5 prostych kroków do zarządzania pracownikiem osiągającym słabe wyniki

• Niska jakość pracy
• Niezdolność do osiągania celów lub dotrzymywania terminów
• Utrzymujące się konflikty interpersonalne
• Nieefektywne zarządzanie czasem
• Nadmierna absencja lub spóźnienia
• Niesubordynacja.

Skuteczne radzenie sobie ze słabszymi wynikami wymaga przyjęcia jasnych metod poprawy wyników, które pomogą pracownikom się rozwijać, oraz maksymalnego wykorzystania narzędzi do zarządzania wynikami. Gdy członek zespołu osiąga słabe wyniki w pewnym obszarze swojej pracy, możesz:

1. Zignorować problem: schować głowę w piasek i mieć nadzieję, że słabe wyniki w cudowny sposób poprawią się same.
2. Zwolnić pracownika: zakończyć zatrudnienie członka zespołu i zatrudnić kogoś nowego.
3. Wykonywać pracę za pracownika: wkroczyć i przejąć te aspekty jego pracy, w których osiąga słabe wyniki.
4. Przenieść go na inne stanowisko: osiąga słabe wyniki na obecnym stanowisku, ale być może na innym radziłby sobie lepiej.
5. Skorygować problem z wynikami: wdrożyć ustrukturyzowany proces poprawy wyników, który może obejmować dodatkowe szkolenia i rozwój.

Choć ten artykuł koncentruje się na powyższej opcji „5”, głównie dlatego, że zazwyczaj jest to najlepsza możliwość do rozważenia w pierwszej kolejności, nie zawsze będzie ona właściwa.

Dlaczego radzenie sobie ze słabymi wynikami ma znaczenie

Radzenie sobie z problemami dotyczącymi trudnych członków zespołu ma kluczowe znaczenie, gdy próbujesz rozwiązać problem słabszych wyników i poprawić je w miejscu pracy. Podejmując decyzję dotyczącą jednej z opisanych wyżej możliwości, weź pod uwagę następujące kwestie:

• Koszty rotacji pracowników: według Benefit News jedno odejście z pracy może kosztować firmę nawet jedną trzecią rocznego wynagrodzenia pracownika. Dwie trzecie tych kosztów może wynikać z takich kwestii jak zmniejszona produktywność i szkolenie nowej osoby, a pozostała jedna trzecia z „twardych” kosztów, takich jak rekrutacja.
• Wpływ na morale zespołu: jeśli pracownik osiągający słabsze wyniki nie pracuje w próżni, istnieje duże prawdopodobieństwo, że jego współpracownicy są w jakiś sposób negatywnie dotknięci jego wynikami. Będzie to widoczne również w ocenach wyników zespołu . Ignorowanie problemu lub wykonywanie pracy za pracownika nie wysyła właściwego komunikatu do reszty zespołu ani nie pomaga budować kultury wysokich wyników.
• Szacunek dla pracowników: zwolnienie kogoś może czasami wydawać się łatwiejszym rozwiązaniem, ale jeśli „zbyt szybko wyciągasz wnioski”, zwłaszcza gdy problem można skorygować niewielkim wysiłkiem, zespół może odebrać to jako brak szacunku dla osób, za które odpowiadasz, a także może to podważyć poczucie bezpieczeństwa psychologicznego.
• Koszty poprawy wyników: czasami doprowadzenie pracownika osiągającego słabsze wyniki do odpowiedniego poziomu może być po prostu zbyt kosztowne, zbyt czasochłonne lub niemożliwe z innych powodów. W takich przypadkach konieczne może być podjęcie trudnej decyzji o zwolnieniu kogoś lub przeniesieniu go na inne stanowisko.

Menedżerowie korzystają z połączenia narzędzi do zarządzania sprawami HR oraz oprogramowania skoncentrowanego konkretnie na zarządzaniu wynikami, aby śledzić postępy w realizacji planów poprawy wyników przez pracowników mających trudności.

