Korzyści z zatrudniania pracowników zdalnych

Zanim przejdziemy do praktycznych wskazówek dotyczących zatrudniania pracowników zdalnych, poświęćmy chwilę na omówienie powodów, dla których w ogóle warto rozważyć takie rozwiązanie.

• Dostęp do większej puli talentów: zdalny proces rekrutacji pozwala sięgnąć po globalną pulę talentów, bez ograniczeń geograficznych. Oznacza to większą szansę na znalezienie idealnej osoby na dane stanowisko, dysponującej różnorodnymi umiejętnościami i doświadczeniami.
• Oszczędności: Możesz obniżyć koszty związane z utrzymaniem fizycznej przestrzeni biurowej, w tym czynszu, mediów i artykułów biurowych. Ponadto pracownicy zdalni mogą zaakceptować niższe wynagrodzenie w zamian za elastyczność i oszczędności na dojazdach.
• Różnorodność pracowników: Zdalna rekrutacja sprzyja tworzeniu bardziej różnorodnego zespołu, ponieważ pracodawcy nie są ograniczeni do zatrudniania kandydatów z określonego regionu. Ta różnorodność może wnieść odmienne perspektywy i pomysły, wspierając innowacyjność i kreatywność.
• Lepsze samopoczucie pracowników: Praca zdalna może pozytywnie wpływać na zdrowie psychiczne i ogólne samopoczucie pracowników, ponieważ mają oni większą kontrolę nad swoim środowiskiem pracy i mogą lepiej zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• Ciągłość działania firmy: Zespół zdalny może być dostępny przez całą dobę i zwiększać odporność firmy w czasach kryzysu.

Pamiętam, że kiedyś musieliśmy znaleźć inżyniera iOS w Grimsby w Wielkiej Brytanii, ponieważ właśnie tam znajdowało się nasze biuro, i mogę Ci powiedzieć, że nikt nie był z tego zadowolony. Ani my, ani zespół, ani kandydaci.

Po miesiącach bezowocnych poszukiwań zdecydowaliśmy się na zatrudnienie zdalne i zamknęliśmy rekrutację w ciągu miesiąca.

Author's Tip

Zdalna rekrutacja daje również możliwość ponownego skupienia wysiłków na wartościach firmy i tym, co łączy ludzi — niezależnie od lokalizacji. Kiedy widzę, że organizacje wpadają w panikę na myśl, że utracą „kulturę firmy”, gdy zrezygnują z lokalizacji biura, mówię: “Przykro mi, ale nie mieliście kultury firmy, tylko kulturę biura”.

Jak zatrudniać pracowników zdalnych

Przejdźmy więc do konkretów. Zatrudnianie pracowników zdalnych oznacza dostosowanie obecnego procesu rekrutacji tak, aby uwzględniał kwestie takie jak różnice językowe i miejsca, w których będziesz szukać kandydatów. 

Oto na czym warto się skupić:

Dostosowanie opisów stanowisk

Jednym z pierwszych kroków jest przejrzenie opisów stanowisk, aby upewnić się, że są łatwe do zrozumienia dla różnych odbiorców. Oznacza to stosowanie przystępnego języka, bez używania wyrażeń potocznych. 

Na przykład staraj się unikać utartych określeń, takich jak „osoba przebojowa”, lub umieszczania „dobrego poczucia humoru” wśród wymagań.

Ktoś może bardzo dobrze mówić po angielsku, ale niekoniecznie rozumieć wyrażenia potoczne, a nikt nie powinien czytać Twojego opisu stanowiska ze słownikiem. 

Jeśli istnieją jakiekolwiek ograniczenia, takie jak wynagrodzenie, strefa czasowa lub system zmianowy, upewnij się, że są one wyraźnie wyeksponowane w opisie stanowiska.

Ponadto zawsze lubię wspominać o nastawieniu, którego szukamy, czyli o osobie przedsiębiorczej i proaktywnej.

