Kwartaalbeoordeling: handleiding & sjabloon

Een belangrijke doelstelling van kwartaalbeoordelingen van prestaties is het afstemmen van individuele doelstellingen op kortere termijn op de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen (een belangrijke techniek voor prestatiemanagement).

Doelstellingen kunnen worden verfijnd of aangepast op basis van veranderende prioriteiten, en door elk kwartaal de voortgang te beoordelen kunnen de doelstellingen haalbaarder worden. Het is ook eenvoudiger om de voortgang bij te houden.

Een andere doelstelling die specifiek is voor kwartaalbeoordelingen, is om de focus van de beoordeling te beperken tot de afgelopen drie maanden.

Dit betekent dat de beoordelingen tactischer zijn en dat beoordelingsvragen zich richten op recente prestaties en verbeterpunten. Ze bieden een platform voor frequentere opvolging en vormen een proactievere benadering van prestatiemanagement.

Wat moet je opnemen in kwartaalbeoordelingen van prestaties?

Klinkt goed tot nu toe? Dit is wat je in kwartaalbeoordelingen moet behandelen.

Prestatiemaatstaven

We gebruiken een combinatie van verschillende typen prestatiebeoordelingen, waaronder kwantitatieve maatstaven (bijvoorbeeld verkoop- en klantenservicedoelen of projectresultaten) en kwalitatieve factoren (bijvoorbeeld teamwerk en probleemoplossend vermogen) om prestaties te helpen beoordelen.

Enkele methoden om kwalitatieve prestaties te meten:

• Gedragsgerichte beoordelingsschalen (BARS): Gebruik een door specifiek gedrag verankerde prestatiebeoordelingsschaal om kwalitatieve eigenschappen consistent te beoordelen.
• 360-gradenfeedback: Verzamel feedback uit verschillende bronnen om een volledig beeld van de prestaties van de medewerker te krijgen.
• Competentiegerichte checklists: Bekijk tijdens evaluaties een checklist met belangrijke competenties en observeerbaar gedrag.
• projectresultaten en casestudy's: Analyseer projectresultaten of casestudy's om bijdragen op gebieden zoals creativiteit en initiatief te beoordelen.

Afstemming van doelstellingen

Bekijk de doelen en pas ze aan zodat ze aansluiten bij de loopbaanambities van de medewerker en de strategische prioriteiten van het bedrijf.

Feedback en feedforward

Geef constructieve feedback op eerdere prestaties en bied feedforward: concrete, uitvoerbare suggesties voor toekomstige verbetering.

Een open dialoog bevorderen

We trainen onze managers om betekenisvolle vragen te stellen die teamleden aanmoedigen om hun ervaringen, zorgen en ambities te delen. Voorbeelden zijn: “Welke ondersteuning zou je helpen om je doelen te bereiken?” en “Welke vaardigheden wil je ontwikkelen?”.

Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling identificeren

Deze gesprekken bieden de mogelijkheid om trainingen, certificeringen, uitdagende opdrachten of mentorschapsmogelijkheden te identificeren die aansluiten bij zowel de loopbaandoelen van de medewerker als de behoeften van het bedrijf.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Concrete actiepunten

Sluit het gesprek af door specifieke, uitvoerbare stappen vast te leggen die de medewerker en de manager zullen nemen om in het volgende kwartaal voortgang te boeken. Actiepunten kunnen bestaan uit nieuwe taken, aanpassingen aan lopende projecten of ontwikkelingsactiviteiten.

Een prestatiebeoordeling per kwartaal uitvoeren

Een prestatiebeoordeling per kwartaal volgt een vergelijkbare structuur als een jaarlijkse beoordeling. Liz Lockhart gaat in haar artikel uitgebreid in op het uitvoeren van prestatiebeoordelingen.

Stap één: reflecteer op de prestaties van je team en medewerker

Omdat je de prestaties van de afgelopen drie maanden beoordeelt, zou deze stap minder tijd moeten kosten dan bij een jaarlijkse beoordeling.

Naast hoogte- en dieptepunten in de prestaties vanuit het perspectief van de manager en de medewerker, kun je ook 360-gradenfeedback verzamelen van collega-teamleden en andere leidinggevenden en belanghebbenden die bekend zijn met het werk van de medewerker.

Door anderen om aanvullende input te vragen, kun je vooroordelen verminderen en een uitgebreidere prestatiebeoordeling voor teamleden opstellen.

Breng ook in kaart met welke uitdagingen je directe medewerkers te maken hadden en bepaal welke daarvan binnen hun invloedssfeer lagen. Bedenk vervolgens enkele actiegerichte ideeën om die uitdagingen aan te pakken en verbeterpunten te creëren. 

