Czym jest HR?
Celem działu HR, czyli zasobów ludzkich, jest wspieranie Ciebie i Twoich współpracowników na każdym etapie drogi zawodowej — od dołączenia do firmy i radzenia sobie z codziennymi obowiązkami po odejście z niej. Potraktuj HR jako pełny cykl, który obejmuje każdy etap zatrudnienia i koncentruje się na tym, aby na każdym kroku miejsce pracy spełniało Twoje potrzeby. W tym artykule poznasz jasne i praktyczne wyjaśnienie tego, czym naprawdę zajmuje się HR z perspektywy pracownika.
Czym jest HR: krótka definicja
HR, czyli zasoby ludzkie, to dział firmy zajmujący się wszystkim, co dotyczy pracowników. Obejmuje to rekrutację, szkolenia, zarządzanie świadczeniami pracowniczymi, obsługę listy płac oraz dbanie o przestrzeganie zasad obowiązujących w miejscu pracy. HR pomaga również tworzyć pozytywne środowisko pracy, odpowiadając na potrzeby pracowników i wspierając kulturę organizacyjną firmy.
Platformy HR dla przedsiębiorstw zapewniają kompleksowe narzędzia do zarządzania rekrutacją, rozwojem pracowników i zgodnością z przepisami na dużą skalę.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jak działa HR
Każdy menedżer powinien rozumieć współczesną rolę HR, a także zapoznać się z naszymi zestawieniami rozwiązań HR, aby znaleźć technologię wspierającą pracowników. Przyjrzyjmy się różnym rolom i obowiązkom działu HR:
Propozycja wartości dla pracownika
Jako potencjalni pracownicy zaczynamy od poszukiwania organizacji, która zaspokaja nie tylko nasze potrzeby finansowe, lecz także intelektualne i społeczne oraz jest zgodna z naszymi wartościami.
Organizacje są tego świadome i chcą znaleźć pracowników, którzy podzielają ich wartości organizacyjne lub są z nimi zgodni. Rolą HR w tym obszarze jest przedstawienie czegoś, co nazywa się propozycją wartości dla pracownika (EVP).
EVP określa, co organizacja jest gotowa Ci zaoferować. Obejmuje zarówno wynagrodzenie (pensję, płacę), które będziesz otrzymywać, jak i świadczenia, z których możesz korzystać jako pracownik.
Tworząc lub uzupełniając EVP, dział HR przygotowuje listę świadczeń zgodnych z szerszymi wartościami organizacji. Następnie zawęża ją do tych, które są zarówno przystępne cenowo, jak i atrakcyjne dla największej części grupy pracowników, którą organizacja chce przyciągnąć.
Przykłady elementów świadczeń zawartych w takich EVP, z którymi się spotkałem, obejmują fundusze szkoleniowe, o które może ubiegać się każdy pracownik, urlop macierzyński lub ojcowski wykraczający poza ustawowe minimum, dofinansowanie udziału w konferencjach, zniżki na produkty pracodawcy oraz eskortę ochroniarza do samochodu lub na stację kolejową po godzinach pracy.
EVP to potężne narzędzie, którym HR posługuje się w celu przyciągania pracowników. Jedna z organizacji, z którą współpracowałem, zapewniała eskortę ochroniarza do samochodu lub na stację kolejową po godzinach pracy.
Nigdy nie skorzystam z tego świadczenia — zazwyczaj pracuję w ciągu dnia. Interesuje mnie jednak praca w organizacjach, które dbają o bezpieczeństwo swoich pracowników.
Kiedy temat ten pojawił się w rozmowie z tym pracodawcą, pozwolił mi lepiej zrozumieć jego kulturę, która była zgodna z moimi wartościami i oczekiwaniami wobec pracodawcy.
HR ma więc dzięki EVP narzędzie do przyciągania kandydatów, ale pełni również obowiązki związane z rekrutacją i selekcją. Funkcja rekrutacyjna może być częścią zespołu HR albo HR może zarządzać relacją między organizacją a zewnętrzną firmą rekrutacyjną, z której usług ona korzysta.
