13 tips om werknemers op afstand effectief in te werken

Herzie je bestaande inwerkproces

Uit een rapport van de Boston Consulting Group bleek dat bedrijven met effectieve inwerkstrategieën 2,5 keer zoveel omzetgroei realiseren als vergelijkbare bedrijven. 

Als je onlangs bent overgestapt op een werkomgeving op afstand, is het tijd om functieomschrijvingen, je preboardingproces, welkomstmails en handboeken te herzien, zodat je meer beleid voor werken op afstand opneemt, waaronder waar mogelijk flexibelere werktijden.  

Een inwerkplan voor werken op afstand heeft een volledig andere reeks prioriteiten dan je oorspronkelijke plan, dat waarschijnlijk was ontworpen voor een traditionele kantooromgeving op locatie. Het is ook de moeite waard om te bekijken hoe je de ervaring kunt aanpassen voor het inwerken van zelfstandige opdrachtnemers versus werknemers als onderdeel van dit proces.

Maak je werknemershandboek geschikt voor werken op afstand

Als je dat nog niet hebt gedaan, is het tijd om je werknemershandboek te stroomlijnen tot iets dat geschikt is voor digitaal gebruik. Hier zijn enkele tips om dat proces te stroomlijnen: 

• Bewaar de belangrijkste beleidsregels in één pdf-pakket, samen met belangrijke formulieren of links voor belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. 
• Gebruik links om te verwijzen naar regelgeving en hulpmiddelen. 
• Gebruik speciale software voor werknemershandboeken om beleidsupdates te vereenvoudigen (dit helpt ervoor te zorgen dat je werknemershandboek nooit verouderd raakt).
• Voeg links naar multimediahulpmiddelen in (waaronder webinars en gerichte digitale modules) om aanvullende informatie te delen. 

Als je bestaande werknemershandboek zo lang is dat het je nieuwe collega's mogelijk overweldigt, overweeg dan om een beknopt werknemershandboek voor nieuwe medewerkers te maken. Dat helpt hen op weg zonder informatieoverload te veroorzaken.

Analyseer je bestaande inwerkprogramma

Het inwerken van medewerkers in teams op afstand biedt een uitstekende gelegenheid om huidige inwerkprocessen te onderzoeken en aanpassingen te doen. Je wilt rekening houden met het volgende:  

• Wat is opgenomen in je huidige inwerkplan voor medewerkers?
• Hoe goed werkt je huidige inwerkproces? 
• Wat vonden andere medewerkers nuttig? 
• Zijn er onderdelen die medewerkers overweldigend of niet nuttig vonden?
• Beschik je over een digitale inwerkchecklist?
• Wat ontbreekt er in de oude manieren waarop mensen zich op hun gemak gingen voelen? 
• Heeft een overstap naar werken op afstand je werkcultuur veranderd?
• Waardoor voelen alle medewerkers zich echt gewaardeerd? 
• Heb je leuke onderdelen opgenomen, zoals kennismakingsbijeenkomsten of teambuildingactiviteiten?

Naarmate je deze vragen begint te beantwoorden, zul je de zwakkere punten van je inwerkproces beter kunnen aanwijzen die aanpassingen nodig hebben om geschikt te zijn voor medewerkers op afstand.

Pak veelvoorkomende uitdagingen van werken op afstand aan

Het soort en de omvang van de uitdagingen waarmee medewerkers en managers op afstand te maken krijgen, hangen tot op zekere hoogte af van hoe vertrouwd teamleden zijn met online werken.  

Veelvoorkomende problemen waarmee iedereen te maken kan krijgen bij werken op afstand zijn onder andere:  

• Een gebrek aan productiviteit of te veel werken
• Gebrek aan collegialiteit
• Bedrijfsbeleid en procedures duidelijk communiceren
• HR-administratie beheren, zoals het inschrijven voor rechtstreekse storting
• Uitdagingen bij videoconferenties, waaronder vermoeidheid 
• Een nieuwe medewerker voelt zich mogelijk niet gemotiveerd om met andere medewerkers te praten 
• Slechte trainingsmiddelen en/of structuur
• Onbeschikbaarheid van het management 
• Gebrek aan direct, persoonlijk contact 
• Gebrek aan non-verbale signalen in gesprekken
• Gebrek aan flexibiliteit bij het plannen. 

