6 wskazówek dotyczących skutecznych rozmów o wynagrodzeniu pracowników

Jednak przynajmniej dla większości osób wynagrodzenie znajduje się na szczycie listy lub w jego pobliżu, jeśli chodzi o powody poszukiwania nowej pracy, zmiany pracy lub odejścia z nisko opłacanego stanowiska. 

Jako lider zespołu lub menedżer masz między innymi obowiązek motywowania pracowników i dbania o ich produktywność. Znaczna część Twojego sukcesu będzie zależeć od umiejętności zarządzania wynagrodzeniami i omawiania kwestii związanych z wynagrodzeniami z pracownikami.

W tym artykule pokażę Ci, jak to zrobić.

Wpływ COVID-19 

Obowiązkowe kwarantanny podczas pandemii COVID-19 przyniosły wiele zmian w miejscu pracy, opróżniając biura i przenosząc pracowników do środowiska pracy zdalnej. W marcu 2020 roku praca zdalna (WFH) przeszła z rozwiązania niszowego do głównego nurtu. 

Wraz z tą transformacją pojawiła się nowa perspektywa pracowników: pieniądze albo życie. Niedawne badanie World at Work wykazało, że pracownicy oczekują obecnie większej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. 42% respondentów zgodziłoby się na niższe wynagrodzenie i „niższe” stanowisko, aby pracować z domu i mieć bardziej zrównoważony harmonogram pracy.

W miarę przechodzenia do nowej normalności firmy mierzą się obecnie ze zjawiskiem określanym przez media mianem „wielkiej rezygnacji”. 

W różnych doniesieniach prasowych informowano, że nawet jeden na czterech pracowników rozważa obecnie zmianę pracy podczas odbudowy gospodarki po pandemii. Często wskazywane powody obejmują rozwój kariery, benefity, równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz przekonanie, że praca zdalna nie powinna już podlegać negocjacjom. 

W obliczu wysiłków pracodawców mających na celu zatrzymanie cenionych pracowników skuteczne rozmowy o wynagrodzeniu są obecnie ważniejsze niż kiedykolwiek. 

Oto kilka pomysłów na to, jak najlepiej wykorzystać rozmowy z pracownikami na temat wynagrodzeń.

1. Poznaj filozofię wynagradzania obowiązującą w Twojej firmie

Pierwszym krokiem jest poznanie filozofii wynagradzania obowiązującej w Twojej organizacji. 

Władze niektórych firm dążą do tego, aby oferować wynagrodzenia wyższe niż konkurencja, by przyciągać najlepszych pracowników. Inne firmy starają się ustalać wynagrodzenia konkurencyjne w stosunku do lokalnego rynku. W niektórych branżach można stosować zmienne składniki wynagrodzenia i systemy wynagrodzeń motywacyjnych, aby doceniać i nagradzać najlepszych pracowników.

Niektóre firmy określają poziomy wynagrodzeń i przedziały wynagrodzeń, które są komunikowane pracownikom, podczas gdy inni pracodawcy mogą preferować zachowanie kwestii płacowych w tajemnicy i pozostawienie ich uznaniu kadry zarządzającej najwyższego szczebla.

Pamiętaj, że świadczenia pracownicze, takie jak ubezpieczenia i płatny urlop, są ważnymi elementami systemu wynagradzania. Opisy pisemnych planów, zasady lub informacje podsumowujące zawarte w podręczniku pracownika często definiują te pośrednie formy wynagrodzenia. 

Nowym trendem wśród postępowych firm jest tworzenie kompleksowych systemów nagród, które są bardziej spersonalizowane i elastyczne, aby przyciągać, motywować i rozwijać talenty. Jednym z przejawów tego trendu jest opracowywanie nagród przyznawanych w sposób bardziej ciągły. Może to zwiększyć koszty świadczeń pracowniczych, ale może się okazać, że inwestycja zwróci się dzięki większemu utrzymaniu pracowników, ich motywacji i produktywności.

Takie plany są ściślej dopasowane do indywidualnych preferencji, z uwzględnieniem roli pracownika i jego wkładu w organizację. Dwoma przykładami mogą być uznanie Juneteenth (19 czerwca) za płatne święto lub zapewnienie możliwości otrzymywania wynagrodzenia codziennie. 

Zapoznaj się z planami i zasadami wynagradzania obowiązującymi w Twojej firmie, aby móc swobodnie omawiać te kwestie z pracownikami. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Wynagrodzenie ma znaczenie w momencie zatrudnienia

Chcesz przyciągnąć pracowników? W większości przypadków wynagrodzenie jest najważniejszą częścią ogłoszenia o pracę. Ogólnie rzecz biorąc, informacje o wynagrodzeniu i świadczeniach zawarte w ogłoszeniu wzbudzają większe zainteresowanie kandydatów i skłaniają ich do odpowiedzi. 

