26 kluczowych funkcji systemu zarządzania nauką (LMS)

Czym jest system zarządzania nauczaniem?

Najpierw: czym jest LMS? Mówiąc prosto, LMS to rodzaj oprogramowania HR, który pomaga sprawniej realizować szkolenia oraz funkcje uczenia się i rozwoju w Twojej organizacji. Systemy te pomagają tworzyć programy szkoleniowe dla zespołów i zarządzać nimi na jednej, uporządkowanej i łatwej w obsłudze platformie. 

System LMS ułatwia tworzenie i dystrybucję materiałów edukacyjnych oraz śledzenie postępów w nauce członków zespołu. Ogólnie rzecz biorąc, sprawia, że potrzeby szkoleniowe Twojej firmy stają się łatwiejsze do zorganizowania dla wszystkich.

Najważniejsze korzyści z korzystania z LMS

Systemy zarządzania nauczaniem oferują liczne korzyści, w tym:

• Oszczędności kosztów
• Wymierne dane i analizy
• Większe utrzymanie pracowników
• Lepsze doświadczenia pracowników
• Usprawnione procesy szkoleniowe
• Większa wydajność i skalowalność.

Jeśli Twój zespół zarządzający potrzebuje dodatkowych argumentów, zapoznaj się z naszym podsumowaniem korzyści wynikających z LMS, aby dowiedzieć się więcej.

26 najważniejszych funkcji systemu zarządzania nauczaniem

Aby ułatwić Ci zrozumienie, co LMS może zaoferować, przygotowałem listę najważniejszych funkcji, które warto wziąć pod uwagę:

1. Usprawnione zarządzanie użytkownikami
2. Narzędzia do tworzenia i zarządzania treścią
3. SCORM (model współdzielenia obiektów treści) i xAPI (API doświadczeń)
4. Automatyczne zapisy
5. Portale edukacyjne
6. Ścieżki edukacyjne
7. Wyszukiwanie zaawansowane
8. Nauka w toku pracy
9. Nauczanie mieszane
10. Nauka społecznościowa
11. Grywalizacja
12. Ankiety
13. Łatwe zarządzanie zapisami na szkolenia
14. Intuicyjny interfejs użytkownika
15. Szablony kursów
16. Treści multimedialne
17. Dostęp zdalny i mobilny
18. Dostosowywanie i budowanie marki
19. Personalizacja
20. Grupowanie
21. Narzędzia do oceniania
22. Certyfikaty
23. Obsługa wielu języków
24. Integracje
25. Analiza danych i raportowanie
26. Bezpieczeństwo

Teraz omówię każdą funkcję, aby wyjaśnić, czym jest i jak może wzbogacić proces uczenia się w Twojej organizacji.

1. Usprawnione zarządzanie użytkownikami

Przydzielanie poszczególnym osobom odpowiednich uprawnień w grupach osób uczących się może pochłaniać dużo czasu. Funkcja usprawnionego zarządzania użytkownikami może pomóc poprzez:

• Automatyczne zapisywanie uczestników na szkolenia na podstawie lokalizacji, stanowiska, daty wygaśnięcia certyfikatu lub innych szczegółowych kryteriów.
• Umożliwienie łatwego segmentowania uczestników na odpowiednie grupy.
• Mapowanie niestandardowych pól do użytkowników w taki sposób, aby odzwierciedlały dane wewnętrzne, co pozwala zoptymalizować śledzenie, przypisywanie treści i niestandardowe raportowanie.

2. Narzędzia do tworzenia i zarządzania treścią

Jakość tej funkcji ma kluczowe znaczenie, ponieważ strategie L&D stale ewoluują, aby odpowiadać potrzebom firmy, a system wymaga częstych aktualizacji. Warto zwrócić uwagę na następujące możliwości:

• Narzędzia do tworzenia treści i ich opracowywania dla wielu użytkowników, typów treści i formatów
• Narzędzia do organizowania kursów, takie jak biblioteka lub katalog kursów
• Automatyzacje oznaczające treści do przyszłych aktualizacji
• Narzędzia do dystrybucji treści, w tym integracje z mediami społecznościowymi
• Funkcje SCORM upraszczające proces tworzenia treści.

