Czym dokładnie jest oprogramowanie do etyki i zgodności?

Organizacje z różnych branż mierzą się z coraz większym obciążeniem związanym z zapewnianiem zgodności zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. Wymaga to od firm posiadania solidnego programu zapewniania zgodności, który uwzględnia wszystkie wymogi w tym zakresie — i właśnie tutaj pomocne jest oprogramowanie do zapewniania zgodności.

Oprogramowanie do zapewniania zgodności to cyfrowy system, który centralizuje i usprawnia przestrzeganie przez firmę norm prawnych i zawodowych obowiązujących w jej branży. System ten zazwyczaj obejmuje narzędzia do szkoleń pracowników, oprogramowanie do zgłaszania incydentów (w tym anonimową linię zgłoszeń) oraz gromadzenie danych, które umożliwia menedżerom monitorowanie postępów i skuteczności zasad dotyczących zapewniania zgodności.

Dzięki oprogramowaniu do zapewniania zgodności kadra kierownicza może mieć pewność, że wszyscy pracownicy przestrzegają wszystkich norm zawodowych i regulacji. Śledząc szkolenia pracowników i umożliwiając szybkie zgłaszanie incydentów, organizacja może oceniać skuteczność działań na rzecz zgodności — a korzystanie z jednego scentralizowanego oprogramowania to najłatwiejszy sposób na monitorowanie tych kluczowych danych.

Kluczowe elementy oprogramowania do zarządzania zgodnością

Zapewnienie zgodności w firmie jest szczególnie ważne, ale, jak powie każdy specjalista ds. zgodności, jest również niezwykle skomplikowane.

Istnieje wiele obszarów, którymi należy się zająć — od wdrażania nowych pracowników po monitorowanie i dostosowywanie zasad do nowych wymogów branżowych. System zarządzania zgodnością gromadzi wszystko, czego potrzebuje organizacja, w jednym przyjaznym dla użytkownika miejscu, ułatwiając bieżące dbanie o zgodność.

Typowe funkcje oprogramowania do zapewniania zgodności to:

• Moduły szkoleniowe: Krótkie filmy, scenariusze szkoleń i inne narzędzia wspierające szkolenia pracowników.
• Zarządzanie zadaniami: Usprawnione przepływy pracy zapewniające, że wszyscy pracownicy przestrzegają regulacji branżowych podczas codziennych działań.
• Funkcje raportowania: Systemy umożliwiające pracownikom anonimowe zgłaszanie przypadków niewłaściwego postępowania, niezgodności z przepisami lub innych naruszeń.
• Zarządzanie incydentami: Przepływ pracy zapewniający dokładne zbadanie wszystkich zgłoszonych incydentów oraz podjęcie przez menedżerów ds. zgodności odpowiednich działań w celu rozwiązania każdego problemu.
• Powiadomienia i alerty: Oprogramowanie wysyła pracownikom i kadrze kierowniczej alerty, gdy organizacja nie spełnia w pełni wymogów zgodności (np. gdy ktoś zgłosił incydent albo pracownik nie ukończył szkolenia itp.)
• Przegląd danych: Regularne raporty danych pokazujące, w jakich obszarach organizacja skutecznie zapewnia zgodność, a w których można ją poprawić.
• Zarządzanie ryzykiem: Określ poziom ryzyka i zajmij się lukami w zabezpieczeniach dzięki zarządzaniu ryzykiem, aby zminimalizować ryzyko braku zgodności.
• Zarządzanie audytami: Planuj audyty i monitoruj je, aby zawsze przeprowadzać audyty systemu zgodnie z wymogami regulacji.
• Integracja z narzędziami zewnętrznymi: Zintegruj narzędzie do zarządzania zgodnością ze swoim systemem HRMS, CRM oraz innymi narzędziami lub aplikacjami, aby ograniczyć liczbę zadań wykonywanych ręcznie i skupić się na strategicznych aspektach, takich jak zarządzanie zasadami, działania naprawcze czy zarządzanie zmianą.

Warto przeanalizować różne rozwiązania oprogramowania do zapewniania zgodności w obszarze HR, aby znaleźć to, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Korzyści z oprogramowania do zapewniania zgodności dla działu kadr

Dział kadr w Twojej firmie jest niewątpliwie bardzo zajęty, a zapewnianie zgodności jest skomplikowane i łatwo przeoczyć zmiany w przepisach.

Dzięki automatyzacji oprogramowanie zajmie się zapewnianiem zgodności w tle, powiadamiając dział HR tylko wtedy, gdy pojawi się problem wymagający zgłoszenia lub dane wymagające przeanalizowania.