Praca zdalna wiąże się z mniejszą kontrolą ze strony przełożonych (zazwyczaj), ale oznacza to, że wiele pracy trzeba wykonywać samodzielnie.

Potencjalni kandydaci powinni być na to przygotowani i umieć to zaprezentować podczas rozmowy kwalifikacyjnej, pokazując przykłady sytuacji, w których proaktywnie dostrzegali problemy i je rozwiązywali, lub gdy skutecznie komunikowali się z wieloma interesariuszami, aby zdalnie zrealizować złożony projekt.

Więcej informacji na temat pisania opisów stanowisk znajdziesz w moim artykule o tym, jak napisać opis stanowiska.

Różnicowanie miejsc publikacji ofert pracy

Choć niektóre standardowe serwisy z ofertami pracy próbują uwzględniać większą liczbę stanowisk zdalnych, warto przyjrzeć się serwisom specjalizującym się w ofertach pracy zdalnej.

Większość z nich jest płatna, ale są też darmowe. Moje propozycje to: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Dobry system śledzenia kandydatów pomoże Ci zbudować bazę kandydatów i zarządzać nimi w trakcie całego procesu.

Ważne jest również stworzenie profesjonalnej strony rekrutacyjnej, aby promować otwarte stanowiska wśród potencjalnych kandydatów, którzy mogą trafić do Ciebie bezpośrednio.

Oprogramowanie do tworzenia stron kariery może znacznie ułatwić zarządzanie tym procesem, a jednocześnie zapewnić spójność ogłoszeń o pracę z marką pracodawcy.

Nieco więcej przygotowań do rozmowy kwalifikacyjnej

Zdalne rozmowy kwalifikacyjne mogą wymagać nieco większych przygotowań zarówno od Ciebie, jak i od każdego członka zespołu, który będzie je prowadzić.

Musisz zadbać o przygotowanie zarówno pod względem sprzętu, jak i nastawienia:

Upewnij się, że masz odpowiednie warunki do prowadzenia zdalnych rozmów kwalifikacyjnych. Nie potrzebujesz kamery 4K ani sprzętu na poziomie streamera czy youtubera, ale zadbaj o dobrą widoczność na kamerze i ogranicz liczbę rozpraszaczy podczas prowadzenia rozmów. 

Najlepiej, jeśli siedzisz przy biurku — unikaj prowadzenia rozmów w samochodzie lub w drodze dokądś, ponieważ będziesz się rozpraszać, a takie zachowanie okazuje brak szacunku dla czasu drugiej osoby. 

Zawsze staraj się mieć włączoną kamerę, aby lepiej nawiązać kontakt z drugą osobą, i jeśli to możliwe, poproś ją o włączenie kamery przynajmniej raz w trakcie procesu. 

Podczas rozmowy wideo będziesz musieć wyciągnąć wiele informacji, co może być trudniejsze, a to oznacza, że prawdopodobnie będziesz potrzebować poświęcić więcej czasu każdemu kandydatowi. 

Tak jak Ty możesz potrzebować więcej czasu, aby wyrobić sobie zdanie, tak kandydaci mogą potrzebować go więcej, aby lepiej zrozumieć Ciebie i Twoją firmę. 

Skoncentruj się na poświęceniu czasu każdemu kandydatowi, aby pomóc mu zrozumieć kulturę oraz cele zespołu i firmy.

Być może kandydat pochodzi z innej kultury, dlatego musisz upewnić się, że rozumie oczekiwania i normy oraz że je akceptuje.

Na przykład, jeśli jesteście zespołem, w którym ściśle współpracuje się ze sobą, a kandydat wcześniej pracował jako wykonawca, któremu po prostu przydzielano projekt do zrealizowania bez większej komunikacji, wyjaśnij mu tę różnicę i upewnij się, że mu ona odpowiada.

