Hoe neemt u uw eerste werknemer aan: proces in 7 stappen

Waarom een werknemer in dienst nemen?

Een nieuwe werknemer in dienst nemen is een grote verantwoordelijkheid en brengt aanzienlijke kosten met zich mee, dus waarom zou je het doen?

• Verhoogde productiviteit: Met extra arbeidskrachten kunnen projecten efficiënter en effectiever worden afgerond, waardoor de algehele productiviteit toeneemt. Een drukbezette oprichter kan bijvoorbeeld een assistent in dienst moeten nemen.
• Nieuwe ideeën: Nieuwe werknemers brengen frisse perspectieven en innovatieve ideeën mee, wat mogelijk leidt tot creatieve oplossingen en verbeteringen in processen.
• Gespecialiseerde vaardigheden: Nieuwe werknemers met specifieke expertise kunnen hiaten in de vaardigheden van je team opvullen, waardoor de organisatie nieuwe projecten kan aannemen of bestaande werkzaamheden kan verbeteren.
• Minder stress: Het delen van de werklast kan stress verminderen en een betere balans tussen werk en privéleven bevorderen.

Verantwoordelijkheden bij het in dienst nemen van iemand

Natuurlijk is het in dienst nemen van iemand een aanzienlijke onderneming. Plotseling ben je verantwoordelijk voor:

• Eerlijke beloning en betaling: Werknemers eerlijk en op tijd betalen en voldoen aan wetten inzake het minimumloon, regels voor overwerk en het inhouden en rapporteren van belastingen.
• Veilige arbeidsomstandigheden: Een veilige en gezonde werkplek bieden die voldoet aan de wetgeving op het gebied van arbeidsgezondheid en -veiligheid.
• Redelijke aanpassingen: Redelijke aanpassingen bieden voor werknemers met een beperking, zoals wettelijk vereist.
• Arbeidsvoorwaarden: Arbeidsvoorwaarden aanbieden, zoals een zorgverzekering, pensioenregelingen en betaald verlof, voor zover van toepassing en toegezegd in arbeidsovereenkomsten.
• Balans tussen werk en privéleven: Een goede balans tussen werk en privéleven ondersteunen door middel van redelijke werktijden, flexibele roosters en verlofregelingen.
• Training en loopbaanontwikkeling: De nodige training bieden om werknemers te helpen hun werk effectief en veilig uit te voeren en mogelijkheden bieden voor professionele groei en loopbaanontwikkeling.

Het gebruik van wervingsoplossingen voor kleine bedrijven kan het in dienst nemen van je eerste werknemer tot een soepel proces maken.

Je eerste werknemer in dienst nemen: proces in 7 stappen

Werkgevers die voor het eerst iemand in dienst nemen, kunnen profiteren van personeelsconferenties, waar ze effectieve strategieën leren voor het aannemen van hun eerste werknemer. Maar ik heb hier ook een eenvoudig overzicht voor je. Volg dit proces in 7 stappen om met succes je eerste werknemer in dienst te nemen.

1. Bereid het bedrijf wettelijk voor

Voordat je iemand in dienst neemt, moet je ervoor zorgen dat je wettelijk als werkgever bent geregistreerd en over de infrastructuur beschikt om mensen te betalen enzovoort.

Administratie, hoera!

Gelukkig is het niet zo ingewikkeld:

1. Richt je bedrijfsentiteit op: Eerst moet je je bedrijf wettelijk oprichten. Dit kan betekenen dat je je registreert als eenmanszaak, vennootschap, LLC of onderneming. De structuur die je kiest, heeft invloed op je belastingen, aansprakelijkheid en andere juridische aspecten.
2. Vraag een werkgeversidentificatienummer (EIN) aan: Vraag een EIN aan bij de Internal Revenue Service (IRS). Dit is een uniek nummer waarmee je bedrijf voor belastingdoeleinden wordt geïdentificeerd en dat vereist is om informatie over je werknemers te rapporteren. 
3. Registreer je bij overheidsinstanties van de staat: Afhankelijk van je locatie moet je je mogelijk registreren bij verschillende overheidsinstanties van de staat:
   • Arbeidsdepartement van de staat: Voor een werkloosheidsverzekering.
   • Belastingdienst van de staat: Voor het regelen van de inhouding van staatsbelastingen.
   • Arbeidsongevallenverzekering: Registreer je voor een arbeidsongevallenverzekering, die in de meeste staten verplicht is.
4. Richt de salarisadministratie in en houd belastingen in: Stel een tweewekelijkse salarisadministratie in om federale en staatsbelastingen in te houden. Deze omvatten inkomstenbelasting, sociale zekerheid en Medicare. Draag deze inhoudingen regelmatig af aan de IRS en je belastingdienst van de staat.
5. Hang verplichte kennisgevingen op: Werkgevers moeten bepaalde kennisgevingen over arbeidswetgeving op hun werkplek zichtbaar ophangen, zodat werknemers worden geïnformeerd over hun rechten volgens de arbeidswetgeving. Deze kennisgevingen verschillen per staat en per type bedrijf.
6. Leef de voorschriften voor veiligheid en gezondheid op het werk na: Begrijp de voorschriften van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA) en leef deze na om een veilige werkomgeving te waarborgen.
7. Volg de arbeidswetgeving: Wees op de hoogte van verschillende federale, staats- en lokale arbeidswetten, waaronder wetten over het minimumloon, overwerk, discriminatie op het werk en gezinsverlof.
8. Maak een werknemershandboek: Hoewel dit niet wettelijk verplicht is, kan een werknemershandboek helpen om het beleid en de procedures van je bedrijf te verduidelijken en ervoor te zorgen dat de regels consequent worden toegepast.
9. Win juridisch advies in: Overweeg om een advocaat te raadplegen die gespecialiseerd is in arbeidsrecht, om ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan en om op de hoogte te blijven van juridische wijzigingen.

2. Schrijf een duidelijke functieomschrijving

Je weet welke vaardigheden je mist om je bedrijf te ontwikkelen en je kent het profiel van de persoon die je wilt aantrekken.

Tijd om een functieomschrijving te schrijven!

Een functieomschrijving (kortweg FV) is een document waarin de functievereisten, vaardigheden, kwalificaties, activiteiten, verantwoordelijkheden en taken van een specifieke functie binnen een bedrijf worden beschreven. Er kunnen ook details in staan, zoals de salarisrange (in sommige staten is dit inderdaad wettelijk verplicht).

Het doel van een functieomschrijving is om je functie onder de aandacht te brengen van potentiële kandidaten en hen te informeren over de functie en je organisatie.

De omschrijving moet voldoende informatie bevatten om de interesse van een werkzoekende te wekken en hem of haar te motiveren om door te gaan met het wervingsproces.

Het is ook een kans om een kijkje te geven in de cultuur, missie en waarden van je bedrijf.

Met dat in gedachten lees je hier hoe je er een schrijft.

1. Maak een eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen functietitel
2. Definieer verantwoordelijkheden en resultaten
3. Beschrijf de benodigde vaardigheden en eigenschappen
4. Benadruk waarom je bedrijf een geweldige plek is om te werken.

Lees voor meer informatie het uitstekende artikel van Mariya Hristova: een functieomschrijving schrijven.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Vind kandidaten

Met je functieomschrijving bij de hand is het tijd om je functie onder de aandacht te brengen en misschien ook enkele kandidaten actief te benaderen. Als je wervingsbudget het toelaat, levert het gebruik van een combinatie van deze methoden om je strategie voor het vinden van kandidaten op te bouwen betere kandidaten op.

Hier zijn enkele mogelijke plekken waar je je functieomschrijving kunt plaatsen en mensen kunt zoeken.

• Je website (gebruik deze gids om je te helpen een aantrekkelijke werken-bij-pagina te maken).
• Online vacaturebanken: Indeed, LinkedIn, Glassdoor enzovoort. Neem de tijd om te onderzoeken welke het beste past bij jouw sector en functie.
• Sociale media: Instagram, Facebook, TikTok
• Professionele verenigingen: Veel beroepsgroepen en verenigingen hebben hun eigen vacaturebanken of nieuwsbrieven waarin je vacatures kunt plaatsen die gericht zijn op professionals in specifieke sectoren.
• Online communities: zoek uit waar je potentiële nieuwe medewerkers actief zijn en kijk of je daar je functieomschrijving kunt plaatsen. Als de regels niet duidelijk zijn, vraag dan eerst om toestemming!
• Wervingsbureaus: Deze kunnen vooral nuttig zijn voor gespecialiseerde functies of om het wervingsproces namens jou af te handelen. Ze hebben vaak toegang tot een pool van vooraf gescreende kandidaten.
• Loopbaandiensten van hogescholen en universiteiten: Voor stages en startersfuncties kan het leggen van contacten met hogescholen en universiteiten je helpen toegang te krijgen tot een pool van nieuw talent.
• Wervingsevenementen: Er zijn veel wervingsevenementen gericht op verschillende kandidaatgroepen. Zo zijn er banenbeurzen voor afgestudeerden, start-ups, specifieke functies in de technologiesector enzovoort.
• Stageprogramma's: Een strategisch afgestemd stageprogramma helpt bij het aantrekken van talent, brengt frisse ideeën en perspectieven binnen en heeft een positief effect op je werkgeversmerk. 
• Returnshipprogramma's: Een vorm van betaalde stage die speciaal is ontworpen voor mensen die een lange loopbaanonderbreking hebben gehad of onder hun niveau werken.

Bekijk voor meer verdieping deze nuttige artikelen over wervingsmarketing en het vinden van kandidaten.

4. Kandidaten screenen

Nu je een aantal sollicitanten hebt ontvangen, is het tijd om, om zo te zeggen, het kaf van het koren te scheiden.

Dit is deels een kunst en deels een wetenschap. Ik raad aan Mariya's artikel over het screenen van kandidaten te lezen, maar hier volgen enkele algemene goede werkwijzen en aandachtspunten:

• Worden de juiste vaardigheden genoemd?
• Worden de juiste vaardigheden op onverwachte manieren genoemd?
• Kun je onderzoeken of ze over de juiste vaardigheden beschikken?
• Heeft de kandidaat zijn of haar functietitel en verantwoordelijkheden in elke rol duidelijk vermeld?
• Is er aandacht voor resultaten en inzicht in de impact van het werk?
• Geeft het cv duidelijk weer hoe hun loopbaan er tot nu toe heeft uitgezien?
• Bevat het cv de juiste vaardigheden en ervaring waarnaar je op zoek bent?
• Als de achtergrond (bijvoorbeeld de omvang van het bedrijf, de locatie enzovoort) belangrijk is voor de functie, wordt er dan aan die vereisten voldaan?
• Tenzij het cv daardoor onleesbaar wordt: houd er rekening mee dat je sollicitantenvolgsysteem (ATS) de opmaak van een cv soms kan verpesten.

5. Kandidaten interviewen

De kans is groot dat je op enig moment in je loopbaan een sollicitatiegesprek hebt verlaten zonder echt te weten wat je ervan moest denken.

Misschien was er verwarring over de functie, of waren de gestelde vragen een beetje vreemd en irrelevant.

Sollicitatiegesprekken werken twee kanten op. Natuurlijk moet de kandidaat indruk maken, maar die beoordeelt jou ook. Sollicitatiegesprekken zijn essentieel voor een geweldige kandidaatervaring!

Zoals bij de meeste dingen ligt de sleutel tot het voeren van een goed sollicitatiegesprek in de voorbereiding. Ik raad ten zeerste aan Mariya's uitgebreide gids over het interviewen van iemand te lezen, maar hier is een samenvatting om je op weg te helpen.

Stap 5.1: Een doel vaststellen

De eerste stap is het vaststellen van een doel voor je sollicitatiegesprekken. Is het doel om technische bekwaamheid of gedrag te testen, of misschien beide?

Om dit te begrijpen, schrijf je eerst alles op wat je over iemand moet weten om die persoon vol vertrouwen in de functie te kunnen aannemen. Dit moet de basis vormen voor zowel de structuur als de inhoud van het sollicitatiegesprek.

Geef vervolgens prioriteit aan de vragen waarop je het liefst antwoord wilt, zodat je daar de meeste tijd aan kunt besteden en kunt beginnen met het maken van de vraagsjablonen.

Zodra je het doel hebt vastgesteld, dat richting geeft aan het ontwerp van je vragen, kun je nadenken over de benodigde structuur.

Mariya raadt aan het sollicitatiegesprek als een trechter te structureren: begin in de eerste fasen met de belangrijkste noodzakelijke vaardigheden en ga in de volgende fasen over naar de optionele vaardigheden. 

Stap 5.2: Vragen voorbereiden

De sleutel tot een geweldig sollicitatiegesprek is de kandidaat bij een gesprek betrekken.

Stel hiervoor open vragen (Wie, Wanneer, Hoe, Waarom, Waar) of vraag om voorbeelden. Dit leidt tot langere antwoorden die door de diepgaande details veel meer waarde opleveren.

Gebruik deze vragen om inzicht te krijgen in de ervaring en besluitvorming van de persoon. Ik heb zoveel geleerd door mensen te interviewen!

Het op één na belangrijkste: de ui afpellen, oftewel vervolgvragen stellen.

Hiermee onderscheiden experts in hun vakgebied zich en help je mensen met het meeste potentieel om op te vallen. Als iemand meestal een verhaal probeert te verzinnen om te doen alsof diegene ervaring heeft, valt die persoon bij de tweede of derde vervolgvraag door de mand.

6. Een aanbod doen

Je hebt veel hard werk verricht: functieomschrijvingen plaatsen, kandidaten zoeken, hen beoordelen en hen gedurende je wervingsproces betrokken houden.

De geselecteerde kandidaat past uitstekend, dus je wilt diegene een baan aanbieden. Spannende tijden! Maar hoe pak je het aanbod en een mogelijke onderhandeling aan?

Tip: het proces is al veel eerder in het wervingsproces begonnen!

Nogmaals, ik raad aan Mariya’s artikel over het doen van een baanaanbod te lezen voor een volledig overzicht, maar hier zijn enkele goede werkwijzen:

Bouw een goede verstandhouding op

Het opbouwen van een goede verstandhouding en relatie met de kandidaat is belangrijk, zodat je diegene en diens motivaties voor een eventuele overstap kunt begrijpen. 

Hoewel beloning altijd een belangrijke factor zal zijn (mensen moeten hun rekeningen betalen!), zullen er waarschijnlijk ook andere factoren zijn die de beslissing beïnvloeden, zoals reistijd, ontwikkelingsmogelijkheden en flexibiliteit.

Het is jouw taak om erachter te komen wat die factoren zijn, zodat je kunt zien of je baanaanbod ook aan die eisen voldoet.

Je organisatie “verkopen”

“Verkopen” staat tussen aanhalingstekens, omdat dit heel anders is dan tomaten verkopen op de markt!

Je belangrijkste taak zou moeten zijn om informatie te verstrekken.

Nu je een idee hebt van wat hen motiveert, zijn hier enkele ideeën om hen met je bedrijf te verbinden:

• Praat over het potentieel van je bedrijf, je nieuwste lanceringen of financieringsronde en je ambities
• Breng de mogelijkheden in kaart—wees niet bang om kandidaten te helpen de potentiële omvang van de markt te berekenen!
• Deel de productroutekaart, de toekomst van wat je van plan bent te bouwen en hoe deze functie daarin past
• Praat over de andere mensen in het team en hun niveau
• Praat over ontwikkeling (niet per se loopbaanontwikkeling) en de dingen die kandidaten kunnen leren (en wat jij op jouw beurt van hen kunt leren). In plaats van ontwikkelingskaders (daarvoor is er te veel onzekerheid), kun je misschien je eigen groeiverhaal binnen je bedrijf vertellen in termen van impact en verantwoordelijkheid.
• Praat over hoe jij en je team elke dag jullie waarden in de praktijk brengen, bijvoorbeeld een moment waarop jij of iemand in je team jullie waarden gebruikte om besluitvorming te sturen.

Tip: diensten voor werknemersverificatie of diensten voor drugstests kunnen helpen ervoor te zorgen dat noodzakelijke antecedentenonderzoeken soepel en efficiënt worden afgerond.

7. Inwerken

Het is een match! De kandidaat heeft je aanbod geaccepteerd en jullie zijn bereid het met elkaar te proberen.

Maar niets ligt natuurlijk in steen gebeiteld en je wilt de geweldige ervaring die diegene tot nu toe heeft gehad voortzetten.

De belangrijkste dingen waarop je je hier moet richten, zijn duidelijkheid over de volgende stappen en ervoor zorgen dat alles juridisch is voorbereid.

Enkele goede werkwijzen:

• Houd regelmatig contact met de nieuwe medewerker.
• Zorg ervoor dat zoveel mogelijk documentatie is ingevuld voordat de medewerker begint.
• Zorg ervoor dat je de kandidaat in dit deel van het proces mondeling begeleidt (niet via sms of e-mail). Wachten om aan een nieuwe baan te beginnen is een vreemde periode, dus blijf met diegene in contact.
• Automatiseer in dit deel van het proces zoveel mogelijk binnen de mogelijkheden van je systemen (alles wat geautomatiseerd is, ondersteunt ook een wervingsproces op afstand).
• Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker heel duidelijk weet wat er op de eerste dag, in de eerste week en in de eerste maand zal gebeuren.

Enkele aanvullende bronnen zijn onze handleidingen voor preboarding, het opstellen van een 30/60/90-dagen-inwerkplan en het voltooien van al het noodzakelijke papierwerk voor nieuwe medewerkers.

Je eerste medewerker aannemen: beste werkwijzen 

Mensen zijn mensen en ze doen vreemde dingen. Wat hen motiveert, is niet altijd duidelijk en het leven gebeurt nu eenmaal.

Succesvolle werving is gebaseerd op vertrouwen, transparantie, organisatie, doorzettingsvermogen en communicatie. 

Hier zijn enkele beste werkwijzen om je te helpen het talent aan te trekken en te behouden dat je nodig hebt

Creëer een werkgeverswaardepropositie (EVP) 

Een EVP is een reeks unieke voordelen en aanbiedingen die een werkgever belooft aan zijn medewerkers te bieden in ruil voor hun vaardigheden, expertise en betrokkenheid.

Het is in wezen de waarde die een organisatie aan haar medewerkers biedt in ruil voor hun bijdragen.

De EVP helpt talent aan te trekken, te behouden en te betrekken door effectief te communiceren wat de organisatie tot een aantrekkelijke plek om te werken maakt en dit uit te dragen. De EVP omvat verschillende onderdelen, zoals:

• Doel, visie en missie
• Organisatiewaarden
• Totale beloning
• Cultuur
• Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling
• Flexibiliteit
• Balans tussen werk en privéleven
• De algehele werknemerservaring. 

Voor een diepgaandere bespreking raad ik Mariya’s uitstekende handleiding over het creëren van een EVP aan.

Bouw een sterk werkgeversmerk op

Na het creëren van je EVP komt het opbouwen van je werkgeversmerk.

In wezen is je werkgeversmerk je reputatie als werkgever. Het gaat om hoe je jezelf presenteert op sociale media, in vacatureteksten, tijdens sollicitatiegesprekken en in alles wat kandidaten onder ogen krijgen.

Het gaat ook om hoe je je als bedrijf gedraagt. Handel je ethisch, worden medewerkers goed behandeld en leef je volgens je waarden?

Een citaat over branding dat me altijd is bijgebleven, is van Warren Buffet: “Het duurt 20 jaar om een reputatie op te bouwen en vijf minuten om die te ruïneren. Als je daarover nadenkt, ga je dingen anders doen.”

Voor een diepgaandere bespreking kun je Mariya’s handleiding over werkgeversbranding bekijken.

Gebruik een gestructureerd sollicitatieproces

We hebben hierboven al het belang van sollicitatiegesprekken aangestipt en ik herhaal het hier nogmaals.

Het opbouwen van een consistente structuur voor sollicitatiegesprekken is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle kandidaten op basis van dezelfde criteria worden beoordeeld. Dit helpt een consistente kandidaatervaring te creëren en kan vooroordelen verminderen en het proces eerlijker maken.

Benut technologie

In de beginfase kun je waarschijnlijk volstaan met een eenvoudig personeelsbeheersysteem om je te helpen je team op te bouwen.

Als het aantal aanwervingen echter toeneemt, zijn er enkele nuttige tools die het proces voor alle betrokken partijen kunnen verbeteren. Je behoeften kunnen verder gaan dan de voordelen die personeelsbeheertools bieden.

De onbetwiste koning of koningin van wervingssoftware is het kandidatenvolgsysteem (ATS). Deze systemen gebruiken automatisering om vacatures te plaatsen, sollicitatiegesprekken in te plannen, kandidaten gedurende het wervingsproces te volgen en met hen te communiceren, cv’s te screenen en feedback te interpreteren.

Bekijk voor meer informatie onze keuze van de beste kandidatenvolgsystemen.

Schakel professionals in

Werving is berucht lastig, vooral het vinden van kandidaten, dus soms is het voordelig om een professional in dienst te nemen of een contract met een professional af te sluiten. Je hebt hierbij een paar opties:

• Bouw een intern wervingsteam op.
• Zorg voor een gespecialiseerd wervingsbureau, op basis van een vaste overeenkomst of betaling na levering. Deze zijn vooral handig voor het werven van leidinggevenden of moeilijk te vinden kandidaten.
• Maak gebruik van een professionele werkgeversorganisatie of een geregistreerde werkgever. Deze zijn bijzonder nuttig voor het werven van talent buiten je eigen rechtsgebied, waar naleving van wervingsregels lastig kan zijn.

Lees voor meer informatie ons artikel over hoe je een recruiter inhuurt.

Meer informatie over werving

Als je op de hoogte wilt blijven van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van werving, kun je een paar dingen doen.

Zo kun je overwegen een wervingscursus te volgen die je helpt om de nieuwste technologie en marktontwikkelingen in perspectief te plaatsen voor jouw bedrijf.

Daarnaast kun je je abonneren op de nieuwsbrief van People Managing People. We houden voortdurend de vinger aan de pols van wat er speelt op het gebied van werving en delen inzichten die we opdoen tijdens panelgesprekken en interviews met experts. Je ontvangt dit allemaal rechtstreeks in je inbox!

Veelgestelde vragen over het aannemen van een eerste werknemer

Wat zijn de wettelijke vereisten voor het aannemen van een werknemer?

Wat moet ik opnemen in de arbeidsovereenkomst?

Hoe stel ik een concurrerend beloningspakket samen?

Hoe regel ik de salarisadministratie en belastingen?

Welke administratie moet ik bijhouden?

Heb ik een bedrijfsverzekering nodig wanneer ik werknemers aanneem?