8 kroków do przeprowadzenia idealnego audytu równości wynagrodzeń
Najlepsze talenty zawsze będą mieć największy wybór, jeśli chodzi o to, dla kogo pracują — czego więc szukają?
Badania pokazują, że firmy wdrażające inicjatywy na rzecz sprawiedliwego wynagradzania coraz częściej przyciągają i zatrzymują najlepsze talenty. Organizacje, które postrzegają to jako imperatyw kulturowy, regularnie oceniają zatem wynagrodzenia swoich pracowników poprzez przeprowadzanie audytów równości wynagrodzeń.
Czym są audyty równości wynagrodzeń?
Podczas przeprowadzania audytu równości wynagrodzeń analizuje się i porównuje wynagrodzenia osób na podobnych stanowiskach oraz stawki rynkowe.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Analizując rynek, sprawdza się, czy wynagrodzenia pracowników są zgodne z tym, ile mogliby zarabiać, gdyby pracowali gdzie indziej.
Wiele firm określa, co oznacza dla nich „konkurencyjne wynagrodzenie”, w dokumencie nazywanym filozofią wynagradzania lub polityką wynagrodzeń. Proces ten jest jednym ze sposobów pozostania wiernym przyjętemu stanowisku.
Ta sama filozofia wynagradzania powinna również zawierać rozsądnie standardowe zobowiązanie do sprawiedliwego wynagradzania.
Audyt równości wynagrodzeń, przeprowadzany przy użyciu oprogramowania do analizy równości wynagrodzeń, porównuje zatem wynagrodzenia osób w ramach danej grupy, aby upewnić się, że wszelkie uzasadnione czynniki, takie jak wyniki pracy lub umiejętności, wyjaśniają różnice w wynagrodzeniach.
Kiedy przeprowadzić audyt równości wynagrodzeń?
Zawsze leży w najlepszym interesie firmy, aby na bieżąco przeprowadzać zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną część audytu równości wynagrodzeń. Wynika to z kilku powodów, takich jak:
- Wyeliminowanie ryzyka zaniżania wynagrodzeń pracowników
- Zapewnienie dokładności i skuteczności oprogramowania płacowego lub usługi płacowej
- Zapobieganie utracie kluczowych pracowników i umiejętności na rzecz konkurencji oferującej wyższe wynagrodzenia.
- Uniknięcie kar, szkód dla reputacji i problemów prawnych związanych z różnicowaniem wynagrodzeń ze względu na wiek, płeć lub pochodzenie etniczne
- Lepsze morale pracowników po ustanowieniu równości wynagrodzeń
- Zachowanie zgodności z przepisami, takimi jak ustawa o równości wynagrodzeń
Firmy, które nie tylko zobowiązują się do wykrywania różnic w wynagrodzeniach, lecz także do ich eliminowania, czerpią korzyści zarówno z przyciągania talentów, jak i ich zaangażowania. To przewaga strategiczna.
Zarówno rozwiązania do obsługi płac, jak i platformy do zarządzania wynagrodzeniami ewoluują w odpowiedzi na tę potrzebę, oferując funkcje prezentujące na pulpitach informacje o tych różnicach w wynagrodzeniach i zapewniając organizacjom jeszcze większy wgląd w sytuację.
Wyposażenie się w dane i wnioski jest ważne, ale tylko regularne przeprowadzanie audytu równości wynagrodzeń pozwala upewnić się, że firma nie oddala się od obranego kierunku.
Korzyści z równości wynagrodzeń we współczesnym miejscu pracy
Korzyści biznesowych wynikających z kompleksowego audytu równości wynagrodzeń jest wiele, ale w dużej mierze koncentrują się one na zapewnieniu, że pracownicy pozostaną zmotywowani i będą pracować w firmie dłużej.
Ale jak wygląda sytuacja w firmach, które nie przeprowadzają audytów równości wynagrodzeń?
Równość wynagrodzeń w praktyce
Dzięki przepisom i ochronie dotyczącej przejrzystości wynagrodzeń jest całkiem prawdopodobne, że obecni pracownicy w pewnym momencie wyszukają ofertę pracy podobnej do tej, którą obecnie wykonują, lub zobaczą taką reklamę, przy czym oferowane wynagrodzenie będzie w niej znacznie wyższe.