Na przykład powyższy obraz przedstawia dane dotyczące zgłoszeń incydentów w całej organizacji. Możesz zobaczyć, że dane wskazują poziom dotkliwości incydentu, miejsce jego wystąpienia oraz to, czy zgłoszenie było anonimowe.

Dział HR może wykorzystać te dane, aby określić, które elementy zgodności z przepisami wymagają omówienia przez pracowników, w których regionach najczęściej dochodzi do niewłaściwego postępowania oraz w jaki inny sposób organizacja może stać się bardziej etyczna i działać zgodnie z przepisami.

Twoja firma może skutecznie zarządzać zasadami i procedurami zgodności bez przeciążania pracowników!

Pomaga prowadzić szkolenia dotyczące zgodności

Szkolenia stanowią pierwszą linię obrony przed nieprzestrzeganiem przepisów. Gdy pracownicy są dokładnie i skutecznie przeszkoleni, z większym prawdopodobieństwem zapamiętają standardy i przepisy obowiązujące w ich branży. Jednak sprawienie, by pracownicy zapamiętali te informacje, może być prawdziwym wyzwaniem — i właśnie tutaj przydaje się oprogramowanie do zarządzania zgodnością.

Oprogramowanie do zarządzania zgodnością oferuje wiele sposobów angażowania pracowników, dzięki czemu szkolenia są przyjemniejsze i łatwiejsze do zapamiętania. Na przykład nasze oprogramowanie jest wyposażone w krótkie filmy, gry wykorzystywane podczas szkoleń oraz inne wyjątkowe metody, dzięki którym wiedza naprawdę „zapada w pamięć”. Można je również dostosować do konkretnych potrzeb szkoleniowych organizacji.

Ponadto większość rozwiązań do zarządzania zgodnością prawdopodobnie umożliwia śledzenie postępów pracowników w procesie szkoleniowym. Dział HR otrzyma raporty dotyczące postępów każdego pracownika, a także raport po ukończeniu przez niego szkolenia dotyczącego zgodności. 

Dzięki temu oprogramowaniu menedżer może poprosić pracowników o samodzielne ukończenie szkolenia (poprzez oglądanie filmów lub rozwiązywanie quizów), zyskując więcej czasu i dając pracownikom możliwość pracy we własnym tempie.

Pomaga monitorować niewłaściwe postępowanie

To może być najważniejszy element oprogramowania do zarządzania zgodnością. Firma nie może zbudować etycznej kultury zgodności, jeśli nie ma systemu zgłaszania niewłaściwego postępowania. Pracownicy potrzebują bezpiecznego i łatwego sposobu zgłaszania niezgodności, a oprogramowanie do zarządzania zgodnością jest gotowe, aby zapewnić dokładnie taką możliwość.

Jak widać na powyższym obrazie, pracownicy mogą zgłaszać niezgodności, zgłoszone problemy lub inne kwestie budzące obawy za pośrednictwem anonimowych formularzy online dostępnych w oprogramowaniu do sygnalizowania nieprawidłowości. Dzięki temu pracownicy mogą swobodnie zabierać głos, gdy zauważą niewłaściwe postępowanie, bez ryzyka niesprawiedliwych konsekwencji ze strony współpracowników lub menedżerów.

Ponadto wiele programów do zarządzania zgodnością pozwala działowi HR skonfigurować ścieżkę zgłaszania, tak jak na poniższym obrazie. Ten przepływ pracy automatycznie powiadomi określone osoby na kolejnych etapach postępowania wyjaśniającego dotyczącego pracownika, zapewniając, że każdy dołoży należytej staranności, a organizacja właściwie zareaguje na niewłaściwe postępowanie.

Sprawniejsze podejmowanie decyzji

Oprogramowanie do zarządzania zgodnością gromadzi potrzebne informacje dotyczące zgodności na jednym pulpicie. Kierownictwo może sprawdzać wszystkie kwestie związane ze zgodnością i monitorować problemy bez konieczności przeszukiwania dodatkowych źródeł w celu znalezienia informacji. Dostępność danych w czasie rzeczywistym usprawnia podejmowanie decyzji i zapewnia zgodność z przepisami.

Zmniejsza ryzyko braku zgodności

Niektóre branże podlegają ścisłym regulacjom. Na przykład firmy z branży opieki zdrowotnej muszą przestrzegać przepisów HIPAA i śledzić zmiany regulacyjne, aby uniknąć kar. 

Podobnie istnieją inne przepisy, specyficzne dla danej branży lub ogólne, których firmy muszą przestrzegać, takie jak ISO, OSHA czy ustawa Sarbanesa-Oxleya.