Obecnie zarządzanie wynikami w czasie rzeczywistym, które w pełni wykorzystuje narzędzia analityczne oparte na sztucznej inteligencji, może ograniczyć błędy w podejmowaniu decyzji przez liderów i zapobiec przekształcaniu się problemów z wynikami w poważny problem.

Jak rozpoznać, że pracownik osiąga słabsze wyniki

W przypadku mojego nawykowego spóźniania się problem stał się jasny dla mojego przełożonego, gdy w końcu spóźniłem się na ważne spotkanie. Jednak nie zawsze jest to tak oczywiste. 

Pamiętam, że pracowałem z jednym z członków zespołu, kierownikiem, który moim zdaniem dobrze sobie radził. Realizował swoje cele dotyczące wyników, otrzymywałem pozytywne opinie od innych kierowników, a klienci go lubili. 

Jednak kiedy porozmawiałem z osobami, które mu podlegały, dowiedziałem się, że występowały problemy. Skłoniło mnie to do rozpoczęcia procesu poprawy wyników pracy.

Wdrożenie OKR-ów dla działu HR pomaga tworzyć uporządkowane plany poprawy wyników, które pozwalają reagować na niewystarczające wyniki pracowników.

Poniżej przedstawiono niektóre z wielu systemów kontroli i równowagi, które można wdrożyć, aby uzyskać wczesne ostrzeżenie o rzeczywistych lub potencjalnych problemach z wynikami pracy.

1. Ustal cele SMART lub OKR-y: zapewniają one solidną podstawę, którą Ty i członek Twojego zespołu możecie wykorzystywać do sprawdzania postępów. Na przykład, jeśli oboje zgodzicie się co do celu „osiąganie tygodniowej sprzedaży w wysokości $10,000”, a pracownik zamyka sprzedaż tylko na poziomie $5,000 tygodniowo, może to wskazywać na słabe wyniki pracy. 
2. Regularne spotkania kontrolne i spotkania indywidualne: niezależnie od tego, czy odbywają się wirtualnie, czy osobiście, spotkania 1:1 są kluczowym elementem oceny wyników pracownika. Możesz kontaktować się z pracownikiem, dowiedzieć się od niego, nad czym pracuje, poznać jego postępy w realizacji celów i zrozumieć wszelkie problemy, które mogą wpływać na jego wyniki.
3. Systemy zbierania opinii pracowników: dowiedziałem się o słabych wynikach członka mojego zespołu podczas spotkań z pracownikami z jego zespołu bez udziału ich bezpośredniego przełożonego. Ankiety pracownicze, oceny wyników w modelu 360 stopni oraz nieformalne rozmowy ze współpracownikami pracownika to również przydatne metody zbierania opinii, które mogą ostrzec Cię o możliwych problemach z wynikami pracy.
4. Opinie zewnętrznych interesariuszy: oprócz opinii pracowników ważne jest uzyskiwanie opinii od osób spoza organizacji, takich jak klienci, partnerzy i dostawcy. Dane pochodzące z takich źródeł jak opinie klientów, wskaźniki rekomendacji netto i ankiety satysfakcji często dostarczają cennych informacji na temat sposobów poprawy wyników pracy konkretnej osoby.
5. Oprogramowanie do zarządzania wynikami pracy: większość opisanych powyżej mechanizmów kontrolnych można wdrożyć za pomocą dobrego oprogramowania do zarządzania wynikami pracy. Umożliwia ono gromadzenie danych dotyczących wyników poszczególnych osób, zespołów i całej organizacji. Wiele pakietów oprogramowania zapewnia również analizę danych, raportowanie i automatyzację, aby ułatwić pracę.
6. Przeglądy produktywności: Oceniaj efektywność i skuteczność pracowników w realizacji zadań i osiąganiu celów w określonym czasie. Monitorowanie tych aspektów i przekazywanie informacji zwrotnych pomaga identyfikować mocne strony, obszary wymagające poprawy oraz możliwości zwiększenia ogólnych wyników pracy.