Jak można sobie wyobrazić, kolejną myślą pracownika będzie prawdopodobnie: „Dlaczego nie otrzymuję podobnego wynagrodzenia?”.
Niezależnie od tego, co wydarzy się później, właśnie doszło do ważnego punktu kontaktu w doświadczeniu pracownika , który pozostawia trwałe wrażenie. Pracownik może teraz czuć się niedoceniany za wykonywaną pracę.
Firmy, które proaktywnie przeprowadzają audyty równości wynagrodzeń, znają stanowiska dostępne na rynku i aktywnie dbają o to, aby taka sytuacja była raczej momentem, w którym ich pracownicy potwierdzają, że otrzymują wynagrodzenie podobne do tego przedstawionego w wyświetlonej ofercie.
Wewnętrzna równość wynagrodzeń
To samo można powiedzieć o czynnikach związanych z wewnętrzną równością wynagrodzeń. Wady systemów i procesów dotyczących pracowników mogą prowadzić do rozbieżności w wynagrodzeniach wynikających z cech danej osoby, a nie z zajmowanego przez nią stanowiska lub osiąganych wyników.
W miarę jak dyskusja na temat wynagrodzeń z każdym dniem staje się coraz mniej tabu, osoba otrzymująca niższe wynagrodzenie niż jej współpracownik prędzej czy później się o tym dowie. W najlepszym przypadku firmy mogą oczekiwać, że pracownik poruszy ten temat, a sprawa zostanie szybko rozwiązana, co pozwoli ograniczyć negatywny wpływ na motywację i zaangażowanie.
Niestety częściej spotykamy się z najgorszym scenariuszem, w którym problemy systemowe często tworzą bariery uniemożliwiające pracownikom zgłaszanie tego problemu — co prowadzi do spadku produktywności lub odejść pracowników.
Choć potrzeba regularnych audytów równości wynagrodzeń jest oczywista, firmy muszą podchodzić do ich przeprowadzania w sposób uporządkowany i rzetelny, w przeciwnym razie ich działania zostaną uznane za pozorne i przyniosą więcej szkody niż pożytku.
Jak przeprowadzić audyt równości wynagrodzeń
Każdy audyt równości wynagrodzeń opiera się na danych, dlatego Twoje założenia muszą być poparte rzetelnymi i dokładnymi danymi na temat pracowników.
W tym miejscu kluczowe znaczenie ma platforma do zarządzania pracownikami, która pozwala skupić czas na analizie i podejmowaniu działań, a nie na wprowadzaniu danych. Gdy dane są już uporządkowane, czas przejść do działania.
1. Udokumentuj praktyki wynagradzania
Większość firm przeprowadza audyt równości wynagrodzeń co najmniej raz w roku, dlatego warto ująć tę zasadę w filozofii wynagradzania. Przeprowadzenie audytu równości wynagrodzeń ułatwia system automatyzacji płac, który skutecznie monitoruje wynagrodzenia.
Udokumentowanie praktyk wynagradzania daje pracownikom jasność nie tylko co do tego, co obejmuje ten proces, lecz także kiedy mogą się go spodziewać. Możesz na przykład opracować i regularnie aktualizować listę kontrolną przetwarzania płac dla swojej firmy.
Dlatego filozofia wynagradzania powinna być punktem wyjścia przy określaniu celu audytu równości wynagrodzeń, co stanowi kluczowy pierwszy krok w jego przeprowadzeniu.
2. Ustal cele, które wyznaczą Twoje podejście
Łatwo poczuć się przytłoczonym ilością danych, które pojawiają się podczas audytu równości wynagrodzeń. Aby temu przeciwdziałać, musisz ustalić szereg celów, które pomogą Ci analizować dużą ilość danych, z jaką będziesz pracować, oraz wyciągać wnioski umożliwiające podjęcie działań.
3. Uwzględnij cele szczegółowe
Podczas definiowania nadrzędnych celów skutecznego audytu równości wynagrodzeń z pewnością odkryjesz wymagania, które trzeba spełnić, aby je osiągnąć — są to Twoje cele szczegółowe.
