7 sposobów na poprawę relacji pracowniczych w organizacji

ER to jeden z filarów HR i choć brzmi prosto, w rzeczywistości jest znacznie bardziej złożonym zagadnieniem — nawet dla doświadczonych specjalistów!

Jak poprawić relacje z pracownikami w swojej organizacji

Z biegiem lat nauczyłem się, że sekret dobrych relacji z pracownikami tkwi w systemach i procesach, takich jak regularne oceny wyników pracy oraz otwarta komunikacja.

Utrzymywanie dobrych relacji z pracownikami jest znacznie łatwiejsze, a członkowie zespołu są na ogół bardziej zadowoleni, gdy firmy mają wdrożone systemy zapewniające regularną wymianę informacji i komunikację między pracownikami a liderami, a także możliwości rozwoju, docenianie i dbanie o dobrostan.

1. Lepsze przygotowanie menedżerów do pełnienia funkcji pierwszego kontaktu w sprawach relacji z pracownikami

Menedżerowie odgrywają kluczową rolę w utrzymywaniu dobrych relacji z pracownikami, ponieważ są bezpośrednim punktem kontaktu w przypadku większości problemów pracowników.

Z mojego doświadczenia wynika, że pełnienie funkcji pierwszego kontaktu w sprawach relacji z pracownikami nie przychodzi większości menedżerów naturalnie, ale na szczęście przekonałem się, że można się tego szybko nauczyć. 

Opracowałem zestaw narzędzi dla liderów, który udostępniłem w ramach szerszego „szkolenia dla nowych liderów” na moim poprzednim stanowisku, a obecnie pracuję nad podobną inicjatywą. 

W jego skład wchodzą: 

Zarządzanie czasem i delegowanie zadań

Nasi menedżerowie często muszą zajmować się wieloma różnymi sprawami, dlatego zarządzanie czasem i delegowanie zadań mają kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania ich obciążeniem pracą, tak aby mieli czas na kierowanie zespołami. Narzędzia do zarządzania czasem mogą pomóc w ustalaniu priorytetów zadań, a platformy takie jak Asana i Trello świetnie sprawdzają się w zarządzaniu projektami i współpracy. 

Delegowanie zadań ma kluczowe znaczenie dla zarządzania czasem i jest kolejnym aspektem zarządzania, którego często trzeba się nauczyć. Zachęcam menedżerów do identyfikowania zadań, które można przekazać innym członkom zespołu, oraz do określania jasnych oczekiwań dotyczących ich wykonania. 

Przekazywanie informacji zwrotnych

Menedżerowie mogą zachęcać do regularnego przekazywania informacji zwrotnych przez planowanie regularnych indywidualnych spotkań kontrolnych z podległymi im bezpośrednio pracownikami. 

Przypominam menedżerom, aby pamiętali o przekazywaniu członkom zespołu zarówno pozytywnych, jak i konstruktywnych informacji zwrotnych. Może to pomóc poprawić zaangażowanie pracowników i morale na poziomie zespołu, dając pracownikom możliwość poczucia, że ich głos jest słyszany.

Oprogramowanie do przekazywania informacji zwrotnych pracownikom również może pomóc w tym procesie.

Rozwiązywanie konfliktów

Opracowałem jasny i prosty proces rozwiązywania konfliktów między menedżerami a podległymi im pracownikami. Proces ten jest łatwo zrozumiały dla wszystkich pracowników i odpowiada kulturze naszej organizacji. 

Proces rozpoczyna się od polityki „otwartych drzwi”, w ramach której zachęca się pracowników do zgłaszania swoich obaw kierownictwu. 

Odbywa się rozmowa, podczas której obie strony otrzymują możliwość wypowiedzenia się, a jednocześnie mają świadomość, że druga strona nie będzie im przerywać. 

Obie strony zgadzają się w pełni słuchać i nie przygotowywać kontrargumentów. Gdy obie strony miały możliwość wypowiedzenia się, wspólnie decydują, jak powinna wyglądać dalsza droga. 

Wszyscy rozumieją, że dział HR lub lider wyższego szczebla zostaje zaangażowany dopiero po zakończeniu tego procesu w dobrej wierze. 

Zgodność z przepisami prawa

Na koniec przedstawiam przegląd obowiązków prawnych związanych z pełnieniem funkcji menedżera.

Zapoznaję nowych menedżerów z zasadami HR, przepisami prawa pracy oraz szkoleniami dotyczącymi zapobiegania dyskryminacji i molestowaniu. Co najważniejsze, przypominam menedżerom, że HR jest tutaj, aby ich wspierać, i że nie muszą radzić sobie z tym sami. 

W idealnej sytuacji każdy nowy menedżer powinien otrzymać dokładnie takie szkolenie, jakiego potrzebuje, zanim awansuje na stanowisko menedżera zespołu. Niestety często tak nie jest.

