13 tips om werknemers op afstand effectief in te werken
Voor managers en teamleden die gewend zijn om persoonlijk te werken, brengt werken op afstand tal van nieuwe uitdagingen met zich mee. Een van de belangrijkste daarvan is hoe je medewerkers op afstand inwerkt. Sinds ik bij People Managing People ben gekomen, heb ik me hieraan moeten aanpassen.
Stel dat het de eerste dag is voor een nieuwe medewerker. Hoe zorg je ervoor dat diegene zich 100% thuis voelt wanneer die persoon en de rest van je personeel elkaar niet tegenkomen in de gangen of de werkdag niet onderbreken met praatjes bij de waterkoeler? Hoe maak je het inwerken persoonlijk en betekenisvol voor nieuwe medewerkers op afstand, vooral bij het aannemen van internationale werknemers?
Deze gids biedt je belangrijke tips om je virtuele inwerkproces te verbeteren en helpt je te bepalen hoe succes eruitziet voor jouw organisatie, hoewel de manier waarop je het succes van het inwerken meet kan variëren.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Herzie je bestaande inwerkproces
Uit een rapport van de Boston Consulting Group bleek dat bedrijven met effectieve inwerkstrategieën 2,5 keer zoveel omzetgroei hebben als hun tegenhangers.
Als je onlangs bent overgestapt op een werkomgeving op afstand, is het tijd om functiebeschrijvingen, je voorbereidingsproces vóór indiensttreding, welkomstmails en handboeken te herzien om meer beleid voor werken op afstand op te nemen, waaronder waar mogelijk flexibelere werktijden.
Een inwerkplan voor werken op afstand heeft een heel andere reeks prioriteiten dan je oorspronkelijke plan, dat waarschijnlijk was ontworpen voor een traditionele kantooromgeving op locatie. Het is ook de moeite waard om te bekijken hoe je de ervaring kunt afstemmen op het inwerken van zelfstandige opdrachtnemers versus werknemers als onderdeel van dit proces.
Maak je personeelshandboek geschikt voor werken op afstand
Als je dat nog niet hebt gedaan, is het tijd om je personeelshandboek om te vormen tot iets dat geschikt is voor digitaal gebruik. Hier zijn enkele tips om dat proces te stroomlijnen:
- Bewaar de belangrijkste beleidsregels in één pdf-pakket, samen met belangrijke formulieren of links voor belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Gebruik links om te verwijzen naar regelgeving en hulpmiddelen.
- Gebruik speciale software voor personeelshandboeken om beleidsupdates te vereenvoudigen (dit helpt ervoor te zorgen dat je personeelshandboek nooit verouderd raakt).
- Voeg links naar multimediabronnen in (waaronder webinars en gerichte digitale modules) om aanvullende informatie te delen.
Als je bestaande personeelshandboek zo lang is dat het je nieuwe collega's kan overweldigen, overweeg dan om een beknopt personeelshandboek voor nieuwe medewerkers te maken dat hen helpt hun weg te vinden zonder een informatie-overload te veroorzaken.
Analyseer je bestaande inwerkprogramma
Het inwerken van werknemers in teams op afstand biedt een geweldige kans om de huidige inwerkprocessen te onderzoeken en aanpassingen te doen. Je wilt het volgende overwegen:
- Wat is opgenomen in je huidige inwerkplan voor medewerkers?
- Hoe goed werkt je huidige inwerkproces?
- Wat hebben andere medewerkers als nuttig ervaren?
- Zijn er onderdelen die medewerkers overweldigend of niet nuttig vonden?
- Beschik je over een digitale checklist voor het inwerken?
- Wat ontbreekt er aan de oude manieren waarop mensen zich op hun gemak gingen voelen?
- Heeft een overstap naar werken op afstand je bedrijfscultuur veranderd?
- Waardoor voelen alle medewerkers zich echt gewaardeerd?
- Heb je leuke onderdelen opgenomen, zoals kennismakingsbijeenkomsten of teamactiviteiten?
Wanneer je deze vragen begint te beantwoorden, krijg je zicht op de zwakkere onderdelen van je inwerkproces die aanpassingen kunnen gebruiken om geschikt te zijn voor medewerkers op afstand.
Pak veelvoorkomende uitdagingen van werken op afstand aan
Het soort en de omvang van de uitdagingen waarmee medewerkers en managers op afstand te maken krijgen, hangen tot op zekere hoogte af van hoe gewend teamleden zijn om online te werken.
