Checklist voor nieuwe medewerkers voor een betere onboarding
Na alle inspanningen die in het wervingsproces zijn gestoken, heb je eindelijk de ware gevonden. Nu is het tijd om die persoon aan boord te brengen.
De checklist voor nieuwe medewerkers die ik hier heb opgesteld, begeleidt je vanaf de eerste werkdag van de nieuwe medewerker tot en met de 90-dagen-evaluatie.
Of je nu medewerker nummer één aanneemt of nummer 100, deze checklist zorgt ervoor dat je nieuwe medewerker de best mogelijke start maakt.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is een onboardingproces voor medewerkers?
Een onboardingproces voor medewerkers is een systematische aanpak om nieuwe medewerkers in een organisatie te integreren. Het omvat het creëren van een gestructureerde ervaring die nieuwe medewerkers helpt om soepel over te stappen naar hun functie en de bedrijfscultuur.
Het onboardingproces omvat doorgaans verschillende belangrijke onderdelen, waaronder:
- Introductie
- Training
- Doelen stellen
- Doorlopende feedback.
Waarom is een onboardingchecklist voor nieuwe medewerkers belangrijk?
Na alle inspanningen en middelen die worden geïnvesteerd in het aannemen van nieuwe medewerkers, helpt een checklist voor nieuwe medewerkers om een soepel, georganiseerd en volledig onboardingproces te waarborgen.
Dit is belangrijk, want uit een onderzoek van BambooHR blijkt: "70% van de nieuwe medewerkers beslist binnen de eerste maand of een baan bij hen past, en 29% weet dit al in de eerste week. Gemiddeld hebben bedrijven 44 dagen om invloed uit te oefenen op het langetermijnbehoud van een nieuwe medewerker."
Het gebruik van platforms voor antecedentenonderzoek door HR als onderdeel van je checklist voor nieuwe medewerkers beschermt je bedrijf tegen mogelijke nalevingsproblemen.
Voordelen van het opstellen van een onboardingchecklist:
- Stroomlijnt het onboardingproces: Een checklist zorgt ervoor dat alle noodzakelijke stappen worden gezet, van administratieve taken tot kennismakingen, waardoor het proces efficiënt en soepel verloopt.
- Verbetert de medewerkerservaring: Een goed gestructureerde checklist zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom en goed geïnformeerd voelen, wat hun eerste ervaring en betrokkenheid bij het bedrijf versterkt.
- Waarborgt naleving en consistentie: De checklist zorgt ervoor dat voor iedere nieuwe medewerker consequent aan alle wettelijke en beleidsgerelateerde vereisten wordt voldaan, waardoor het risico op omissies afneemt.
Praktisch advies: Zorg ervoor dat je checklist alle onboardingfasen omvat—van activiteiten op de eerste dag tot doorlopende integratietaken—en werk deze regelmatig bij op basis van feedback van nieuwe medewerkers en wijzigingen in bedrijfsbeleid of regelgeving.
Overweeg ten slotte om gebruik te maken van softwareoplossingen voor onboarding die speciaal zijn ontworpen om het opzetten van een doeltreffend onboardingproces te ondersteunen.
Je kunt ook onze checklisttemplate voor nieuwe medewerkers gebruiken om je op weg te helpen.
De checklist voor nieuwe medewerkers
Het harde werk van het wervingsproces betaalt zich uit wanneer je een nieuwe medewerker aanneemt, maar je bent nog niet over de finish. Je checklist voor nieuwe medewerkers moet je helpen om die persoon succesvol te laten starten en enkele veelvoorkomende valkuilen te vermijden.
Een veelvoorkomend knelpunt in het onboardingproces is een overvloed aan informatie. Nieuwe medewerkers ontvangen vaak in één keer een grote hoeveelheid informatie over het bedrijf, hun functie, beleid en procedures, wat overweldigend kan zijn en moeilijk effectief te verwerken.
