41 kluczowych polityk HR i najlepszych praktyk (z przykładami)

Zacznijmy od podstaw.

Czym są polityki HR?

Polityki dotyczące zasobów ludzkich to zasady i procesy regulujące relację zatrudnienia między pracodawcą a pracownikiem. Tworzenie polityk jest jednym z filarów HR.

Dlaczego polityki HR są ważne?

Polityki HR są ważnym elementem struktury i regulacji Twojej firmy, pomagającym zapewnić zgodność z przepisami oraz działania spójne z kulturą organizacyjną. Korzyści wynikające z polityk HR obejmują:

• Opisują prawa i obowiązki zarówno pracodawców, jak i pracowników
• Wskazują pracownikom i liderom oczekiwane zachowania
• Pomagają promować przyjazne i zdrowe miejsce pracy
• Zapewniają ramy do rozwiązywania sporów i składania skarg
• Pomagają usprawniać różne procesy HR
• Pomagają zachować zgodność z prawem i regulacjami.

Kto zarządza politykami HR?

Zespół ds. zasobów ludzkich w organizacji (lub osoba odpowiedzialna za działania HR) często odpowiada za tworzenie i utrzymywanie polityk HR. Większość polityk HR ma zastosowanie do wszystkich pracowników zatrudnionych na stałe, tymczasowo, w niepełnym i pełnym wymiarze czasu pracy.

Równolegle z tworzeniem polityki HR potrzebna będzie platforma do zarządzania dokumentami lub system zarządzania politykami HR, który pomoże zespołowi HR przechowywać, zarządzać i przetwarzać szczegółowe informacje o pracownikach, dokumenty dotyczące zasobów ludzkich, polityki i procedury.

Zespoły HR mogą korzystać z systemów zarządzania sprawami HR, aby monitorować zgodność z politykami firmy i skutecznie rozwiązywać problemy.

Rodzaje polityk HR

Istnieje wiele rodzajów polityk i procedur HR, z których firma (i jej pracownicy) może z czasem odnieść korzyści, wdrażając je w takich obszarach jak zdrowie i bezpieczeństwo, bezpieczeństwo organizacyjne, korzystanie z technologii, postępowanie pracowników, urlopy, rekrutacja i selekcja oraz rozwiązanie stosunku pracy.

Oto bardziej szczegółowe przykłady polityk HR:

Obszar polityki HR	Przykłady konkretnych polityk HR
Rekrutacja i selekcja	Różnorodność, równość i inkluzywność Praktyki rekrutacyjne Awanse i transfery
Urlopy i czas wolny	Urlop wypoczynkowy Dni ustawowo wolne od pracy Urlop rodzinny Urlop rodzicielski Urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby Urlop medyczny / chorobowy Urlop bezpłatny na cele osobiste Obowiązek ławnika
Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona	Zdrowie i bezpieczeństwo Przemoc w miejscu pracy Narkotyki i alkohol Palenie Protokoły dotyczące COVID-19
Postępowanie pracowników	Molestowanie Molestowanie seksualne Konflikt interesów Poufność i zakaz ujawniania informacji Czas pracy i obecność Posiłki i przerwy Korzystanie z własnego urządzenia Godziny pracy Praca zdalna Zasady ubioru Miejsce pracy wolne od broni
Zarządzanie wynikami pracy	Zarządzanie wynikami pracy Rozwój zawodowy Zatrudnienie uznaniowe Rozwiązanie stosunku pracy Działania dyscyplinarne
Korzystanie z technologii	Korzystanie z komputerów i bezpieczeństwo Urządzenia osobiste w pracy Służbowe i prywatne korzystanie z mediów społecznościowych Prywatność danych
Podróże służbowe	Autoryzacja podróży Zwrot kosztów Hotele i samochody wynajmowane Posiłki i diety Praca zdalna

11 korzyści wynikających z polityk HR

Polityki HR (zasobów ludzkich) mogą odgrywać kluczową rolę w skutecznym zarządzaniu organizacją w miarę jej rozwoju. Oto niektóre z korzyści, które warto wziąć pod uwagę.

