, zoals werknemers met meerdere functies, variabele beloning of niet-standaardroosters, voordat u verdergaat.

4. Het systeem testen

Voordat u volledig overstapt op uw nieuwe salarisadministratiesysteem, moet u de functionaliteit ervan na de configuratie testen. Dit is doorgaans een proces in vier stappen.

• Testloonadministraties uitvoeren: Voer meerdere testloonadministraties uit met verschillende werknemersgegevens om te controleren of berekeningen en processen correct zijn. Zo kun je problemen identificeren en oplossen voordat je het systeem in gebruik neemt.
• Rapporten controleren: Genereer en beoordeel beloningsrapporten om te verifiëren of ze nauwkeurige en volledige informatie bevatten. Zorg ervoor dat deze rapporten voldoen aan de vereisten van je organisatie.
• Problemen oplossen: Pak problemen of afwijkingen aan die tijdens het testen zijn gevonden en herhaal de vorige stappen om te controleren of de problemen zijn verholpen.
• Instellingen verfijnen: Pas configuraties aan op basis van de testresultaten om de systeemprestaties en nauwkeurigheid te optimaliseren. Met deze stap stem je het systeem af op je specifieke behoeften.

Schakel productspecialisten in om uitzonderingssituaties aan te pakken

“De ingebruikname van een hulpprogramma kan lastig zijn, omdat leveranciers datamigratie opzettelijk moeilijk maken. Door samen te werken met productspecialisten—en niet alleen met verkopers—kun je uitzonderlijke gebruikssituaties tijdens de implementatie aanpakken.” ~Sarah Chang, SHRM, CEO @ Clearwater HR Consulting

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Training en documentatie voor medewerkers

Oké, alles is ingesteld en je bent klaar om te beginnen—nog één laatste punt. Om je loonadministratiesoftware effectief te gebruiken, moeten je medewerkers weten hoe ze ermee moeten werken.

Train je loonadministratieteam voordat je het systeem in gebruik neemt, niet tijdens de ingebruikname. Je loonadministrateur en alle medewerkers die de loonadministratie uitvoeren of goedkeuren, moeten praktische rondleidingen in een testomgeving doorlopen (niet alleen een demonstratie bekijken). Er is een wezenlijk verschil tussen iemand een loonrun zien verwerken en dit zelf doen.

• Houd documentatie eenvoudig en specifiek voor elke rol: Een beknopte naslaggids van één pagina voor het uitvoeren van de loonadministratie is nuttiger dan een systeemhandleiding van 40 pagina's die niemand leest.
• Baseer die handleiding op je daadwerkelijke configuratie: je loongroepen, je inkomenscodes en je integratieschema. Als je team halverwege het jaar een nieuwe loonadministrateur moet inwerken, wordt die documentatie essentieel.
  
  Tip: Rond deze fase pas af wanneer iedereen die met de loonadministratie werkt zijn kerntaken zelfstandig kan uitvoeren en weet waar hij of zij terechtkan als iets niet goed lijkt te gaan.

• Handleidingen maken: Stel gedetailleerde gebruikershandleidingen en beknopte naslaggidsen op en gebruik daarbij de hulpmiddelen van de leverancier als die beschikbaar zijn.
• Trainingssessies voorbereiden: Plan en organiseer trainingssessies voor loonadministratiesoftware die zijn afgestemd op verschillende gebruikersgroepen, zoals HR, financiën en algemene medewerkers, om in hun specifieke behoeften en zorgen te voorzien.
• Sessies inplannen: Organiseer trainingssessies voordat de software in gebruik wordt genomen, zodat gebruikers vertrouwd raken met het nieuwe systeem.
• Ondersteuning bieden: Bied doorlopende ondersteuning via gebruikershandleidingen, veelgestelde vragen en een speciale helpdesk.

6. Interne ingebruikname stimuleren

Naast de trainingsfase kan het nuttig zijn om bewezen strategieën te gebruiken om het gebruik van het nieuwe systeem proactief te stimuleren, omdat enige weerstand meestal normaal is. Hier zijn verschillende strategieën om een soepelere overgang naar het nieuwe loonadministratiesysteem te ondersteunen:

• Ambassadeurs voor verandering: Identificeer en ondersteun vroege gebruikers of teamleiders, zodat zij kunnen optreden als "ambassadeurs voor verandering" die hun collega's tijdens de overgang kunnen helpen.
• Communicatieplannen: Communiceer duidelijk de voordelen van de loonadministratiesoftware, de implementatietijdlijn en de beschikbare ondersteuningsmiddelen aan medewerkers.
• Mechanismen voor feedback: Richt kanalen in (zoals enquêtes of vraag-en-antwoordsessies) waar medewerkers feedback kunnen geven en vragen kunnen stellen, zodat hun stem wordt gehoord en hun zorgen worden aangepakt.
• Erkenning en stimulansen: Erken en beloon teams of personen die actief met het nieuwe systeem werken, om een positieve cultuur rond de ingebruikname te bevorderen.