Veelvoorkomende problemen waarmee iedereen bij werken op afstand te maken kan krijgen, zijn onder meer:
- Een gebrek aan productiviteit of te veel werken
- Gebrek aan collegialiteit
- Bedrijfsbeleid en procedures duidelijk communiceren
- HR-administratie beheren, zoals inschrijven voor rechtstreekse storting
- Uitdagingen bij videoconferenties, waaronder vermoeidheid
- Een nieuwe medewerker voelt zich misschien niet gemotiveerd om met andere medewerkers te praten
- Slechte hulpmiddelen en/of structuur voor trainingen
- Onbeschikbaarheid van het management
- Gebrek aan direct, persoonlijk contact
- Gebrek aan non-verbale signalen in gesprekken
- Gebrek aan flexibiliteit bij het plannen.
Nieuwe medewerkers met ervaring op de arbeidsmarkt, virtueel of op kantoor, hebben waarschijnlijk al bepaalde werkstijlen en gewoonten ontwikkeld.
Managers moeten hierover een gesprek voeren en tijdens de inwerkfase duidelijkheid krijgen over voorkeuren voor werkstijl en werktijden.
Verwachtingen verduidelijken tijdens de inwerkfase
Virtuele omgevingen brengen vaak een gebrek aan grenzen tussen thuis en werk met zich mee, en medewerkers kunnen het moeilijk vinden om een gezonde balans tussen werk en privé te behouden. Ze werken dan óf niet genoeg, óf vinden het moeilijk om “de knop om te zetten”.
Het implementeren van wervingssoftware kan hierbij helpen door het wervingsproces op afstand te automatiseren en te stroomlijnen, zodat nieuwe medewerkers op afstand goed passen bij de werkomgeving op afstand en het belang van het behouden van deze balans begrijpen.
Verwachtingen rond planning, communicatie en productiviteit kunnen later een probleem worden als ze niet meteen worden besproken.
Daarom moeten managers tijdens de inwerkfase verwachtingen vastleggen en zo specifiek mogelijk zijn over structuur en grenzen.
Dit kan zo eenvoudig zijn als:
- Een dagelijks of wekelijks vast overlegmoment inplannen
- Duidelijk aangeven op welke specifieke uren medewerkers online worden verwacht
- Standaarddeadlines voor projecten en taken delen
- Bevestigen welke communicatiekanalen het meest geschikt en betrouwbaar zijn voor specifieke situaties
Hier volgen nog enkele tips om de balans tussen werk en privé van je medewerker te verbeteren.
Tips om medewerkers op afstand betrokken en verbonden te laten voelen
Nieuwe medewerkers een echt ondersteunende omgeving bieden, vooral onder omstandigheden zoals een wereldwijde pandemie, is belangrijker dan ooit.
Hier zijn nog enkele aandachtspunten voor het inwerken van medewerkers op afstand, zodat ze zich comfortabel, betrokken en geïnspireerd voelen.
Geef medewerkers bij deze suggesties voldoende gelegenheid om onderweg na te denken over hun eigen virtuele ervaring. Vraag regelmatig om feedback en moedig hen aan een persoonlijk logboek of dagboek bij te houden om hun voortgang te volgen.
Hier vind je een checklist met beste inwerkpraktijken om op koers te blijven bij het verwelkomen van medewerkers op afstand.
1. Vraag wat werkt
Als je wilt begrijpen hoe je medewerkers op afstand effectief inwerkt, vraag het dan gewoon! Vraag het aan je team, een partnerorganisatie of iemand die je eerder hebt ingewerkt.
Als je al een tijdje in een team op afstand werkt, heb je waarschijnlijk bepaalde communicatievoorkeuren ontwikkeld. Zorg vroegtijdig voor duidelijkheid over:
- Voorkeurscommunicatiekanalen
- Overwegingen rond tijdzones
- Hulpmiddelen voor documentbeheer en toegang
- De virtuele werkcultuur en organisatiestructuur
- De nieuwe medewerker met de juiste technologie aan de slag helpen
- Voorkeurssoftware voor projectbeheer
- Verwachtingen rond planning en productiviteit
- Tijd- en welzijnsbeheer
- Leercurves met betrekking tot technologie, software en andere hulpmiddelen
Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker over voldoende hulpmiddelen en informatie beschikt zonder hem of haar te overweldigen.