1. Spójność i sprawiedliwość: Polityki HR zapewniają sprawiedliwe i spójne traktowanie wszystkich pracowników, co pomaga utrzymać poczucie sprawiedliwości i równości, które są ważne dla morale i satysfakcji pracowników.
2. Jasne wytyczne: Polityki te zapewniają jasne wytyczne dotyczące podejmowania decyzji i oczekiwanych zachowań. Ta klarowność pomaga ograniczyć nieporozumienia i zamieszanie wśród pracowników i kadry zarządzającej.
3. Zgodność z prawem i regulacjami: Polityki HR pomagają organizacjom przestrzegać lokalnych i międzynarodowych przepisów prawa pracy, zapewniając ochronę prawną nie tylko firmie, lecz także jej pracownikom — co ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia problemów prawnych i kar.
4. Większa efektywność: Ustandaryzowane polityki usprawniają różne procesy HR, takie jak rekrutacja, wdrażanie nowych pracowników i ocena wyników pracy, co może prowadzić do zwiększenia efektywności.
5. Rozwiązywanie konfliktów: Zapewniają ramy do rozpatrywania i rozwiązywania problemów oraz konfliktów w miejscu pracy. Pomaga to utrzymać harmonijne środowisko pracy.
6. Zarządzanie ryzykiem: Dobrze zdefiniowane polityki HR pomagają ograniczać ryzyko związane z kwestiami zatrudnienia. Zawierają wytyczne dotyczące postępowania w delikatnych sprawach, takich jak nękanie, dyskryminacja i skargi pracowników.
7. Zarządzanie wynikami pracy: Polityki HR pomagają ustalać jasne standardy wyników pracy i stanowią podstawę oceny wydajności pracowników. Przyczynia się to do ogólnej produktywności organizacji.
8. Kultura organizacyjna: Polityki pomagają kształtować kulturę organizacji. Określają oczekiwania dotyczące zachowania i wzajemnych relacji, co może sprzyjać pozytywnemu i produktywnemu środowisku pracy.
9. Rozwój pracowników: Polityki dotyczące szkoleń i rozwoju zapewniają pracownikom możliwości nauki i rozwoju, co może zwiększyć satysfakcję z pracy i retencję pracowników.
10. Rekrutacja i utrzymanie pracowników: Jasne polityki HR mogą sprawić, że organizacja będzie bardziej atrakcyjna dla potencjalnych pracowników. Odgrywają również rolę w utrzymaniu personelu, zapewniając sprawiedliwe traktowanie oraz jasną ścieżkę rozwoju i awansu.
11. Zwiększanie zaangażowania pracowników: Polityki koncentrujące się na dobrostanie pracowników, różnorodności i inkluzywności mogą zwiększać zaangażowanie pracowników oraz ich przywiązanie do organizacji.

Polityki HR stanowią podstawę sprawnego i efektywnego funkcjonowania organizacji w miarę jej rozwoju i zmian. Zapewniają strukturę umożliwiającą skuteczne zarządzanie ludźmi w szczęśliwym, produktywnym i zgodnym z prawem środowisku pracy.

Potencjalne wady polityk HR, które należy wziąć pod uwagę

Polityki HR mogą przynieść skutek odwrotny do zamierzonego, jeśli nie zostaną odpowiednio napisane, wdrożone lub zarządzane.

Oto niektóre potencjalne problemy, na które warto zwrócić uwagę.

1. Nadmierna regulacja i biurokracja: Zbyt wiele polityk HR może stworzyć sztywne, biurokratyczne środowisko pracy, tłumiąc kreatywność i innowacyjność oraz prowadząc do nieefektywności i frustracji z powodu powolnych procesów podejmowania decyzji.
2. Podejście uniwersalne: Ustandaryzowane polityki mogą nie uwzględniać unikalnych potrzeb różnych działów lub osób, prowadząc do niezadowolenia i mniejszej skuteczności w rozwiązywaniu konkretnych problemów.
3. Opór przed zmianami: Pracownicy mogą sprzeciwiać się politykom, które postrzegają jako nadmiernie restrykcyjne lub niepotrzebne, szczególnie jeśli zostały wdrożone bez odpowiedniej komunikacji lub uwzględnienia opinii pracowników, co prowadzi do braku akceptacji i potencjalnych konfliktów.
4. Negatywny wpływ na morale i markę pracodawcy: Surowe lub represyjne polityki mogą zaszkodzić morale pracowników i reputacji organizacji jako pracodawcy, potencjalnie utrudniając przyciąganie i zatrzymywanie najlepszych talentów.
5. Ryzyko prawne i związane ze zgodnością: Źle opracowane, nieaktualne lub niezgodne z przepisami polityki mogą prowadzić do sporów prawnych i problemów z zgodnością HR, stwarzając dla organizacji znaczące ryzyko.

Aby ograniczyć te wady, organizacje powinny:

• Regularnie przeglądać i aktualizować swoje polityki HR
• Zapewnić ich jasne przekazanie i zrozumienie
• Zachować równowagę między niezbędnymi regulacjami a elastycznością.

Zaangażowanie pracowników w opracowywanie tych polityk może również pomóc zapewnić, że zostaną one dobrze przyjęte i będą odpowiadać potrzebom personelu.

Czy polityka HR jest tym samym co polityka lub wytyczne korporacyjne?

Terminy „polityka HR”, „polityka korporacyjna”, „polityka firmy” i „polityka miejsca pracy” są często używane zamiennie i odnoszą się do tego samego. 

