41 kluczowych polityk HR i najlepszych praktyk (z przykładami)

Gdy każdy startup lub mała firma się rozwija, wyzwania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi stają się coraz bardziej złożone.

W miarę jak do organizacji dołącza coraz więcej osób, coraz trudniej jest zapewnić spójność i rozwiązywać problemy pracowników indywidualnie. Rozwiązaniem jest stworzenie określonych polityk firmowych.

Ten artykuł pomoże Ci zrobić dokładnie to — przedstawi przegląd polityk i procedur związanych z zasobami ludzkimi wraz z przykładami.

Zacznijmy od podstaw.

Czym są polityki HR?

Polityki dotyczące zasobów ludzkich to zasady i procesy regulujące relację zatrudnienia między pracodawcą a pracownikiem. Tworzenie polityk jest jednym z fundamentów HR.

Dlaczego polityki HR są ważne?

Polityki HR stanowią ważną część struktury i regulacji Twojej firmy, pomagając zapewnić zgodność z przepisami oraz spójność działań z kulturą organizacyjną. Do korzyści wynikających z polityk HR należą:

• Opisują prawa i obowiązki zarówno pracodawców, jak i pracowników
• Wskazują pracownikom i liderom oczekiwane zachowania
• Pomagają promować przyjazne i zdrowe miejsce pracy
• Zapewniają ramy do rozwiązywania sporów i składanych skarg
• Pomagają usprawnić różne procesy HR
• Pomagają zachować zgodność z prawem i przepisami.

Kto zarządza politykami HR?

Zespół ds. zasobów ludzkich w organizacji (lub osoba odpowiedzialna za działania HR) często odpowiada za tworzenie i utrzymywanie polityk HR. Większość polityk HR dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych na stałe, czasowo, w niepełnym i pełnym wymiarze godzin.

Równolegle z tworzeniem polityk HR potrzebna będzie platforma do zarządzania dokumentami lub system zarządzania politykami HR, który pomoże zespołowi HR utrzymywać, zarządzać i przetwarzać szczegółowe informacje o pracownikach, dokumenty dotyczące zasobów ludzkich, polityki i procedury.

Zespoły HR mogą korzystać z systemów zarządzania sprawami HR, aby monitorować zgodność z politykami firmy i skutecznie rozwiązywać problemy.

Rodzaje polityk HR

Istnieje wiele rodzajów polityk i procedur HR, z których firma (i jej pracownicy) może z czasem czerpać korzyści, wdrażając je w obszarach takich jak zdrowie i bezpieczeństwo, ochrona, korzystanie z technologii, postępowanie pracowników, urlopy, rekrutacja i selekcja oraz rozwiązanie stosunku pracy.

Oto bardziej szczegółowe przykłady polityk HR:

11 korzyści wynikających z polityk HR

Polityki HR (zasobów ludzkich) mogą odgrywać kluczową rolę w skutecznym zarządzaniu organizacją w miarę jej rozwoju. Oto niektóre z korzyści, które warto wziąć pod uwagę.

1. Spójność i sprawiedliwość: Polityki HR zapewniają, że wszyscy pracownicy są traktowani sprawiedliwie i w spójny sposób, co pomaga utrzymać poczucie sprawiedliwości i równości, które są ważne dla morale i zadowolenia pracowników.
2. Jasne wytyczne: Polityki te zawierają jasne wytyczne dotyczące podejmowania decyzji i oczekiwanego zachowania. Ta klarowność pomaga ograniczyć dezorientację i nieporozumienia wśród pracowników i kadry zarządzającej.
3. Zgodność z prawem i przepisami: Polityki HR pomagają organizacjom przestrzegać lokalnych i międzynarodowych przepisów prawa pracy, zapewniając ochronę prawną nie tylko firmie, lecz także jej pracownikom — ma to kluczowe znaczenie dla uniknięcia problemów prawnych i kar.
4. Większa efektywność: Ustandaryzowane polityki usprawniają różne procesy HR, takie jak rekrutacja, wdrażanie nowych pracowników i oceny wyników, co może prowadzić do zwiększenia efektywności.
5. Rozwiązywanie konfliktów: Zapewniają ramy do rozpatrywania i rozwiązywania problemów oraz konfliktów w miejscu pracy. Pomaga to utrzymać harmonijne środowisko pracy.
6. Zarządzanie ryzykiem: Dobrze zdefiniowane polityki HR pomagają ograniczać ryzyko związane z kwestiami zatrudnienia. Zawierają wytyczne dotyczące postępowania w delikatnych sprawach, takich jak molestowanie, dyskryminacja i skargi pracowników.
7. Zarządzanie wynikami: Polityki HR pomagają ustalać jasne standardy wyników i stanowią podstawę do oceny wyników pracowników. Przyczynia się to do ogólnej produktywności organizacji.
8. Kultura organizacyjna: Polityki pomagają kształtować kulturę organizacji. Określają oczekiwania dotyczące zachowania i wzajemnych relacji, co może sprzyjać tworzeniu pozytywnego i produktywnego środowiska pracy.
9. Rozwój pracowników: Polityki związane ze szkoleniami i rozwojem zapewniają pracownikom możliwości nauki i rozwoju, co może zwiększać zadowolenie z pracy i ograniczać rotację.
10. Rekrutacja i utrzymanie pracowników: Jasne polityki HR mogą sprawić, że organizacja stanie się bardziej atrakcyjna dla potencjalnych pracowników. Odgrywają również rolę w utrzymaniu personelu, zapewniając sprawiedliwe traktowanie i wytyczając jasną ścieżkę rozwoju.
11. Zwiększanie zaangażowania pracowników: Polityki koncentrujące się na dobrostanie pracowników, różnorodności i inkluzji mogą zwiększać zaangażowanie pracowników oraz ich przywiązanie do organizacji.

