Czym jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami i jak może Ci pomóc?
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami pozwala organizować, ustalać priorytety i śledzić poszczególne zadania, aby osiągać cele lub kończyć projekty. Możesz traktować je jak swoją cyfrową listę rzeczy do zrobienia. Doskonale sprawdza się przy realizacji dużych projektów, umożliwiając wykonywanie ich krok po kroku. Oto, jak to narzędzie pomaga zachować wydajność pracy i ograniczyć stres.
Zarządzanie zadaniami a zarządzanie projektami
Twoja najlepsza przyjaciółka chce zorganizować przyjęcie zaręczynowe, a Tobie powierzono organizację imprezy ze względu na Twoje doświadczenie w planowaniu przyjęć.
Planowanie przyjęcia jest zasadniczo projektem, który musisz zrealizować. Aby ukończyć cały projekt (przyjęcie), musisz jednak wykonać szereg mniejszych zadań (zarezerwować miejsce, firmę cateringową itp.).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Różnica między nimi jest niewielka.
Podczas zarządzania projektem masz na uwadze termin i cel — szerszy obraz sytuacji. Zarządzanie projektami ma szerszy zakres, dlatego osoba zarządzająca musi uwzględniać takie czynniki jak kontrola kosztów, przepływy pracy i dostępne zasoby.
Zarządzanie zadaniami polega na zajmowaniu się jednym aspektem projektu naraz. Na przykład podczas zarządzania zadaniami musisz uwzględnić termin i priorytet zadania, jego przydzielenie oraz postęp. To sporo elementów do zarządzania, ale narzędzie do zarządzania zadaniami może ułatwić Ci pracę.
Korzyści z oprogramowania do zarządzania zadaniami
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami umożliwia monitorowanie wszystkich aspektów zarządzania zadaniami z jednego pulpitu, ale to nie wszystko.
Tworząc uzasadnienie biznesowe dla nowego oprogramowania, warto wskazać kierownictwu kwestie, które powinno wziąć pod uwagę. Oto najważniejsze argumenty dotyczące oprogramowania do zarządzania zadaniami:
- Zmniejsza ryzyko utraty informacji: Podczas wykonywania zadań osoby, którym je przydzielono, mogą wymieniać z Tobą oszałamiającą liczbę dokumentów, haseł i informacji. Narzędzie do zarządzania zadaniami ogranicza ryzyko utraty informacji, ponieważ umożliwia gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu.
- Łatwiejsze delegowanie i lepsza współpraca: Nie musisz wysyłać członkom zespołu wiadomości e-mail ani wzywać ich do biura, aby przydzielać poszczególne zadania. Gdy przydzielisz członkowi zespołu zadanie za pomocą narzędzia do zarządzania zadaniami, otrzyma on powiadomienie o jego przydzieleniu. Następnie możesz używać sekcji komentarzy do zdalnej współpracy nad zadaniami zespołu.
- Skuteczne ustalanie priorytetów: Możliwość ustalania priorytetów zadań pracowników jest jedną z najważniejszych korzyści narzędzia do zarządzania zadaniami. Członkom zespołu może być trudno przełączać się między zadaniami. Ustalanie priorytetów pozwala im lepiej zarządzać czasem i daje wyraźniejszy obraz kolejności, w jakiej należy wykonywać przydzielone zadania.
- Lepsza koncentracja: Narzędzie do zarządzania zadaniami eliminuje poczucie konieczności ukończenia dużego zadania w określonym czasie. Dzieje się tak, ponieważ pozwala podzielić zadania na mniejsze, łatwiejsze do przyswojenia części, co ułatwia koncentrację.
Powiązany artykuł: 10 najlepszych zintegrowanych systemów zarządzania ryzykiem
Funkcje oprogramowania do zarządzania zadaniami
Narzędzia do zarządzania zadaniami oferują zestaw funkcji będący podzbiorem funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Trello i Asana. Poniżej przedstawiono najczęstsze funkcje oprogramowania do zarządzania zadaniami:
1. Planowanie i harmonogramowanie
Planowanie i harmonogramowanie to najbardziej podstawowe funkcje narzędzia do zarządzania zadaniami. Planowanie obejmuje podział całego przepływu pracy na proste zadania. Gdy zadania są gotowe do przydzielenia, możesz ustawić terminy lub oznaczyć je jako zadania cykliczne.
Na przykład tworzysz listę zadań obejmującą trzy pozycje: wdrożenie nowego pracownika, przygotowanie dla niego stanowiska pracy oraz ocenę w pierwszym tygodniu, aby sprawdzić, czy nowy pracownik dobrze się odnajduje. Przydzielasz te zadania różnym członkom zespołu. Po przydzieleniu zadań śledzisz postępy, gdy członkowie zespołu kontynuują nad nimi pracę.
2. Współpraca
Współpraca może być trudna bez odpowiedniego systemu, szczególnie w środowisku pracy zdalnej. Członkowie zespołu nie mogą polegać na arkuszach kalkulacyjnych przy złożonych zadaniach, przynajmniej bez wyrywania sobie włosów z głowy, ponieważ zadania mogą obejmować kilka podzadań, zależności między zadaniami lub kamienie milowe.
Solidny internetowy system zarządzania zadaniami usprawnia procesy współpracy zespołowej. Członkowie zespołu mogą wymieniać się informacjami i otrzymywać aktualizacje dotyczące trwających zadań, a przełożeni mogą udzielać odpowiedzi na pytania dotyczące poszczególnych zadań oraz śledzić postępy prac za pomocą systemu zarządzania zadaniami.