Badanie przeprowadzone przez LinkedIn wykazało, że 70 procent specjalistów chce usłyszeć od rekruterów informacje o wynagrodzeniu, a 59 procent kandydatów uważało, że wynagrodzenie jest głównym czynnikiem napędzającym cele zawodowe.

Liderzy zespołów i przełożeni często uczestniczą w rozmowach z kandydatami i wyborze nowych pracowników. Oprócz standardowych pytań dotyczących umiejętności, zdolności lub doświadczenia kandydata rozmowy takie mogą obejmować omówienie oczekiwań płacowych oraz przedstawienie korzyści wynikających z pracy u danego pracodawcy.

Jeśli otrzymasz pozwolenie na przygotowanie oferty pracy dla nowo zatrudnianej osoby, spróbuj sformułować ofertę sprawiedliwą w odniesieniu do doświadczenia i oczekiwań kandydata, uwzględniając jednocześnie poziomy wynagrodzeń obecnych pracowników na podobnych stanowiskach.

Twoja umiejętność oceny kandydata i udzielania odpowiedzi na jego pytania jest ważną częścią wyboru wykwalifikowanych pracowników. Przykładowe dane przedstawiające kwestie równości wewnętrznej i zewnętrznej pokazano w poniższej tabeli:

Pracownicy/stanowisko	Doświadczenie	Wykształcenie	Wynagrodzenie
#1 / Inżynier II	10 lat	BS	$80,000
#2 / Inżynier I	20 lat	AA	$85,000
#3 / Technik inżynieryjny	5 lat	AA	$55,000
#4 / Administrator	4 lata	HS	$35,000
Kandydat			Oczekuje
#1 / Inżynier	2 lata	MS	$80,000
Rynek pracy			Stawka medianowa
Inżynier mechanik		BS	$90,000
Technik mechanik		AA	$58,000
Dział HR rekomenduje	ofertę pracy dla kandydata		$70-75,000
	Ponownie ocenić wynagrodzenie inżyniera

Niektórzy pracodawcy w sektorze publicznym lub środowiskach objętych układami zbiorowymi tworzą przedziały wynagrodzeń z szeregiem progów płacowych w ramach danego przedziału. Pracownik zazwyczaj przechodzi do kolejnego progu płacowego po upływie określonego czasu, np. co roku. Inne firmy z sektora prywatnego mogą definiować przedział wynagrodzeń dla każdego stanowiska, określając stawkę minimalną (lub początkową) i maksymalną.

Zazwyczaj oferta pracy dla nowego pracownika jest ustalana w dolnej połowie przedziału wynagrodzeń, chyba że wyjątkowe doświadczenie zawodowe uzasadnia wyższą stawkę początkową. 

Przedsiębiorcze firmy rozpoczynające działalność często funkcjonują bez określonych przedziałów wynagrodzeń, wybierając zamiast tego najlepszego kandydata przy najniższej stawce wynagrodzenia poprzez negocjowanie wynagrodzenia, gdy grono kandydatów zostaje zawężone do finalistów. 

Jednym ze źródeł danych dotyczących wynagrodzeń jest Podręcznik perspektyw zawodowych publikowany przez amerykańskie Biuro Statystyki Pracy.

3. Szersza perspektywa

Przygotuj się do „sprzedania” pakietu wynagrodzeń kandydatowi lub kandydatom, których firma chce zatrudnić. 

Uznaj, że plan całkowitego wynagrodzenia firmy obejmuje ubezpieczenia, płatne nieobecności i świadczenia wymagane przez prawo, oprócz wynagrodzenia bezpośredniego. Koszt świadczeń pracowniczych często stanowi 30%-35% całkowitego wynagrodzenia danej osoby.

Jako członek kadry zarządzającej masz obowiązek przedstawiać pracownikowi kwestie dotyczące wynagrodzenia w sposób podkreślający pozytywne aspekty zatrudnienia w Twojej firmie. Możesz na przykład wskazać odsetek kosztów składek ubezpieczeniowych pokrywanych przez pracodawcę albo opisać wyjątkowe świadczenia, zniżki lub dodatkowe korzyści związane z branżą lub usługami Twojej firmy. 

W HR wiedza o tym, jak wdrożyć plan udziału w zyskach lub inne ulepszenia systemu wynagrodzeń, może znacznie zwiększyć satysfakcję i retencję pracowników.