Polityki HR stanowią fundament sprawnego i efektywnego funkcjonowania organizacji w miarę jej rozwoju i zmian. Zapewniają strukturę umożliwiającą skuteczne zarządzanie ludźmi w szczęśliwym, produktywnym i zgodnym z prawem środowisku pracy.

Potencjalne wady polityk HR, które należy wziąć pod uwagę

Polityki HR mogą przynieść odwrotny skutek, jeśli nie zostaną właściwie napisane, wdrożone lub zarządzane.

Oto kilka potencjalnych pułapek, na które należy zwrócić uwagę.

1. Nadmierna regulacja i biurokracja: Nadmierna liczba zasad HR może stworzyć sztywne, biurokratyczne środowisko pracy, tłumiąc kreatywność i innowacyjność oraz prowadząc do nieefektywności i frustracji z powodu powolnych procesów decyzyjnych.
2. Podejście uniwersalne: Ustandaryzowane zasady mogą nie uwzględniać wyjątkowych potrzeb różnych działów lub osób, prowadząc do niezadowolenia i mniejszej skuteczności w rozwiązywaniu konkretnych problemów.
3. Opór przed zmianami: Pracownicy mogą sprzeciwiać się zasadom, które postrzegają jako nadmiernie restrykcyjne lub niepotrzebne, szczególnie jeśli zostały wdrożone bez odpowiedniej komunikacji lub uwzględnienia opinii pracowników, co prowadzi do braku poparcia i potencjalnych konfliktów.
4. Negatywny wpływ na morale i markę pracodawcy: Surowe lub represyjne zasady mogą zaszkodzić morale pracowników i reputacji organizacji jako pracodawcy, potencjalnie utrudniając przyciąganie i zatrzymywanie najlepszych talentów.
5. Ryzyko prawne i związane z przestrzeganiem przepisów: Źle opracowane, nieaktualne lub niezgodne z przepisami zasady mogą prowadzić do sporów prawnych i problemów związanych z przestrzeganiem przepisów HR, stwarzając istotne ryzyko dla organizacji.

Aby ograniczyć te wady, organizacje powinny:

• Regularnie przeglądać i aktualizować zasady HR
• Zapewniać ich jasne przekazywanie i zrozumienie
• Zachowywać równowagę między niezbędnymi regulacjami a elastycznością.

Zaangażowanie pracowników w opracowywanie tych zasad może również pomóc zapewnić, że zostaną one dobrze przyjęte i będą odpowiadać potrzebom zespołu.

Czy zasada HR jest tym samym co zasada lub wytyczna korporacyjna?

Terminy „zasada HR”, „zasada korporacyjna”, „zasada firmy” i „zasada obowiązująca w miejscu pracy” są często używane zamiennie i odnoszą się do tego samego. 

Niektóre zasady korporacyjne mogą jednak dotyczyć bardziej ogólnego funkcjonowania organizacji i mogą być tworzone oraz utrzymywane przez dział inny niż HR (np. zasady dostępu do obiektu, bezpieczeństwa komputerowego, przygotowania na wypadek katastrof itp.).

Zasady stanowią zbiór reguł, a nie wytycznych. 

Według eksperta HR Tima Reitsmy: „Kiedy słyszę słowo zasada, można je odebrać jako ograniczające. Jeśli jednak zastąpimy „zasadę” słowem „wytyczna”, niestety nie ma ono odpowiedniej wagi.” 

Gdzie zazwyczaj można znaleźć zasady HR?