Przykładem celu szczegółowego może być „ustalenie stawki referencyjnej dla każdego rodzaju stanowiska”, co musi nastąpić, zanim będzie można określić, czy dana osoba otrzymuje sprawiedliwe wynagrodzenie w porównaniu z rynkiem.
Zdefiniowanie potrzeb związanych z celami i udokumentowanie tych celów szczegółowych ma kluczowe znaczenie, aby mieć pewność, co robisz i kiedy zadanie zostało zakończone.
4. Skonsultuj się z działem prawnym
W procesie takim jak ten zawsze warto porozmawiać z doradcą prawnym, aby upewnić się, że uwzględniasz wszelkie przepisy federalne oraz wskaźniki DEI lub demograficzne, które powinny wpływać na Twoją analizę.
Pamiętaj jednak, że zespół prawny zazwyczaj koncentruje się na tym, co można określić jako absolutne minimum — na zapewnieniu, że firma unika ryzyka wystąpienia roszczeń.
Jako specjalista ds. operacji personalnych odpowiadasz za inny rodzaj ryzyka — brak zaangażowania i odejścia pracowników. To Ty koncentrujesz się na zapewnieniu niezwykłych doświadczeń pracowników, co często wykracza daleko poza podstawowe kwestie związane z przestrzeganiem przepisów.
5. Zdefiniuj porównywalne stanowiska
Zanim przeanalizujesz dane i wyciągniesz wnioski, ważne jest, aby rozpocząć od zdefiniowania porównywalnych stanowisk, których zakres i obowiązki są w dużej mierze podobne. Dobrym punktem wyjścia są nazwy stanowisk, ale możesz również przeprowadzić szczegółową analizę umiejętności i zakresu odpowiedzialności.
Większość organizacji stosuje strukturę poziomów stanowisk, która skutecznie kategoryzuje pracowników i ułatwia ten proces.
6. Określ niezbędne dane
Gdy już wiesz, czego szukasz, czas określić wszystkie dane niezbędne do wyciągnięcia wniosków. Które z tych danych już posiadasz, a które informacje trzeba wydobyć lub opracować, aby móc dokonać ustaleń i osiągnąć swoje cele?
Na tym etapie ważne są solidne umiejętności analityczne, ponieważ będziesz mieć do czynienia z dużą ilością informacji, które można uporządkować sprawniej dzięki przemyślanym formułom, zmniejszając przytłaczający charakter tej pracy. Choć duże arkusze kalkulacyjne mogą początkowo robić wrażenie, ich zarządzanie może stać się koszmarem.
Obecnie istnieje narzędzie do wszystkiego, więc pozwól, aby technologia stała się Twoim sprzymierzeńcem. Dobre zarządzanie wynagrodzeniami jest utrudnione przez procesy manualne oraz interfejsy użytkownika, które nie są intuicyjne ani łatwe w obsłudze.
7. Poszukaj wzorców i wartości odstających
Po zebraniu danych czas sprawdzić, co z nich wynika. Poszukaj wzorców lub wartości odstających, upewniając się, że kontekst każdego porównania jest właściwy oraz że uwzględnia uzasadnione czynniki, takie jak wyniki pracy lub staż, które mogą wpływać na ustalanie wynagrodzenia w zależności od przyjętej filozofii wynagradzania.
Taki proces przeglądu wynagrodzeń prawdopodobnie będzie wymagał wielokrotnego powtarzania zbierania danych lub zmiany formuł w celu zapewnienia dokładności, więc nie zniechęcaj się, jeśli będziesz musieć wrócić do poprzedniego etapu i nieznacznie zmodyfikować cele pośrednie, aby skutecznie osiągnąć swoje założenia.
8. Zestaw swoje ustalenia
Po pomyślnym zbadaniu danych przychodzi czas na zebranie wniosków. Zwykle robi się to w formie raportu lub prezentacji, które mogą przedstawiać najważniejsze informacje, takie jak wskaźnik relacji wynagrodzenia do wartości referencyjnej grupy lub różnice w wynagrodzeniach między stanowiskami o takiej samej pracy, aby określić, na które obszary należy skierować działania naprawcze w celu osiągnięcia równości wynagrodzeń.