Jednak niektóre zasady obowiązujące w firmie mogą dotyczyć bardziej ogólnych działań organizacji i mogą być tworzone oraz utrzymywane przez dział inny niż HR (np. zasady dostępu do obiektu, bezpieczeństwa komputerowego, przygotowania na wypadek katastrof itp.).

Zasady to zestaw reguł, a nie wytyczne. 

Jak mówi ekspert HR Tim Reitsma: „Kiedy słyszę słowo zasada, może ono brzmieć jak słowo ograniczające. Jeśli jednak zastąpimy słowo „zasada” słowem „wytyczna”, niestety nie będzie ono miało odpowiedniej wagi.” 

Gdzie zwykle znajdują się zasady HR?

Kluczową częścią listy kontrolnej dla nowego pracownika i programu wdrożeniowego jest omówienie wraz z pracownikiem konkretnych zasad, które mogą mieć na niego wpływ pierwszego dnia lub w pierwszym tygodniu pracy.

Zasady HR mogą mieć formę pisemną, cyfrową i/lub przeznaczoną do wydruku oraz znajdować się w miejscach łatwo dostępnych dla pracowników. 

Mogą być przechowywane w oprogramowaniu HR, a czasami także w firmowym intranecie lub na dyskach współdzielonych. Często znajdują się w umowach o pracę, podręcznikach dla pracowników i firmowych instrukcjach dotyczących zasad. Jednak poziom szczegółowości każdego z tych dokumentów będzie się różnić.

Dlaczego nie wszystkie zasady HR są zawarte w umowie o pracę?

Umowa o pracę w Twojej firmie może określać, ile urlopu przysługuje członkowi zespołu, podczas gdy odrębne zasady dotyczące urlopów opisują, w jaki sposób pracownik może złożyć wniosek o urlop, jak jest on zatwierdzany, co dzieje się w przypadku jego niewykorzystania w całości itd. 

Rozdzielenie tych kwestii gwarantuje, że umowa o pracę nie będzie zbyt długa i skomplikowana. Umożliwia również dostosowanie określonych aspektów zatrudnienia danej osoby, takich jak wymiar przysługującego jej urlopu (umowa o pracę), oraz zachowanie ich oddzielnie od ogólnych zasad dotyczących urlopów (podręcznik pracownika). 

Dokumentowanie zasad poza umową o pracę pozwala również na ich aktualizowanie z czasem bez konieczności aktualizowania każdej indywidualnej umowy.

Pomocne jest także udostępnienie skróconej wersji podręcznika pracownika przeznaczonej specjalnie dla nowych pracowników, aby nie przeciążać ich zbyt dużą ilością informacji już od pierwszego dnia pracy.

Kiedy należy opracować zasady dotyczące zasobów ludzkich?

Niektóre zasady HR mogą wynikać z potrzeb organizacji lub pojawić się wtedy, gdy pewne aspekty relacji pracowniczej stają się zbyt trudne do rozpatrywania indywidualnie w każdym przypadku. 

Inne zasady należy opracować proaktywnie, aby pomagać pracownikom, wzmacniać ich pozycję lub ich chronić; zapewniać jasność w kwestiach organizacyjnych albo chronić szersze interesy organizacji.

Oto kilka ogólnych wskazówek dotyczących tego, kiedy należy tworzyć zasady HR.

Twórz zasady bezpośrednio związane z umową o pracę

Dobrym punktem wyjścia jest stworzenie zasad bezpośrednio związanych z świadczeniami pracowniczymi oraz prawami i obowiązkami zarówno pracownika, jak i pracodawcy, określonymi w umowie o pracę.

Na przykład wiele umów o pracę określa uprawnienia urlopowe, różne rodzaje świadczeń urlopowych oraz sposób rozwiązania stosunku pracy (np. zatrudnienie uznaniowe).

Powiązane zasady HR zawierałyby bardziej szczegółowe informacje na temat procedur związanych z tymi kwestiami.

Zapoznaj się z poniższą sekcją, aby poznać przykłady pomagające zrozumieć, jak wdrażanie zasad różni się w przypadku umowy o pracę i podręcznika pracownika.

Twórz zasady wymagane przez prawo pracy

W razie wątpliwości wykorzystaj obowiązujące przepisy prawa (prowincjonalne/stanowe i federalne) oraz powszechne praktyki w zakresie stosunków pracy jako kolejny punkt wyjścia do tworzenia zasad. 