Ważną częścią listy kontrolnej dla nowo zatrudnionych i programu wdrożeniowego jest wspólne z pracownikiem omówienie konkretnych zasad, które mogą mieć na niego wpływ pierwszego dnia lub w pierwszym tygodniu pracy.

Zasady HR mogą być dostępne w formie pisemnej, cyfrowej lub przeznaczonej do wydruku, a także w miejscach łatwo dostępnych dla pracowników. 

Mogą być zapisane w oprogramowaniu HR, a czasami w firmowym intranecie lub na dyskach współdzielonych. Często można je znaleźć w umowach o pracę, podręcznikach pracowników i firmowych instrukcjach dotyczących zasad. Poziom szczegółowości każdego z tych źródeł będzie jednak różny.

Dlaczego nie wszystkie zasady HR są zawarte w umowie o pracę?

Umowa o pracę w Twojej firmie może określać, do ilu dni urlopu uprawniony jest członek zespołu, podczas gdy odrębne zasady dotyczące urlopów opisują, jak pracownik może złożyć wniosek urlopowy, w jaki sposób jest on zatwierdzany, co dzieje się z niewykorzystanym urlopem itd. 

Rozdzielenie tych kwestii sprawia, że umowa o pracę nie jest nadmiernie długa i skomplikowana. Umożliwia również dostosowanie określonych aspektów zatrudnienia danej osoby, takich jak wymiar przysługującego jej urlopu (umowa o pracę), i oddzielenie ich od ogólnych zasad dotyczących urlopów (podręcznik pracownika). 

Dokumentowanie zasad poza umową o pracę umożliwia również ich aktualizowanie z czasem bez konieczności zmiany umowy każdej osoby.

Warto również udostępnić skróconą wersję podręcznika pracownika, przygotowaną specjalnie dla nowo zatrudnionych, aby od pierwszego dnia nie przeciążać ich nadmiarem informacji.

Kiedy należy opracować zasady zarządzania zasobami ludzkimi?

Niektóre zasady HR mogą wynikać z potrzeb organizacji lub z sytuacji, gdy określone aspekty relacji pracowniczej stają się zbyt trudne do rozpatrywania indywidualnie. 

Inne zasady należy opracowywać proaktywnie, aby pomagać pracownikom, wzmacniać ich pozycję lub ich chronić; zapewniać jasność w kwestiach organizacyjnych albo chronić szersze interesy organizacji.

Oto kilka ogólnych wskazówek dotyczących tego, kiedy należy tworzyć zasady HR.

Twórz zasady bezpośrednio związane z umową o pracę

Dobrym punktem wyjścia jest stworzenie zasad bezpośrednio związanych z świadczeniami pracowniczymi oraz prawami i obowiązkami zarówno pracownika, jak i pracodawcy, określonymi w umowie o pracę.

Na przykład wiele umów o pracę określa uprawnienia urlopowe, różne rodzaje świadczeń związanych z urlopami oraz sposób zakończenia stosunku pracy (np. zatrudnienie według uznania pracodawcy).

Powiązane zasady HR powinny bardziej szczegółowo opisywać procedury dotyczące tych kwestii.

Zapoznaj się z poniższą sekcją, aby poznać przykłady ułatwiające zrozumienie, czym różni się wdrażanie zasad w umowie o pracę i w podręczniku pracownika.

Twórz zasady wymagane przez prawo pracy

W razie wątpliwości wykorzystaj obowiązujące przepisy prawa (przepisy prowincjonalne/stanowe, przepisy federalne) oraz powszechne praktyki w zakresie stosunków pracy jako kolejny punkt wyjścia do stworzenia zasad. 

Zarówno w Kanadzie, jak i w USA obowiązuje wiele przepisów prawa pracy określających minimalne wymagania wobec pracodawców w odniesieniu do wielu takich zasad, na przykład:

Twórz zasady, które pozytywnie wpłyną na pracowników i organizację

Joerg Clement, starszy lider w branży widzenia maszynowego, najlepiej podsumowuje tę kwestię: 

“Wdrażanie procesów i zasad stanowi fundament zaangażowania organizacji w ciągłe doskonalenie. Wymagania i oczekiwania klientów oraz pracowników zmieniają się z czasem. Ważna jest możliwość szybkiego reagowania na zmiany zachodzące na rynkach, a wynika ona z dostosowania procesów i zasad w taki sposób, aby osiągać pomyślne rezultaty.”