Nieuwe medewerkers met ervaring op de arbeidsmarkt, of die nu virtueel of op locatie werken, hebben waarschijnlijk al bepaalde werkstijlen en gewoonten ontwikkeld.

Managers moeten hierover een gesprek voeren en tijdens de inwerkfase duidelijkheid creëren over voorkeuren voor werkstijl en werktijden.  

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Verwachtingen verduidelijken tijdens de inwerkfase

Virtuele werkomgevingen brengen vaak een gebrek aan grenzen tussen thuis en werk met zich mee, en medewerkers kunnen het moeilijk vinden om een gezonde balans tussen werk en privé te behouden. Ze werken dan óf niet genoeg, óf vinden het moeilijk om de verbinding met het werk te verbreken.

Het implementeren van wervingssoftware kan hierbij helpen door het wervingsproces op afstand te automatiseren en te stroomlijnen, zodat nieuwe medewerkers op afstand goed passen bij de werkomgeving op afstand en begrijpen hoe belangrijk het is om deze balans te behouden.

Verwachtingen rond planning, communicatie en productiviteit kunnen later een probleem worden als ze niet meteen worden besproken. 

Daarom moeten managers tijdens de inwerkfase verwachtingen vastleggen en zo specifiek mogelijk zijn over structuur en grenzen. 

Dit kan zo eenvoudig zijn als: 

• Een vast dagelijks of wekelijks overleg inplannen  
• Specifieke uren verduidelijken waarop medewerkers online worden verwacht
• Standaarddeadlines voor projecten en taken delen
• De meest geschikte en betrouwbare communicatiekanalen voor specifieke situaties bevestigen    

Hier volgen nog enkele tips om de balans tussen werk en privé van je medewerker te verbeteren.

Tips om medewerkers op afstand betrokken en verbonden te laten voelen

Een echt ondersteunende omgeving bieden aan nieuwe medewerkers, vooral onder omstandigheden zoals een wereldwijde pandemie, is belangrijker dan ooit tevoren.

Hier zijn nog enkele aandachtspunten voor het inwerken van medewerkers op afstand, zodat ze zich op hun gemak, betrokken en geïnspireerd voelen. 

Zorg er bij deze suggesties voor dat medewerkers voldoende gelegenheid krijgen om onderweg na te denken over hun eigen virtuele ervaring. Vraag regelmatig om feedback en moedig hen aan een persoonlijk logboek of dagboek bij te houden om hun voortgang te volgen.

Hier vind je een checklist met beste werkwijzen voor de inwerkfase om op koers te blijven bij het verwelkomen van medewerkers op afstand. 

1. Vraag wat werkt

Als je wilt begrijpen hoe je medewerkers op afstand effectief kunt inwerken, vraag het dan gewoon! Vraag het aan je team, een partnerorganisatie of iemand die je eerder hebt ingewerkt. 

Als je al een tijdje in een team op afstand werkt, heb je waarschijnlijk bepaalde communicatievoorkeuren ontwikkeld. Zorg al vroeg voor duidelijkheid over: 

• Voorkeurscommunicatiekanalen 
• Overwegingen rond tijdzones
• Hulpmiddelen voor documentbeheer en toegang
• De virtuele werkcultuur en organisatiestructuur 
• De nieuwe medewerker instellen met de juiste technologie 
• Voorkeurssoftware voor projectbeheer 
• Verwachtingen rond planning en productiviteit
• Tijds- en welzijnsbeheer  
• Leercurves met betrekking tot technologie, software en andere hulpmiddelen 

Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker voldoende middelen en informatie heeft, zonder hem of haar te overweldigen. 

Gerelateerd artikel: 10 beste softwareoplossingen voor werken op afstand voor gedistribueerde teams

2. Plan voor de lange termijn

Je hebt misschien al een bestaand onboardingplan dat een week, een maand of drie maanden beslaat (als dat niet zo is, lees je hier hoe je er een schrijft). Houd er echter rekening mee dat mensen waarschijnlijk meer begeleiding nodig hebben naarmate de tijd verstrijkt wanneer je leert hoe je medewerkers op afstand onboardt.

Je kunt dit opnemen in een vast schema, maar zorg ervoor dat je ook buiten elk formeel plan regelmatig contact opneemt en informeert hoe het gaat.  