Let op gebieden waarop medewerkers in het afgelopen kwartaal zijn gegroeid en noteer verbeteringen op aandachtspunten uit de vorige prestatiebeoordeling. 

Stap twee: werk je feedback uit in relatie tot de verwachtingen van de functie

Door een gedetailleerd overzicht te maken van de punten die je wilt bespreken, word je tijdens het proces van de prestatiebeoordeling geholpen.

In het overzicht wil je specifieke prestatiemaatstaven uit het afgelopen kwartaal benadrukken (deze maatstaven moeten gebaseerd zijn op de verwachtingen van de functie).

Vervolgens kun je actiegerichte feedback geven die medewerkers kunnen gebruiken om hun prestaties in het volgende kwartaal te verbeteren.

Als je input over de prestaties hebt verzameld bij collega's of andere leidinggevenden, neem die informatie dan op om te laten zien welke invloed de prestaties van je medewerkers op anderen in de organisatie hebben.

Stap drie: bereid je voor op het voeren van de prestatiebeoordeling

In deze stap maak je een gedetailleerd overzicht in de volgorde waarin je het gesprek wilt laten verlopen, met behulp van het sjabloon voor prestatiebeoordelingen van je organisatie (als je er geen hebt, kun je de download hieronder gebruiken).

Een goede manier om het gesprek te beginnen is met positieve feedback, waarbij je de goede bijdragen benoemt die de medewerker in het afgelopen kwartaal aan het team heeft geleverd. Je kunt de mijlpalen bespreken die de medewerker op weg naar de doelen heeft behaald.

Daarna kun je overgaan op constructieve feedback en mogelijkheden voor groei, samen met ideeën over hoe je van plan bent de medewerker te ondersteunen. Hier bespreek je de actiegerichte feedbackpunten.

Stap vier: voer de prestatiebeoordeling uit

Bespreek aan de hand van je gedetailleerde overzicht de prestatiemaatstaven en geef actiegerichte feedback. 

Geef je directe medewerker de gelegenheid om over diens prestaties in het afgelopen kwartaal te vertellen en luister actief naar wat diegene te zeggen heeft, ook als je het niet eens bent met diens perspectief. Als de medewerker een zelfevaluatie heeft ingevuld, kun je die op dit moment samen doornemen.

Vraag je werknemer wat volgens hen hun ontwikkelpunten zijn en bespreek eventuele verschillen van inzicht. Dit deel van het gesprek is cruciaal om vertrouwen op te bouwen en je werknemers de mogelijkheid te geven hun perspectieven te delen. 

Geef je werknemers vervolgens de tijd om over hun loopbaanontwikkeling te praten, waaronder wat ze in het volgende kwartaal willen oppakken. 

Vraag je werknemer tot slot hoe je hen kunt ondersteunen en vraag om eventuele feedback op jouw functioneren als hun manager.

Ik ben hier vrij snel overheen gegaan. Ik raad je aan het uitstekende artikel van Mariya Hristova over best practices voor beoordelingsgesprekken te lezen voor een grondigere uiteenzetting.

Sjabloon voor een beoordelingsgesprek

Ontvang ons sjabloon voor beoordelingsgesprekken!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Hoe je organisatie overstapt op kwartaalbeoordelingen

De overstap van jaarlijkse naar kwartaalbeoordelingen is een ingrijpende verandering voor elke organisatie en heeft gevolgen voor werknemers op alle niveaus.

Hieronder staan de stappen die mijn organisatie heeft gezet om over te stappen van een jaarlijkse naar een kwartaalcyclus voor beoordelingsgesprekken.

Een opmerking over ons proces en onze planning: we gebruikten dezelfde tools voor prestatiemanagement die we al hadden, waardoor de implementatie van technologie niet nodig was.

We hielden ook het sjabloon voor prestatiebeoordelingen grotendeels hetzelfde. Als we daarin wijzigingen hadden aangebracht, zou dat onze planning aanzienlijk hebben beïnvloed.

Draagvlak bij het leiderschap creëren

Zoals bij elk initiatief moet je draagvlak bij het leiderschap creëren voordat je aan de overstap naar kwartaalbeoordelingen begint.

We stelden een businesscase op voor het hogere management, waarin we aantoonden dat kwartaalbeoordelingen het prestatiemanagementproces voor werknemers op alle niveaus van de organisatie zouden optimaliseren. Daarbij benadrukten we de hierboven genoemde voordelen. 

In onze korte presentatie benadrukten we ook dat de overstap managers tijd zou besparen en voor alle werknemers minder omslachtig zou zijn.