Skoncentruj się na tych zasadach HR, które mają największy pozytywny wpływ na pracowników i organizację. Rozważając wprowadzenie nowej zasady, zadaj sobie następujące pytania:

• W jaki sposób ta zasada wzmocni pozycję i ochroni pracowników?
• W jaki sposób przyczyni się do stworzenia silnej i efektywnej kultury miejsca pracy?
• Czy wartości organizacyjne i zasady są wspierane?
• W jaki sposób ta zasada pomaga nam stworzyć odnoszący sukcesy i zgrany zespół?
• Czy ta zasada ograniczy ryzyko dla firmy?
• Czy ta zasada spełni obowiązujące wymogi prawne?

Jeśli na wszystkie te pytania odpowiedziałeś(-aś) „tak”, prawdopodobnie warto stworzyć taką zasadę!

Jakie zasady HR powinny znaleźć się w podręczniku pracownika?

Należy stworzyć pisemne zasady bezpośrednio związane z umową o pracę lub wymagane przez prawo pracy.

Sześć poniższych zasad może pozytywnie wpłynąć na pracowników pełnoetatowych i niepełnoetatowych oraz na organizacje, które je wdrażają.

1. Zasady dotyczące różnorodności, równości i inkluzji
2. Zasady dotyczące molestowania
3. Zasady dotyczące pracy zdalnej / telepracy
4. Zasady dotyczące mediów społecznościowych
5. Zasady dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy
6. Zasady dotyczące urlopów i czasu wolnego od pracy

W razie wątpliwości punktem wyjścia powinny być przepisy prawa pracy, inne obowiązujące przepisy (lokalne, prowincjonalne / stanowe, federalne) oraz powszechnie stosowane praktyki w zakresie stosunków pracy 

Na przykład przepisy dotyczące zatrudnienia, takie jak ustawa o urlopach rodzinnych i medycznych (FMLA) oraz ustawa o Amerykanach z niepełnosprawnościami w Stanach Zjednoczonych, a także ustawa o standardach zatrudnienia Kolumbii Brytyjskiej w Kanadzie, określają minimalne wymagania wobec pracodawców w odniesieniu do wielu z tych zasad.

Polityka różnorodności, równości i inkluzji

Dążenie do równości w miejscu pracy, niezależnie od tego, czy chodzi o równość rasową, czy płciową, nigdy nie było silniejsze. W świetle niedawnych ogólnoświatowych protestów przeciwko systemowemu rasizmowi oraz ruchów takich jak Black Lives Matter powinno to również znajdować się w centrum Twojej uwagi.

Większość badań, takich jak to badanie przeprowadzone przez Glassdoor, pokazuje, że osoby poszukujące pracy chcą wiedzieć, że potencjalni pracodawcy przywiązują wagę do różnorodności, równości i inkluzji.

Według PwC 87% globalnych przedsiębiorstw twierdzi, że różnorodność i inkluzja są priorytetem organizacyjnym. 

W ostatnich latach oferty pracy poszukujące specjalistów ds. różnorodności, równości i inkluzji pojawiały się coraz częściej.

Firmy prowadzące portale z ofertami pracy, Glassdoor i ZipRecruiter, dostrzegają ten trend. Glassdoor wprowadził nowe produkty zaprojektowane z myślą o tworzeniu bardziej sprawiedliwych miejsc pracy. Firmy te rozumieją, że opracowanie kompleksowej polityki i programu oraz podanie ich do publicznej wiadomości może mieć decydujące znaczenie przy zatrudnianiu najlepszych talentów.

Salesforce ma dyrektora ds. równości, co pokazuje zaangażowanie firmy w równość i wsparcie na najwyższych szczeblach kierownictwa, a jej polityka „Równość dla wszystkich” jest dostępna na stronie internetowej firmy i opisuje jej wartości oraz przekonania dotyczące równych praw, równego wynagrodzenia, równego dostępu do edukacji i równych szans.

Polityka przeciwdziałania molestowaniu

Podobnie jak polityki dotyczące różnorodności, równości i inkluzji, zasady przeciwdziałania molestowaniu nigdy nie były ważniejsze.

Celem polityki przeciwdziałania molestowaniu, takiej jak ta opracowana przez Google, jest określenie stanowiska firmy w kwestii właściwego i pełnego szacunku zachowania w miejscu pracy oraz podkreślenie odpowiedzialności wszystkich stron za tworzenie i utrzymywanie pozytywnego środowiska pracy.

Zgodnie z kanadyjskim kodeksem pracy molestowanie i przemoc definiuje się następująco: 

„Każde działanie, zachowanie lub komentarz, w tym o charakterze seksualnym, co do którego można racjonalnie oczekiwać, że spowoduje u pracownika obrazę, upokorzenie lub inne fizyczne albo psychiczne obrażenia bądź chorobę, w tym każde określone przepisami działanie, zachowanie lub komentarz.”