Ile dni urlopu (lub płatnego czasu wolnego) pracownik otrzymuje każdego roku? Czy obowiązuje okres oczekiwania, czy też dni te mogą być wykorzystywane od razu? Podobnie warto podkreślać inne płatne dni, takie jak dni chorobowe, urlop rodzinny, urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby, urlop wojskowy, czas wolny na głosowanie lub inne świadczenia związane z płatnymi nieobecnościami. Płatny czas wolny jest ważnym elementem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. 

4. Ochrona poufności informacji o wynagrodzeniu

Wiele firm określa wytyczne dotyczące polityki wynagrodzeń dla osób nadzorujących i menedżerów, zawierające instrukcje dotyczące administrowania wynagrodzeniami pracowników. 

Szczegóły dotyczące wynagrodzenia danej osoby należy traktować jako poufne. Kwestie te należy omawiać prywatnie, w miejscu, w którym inne osoby nie będą mogły usłyszeć tych informacji. 

Nawet w organizacjach, w których może być publicznie dostępna tabela przedziałów wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk, na przykład w sektorze publicznym lub środowiskach objętych układami zbiorowymi, rozmowy na temat stawki wynagrodzenia pracownika należy prowadzić z nim prywatnie. 

Pracownicy często porównują swoje wynagrodzenia i mogą zgłaszać liderowi zespołu dostrzeżoną nierówność. Ponownie, prywatna rozmowa z daną osobą na temat jej wynagrodzenia byłaby właściwa, aby wyjaśnić charakter obaw.

Takie rozmowy nie powinny jednak obejmować szczegółów ani informacji dotyczących stawek wynagrodzenia innych pracowników. 

Właściwe może być wyjaśnienie, w jaki sposób czynniki takie jak obowiązki na stanowisku, zakres odpowiedzialności, ilość lub jakość pracy, staż pracy, wykształcenie, doświadczenie lub warunki pracy mogą wpływać na ustalenie wynagrodzenia konkretnej osoby albo konkretnej grupy lub kategorii stanowisk. 

5. Dzień Równej Płacy

Na całym świecie kobiety otrzymują niższe wynagrodzenie niż mężczyźni. Dzień Równej Płacy Wszystkich Kobiet przypada w USA 24 marca, co ma przypominać o tym, że kobiety pracujące w pełnym wymiarze czasu i przez cały rok otrzymują 82 centy za każdego dolara wypłacanego mężczyźnie pracującemu przez taką samą liczbę godzin. 

Warto zauważyć, że Krajowa Rada ds. Stosunków Pracy, federalna agencja administrująca federalnym prawem pracy, uznała, że pracownicy mogą legalnie omawiać swoje wynagrodzenie, niezależnie od tego, czy podpisali umowę o zachowaniu poufności. Stanowisko rady jest takie, że pracodawca nie może zgodnie z prawem ukarać ani zwolnić pracowników za omawianie wynagrodzenia w pracy.  

Podobne zabezpieczenia prawne określono w przepisach dotyczących przejrzystości wynagrodzeń obowiązujących w Ontario; w Wielkiej Brytanii określono przepisy dotyczące raportowania luki płacowej dla większych pracodawców, a Unia Europejska zaproponowała przepisy dotyczące przejrzystości wynagrodzeń i dostępu do wymiaru sprawiedliwości dla ofiar dyskryminacji płacowej. 

Amerykańska ustawa o równości wynagrodzeń zakazuje dyskryminacji płacowej ze względu na płeć, a tytuł VII ustawy o prawach obywatelskich zakazuje dyskryminacji, w tym w kwestiach wynagrodzeń, ze względu na płeć, rasę, religię, pochodzenie narodowe i kolor skóry. Wiele stanów ma podobne przepisy. 

Jeśli pracownik skarży się na swoje wynagrodzenie w porównaniu z innym pracownikiem lub innymi pracownikami, należy uznać jego obawy i zadać kilka pytań, aby pomóc zidentyfikować konkretny problem. Jako menedżer HR, a później jako federalny inspektor EEO, nauczyłem się delikatnie zajmować kwestiami wynagrodzeń i innymi skargami, zaczynając od zadawania różnych pytań w celu wyjaśnienia najważniejszych kwestii. 

Przykładowe pytania: 

• Z czyją stawką wynagrodzenia porównujesz swoją stawkę? 
• Dlaczego uważasz, że jest ona niesprawiedliwa?
• Czy rozumiesz, że każde stanowisko ma własny, określony przedział wynagrodzenia?

