Voordelen van het aannemen van werknemers op afstand

Voordat we ingaan op de operationele richtlijnen voor het aannemen van werknemers op afstand, eerst enkele woorden over waarom je dit proces überhaupt zou kunnen overwegen.

• Toegang tot een bredere talentpool: Een wervingsproces voor werken op afstand geeft je toegang tot een wereldwijde talentpool, die niet wordt beperkt door geografische grenzen. Dit betekent een grotere kans om de perfecte kandidaat voor specifieke functies te vinden, met uiteenlopende vaardigheden en ervaringen.
• Besparingen: Je kunt besparen op kosten die samenhangen met het onderhouden van een fysieke kantoorruimte, waaronder huur, nutsvoorzieningen en kantoorbenodigdheden. Daarnaast accepteren werknemers op afstand mogelijk een lager salaris in ruil voor de flexibiliteit en besparingen op woon-werkverkeer.
• Divers personeelsbestand: Werving op afstand bevordert een diverser personeelsbestand, omdat werkgevers niet beperkt zijn tot het aannemen van kandidaten uit een specifieke regio. Deze diversiteit kan verschillende perspectieven en ideeën opleveren en innovatie en creativiteit stimuleren.
• Verbeterd welzijn van werknemers: Werken op afstand kan leiden tot een betere mentale gezondheid en een groter algemeen welzijn van werknemers, omdat zij meer controle hebben over hun werkomgeving en een betere balans tussen werk en privéleven kunnen behouden.
• Bedrijfscontinuïteit: Een team op afstand kan de klok rond beschikbaar zijn en je bedrijf veerkrachtiger maken in tijden van crisis.

Ik herinner me dat ik ooit op zoek moest naar een iOS-engineer in Grimsby, VK, omdat ons kantoor daar gevestigd was en ik kan je vertellen dat niemand daar echt blij van werd. Wij niet, het team niet en de kandidaten niet.

Na maandenlang vruchteloos zoeken besloten we op afstand te werven en rondden we de aanstelling binnen een maand af.

Author's Tip

Werving op afstand biedt ook de mogelijkheid om de aandacht opnieuw te richten op je bedrijfswaarden en op wat mensen samenbrengt—ongeacht hun locatie. Wanneer ik zie dat organisaties in paniek raken omdat ze bang zijn dat ze hun “bedrijfscultuur” verliezen wanneer ze een kantoorlocatie opgeven, zeg ik: “Het spijt me, maar jullie hadden geen bedrijfscultuur; jullie hadden een kantoorcultuur”.

Werknemers op afstand aannemen

Dus laten we eraan beginnen. Werknemers op afstand aannemen betekent dat je je huidige wervingsproces aanpast om rekening te houden met zaken zoals taalverschillen en waar je kandidaten zult zoeken. 

Dit zijn de belangrijkste aandachtspunten:

Functieomschrijvingen aanpassen

Een van de eerste stappen is het doornemen van je functieomschrijvingen om ervoor te zorgen dat ze gemakkelijk te begrijpen zijn voor verschillende doelgroepen. Dit betekent dat ze in toegankelijke taal zijn geschreven, zonder spreektaal of uitdrukkingen. 

Vermijd bijvoorbeeld clichés zoals “aanpakker” of maak iets als “een goed gevoel voor humor” geen vereiste.

Mensen kunnen uitstekend Engels spreken zonder spreektaal of uitdrukkingen noodzakelijkerwijs te begrijpen, en niemand zou je functieomschrijving met een woordenboek erbij moeten lezen. 

Zorg ervoor dat eventuele beperkingen, zoals salaris, tijdzone of diensten, duidelijk zichtbaar in de functieomschrijving staan.

Daarnaast vermeld ik altijd graag naar welke mentaliteit we op zoek zijn, oftewel iemand die ondernemend en proactief is.

Werken op afstand gaat meestal gepaard met minder micromanagement, maar dat betekent dat er veel werk zelfstandig moet worden gedaan.

Potentiële kandidaten moeten daarop voorbereid zijn en dit tijdens een sollicitatiegesprek kunnen aantonen. Ze kunnen bijvoorbeeld laten zien hoe ze proactief problemen signaleerden en oplosten, of hoe ze effectief communiceerden met meerdere belanghebbenden om op afstand een complex project op te leveren.

Lees voor meer informatie over het schrijven van functieomschrijvingen mijn artikel over hoe je een functieomschrijving schrijft.