Dit kan leiden tot verwarring en een tragere aanpassing aan hun nieuwe functie, wat hun aanvankelijke productiviteit en werktevredenheid beïnvloedt. In plaats daarvan wil je een duurzaam pad naar de eerste 90 dagen creëren, waarbij de intensiteit geleidelijk wordt opgevoerd.
Waar begint dat dan?
Onboardingchecklist voor dag 1
Je checklist begint met je procedure voor de eerste werkdag. Dit is een belangrijke dag in de medewerkerservaring, de eerste blik op de realiteit van werken voor jouw organisatie.
Er zullen veel dagen zijn in de periode dat een medewerker bij het bedrijf werkt die in elkaar overvloeien, maar de eerste dag is daar niet een van. Laten we daarom bekijken welke stappen je moet zetten om ervoor te zorgen dat je het goed aanpakt.
Een warm welkom
De eerste dag draait volledig om het maken van een sterke eerste indruk. Begin door de nieuwe medewerker hartelijk te begroeten en aan het team voor te stellen. Een eenvoudig gebaar, zoals een teamlunch of koffiepauze, kan helpen het ijs te breken en ervoor zorgen dat die persoon zich meteen onderdeel van de groep voelt.
Ik herinner me mijn eerste kantoorbaan. Ik was ontzettend zenuwachtig en kwam vanuit een heel ander soort werkomgeving in mijn eerdere functies. Ik werd verwelkomd met een 'buddy-ontbijt', waarbij ik kennismaakte met een aangewezen mentor en enkele teamleden. Deze informele setting hielp mijn zenuwen op de eerste dag te verminderen en moedigde vanaf het begin open communicatie aan.
Introductie
Na de kennismaking is het vrij gebruikelijk om een rondleiding door het kantoor of de werkruimte te geven als je op locatie werkt. Laat hun belangrijke ruimtes zien, zoals toiletten, pauzeruimtes en nooduitgangen. Zo voelen ze zich comfortabeler bij het navigeren door hun nieuwe omgeving.
Als je virtueel werkt, geef hun dan enkele tips voor het inrichten van hun werkplek en alle informatie die je hebt over de beste werkwijzen voor apparatuur. Plan een gesprek met hen om te bespreken of ze ergens ondersteuning bij nodig hebben. Je wilt hen helpen een ruimte te creëren waarin ze zich kunnen concentreren en verbonden blijven met hun werk.
Leden van je senior leidinggevende/directieteam zouden moeten helpen met de introductie van medewerkers en betrokken moeten zijn bij activiteiten zoals:
- Een bedrijfspresentatie geven
- Een rondleiding door het gebouw of de faciliteit geven
- Een specifiek trainingsthema presenteren
- Het nieuwe teamlid meenemen voor koffie of lunch
Door senior leiders bij het gesprek te betrekken, laat je zien dat ze in medewerkers investeren, maak je hen toegankelijker en help je het nieuwe teamlid een gevoel van verbondenheid en inclusie te geven.
Plan ten slotte een kennismakingsgesprek met hun direct leidinggevende. Tijdens dit gesprek moeten de directe taken worden besproken en moet de nieuwe medewerker een duidelijk beeld krijgen van wat hun eerste dag inhoudt. Door vanaf het begin duidelijke verwachtingen te stellen, voorkom je verwarring en leg je de basis voor een productieve werkrelatie.
Werkplek inrichten
Niets is frustrerender voor een nieuwe medewerker dan aankomen op een werkplek waar hun hulpmiddelen nog niet klaarstaan. Zorg ervoor dat de werkplek van de nieuwe medewerker volledig is ingericht voordat die arriveert. Dit omvat het installeren van de computer, het installeren van de benodigde software, het bieden van toegang tot e-mail en het instellen van de telefoon.
Zorg er naast de technologie voor dat alle benodigde kantoorbenodigdheden en apparatuur aanwezig zijn. Een goed voorbereide werkplek laat zien dat het bedrijf de komst van de nieuwe medewerker waardeert en serieus werk maakt van hulp bij een succesvolle start vanaf dag één.