Najprawdopodobniej różnica w wynagrodzeniu ma obiektywną przyczynę związaną ze stanowiskiem. Czynniki takie jak klasyfikacja stanowiska, staż pracy, poziom wyników lub lokalizacja geograficzna mogą wyjaśniać różnice w wynagrodzeniach. Podobnie niezależni wykonawcy mogą być częścią zespołu roboczego, ale nie są pracownikami objętymi tym samym planem wynagrodzeń.

Federalne prawo dotyczące równego wynagrodzenia zezwala, aby takie czynniki wpływały na wysokość wynagrodzenia, o ile nie występuje dyskryminacja ze względu na płeć. Należy uważać, aby nie omawiać ani nie ujawniać informacji o wynagrodzeniach innych pracowników.

Pamiętaj, że kwestie wynagrodzenia są istotną i osobistą sprawą dla każdego pracownika. Niewłaściwe zajęcie się kwestiami wynagrodzeń może prowadzić do odpowiedzialności prawnej. W przypadku napotkania nietypowej lub wrażliwej sprawy najlepiej postarać się uzyskać wyjaśnienia lub poradę od kadry zarządzającej albo działu HR. 

Dobrym źródłem informacji na temat postępowania z wrażliwymi kwestiami dotyczącymi wynagrodzeń jest „Osiąganie wyników: zwiększanie efektywności w wirtualnym miejscu pracy”.

6. Uważaj na zakazy zadawania pytań o historię wynagrodzeń (USA)

W USA przepisy obowiązujące obecnie w wielu stanach określają ograniczenia lub zakazy dotyczące pytania o aktualne wynagrodzenie kandydata lub historię jego wynagrodzeń w ramach procesu wstępnej selekcji kandydatów. Około 21 wymienionych poniżej stanów, a także szereg gmin, zakazuje tej praktyki ze względu na jej dyskryminujący wpływ na kobiety, mniejszości oraz osoby z przeszłością kryminalną.

W jurysdykcjach, w których obowiązują takie przepisy, rekruter lub osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną nie może zadawać pytań dotyczących aktualnego wynagrodzenia pracownika ani historii jego wynagrodzeń, a także nie może uwzględniać takich informacji przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Podobnie takie pytania należy usunąć z wszelkich dokumentów lub procesów związanych z ubieganiem się o pracę.  

Ustawa Ontario o przejrzystości wynagrodzeń zapewnia podobną ochronę. Skonsultuj się ze specjalistą ds. zgodności, aby sprawdzić, czy te ograniczenia mają zastosowanie do Twojej firmy. 

Stany, w których obowiązuje zakaz pytania o historię wynagrodzeń

• Alabama
• Kalifornia
• Kolorado
• Connecticut
• Delaware
• Dystrykt Kolumbii
• Georgia
• Hawaje
• Illinois
• Kentucky
• Luizjana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Missisipi
• Missouri
• Nevada
• New Jersey
• Nowy Jork
• Karolina Północna
• Ohio
• Oregon
• Pensylwania
• Portoryko
• Rhode Island
• Karolina Południowa
• Vermont
• Wirginia
• Waszyngton
• Wisconsin

Kolejne kroki

Pamiętaj, że dokładne zrozumienie filozofii wynagrodzeń i praktyk stosowanych w Twojej firmie pomoże Ci poruszać się po złożonych kwestiach związanych z decyzjami dotyczącymi wynagrodzeń pracowników, ułatwiając przyciąganie, zatrzymywanie i motywowanie najlepszych pracowników w Twoim zespole.

Wykorzystanie i wybór najbardziej niezawodnego oprogramowania płacowego może również pomóc Ci śledzić zmiany i aktualizacje wprowadzane podczas rozmów dotyczących wynagrodzeń, zapewniając stałą dokładność i zgodność z przepisami.

Jeśli masz pytania dotyczące powyższych kwestii, zadaj mi pytanie w komentarzach lub zajrzyj do społeczności People Managing People — wspierającej społeczności liderów HR i biznesu, którzy dzielą się wiedzą i poradami.

Aby nabrać większej pewności w zajmowaniu się kwestiami wynagrodzeń, możesz rozważyć uzyskanie jednego z tych certyfikatów z zakresu wynagrodzeń.

Powiązane materiały:

• 10 najlepszych programów do zarządzania wynagrodzeniami pracowników
• Jak przejrzystość wynagrodzeń buduje kulturę zaufania w miejscu pracy
• Studium przypadku: wartość przejrzystości wynagrodzeń i sposób jej wdrożenia
• Najlepsze oprogramowanie do motywowania pracowników

Sprawdź także: Jak przezwyciężyć bycie celem działań w miejscu pracy (cz. 3)