3. Stel enkele belangrijke onboardingdoelen vast

In een werkomgeving op afstand kunnen inclusiviteit, empowerment en welzijn een grotere rol spelen. Misschien moet je zaken die vroeger meestal informeel gebeurden formaliseren, zoals het organiseren van virtuele koffiemomenten, om goede routines op te bouwen en betrokkenheid te bevorderen. 

Zorg ervoor dat virtuele teamleden als onderdeel van de introductie voor nieuwe medewerkers begrijpen welke rol zij spelen en welke bijdrage zij leveren aan de visie en missie van het bedrijf.

Author's Tip

Je kunt ook statistieken bijhouden, zoals personeelsverloop onder nieuwe medewerkers, tijd tot productiviteit en testscores, om het succes van je onboardingervaring te meten en de onboarding voor toekomstige nieuwe medewerkers te optimaliseren.

4. Blijf regelmatig contactmomenten inplannen 

Als je nog steeds de traditionele vorm van functioneringsgesprekken voert, is het misschien tijd om die te veranderen in frequentere en minder formele bijeenkomsten.  

Vraag hoe het met je nieuwe medewerker gaat en zorg ervoor dat diegene zowel sociaal in de rol als wat betreft verwachtingen en activiteiten zelfverzekerd is. 

Dit zal waarschijnlijk een reeks videogesprekken omvatten, waarbij ook andere relevante teamleden aanwezig zijn. 

Het idee hierachter is ervoor te zorgen dat zij zich oprecht gelukkig en gemotiveerd voelen (dit geldt natuurlijk voor iedereen, niet alleen voor nieuwe teamleden!) 

5. Formaliseer “informele” activiteiten 

Erbij horen en samenwerken zouden hier belangrijke doelen moeten zijn. 

Of je nu interne onboardingprocessen hebt opgezet die zijn afgestemd op een softwareplatform voor onboarding of niet, begrijpen hoe je medewerkers op afstand onboardt vereist een sterke focus op het doelbewust ontwerpen van sociale en leerstructuren. Het gaat er in wezen om mensen in specifieke omgevingen te “plaatsen”, zodat ze automatisch contact maken en samenwerken.

Stel structuren op (beschouw ze als letterlijke ruimtes) die in wezen ontmoetingsplaatsen met een doel zijn. 

Zorg ervoor dat ze over de juiste middelen beschikken, zodat ze: 

• Zelfstandig en met anderen kunnen leren 
• Een gevoel van empowerment in hun rol kunnen ontwikkelen 
• Het gevoel hebben dat ze erbij horen 
• Gemakkelijk met anderen kunnen samenwerken.  

Vroeger konden mensen in de kantine of in andere natuurlijke situaties met elkaar praten, maar in een werkomgeving op afstand gebeurt dat niet vanzelf. 

Organiseer daarom spelletjes en dergelijke om ervoor te zorgen dat mensen contact met elkaar hebben en zich op hun gemak voelen (dit geldt voor alle medewerkers). 

Betrokkenheidsactiviteiten moeten iets zijn waarbij je nieuwe medewerker zich op zijn gemak voelt en die niet onnodig belastend zijn. Ze moeten ook “intensief persoonlijk” zijn -- persoonlijk en leuk.  

6. Creëer gespreksruimtes gericht op welzijn 

Sommige bedrijven hebben documenten ingevoerd met velden om verslag te doen van de algehele balans tussen werk en privé, waaronder onderwerpen zoals voedings- en slaapdoelen, evenals professionele werkdoelen. 

Een andere suggestie is het gebruik van een gezondheids- of productiviteitsapp met een sociale component en teamleden via de app met elkaar in contact te brengen. 

Je kunt dit zien als een alternatief voor een yogales tijdens de lunch of een welzijnsseminar, maar met meer nadruk op op een natuurlijke manier contact maken.

Het idee hierachter is niet om mensen ertoe aan te zetten persoonlijke gezondheidsinformatie te delen, maar om de balans tussen werk en privé aan te moedigen en te ondersteunen terwijl mensen wennen aan thuiswerken.  

7. Virtuele ruimtes creëren en faciliteren voor training & ondersteuning 

De belangrijkste manier waarop je medewerkers op afstand traint en inwerkt, is via videogesprekken en instructievideo’s. Je moet ook onderwerpen als welzijn, productiviteit en planning opnemen.