Molestowanie seksualne jest jedną z najczęstszych form molestowania. Ruch #MeToo ujawnił wiele poważnych problemów oraz znaczną krzywdę, jaką molestowanie i przemoc mogą wyrządzić ludziom.

W związku z tym warto rozważyć przyjęcie odrębnej polityki firmowej lub uwzględnienie w bardziej ogólnej polityce sekcji poświęconej molestowaniu seksualnemu. 

Dobra polityka przeciwdziałania molestowaniu powinna również obejmować inne jego rodzaje, w tym obelgi na tle rasowym, groźby użycia przemocy fizycznej oraz obraźliwe żarty.

Polityka pracy zdalnej / telepracy

Koronawirus COVID-19 wywołał kryzys o globalnych rozmiarach, wpływając na osoby, przedsiębiorstwa i gospodarki całego świata.

W rezultacie wiele firm zdecydowało się przyjąć zasady pracy z domu (WFH) oraz polityki pracy zdalnej, aby ułatwić zarządzanie w czasie tego kryzysu. 

Oczekuje się, że ten trend utrzyma się również po zakończeniu obecnej pandemii. Badanie dyrektorów finansowych z marca 2020 roku przeprowadzone przez firmę Gartner, Inc. wykazało, że 74% respondentów przeniesie co najmniej 5% swoich pracowników pracujących wcześniej na miejscu do stałej pracy zdalnej po pandemii COVID-19. Wielkie firmy, takie jak Shopify, Microsoft i Facebook, na stałe przenoszą większą liczbę pracowników do pracy z domu. Kanadyjska firma Shopify opublikowała nawet na swojej stronie internetowej wiele strategii dotyczących systemów pracy zdalnej.

Polityka HR dotycząca pracy zdalnej, taka jak ten przykład udostępniony przez Remote.co, powinna obejmować:

• Historia firmy związana z pracą zdalną
• Kto kwalifikuje się do pracy zdalnej
• Jak często / jak długo członek zespołu może pracować zdalnie
• Jak złożyć wniosek o możliwość pracy zdalnej
• Protokoły i standardy komunikacji z członkami zespołu
• Narzędzia, sprzęt i zasoby potrzebne do wspierania pracy zdalnej.

Polityka mediów społecznościowych

Media społecznościowe są ważnym elementem każdej strategii marketingu cyfrowego. To, jak Twoja firma jest reprezentowana w internecie przez Ciebie i członków Twojego zespołu, może oznaczać różnicę między sukcesem a porażką marki.

Ustalenie pewnych zasad dla członków zespołu dotyczących korzystania z mediów społecznościowych, zarówno prywatnie, jak i zawodowo, minimalizuje ryzyko dla Twojej firmy i marki, a także dla motywacji i zaangażowania członków Twojego zespołu.

Nikt nie chce czuć zażenowania z powodu organizacji, w której pracuje, ze względu na aktywność współpracownika w mediach społecznościowych.

Większość polityk HR to „żywe polityki” — należy je regularnie aktualizować i dbać o ich aktualność. Jednocześnie polityki HR dotyczące mediów społecznościowych zazwyczaj wymagają częstszych aktualizacji niż większość innych polityk, ze względu na nieustannie zmieniający się krajobraz mediów społecznościowych.

Firma Hootsuite z siedzibą w Vancouver, będąca platformą do zarządzania mediami społecznościowymi, oferuje doskonałe wytyczne dotyczące opracowania własnej polityki mediów społecznościowych, a także pomocny szablon takiej polityki.

Polityka zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy

Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy, taka jak ta opracowana przez Lyft, często określa procedury, warunki pracy, dane kontaktowe w sytuacjach awaryjnych oraz inne szczególne wymagania (np. protokoły bezpieczeństwa związane z COVID-19) niezbędne do ochrony pracowników.

Organizacje takie jak Administracja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Departamentu Pracy Stanów Zjednoczonych (OSHA) również wymagają wprowadzenia określonych minimalnych standardów w celu ochrony dobrostanu pracowników.

Przemoc w miejscu pracy jest bezpośrednio związana ze zdrowiem, bezpieczeństwem i ochroną pracowników, ale zazwyczaj jest objęta osobną polityką.

Na przykład podręcznik polityk pracowniczych Disneya zawiera całą sekcję poświęconą zdrowiu, bezpieczeństwu i ochronie, a także politykę dotyczącą przemocy w miejscu pracy.

Polityka urlopów i czasu wolnego od pracy

Rzeczywistość jest taka, że ludzie od czasu do czasu potrzebują przerwy od pracy, aby zająć się problemami zdrowotnymi lub nagłymi sytuacjami rodzinnymi albo po prostu wyjechać na wakacje w tropikalne miejsce!