Nadat we draagvlak bij het leiderschap hadden gecreëerd, identificeerden we binnen de organisatie enkele vroege ambassadeurs die ons konden helpen breder draagvlak te creëren.

Communicatie en verandermanagement

We begonnen met een specifieke datum waarop de eerste kwartaalbeoordelingen afgerond moesten zijn en werkten vervolgens vanaf dat moment terug om onze planning te bepalen. Zo ontwikkelden we een uitgebreid plan voor verandermanagement en communicatie.

Omdat de livegang aan het einde van het eerste kwartaal van het komende jaar gepland stond, begonnen we in het tweede kwartaal met het opstellen van onze planning en zorgden we ervoor dat we voldoende tijd hadden om deze verandering goed door te voeren. 

We werkten aan communicatie waarin we zowel werknemers als managers duidelijk uitlegden waarom de verandering nodig was. We gebruikten meerdere platforms om deze communicatie te verspreiden, waaronder e-mail en ons intranet, zodat alle werknemers werden bereikt.

In de communicatie benadrukten we de voordelen van frequentere feedback en de aansluiting daarvan bij de doelstellingen van het bedrijf.

In de communicatie aan managers benadrukten we specifiek dat de overstap naar kwartaalbeoordelingen hun werklast niet zou verhogen en het proces zou stroomlijnen. We lieten ook zien hoe dit hen zou helpen de voortgang van hun werknemers op hun doelen bij te houden. 

Trainingssessies

Naast de bedrijfsbrede communicatie ontwikkelden we trainingsprogramma's voor alle werknemers en verzorgden we deze in Zoomsessies van 20 minuten. 

Deze trainingssessies herhaalden de eerdere communicatie en boden werknemers en managers tegelijkertijd de hulpmiddelen en informatie die nodig waren om hun eerste kwartaalcyclus voor beoordelingsgesprekken succesvol af te ronden.

We boden managers ook aanvullende training om hen uit te rusten met coachingsvaardigheden waarmee ze werknemers konden begeleiden bij hun professionele ontwikkeling. 

Als onderdeel van de training herinnerden we managers eraan feedback te geven die specifiek, uitvoerbaar en gericht op verbetering is.

Evalueren en bijsturen

Na de eerste ronde van een kwartaalcyclus voor prestatiebeoordelingen is het een goed moment om feedback te verzamelen over hoe deze is verlopen. Je kunt een korte peiling sturen naar alle medewerkers en managers om hun perspectief te krijgen op wat goed ging en waar mogelijkheden voor verbetering liggen.

Mijn organisatie verstuurt afzonderlijke peilingen: één naar managers en één naar alle medewerkers, met de vraag om feedback over het verloop van de kwartaalbeoordeling. We willen de mening van de organisatie horen om ervoor te zorgen dat het proces soepel verloopt en om te bepalen of er wijzigingen moeten worden aangebracht. 

We zullen de peiling aanpassen om te vragen of medewerkers en managers zich voorbereid voelden en of zij vonden dat het proces voor hen soepel verliep. 

Later in het jaar zullen we ook feedback verzamelen om te bepalen of de kwartaalbeoordelingscycli minder omslachtig aanvoelen dan een jaarlijkse cyclus. 

Beste werkwijzen voor kwartaalbeoordelingen

Technologie en sjabloon

Als je dat nog niet doet, is mijn advies om software voor prestatiebeheer te gebruiken om het proces van kwartaalbeoordelingen te stroomlijnen. De software die je al gebruikt, kan waarschijnlijk een kwartaalcyclus voor beoordelingen ondersteunen. 

We hebben aan het begin van onze planning vastgesteld dat onze huidige software voor prestatiebeheer kon overstappen op een kwartaalcyclus voor beoordelingen. Dat kan nog eenvoudiger worden als je een tool gebruikt die AI-functies voor prestatiebeoordelingen biedt.

Of je nu nieuwe software implementeert of niet, dit is een goed moment om je sjabloon voor prestatiebeoordelingen te bekijken.

Je moet mogelijk aanpassingen maken aan je huidige sjabloon om rekening te houden met een kwartaalcyclus voor beoordelingen. 

Bepaal of je huidige sjablonen voor zelfbeoordelingen en beoordelingen door managers aansluiten bij je nieuwe behoeften.

Doelen stellen en afstemmen

Je wilt individuele en teamdoelen afstemmen op de algemene doelstellingen van het bedrijf. 

Moedig managers en medewerkers aan om voor elk kwartaal doelen voor de prestatiebeoordeling te stellen met behulp van het SMART-kader (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant, Tijdsgebonden).

De overkoepelende doelen van het bedrijf opsplitsen in SMART-doelen per kwartaal is een goede manier om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. 