Zapewnienie zgodności może być trudne dla firm działających w środowisku podlegającym ścisłym regulacjom. Oprogramowanie do zarządzania zgodnością zapewnia przestrzeganie odpowiednich standardów i wymogów prawnych, zmniejszając tym samym ryzyko braku zgodności.

Uwalnia zasoby

Zapewnienie zgodności wymaga znacznych zasobów. Okresowe oceny ryzyka i ciągłe monitorowanie zgodności są kosztowne, ale niezbędne. Nie można ich pomijać, ale można je zautomatyzować za pomocą oprogramowania. Automatyzacja procesów związanych ze zgodnością przy użyciu odpowiedniego oprogramowania pozwoli zaoszczędzić roboczogodziny i poprawić wykorzystanie zasobów.

Zwiększa wiarygodność

Inwestowanie w bezpieczeństwo i zgodność z przepisami buduje wiarygodność. Klienci preferują dostawców, którym ufają. Zapewnianie najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych sprawia, że wyglądasz wiarygodnie i zwiększa prawdopodobieństwo, że klienci wybiorą właśnie Ciebie zamiast innych dostawców, którzy pozostają w tyle.

Zgodność z FLSA

Departament Pracy Stanów Zjednoczonych (DoL) opublikował 24 sierpnia 2020 roku Biuletyn pomocy terenowej (FAB No.2020-5), aby udzielić pracodawcom wskazówek dotyczących zachowania zgodności z ustawą o uczciwych standardach pracy (FLSA) w ramach pracy zdalnej.

Zgodnie z FLSA pracodawcy muszą wynagradzać pracowników nie tylko za zaplanowane godziny pracy, lecz także za nadgodziny. FLSA pozwala również pracodawcom dopilnować, aby w godzinach objętych wynagrodzeniem nie były wykonywane niepożądane zadania, takie jak osobiste obowiązki domowe.

Nieprzestrzeganie FLSA wiąże się z wysokimi karami. Zespół HR musi stosować się do szczegółowych wytycznych określonych przez FLSA. Błędy mogą być kosztowne, nawet bardziej niż koszt rozwiązania zapewniającego zgodność, które może zagwarantować stałą zgodność z FLSA.

Etyczna i zgodna z przepisami kultura organizacyjna może również obejmować audyt równości wynagrodzeń, czyli wykorzystywanie rozwiązań do zapewniania równości wynagrodzeń w celu oceny danych dotyczących wynagrodzeń, wykrywania rozbieżności oraz promowania sprawiedliwych i przejrzystych praktyk płacowych.

Zgodność z I-9

Firmy są zobowiązane dopilnować, aby nowi pracownicy wypełnili formularz I-9 w pierwszym dniu pracy lub wcześniej. Jeśli nie przestrzegasz przepisów, a funkcjonariusze Służby Imigracyjnej i Celnej (ICE) zapukają do Twoich drzwi, możesz mieć poważne problemy. 

W przypadku zespołów HR i pracodawców, którzy nie przestrzegają przepisów, firma będzie musiała zapłacić karę cywilną, której wysokość zostanie ustalona na podstawie między innymi takich czynników jak wielkość firmy, waga naruszenia i historia. 

Narzędzie do zapewniania zgodności może powiadamiać Cię o konieczności wypełniania formularzy I-9, przechowywać je oraz śledzić działania związane z I-9, dzięki czemu zawsze będziesz na bieżąco. Rozwiązanie do zapewniania zgodności oparte na modelu SaaS może również oferować integracje, które pomogą Ci przekształcać papierowe formularze w dokumenty cyfrowe w celu ich przechowywania. 

Twoje rozwiązanie może również oferować integrację z E-Verify, która pozwoli Ci szybko upewnić się, że Twoi pracownicy są uprawnieni do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Wybierz oprogramowanie do zapewniania zgodności i zadbaj o bezpieczne miejsce pracy

Jak widać, oprogramowanie do zapewniania zgodności może znacznie ułatwić ogromne i ważne zadanie, jakim jest zarządzanie zgodnością.

Dzięki jednemu systemowi możesz pomóc swojej organizacji stać się bardziej etycznym miejscem, a wszyscy w Twoim miejscu pracy będą Ci za to wdzięczni.

Przekonany? Zapoznaj się z wyborem najlepszego oprogramowania HR do zapewniania zgodności dostępnego obecnie na rynku, przygotowanym przez People Managing People. Jeśli natomiast chcesz całkowicie zlecić na zewnątrz zadania związane z zarządzaniem zgodnością, firma zajmująca się zgodnością HR może lepiej odpowiadać Twoim potrzebom.

Dalsze materiały:

• Przewodnik po zgodności HR
• Najlepsze kursy etyki