Posiadanie jasnych i kompleksowych polityk dotyczących urlopów może pomóc członkom Twojego zespołu, zmniejszając stres związany z niepewnością co do tego, jak zapewnisz im wsparcie w trudnych chwilach, takich jak te związane z koronawirusem COVID-19.

Te polityki dotyczące zasobów ludzkich określają uprawnienia pracowników do urlopu oraz procedury, zgodnie z którymi z niego korzystają. Polityki te są odrębne od systemów informacji kadrowej, które śledzą urlopy pracowników, jednak zarówno system, jak i polityka muszą być ze sobą zgodne.

Oto niektóre z różnych rodzajów polityk dotyczących urlopów, których utworzenie warto rozważyć, w przybliżonej kolejności priorytetów. (Należy pamiętać, że wszystkie te rodzaje urlopów podlegają przepisom prawa pracy określającym minimalne wymagania).

Rodzaje polityk dotyczących urlopów

1. Święta ustawowe: uznawane przez rząd dni świąteczne, takie jak Święto Dziękczynienia i Boże Narodzenie
2. Urlop: zaplanowany czas wolny od pracy na odpoczynek i relaks
3. Urlop medyczny / chorobowy: czas wolny od pracy z powodu choroby lub hospitalizacji
4. Urlop rodzinny: związany z opieką nad członkiem rodziny, jego zdrowiem lub edukacją
5. Urlop rodzicielski: czas przeznaczony dla rodzica biologicznego na opiekę nad noworodkiem
6. Urlop związany ze śmiercią członka rodziny: związany ze śmiercią członka rodziny
7. Urlop bezpłatny: dłuższy, bezpłatny czas wolny od pracy z powodów osobistych. 

Polityki dotyczące urlopów mogą być również dość kontrowersyjne, w zależności od sposobu ich wdrożenia. W następnej części, poświęconej „politykom, których należy unikać”, omówimy, czego unikać podczas tworzenia polityk urlopowych.

To właśnie powinno znaleźć się w podręczniku pracownika. Wiele firm decyduje się na korzystanie z oprogramowania do tworzenia podręczników pracownika, które pomaga w tworzeniu, aktualizowaniu i rozpowszechnianiu tych dokumentów.

Jakich polityk należy unikać w podręczniku pracownika?

Oprócz polityk, które są ważne i konieczne do uwzględnienia w podręczniku pracownika, istotna jest również wiedza o tym, które z nich mogą negatywnie wpływać na kulturę organizacyjną firmy, obniżać motywację pracowników lub zniechęcać potencjalnych pracowników do dołączenia do organizacji.

Należy unikać tworzenia polityk, które są zbyt biurokratyczne i sztywne, nie świadczą o zaufaniu do członków zespołu albo są po prostu przestarzałe i nie mają już zastosowania w nowoczesnych, skoncentrowanych na ludziach i postępowych organizacjach. 

Poniżej przedstawiono niektóre polityki HR, które należy całkowicie pominąć lub do których definiowania należy podejść z ostrożnością.

Rygorystyczne zasady dotyczące ubioru

Istnieją sytuacje, w których wytyczne dotyczące ubioru są nadal odpowiednie, np. podczas spotkań z klientami lub targów branżowych, ale ogólnie minęły już czasy, gdy firma mogła dyktować kolor spodni pracownika lub decydować, czy może on nosić dżinsy. 

Mary Barra, CEO General Motors, skróciła 10-stronicowy regulamin ubioru producenta samochodów do zaledwie dwóch słów, które mają zastosowanie w większości organizacji: „ubieraj się odpowiednio”.

Nieelastyczny czas wolny

Zapewnij pracownikom otrzymującym wynagrodzenie miesięczne elastyczność, gdy potrzebują od czasu do czasu przeznaczyć trochę czasu na wizytę u lekarza lub spotkanie z nauczycielem podczas wywiadówki.

W przeciwieństwie do pracowników godzinowych nie musisz wymagać od nich rejestrowania każdej przepracowanej i nieprzepracowanej godziny, jak zapisów uznań i obciążeń na rachunku bankowym. 

Urlop związany ze śmiercią bliskiej osoby oparty na braku zaufania

„Hmm, więc czy twoja babcia naprawdę umarła?”. To ostatnia rzecz, jaką ktokolwiek z nas chciałby usłyszeć po druzgocącej osobistej stracie, ale właśnie o to pytasz, jeśli wdrażasz politykę urlopu związanego ze śmiercią bliskiej osoby, która wymaga potwierdzenia zgonu, na przykład aktu zgonu.