In een virtuele werkomgeving moet dit vooraf gebeuren, zodat de apparatuur klaar is voor gebruik wanneer de nieuwe medewerker die uit de doos haalt en diegene alleen nog enkele duidelijk beschreven stappen hoeft te volgen om in te loggen op de nieuwe accounts.
Functie verantwoordelijkheden doornemen
Neem, nadat je ervoor hebt gezorgd dat je nieuwe medewerker zich prettig voelt op de werkplek, de tijd om diens functieverantwoordelijkheden door te nemen.
Dit zou geen nieuwe informatie moeten zijn voor de nieuwe medewerker, maar het is goed om de functieomschrijving door te nemen, eventuele onduidelijkheden toe te lichten en de directe taken te benoemen waarop diegene zich moet richten. Door de eerste verwachtingen en doelen vast te leggen, weet de nieuwe medewerker wat er van diegene wordt verwacht en hoe diens rol bijdraagt aan het grotere team.
Tip: Moedig vragen aan tijdens deze sessie. Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker zich prettig voelt bij het vragen om verduidelijking en zijn of haar rol binnen het bedrijf begrijpt.
Bedrijfsbeleid en procedures
De eerste dag is ook het juiste moment om de nieuwe medewerker kennis te laten maken met het bedrijfsbeleid en de procedures. Begin met het doornemen van het medewerkershandboek en leg de nadruk op belangrijke beleidsregels, zoals aanwezigheid, kledingvoorschriften en de procedure voor het aanvragen van verlof.
Leg uit hoe de medewerker de gewerkte tijd registreert en welke stappen diegene moet nemen om afwezigheid of te laat komen te melden. Zo voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker volledig op de hoogte is van wat er vanuit het oogpunt van naleving tijdens het inwerkproces wordt verwacht.
Als je bedrijf veel bedrijfsregels heeft, kun je overwegen een beknopt medewerkershandboek voor nieuwe medewerkers op te stellen om een overvloed aan informatie tijdens het inwerkproces te beperken.
(Voor bedrijven met veel beleidsregels kan software voor medewerkershandboeken ook een zeer waardevolle aanvulling op je HR-technologiestack zijn!)
Inwerkchecklist voor week 1
De eerste dag zit erop en nu is het tijd om verder te gaan met de rest van de eerste week. Hopelijk heb je een goede eerste indruk gemaakt en is de medewerker gemotiveerd om aan de slag te gaan.
Functiegerichte training geven
De eerste week is cruciaal om de nieuwe medewerker uit te rusten met de kennis en vaardigheden die nodig zijn om de functie effectief uit te voeren. Geef uitgebreide training in essentiële hulpmiddelen en software die specifiek zijn voor de functie. Dit kan CRM-systemen, projectbeheersoftware of andere hulpmiddelen omvatten die de medewerker dagelijks zal gebruiken.
Het toewijzen van een mentor of buddy kan dit trainingsproces aanzienlijk verbeteren. Deze persoon fungeert als aanspreekpunt voor de nieuwe medewerker en helpt diegene zowel bij het navigeren door rolgebonden taken als door de bredere bedrijfscultuur.
Begin met rolgebonden trainingssessies en verhoog geleidelijk de complexiteit. Deze aanpak helpt de nieuwe medewerker zelfvertrouwen op te bouwen terwijl diegene nieuwe vaardigheden leert en toepast.
Communicatiekanalen instellen
Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker wordt toegevoegd aan alle relevante communicatieplatforms van het team, zoals Slack, Microsoft Teams of e-maillijsten van het bedrijf. Laat diegene kennismaken met de communicatieregels van het bedrijf, waaronder beste werkwijzen voor berichten, reactietijden op e-mails en vergaderprotocollen.
Deze stap is essentieel om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker vanaf het allereerste begin op de hoogte kan blijven en verbonden kan blijven met het team.
Tip: Maak een beknopte handleiding voor communicatietools en -regels waar de nieuwe medewerker tijdens de inwerkperiode op kan terugvallen.