Ponadto, jeśli przeprowadzasz rozmowy ze zdalnymi pracownikami z biura, przygotuj się na pytania dotyczące tego, jak Twoja firma równoważy sytuację pracowników biurowych i zdalnych pod względem możliwości rozwoju lub widoczności. 

Uwaga dotycząca rozmów kwalifikacyjnych międzykulturowych. Jeśli otwierasz swoją pulę kandydatów na cały świat, musisz być przygotowany na różne style komunikacji. 

Polecam książkę Mapa kulturowa Erin Meyer jako dobre wprowadzenie do komunikacji międzykulturowej.

Jeśli szukasz dodatkowych porad dotyczących skuteczniejszego prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, przeczytaj mój artykuł klucz do skoncentrowanych i angażujących rozmów kwalifikacyjnych, w którym omawiam ustrukturyzowane, ustandaryzowane rozmowy kwalifikacyjne (które są jeszcze ważniejsze w przypadku rekrutacji zdalnej).

Jeśli potrzebujesz pomocy w znalezieniu oprogramowania ułatwiającego prowadzenie zdalnych rozmów kwalifikacyjnych, zapoznaj się z artykułem People Managing People na temat najlepszego dostępnego obecnie oprogramowania do rozmów wideo.

Więcej cierpliwości podczas składania oferty 

Jak zawsze upewnij się, że masz wystarczającą wiedzę i odpowiednie przygotowanie, aby złożyć ofertę, zanim w ogóle zbliżysz się do tego etapu.

Oferta może wymagać nieco większej liczby kontaktów z kandydatami zdalnymi, a być może także większego wsparcia w przeprowadzeniu ich przez cały proces, ponieważ dla kandydata może to być pierwszy kontakt z firmą z Twojego kraju. 

Uzbrój się w cierpliwość. 

Więcej informacji na temat składania ofert znajdziesz w moim artykule o tym, jak złożyć ofertę pracy.

Najlepsze praktyki zatrudniania pracowników zdalnych

Zatrudnianie pracowników zdalnych wymaga odmiennych procesów i praktyk. Oto kilka najlepszych praktyk, które warto stosować podczas rozbudowy zdalnego zespołu.

Zapoznaj się z lokalnym prawem pracy

Podczas zatrudniania pracowników zdalnych ważne jest, aby najpierw zapoznać się z prawem pracy obowiązującym w stanach lub krajach, w których mieszkają potencjalni pracownicy zdalni. 

Obejmuje to znajomość przepisów dotyczących czasu pracy, płacy minimalnej, świadczeń i procedur rozwiązania stosunku pracy.

Stwórz globalną strategię wynagrodzeń

Ostatecznie wynagrodzenie jest głównym powodem, dla którego większość z nas chodzi do pracy, dlatego warto zastanowić się, jak podejdziesz do tej kwestii podczas zdalnego zatrudniania pracowników.

Jak radzi Liam Reese w swoim doskonałym artykule na temat globalnych wynagrodzeń: „Większość organizacji decyduje się na lokalizację wynagrodzenia zasadniczego, dlatego należy poświęcić trochę czasu na zbadanie lokalnych stawek rynkowych, a następnie dostosować je do strategii przyjętej dla danej roli (poniżej rynku, zgodnie z rynkiem lub powyżej rynku).

Oczywiście należy również uwzględnić lokalne przepisy, w tym przepisy dotyczące płacy minimalnej, nadgodzin, konsekwencji podatkowych i obowiązkowych świadczeń.

Jeśli nie masz zasobów, aby przeprowadzić tego rodzaju analizę dla każdej roli w każdym kraju, zawsze możesz dostosować wynagrodzenia na podstawie kosztów utrzymania. Może to być również istotne w krajach, w których nie masz wielu stanowisk.”

Przedstaw swoją kulturę pracy zdalnej na wczesnym etapie

Podczas zdalnego zatrudniania kandydaci nie mają możliwości przejścia się po biurze, zobaczenia, jak współpracują zespoły, ani poznania kultury organizacyjnej poprzez nieformalne interakcje. 