Wiele postępowych organizacji oferuje również pracownikom płatny urlop związany ze śmiercią bliskiej osoby, dzięki czemu nie muszą wykorzystywać cennego urlopu wypoczynkowego (który powinien być przeznaczony na odpoczynek i relaks) ani zwolnienia chorobowego, aby poradzić sobie z kryzysem rodzinnym.

Korzystanie z prywatnych telefonów komórkowych i internetu

Polityki dotyczące zasobów ludzkich, które zabraniają pracownikom korzystania w pracy z prywatnych telefonów komórkowych lub używania komputerów służbowych do celów prywatnego dostępu do internetu, szybko się dezaktualizują. 

Badania psychologiczne wykazały, że robienie przerw w pracy jest konieczne do utrzymania energii, motywacji i koncentracji.

Spacer, rozciąganie się lub medytacja to świetne sposoby na przerwę dla umysłu.

Jeśli pogoda nie sprzyja, przeglądanie internetu, korzystanie z mediów społecznościowych lub rozmowa z przyjacielem spoza pracy również mogą być dobrymi alternatywami. 

Oczywiście przesadne poświęcanie się tym czynnościom nie jest w porządku, ale takie przypadki są zazwyczaj rzadkie i można się nimi zająć indywidualnie w rozmowie z członkiem zespołu.

Pamiętaj również o znaczeniu jasności, języka i tonu

Pamiętaj, że polityki, niezależnie od tego, jak pozytywne są ich założenia, nadal mogą być postrzegane jako autorytarne i biurokratyczne. 

Sposób, w jaki są napisane i przedstawione Twoje zasady, może mieć zatem duży wpływ na to, jak są odbierane przez osoby w Twojej organizacji, oraz na kulturę organizacyjną, którą starasz się rozwijać.

Carla Nordean, dyrektor ds. ludzi i kultury w firmie Squirrel Systems, zauważa: „Ogólny ton podręcznika ma ogromny wpływ na kulturę. Jeśli Twój podręcznik jest napisany językiem opresyjnym („pracownicy muszą / nie mogą...”), nowi pracownicy mogą zacząć się zastanawiać, czy dołączyli do właściwej organizacji.”

Tim Reitsma dodaje: „Język, którego używamy w naszych organizacjach, ma znaczenie, gdy piszemy zasady. Niektóre z nich brzmią: „musisz”, ale możemy złagodzić ten język, używając sformułowania „ponosisz odpowiedzialność za”.”

Jak pisać zasady HR

Tworzenie skutecznych zasad HR obejmuje przemyślany proces, który uwzględnia konkretne potrzeby Twojej organizacji, zgodność z prawem i przepisami oraz najlepsze praktyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi. 

Oto instrukcja krok po kroku, która pomoże Ci napisać zasady HR:

1. Określ potrzebę

• Zacznij od określenia obszarów w swojej organizacji, które wymagają sformalizowanych zasad. Może to wynikać z wymogów prawnych, potrzeb organizacji lub opinii pracowników.

2. Przeprowadź analizę

• Przeanalizuj odpowiednie ustawy i przepisy, aby zapewnić zgodność z prawem
• Zapoznaj się ze standardami branżowymi i najlepszymi praktykami
• Przejrzyj zasady obowiązujące w podobnych organizacjach, aby wyciągnąć wnioski.

3. Skonsultuj się z interesariuszami

• Zaangażuj różnych interesariuszy, w tym kierownictwo, pracowników i w razie potrzeby doradców prawnych, aby zebrać opinie i zrozumieć różne perspektywy

4. Opracuj projekt zasad

Skorzystaj z tego formatu, aby pomóc sobie w opracowaniu projektu zasad. 

• Tytuł: Jasno określ, czego dotyczą zasady.
• Cel: Wyjaśnij, dlaczego zasady są wdrażane i jakie jest ich znaczenie.
• Zakres: Określ, kogo dotyczą zasady (np. wszystkich pracowników, określonych działów).
• Treść zasad: Przedstaw stanowisko organizacji lub reguły dotyczące konkretnego zagadnienia.
• Procedury: Szczegółowo opisz kroki lub procedury, których pracownicy i kierownictwo muszą przestrzegać w związku z zasadami.
• Obowiązki: Określ obowiązki różnych interesariuszy (pracowników, działu HR, menedżerów) wynikające z zasad.
• Egzekwowanie: Wyjaśnij, w jaki sposób zasady będą egzekwowane i jakie będą konsekwencje ich nieprzestrzegania.
• Przegląd i modyfikacja: Wskaż, w jaki sposób i kiedy zasady będą przeglądane i aktualizowane.