Een indruk geven van de bedrijfscultuur
Organiseer informele gesprekken met teamleden, zowel binnen de afdeling als binnen de rest van de organisatie. Dit helpt de nieuwe medewerker relaties op te bouwen en de bredere context van het bedrijf te begrijpen.
Leg de missie, visie en waarden van het bedrijf uit en bespreek hoe deze principes de dagelijkse bedrijfsvoering en besluitvorming sturen. De nieuwe medewerker aanmoedigen om deel te nemen aan sociale bedrijfsevenementen of teambuildingactiviteiten is ook een goede manier om diegene zich onderdeel van de gemeenschap te laten voelen.
Onderzoek van de Brandon Hall Group toont aan dat bedrijven met een sterk inwerkproces dat mensen helpt zich verbonden te voelen met de bedrijfscultuur het retentiepercentage van nieuwe medewerkers met 82% verhogen.
“Het is gemakkelijk om je te richten op taken, procedures en processen. Door de medewerker al vroeg in de bedrijfscultuur te integreren, ontstaat er een verbinding tussen de medewerker en diens rol, teams en de bredere organisatie. Het is de gemeenschappelijke taal die alle medewerkers met elkaar verbindt en ervoor zorgt dat de nieuwe medewerker zich vanaf het begin meer op zijn of haar gemak voelt.” - Tamara Wilson van FLIR System
Checklist voor de eerste 30 dagen
Een van de grootste fouten die bedrijven maken, is dat ze hun inwerkervaring te snel afbouwen. Uit een onderzoek van Aptitude Research uit 2022 bleek dat bijna de helft van de onderzochte bedrijven al na slechts twee weken stopte met inwerken, een periode die aanzienlijk korter is dan de ideale 90 dagen.
Hier zijn enkele manieren om de eerste maand goed voort te zetten.
Regelmatige evaluatiegesprekken
Plan wekelijks of tweewekelijks één-op-ééngesprekken tussen een nieuwe medewerker en diens manager om te bespreken hoe diegene zich aanpast, feedback te geven op de prestaties en eventuele zorgen te bespreken.
Deze evaluatiegesprekken bieden ook de mogelijkheid om verwachtingen en doelen bij te stellen naarmate de nieuwe medewerker zich meer op zijn of haar gemak voelt in de rol.
Doelen stellen en prestatiemaatstaven
Werk samen met de nieuwe medewerker aan het vaststellen van zowel kortetermijn- als langetermijndoelen. Een goede aanpak is om doelen te formuleren volgens het SMART-model: specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden. Bespreek hoe de prestaties worden gemeten en laat de nieuwe medewerker kennismaken met het beoordelingsproces van het bedrijf.
Door duidelijke doelen te stellen en prestatiemaatstaven te begrijpen, blijven nieuwe medewerkers gefocust en gemotiveerd.
Tip: Gebruik de eerste 30 dagen om realistische, haalbare doelen te stellen die het zelfvertrouwen van de nieuwe medewerker versterken en diegene in staat stellen al vroeg successen te boeken.
Voortdurend leren en ontwikkelen
Bied aanvullende trainingsmiddelen of cursussen aan om de nieuwe medewerker te helpen diens vaardigheden verder te ontwikkelen.
Moedig hen aan om mogelijkheden voor professionele ontwikkeling binnen het bedrijf te verkennen, zoals het bijwonen van workshops, deelnemen aan interessegroepen of het op zich nemen van kleine projecten buiten hun primaire functie.
Checklist voor 60 dagen
Het moment van 60 dagen is een cruciale fase in het onboardingproces, waarin nieuwe medewerkers de overgang zouden moeten maken van het aanleren van de basis naar meer zelfstandigheid en productiviteit in hun functie.
De focus tijdens deze periode van je 30-60-90-dagenplan ligt op het verdiepen van hun inzicht in hun verantwoordelijkheden, het opbouwen van relaties binnen het team en het beginnen te leveren van betekenisvolle bijdragen aan het bedrijf.