3. SCORM (Model odwołań do udostępnianych obiektów treści) i xAPI (API doświadczeń)

SCORM (Model odwołań do udostępnianych obiektów treści) i xAPI (API doświadczeń) to dwa kluczowe standardy dotyczące treści e-learningowych, a ich zgodność ma zasadnicze znaczenie w systemie LMS dla interoperacyjności, śledzenia i raportowania.

Zgodność z SCORM i xAPI gwarantuje, że kursy utworzone z wykorzystaniem tych standardów mogą działać na różnych platformach, zapewniając spójność i oszczędzając czas potrzebny na opracowanie.

4. Automatyczne zapisywanie

Przydatną funkcją jest automatyzacja zapisów na kursy, powiadomień z przypomnieniami, alertów o wygaśnięciu certyfikatów oraz kompleksowego raportowania odpornego na audyty.

Jest to szczególnie przydatne podczas wdrażania nowych pracowników oraz obowiązkowych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zgodności z przepisami.

5. Portale edukacyjne

Najlepsze programy L&D łączą spełnianie potrzeb organizacji z potrzebami uczestnika. Dlatego najlepsze systemy LMS ułatwiają personalizację dzięki indywidualnym portalom edukacyjnym, które pomagają administratorom i uczestnikom tworzyć, uzyskiwać dostęp do spersonalizowanych doświadczeń edukacyjnych oraz śledzić je.

6. Ścieżki edukacyjne

Funkcja ścieżek edukacyjnych umożliwia administratorom ustalenie planu szkoleniowego — kierunku, zgodnie z którym użytkownik może realizować kolejne kursy dotyczące tego samego tematu. Ułatwia to określenie oczekiwań wobec pracownika w systemie i pozwala mu samodzielnie oceniać postępy.

Ścieżki edukacyjne są korzystne dla administratorów, ponieważ oszczędzają czas. Zamiast zapisywać użytkowników na kursy pojedynczo, pracownicy są zapisywani raz, a następnie otrzymują po jednym kursie naraz, aż ukończą daną ścieżkę edukacyjną. Ścieżki edukacyjne są szczególnie przydatne w procesach wdrażania nowych pracowników lub pomagają pracownikom dostosować się do nowej roli albo wewnętrznego procesu.

7. Wyszukiwanie zaawansowane

Gdy biblioteka szkoleń staje się wystarczająco duża, użytkownicy próbujący znaleźć odpowiednie kursy i materiały mogą odczuwać frustrację, dlatego funkcja wyszukiwania zaawansowanego jest przydatna. Warto zwrócić uwagę na kilka ciekawych rozwiązań UX:

• Zawężanie wyników wyszukiwania za pomocą tagów filtrujących
• Łatwe znajdowanie informacji związanych z wyszukiwaniem dzięki wyróżnieniu słów kluczowych
• Możliwość wyszukiwania w obrębie konkretnych kursów
• Akcje dostępne po najechaniu kursorem, umożliwiające szybką interakcję z treścią.

8. Nauka w toku pracy

Nauka „w toku pracy” pomaga oszczędzać czas i dostarczać szkolenia dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Systemy LMS mogą integrować się z innymi aplikacjami, takimi jak Salesforce, Teams i Slack, a zaawansowane aplikacje mobilne mogą przedstawiać inteligentne rekomendacje kursów i umożliwiać naukę pracownikom niemającym stałego dostępu do biurka.

9. Nauczanie mieszane

Każdy z nas uczy się inaczej, dlatego ważne jest, aby system LMS odzwierciedlał tę rzeczywistość. Nauczanie mieszane zapewnia różne style szkolenia i łączy naukę we własnym tempie z zajęciami na żywo oraz opcjami stacjonarnymi. Dzięki temu wszyscy pracownicy mogą uczyć się w formacie i tempie, które im odpowiada. 

Nauczanie mieszane może obejmować prowadzone na żywo szkolenia stacjonarne lub webinary na platformach takich jak Zoom, a także naukę we własnym tempie za pomocą zeszytów ćwiczeń, lektur lub filmów.