Jako HR możemy zapewniać menedżerom na wszystkich szczeblach coaching i szkolenia, aby pomóc im radzić sobie w trudnych sytuacjach.

2. Buduj relacje z pracownikami jako HR i stań się zaufanym partnerem

Aby działać skutecznie, HR musi być zaufanym partnerem biznesowym dla pracowników na wszystkich szczeblach organizacji.

Osiągam to, udzielając jasnych i spójnych wskazówek, zawsze zachowując profesjonalne standardy i traktując pracowników sprawiedliwie. 

Kiedy w zeszłym roku rozpoczęłam nową pracę, musiałam zdobyć zaufanie kilku kluczowych liderów, którzy niechętnie podejmowali ze mną współpracę. 

Choć czasami było to frustrujące i miałam wrażenie, że wciąż na nowo muszę udowadniać im swoją wartość, ostatecznie zbudowałam relacje i zdobyłam ich zaufanie.

W komunikacji z tymi kluczowymi liderami musiałam z własnej inicjatywy zaplanować czas na spotkanie z nimi, zamiast czekać, aż sami się do mnie zgłoszą. 

Dzięki temu mogłam ustalić agendę, a na pierwsze spotkania przyszłam z pytaniami o cele i problemy ich działów. Pozwoliło mi to pokazać swoją wartość poprzez pomaganie im w konkretny i adekwatny sposób.

Inne sposoby budowania zaufania:

Rozwijaj wiedzę biznesową

Zdobywanie wiedzy biznesowej ma kluczowe znaczenie dla udzielania menedżerom i pracownikom kompetentnego wsparcia oraz porad. 

Wiedzę o branży możesz zdobywać poprzez:

• Dołączenie do grupy networkingowej zrzeszającej specjalistów z branży i subskrybowanie biuletynów branżowych.
• Zapoznanie się z modelem biznesowym swojej organizacji
• Analizowanie sprawozdań finansowych w celu zrozumienia sytuacji finansowej swojej organizacji.

Poznaj swoje zespoły

Ponadto poznaj zespoły, które wspierasz, i naucz się rozumieć ich dynamikę — zapewni ci to cenną perspektywę, gdy pojawią się problemy. 

Sprawia to również, że HR staje się bardziej widoczny dla pracowników, i pomaga im zrozumieć rolę HR w organizacji, ponieważ pracownicy często niewłaściwie ją rozumieją.

Możesz to zrobić, spotykając się z zespołami i pracownikami, aby dowiedzieć się więcej o ich rolach. Poproś menedżerów, aby zaprosili cię na spotkanie zespołu, żeby mogli cię przedstawić zespołowi, a ty możesz przedstawić zakres swojej roli. Możesz także zaplanować „godziny dyżuru” w dziale — wirtualnie lub osobiście — podczas których będziesz dostępna wyłącznie dla tego zespołu. 

3. Jasna i ciągła komunikacja

Zauważyłam, że niespójna komunikacja jest źródłem wielu problemów w relacjach z pracownikami. 

Zachęcaj do otwartej komunikacji między liderami i pracownikami na wszystkich szczeblach, nie tylko między menedżerami pierwszej linii a podlegającymi im bezpośrednio pracownikami. 

Jak wspomniałam wyżej, polityka „otwartych drzwi” może pomóc w jej ułatwieniu, ale jest to dopiero pierwszy krok w budowaniu kultury otwartej komunikacji.

Inne sposoby ułatwiania otwartej i spójnej komunikacji:

• Jasne zasady i wytyczne dotyczące komunikacji: obejmuje to określenie preferowanych kanałów dla różnych rodzajów komunikacji (wiadomości e-mail, spotkania, wewnętrzne systemy przesyłania wiadomości, intranet) oraz ustalenie oczekiwanego czasu odpowiedzi.
• Szkolenia: HR może zapewniać menedżerom i pracownikom szkolenia z zakresu skutecznych umiejętności komunikacyjnych, aby mieli pewność, że potrafią jasno i skutecznie przekazywać swoje komunikaty.
• Mechanizmy przekazywania informacji zwrotnych: wdrażanie systemów służących do zbierania informacji zwrotnych od pracowników, takich jak ankiety i wywiady retencyjne, pozwala pracownikom regularnie dzielić się swoimi przemyśleniami i opiniami.

4. Regularne oceny wyników pracy

Oceny wyników pracy są ważne dla relacji z pracownikami, ponieważ zapewniają formalną przestrzeń do przekazywania informacji zwrotnych (czego pracownicy bardzo potrzebują).

Regularne przeprowadzanie ocen wyników pracy pracowników pomaga identyfikować obszary wymagające poprawy i doceniać osiągnięcia.

Skuteczny cykl oceny wyników pracy to taki, w którym pracownicy wiedzą, czego się spodziewać, a pod koniec roku nie czekają na nich żadne niespodzianki.

Oczekiwania, cele i wskaźniki wyników są udostępniane pracownikom, a menedżerowie dbają o to, aby zostały w pełni zrozumiane.

Menedżerowie i pracownicy powinni regularnie spotykać się w ciągu roku, aby omawiać postępy w zakresie kluczowych wskaźników wyników. Spotkania te powinny odbywać się co najmniej raz na kwartał, a w razie potrzeby mogą być częstsze.

Te cykliczne spotkania są niezbędne dla skutecznego procesu oceny wyników pracy. Ocena wyników pracy na koniec roku powinna być następnie podsumowaniem wszystkich wcześniejszych ocen przeprowadzonych w ciągu roku. 

Oprogramowanie do zarządzania wynikami pracy, takie jak Workday lub BambooHR, pomaga sformalizować i usprawnić ten proces, jeśli nie masz jeszcze platformy w ramach swojego pakietu HRIS.

Inne sposoby zapewniania regularnej informacji zwrotnej i kontaktu:

• Regularne spotkania indywidualne 1:1 między menedżerami a podlegającymi im bezpośrednio pracownikami
• Zapewnianie szkoleń dotyczących udzielania i przyjmowania skutecznej informacji zwrotnej.

5. Opracuj program wyróżniania pracowników

Programy wyróżniania pracowników ułatwiają docenianie i wyrażanie uznania dla wysiłków pracowników, którzy przyczyniają się do realizacji celu, misji i wartości organizacji.

Formalny program wyróżniania pomaga poprawić morale i motywację pracowników oraz dostarcza danych umożliwiających ocenę skuteczności programu.

Dobry program wyróżniania pracowników 

• Spersonalizowany: Pozwala wyróżniać pracowników w sposób, który jest dla nich wartościowy, za pomocą zachęt, które ich motywują.
• Ułatwia wzajemne wyróżnianie się pracowników: Sprzyja to kulturze uznania na wszystkich szczeblach organizacji i może mieć większe znaczenie, ponieważ współpracownicy dokładnie obserwują swoją pracę.
• Przejrzyste kryteria i proces: Jasno komunikuj, w jaki sposób pracownicy mogą zostać wyróżnieni. Przejrzyste kryteria i procesy zapobiegają nieporozumieniom oraz zapewniają sprawiedliwość.
• Zaangażowanie liderów: Liderzy i menedżerowie aktywnie uczestniczą w programie, podkreślając znaczenie wyróżniania w kulturze organizacyjnej firmy.

Twoja organizacja może już korzystać z oprogramowania do wyróżniania pracowników. Jeśli tak jest, przeanalizuj sposób korzystania z niego i trendy, aby określić stopień jego wykorzystania. 

Jeśli stopień wykorzystania jest niski, promuj platformę i powody, dla których warto z niej korzystać. Podaj przykłady zachowań, które chcesz wyróżniać, i przedstaw dostępne opcje zachęt.

Jak zawsze, wzorce zachowań są kształtowane od góry, dlatego starsi menedżerowie muszą dawać przykład!

6. Zadbaj o dobrostan pracowników

Nikt nie docenia pracy aż do wyczerpania, a stres i wypalenie zawodowe to realne problemy we współczesnym miejscu pracy.

Sposoby promowania dobrostanu:

• Elastyczne warunki pracy: Praca zdalna, elastyczne godziny pracy i dzielenie etatu są wysoko cenione przez pracowników ze względu na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• Zapewnianie jasności: Jasno określona rola i oczekiwania pomagają zmniejszyć niepewność i stres.
• Zapewnianie regularnej informacji zwrotnej: Ponownie pomaga to zmniejszyć niepewność i zapewnia prawidłowe ustalanie priorytetów przez pracowników.
• Słuchaj: Słuchanie pracowników pomaga identyfikować problemy i zbierać opinie w celu tworzenia lepszych doświadczeń pracowników.
• Zapewnianie zasobów wspierających: Oferuj zasoby i wsparcie, które mogą pomóc pracownikom w trudnych momentach, takie jak dostęp do usług doradczych, dni przeznaczone na zdrowie psychiczne lub elastyczność warunków pracy.
• Monitorowanie obciążenia pracą: Upewnij się, że pracownicy nie są stale przeciążeni obowiązkami. Regularnie analizuj obciążenie pracą i w razie potrzeby rozdzielaj zadania na nowo, aby zapobiegać wypaleniu zawodowemu.

Twoja firma prawdopodobnie już oferuje program wsparcia pracowników (EAP), aby zapewnić pomoc pracownikom, którzy mogą zmagać się z problemami osobistymi lub związanymi z pracą.

Jeśli tak jest, promuj EAP wśród menedżerów i pracowników, przedstawiając niektóre z dostępnych zasobów. Programy wsparcia pracowników są wykorzystywane w niewystarczającym stopniu, a pracownicy często nie zdają sobie sprawy z tego, co jest dla nich dostępne w ramach EAP.

7. Podchodź do trudnych sytuacji z empatią

Okazywanie empatii w miejscu pracy wymaga od działu HR przystępności, zrozumienia i gotowości do zapewnienia pracownikom wsparcia, gdy najbardziej go potrzebują.

Sposoby, w jakie dział HR może promować empatię:

• Aktywne słuchanie: słuchanie pracowników bez oceniania oraz oferowanie wsparcia lub zasobów, które pomogą im poradzić sobie z problemami lub obawami. Możesz uznać uczucia i emocje danej osoby, niekoniecznie aprobując jej zachowanie.
• Włączające zasady i praktyki: promowanie i wdrażanie zasad oraz praktyk, które są włączające i uwzględniają różnorodne potrzeby wszystkich pracowników.
• Otwarta i przystępna komunikacja: tworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się swobodnie, dzieląc się swoimi obawami i problemami. Dział HR powinien być przystępny i dostępny do rozmów, zarówno formalnych, jak i nieformalnych. Możesz również skorzystać z oprogramowania do komunikacji z pracownikami.
• Wrażliwość kulturowa: świadomość różnic kulturowych w miejscu pracy i wrażliwość na nie. Obejmuje to rozumienie różnych perspektyw kulturowych oraz odpowiednie dostosowywanie komunikacji i wsparcia.

Korzyści i wyzwania związane z relacjami pracowniczymi

Utrzymywanie pozytywnych relacji pracowniczych nie jest łatwe, ale przekonałem się, że powyższe strategie pomogą uczynić ten proces łatwiejszym i bardziej spójnym w całej organizacji.

To trochę jak telewizja reality — niektórzy ją uwielbiają, a inni naprawdę jej nie znoszą (i niekoniecznie na tym kończy się ta analogia!).

Korzyści wynikające z silnych relacji pracowniczych

• Zaangażowanie pracowników: pracownicy będą czuli się bardziej doceniani i otoczeni opieką, co zwiększy ich zaangażowanie.
• Mniej konfliktów: wszystkie mechanizmy komunikacji i informacji zwrotnej, które wdrożysz w celu zwiększenia przejrzystości i spójności, powinny prowadzić do ograniczenia liczby konfliktów i postępowań wyjaśniających.
• Lepsza kultura miejsca pracy: w całej organizacji powstaną lepsze relacje, tworząc silniejszą kulturę organizacyjną.
• Włączająca atmosfera: pracownicy na wszystkich szczeblach będą czuli się bardziej uwzględnieni i silniej zaangażowani w realizację misji organizacji.

Typowe wyzwania związane z relacjami pracowniczymi 

Oczywiście nawet najlepsza strategia dotycząca relacji pracowniczych nie jest w stanie wyeliminować wszystkich problemów.

Oto najczęstsze wyzwania, na które należy zwrócić uwagę: 

• Spory dotyczące wynagrodzeń i kradzież wynagrodzeń 
• Naruszenia dotyczące świadczeń
• Naruszenia zasad bezpieczeństwa
• Molestowanie 
• Faworyzowanie.

Nie istnieje niezawodny plan, który pozwoliłby za każdym razem osiągnąć stuprocentową skuteczność, dlatego menedżerowie ds. relacji pracowniczych muszą korzystać z własnej intuicji i doświadczenia, aby odnieść sukces (powyższa lista również będzie pomocna).

To obszar, w którym osiągnięcie właściwych rezultatów ma ogromne znaczenie i który wymaga dużego zaangażowania oraz pracy, ale jeśli zostanie skutecznie zrealizowany, efekty przewyższą cały włożony wysiłek. 

Trwale popraw relacje pracownicze

Siedem strategii omówionych w tym artykule może w dużym stopniu przyczynić się do tworzenia pozytywnego środowiska pracy.

Wdrażając te strategie, zespoły HR mogą pomóc w budowaniu silnych relacji między pracownikami a firmą, co prowadzi do większego zaangażowania i produktywności pracowników. 

Dzięki odpowiednim systemom i procesom możesz pomóc swojej organizacji utrzymywać zdrowe relacje pracownicze i tworzyć kulturę, która wspiera oraz wzmacnia pracowników, prowadząc ostatecznie do powstania odnoszącej większe sukcesy i zrównoważonej organizacji.

Subskrybuj newsletter People Managing People i regularnie otrzymuj treści, które pomogą Ci usprawniać funkcję personalną w Twojej organizacji oraz rozwijać karierę.