Inzicht en verantwoordelijkheden verfijnen
Bekijk de taken en doelen die tijdens de eerste 30 dagen zijn vastgesteld opnieuw. Beoordeel de voortgang en bied indien nodig aanvullende begeleiding.
Naarmate de nieuwe medewerker zich meer op zijn gemak voelt, is het belangrijk om eventuele resterende onzekerheden over diens functie te verduidelijken. Zo weet de medewerker precies wat zijn verantwoordelijkheden zijn en hoe het werk bijdraagt aan bredere teamdoelstellingen.
Begin met het toewijzen van uitdagendere projecten of verantwoordelijkheden waarvoor een dieper inzicht in de functie nodig is. Dit helpt de nieuwe medewerker verder op weg naar volledige integratie en versterkt diens vermogen om impact te hebben op de organisatie.
Integratie in het team verdiepen
Laat de nieuwe medewerker deelnemen aan meer samenwerkingsprojecten. Dit helpt niet alleen om sterkere relaties met collega's op te bouwen, maar geeft de medewerker ook inzicht in hoe het werk in het grotere geheel past.
Continu leren en ontwikkelen
Bied de nieuwe medewerker mogelijkheden om geavanceerde trainingen of workshops te volgen die relevant zijn voor de functie. Dit kan bestaan uit verdiepende sessies over gespecialiseerde hulpmiddelen, leiderschapstraining of sectorspecifieke kennis.
Naarmate de nieuwe medewerker meer over de organisatie leert, kun je de frisse blik gebruiken om de aannames van je huidige team ter discussie te stellen.
Nodig de nieuwe medewerker uit om kennis of recente inzichten te delen via een presentatie, een gedeeld document of een teamvergadering. Dit kan helpen om het geleerde te versterken en toont de groeiende deskundigheid van de medewerker.
Prestaties en feedback
Plan een evaluatiegesprek na 60 dagen met de nieuwe medewerker. Bespreek de voortgang, benoem behaalde resultaten en identificeer eventuele verbeterpunten. Deze evaluatie moet constructief zijn en gericht op het helpen van de nieuwe medewerker om diens volledige potentieel te bereiken.
Dit is ook een goed moment om vroege feedback te verzamelen van collega's die nauw met de nieuwe medewerker hebben samengewerkt. Dit kan waardevolle inzichten opleveren in hoe goed de medewerker in het team integreert en hoe effectief die de taken uitvoert.
Betrokkenheid en initiatief stimuleren
Dit is het moment waarop de nieuwe medewerker meer initiatief begint te nemen binnen de functie. Een teken dat de medewerker dit begint te omarmen, is wanneer die verbeteringen in processen voorstelt, zich vrijwillig aanmeldt voor nieuwe projecten of oplossingen aandraagt voor uitdagingen binnen het team.
Checklist voor evaluatie na 90 dagen
Het is tijd voor de nieuwe medewerker om de onboarding af te ronden. Dat is een mooie gelegenheid, maar voordat je de medewerker de wijde wereld instuurt om de functie zelfstandig uit te voeren, is dit een goed moment om te evalueren wat er tijdens de onboarding is gebeurd.
Prestatiebeoordeling
Voer een formele prestatiebeoordeling uit om de prestaties in de eerste 90 dagen, ontwikkelpunten en algemene voortgang te bespreken. Deze beoordeling biedt de mogelijkheid om positief gedrag te versterken en eventuele problemen te corrigeren voordat ze ingesleten raken.
Tip: Gebruik een gestructureerd beoordelingssjabloon met belangrijke prestatie-indicatoren, behaalde doelen en feedback van collega's of mentoren.
Feedbacksessie
Het verzamelen van feedback van de nieuwe medewerker over het inwerkproces is net zo belangrijk als het beoordelen van diens prestaties. Vraag naar hun ervaring, eventuele uitdagingen en suggesties om het inwerkproces te verbeteren. Deze feedback kan waardevolle inzichten bieden om je inwerkprogramma voor toekomstige medewerkers verder te verfijnen.