Zaawansowane metody pomiaru wyników pracy

Poprawa obiektywizmu ocen pracowników zapewni sprawiedliwe i dokładne oceny wyników pracy oraz lepszą akceptację informacji zwrotnych przez pracowników. Dwie powszechnie stosowane metody zwiększające obiektywizm ocen to skala ocen zakotwiczona behawioralnie (BARS) oraz ośrodki oceny.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

BARS

BARS łączy oceny ilościowe z jakościowymi opisami konkretnych zachowań, zapewniając bardziej obiektywne ramy oceny wyników pracy.

Zamiast opierać się na niejasnych lub subiektywnych kryteriach, BARS definiuje kluczowe zachowania związane z różnymi poziomami wyników pracy. Na przykład na stanowisku związanym z obsługą klienta można oceniać takie zachowanie jak „skuteczne rozwiązywanie skarg klientów” w skali od niezadowalającego do wybitnego.

Metoda ta zapewnia, że oceny opierają się na obserwowalnych zachowaniach związanych z pracą, ograniczając stronniczość i osobistą interpretację.

Ośrodki oceny

To podejście kompleksowo ocenia pracowników, umieszczając ich w symulowanych sytuacjach związanych z pracą. Symulacje te mogą obejmować:

• Odgrywanie ról
• Ćwiczenia z rozwiązywania problemów
• Zadania grupowe mające na celu ocenę kompetencji takich jak przywództwo, komunikacja i podejmowanie decyzji.

Wielu oceniających obserwuje te działania i przyznaje im oceny, co pomaga zminimalizować indywidualne uprzedzenia oceniających. Zastosowanie różnorodnych ćwiczeń i zespołu oceniających pozwala na bardziej obiektywną ocenę umiejętności pracownika, szczególnie w przypadku złożonych ról, w których oceny oparte na jednej metodzie mogą okazać się niewystarczające.

Zarówno BARS, jak i centra oceny zapewniają uporządkowane, oparte na zachowaniach podejście do oceny, ograniczając subiektywne uprzedzenia i oferując pracownikom bardziej przejrzystą informację zwrotną, którą łatwiej wykorzystać w praktyce.

Zgodność z prawem i wymogami HR w zarządzaniu wynikami pracy

Z perspektywy zgodności Twoim celem jest dostosowanie działań związanych z zarządzaniem wynikami pracy do polityk HR przy jednoczesnym zaangażowaniu zespołu prawnego. Pomoże Ci to stworzyć przejrzyste procesy i zwiększyć wiarygodność sposobu zarządzania takimi sytuacjami.

Tworzenie PIP i współpraca z działem HR

Nikt nie lubi opracowywać ani wdrażać planu poprawy wyników pracy (PIP). Zbyt często plany te nie działają albo są postrzegane przez pracowników jako zapowiedź zwolnienia.

Nie musi tak być, jeśli stale doskonalisz swoje podejście do zarządzania wynikami pracy.

W przypadku PIP jego opracowanie powinno być wynikiem współpracy między kierownikiem, przedstawicielami HR i zespołem prawnym. Taka współpraca gwarantuje, że PIP jest zgodny z prawem pracy i politykami firmy, a jednocześnie zapewnia sprawiedliwe traktowanie.

HR może pomóc w stworzeniu planu zawierającego jasne i osiągalne cele, natomiast zespół prawny zadba o to, by żadne działania nie mogły zostać zinterpretowane jako dyskryminujące lub niesprawiedliwe, ograniczając ryzyko sporów prawnych.

Dokumentowanie informacji zwrotnej i zgodności

Właściwa dokumentacja jest kluczowym elementem zapewnienia zgodności. Kierownicy powinni skrupulatnie dokumentować wszystkie rozmowy dotyczące informacji zwrotnej, oceny wyników pracy oraz wszelkie działania podejmowane w celu rozwiązania problemu niewystarczających wyników.

Dokumentacja ta nie tylko pomaga pracownikom zrozumieć ich postępy, lecz także zapewnia ochronę prawną w przypadku pojawienia się sporów.

5 kroków, które możesz podjąć, aby poprawić wyniki pracy

Jeden z systemów wczesnego ostrzegania pomógł Ci zidentyfikować problem z wynikami pracy jednego z pracowników i zdecydowałeś się spróbować go rozwiązać. Świetnie, ale co teraz? 