Als je bijvoorbeeld een samenwerkingstool zoals Slack gebruikt, kun je een of meer kanalen creëren die specifiek zijn gewijd aan onderwerpen rondom training en productiviteit. Misschien wil je iemand aanwijzen om elk van deze kanalen te beheren en actief te houden. 

Zelfs als een “coach” het kanaal controleert, kan dat helpen om ervoor te zorgen dat het hele team op koers blijft. Die persoon kan bijvoorbeeld een kanaal gebruiken om vragen te stellen waarmee wordt nagegaan hoe het gaat, zoals: 

• Wat is je favoriete activiteit tijdens een pauze van 5 minuten?  
• Wat is jouw beste productiviteitstip? 
• Deel je favoriete grappige video!

Het doel hiervan is om een virtuele kantooromgeving te creëren waarin managers en teamleden voortdurend hulpmiddelen en ondersteuning bieden. Dit helpt nieuwe medewerkers om regelmatige routines op te bouwen en zich meer op hun gemak te voelen terwijl ze hun plek vinden.

8. Maak een gedeeld document voor vragen 

Je kunt één Google-document instellen waarin mensen vragen, notities en antwoorden kunnen opschrijven. Deel het met iedereen die je vertrouwt om de nieuwe medewerker goede antwoorden te bieden, en zorg ervoor dat de nieuwe medewerker begrijpt hoe die anderen moet waarschuwen als er iets dringends is. 

Zorg ervoor dat je dit zakelijk en luchtig houdt—serieuze gesprekken moeten worden bewaard voor videogesprekken in persoon. 

9. Geef nieuwe medewerkers een inwerkmaatje

Een inwerkmaatje is iemand die de tijd en ruimte heeft om zowel een vriendelijke “aanspreekpersoon” voor de nieuwe medewerker te zijn als de kennis bezit om functiegerelateerde begeleiding te bieden. 

Dit Harvard Business Review-artikel benadrukt hoe effectief het is om een “inwerkmaatje” te hebben. De auteurs, die bij Microsoft een maatjesprogramma invoerden, ontdekten dat nieuwe medewerkers met een maatje na de eerste week 23% tevredener waren over het inwerkproces dan mensen die zonder maatje waren aangenomen. Bovendien hing een hogere productiviteit samen met frequentere gesprekken met hun maatje.  

Dit kan voor beide partijen voordelen bieden, omdat het maatje de kans krijgt om als leider en mentor op te treden. 

Zorg ervoor dat het maatje tijd heeft en duidelijk is tegenover het nieuwe teamlid over de grenzen. Idealiter is het ook iemand die goed op de hoogte is van de functie van de nieuwe medewerker. 

10. Maak een welkomstkanaal zodat nieuwe medewerkers zich onderdeel van het team voelen

Als je een projectmanagementtool zoals Slack gebruikt, is een welkomstkanaal een uitstekende manier om een band te creëren tussen de nieuwe medewerker en de rest van het team. 

Voeg een biografie toe als introductie en stel een berichtenroutine in waarbij nieuwe medewerkers worden verwelkomd met een “GIF”-bombardement. Je zult misschien verbaasd zijn hoe gemakkelijk je mensen aan het praten krijgt met een paar geanimeerde afbeeldingen! 

Gebruik dit kanaal als vertrekpunt om kennismakingen te coördineren tussen mensen met vergelijkbare functies of interesses. Moedig enkele teamleden aan om 1-op-1-gesprekken met de nieuwe medewerker te beginnen. 

De enige echte “regel” is dat je deze ruimte volledig informeel en leuk houdt!

11. Bouw banden op tussen collega’s

Hoewel velen het prettig vinden om vanuit het comfort van hun eigen huis te werken, kan het isolement dat gepaard gaat met werken op afstand een grote belemmering vormen voor zowel sociale betrokkenheid als productiviteit. 

Nieuwe medewerkers zullen zich tijdens de eerste weken en maanden van een baan ongetwijfeld ongemakkelijk voelen en fouten maken, en sommigen trekken zich misschien terug als ze zich niet prettig voelen in een werkomgeving op afstand. 

Leiders en andere teamleden moeten tijdens de inwerkfase extra moeite doen om zo vaak mogelijk contact op te nemen met nieuwe medewerkers, maar dit hoeft geen formele oefening te zijn! Hieronder hebben we enkele creatieve suggesties op een rij gezet. 