10. Nauka społeczna

W swoim znakomitym artykule na temat metod szkolenia pracowników Eric Grant wyróżnia naukę społeczną jako jedną z 4 najskuteczniejszych metod.

Dlatego funkcje związane z nauką społeczną i współpracą, takie jak zintegrowane narzędzia czatu i fora dyskusyjne, są przydatne, podobnie jak możliwość organizowania grup za pośrednictwem wideokonferencji lub webinariów zespołowych.

11. Grywalizacja

Nowoczesne systemy LMS często zawierają elementy grywalizacji, aby utrzymać motywację osób uczących się i zachęcać do zdrowej rywalizacji między współpracownikami. Funkcje grywalizacji obejmują między innymi tabelę wyników śledzącą punkty lub niestandardowe odznaki, które pracownicy mogą zdobywać za ukończenie kursów online albo udział w określonych inicjatywach edukacyjnych.

12. Ankiety

Gromadzenie opinii ma fundamentalne znaczenie dla doskonalenia wszystkich produktów HR, nie tylko rozwoju i uczenia się. Dlatego system LMS z wbudowanymi ankietami i innymi narzędziami do zbierania opinii, takimi jak systemy ocen, jest przydatny w doskonaleniu funkcji uczenia się.

13. Łatwe zarządzanie rejestracją na szkolenia

Zarządzanie sesjami szkoleniowymi może być dla instruktorów obciążające pod względem administracyjnym. Dobry system LMS zmniejszy obciążenie administracyjne dzięki funkcjom takim jak inteligentne planowanie, automatyczna rejestracja i śledzenie obecności.

wskazówka autora

Jeśli masz złożone wymagania, rozważ przygotowanie zapytania ofertowego dotyczącego systemu zarządzania nauką. Zapytanie ofertowe porządkuje proces zbierania i porównywania ofert, zapewniając jasne ramy do określenia potrzeb, przejrzystej oceny dostawców oraz uzyskania konkurencyjnych cen i innowacyjnych rozwiązań.

14. Intuicyjny interfejs użytkownika

Może się to wydawać oczywiste, ale system LMS powinien być łatwy w obsłudze zarówno dla administratorów, jak i pracowników. Kluczowe znaczenie ma interfejs użytkownika, który od początku jest łatwy w nawigacji i zrozumiały, zapewniając lepsze doświadczenia użytkownika.

15. Szablony kursów

Jedną z funkcji systemu LMS, której warto szukać, jest możliwość tworzenia własnych materiałów edukacyjnych za pomocą szablonów kursów, co pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu i energii. 

Możesz wybrać pusty szablon albo skorzystać ze standardowego tematu, takiego jak wdrażanie pracowników. Następnie szablon przeprowadzi Cię przez każdy etap procesu tworzenia kursu, dzięki czemu funkcja ta pozwala zaoszczędzić naprawdę dużo czasu.  

16. Treści multimedialne

Nie uda Ci się długo utrzymać zaangażowania pracowników za pomocą kursów wykorzystujących wyłącznie tekst. Treści multimedialne, takie jak obrazy, infografiki, nagrania wideo i inne interaktywne elementy, urozmaicą prezentowane informacje oraz sprawią, że osoby uczące się będą bardziej skupione i zaangażowane.

17. Dostęp zdalny i mobilny

W związku z tym, że praca zdalna jest dziś bardziej akceptowana i promowana niż kiedykolwiek wcześniej, oprogramowanie do zarządzania nauką powinno być łatwo dostępne dla pracowników zdalnych.

Może to przybrać formę wirtualnej klasy, specjalnej aplikacji na urządzenia mobilne lub kursów do pobrania, które można przeglądać offline. Zapewnienie elastyczności dostosowanej do różnych stylów i potrzeb uczenia się może również zwiększyć zaangażowanie osób uczących się oraz udział pracowników.

18. Dostosowywanie i budowanie marki

Wiele systemów LMS, często określanych mianem „białego oznakowania”, umożliwia dostosowanie środowiska nauki tak, aby lepiej odzwierciedlało firmę i zapewniało bardziej spójne doświadczenia edukacyjne. 