Het is belangrijk dat medewerkers begrijpen hoe hun individuele doelen aansluiten bij de doelen van het bedrijf, en managers spelen een belangrijke rol bij het helpen begrijpen van deze afstemming. 

Met een kwartaalcyclus voor prestatiebeoordelingen kun je kortetermijndoelen regelmatig opnieuw bekijken en aanpassen aan veranderende prioriteiten binnen het bedrijf. 

Een cultuur van voortdurende feedback stimuleren

Regelmatige prestatiebeoordelingen moeten bijdragen aan een cultuur waarin vaker en voortdurend feedback wordt gegeven.

Je kunt buiten formele beoordelingen een bedrijfscultuur van voortdurende feedback stimuleren door kanalen voor realtimefeedback aan te bieden, zoals regelmatige contactmomenten en platforms voor open communicatie.

Regelmatige één-op-éénvergaderingen zijn uitstekende gelegenheden om feedback te geven en te ontvangen en maken het ook eenvoudig om prestaties bij te houden.

Andere waardevolle methoden om feedback van medewerkers te verzamelen zijn onder meer enquêtes, gesprekken zonder de direct leidinggevende en exitgesprekken.

Een andere goede manier om een cultuur van voortdurende feedback te creëren, is door gewenst gedrag en goede prestaties regelmatig te erkennen en te belonen; je hoeft daarmee niet te wachten tot de prestatiebeoordeling. 

Vragen voor kwartaalbeoordelingen

In aansluiting op wat ik hierboven zei over het stimuleren van een open dialoog, volgen hier enkele nuttige vragen die je tijdens een kwartaalbeoordeling kunt stellen.

Afstemming en voortgang van doelen

• "Hoe kijk je aan tegen je voortgang met betrekking tot je doelen dit kwartaal?"
• "Welke obstakels kwam je tegen bij het werken aan je doelen en hoe heb je die overwonnen?"

Sterke punten en prestaties

• "Op welke prestaties van dit kwartaal bent u het meest trots?"
• "Welke van uw sterke punten hebben onlangs het meest bijgedragen aan uw succes?"

Verbeterpunten

• "Welke vaardigheden of gebieden zou u verder willen ontwikkelen?"
• "Waar denkt u dat u beter had kunnen presteren en welke ondersteuning heeft u nodig?"

Feedback en vooruitblik

• "Welke feedback zou u uzelf geven op basis van uw prestaties dit kwartaal?"
• "Wat kan ik als manager doen om u in het volgende kwartaal beter te ondersteunen?"

Professionele ontwikkeling

• "Zijn er opleidings- of ontwikkelingsmogelijkheden die u zou willen benutten?"
• "Welke vaardigheden of ervaringen zouden u helpen uw langetermijndoelen voor uw loopbaan te bereiken?"

Werkomgeving en welzijn

• "Hoe denkt u over uw huidige werkdruk en werk-privébalans?"
• "Heeft u suggesties om de werkwijze of processen van ons team te verbeteren?"

Toekomstige doelen en verwachtingen

• "Welke doelen zou u voor het volgende kwartaal willen stellen en waarom?"
• "Hoe ziet u uw rol zich het komende jaar ontwikkelen en welke stappen kunnen we nemen om u daarbij te helpen?"

Samenwerking en relaties binnen het team

• "Hoe zou u uw samenwerking met het team dit kwartaal beschrijven?"
• "Met wie zou u nauwer willen samenwerken, of welke teamdynamiek zou u willen verbeteren?"

Doe meer inspiratie op in onze lijst met vragen voor functioneringsgesprekken en formuleringen voor functioneringsgesprekken.

Kwartaalbeoordelingen zorgen voor dynamischer prestatiemanagement

Kwartaalbeoordelingen van prestaties vormen een groeiende trend binnen prestatiemanagement die een progressieve verschuiving naar een dynamischere en proactievere benadering van prestatiemanagement vertegenwoordigt.

Organisaties kunnen een cultuur van voortdurende feedback en verbetering stimuleren, de tevredenheid van medewerkers vergroten en bijdragen aan het algehele succes van de organisatie.

Effectieve communicatie, verandermanagement en trainingssessies zijn essentiële onderdelen van een succesvolle overgang. Zo zorgen ze ervoor dat zowel medewerkers als managers de redenen voor de verandering begrijpen en beschikken over de benodigde middelen voor een soepele overgang.

Abonneer u op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer begeleiding op het gebied van prestatiemanagement kunt u zich abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. U ontvangt al onze nieuwste content om u te helpen vooruitgang te boeken in uw loopbaan en meer impact te maken binnen uw organisatie.