Integratie op lange termijn
Schets ten slotte de volgende stappen voor het blijvende succes van de nieuwe medewerker in diens functie. Dit kan het stellen van nieuwe doelen of het aanmoedigen van het opnemen van aanvullende verantwoordelijkheden omvatten.
Moedig deelname aan projecten of initiatieven tussen verschillende afdelingen aan. Dit kan hen helpen een breder inzicht in het bedrijf te ontwikkelen en een netwerk op te bouwen buiten hun directe team.
“Een ding dat we bij Jostle doen en dat echt helpt, is een gesprek van 15 minuten met het nieuwe teamlid en iemand van elke afdeling/bedrijfseenheid om te horen wat dat team doet en hoe ze met anderen samenwerken. Dit betekent dat de persoon (a) ongeveer 12 mensen ontmoet met wie diegene normaal gesproken geen contact zou hebben; (b) meer leert over het bedrijf en dat we er allemaal verantwoordelijk voor zijn; en (c) begint te begrijpen waar diegene binnen het geheel past en wat diens bijdrage betekent.” Bev Attfield bij Jostle
Maak een opleidings- en ontwikkelingsplan
Een belangrijk onderdeel van onboarding is ervoor zorgen dat het nieuwe teamlid beschikt over de hulpmiddelen, training en middelen die nodig zijn om succesvol te zijn.
Volgens Tamara Wilson van FLIR Systems zijn er zes belangrijke stappen om een succesvol opleidings- en ontwikkelingsplan op te stellen en het programma voor je teamleden uit te voeren:
- Beoordeel de behoeften van het publiek / team / de lerende
- Identificeer de doelstellingen / verwachte resultaten
- Ontwerp een overzicht van het opleidingsplan
- Bouw het programma
- Optimaliseer de betrokkenheid
- Evalueer het succes van de opleiding
Gerelateerd artikel: Beste software voor medewerkerstraining
Door een opleidings- en ontwikkelingsprogramma op te nemen in het inwerkproces, krijgen nieuwe medewerkers de nodige vaardigheden en kennis voor hun functie, waardoor hun productiviteit en bekwaamheid sneller toenemen.
Voor hun managers biedt dit inzicht in hoe zij het carrièrepad van de medewerker kunnen ondersteunen en welke vaardigheidsbeoordelingen van medewerkers onderweg nodig zijn om hen te helpen hun doelen te bereiken.
Ten slotte laat het ook zien dat het bedrijf investeert in hun professionele ontwikkeling, wat de arbeidstevredenheid en betrokkenheid op lange termijn vergroot.
Ontvang onze checklist voor nieuwe medewerkers
Onthoud: Je kunt hieronder mijn downloadbare checklist voor nieuwe medewerkers downloaden, zodat deze je door al deze stappen leidt.
FAQ
Wat is het verschil tussen introductie en onboarding van medewerkers?
Wie moet er betrokken zijn bij de onboarding van medewerkers?
Kun je al vóór de eerste werkdag met onboarding beginnen?
Hoe ontwikkel je vanaf nul een onboardingproces?
Hoe richt je de salarisadministratie voor nieuwe medewerkers in?
Creëer een betere onboardingervaring voor nieuwe medewerkers
Welke andere cruciale stappen moeten volgens jou worden opgenomen in een onboardingchecklist voor nieuwe medewerkers?
Hoe uitgebreid is jullie introductieprogramma voor nieuwe medewerkers? Dit zijn vragen waarop de antwoorden kunnen verschillen. Vraag advies aan andere mensen in je branche of vakgebied en gebruik de feedback die je van medewerkers krijgt om de ervaring voor nieuwe medewerkers vorm te geven.
Werkgevers die voor het eerst personeel aannemen, kunnen baat hebben bij conferenties over personeelswerving, waar ze effectieve strategieën leren voor het aannemen van hun eerste medewerker.
Wil je je ideeën bespreken met een groep vakgenoten die met dezelfde uitdagingen te maken hebben? Word lid van de People Managing People-community!