Vacatures op meerdere plaatsen publiceren

Hoewel sommige algemene vacaturesites meer functies op afstand proberen te faciliteren, kun je ook vacaturesites bekijken die specifiek gericht zijn op werken op afstand.

De meeste zijn betaald, maar er zijn ook enkele gratis opties. Mijn suggesties zijn: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Een goed volgsysteem voor sollicitanten helpt je bij het opbouwen van je kandidatenpool en het begeleiden van kandidaten tijdens het proces.

Het is ook belangrijk om een sterke wervingspagina te ontwikkelen om openstaande functies te promoten bij potentiële sollicitanten die mogelijk rechtstreeks je bedrijf volgen.

Software voor carrièrepagina's kan het beheren van dit proces een stuk eenvoudiger maken en er tegelijkertijd voor zorgen dat je vacatures consistent blijven met je werkgeversmerk.

Iets meer voorbereiding op sollicitatiegesprekken

Voor sollicitatiegesprekken op afstand is mogelijk wat meer voorbereiding nodig van jou en van iedereen in je team die de gesprekken zal voeren.

Je moet ervoor zorgen dat je zowel qua apparatuur als qua instelling goed voorbereid bent:

Zorg ervoor dat je een goede opstelling hebt voor sollicitatiegesprekken op afstand. Je hebt geen 4K-camera en apparatuur op het niveau van een streamer of YouTuber nodig, maar zorg ervoor dat je goed zichtbaar bent op camera en dat er weinig afleiding is wanneer je gesprekken voert. 

Idealiter zit je aan een bureau—vermijd sollicitatiegesprekken in een auto of onderweg ergens naartoe; je wordt afgeleid en het is respectloos tegenover de tijd van de ander. 

Streef er altijd naar om met video deel te nemen, zodat je meer verbinding kunt maken met de persoon en vraag de ander waar mogelijk om tijdens het proces ten minste één keer de video aan te zetten. 

Je zult tijdens een videogesprek veel informatie moeten verwerken—wat moeilijker kan zijn—en dat betekent waarschijnlijk dat je meer tijd met elke kandidaat moet doorbrengen. 

En net zoals jij misschien meer tijd nodig hebt om een goed beeld te krijgen, heeft de kandidaat mogelijk ook meer tijd nodig om meer over jou en je bedrijf te begrijpen. 

Richt je erop tijd met elke kandidaat door te brengen, zodat die inzicht krijgt in onze cultuur en de doelstellingen van het team of bedrijf.

Misschien komt de kandidaat uit een andere cultuur. Zorg er daarom voor dat die de verwachtingen en normen begrijpt en zich daarin kan vinden.

Als je bijvoorbeeld een zeer samenwerkend team bent, maar de kandidaat misschien als zelfstandige aan projecten heeft gewerkt die zonder veel communicatie aan hem of haar werden toegewezen, leg dan goed uit wat het verschil is en zorg ervoor dat de kandidaat zich daarin kan vinden.

Als je bovendien mensen op afstand vanuit een kantoor interviewt, wees dan voorbereid op vragen over hoe je bedrijf de balans tussen werknemers op kantoor en op afstand bewaakt wat betreft kansen en zichtbaarheid. 

Een opmerking over sollicitatiegesprekken tussen verschillende culturen. Als je je kandidatenpijplijn openstelt voor de hele wereld, kun je maar beter voorbereid zijn op allerlei communicatiestijlen. 

Ik raad The Culture Map van Erin Meyer aan als een goede introductie tot communicatie tussen verschillende culturen.

Bekijk voor meer advies over betere sollicitatiegesprekken in het algemeen mijn artikel de sleutel tot gerichte, boeiende sollicitatiegesprekken, waarin ik gestructureerde, gestandaardiseerde sollicitatiegesprekken bespreek (die nog belangrijker zijn bij werving op afstand).

Als je bovendien hulp nodig hebt bij het vinden van software om sollicitatiegesprekken op afstand mogelijk te maken, bekijk dan het artikel van People Managing People over de beste software voor videosollicitatiegesprekken die momenteel op de markt is.

Meer geduld bij het doen van een aanbod 

Zoals altijd moet je ervoor zorgen dat je goed geïnformeerd en goed uitgerust bent om een aanbod te doen voordat je ook maar in de buurt van deze fase komt.