Popularne funkcje dostosowywania obejmują możliwość dodania do platformy edukacyjnej firmowego logo, kolorów korporacyjnych i czcionek.

19. Personalizacja

Przydatną funkcją jest możliwość rekomendowania przez system kursów i programów szkoleniowych na podstawie stanowiska użytkownika i jego obowiązków. Gdy użytkownicy widzą, że system zna ich oraz charakter ich pracy, bardziej się angażują — co prowadzi do większego zaangażowania pracownika.

Bardziej zaawansowane narzędzia wykorzystują sztuczną inteligencję, aby lepiej poznać osobę uczącą się i jej konkretne cele oraz tworzyć trafniejsze rekomendacje.

20. Grupowanie

Ta przydatna funkcja LMS pozwala administratorom grupować kursy szkoleniowe zgodnie z potrzebami. Większość firm zatrudnia osoby na różnych stanowiskach, dlatego ważna jest możliwość personalizacji szkoleń dla określonej grupy pracowników.

Na przykład szpital chce korzystać z modułu szkoleniowego na oddziale ratunkowym zarówno dla pielęgniarek, jak i lekarzy. Chce jednak zapewnić każdej grupie inne kursy i materiały edukacyjne. Grupowanie pozwoliłoby administratorom przypisać pielęgniarkom i lekarzom odpowiednie kursy zgodnie z ich rolą. 

21. Narzędzia oceny

Narzędzia oceny, takie jak quizy, zadania, wzajemne oceny, ankiety, symulacje, kryteria oceniania i śledzenie postępów, pozwalają użytkownikom sprawdzać swoje umiejętności i identyfikować możliwości poprawy.

Dzięki temu osoby uczące się i menedżerowie zyskują wgląd w mocne i słabe strony swoich zespołów, jednocześnie zachęcając do pozytywnych zmian. Jak można sobie wyobrazić, jest to przydatne w działaniach takich jak mapowanie umiejętności i planowanie zatrudnienia.

22. Certyfikaty

LMS powinien ułatwiać tworzenie certyfikatów. Po ukończeniu programu szkoleniowego lub kursu pracownicy powinni otrzymać certyfikat ukończenia, który daje im poczucie osiągnięcia celu i stanowi potwierdzenie ukończenia szkolenia.

Certyfikaty mogą również pomóc potwierdzić ukończenie szkolenia do celów związanych ze zgodnością z przepisami, szczególnie w przypadku osób, które nie mają dostępu administracyjnego do postępów użytkowników.

Przykład szablonu certyfikatu Docebo.

23. Obsługa wielu języków

W świecie, w którym zatrudnianie pracowników z zagranicy staje się coraz powszechniejszą praktyką, możliwość tworzenia tłumaczeń i zarządzania nimi z jednego miejsca jest przydatną funkcją! Oto kilka przydatnych funkcji:

• Integracja z usługą tłumaczeniową
• Automatyczne udostępnianie treści w preferowanym języku użytkownika
• Wersje od lewej do prawej lub od prawej do lewej.

24. Integracje

Korzystanie z LMS, który łatwo integruje się z innymi platformami SaaS i systemami biznesowymi już używanymi w organizacji, zawsze przynosi korzyści. Integracje LMS z systemami zarządzania kapitałem ludzkim lub talentami są pomocne, ponieważ umożliwiają połączenie rejestrów szkoleń pracowników z pozostałymi danymi pracowników.

Dane dotyczące ukończenia kursów z LMS mogą również pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji dotyczących zarządzania efektywnością, a także wskazać potencjalne luki w procesie edukacyjnym, w których pracownicy potrzebują dodatkowych szkoleń.