Podejmowane działania będą się nieco różnić w zależności od dokładnego charakteru problemu z wynikami pracy, ale poniższe kroki mają zastosowanie w większości sytuacji, w których problem dotyczy tylko jednego aspektu wyników pracy pracownika (np. spóźnień). 

Jeśli w rzadkich przypadkach pracownik osiąga słabe wyniki we wszystkich obszarach, warto rozważyć przeniesienie go na inne stanowisko lub całkowite rozstanie z organizacją.

Krok 1: Sprawdź fakty i przeprowadź rozeznanie

Przed rozmową z pracownikiem przeprowadź dokładne rozeznanie, aby zrozumieć główną przyczynę problemu z wynikami pracy. Przeanalizuj obiektywne wskaźniki, takie jak skargi klientów, informacje zwrotne od współpracowników i indywidualnie realizowane zadania, aby ustalić, czy problem wynika z pracy pracownika, czy z czynników zewnętrznych, takich jak słabe wyniki członków zespołu lub nierealistyczne oczekiwania.

Zastosowanie analizy przyczyn źródłowych może pomóc ujawnić podstawowe problemy i zapewnić pełny obraz sytuacji przed rozpoczęciem jakichkolwiek rozmów. Możesz odkryć, że pracownik ma problemy w innej sferze życia i potrzebuje wsparcia organizacji, a nie krytyki.

Drobne działania, takie jak regularne sprawdzanie sytuacji i zapewnianie zasobów, mogą w dużym stopniu pomóc zagwarantować, że problemy te nie wpłyną na wyniki pracy.

Krok 2: Ponownie oceń swoje standardy wyników pracy

Poświęć chwilę na ponowną ocenę tego, czy Twoje standardy wyników pracy są rozsądne i jasne. Jeśli Twoje oczekiwania są nierealistyczne lub nie zostały właściwie zakomunikowane, problem może dotyczyć raczej zarządzania niż pracownika.

Zanim porozmawiasz z pracownikiem osiągającym słabe wyniki, dokładnie przeanalizuj swoje oczekiwania dotyczące jego wyników pracy i zadaj sobie następujące pytania:

• Czy moje standardy wyników pracy niedawno się zmieniły, np. stały się wyższe?
• Czy mój pracownik kiedykolwiek spełniał te standardy, odkąd zostały wprowadzone?
• Czy inni członkowie zespołu byli w stanie osiągnąć te same standardy?
• Czy dodałem nowe obowiązki, które mogą negatywnie wpływać na jego wyniki pracy?   
• Czy zapewniłem członkom zespołu wszystkie potrzebne szkolenia i zasoby, aby mogli spełnić moje oczekiwania?

Krok 3: Przeprowadź rozmowę dotyczącą zarządzania wynikami pracy

Gdy przeprowadzisz już analizę, przeanalizujesz swoje oczekiwania dotyczące wyników i będziesz mieć uzasadnioną pewność, że istnieje rzeczywista luka w wynikach, nadejdzie czas na rozmowę z pracownikiem. 

Z mojego doświadczenia wynika, że rozmowy dotyczące wyników są formą sztuki. Nie ma jednego przepisu na udzielanie skutecznej informacji zwrotnej, ponieważ każdy problem jest inny, a każda osoba inaczej przyjmuje informacje zwrotne.

Istnieją jednak pewne dobre praktyki, które mogą pomóc w przeprowadzaniu lepszych ocen wyników pracy. Przede wszystkim przeprowadź rozmowę w obecności działu HR, a liderem spotkania niech będzie menedżer. Pomoże to zapewnić przejrzystość i nadzór, a także zapewni wskazówki, dzięki którym Twój PIP będzie zgodny z zasadami HR.