Gerelateerd artikel: De 10 beste softwareoplossingen voor werken op afstand voor gedistribueerde teams
2. Plan voor de lange termijn
Je hebt misschien al een inwerkplan dat een week, een maand of drie maanden beslaat (als dat niet zo is, lees je hier hoe je er een schrijft). Maar houd er rekening mee dat mensen waarschijnlijk meer begeleiding nodig hebben naarmate ze verder komen wanneer je leert hoe je medewerkers op afstand inwerkt.
Je kunt dit opnemen in een vast schema, maar zorg ervoor dat je ook buiten een formeel plan regelmatig contact opneemt en contactmomenten inplant.
3. Stel enkele belangrijke inwerkdoelen vast
In een werkomgeving op afstand kunnen inclusiviteit, empowerment en welzijn een grotere rol spelen. Misschien moet je zaken formaliseren die vroeger meestal informeel gebeurden, zoals het opnemen van virtuele koffiemomenten, om goede routines op te bouwen en betrokkenheid te bevorderen.
Zorg ervoor dat virtuele teamleden als onderdeel van de introductie van nieuwe medewerkers begrijpen welke rol zij spelen en hoe zij bijdragen aan de visie en missie van het bedrijf.
4. Houd regelmatige contactmomenten bij
Als je nog steeds het traditionele type functioneringsgesprekken voert, is het misschien tijd om die om te zetten in frequentere en minder formele bijeenkomsten.
Vraag hoe het met je nieuwe medewerker gaat en zorg ervoor dat diegene zowel sociaal in zijn of haar rol als wat betreft verwachtingen en activiteiten zelfverzekerd is.
Dit zal waarschijnlijk een reeks videogesprekken omvatten, waarbij ook andere relevante teamleden aanwezig zijn.
Het idee hierachter is ervoor te zorgen dat de medewerker zich oprecht gelukkig en gemotiveerd voelt (dit geldt natuurlijk voor iedereen, niet alleen voor nieuwe teamleden!).
5. Formaliseer “informele” activiteiten
Erbij horen en samenwerken zouden hier belangrijke doelen moeten zijn.
Of je nu interne inwerkprocessen hebt opgezet die zijn afgestemd op een softwareplatform voor inwerken of niet, begrijpen hoe je medewerkers op afstand inwerkt vereist een sterke focus op het bewust ontwerpen van sociale en leerstructuren. Dit betekent in feite dat je mensen in specifieke omgevingen “plaatst”, zodat ze automatisch contact leggen en samenwerken.
Stel structuren op (beschouw ze als echte ruimtes) die in feite ontmoetingsplaatsen met een doel zijn.
Zorg ervoor dat ze over de juiste middelen beschikken, zodat ze:
- Zelfstandig en met anderen kunnen leren
- Een gevoel van empowerment in hun rol kunnen ontwikkelen
- Het gevoel hebben dat ze erbij horen
- Gemakkelijk met anderen kunnen samenwerken.
Vroeger konden mensen met elkaar praten in de kantine of in andere vanzelf ontstane situaties, maar dit gebeurt niet vanzelf in werkomgevingen op afstand.
Organiseer daarom spelletjes en soortgelijke activiteiten om ervoor te zorgen dat mensen contact hebben en zich op hun gemak voelen (dit geldt voor alle medewerkers).
Betrokkenheidsactiviteiten moeten iets zijn waarbij je nieuwe medewerker zich op zijn gemak voelt en die niet onnodig omslachtig zijn. Ze moeten ook “persoonlijk en leuk” zijn.
6. Creëer en faciliteer gespreksruimtes gericht op welzijn
Sommige bedrijven hebben documenten ingevoerd met velden om verslag te doen van de algehele balans tussen werk en privé, met onderwerpen zoals voedings- en slaapdoelen, naast professionele werkdoelen.
Een andere suggestie is om een gezondheids- of productiviteitsapp met een sociaal element te gebruiken en teamleden via de app met elkaar in contact te laten komen.
Je kunt dit zien als een alternatief voor een yogales tijdens de lunch of een welzijnsseminar, maar met meer nadruk op het op natuurlijke wijze leggen van contacten.
Het idee hierachter is niet om mensen ertoe aan te zetten persoonlijke gezondheidsinformatie te delen, maar om de balans tussen werk en privé aan te moedigen en te ondersteunen terwijl mensen wennen aan thuiswerken.