25. Analiza danych i raportowanie

Gdy łatwo jest pobierać dane i analizować aktywność edukacyjną, równie łatwe staje się ocenianie postępów osób uczących się oraz bieżących potrzeb organizacji i pracowników. Funkcje analizy danych i raportowania pozwalają:

• Analizować postępy i wskaźniki ukończenia
• Tworzyć różne raporty dotyczące konkretnych wskaźników edukacyjnych
• Identyfikować pracowników posiadających certyfikaty w określonych obszarach
• Monitorować utrwalanie wiedzy za pomocą wyników quizów
• Identyfikować dodatkowe potrzeby szkoleniowe
• Lepiej rozumieć poziom zaangażowania osób uczących się

26. Bezpieczeństwo

Bezpieczna platforma LMS to konieczność. Systemy zarządzania nauką powinny zawierać co najmniej następujące funkcje bezpieczeństwa:

• Silne wymagania dotyczące haseł
• Wymóg weryfikacji dwuetapowej
• Automatyczne kopie zapasowe danych
• Ograniczony dostęp do danych klientów
• Możliwość monitorowania aktywności systemu za pomocą raportów audytowych
• Przypisane role i uprawnienia użytkowników.

System zarządzania nauką zawiera poufne informacje, w tym dane użytkowników i potencjalnie chronione informacje firmowe — dlatego niezwykle ważne jest, aby wybrany system LMS miał solidny komponent bezpieczeństwa. 

Jak wybrać najlepszy system zarządzania nauką

Teraz, gdy masz już lepsze rozeznanie w zakresie najważniejszych funkcji systemu LMS, możesz zastanawiać się, co dalej. Jak ustalić, który system LMS będzie dla Ciebie odpowiedni?

Zalecam zadanie sobie następujących pytań, aby lepiej określić swoje potrzeby:

Jakie są potrzeby szkoleniowe Twojej firmy?

Dokonaj szczerej oceny szkoleń w swojej firmie. Gdzie jesteście teraz i gdzie chcecie być? Co działało? Co nie działało? To odpowiedni moment, aby zebrać opinie pracowników i upewnić się, że masz jasny obraz tego, dokąd chcecie zmierzać. 

Czego oczekujesz od systemu LMS?

Po ustaleniu potrzeb firmy nadszedł czas, aby określić, czego potrzebujesz od systemu LMS. Rozważając kierunek, w którym chcesz podążać, odwołaj się do wymienionych powyżej najważniejszych funkcji.

Ważne jest również ustalenie, jakich funkcji nie chcesz mieć w systemie LMS. Pomoże Ci to skrócić listę podczas poszukiwania dostawców.

Które opcje odpowiadają potrzebom budżetowym Twojej firmy?

Choć chcesz wybrać wysokiej jakości system LMS, ważne jest, aby upewnić się, że mieścisz się w wymaganiach budżetowych swojego biura. Platformy LMS z bezpłatnymi planami mogą być warte rozważenia, jeśli zapewniają podstawowe funkcje, których potrzebuje Twoja organizacja.

Gdy znasz już swój budżet, sporządź listę wszystkich systemów LMS, które się w nim mieszczą (pomocny może być również nasz przewodnik po cenach systemów LMS).

Jak duża jest Twoja organizacja?

Istnieją różne rodzaje systemów LMS zaprojektowane z myślą o firmach różnej wielkości. Na przykład dostępne są systemy LMS przeznaczone specjalnie dla małych firm oraz rozwiązania odpowiadające potrzebom systemów LMS dla przedsiębiorstw. Jeśli szukasz rozwiązania, które pomoże Ci w szkoleniach firmowych, warto rozważyć również korporacyjny system LMS.

Nie przejmuj się jednak zbytnio tym, jakiego rodzaju systemu LMS potrzebujesz, ponieważ wielu dostawców oferuje pakiety odpowiadające wszystkim trzem kategoriom.

Pamiętaj, że decyzja o wyborze systemu LMS należy do Ciebie i zależy od potrzeb Twojej firmy —poświęcenie czasu na zapoznanie się z różnymi opcjami, a następnie wdrożenie nowego systemu odpowiedniego dla potrzeb Twojej firmy będzie warte Twojego czasu i wysiłku!

Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących wyboru najlepszej platformy LMS dla swojej firmy, zapoznaj się z wyborem najlepszych systemów zarządzania nauką przygotowanym przez People Managing People.

Featured Tools

1. 

   Synergy Learning

   Visit Website
2. 

   TalentLMS

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
3. 

   Acorn

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   3.8

   Visit Website