Oznacza to, że to na Tobie spoczywa aktywne pokazanie im, jak wygląda praca z Twoim zespołem.

Oznacza to przedstawienie ich przyszłym współpracownikom, a nie tylko osobom odpowiedzialnym za rekrutację, oraz umożliwienie im usłyszenia, jak ludzie się komunikują i współpracują. 

Możesz również udostępnić informacje o zasadach korzystania ze Slacka, fragment podręcznika pracownika, a nawet krótki film w Loomie przedstawiający zwyczaje i rytuały Twojego zespołu.

Możesz także pokazać kandydatom, jak Twoje wartości przejawiają się w praktyce. Jeśli mówisz, że najważniejsza jest dla Ciebie praca asynchroniczna lub duża autonomia, pokaż, jak wygląda to w praktyce — wspomnij, jak przeprowadzasz codzienne spotkania zespołu lub podejmujesz decyzje bez niekończących się zebrań.

Warto również szczerze mówić o wyzwaniach („Wciąż ustalamy idealną częstotliwość spotkań”). Taka szczerość buduje zaufanie i pomaga kandydatom poczuć, że podejmują świadomą decyzję, a nie tylko dają się przekonać dopracowanej prezentacji.

Rozważ skorzystanie z pomocy ekspertów

Poruszanie się po licznych, nieznanych przepisach prawa pracy i procesach płacowych w nowej jurysdykcji może być dla niektórych organizacji zbyt trudne.

Dlatego wiele organizacji decyduje się skorzystać z usługi pracodawcy formalnego. Dzięki temu można szybko zatrudnić pracowników na pełny etat bez konieczności zakładania zagranicznego podmiotu ani zajmowania się obsługą płac.

Możesz również zatrudnić wykonawców na podstawie umów cywilnoprawnych albo założyć zagraniczny podmiot i współpracować z lokalną organizacją PEO lub firmą doradczą HR, aby mieć pewność, że wszystko przebiega prawidłowo.

Kwestie do rozważenia przy zatrudnianiu pracowników zdalnych

Poszerzenie puli talentów, do których masz dostęp, brzmi świetnie, ale może wiązać się z pewnymi komplikacjami.

Obsługa płac

Obsługa płac może być skomplikowana, zwłaszcza w przypadku małych firm. Naliczanie wynagrodzeń w różnych jurysdykcjach zwiększa złożoność i ryzyko, jeśli nie jest przeprowadzane prawidłowo.

Obliczanie wynagrodzeń

Ustalenie sprawiedliwego wynagrodzenia dla pracowników zdalnych wymaga uwzględnienia lokalnych stawek płac, kosztów utrzymania i oczekiwanych świadczeń.

Ryzyko powstania stałego zakładu

Obecność firmy w innym kraju może oznaczać obowiązek zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych i spełnienia dodatkowych wymogów zgodności.

Stały zakład oznacza minimalny próg, którego przekroczenie powoduje, że firma zaczyna podlegać opodatkowaniu i przepisom innego kraju.

Błędne klasyfikowanie pracowników jako wykonawców

Błędna klasyfikacja pracowników może prowadzić do grzywien, kar i sporów prawnych. Dlatego ważne jest jasne zdefiniowanie ról zawodowych oraz rozważenie przekształcenia wykonawców w pracowników, aby zachować zgodność z przepisami (aby pomóc Ci zrozumieć ten złożony temat, polecam następnie przeczytać nasze wyjaśnienie dotyczące błędnej klasyfikacji pracowników i sposobów jej unikania).

Prawa własności intelektualnej i prawa do wynalazków

Zatrudnianie pracowników z innych krajów może komplikować ochronę własności intelektualnej (IP) ze względu na różnice w przepisach dotyczących własności intelektualnej oraz specyfikę pracy zdalnej.