Een aanbod kan wat meer heen-en-weercommunicatie met kandidaten op afstand vereisen, en misschien ook wat meer begeleiding om mensen door je proces te leiden, omdat dit de eerste keer kan zijn dat een kandidaat contact heeft met een bedrijf uit jouw land. 

Rust jezelf uit met geduld. 

Lees voor meer informatie over het doen van een aanbod mijn artikel over hoe je een baanaanbod doet.

Beste werkwijzen voor het aannemen van werknemers op afstand

Voor het aannemen van werknemers op afstand zijn andere processen en werkwijzen nodig. Hieronder vind je enkele beste werkwijzen die je kunt volgen wanneer je je personeelsbestand op afstand uitbreidt.

Onderzoek lokale arbeidswetgeving

Bij het aannemen van werknemers op afstand is het belangrijk om je eerst vertrouwd te maken met de arbeidswetgeving van de staten of landen waar potentiële werknemers op afstand wonen. 

Dit houdt ook in dat je de regelgeving begrijpt met betrekking tot werktijden, minimumloon, arbeidsvoorwaarden en ontslagprocedures.

Creëer een wereldwijde beloningsstrategie

Uiteindelijk is compensatie voor de meesten van ons de belangrijkste reden om te gaan werken, dus het is de moeite waard om na te denken over hoe je dit gaat aanpakken wanneer je op afstand werft.

Zoals Liam Reese adviseert in zijn uitstekende artikel over wereldwijde compensatie: “De meeste organisaties kiezen ervoor om het basissalaris te lokaliseren. Daarom moet je de tijd nemen om de lokale marktconforme salarissen te onderzoeken en deze vervolgens aan te passen op basis van je strategie per functie (onder, op of boven het marktgemiddelde).

Natuurlijk moet je ook rekening houden met lokale regelgeving, waaronder wetten inzake minimumloon, regels voor overwerk, fiscale gevolgen en verplichte arbeidsvoorwaarden.

Als je niet over de middelen beschikt om dit soort analyses voor elke functie in elk land uit te voeren, kun je de beloning altijd aanpassen op basis van de kosten van levensonderhoud. Dit kan ook relevant zijn voor landen waar je niet veel functies hebt.”

Laat je cultuur van werken op afstand vroeg zien

Wanneer je op afstand werft, krijgen kandidaten niet de kans om door je kantoor te lopen, te zien hoe teams samenwerken of je cultuur op te pikken via informele interacties. 

Dat betekent dat het aan jou is om hen actief te laten zien hoe het is om met je team te werken.

Dit betekent dat je hen laat kennismaken met toekomstige teamgenoten, niet alleen met personeelsmanagers, en dat je hen laat horen hoe mensen communiceren en samenwerken. 

Je kunt ook zaken delen zoals je Slack-etiquette, een fragment uit je werknemershandboek of zelfs een korte Loom-video waarin je de teamrituelen laat zien.

Je kunt kandidaten ook laten proeven van je waarden in de praktijk. Als je zegt dat je vooroploopt met asynchroon werken of veel waarde hecht aan autonomie, laat dan zien hoe dat er in de praktijk uitziet—vertel bijvoorbeeld hoe je dagstarts organiseert of beslissingen neemt zonder eindeloze vergaderingen.

Het is ook goed om eerlijk te zijn over uitdagingen (“We zijn nog steeds aan het uitzoeken wat onze ideale vergaderfrequentie is”). Die eerlijkheid wekt vertrouwen en helpt kandidaten het gevoel te geven dat ze een weloverwogen keuze maken, in plaats van alleen maar in een gelikt verhaal te geloven.

Overweeg deskundige hulp

Het navigeren door de vele onbekende arbeidswetten en salarisadministratieprocessen in een nieuw rechtsgebied kan voor sommige organisaties te veel zijn.

Daarom kiezen veel organisaties ervoor om gebruik te maken van een dienst van een formele werkgever. Dit betekent dat je snel fulltimewerknemers kunt aannemen zonder een buitenlandse entiteit te hoeven oprichten of de salarisadministratie te moeten regelen.

Je kunt ook opdrachtnemers inhuren of misschien een buitenlandse entiteit oprichten en samenwerken met een lokale PEO of een HR-adviesbureau om ervoor te zorgen dat je alles goed regelt.

Aandachtspunten bij het aannemen van werknemers op afstand

Het klinkt geweldig om de talentenpool waartoe je toegang hebt uit te breiden, maar dit kan ook complicaties met zich meebrengen.