Creëer verandervoorvechters

“Een van de beste manieren om acceptatie te bevorderen, is het creëren van een netwerk van ‘verandervoorvechters’, oftewel invloedrijke personen binnen de organisatie. Betrek je verandervoorvechters gedurende het hele implementatieproces, zodat ze eerst draagvlak voor de veranderingen kunnen ontwikkelen. Dit bevordert de communicatie en zorgt voor nog meer draagvlak.” ~Kyle Berry, principal bij Sendero Consulting

7. Livegang

Het is eindelijk tijd om je salarissoftware in gebruik te nemen en waarde te halen uit de oplossing die je hebt gekozen. Daarvoor hoef je slechts enkele eenvoudige stappen te volgen.

• Controleer de configuratie: Voer een laatste controle uit van alle configuraties en instellingen om er zeker van te zijn dat alles correct is ingesteld. Hiermee voorkom je problemen op het laatste moment.
• Controleer de gegevens: Controleer vóór de eerste live salarisverwerking nogmaals of alle werknemersgegevens correct en actueel zijn.
• Verwerk de eerste salarisrun: Verwerk de eerste salarisrun met het nieuwe systeem en houd de resultaten nauwlettend in de gaten om er zeker van te zijn dat alles correct functioneert.
• Houd nauwlettend toezicht: Houd de eerste salarisruns goed in de gaten en pak problemen aan zodra deze zich voordoen. Een checklist voor salarisverwerking kan helpen ervoor te zorgen dat elke vereiste stap wordt uitgevoerd tijdens de overgang naar het nieuwe systeem.

8. Na de implementatie

Zodra je systeem live is, draait het er vooral om updates van de software in de gaten te houden, kleine problemen op te lossen voordat ze grote problemen worden en ervoor te zorgen dat je team er optimaal gebruik van maakt.

• Bied doorlopende ondersteuning: Stel een ondersteuningssysteem in om te helpen bij problemen die zich na de implementatie voordoen.
• Verzamel feedback: Verzamel regelmatig feedback van gebruikers om verbeterpunten vast te stellen en aanhoudende zorgen aan te pakken. Dit helpt het systeem en de processen te verfijnen.
• Werk de software bij: Houd de salarissoftware bijgewerkt met de nieuwste versies en patches. Zo profiteer je van de nieuwste functies, verbeteringen en beveiligingsupdates.

Gebruik gegevens om de ROI na implementatie aan te tonen

“Kengetallen zoals gebruikspercentages, tijd die wordt bespaard op repetitieve taken en afnames van het aantal fouten helpen de ROI aan te tonen. Verzamel feedback via enquêtes en houd trends in de acceptatie in de loop der tijd in de gaten.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

De beste salarissoftware om te overwegen

Dit is mijn shortlist van de beste salarissoftwareoplossingen:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel Payroll — Beste voor geautomatiseerde salarisadministratie in meerdere landen
2. 2. Justworks — Het beste voor het automatiseren van loonbelastingbetalingen
3. 3. Paylocity — Het beste voor groeiende middelgrote of grote bedrijven
4. 4. Gusto — Beste met geautomatiseerde belastingaangifte
5. 5. RemoFirst — Het beste voor meerdere landen en valuta
6. 6. Paycor — Ideaal voor het vooraf inplannen van salarisverwerkingscycli
7. 7. TriNet — Ideaal voor gecombineerde ondersteuning bij salarisadministratie en HR
8. 8. Homebase — Het beste voor mobiele teams met medewerkers die per uur worden betaald
9. 9. RUN Powered by ADP® — Beste voor kleine bedrijven
10. 10. OnPay — Ideaal voor het verwerken van fooien en commissies

Voordelen van het implementeren van salarissoftware

Een effectieve implementatie van HR-software met salarisadministratie is belangrijk en biedt bedrijven tal van voordelen, waaronder:

1. Efficiëntie en tijdsbesparing:

• Geautomatiseerde processen: Salarissoftware automatiseert veel tijdrovende taken, zoals het berekenen van salarissen, inhoudingen, bonussen en belastinginhoudingen, waardoor de tijd die aan handmatige verwerking wordt besteed aanzienlijk wordt verminderd.
• Snelle berekeningen: De software kan complexe berekeningen snel uitvoeren, zodat de salarisadministratie nauwkeurig en op tijd wordt verwerkt.

2. Nauwkeurigheid:

• Minder fouten: Automatisering verkleint het risico op menselijke fouten die kunnen optreden bij handmatige berekeningen, zoals onjuiste inhoudingen voor belastingen of gemiste aftrekposten.
• Consistente updates: Salarissoftware wordt regelmatig bijgewerkt om wijzigingen in belastingwetten en -voorschriften weer te geven, zodat naleving en nauwkeurigheid gewaarborgd blijven.