W Kanadzie i USA obowiązuje wiele przepisów prawa pracy określających minimalne wymagania wobec pracodawców w odniesieniu do wielu takich zasad, na przykład:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Twórz zasady, które pozytywnie wpłyną na pracowników i organizację

Joerg Clement, doświadczony lider w branży widzenia maszynowego, podsumowuje to najlepiej: 

„Wdrażanie procesów i zasad stanowi fundament zaangażowania organizacji w ciągłe doskonalenie. Wymagania i oczekiwania klientów oraz pracowników zmieniają się z czasem. Ważna jest możliwość szybkiego reagowania na zmiany na rynkach, a wynika ona z dostosowania procesów i zasad w celu osiągania pomyślnych rezultatów.”

Skoncentruj się na tych zasadach HR, które mają największy pozytywny wpływ na pracowników i organizację. Rozważając wprowadzenie nowej zasady, zadaj sobie następujące pytania:

• W jaki sposób ta zasada wzmocni pozycję i ochroni pracowników?
• W jaki sposób przyczyni się do stworzenia silnej i osiągającej wysokie wyniki kultury miejsca pracy?
• Czy wspierane są wartości organizacyjne i zasady?
• W jaki sposób ta zasada pomaga nam stworzyć odnoszący sukcesy i zgrany zespół?
• Czy ta zasada zminimalizuje ryzyko dla firmy?
• Czy ta zasada spełni obowiązujące wymogi prawne?

Jeśli na wszystkie te pytania odpowiedziałeś „tak”, prawdopodobnie warto stworzyć taką zasadę!

Jakie zasady HR powinny znaleźć się w podręczniku pracownika?

Należy opracować pisemne zasady bezpośrednio związane z umową o pracę lub wymagane przez prawo pracy.

Sześć poniższych zasad może pozytywnie wpłynąć na pracowników pełnoetatowych i niepełnoetatowych oraz na organizacje, które je wdrażają.

1. Zasada różnorodności, równości i inkluzywności
2. Zasada przeciwdziałania molestowaniu
3. Zasada pracy zdalnej / telepracy
4. Zasada korzystania z mediów społecznościowych
5. Zasada bezpieczeństwa i higieny pracy
6. Zasada dotycząca urlopów i czasu wolnego od pracy

W razie wątpliwości punktem wyjścia powinny być przepisy prawa pracy, inne mające zastosowanie przepisy prawa (lokalne, prowincjonalne / stanowe, federalne) oraz powszechne praktyki z zakresu stosunków pracy 

Na przykład przepisy dotyczące zatrudnienia, takie jak ustawa o urlopach rodzinnych i medycznych (FMLA) oraz ustawa o Amerykanach z niepełnosprawnościami w Stanach Zjednoczonych, a także ustawa o standardach zatrudnienia Kolumbii Brytyjskiej w Kanadzie określają minimalne wymagania wobec pracodawców w odniesieniu do wielu z tych zasad.

Zasada różnorodności, równości i inkluzywności

Dążenie do równości w miejscu pracy, niezależnie od tego, czy chodzi o równość rasową, czy płciową, nigdy nie było silniejsze. W związku z niedawnymi ogólnoświatowymi protestami przeciwko systemowemu rasizmowi i ruchami takimi jak Black Lives Matter kwestia ta również powinna być dla Ciebie priorytetem.

Większość badań, takich jak to badanie przeprowadzone przez Glassdoor, pokazuje, że osoby poszukujące pracy chcą wiedzieć, czy potencjalni pracodawcy przykładają wagę do różnorodności, równości i inkluzywności.

Według PwC 87% firm na całym świecie twierdzi, że różnorodność i inkluzywność są priorytetem organizacyjnym. 

W ostatnich latach coraz częściej pojawiają się ogłoszenia o pracę dla specjalistów ds. różnorodności, równości i inkluzywności.

Firmy Glassdoor i ZipRecruiter zajmujące się ofertami pracy dostrzegają ten trend, a Glassdoor wprowadza nowe produkty zaprojektowane z myślą o tworzeniu bardziej sprawiedliwych miejsc pracy. Firmy te dostrzegają, że opracowanie kompleksowej zasady i programu oraz podanie ich do publicznej wiadomości może zadecydować o pozyskaniu najlepszych talentów.

Salesforce ma dyrektora ds. równości, co pokazuje ich zaangażowanie w równość i wsparcie na najwyższych szczeblach kierownictwa, a ich polityka „Równość dla wszystkich” jest dostępna na ich stronie internetowej, opisując ich wartości i przekonania dotyczące równych praw, równego wynagrodzenia, równego dostępu do edukacji i równych szans.

Polityka dotycząca nękania

Podobnie jak różnorodność, równość i inkluzywność, polityki przeciwdziałające nękaniu nigdy nie były ważniejsze.

Celem polityki dotyczącej nękania, takiej jak ta opracowana przez Google, jest określenie stanowiska firmy w kwestii właściwego i pełnego szacunku zachowania w miejscu pracy oraz wzmocnienie odpowiedzialności wszystkich stron za osiągnięcie i utrzymanie pozytywnego środowiska pracy.