De salarisadministratie beheren

Salarisadministratie kan complex zijn, vooral voor kleine bedrijven. Het verwerken van salarissen in verschillende rechtsgebieden zorgt voor extra complexiteit en risico’s als dit niet correct wordt aangepakt.

Compensatie berekenen

Bij het bepalen van een eerlijke compensatie voor werknemers op afstand moet je rekening houden met lokale salarissen, de kosten van levensonderhoud en de verwachte arbeidsvoorwaarden.

Risico van een vaste inrichting

Een zakelijke aanwezigheid in een ander land kan ertoe leiden dat je onderworpen wordt aan vennootschapsbelasting en aanvullende nalevingsnormen.

Een vaste inrichting verwijst naar de minimumdrempel die, zodra deze wordt overschreden, ertoe leidt dat een bedrijf belasting moet betalen en onderworpen wordt aan de regelgeving van een ander land.

Werknemers ten onrechte als opdrachtnemers classificeren

Een verkeerde classificatie van werknemers kan leiden tot boetes, sancties en juridische geschillen. Daarom is het belangrijk om functies duidelijk te definiëren en te overwegen om opdrachtnemers om te zetten in werknemers om aan de regels te blijven voldoen (om je door dit complexe deelonderwerp te leiden, raad ik aan om hierna onze uitleg over de verkeerde classificatie van werknemers en hoe je dit voorkomt te lezen.)

Intellectuele eigendoms- en uitvindingsrechten

Internationale aanwervingen kunnen de bescherming van intellectueel eigendom (IP) compliceren door verschillen in IP-wetgeving en werkomgevingen op afstand.

Belasting voor werknemers op afstand

Het is cruciaal om vast te stellen waar werknemers op afstand belasting betalen. Begrijpen hoe je hiermee moet omgaan kan moeilijk zijn en kan vereisen dat je een dienstverlener raadpleegt die je kan helpen inzicht te krijgen in nalevingsproblemen en buitenlandse belastingpraktijken.

Werknemers op afstand klaarstomen voor succes

Ik manage nu al een paar jaar teams op afstand, dus tot slot dacht ik dat ik een paar inzichten zou delen om je te helpen je medewerkers op afstand succesvol te laten zijn.

Grondige onboarding 

Iemand op afstand onboarden is moeilijker dan die persoon op kantoor verwelkomen, omdat het vaak neerkomt op vergadering na vergadering en wachttijd tussen vergaderingen waarin diegene alleen maar uit het hoofd moet lezen of moet wachten op de volgende actie.

Een paar dingen waarop ik me richt om het onboardingproces op afstand zo soepel mogelijk te laten verlopen: 

• Zorg ervoor dat je erop voorbereid bent om alle informatie en apparatuur van tevoren te versturen.
• Begin al vóór dag één met het uitnodigen van de nieuwe medewerker voor dagelijkse bijeenkomsten en gesprekken. Zo kunnen ze namen alvast herkennen en weten ze tot wie ze zich eventueel kunnen wenden zodra ze beginnen. 
• Als er rond de startdatum een bedrijfsuitje gepland staat, vraag dan of je nieuwe medewerker kan meegaan (maar houd rekening met de tijd van de nieuwe medewerker: die kan mogelijk niet aan alle vergaderingen of uitstapjes deelnemen, omdat het vorige dienstverband misschien nog moet worden afgerond).

Lees voor meer informatie 11 tips voor het onboarden van medewerkers op afstand.

Feedback aanpassen

Wanneer je een team op afstand aanstuurt, zul je vaak moeten vertrouwen op de vindingrijkheid en ondernemingszin van je teamleden. 

Zoals hierboven vermeld, voeg ik dit graag toe aan mijn functieomschrijvingen. Maar je moet ervoor zorgen dat je iedereen nog steeds tijdig van feedback en begeleiding voorziet 

Je hebt misschien niet de kans gehad om zo’n hechte relatie met je teamleden op te bouwen, omdat ze op afstand werken

Daarom is het essentieel dat je zo veel mogelijk inzicht probeert te krijgen in de situatie en de manier van denken van die persoon voordat je feedback geeft. 

Stel vragen zoals: “Waar staan we hiermee? Welke obstakels verwachten we of zijn er al? Wat heb je van mij nodig om je te ondersteunen bij het opleveren hiervan?”. 