Virtuele teams leiden door regelmatig contact te hebben, zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich verbonden voelen, ondanks dat ze op afstand werken.

12. Maak het leuk met multimedia 

Wanneer je nieuwe medewerkers op afstand inwerkt, zullen ze waarschijnlijk genoeg krijgen van Zoom-vergaderingen en trainingsvideo's. Daarom is het belangrijk om andere mogelijkheden te bieden om contact te maken met anderen. 

Overweeg om koffiebijeenkomsten, een borrel of andere informele videogesprekken te organiseren, waarbij je waar mogelijk activiteiten om het ijs te breken en eenvoudige spelletjes gebruikt.

Hier zijn enkele suggesties: 

• Deel Spotify-afspeellijsten 
• Bespreek een favoriete foto of een kunstwerk 
• Stuur verrassingscadeaus per post en laat iedereen ze tijdens een vergadering uitpakken  
• Organiseer een filmavond of boekenclub voor medewerkers 
• Overweeg spelletjes gebaseerd op Pictionary of Words with Friends 
• Overweeg een spelprogramma dat aansluit bij je bedrijfscultuur en de doelen van medewerkers.

13. Automatiseer alledaagse taken zodat je je op plezier kunt richten

Het automatiseren van repetitieve inwerktaken maakt tijd vrij voor HR-teams om zich te richten op het creëren van boeiende en creatieve ervaringen voor nieuwe medewerkers.

Door alledaagse processen zoals het verzamelen van documenten, het bijhouden van taken en e-mailherinneringen af te handelen, kun je prioriteit geven aan activiteiten die verbindingen opbouwen, de bedrijfscultuur versterken en het inwerken voor iedereen aangenaam maken.

Software voor HR-werkstromen kan je saaie administratieve taken automatiseren, zoals:

• Documenten verzamelen: Vraag automatisch personeelsdocumenten op en sla ze op.
• Taken toewijzen: Wijs inwerktaken toe aan de relevante belanghebbenden.
• Welkomstmails: Stuur automatisch gepersonaliseerde berichten naar nieuwe medewerkers.
• Trainingen plannen: Automatiseer het inplannen en de herinneringen voor trainingssessies.
• Bevestigingen van beleid: Houd bij of medewerkers het personeelshandboek en beleidsdocumenten hebben doorgenomen en bevestigd.
• Systeemtoegang: Automatiseer het aanmaken van accounts en softwaremachtigingen.
• Voortgang bijhouden: Houd het voltooien van taken en mijlpalen tijdens het inwerken automatisch bij.
• Feedback verzamelen: Plan en verstuur enquêtes over het inwerkproces om feedback over het inwerken te verzamelen.

Handel die zaken af, zodat je je kunt richten op de soorten interacties die software niet kan afhandelen: betekenisvolle verbindingen maken en ervoor zorgen dat ze blijven bestaan.

Als je tips nodig hebt over hoe je de beste software voor het inwerkproces kiest, kunnen we je daar ook bij helpen.

Het inwerkproces bepaalt de werknemerservaring

Het inwerken is een van de belangrijkste uitdagingen bij het aansturen van medewerkers op afstand.

Het opzetten van een succesvol inwerkproces voor medewerkers op afstand is een relatief nieuwe uitdaging binnen HR. Daarom is het niet ongebruikelijk dat HR-professionals hier nog steeds naar antwoorden zoeken. Een cursus over het inwerken van medewerkers volgen, zodat je op de hoogte blijft van de nieuwste trends en technieken voor het inwerken van medewerkers op afstand, helpt daarbij.

Zodra je een inwerkproces voor medewerkers op afstand hebt opgezet, kun je onderdelen ervan gebruiken als inspiratie voor hoe je zelfstandige opdrachtnemers inwerkt.

Door je beste talent vanaf het allereerste begin te koesteren, voelen medewerkers zich belangrijk en gewaardeerd. Daarmee leg je de basis voor een hoge tevredenheid en een gevoel van verbondenheid. Als je je verder wilt verdiepen, biedt dit artikel nog meer tips om je inwerkproces van begin tot eind te optimaliseren.

Je kunt ook gebruikmaken van een formele werkgever of een professionele werkgeversorganisatie om een groot deel van de administratieve werkzaamheden af te handelen en ervoor te zorgen dat je aan de regelgeving blijft voldoen.