Często stosuje się połączenie obu rozwiązań: na łatwe do obsadzenia stanowiska rekrutuje HR, natomiast stanowiska specjalistyczne lub bardzo wysokiego szczebla obsługuje zewnętrzna firma rekrutacyjna.
Rekrutacja i zatrudnianie
Gdy HR prowadzi rekrutację, wspiera menedżera ds. rekrutacji w przygotowaniu ogłoszenia o pracę, a także pomaga ustalić kanały, które zostaną wykorzystane do ogłoszenia naboru (lokalna lub ogólnokrajowa gazeta, serwisy z ofertami pracy, media społecznościowe, czasopisma branżowe itp.).
Nawet w małych firmach lub startupach bezpłatne systemy HR zapewniają podstawę do zarządzania rekrutacją i relacjami z pracownikami.
Otrzymane aplikacje zazwyczaj trafiają do menedżera ds. rekrutacji w celu weryfikacji, choć czasami HR również pomaga w tym aspekcie, jeśli zostanie o to poproszony. Na etapie selekcji wiele zależy od organizacji i roli, jaką ma odegrać HR.
Czasami HR oferuje menedżerom szkolenia z prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, czasami przedstawiciel HR uczestniczy w rozmowie kwalifikacyjnej, a innym razem cały proces może zostać powierzony menedżerowi ds. rekrutacji.
Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu HR zazwyczaj odgrywa rolę w kwestiach administracyjnych: wysyła umowę, odbiera jej podpisany egzemplarz i wprowadza nowego pracownika do systemu płacowego.
Wydawanie kart dostępu lub zapewnianie dostępu do systemów IT nie odbywa się w dziale HR, jednak wprowadzenie przez HR danych nowego pracownika do systemu płacowego uruchamia te pozostałe procesy.
Czasami potencjalni pracownicy proszą o wyższe wynagrodzenie. Rola działu HR w tym zakresie zazwyczaj polega na udzielaniu wskazówek osobie odpowiedzialnej za rekrutację. Dział HR może przedstawić przedział wynagrodzenia, który menedżer może zaoferować, albo poprosić go o uzasadnienie, dlaczego chce zaproponować temu kandydatowi wyższą kwotę.
W takich przypadkach dział HR i menedżer odpowiedzialny za rekrutację omawiają najlepszy sposób postępowania, uwzględniający wewnętrzną równość wynagrodzeń oraz oczekiwania dotyczące wyników pracy.
Wdrażanie nowego pracownika
Większość z nas pamięta proces wprowadzenia pracownika, przez który przechodziliśmy w pierwszym tygodniu pracy — jest on tworzony i prowadzony przez zespół ds. zasobów ludzkich.
Zespół ten będzie kierować się wskazówkami kadry zarządzającej wyższego szczebla (zarządu i dyrektora generalnego) oraz przygotuje prezentację lub plan, których celem będzie jak najszybsze wdrożenie nowych pracowników.
Często podczas takiego wprowadzenia większy nacisk kładzie się na kulturę organizacyjną i oczekiwania pracodawcy, a znacznie mniejszy na techniczną stronę pracy.
Może ono na przykład obejmować część poświęconą historii organizacji, prezentację trwającą 15 minut, którą wygłosi członek kadry kierowniczej na temat organizacji lub swojego działu, albo wizytę w jednym z obszarów operacyjnych firmy (zakładzie, sklepie, magazynie, centrum obsługi telefonicznej itp.).
Niektóre narzędzia HR dla małych firm obsługują najważniejsze funkcje, takie jak rekrutacja, naliczanie wynagrodzeń i zarządzanie wynikami pracy pracowników, w jednym rozwiązaniu, ponieważ startupy nie mają możliwości korzystania z dziesiątek oddzielnych systemów.