Ik bespreek ook graag de doelen die ik voor het komende kwartaal met mijn team stel, om te controleren wat er met ieder teamlid afzonderlijk en vervolgens met het team als geheel gebeurt. De belangrijkste doelen controleer en stel ik eenmaal per kwartaal vast, waarna we elke maand de voortgang blijven bespreken. 

Ik bespreek individuele doelen ook regelmatig tijdens onze één-op-één-gesprekken om de twee weken en gebruik deze tijd ook om te bespreken hoe het met die persoon gaat.

Je ziet mensen niet in het echt, dus je weet niet of hun kind ziek is of dat ze problemen hebben die tijdelijk invloed kunnen hebben op hun werk. Trek dus niet te snel conclusies. 

Je kunt vergaderingen beginnen met rood/geel/groen of een score van #/10, om te peilen hoe je team zich voelt. Zorg ervoor dat je contact opneemt met mensen die signalen afgeven (lage cijfers of geel/rood)

Context is essentieel, maar gaat gemakkelijker verloren in een omgeving op afstand. Zorg er daarom voor dat je tijd vrijmaakt om je team beter te begrijpen en niet alleen oppervlakkige check-ins te doen.

Teambuilding 

Om een goede band op te bouwen, maak ik graag tijd vrij voor informele interacties die niet over het werk gaan. Dit kan een borreluur of theemoment met het team zijn.

Het kan ook een gamesessie tijdens de lunch zijn of het aanmaken van een Discord-server waar mensen een ruimte met alleen audio kunnen binnenlopen (om videomoeheid tegen te gaan) en zo veel of zo weinig met elkaar kunnen communiceren als ze willen terwijl ze aan het werk zijn. 

Mensen kunnen ook meerdere schermen tegelijk delen om de samenwerking gemakkelijker te maken.

Op dit moment, terwijl ik dit schrijf, zit ik na werktijd op een Discord-server met mijn vrienden, die een paar games spelen, en ik voel me helemaal niet moe na een volledige dag videogesprekken. 

Op afstand werven kan je helpen je doelstellingen te behalen

Op afstand werven is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je de beste persoon voor je functie vindt, in plaats van de beste persoon binnen een bepaalde straal.

Ja, het kan veel inspanning kosten om dit goed aan te pakken, maar de beloningen zijn groot omdat je zo’n diversiteit aan inzichten kunt verkrijgen.

In mijn bedrijf vinden we het heel waardevol om de verschillende perspectieven van mensen te horen, omdat we een wereldwijd product willen creëren.

Op afstand werken is geen hype en is niet langer alleen voor de paar “digitale nomaden”; het is een verschuiving in het werkparadigma.

Voor verdere hulp bij het vinden van het talent dat je nodig hebt, kun je deze tips voor het vinden van kandidaten bekijken, specifiek deze tips voor het aannemen van internationale medewerkers, of advies voor het opbouwen van een sterk werkgeversmerk om kandidaten aan te trekken.

Veelgestelde vragen over het aannemen van medewerkers op afstand

Welke functies komen vaak voor bij medewerkers op afstand?

Veelvoorkomende functies op afstand zijn onder andere:

• Softwareontwikkelaars
• Marketeers
• Medewerkers van de klantenservice
• Ontwerpers
• Contentmakers
• Projectmanagers.
  

Functies die afhankelijk zijn van digitale hulpmiddelen en zelfstandig werken, passen zich over het algemeen goed aan een werkomgeving op afstand aan.

Wat is de beste manier om werknemers op afstand te betalen?

Als je dit zelf regelt, kun je wereldwijde salarisadministratieplatforms zoals Deel, Remote.com of Papaya Global gebruiken om naleving van regelgeving, belastingen en valutaconversies te beheren.

Je kunt werknemers ook in dienst nemen via een externe juridische werkgever (EOR) als je geen lokale entiteit hebt in het land van de werknemer.

Is het goedkoper om werknemers op afstand te hebben?

Vaak wel—bedrijven besparen op kantoorruimte, nutsvoorzieningen, verhuiskosten en in sommige gevallen op salarissen, afhankelijk van de geografische kosten van levensonderhoud.

Er moet echter ook rekening worden gehouden met kosten zoals vergoedingen voor technologie voor werken op afstand, wereldwijde salarisadministratiediensten en lokale kosten voor naleving van regelgeving.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer advies over het aannemen van werknemers op afstand en andere onderwerpen op het gebied van talentmanagement kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste artikelen om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.