Opodatkowanie pracowników zdalnych

Ustalenie, gdzie zdalni pracownicy płacą podatki, ma kluczowe znaczenie. Zrozumienie, jak poruszać się w tym obszarze, może być trudne i może wymagać konsultacji z usługodawcą, który pomoże zrozumieć wyzwania związane z przestrzeganiem przepisów oraz zagraniczne praktyki podatkowe.

Przygotowanie pracowników zdalnych do osiągania sukcesów

Od kilku lat zarządzam zdalnymi zespołami, dlatego na koniec chciałem podzielić się kilkoma wnioskami, które pomogą przygotować zdalnych pracowników do osiągania sukcesów.

Dokładny proces wdrażania 

Wdrażanie kogoś zdalnie jest trudniejsze niż powitanie tej osoby w biurze, ponieważ często sprowadza się do spotkania za spotkaniem oraz przerw między nimi, podczas których nowa osoba musi albo po prostu czytać materiały, albo czekać na kolejne zadanie.

Oto kilka rzeczy, na których się koncentruję, aby proces zdalnego wdrażania przebiegał jak najsprawniej: 

• Upewnij się, że jesteś przygotowany do wysłania z wyprzedzeniem wszystkich informacji i sprzętu.
• Zacznij zapraszać nową osobę na krótkie spotkania organizacyjne i rozmowy jeszcze przed pierwszym dniem pracy, aby mogła już rozpoznawać imiona i wiedziała, do kogo potencjalnie zwrócić się po rozpoczęciu pracy. 
• Jeśli wkrótce po dacie rozpoczęcia pracy planowany jest wyjazd firmowy, zapytaj, czy nowa osoba może dołączyć (pamiętaj jednak o poszanowaniu jej czasu — może nie być w stanie uczestniczyć we wszystkich spotkaniach lub wyjazdach, ponieważ może potrzebować dokończyć pracę w poprzedniej firmie).

Więcej informacji znajdziesz w artykule „11 wskazówek dotyczących wdrażania pracowników zdalnych”.

Dostosowanie informacji zwrotnych

Gdy zarządzasz zdalnym zespołem, często polegasz na zaradności i przedsiębiorczości członków zespołu. 

Jak wspomniano powyżej, lubię uwzględniać to w opisach stanowisk. Musisz jednak zadbać o to, aby nadal zapewniać wszystkim terminowe informacje zwrotne i wskazówki 

Możliwe, że nie miałeś okazji zbudować tak bliskiej relacji z członkami zespołu, ponieważ pracują zdalnie

Dlatego tak ważne jest, aby przed przekazaniem informacji zwrotnej spróbować jak najlepiej zrozumieć sytuację i sposób myślenia danej osoby wcześniej. 

Pamiętaj, aby zadawać pytania takie jak: „Na jakim jesteśmy etapie? Jakie przeszkody przewidujemy i jakie przeszkody już mamy? Czego potrzebujesz ode mnie, abym pomógł ci to zrealizować?”. 

Lubię również omawiać z zespołem cele wyznaczone na nadchodzący kwartał, aby porównać je z tym, co dzieje się z każdą osobą indywidualnie, a następnie z całym zespołem. Główne cele sprawdzam i ustalam raz na kwartał, a następnie co miesiąc sprawdzamy postępy. 

Regularnie sprawdzam również realizację indywidualnych celów podczas naszych spotkań 1:1 co dwa tygodnie i wykorzystuję ten czas, aby sprawdzić, jak dana osoba sobie radzi.

Nie widzisz ludzi w prawdziwym życiu, więc nie wiesz, czy ich dziecko jest chore albo czy borykają się z problemami, które mogą tymczasowo wpływać na ich pracę — dlatego nie wyciągaj pochopnych wniosków. 