7. Creëer en faciliteer virtuele ruimtes voor training & ondersteuning
De belangrijkste manier waarop je medewerkers op afstand zult trainen en inwerken, is via videogesprekken en instructievideo’s. Je moet ook onderwerpen zoals welzijn, productiviteit en planning opnemen.
Als je bijvoorbeeld een samenwerkingstool zoals Slack gebruikt, kun je een of meer kanalen aanmaken die specifiek zijn gewijd aan onderwerpen rond training en productiviteit. Misschien wil je iemand aanwijzen om elk van deze kanalen te beheren en actief te houden.
Zelfs als een “coach” het kanaal controleert, kan dat helpen om ervoor te zorgen dat het hele team op koers blijft. Die persoon kan bijvoorbeeld een kanaal gebruiken om controlevragen te sturen, zoals:
- Wat is je favoriete activiteit tijdens een pauze van 5 minuten?
- Wat is jouw beste productiviteitstip?
- Deel je favoriete grappige video!
Het doel hiervan is een virtuele kantooromgeving te creëren waarin managers en teamleden voortdurend middelen en ondersteuning aanbieden. Dit helpt nieuwe medewerkers om regelmatige routines op te bouwen en zich meer op hun gemak te voelen terwijl ze hun plek vinden.
8. Maak een gedeeld document voor vragen
Er kan één Google-document worden ingesteld waarin mensen vragen, notities en antwoorden kunnen noteren. Deel het met iedereen van wie je erop vertrouwt dat die de nieuwe medewerker van goede antwoorden kan voorzien, en zorg ervoor dat de nieuwe medewerker begrijpt hoe die anderen moet waarschuwen als er iets dringends is.
Zorg ervoor dat je dit nuchter en luchtig houdt—serieuze gesprekken moeten worden bewaard voor videogesprekken met persoonlijk contact.
9. Wijs nieuwe medewerkers een inwerkmaatje toe
Een inwerkmaatje is iemand die zowel de tijd heeft om een vriendelijke “aanspreekpersoon” voor de nieuwe medewerker te zijn, als over de kennis beschikt om werkgerelateerde begeleiding te bieden.
Dit artikel van Harvard Business Review benadrukt hoe effectief het is om een “inwerkmaatje” te hebben. De auteurs, die bij Microsoft een maatjesprogramma hebben ingevoerd, ontdekten dat nieuwe medewerkers met een maatje na de eerste week 23% tevredener waren over het inwerkproces dan mensen die zonder maatje waren aangenomen. Bovendien hing een hogere productiviteit samen met frequentere gesprekken met hun maatje.
Dit kan voor beide partijen voordelig zijn, omdat het maatje de kans krijgt om als leider en leraar op te treden.
Zorg ervoor dat het maatje tijd heeft en duidelijk is tegenover het nieuwe teamlid over de grenzen. Idealiter is het ook iemand die goed op de hoogte is van de rol van de nieuwe medewerker.
10. Maak een welkomstkanaal zodat nieuwe medewerkers zich onderdeel van het team voelen
Als je een projectmanagementtool zoals Slack gebruikt, is een welkomstkanaal een geweldige manier om een band tot stand te brengen tussen de nieuwe medewerker en de rest van het team.
Voeg een biografie toe als introductie en stel een berichtenroutine in waarbij nieuwe medewerkers worden verwelkomd met een bombardement met GIF'jes. Je zult misschien verbaasd zijn hoe gemakkelijk je mensen aan het praten krijgt met een paar geanimeerde afbeeldingen!
Gebruik dit kanaal als startpunt om kennismakingen te organiseren tussen mensen met vergelijkbare functies of interesses. Moedig enkele teamleden aan om een-op-een gesprekken met de nieuwe medewerker te beginnen.
De enige echte “regel” is dat je deze ruimte volledig informeel en leuk houdt!
11. Bouw banden op tussen collega’s
Hoewel velen het prettig vinden om vanuit het comfort van hun eigen huis te werken, kan het isolement dat met werken op afstand gepaard gaat een grote belemmering vormen voor zowel sociale betrokkenheid als productiviteit.
Nieuwe medewerkers zullen zich tijdens de eerste weken en maanden van een baan ongetwijfeld ongemakkelijk voelen en fouten maken, en sommigen trekken zich misschien terug als ze zich niet prettig voelen in een werkomgeving op afstand.
Leidinggevenden en andere teamleden moeten tijdens de inwerkfase extra moeite doen om zo vaak mogelijk contact op te nemen met nieuwe medewerkers, maar dit hoeft geen formele activiteit te zijn! Hieronder hebben we enkele creatieve suggesties op een rij gezet.