Ten etap często kończy się rekomendacją dotyczącą sposobu rozwiązania problemów w tych obszarach działalności firmy, które są sprzeczne ze wspomnianym wcześniej podejściem do wynagrodzeń, a także określeniem kosztów i mechanizmu realizacji tych działań.
Strategie korygowania nierówności wynagrodzeń
Spośród wszystkich działań i złożoności, jakie obejmuje audyt równości wynagrodzeń, najważniejsze jest to, w jaki sposób organizacje korygują wykryte nierówności.
Choć przeznaczenie budżetu na skorygowanie różnic w wynagrodzeniach jest ważnym krokiem, stanowi również absolutne minimum. Wiodące firmy są zaangażowane w rzeczywiste identyfikowanie przyczyn rozbieżności w wynagrodzeniach oraz w ciągłe podejmowanie działań naprawczych, które zapobiegają ich ponownemu wystąpieniu.
Ciągły charakter audytów równości wynagrodzeń
Firmy powinny analizować kolejne audyty równości wynagrodzeń pod kątem powtarzających się wzorców w wynikach oraz przekształcić te audyty z działań podejmowanych wyłącznie w celu zapewnienia zgodności z przepisami w progresywne i transformacyjne narzędzie wspierające zarządzanie talentami.
Przykładem może być sytuacja, w której kolejne audyty wielokrotnie wykazują, że jedna płeć otrzymuje niższe wynagrodzenie niż druga, mimo że osoby na tych samych stanowiskach otrzymują podobne oceny wyników. To właśnie te szersze ustalenia mogą być sygnałem ostrzegawczym wskazującym na systemowe niedociągnięcia w praktykach stosowanych w miejscu pracy i osłabiającym ich skuteczność.
Firmy powinny wykorzystywać takie ustalenia do napędzania inicjatyw mających na celu ograniczenie wpływu uprzedzeń, które doprowadziły do tych dysproporcji w wynagrodzeniach, usprawnienie obszarów takich jak funkcje budżetowe oraz zmniejszenie ryzyka spadku zaangażowania lub odejść pracowników.
Przejrzystość prowadzi do sukcesu
Progresywne firmy również nie milczą na temat swoich audytów równości wynagrodzeń. Organizacje, które często i otwarcie komunikują swoje działania naprawcze, postrzegają audyty równości wynagrodzeń jako imperatyw kulturowy i osiągają lepsze wyniki w przyciąganiu oraz zatrzymywaniu talentów.
Możesz rozpocząć tę drogę od prostych działań, takich jak omówienie z pracownikami anonimowych danych dotyczących ustaleń oraz działań, które podejmujesz w ich następstwie. Dobrym sposobem na dzielenie się spostrzeżeniami jest wskazanie, w jaki sposób rozwiązujesz problem luki płacowej między płciami lub pokazanie, na co przeznaczono budżet w ostatnim cyklu.
Choć może się to wydawać trudne, osobiście obserwowałem bezprecedensowe wsparcie i uznanie ze strony pracowników, którzy byli traktowani jako żywotna część organizacji.
Rozwijaj swoje podejście do równości wynagrodzeń
Audyty równości wynagrodzeń są kluczowym mechanizmem, dzięki któremu możesz zapewnić równe wynagrodzenie — wewnątrz organizacji i poza nią — ale nie pozwól, aby na tym wszystko się skończyło.
Dobrze przeprowadzony proces audytu może budować zaufanie i pokazywać pracownikom, że sprawiedliwe wynagrodzenie nie jest tylko miłym dodatkiem, lecz głęboko zakorzenionym filarem kultury organizacyjnej. Utalentowani specjaliści coraz częściej szukają organizacji, które wykazują w tym zakresie zarówno zaangażowanie, jak i odpowiedzialność.
Chcesz dowiedzieć się więcej o najlepszych praktykach zarządzania płacami, wynagrodzeniach i świadczeniach, DEI oraz innych zagadnieniach? Zapisz się do biuletynu People Managing People, a wszystkie najnowsze wiadomości, trendy, wskazówki i triki otrzymasz bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą!