Zgodnie z kanadyjskim kodeksem pracy nękanie i przemoc definiuje się jako: 

„Wszelkie działania, zachowania lub komentarze, w tym o charakterze seksualnym, co do których można zasadnie oczekiwać, że spowodują obrazę, upokorzenie lub inne obrażenia bądź choroby fizyczne lub psychiczne pracownika, w tym wszelkie działania, zachowania lub komentarze określone w przepisach.”

Molestowanie seksualne jest jedną z najczęstszych form nękania. Ruch #MeToo ujawnił wiele poważnych problemów oraz znaczące szkody, jakie nękanie i przemoc mogą wyrządzać ludziom.

W związku z tym warto rozważyć wprowadzenie odrębnej polityki firmowej lub sekcji w ramach bardziej ogólnej polityki, która dotyczyłaby molestowania seksualnego. 

Dobra polityka dotycząca nękania obejmie również inne jego rodzaje, w tym obelgi na tle rasowym, groźby użycia przemocy fizycznej i obraźliwe żarty.

Polityka pracy zdalnej / telepracy

Koronawirus COVID-19 wywołał kryzys o globalnych rozmiarach, wpływając na jednostki, przedsiębiorstwa i gospodarki całego świata.

W rezultacie wiele firm zdecydowało się przyjąć zasady pracy z domu (WFH) oraz polityki pracy zdalnej, aby pomóc w zarządzaniu w czasie tego kryzysu. 

Oczekuje się, że ten trend utrzyma się także po zakończeniu obecnej pandemii. Badanie dyrektorów finansowych z marca 2020 roku przeprowadzone przez firmę Gartner, Inc. wykazało, że 74% respondentów przeniesie co najmniej 5% swoich pracowników, którzy wcześniej pracowali stacjonarnie, na stałe do pracy zdalnej po pandemii COVID-19. Duże firmy, takie jak Shopify, Microsoft i Facebook, na stałe przenoszą kolejnych pracowników do pracy z domu. Kanadyjska firma Shopify opublikowała nawet na swojej stronie internetowej wiele strategii dotyczących systemów pracy zdalnej.

Polityka HR dotycząca pracy zdalnej, taka jak ten przykład udostępniony przez Remote.co, powinna obejmować:

• Historię firmy w zakresie pracy zdalnej
• Informację, kto może pracować zdalnie
• Informację, jak często / jak długo członek zespołu może pracować zdalnie
• Informację, jak złożyć wniosek o możliwość pracy zdalnej
• Protokoły i standardy komunikacji z członkami zespołu
• Narzędzia, sprzęt i zasoby potrzebne do wspierania pracy zdalnej.

Polityka dotycząca mediów społecznościowych

Media społecznościowe są ważnym elementem każdej strategii marketingu cyfrowego. Sposób, w jaki Twoja firma jest reprezentowana w internecie przez Ciebie i członków Twojego zespołu, może decydować o sukcesie lub porażce marki.

Ustalenie zasad dotyczących korzystania przez członków zespołu z mediów społecznościowych, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, minimalizuje ryzyko dla firmy, marki oraz motywacji i zaangażowania członków zespołu.

Nikt nie chce wstydzić się organizacji, w której pracuje, z powodu aktywności współpracownika w mediach społecznościowych.

Większość polityk HR to „żywe dokumenty”; należy je regularnie aktualizować i dbać o ich aktualność. Polityki HR dotyczące mediów społecznościowych zazwyczaj wymagają jednak częstszych aktualizacji niż większość innych polityk, ze względu na nieustannie zmieniający się krajobraz mediów społecznościowych.

Firma Hootsuite z siedzibą w Vancouver, będąca platformą do zarządzania mediami społecznościowymi, oferuje doskonałe wytyczne dotyczące opracowywania własnej polityki mediów społecznościowych, a także pomocny szablon takiej polityki.

Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy

Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy, taka jak ta opracowana przez Lyft, często określa procedury, warunki pracy, informacje kontaktowe w nagłych wypadkach oraz inne szczególne wymagania (np. protokoły bezpieczeństwa dotyczące COVID-19) niezbędne do ochrony pracowników.

Organizacje takie jak Administracja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Departamentu Pracy Stanów Zjednoczonych (OSHA) również wymagają spełnienia określonych minimalnych standardów w celu ochrony dobrostanu pracowników.

Przemoc w miejscu pracy jest bezpośrednio związana ze zdrowiem, bezpieczeństwem i ochroną pracowników, ale zazwyczaj jest objęta odrębną polityką.