Virtuele teams leiden door regelmatig contactmomenten in te plannen zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich verbonden voelen, ondanks het werken op afstand.
12. Maak het leuk met multimedia
Bij het inwerken van nieuwe externe medewerkers zullen ze waarschijnlijk genoeg krijgen van Zoom-vergaderingen en trainingsvideo’s, dus het is belangrijk om andere mogelijkheden te bieden om contact te maken met anderen.
Overweeg om koffiebijeenkomsten, een borrel of andere informele videogesprekken te organiseren en waar mogelijk activiteiten om het ijs te breken en eenvoudige spelletjes op te nemen.
Hier zijn enkele suggesties:
- Deel Spotify-afspeellijsten
- Bespreek een favoriete foto of een favoriet kunstwerk
- Stuur verrassingscadeaus per gewone post en laat iedereen ze tijdens een vergadering openen
- Organiseer een filmavond of boekenclub voor medewerkers
- Overweeg spellen op basis van Pictionary of Words with Friends
- Overweeg een gamificatieprogramma dat past bij je bedrijfscultuur en de doelen van je medewerkers.
13. Automatiseer het saaie werk, zodat je je op plezier kunt richten
Het automatiseren van repetitieve onboardingtaken maakt tijd vrij voor HR-teams, zodat zij zich kunnen richten op het creëren van boeiende en creatieve ervaringen voor nieuwe medewerkers.
Door alledaagse processen zoals het verzamelen van documenten, het bijhouden van taken en e-mailherinneringen voor je rekening te nemen, kun je prioriteit geven aan activiteiten die verbindingen opbouwen, de bedrijfscultuur versterken en onboarding voor iedereen aangenaam maken.
HR-workflowsoftware kan je saaie administratieve taken automatiseren, zoals:
- Documenten verzamelen: Vraag automatisch personeelsdocumenten op en sla ze op.
- Taaktoewijzingen: Wijs onboardingtaken toe aan relevante belanghebbenden.
- Welkomstmails: Stuur automatisch gepersonaliseerde berichten naar nieuwe medewerkers.
- Trainingen inplannen: Automatiseer het boeken van trainingen en de bijbehorende herinneringen.
- Beleidsbevestigingen: Houd bij of medewerkers het handboek en beleidsdocumenten hebben doorgenomen en bevestigd.
- Systeemtoegang: Automatiseer het instellen van accounts en softwaremachtigingen.
- Voortgang bijhouden: Houd het voltooien van taken en onboardingmijlpalen automatisch in de gaten.
- Feedback verzamelen: Plan onboardingenquêtes in en verstuur ze om feedback over onboarding te verzamelen.
Ruim die zaken uit de weg, zodat je je kunt richten op de soorten interacties die software niet kan afhandelen: betekenisvolle verbindingen aangaan en ervoor zorgen dat ze blijven bestaan.
Als je tips nodig hebt over hoe je de beste onboardingsoftware kiest, kunnen we je daar ook bij helpen.
Onboarding bepaalt de werknemerservaring
Onboarding is een van de belangrijkste uitdagingen bij het aansturen van externe medewerkers.
Een succesvolle onboardingervaring op afstand opzetten is een relatief nieuwe uitdaging binnen HR. Daarom is het niet ongebruikelijk dat HR-professionals hier nog steeds naar antwoorden zoeken. Een cursus over onboarding van medewerkers volgen, zodat je op de hoogte blijft van de nieuwste trends en technieken voor het onboarden van externe medewerkers, helpt daarbij.
Zodra je een onboardingproces op afstand hebt opgezet, kun je onderdelen daarvan gebruiken als inspiratie voor de onboarding van zelfstandige opdrachtnemers.
Door je beste talent vanaf het allereerste begin te ondersteunen, voelen medewerkers zich belangrijk en gewaardeerd. Dat legt de basis voor een hoge tevredenheid en een gevoel van verbondenheid. Als je dieper op dit onderwerp wilt ingaan, biedt dit artikel nog meer tips om je onboardingproces van begin tot eind te optimaliseren.
Je kunt ook gebruikmaken van een formele werkgever of een professionele werkgeversorganisatie om een groot deel van de administratieve werkzaamheden voor je uit te voeren en ervoor te zorgen dat je aan de regelgeving blijft voldoen.