3. Automatyzacja
Automatyzacja upraszcza zarządzanie złożonymi zadaniami. Pomyśl na przykład o zadaniach, które wymagają współpracy między wieloma zespołami projektowymi, zatwierdzenia przez kierowników na różnych etapach oraz kilkukrotnego powiadamiania członków zespołu w miarę postępu prac.
Ręczne zarządzanie złożonymi zadaniami jest nieefektywne, dlatego wiele systemów zarządzania zadaniami oferuje rozwiązania automatyczne. Automatyzacja może uwolnić znaczną część Twojego cennego czasu, który w przeciwnym razie spędziłbyś na żmudnych zadaniach.
Nie musisz jednak ograniczać się do rozwiązań automatycznych wbudowanych w system zarządzania zadaniami. Możesz także samodzielnie automatyzować procesy za pomocą integracji.
Jeśli na przykład chcesz przypomnieć osobie przypisanej do zadania o zbliżającym się w ciągu 24 godzin terminie jego wykonania, możesz użyć integracji z Zapierem, aby przypomnieć pracownikowi o tym za pośrednictwem sekcji komentarzy w narzędziu do zarządzania zadaniami lub wiadomości w Slacku.
4. Widoki
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami oferuje kilka widoków ułatwiających współpracę, zależnie od Twoich preferencji. Większość narzędzi oferuje co najmniej widok kalendarza i tablice kanban. Niektóre narzędzia oferują jednak więcej opcji, takich jak wykresy Gantta, osie czasu, listy i widok siatki.
Szablony kanban cieszą się szczególną popularnością. Zapewniają prosty i skuteczny układ dla każdego etapu procesu. Możesz delegować zadania na każdym etapie projektu i komunikować się z osobami przypisanymi do zadań w czasie rzeczywistym.
5. Śledzenie czasu
Śledzenie czasu to ważna funkcja, której należy szukać w systemie zarządzania zadaniami. Dane o tym, ile czasu poświęcono na każde zadanie w projekcie, pozwalają zidentyfikować wąskie gardła i zasoby pochłaniające nadmierną ilość czasu.
Funkcja śledzenia czasu będzie również potrzebna, jeśli Twoja firma często zatrudnia pracowników rozliczanych godzinowo lub przyjmuje projekty rozliczane według stawki godzinowej.
Będziesz mógł umożliwić pracownikom lub wykonawcom bezpośrednie rejestrowanie danych dotyczących czasu pracy w oprogramowaniu do zarządzania zadaniami. Kierownictwo może następnie okresowo przeglądać dane z kart czasu pracy, aby usprawnić zarządzanie zasobami, przeprowadzać audyty list płac lub wystawiać faktury.
Jak zarządzać zadaniami
Większość narzędzi do zarządzania zadaniami wykorzystuje typowy proces. Jeśli zastanawiasz się, jak on wygląda, poniżej przedstawiliśmy jego ogólny zarys.
1. Tworzenie i przypisywanie zadań
Tworzenie i przypisywanie zadań jest zazwyczaj szybkie i łatwe. Tworzysz zadanie, dodajesz odpowiednie szczegóły dla osoby przypisanej do zadania, ustawiasz termin wykonania i przypisujesz kartę.
Na przykład podczas wdrażania nowego pracownika musisz przypisać zadania związane z dokumentacją, poinformować go, z kim powinien skontaktować się w sprawie pomocy lub zasobów, a także skoordynować z personelem przygotowanie stanowiska pracy. Wszystkie zadania możesz przypisać z poziomu narzędzia do zarządzania zadaniami.
Niektóre narzędzia mogą umożliwiać importowanie arkuszy kalkulacyjnych, jeśli zadania są już zapisane w pliku Excel. Po dodaniu zadań możesz tworzyć szablony, aby w przyszłości nie trzeba było tworzyć zadań od podstaw.
2. Współpraca
Narzędzia do zarządzania zadaniami mogą oferować interaktywny interfejs, który ułatwia zarządzanie przepływem pracy i współpracę. Po przypisaniu zadania osoba odpowiedzialna może zadawać pytania dotyczące rezultatów pracy lub poinformować kierownika o potencjalnych opóźnieniach, korzystając z sekcji komentarzy.
3. Śledzenie postępów
Twój zespół może aktualizować postęp realizacji zadań za pomocą rozwiązania do zarządzania zadaniami.
Wyobraź sobie.
Zleciłeś członkowi swojego zespołu zadanie przygotowania się do wdrożenia nowych pracowników zaplanowanego na nadchodzący tydzień. Dodałeś listę zadań z trzema pozycjami — ustawienie projektora, zlecenie członkowi personelu ustawienia krzeseł oraz zamówienie kawy i pączków.
Zleciłeś podobne zadania wraz z listami kontrolnymi czterem innym członkom zespołu. Członkowie zespołu odhaczają pola po wykonaniu zadań i oznaczają Cię w komentarzach, gdy potrzebują pomocy.
Na razie wszystko jasne? Teraz pomyśl o zrobieniu tego samego bez narzędzia do zarządzania zadaniami.
Widzisz, co mam na myśli?
Dąż do prostoty i łatwości
Łatwo ulec wpływowi efektownych funkcji (z których prawdopodobnie nigdy nie skorzystasz) i zainwestować w bardzo rozbudowane narzędzie do zarządzania zadaniami. Jednak w przypadku oprogramowania do zarządzania zadaniami im prościej, tym lepiej.
Twoim celem jest ułatwienie Tobie i Twojemu zespołowi procesu przydzielania, współpracy i realizowania zadań. Bardziej stroma krzywa uczenia się sprawi, że zmiana będzie dla Twojego zespołu zniechęcająca, a także będzie wymagać poświęcenia większej ilości czasu na wdrożenie nowych pracowników w korzystanie z systemu zarządzania zadaniami.
Sprawdź także:
