4 manieren om het inwerkproces van medewerkers te automatiseren
Het bieden van een uitgebreide onboardingervaring voor medewerkers is iets wat veel organisaties verwaarlozen. Volgens Gallup zegt slechts 12% van de medewerkers dat hun organisatie uitstekend is in het onboarden van nieuw personeel.
We begrijpen het: mensen hebben het druk en er lopen voortdurend allerlei projecten tegelijk.
Hoe kun je het onboardingproces zo efficiënt mogelijk en in zo weinig mogelijk tijd uitvoeren, en je nieuwe medewerkers helpen om zo goed mogelijk van start te gaan?
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Antwoord: geautomatiseerde onboarding.
In dit artikel deel ik hoe je het onboarden van nieuwe medewerkers kunt stroomlijnen door repetitieve taken weg te nemen bij HR en managers. Een geautomatiseerd onboardingproces zorgt ervoor dat je nieuwe medewerkers zich welkom, geïntegreerd en voorbereid voelen om direct goed aan de slag te gaan.
Wat is geautomatiseerde onboarding?
Geautomatiseerde onboarding verwijst naar het onboarden van medewerkers met behulp van een combinatie van digitale werkstromen en automatiseringssoftware.
Je kunt geautomatiseerde onboarding realiseren met verschillende softwaresystemen, waaronder speciale onboardingsoftware, HR-managementsystemen en soms zelfs recruitmentsoftware.
Kort gezegd kun je deze platforms gebruiken om de onboarding van medewerkers te automatiseren door vooraf gedefinieerde acties te activeren die gekoppeld zijn aan belangrijke gebeurtenissen in de levenscyclus van een nieuwe medewerker.
Je kunt ze gebruiken om nieuwe medewerkers, managers of je volledige HR-afdeling op de hoogte te stellen van onboardingtaken die nog niet zijn voltooid, en hen zo op vriendelijke wijze aan te sporen om succesvol te zijn.
In andere gevallen vraagt geautomatiseerde onboardingsoftware voor medewerkers geïntegreerde apps om gegevens te wijzigen. Over het algemeen is het een eenvoudige manier om de ROI van je onboardingproces te verhogen.
Hier zijn enkele voorbeelden van onboardingtaken die software eenvoudig kan automatiseren:
- Nieuwe gebruikersaccounts aanmaken in een bedrijfsdirectory
- Toegang verlenen tot apps of andere softwaresystemen
- Apparatuur aanvragen die nieuwe medewerkers nodig hebben
- Oriëntatiebijeenkomsten inplannen
- Handtekeningen op onboardingdocumenten aanvragen
- De verbinding tot stand brengen tussen nieuwe medewerkers en hun begeleiders
- Feedbackenquêtes over het onboardingproces verspreiden.
Een proces dat kan worden geautomatiseerd via een HR-systeem of een projectmanagementsysteem, zou dat ook moeten worden. Dit verhoogt de efficiëntie en verkleint de kans dat zaken tussen wal en schip vallen en een negatieve invloed hebben op de perceptie van de organisatie bij de nieuwe medewerker.
Maar voordat we dieper ingaan op het waarom van geautomatiseerde onboarding, laten we eerst samenvatten waarom het überhaupt een probleem is.
Uitdagingen van handmatige onboarding van medewerkers
Als je dit al een tijdje niet hebt gedaan maar je voorbereidt op een aanstaande tsunami van nieuwe medewerkers, is dit wat je moet vermijden:
1. Lagere efficiëntie
Een handmatig onboardingproces kost iedereen die erbij betrokken is veel tijd. Van HR-medewerkers tot IT-ondersteuningsteams en managers: het afvinken van de onboardingchecklist voor elke nieuwe medewerker kost tijd.
Bovendien is onboarding van medewerkers geen prioriteit wanneer je volledig opgaat in projecten die veel omzet genereren. En veel moeite steken in het aanpassen van de onboardingervaring voor nieuwkomers zal alleen maar meer van je tijd opslokken.
Traditioneel handmatige processen zijn ook omslachtig voor minder volwassen bedrijven met weinig personeel. Zo kost het vastleggen van medewerkersgegevens en het toewijzen van onboardingtaken veel tijd.
Automatisering is een manier om onboarding te optimaliseren door het aantal handmatige taken te verminderen.
2. Minder enthousiasme bij nieuwe medewerkers
Als nieuwe medewerkers de eerste dag of week bezig zijn met toegang krijgen tot apps, documenten proberen te vinden in alle bedrijfssystemen en de manager vragen om de verwachtingen rondom hun functie door te nemen, heb je een probleem.
Je ziet dat nieuwe medewerkers met hun nieuwe baan vaart krijgen. En als je handmatig een motiverende onboardingervaring probeert op te bouwen, lever je mogelijk maatwerk in voor snelheid, waardoor het enthousiasme van nieuwkomers afneemt.
Daarom is het verstandig om ook een persoonlijk tintje aan je onboardingproces toe te voegen.
3. Meer menselijke fouten
Handmatige onboardingtaken zijn foutgevoelig. Zo kan het HR-team te laat zijn met het verzamelen en opslaan van alle vereiste werknemersinformatie voor salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en onboardingcompliance.
Of ze vergeten die gegevens op alle vereiste locaties op te slaan, of vergeten zelfs waar ze die hebben opgeslagen.
Deze fouten hebben ook invloed op je vermogen om het succes van onboarding te meten.
Gelukkig kan automatiseringssoftware deze foutgevoelige gegevensinvoer en andere administratieve taken voor je uitvoeren.
4. Handmatig = niet schaalbaar
Als je bedrijf, net als de meeste bedrijven, van plan is om te groeien, wil je veel handmatige processen elimineren om zaken schaalbaar te maken.
De processen waarop je vertrouwde om je eerste 10 of 20 medewerkers in te werken, hebben toen misschien gewerkt, maar het loopt snel uit de hand wanneer je grotere aantallen medewerkers inwerkt.
Doe in plaats daarvan een stap terug en zoek naar manieren om je onboardingprogramma opnieuw te ontwerpen, zodat je beter gebruikmaakt van geautomatiseerde werkstromen, selfservicefuncties en eenvoudig herhaalbare processen, zoals het versturen van onboardingenquêtes of sjablonen voor verschillende gebruikssituaties van medewerkers.
Als belangrijkste HR-contactpersoon voor onboarding wist niemand hoe ermee om te gaan als ik afwezig was. Het automatiseren van belangrijke onderdelen van het proces hielp om dit soepel te laten verlopen. Zodra een kandidaat zijn arbeidsovereenkomst had ondertekend, brachten een reeks geautomatiseerde werkstromen de belangrijkste belanghebbenden op de hoogte van al hun vereiste taken, waardoor er door handmatige processen niets tussen wal en schip viel.
Laten we nu ingaan op de specifieke details die uitleggen wat je kunt automatiseren en hoe.
4 stappen om onboarding te automatiseren
Als je je afvraagt welke stappen je moet nemen om je handmatige onboardingproces te automatiseren, helpen we je op weg.
Hieronder heb ik verschillende belangrijke gebieden uitgelicht waarop je je wervingsproces kunt automatiseren, of je nu nieuwe medewerkers op afstand inwerkt of personeel op locatie.
1. Bepaal taken vóór de onboarding
Je doet meestal een paar dingen voordat de startdatum van de nieuwe medewerkers aanbreekt, toch? Automatisering van de onboarding van medewerkers kan je daar enorm bij helpen. Volg gewoon de volgende stappen.
De eerste stap bestaat uit het opsommen van de taken vóór de onboarding die je gewoonlijk uitvoert, zoals:
- Het aanmaken van het medewerkersprofiel in je informatiesysteem voor human resources (HRIS) om hun functie, contactgegevens, bankgegevens en belastinggegevens vast te leggen
- De nieuwe medewerker een welkomstmail en een formulier sturen om gegevens zoals kledingmaten te verzamelen (voor bedrijfskleding en andere bedrijfsgeschenken!), zodat je een welkomstpakket kunt voorbereiden
- Een nieuw gebruikersaccount toevoegen aan je platform voor identiteitsbeheer (bijv. Active Directory, Okta, enz.)
- Het account van de nieuwkomer instellen in je IT-servicemanagementsysteem
- De belangrijkste belanghebbenden informeren over de gegevens van de nieuwe medewerker
- De nieuwe medewerker toevoegen aan de juiste kanalen in je platform voor zakelijke berichten
- De manager vragen aan te geven welke apps de medewerker nodig heeft om het werk uit te voeren (plus het benodigde toegangsniveau)
- Het IT-ondersteuningsteam informeren om de beschikbare licenties te controleren en toegang te verlenen
- De manager en teamgenoten van de nieuwkomer waarschuwen om tijd in hun agenda's te blokkeren voor kennismakingsgesprekken.
Op dit punt in het onboardingproces ben je voorbereid op de eerste dag van de nieuwe medewerkers. Dat betekent dat je een stap dichter bij een nieuw personeelsbestand bent dat productief
2. Standaardiseer oriëntatiestappen
Tijdens de oriëntatie van een nieuwe medewerker raden we je aan om:
- Plan op de eerste dag een oriëntatiebijeenkomst met nieuwe medewerkers
- Breng nieuwe medewerkers met elkaar in contact
- Laat hen afzonderlijk kennismaken met hun nieuwe teamleden
- Verspreid papierwerk voor nieuwe medewerkers en
- Voorzie nieuwe medewerkers specifiek van een volledig personeelshandboek of een verkort handboek voor nieuw personeel.
In eerste instantie kan dit ontmoedigend klinken. Maar met een geautomatiseerd inwerkproces hoef je dit niet allemaal handmatig te doen. In plaats daarvan kun je geautomatiseerde werkstromen gebruiken om je hierbij te helpen.
Je moet precies weten uit welke stappen je oriëntatiewerkstroom bestaat, zodat je de juiste softwareoplossing kunt configureren om deze te volgen. Zo versnel je het proces en zorg je voor consistentie door exact dezelfde stappen uit te voeren telkens wanneer je een nieuwe medewerker inwerkt.
Stel bijvoorbeeld vast dat de oriëntatiewerkstroom inhoudt dat elke nieuwe medewerker wordt toegevoegd aan je Microsoft SharePoint-werkruimte of aan een communicatiekanaal voor nieuwe medewerkers.
3. Structureer de inwerkwerkstroom
Tot nu toe hebben we de oriëntatie besproken, maar de inwerkwerkstroom stopt daar niet. Het proces omvat ook andere werkstromen, zoals
- Documentatiewerkstromen (waaronder machtigingen voor gebruikersaccounts)
- Trainingswerkstromen (waaronder quizzen voor vervolgevaluaties)
- Werkstromen voor het bijhouden van de voortgang (waaronder regelmatige controleafspraken)
- Feedbackwerkstromen (waaronder tevredenheidsenquêtes)
Maar eerst moet je een duidelijk proces ontwerpen dat de inwerkervaring zo veel mogelijk standaardiseert en een checklist voor HR-processen biedt die degenen die het inwerken uitvoeren kunnen volgen. Ons advies is om een 30-60-90-dagenplan op te stellen.
Als je niet weet wat dat is of hoe je het moet doen, bekijk dan onze gids over het opstellen van een 30-60-90-dagenplan voor het inwerken binnen je organisatie, die ook een sjabloon bevat.
Als je je inwerkplan voor 30-60-90 dagen al hebt opgesteld, is de volgende stap om in elke fase van het plan te bepalen wat nodig is. Het moet de volgende elementen bevatten:
- Documentatiemappen en documenten waartoe nieuwe medewerkers toegang nodig hebben
- Trainingscursussen of interne trainingstutorials die ze moeten voltooien
- Controleafspraken die ze moeten bijwonen
- Tevredenheidsenquêtes die ze moeten invullen
Als dat is gebeurd, ben je klaar om de inwerktaken die je zojuist hebt gestructureerd en beschreven te automatiseren.
4. Investeer in de juiste software
Bekijk de stappen en tijdlijn in je 30-60-90-dagenplan, plus de rollen die bij elke stap betrokken zijn. Dit zijn de gegevens die je nodig hebt om de geautomatiseerde software voor het inwerken van medewerkers in te stellen en de werkstromen uit te voeren die je zojuist hebt gedefinieerd.
Eigenlijk heb je ook een geschikte set tools met mogelijkheden voor geautomatiseerd inwerken nodig. Met andere woorden, je hebt enkele of alle van de volgende systemen nodig:
- Een sollicitantvolgsysteem (ATS)
- Een HRIS
- Een oplossing voor software voor elektronische ondertekening
- Een platform voor zakelijke communicatie
- Een platform voor personeelshandboeken of documentbeheersysteem
- Een app voor het online maken van formulieren
- Een app voor cloudopslag
- Een leermanagementsysteem (LMS)
- Een oplossing voor software voor werkstroomautomatisering die met alle bovenstaande apps kan worden geïntegreerd
Je zult misschien merken dat sommige systemen al in elkaar zijn ingebouwd of met elkaar zijn geïntegreerd. Sommige HRIS'en beschikken bijvoorbeeld over ingebouwde software voor elektronische handtekeningen en sommige LMS'en integreren met zakelijke communicatieplatforms.
Het is aan jou om te beoordelen of je een volledig nieuwe tool nodig hebt of dat je het kunt redden met de HR-oplossingen die je al hebt. Je zult ook moeten kiezen welk type inwerksoftware je het beste kunt aanschaffen: platforms met zoveel mogelijk ingebouwde functionaliteit of zelfstandige HR-systemen.
Je zult ook de prijzen van inwerksoftware moeten beoordelen om de beste optie voor je budget te bepalen.
Wat kunnen deze softwaresystemen automatiseren?
Wat je ook besluit, dit zijn voorbeelden van wat een workflowautomatiseringsplatform automatisch voor je kan doen:
- De workflow voor het inwerken vóór indiensttreding activeren zodra je een kandidaat als aangenomen markeert in de ATS
- Je software voor elektronische handtekeningen vragen om
- Arbeidscontracten ter beoordeling en ondertekening versturen naar alle vereiste partijen in een vooraf bepaalde volgorde (dit is ook iets waarbij AI in contractbeheer kan helpen)
- Die partijen aan de deadlines herinneren
- Hen in realtime informeren over verzamelde handtekeningen
- De ondertekende contracten doorsturen naar je app voor cloudopslag
- De HRIS opdracht geven om nieuwe medewerkers onlineformulieren te sturen om hun personeelsgegevens te verzamelen
- Je zakelijke communicatieplatform verzoeken om
- Nieuwkomers aan een inwerkkanaal toe te voegen
- Hen kennis te laten maken met hun eigen inwerkbegeleiders
- Nieuwe medewerkers aan te raden de bedrijfsvideo's, beleids- en procedurehandboeken, documentatie over personeelsvoorzieningen en organisatieschema's in de app voor cloudopslag te bekijken
- Met je LMS te communiceren om
- Nieuwe medewerkers in te schrijven voor de relevante leertrajecten
- Op het juiste moment links naar de geschikte trainingen of modules te delen
- De betreffende inwerkbegeleiders te informeren over de voortgang van de nieuwkomers in het inwerkprogramma
Daarnaast neemt workflowautomatiseringssoftware deze taken van je over:
- Het IT-ondersteuningsteam opdracht geven software voor de nieuwe medewerker beschikbaar te stellen
- Inwerkbegeleiders aan elke nieuwe medewerker toewijzen
- Die begeleiders informeren over de toewijzing
- Oriëntatiebijeenkomsten, kennismakingsgesprekken met het team tijdens het inwerken en regelmatige opvolggesprekken met nieuwkomers in de agenda's van de betrokkenen plannen
- Die personen tijdig herinneringen sturen
Hoe automatiseer je uitdiensttreding?
Net zoals automatisering het inwerken verbetert, kan het ook je uitdiensttredingsproces vereenvoudigen en stroomlijnen.
Het gebruik van automatisering en AI bij uitdiensttreding van medewerkers voor dit laatste deel van de levenscyclus van medewerkers vermindert zowel de administratieve belasting als het risico dat er iets belangrijks over het hoofd wordt gezien.
Hier zijn verschillende manieren om het uitdiensttredingsproces van medewerkers met HR-software te automatiseren:
- Plan een exitgesprek. Stel een automatisering in om vertrekkende medewerkers automatisch een uitnodiging voor een exitgesprek te sturen, inclusief een planningslink en een kopie van je vragenlijst voor het exitgesprek. Zo kan je team waardevolle feedback verzamelen en verloopt de overgang soepel voor de medewerker.
- Breng medewerkers op de hoogte wanneer hun dekking eindigt. Vertrekkende medewerkers willen weten wanneer hun arbeidsvoorwaarden eindigen en of ze mogelijkheden hebben om hun dekking privé voort te zetten, zoals COBRA in de VS of vergelijkbare regelingen in andere landen. Dit zorgt voor transparantie en helpt medewerkers weloverwogen beslissingen te nemen over hun dekking.
- Herroep automatisch de toegang tot systemen en gebruikersaccounts. Je kunt automatisering gebruiken om de accounts van de vertrekkende medewerker op de laatste werkdag in alle bedrijfssystemen te deactiveren, waaronder e-mail, projectmanagementtools en HR-software. Dit voorkomt beveiligingsrisico's en zorgt voor naleving van het beleid inzake gegevensbescherming.
- Genereer standaarddocumenten voor vertrekkende medewerkers. Als je bedrijf bedrijfseigen informatie heeft die je wilt beschermen, kun je vertrekkende medewerkers vragen een geheimhoudingsovereenkomst in te vullen. Je kunt dit proces automatiseren om ervoor te zorgen dat alle medewerkers met toegang tot bedrijfseigen informatie dit formulier ontvangen.
- Volg bedrijfsmiddelen en neem ze terug. Stel een geautomatiseerde workflow in die IT- en facilitaire teams op de hoogte brengt van bedrijfseigendommen (bijv. laptops, toegangspassen en mobiele apparaten) die moeten worden ingeleverd. Zo blijven de registraties van bedrijfsmiddelen actueel en voorkom je het verlies van waardevolle middelen.
- Verwijder de medewerker uit interne mappen en teamstructuren. Gebruik een automatisering in HR-software om organogrammen, e-mailgroepen, Slack-kanalen en interne mappen automatisch bij te werken. Zo blijven communicatiemiddelen accuraat en voorkom je verwarring over de status van de medewerker.
- Stuur een afscheidsaankondiging. Automatiseer een bedrijfsbrede of teamspecifieke afscheidsmail om de bijdragen van de medewerker te erkennen en details over diens vertrek te communiceren. Dit bevordert een positieve offboardingervaring en helpt overblijvende medewerkers zich voor te bereiden op eventuele veranderingen.
Om dit soort stappen op één plek te coördineren, kunnen teams onboarding- en offboardingsoftware gebruiken om workflows te automatiseren, toegangswijzigingen te beheren, taken toe te wijzen en de voortgang bij te houden.
Wat is de volgende stap?
Voor meer advies over onboarding kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.