Na przykład podręcznik polityki pracowniczej firmy Disney zawiera całą sekcję poświęconą zdrowiu, bezpieczeństwu i ochronie oraz obejmuje politykę dotyczącą przemocy w miejscu pracy.

Polityka urlopów i czasu wolnego od pracy

Rzeczywistość jest taka, że ludzie czasami potrzebują czasu wolnego od pracy, aby zająć się problemami zdrowotnymi lub nagłymi sytuacjami rodzinnymi albo po prostu wyjechać na wakacje w tropikalne miejsce!

Posiadanie jasnych i kompleksowych polityk urlopowych może pomóc członkom zespołu, zmniejszając stres związany z niepewnością co do tego, jak ich wesprzesz w trudnych sytuacjach, takich jak te związane z koronawirusem COVID-19.

Te polityki kadrowe określają uprawnienia pracowników do urlopu oraz procedury, zgodnie z którymi z niego korzystają. Polityki te są odrębne od systemów informacji kadrowej, które śledzą urlopy pracowników, ale zarówno system, jak i polityka muszą być ze sobą zgodne.

Oto niektóre z różnych rodzajów polityk urlopowych, których utworzenie warto rozważyć, w przybliżonej kolejności priorytetów. (Należy pamiętać, że z każdym z tych rodzajów urlopów wiążą się przepisy prawa pracy określające minimalne wymagania).

Rodzaje polityk urlopowych

1. Święta ustawowe: święta uznawane przez państwo, takie jak Święto Dziękczynienia i Boże Narodzenie
2. Urlop wypoczynkowy: zaplanowany czas wolny od pracy na odpoczynek i relaks
3. Urlop medyczny / chorobowy: czas wolny od pracy z powodu choroby lub hospitalizacji
4. Urlop rodzinny: związany z opieką nad członkiem rodziny, jego zdrowiem lub edukacją
5. Urlop rodzicielski: czas dla rodzica biologicznego na opiekę nad noworodkiem
6. Urlop okolicznościowy z powodu żałoby: związany ze śmiercią członka rodziny
7. Urlop bezpłatny: dłuższy, bezpłatny czas wolny od pracy z powodów osobistych. 

Polityki urlopowe mogą być również nieco kontrowersyjne, zależnie od sposobu ich wdrożenia. W następnej sekcji, poświęconej „politykom, których należy unikać”, omówiono, czego unikać przy tworzeniu polityk urlopowych.

To właśnie powinno znaleźć się w podręczniku pracownika. Wiele firm decyduje się korzystać z oprogramowania do tworzenia podręczników pracownika, aby ułatwić ich tworzenie, aktualizowanie i rozpowszechnianie.

Jakich polityk należy unikać w podręczniku pracownika?

Oprócz polityk, które są ważne i konieczne do uwzględnienia w podręczniku pracownika, warto również wiedzieć, które z nich mogłyby negatywnie wpłynąć na kulturę organizacyjną firmy, obniżyć motywację pracowników lub zniechęcić potencjalnych pracowników do dołączenia do zespołu.

Należy unikać tworzenia polityk, które są nadmiernie biurokratyczne i sztywne, nie świadczą o zaufaniu do członków zespołu albo są po prostu przestarzałe i nie mają już zastosowania w nowoczesnych, skoncentrowanych na ludziach i postępowych organizacjach. 

Poniżej przedstawiono niektóre polityki HR, które należy całkowicie pominąć lub do których definiowania należy podejść ostrożnie.

Rygorystyczne zasady ubioru

W niektórych sytuacjach wytyczne dotyczące ubioru są nadal odpowiednie, np. podczas spotkań z klientami lub targów branżowych, ale ogólnie minęły już czasy, gdy firma mogła dyktować kolor spodni pracownika albo decydować, czy może on nosić dżinsy. 

Mary Barra, dyrektor generalna General Motors, skróciła 10-stronicowe zasady ubioru producenta samochodów do zaledwie dwóch słów, które pasują do większości organizacji: „ubieraj się odpowiednio”.

Brak elastyczności w czasie wolnym

Zapewnij pracownikom otrzymującym stałe wynagrodzenie elastyczność, gdy potrzebują od czasu do czasu wyjść na wizytę u lekarza lub spotkanie z nauczycielem.

W przeciwieństwie do pracowników rozliczanych godzinowo nie musisz wymagać od nich ewidencjonowania każdej przepracowanej i nieprzepracowanej godziny, jak zapisów uznaniowych i obciążeniowych na koncie bankowym. 

Urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby oparty na braku zaufania

„Hmm, więc twoja babcia naprawdę umarła?”. To ostatnia rzecz, jaką ktokolwiek z nas chciałby usłyszeć po druzgocącej osobistej stracie, ale właśnie o to pytasz, jeśli wprowadzisz zasady urlopu z powodu śmierci bliskiej osoby wymagające potwierdzenia zgonu, na przykład aktu zgonu.

Wiele postępowych organizacji oferuje również pracownikom płatny urlop z powodu śmierci bliskiej osoby, aby nie musieli wykorzystywać cennego urlopu wypoczynkowego (który powinien służyć odpoczynkowi i relaksowi) ani zwolnienia chorobowego, by poradzić sobie z kryzysem rodzinnym.

Korzystanie z prywatnego telefonu komórkowego i internetu

Zasady dotyczące zasobów ludzkich, które zabraniają pracownikom korzystania w pracy z prywatnych telefonów komórkowych lub używania służbowych komputerów do prywatnego dostępu do internetu, szybko się dezaktualizują. 

Badania psychologiczne wykazały, że robienie przerw w pracy jest niezbędne do utrzymania energii, motywacji i koncentracji.

Spacer, rozciąganie się lub medytacja to świetne sposoby na zrobienie sobie mentalnej przerwy.

Jeśli pogoda nie dopisuje, przeglądanie internetu, korzystanie z mediów społecznościowych lub rozmowa ze znajomym spoza pracy również są dobrymi alternatywami. 

Oczywiście przesadne poświęcanie czasu na te czynności nie jest w porządku, ale takie przypadki zwykle zdarzają się rzadko i można sobie z nimi poradzić podczas indywidualnej rozmowy z członkiem zespołu.

I… pamiętaj o znaczeniu jasności przekazu, języka i tonu

Pamiętaj, że zasady, niezależnie od tego, jak pozytywne są ich intencje, nadal mogą być odbierane jako autorytarne i biurokratyczne. 

Sposób, w jaki zasady są napisane i przedstawione, może zatem mieć duży wpływ na to, jak zostaną odebrane przez osoby w organizacji, a także na kulturę organizacyjną, którą próbujesz rozwijać.

Carla Nordean, dyrektorka ds. pracowników i kultury organizacyjnej w firmie Squirrel Systems, zauważa: „Ogólny ton podręcznika ma ogromny wpływ na kulturę. Jeśli podręcznik jest napisany opresyjnym językiem („pracownicy muszą / nie mogą…”), nowi pracownicy mogą zacząć się zastanawiać, czy dołączyli do właściwej organizacji.”

Tim Reitsma dodaje: „Język, którego używamy w naszych organizacjach podczas pisania zasad, ma znaczenie. Niektóre sformułowania brzmią: „musisz”, ale możemy je złagodzić, używając czegoś w rodzaju: „jesteś odpowiedzialny za”.”

Jak pisać zasady dotyczące HR

Tworzenie skutecznych zasad dotyczących HR obejmuje przemyślany proces, który uwzględnia konkretne potrzeby organizacji, zgodność z przepisami i regulacjami oraz najlepsze praktyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi. 

Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci napisać zasady dotyczące HR:

1. Zidentyfikuj potrzebę

• Zacznij od zidentyfikowania obszarów w organizacji, które wymagają sformalizowanych zasad. Może to wynikać z wymogów prawnych, potrzeb organizacji lub opinii pracowników.

2. Przeprowadź analizę

• Przeanalizuj odpowiednie przepisy i regulacje, aby zapewnić zgodność z prawem
• Zapoznaj się ze standardami branżowymi i najlepszymi praktykami
• Przejrzyj zasady obowiązujące w podobnych organizacjach, aby wyciągnąć wnioski.

3. Skonsultuj się z interesariuszami

• Zaangażuj różnych interesariuszy, w tym kadrę zarządzającą, pracowników i ewentualnie doradców prawnych, aby zebrać opinie i zrozumieć różne perspektywy

4. Opracuj projekt zasad

Skorzystaj z tego formatu, aby pomóc sobie w opracowaniu projektu zasad. 

• Tytuł: Jasno określ, czego dotyczy polityka.
• Cel: Wyjaśnij, dlaczego polityka jest wdrażana i jakie ma znaczenie.
• Zakres: Określ, do kogo ma zastosowanie polityka (np. do wszystkich pracowników lub określonych działów).
• Oświadczenie dotyczące polityki: Przedstaw stanowisko organizacji lub zasady dotyczące konkretnej kwestii.
• Procedury: Szczegółowo opisz kroki lub procedury, których pracownicy i kadra zarządzająca muszą przestrzegać w związku z polityką.
• Obowiązki: Określ obowiązki różnych interesariuszy (pracowników, działu HR i menedżerów) wynikające z polityki.
• Egzekwowanie: Wyjaśnij, w jaki sposób polityka będzie egzekwowana i jakie będą konsekwencje nieprzestrzegania jej.
• Przegląd i modyfikacja: Wspomnij, w jaki sposób i kiedy polityka będzie poddawana przeglądowi i aktualizowana.

6. Przeprowadź przegląd i wprowadź poprawki

• Zleć przegląd projektu specjalistom ds. HR i doradcom prawnym, aby upewnić się, że spełnia on wymogi prawne i cele organizacji.
• Wprowadź poprawki do polityki na podstawie otrzymanych opinii.

7. Zatwierdź i rozpowszechnij

• Uzyskaj zgodę najwyższego kierownictwa.
• Przekaż politykę wszystkim pracownikom za pośrednictwem odpowiednich kanałów (np. poczty elektronicznej, firmowego intranetu lub spotkań pracowniczych).
• Zorganizuj szkolenia, jeśli polityka wymaga zmiany zachowań lub procesów.

8. Wdróż i monitoruj

• Wdróż politykę i monitoruj jej skuteczność.
• Przygotuj się na odpowiadanie na pytania i udzielanie wyjaśnień w razie potrzeby.

9. Regularnie przeglądaj i aktualizuj

• Regularnie przeglądaj politykę, aby upewnić się, że pozostaje aktualna i zgodna z przepisami prawa.
• W razie potrzeby aktualizuj politykę, informując pracowników o istotnych zmianach.

Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia polityk HR

1. Dostosuj do celów i wartości organizacji

• Upewnij się, że każda polityka jest zgodna z misją, wizją i podstawowymi wartościami Twojej organizacji. Polityki powinny wspierać ogólne cele strategiczne i poprawiać kulturę organizacji.

2. Zachowaj jasność i zwięzłość

• Używaj prostego i bezpośredniego języka. Unikaj żargonu prawniczego lub złożonych terminów, które mogłyby wprowadzać pracowników w błąd. Celem jest, aby polityki były jak najbardziej jasne i przystępne, co zapewni ich zrozumienie i przestrzeganie.

3. Zapewnij zgodność z prawem

• Upewnij się, że Twoje polityki są zgodne ze wszystkimi właściwymi przepisami lokalnymi, stanowymi i federalnymi. Może to wymagać konsultacji z prawnikami lub specjalistami ds. HR, aby uniknąć problemów prawnych.

4. Zaangażuj interesariuszy w proces opracowywania

• Zaangażuj w proces opracowywania polityki zróżnicowaną grupę interesariuszy, w tym pracowników z różnych szczebli i działów. Pomoże to zapewnić, że polityki będą realistyczne, praktyczne oraz będą uwzględniać potrzeby i obawy całej kadry.

5. Zachowaj elastyczność

• Choć polityki powinny zawierać jasne wytyczne, muszą również zapewniać pewną elastyczność, aby uwzględniać wyjątkowe okoliczności. Nadmierna sztywność może tworzyć niepotrzebne ograniczenia i utrudniać skuteczne podejmowanie decyzji.

6. Skoncentruj się na doświadczeniach pracowników

• Weź pod uwagę, jak polityki wpłyną na doświadczenia pracowników. Polityki powinny być sprawiedliwe, wspierać pozytywne środowisko pracy i dobrostan pracowników.

7. Podawaj przykłady

• W stosownych przypadkach uwzględniaj przykłady wyjaśniające zastosowanie polityki. Może to pomóc zapobiegać nieporozumieniom i pokazać, jak należy interpretować politykę w praktycznych sytuacjach.

8. Określ obowiązki i konsekwencje

• Jasno określ, kto i za co odpowiada w ramach każdej polityki, a także jakie są konsekwencje jej nieprzestrzegania. Taka struktura odpowiedzialności pomaga zapewnić, że polityka będzie traktowana poważnie i przestrzegana.

9. Komunikuj i przeprowadzaj szkolenia

• Po opracowaniu skutecznie komunikuj zasady wszystkim pracownikom. Rozważ zorganizowanie sesji szkoleniowych lub warsztatów, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją zasady i wiedzą, jak mają one zastosowanie do ich ról.

10. Regularnie przeglądaj i aktualizuj

• Regularnie przeglądaj zasady HR, aby upewnić się, że pozostają aktualne, skuteczne i zgodne z prawem. Aktualizuj je w razie potrzeby, szczególnie gdy następują zmiany w przepisach, strukturze organizacyjnej lub celach strategicznych.

11. Zapewnij dostępność

• Upewnij się, że wszyscy pracownicy mają łatwy dostęp do zasad, niezależnie od tego, czy są one udostępniane za pośrednictwem intranetu, podręcznika pracownika czy w innym dostępnym formacie.

12. Promuj przejrzystość i otwartą komunikację

• Zachęcaj do przekazywania opinii na temat zasad i utrzymuj politykę otwartych drzwi w przypadku pytań lub wątpliwości związanych z zasadami HR. Sprzyja to kulturze przejrzystości i ciągłego doskonalenia.