Oprócz tych praktyk spróbuj zastosować następujące zasady:

1. Bądź zwięzły: nie owijaj w bawełnę; od razu wyjaśnij możliwie zwięźle i rzeczowo, na czym z Twojej perspektywy polega problem, oraz że celem spotkania jest poznanie ich opinii i opracowanie planu działania.
2. Wyrażaj się jasno: mogą nie spełniać standardów wyników po prostu dlatego, że nie rozumieją, dlaczego są one ważne ani jak wpływają na ich zespół lub organizację.
3. Bądź szczery: możesz powiedzieć, że ich słabe wyniki sprawiają, że czujesz rozczarowanie, zakłopotanie, a nawet złość. Jeśli problem jest na tyle poważny, że grozi im zwolnienie, również powinni o tym wiedzieć.
4. Okazuj szacunek: szczerość nigdy nie jest usprawiedliwieniem dla nieuprzejmego lub poniżającego traktowania pracownika. Trudne komunikaty warto przekazywać, o ile robisz to spokojnie i z szacunkiem.
5. Okaż empatię: spróbuj wyobrazić sobie, jak ta rozmowa wygląda z ich perspektywy. Czy jest to dla nich duże zaskoczenie? Czy czują się przytłoczeni lub zaniepokojeni? Czy zmagają się z osobistymi problemami?
6. Bądź dociekliwy: pamiętaj, aby poznać ich przemyślenia i opinie, oraz zadawaj wiele pytań otwartych. Pomoże Ci to uzyskać pełny obraz sytuacji, uświadomić im istnienie problemu (jeśli przyjmują postawę obronną lub buntowniczą) oraz zaangażować ich w znalezienie rozwiązania. Na przykład:

• Jak oceniasz swoje postępy w realizacji kolejnych etapów projektu?
• Jakiego wsparcia udziela Ci zespół inżynieryjny przy tworzeniu tej nowej funkcji?
• Jak myślisz, dlaczego nie dotrzymaliśmy terminu wyznaczonego przez tego klienta?

7. Okazuj wsparcie: wyjaśnij, w jaki sposób jesteś gotowy ich wspierać — czy będzie to dodatkowe szkolenie i rozwój, zmiany w zakresie ich obowiązków, czy po prostu wsparcie emocjonalne.

Przed podjęciem decyzji, czy od razu przejść do kolejnego kroku, czyli opracowania planu poprawy wyników, czy przełożyć go na kolejne spotkanie, oceń przebieg rozmowy dotyczącej wyników. 

Dzięki odpowiednim narzędziom do oceny wyników pracy menedżerowie mogą udzielać pracownikom wskazówek opartych na danych, które pomogą im się poprawić.

W niektórych przypadkach pracownik może być pod wpływem emocji i nie znajdować się w odpowiednim stanie psychicznym, aby omówić plan działania, albo problem może być bardziej złożony i wymagać głębszej analizy.

Krok 4: Opracuj plan poprawy wyników

Gdy Ty i pracownik zgodzicie się, że istnieje problem z wynikami oraz że oboje jesteście zaangażowani w jego rozwiązanie, nadejdzie czas na przygotowanie planu poprawy wyników. Zazwyczaj obejmuje on:

• Opis standardu wyników: opisz aspekty wyników pracownika, nad którymi pracuje, np. realizację celu sprzedażowego, komunikację ze współpracownikami itp., oraz konkretny standard, który próbuje osiągnąć, np. tygodniową sprzedaż na poziomie $XX.
• Plan działania z celami SMART: szczegółowo opisz konkretne cele dotyczące wyników oraz „małe kroki”, które pracownik może podjąć, aby osiągnąć ustalony standard wyników, np. ukończyć kurs strategicznej sprzedaży do daty XX, skontaktować się z YY potencjalnymi klientami na LinkedIn do daty ZZ itd.
• Okres oceny: określ, ile czasu pracownik ma na poprawę wyników oraz jak często będziesz sprawdzać postępy. Typowe plany trwają od 1 do 6 miesięcy, w zależności od problemu z wynikami.

Na koniec przedstaw dostępne zasoby, takie jak programy szkoleniowe lub mentoring, które mogą wspierać ich rozwój. Określenie okresu oceny ma kluczowe znaczenie, podobnie jak wyjaśnienie znaczenia standardu wyników oraz potencjalnych konsekwencji braku poprawy.