Kształtowanie kultury organizacyjnej i wartości firmy
Zdecydowana większość pracowników ma bardzo niewielki, a czasem wręcz żaden, bezpośredni kontakt z działem HR, spotykając specjalistę HR być może tylko podczas prezentacji lub innego wydarzenia grupowego.
Pracownicy mają jednak do czynienia z zasadami i procedurami, za które odpowiada dział HR. Jeśli kiedykolwiek składałeś wniosek o dowolny rodzaj urlopu lub szkolenie, wypełniałeś kartę czasu pracy, odchodziłeś z pracy, wypełniałeś ankietę zaangażowania, otrzymałeś podwyżkę albo zostałeś zwolniony, miałeś do czynienia z zasadą lub procedurą, za którą odpowiada i którą utrzymuje dział HR.
Specjaliści HR spędzają dużo czasu na bezpośredniej pracy z pracownikami i ich menedżerami w związku z zarządzaniem słabymi wynikami pracy oraz zarządzaniem zmianą.
W przypadku pracownika osiągającego słabe wyniki dział HR omówi problemy z menedżerem i opracuje plan działania. Specjaliści HR często uczestniczą w spotkaniach z pracownikiem osiągającym słabe wyniki i monitorują jego postępy, dopóki nie zacznie on dobrze wykonywać pracy albo nie odejdzie z organizacji.
Innym obszarem, w którym specjaliści HR spędzają sporo czasu na bezpośredniej pracy z ludźmi, są zmiany — może to być restrukturyzacja obszaru działalności, zlecenie funkcji na zewnątrz lub sytuacje związane z redukcją zatrudnienia.
Zmiany często wywołują niepokój, dlatego rolą działu HR jest odpowiadanie na pytania i zapewnienie, aby działalność firmy oraz pracownicy doświadczyli możliwie najmniejszych zakłóceń.
Zarządzanie oprogramowaniem i systemami
Dział HR ma dostęp do różnorodnych programów HR i narzędzi. Na przykład systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) służą do usprawniania zadań takich jak zarządzanie dokumentacją pracowników, naliczanie wynagrodzeń i administrowanie świadczeniami.
Ponadto systemy śledzenia kandydatów (ATS) wspierają rekrutację, organizując i zarządzając informacjami o kandydatach, natomiast oprogramowanie do zarządzania wynikami pracy pozwala zespołom HR monitorować postępy pracowników i wyznaczać cele. Narzędzia te nie tylko zwiększają wydajność, lecz także zapewniają zgodność z prawem pracy i dostarczają informacji dzięki analizom, umożliwiając specjalistom HR podejmowanie świadomych decyzji.
Obecnie działy HR coraz częściej polegają na chmurowych narzędziach HR, aby efektywnie zarządzać pracownikami z dowolnego miejsca.
Proces odejścia pracownika
W większości przypadków, gdy pracownik odchodzi z organizacji, jego jedyny kontakt z działem HR polega na wypełnieniu ankiety końcowej. W bardzo rzadkich sytuacjach menedżer odchodzącego pracownika może poprosić dział HR o przygotowanie kontroferty, aby go zatrzymać.
W ramach moich obowiązków związanych z wynagrodzeniami obserwowałem z boku kilka sytuacji dotyczących kontrofert. Są one rzadkie, ponieważ większość z nas można dość łatwo zastąpić, a kontroferty zazwyczaj nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Z pewnością mogą zatrzymać pracownika na krótki czas, ale z moich obserwacji i rozmów ze współpracownikami wynika, że ten sam pracownik zwykle odchodzi w ciągu kilku miesięcy.
Podsumowanie
W powyższym wyjaśnieniu dotyczącym zadań działu HR krótko omówiłem wiele tematów, ale oczywiście zakres odpowiedzialności jest znacznie szerszy i obejmuje między innymi planowanie zatrudnienia.
Jeśli interesuje Cię bardziej szczegółowe zrozumienie zagadnień związanych z HR, koniecznie rozejrzyj się po naszej stronie.