Możesz rozpoczynać spotkania od wskazania koloru czerwonego, żółtego lub zielonego albo oceny w skali #/10, aby sprawdzić, jak czuje się zespół. Pamiętaj, aby skontaktować się z osobami, które wysyłają sygnały (podają niskie liczby albo wskazują kolor żółty/czerwony)

Kontekst ma kluczowe znaczenie, ale w środowisku zdalnym łatwiej go stracić, dlatego poświęć czas na lepsze zrozumienie swojego zespołu, a nie tylko na pobieżne sprawdzanie sytuacji.

Budowanie zespołu 

Aby budować dobre relacje, lubię przeznaczać czas na nieformalne interakcje niezwiązane z pracą. Może to być wspólna godzina przy drinku lub pora na herbatę.

Może to być sesja gier podczas lunchu albo utworzenie serwera Discord, na który można wejść do pokoju wyłącznie audio (aby uniknąć zmęczenia wideorozmowami) i po prostu wchodzić w interakcje w takim zakresie, w jakim ma się na to ochotę, podczas wykonywania pracy. 

Ludzie mogą również jednocześnie udostępniać wiele ekranów, co dodatkowo ułatwia współpracę.

W tej chwili, gdy to piszę, jestem na serwerze Discord po pracy razem z przyjaciółmi, którzy grają w różne gry, i wcale nie czuję się zmęczony po całym dniu rozmów wideo. 

Zatrudnianie zdalne może pomóc w realizacji celów

Zatrudnianie zdalne to świetny sposób na upewnienie się, że pozyskasz najlepszą osobę na dane stanowisko, a nie najlepszą osobę w określonym promieniu.

Tak, właściwe przeprowadzenie tego procesu może wymagać wiele wysiłku, ale korzyści są ogromne, ponieważ można uzyskać tak różnorodne spojrzenie.

W mojej firmie bardzo cenimy sobie słuchanie różnych perspektyw, ponieważ dążymy do stworzenia globalnego produktu.

Praca zdalna nie jest chwilową modą ani rozwiązaniem przeznaczonym już tylko dla nielicznych „cyfrowych nomadów” — to zmiana paradygmatu pracy.

Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w znalezieniu odpowiednich talentów, być może zainteresują Cię te wskazówki dotyczące pozyskiwania kandydatów, w szczególności wskazówki dotyczące zatrudniania pracowników międzynarodowych lub porady na temat budowania silnej marki pracodawcy, aby przyciągać kandydatów.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zatrudniania pracowników zdalnych

Jakie stanowiska są często zajmowane przez pracowników zdalnych?

Do często spotykanych stanowisk zdalnych należą:

• Programiści
• Specjaliści ds. marketingu
• Pracownicy obsługi klienta
• Projektanci
• Twórcy treści
• Kierownicy projektów.
  

Stanowiska, na których korzysta się z narzędzi cyfrowych i wymaga samodzielnej pracy, zazwyczaj dobrze sprawdzają się w środowisku zdalnym.

Jaki jest najlepszy sposób wynagradzania pracowników zdalnych?

Jeśli zajmujesz się tym samodzielnie, możesz skorzystać z globalnych platform płacowych, takich jak Deel, Remote.com lub Papaya Global, aby zarządzać zgodnością z przepisami, podatkami i przeliczaniem walut.

Alternatywnie możesz zatrudnić pracownika za pośrednictwem pracodawcy formalnego (EOR), jeśli nie masz lokalnego podmiotu w kraju pracownika.

Czy zatrudnianie pracowników zdalnych jest tańsze?

Często tak — firmy oszczędzają na powierzchni biurowej, mediach, relokacji, a w niektórych przypadkach także na wynagrodzeniach, w zależności od geograficznych różnic w kosztach utrzymania.

Należy jednak uwzględnić również koszty, takie jak dodatki na technologie do pracy zdalnej, globalne usługi płacowe i lokalne opłaty związane z przestrzeganiem przepisów.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Aby uzyskać dodatkowe wskazówki dotyczące zatrudniania pracowników zdalnych i innych tematów związanych z zarządzaniem talentami, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze artykuły, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.