Krok 5: Sprawdzaj postępy i doceniaj wyniki

Gdy wszystko jest jasne, a plan poprawy wyników został przygotowany, nadejdzie czas, aby wspierać pracownika w jego realizacji.

Kluczową częścią tego procesu jest regularne otrzymywanie od Ciebie informacji zwrotnych na temat tego, czy podążają we właściwym kierunku (czy też nie).

Kluczową częścią tego procesu jest przestrzeganie najlepszych praktyk zarządzania efektywnością, w tym regularne przekazywanie informacji zwrotnych na temat tego, czy podążają we właściwym kierunku (czy też nie). Narzędzia do monitorowania efektywności mogą być tutaj niezwykle pomocne w zapewnianiu informacji zwrotnych na temat efektywności w czasie rzeczywistym.

Regularnie przeprowadzaj spotkania 1:1 dotyczące ich postępów i, wszędzie tam, gdzie to możliwe, dostrzegaj oraz nagradzaj pozytywne rezultaty. Możesz również wykorzystywać te spotkania do korygowania kierunku działań, pomagania im w pokonywaniu wszelkich przeszkód na drodze do postępów oraz dostosowywania planu, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Praktyki komunikacyjne budujące zaufanie

Może się to wydawać oczywistym stwierdzeniem, ale warto je powtórzyć. Otwarta i skuteczna komunikacja jest ważnym elementem zarządzania pracownikiem osiągającym słabsze wyniki. Buduje zaufanie i zapewnia bezpieczeństwo psychologiczne, a także pomaga zachować przejrzystość i podchodzić do informacji zwrotnych z empatią.

Warto pamiętać między innymi o następujących kwestiach:

More Articles

• Systemy HRIS, HRMS a HCM: jaka jest różnica?
• Menedżerowie zorientowani na wyniki a menedżerowie zorientowani na ludzi: kim są i którzy są lepsi

Częstotliwość komunikacji

Regularne spotkania kontrolne tworzą okazje, które pozwalają menedżerom przekazywać informacje zwrotne na czas, zajmować się obawami i udzielać wskazówek.

Regularna komunikacja zapobiega nieporozumieniom i zapewnia pracownika, że jego postępy są monitorowane w sposób sprawiedliwy i uważny.

Przedstawiaj informacje zwrotne jako szansę na rozwój

Przedstawianie informacji zwrotnych jako okazji do rozwoju zawodowego, a nie jedynie krytyki, może znacząco poprawić morale pracownika i jego zaangażowanie w doskonalenie się.

Gdy menedżerowie przedstawiają informacje zwrotne jako narzędzie rozwoju, przenosi to uwagę z przeszłych błędów na przyszły potencjał. Takie nastawienie na rozwój pomaga pracownikom postrzegać ten proces jako drogę do doskonalenia umiejętności i rozwoju kariery, a nie tylko reakcję na niewystarczającą efektywność.

Podkreślając, że celem jest długoterminowa poprawa, menedżerowie mogą zachęcać do bardziej pozytywnego i proaktywnego podejścia do rozwiązywania problemów z efektywnością.

Jeszcze jedna rada

Jeśli dotarłeś aż tutaj, gratulacje! W ramach niewielkiego wyrazu wdzięczności pozwól, że podzielę się z Tobą jeszcze jedną radą, którą kieruję się w zarządzaniu pracownikami osiągającymi słabsze wyniki: zawsze zakładaj dobre intencje. 

Z mojego doświadczenia wynika, że większość ludzi chce dobrze wykonywać swoją pracę i jest dumna z dobrze zrealizowanych zadań.

Nikt nie lubi czuć ani wiedzieć, że źle wykonuje swoją pracę, dlatego dopóki nie dowiesz się czegoś przeciwnego, zakładaj, że członek Twojego zespołu chce poprawić swoją efektywność tak samo jak Ty. Może to pomóc utorować drogę do świetnej współpracy i przywrócić właściwy kierunek działań.

Jak zawsze, życzę powodzenia i zachęcam do subskrypcji newslettera People Managing People, aby regularnie otrzymywać kolejne artykuły i materiały przygotowane przez ekspertów, które pomogą Ci w drodze do doskonalenia przywództwa.