6. Przejrzyj i popraw

• Zleć przegląd projektu specjalistom HR i doradcom prawnym, aby upewnić się, że spełnia wymogi prawne i cele organizacji.
• Popraw zasady na podstawie otrzymanych opinii.

7. Zatwierdź i rozpowszechnij

• Uzyskaj zatwierdzenie kierownictwa najwyższego szczebla.
• Przekaż zasady wszystkim pracownikom za pośrednictwem odpowiednich kanałów (np. poczty elektronicznej, intranetu firmowego, spotkań pracowników).
• Zorganizuj szkolenia, jeśli zasady wymagają zmiany zachowań lub procesów.

8. Wdróż i monitoruj

• Wdróż zasady i monitoruj ich skuteczność.
• Przygotuj się na odpowiadanie na pytania i udzielanie wyjaśnień w razie potrzeby.

9. Regularnie przeglądaj i aktualizuj

• Regularnie przeglądaj zasady, aby upewnić się, że pozostają aktualne i zgodne z prawem i przepisami.
• W razie potrzeby aktualizuj zasady, informując pracowników o istotnych zmianach.

Najlepsze praktyki dotyczące pisania zasad HR

1. Dostosuj je do celów i wartości organizacji

• Upewnij się, że każda polityka jest zgodna z misją, wizją i podstawowymi wartościami Twojej organizacji. Polityki powinny wspierać ogólne cele strategiczne i poprawiać kulturę organizacyjną.

2. Zachowaj jasność i zwięzłość

• Używaj prostego i zrozumiałego języka. Unikaj żargonu prawniczego lub skomplikowanych terminów, które mogą wprowadzać pracowników w błąd. Celem jest zapewnienie, aby polityki były jak najbardziej jasne i dostępne, co pozwoli zagwarantować ich zrozumienie i przestrzeganie.

3. Zapewnij zgodność z prawem

• Upewnij się, że Twoje polityki są zgodne ze wszystkimi właściwymi przepisami i regulacjami lokalnymi, stanowymi i federalnymi. Może to wymagać konsultacji z prawnikami lub specjalistami ds. HR, aby uniknąć problemów prawnych.

4. Zaangażuj interesariuszy w proces opracowywania

• Zaangażuj w proces opracowywania polityk zróżnicowaną grupę interesariuszy, w tym pracowników z różnych szczebli i działów. Pomoże to zapewnić, że polityki będą realistyczne, praktyczne oraz będą uwzględniać potrzeby i obawy całej kadry.

5. Zachowaj elastyczność

• Polityki powinny zapewniać jasne wytyczne, ale jednocześnie muszą pozostawiać pewien zakres elastyczności, aby uwzględniać wyjątkowe okoliczności. Nadmierna sztywność może powodować niepotrzebne ograniczenia i utrudniać skuteczne podejmowanie decyzji.

6. Skup się na doświadczeniach pracowników

• Zastanów się, jak polityki wpłyną na doświadczenia pracowników. Polityki powinny być sprawiedliwe, wspierać pozytywne środowisko pracy i dbać o dobrostan pracowników.

7. Podawaj przykłady

• W stosownych przypadkach zamieszczaj przykłady wyjaśniające zastosowanie danej polityki. Może to pomóc zapobiegać nieporozumieniom i pokazać, jak należy interpretować politykę w praktycznych sytuacjach.

8. Określ zakres odpowiedzialności i konsekwencje

• Jasno określ, kto i za co odpowiada w ramach każdej polityki, a także jakie są konsekwencje nieprzestrzegania jej postanowień. Taki system odpowiedzialności pomaga zapewnić, że polityka będzie traktowana poważnie i przestrzegana.

9. Komunikuj i szkol

• Po opracowaniu skutecznie zakomunikuj polityki wszystkim pracownikom. Rozważ organizację szkoleń lub warsztatów, aby upewnić się, że każdy rozumie polityki i wie, jak odnoszą się one do jego roli.

10. Regularnie przeglądaj i aktualizuj

• Regularnie przeglądaj polityki HR, aby upewnić się, że pozostają aktualne, skuteczne i zgodne z prawem. Aktualizuj je w razie potrzeby, zwłaszcza gdy zmieniają się przepisy, struktura organizacyjna lub cele strategiczne.

11. Zapewnij dostępność

• Upewnij się, że wszyscy pracownicy mają łatwy dostęp do polityk — za pośrednictwem intranetu, podręcznika pracownika lub innego dostępnego formatu.

12. Promuj przejrzystość i otwartą komunikację

• Zachęcaj do przekazywania opinii na temat polityk i utrzymuj politykę otwartych drzwi w sprawach pytań lub wątpliwości związanych z politykami HR. Promuje to kulturę przejrzystości i ciągłego doskonalenia.