3. Naleving:

• Naleving van regelgeving: Salarissoftware helpt bedrijven te voldoen aan federale, nationale en lokale belastingregels door automatisch de meest recente belastingtarieven en regels toe te passen.
• Administratie: De software houdt nauwkeurige gegevens bij van alle salaristransacties, wat essentieel is voor audits en naleving van regels voor de salarisadministratie.

4. Kostenbesparing:

• Lagere operationele kosten: Door salarisprocessen te stroomlijnen en de behoefte aan uitgebreide handmatige interventie te verminderen, kunnen bedrijven besparen op arbeidskosten.
• Minder fouten: Het voorkomen van fouten in de salarisadministratie kan kostbare boetes en sancties voorkomen die verband houden met niet-naleving of een onjuiste salarisverwerking.

Ruim je gegevens en processen op

“Implementatie gaat niet alleen over het migreren van gegevens; het is een kans om bestaande processen op te schonen en te verbeteren. Neem de tijd om knelpunten te identificeren en workflows te stroomlijnen.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

Beste werkwijzen voor de implementatie van salarissoftware

Bij de implementatie van nieuwe salarissoftware kunnen gedurende het proces veel belanghebbenden betrokken zijn. Het volgen van deze beste werkwijzen kan bijdragen aan een soepele overgang en succesvolle integratie.

1. Uitgebreide planning

Duidelijke doelstellingen vaststellen

Begrijp wat je met de nieuwe software wilt bereiken (bijvoorbeeld efficiëntie, naleving en nauwkeurigheid).

Belangrijke belanghebbenden betrekken

Betrek HR, financiën, IT en andere relevante belanghebbenden al vroeg bij het planningsproces. Gebruik om de verandering effectief te beheren de ADKAR-aanpak, die staat voor bewustzijn, verlangen, kennis, vermogen en bekrachtiging.

2. Uitgebreid testen

Parallelle salarisverwerkingen uitvoeren

Voer parallelle salarisverwerkingen uit met je oude en nieuwe systemen om nauwkeurigheid en consistentie te waarborgen.

Parallel testen van de salarisadministratie is cruciaal

“Als de salarisadministratie binnen de reikwijdte van je implementatie valt, reserveer dan voldoende tijd voor parallelle tests van de salarisverwerking en het oplossen van afwijkingen.” ~Kyle Berry, hoofdadviseur bij Sendero Consulting

Verschillende scenario's testen

Test verschillende scenario's, waaronder verschillende lonen, inhoudingen en belastingsituaties.

3. Duidelijke communicatie

Informeer alle medewerkers over het nieuwe systeem, de redenen voor de verandering en de voordelen die het oplevert.

Houd iedereen op de hoogte van de voortgang van de implementatie en belangrijke mijlpalen.

Communiceer duidelijk en frequent

“Effectieve documentatie en duidelijke communicatie zijn cruciaal. Houd alle belanghebbenden op de hoogte en zorg dat zij afgestemd blijven op de doelstellingen van het project om vertragingen en misverstanden tijdens de implementatie te voorkomen.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

4. Robuust ondersteuningssysteem

Stel een toegewijd ondersteuningsteam samen om vragen en problemen tijdens en na de implementatie af te handelen.

5. Monitoren en evalueren

Voer na de eerste paar salariscycli een grondige evaluatie uit om eventuele problemen te identificeren en aan te pakken.

Evalueer en actualiseer het systeem en de processen regelmatig om blijvende efficiëntie en naleving te garanderen.

6. Documenteer alles

Houd gedetailleerde gegevens bij van alle configuraties, processen en wijzigingen die tijdens de implementatie zijn aangebracht.

7. Betrokkenheid van medewerkers

Verzamel feedback van medewerkers over hun ervaring met het nieuwe systeem en voer de nodige aanpassingen door.

Pak zorgen of problemen die door medewerkers worden gemeld snel en doeltreffend aan.

Er zijn veel huiveringwekkende implementatieverhalen te vinden. Een berucht voorbeeld is de mislukte implementatie van het Phoenix-salarissysteem van de Canadese federale overheid in 2018, die het land inmiddels meer dan $5.1 miljard dollar heeft gekost - au! Maar door deze beste praktijken te volgen, weet je zeker dat je deze valkuilen voorkomt.

Klaar om een salarissysteem te bouwen dat echt goed samenwerkt?

Zodra je implementatie goed staat, is de volgende uitdaging ervoor te zorgen dat je salarissysteem naadloos verbinding maakt met de rest van je HR-technologielandschap—lees meer over wereldwijde salarisintegraties om te begrijpen hoe je salarisgegevens kunt synchroniseren met je HRIS, tijdregistratie- en arbeidsvoorwaarden­tools zonder nieuwe problemen met gegevens te creëren.