Jak zautomatyzować zarządzanie wydajnością w 5 krokach

Większa wydajność i dokładność

Zadania takie jak wprowadzanie danych lub generowanie raportów mogą być czasochłonne i podatne na błędy pracowników. Automatyzując je, specjaliści HR mogą usunąć obciążenie administracyjne związane z tymi zadaniami, ograniczyć liczbę błędów i zyskać więcej czasu na bardziej strategiczną pracę. 

Spójność i standaryzacja 

Aby zautomatyzować tradycyjne zadania związane z zarządzaniem wydajnością, technologia automatyzacji wymaga, aby procesy opierały się na spójnych zasadach i kryteriach.

Wprowadzenie tego rozwiązania do procesu zarządzania wydajnością może zmniejszyć ryzyko stronniczości lub dyskryminacji, zapewniając bardziej sprawiedliwe i równe podejście do ocen wydajności pracowników.

Rozwiązania do oceny pracowników wspierają ciągłą informację zwrotną, dzięki czemu zarządzanie wydajnością staje się procesem ciągłym.

Informacja zwrotna w czasie rzeczywistym

Automatyzacja może uruchamiać niemal natychmiastową informację zwrotną dla pracowników i menedżerów w czasie rzeczywistym, umożliwiając im ciągłe śledzenie postępów w realizacji celów.

Pomoże to pracownikom rozpoznać moment, w którym stracili z oczu swoje cele lub priorytety, a menedżerom — przekazać na czas informacje o tym, co należy zrobić, aby to skorygować. 

Aby zapewnić płynną realizację, automatyzacja zadań związanych z zarządzaniem wydajnością wymaga narzędzi HRMS z rozbudowanymi kluczowymi funkcjami. Do kluczowych funkcji automatyzujących przekazywanie informacji zwrotnych należą śledzenie celów w czasie rzeczywistym, przypomnienia o przekazaniu informacji zwrotnej oraz pulpity analityczne dotyczące wydajności.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Większe zaangażowanie pracowników

Zautomatyzowane zadania związane z zarządzaniem wydajnością umożliwiają połączenie takich funkcji jak śledzenie celów oraz plany uczenia się i rozwoju pracowników. Dzięki temu pracownicy mogą tworzyć własną strategię rozwoju, zwiększając tym samym motywację i zaangażowanie na nowym poziomie.

„Cele roczne nie sprawdzają się w naszych czasach” — powiedziała Liz Lockhart Lance, szefowa personelu w Performica. „Cele kwartalne są lepiej dopasowane, ale muszą koncentrować się na rezultatach i być powiązane z tym, co najważniejsze na najwyższym szczeblu. Jeśli ludzie mogą połączyć swoją pracę z najważniejszymi oczekiwanymi rezultatami organizacji, widzą, jak ich wysiłki się do nich przyczyniają, i odnajdują sens w swojej pracy”.

Co zautomatyzować

Po jasnym określeniu powodów, dla których chcesz wprowadzić automatyzację, możesz rozpocząć proces wyznaczania celów, ustalając, które procesy i zadania w ich ramach zamierzasz zautomatyzować, oraz zastanawiając się, jakie narzędzia do zarządzania wydajnością wybrać.

Oto cztery obszary zarządzania wydajnością, które szczególnie dobrze nadają się do automatyzacji. 

Oceny wydajności

Automatyzacja planowania, dystrybucji i gromadzenia materiałów związanych z procesem oceny wydajności może zaoszczędzić czas i znacznie uprościć organizację tych materiałów.

Może również pomóc dostosować cykl ocen, aby utrzymać cele związane z zarządzaniem talentami.

Materiał: Jak przeprowadzić lepszą ocenę wydajności 

Wyznaczanie i śledzenie celów

Zautomatyzowany system tworzenia i śledzenia celów SMART (konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie) pomoże menedżerom i pracownikom zachować zgodność z celami biznesowymi. Jednak SMART to tylko jeden z modeli wyznaczania celów. 

Inne obejmują model OKR (cele i kluczowe rezultaty) lub model kaskadowych celów. Warto ustalić, który z nich najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji i jak będzie można zautomatyzować związane z nim procesy.

Rozmowy rozwojowe i informacja zwrotna

Budowanie kultury ciągłej informacji zwrotnej mogą wspierać zautomatyzowane mechanizmy, które zapewniają pracownikom regularne informacje, pomagając im utrzymać właściwy kierunek, poprawiać wyniki, dostrzegać kamienie milowe i rozwijać się zawodowo.

Informacja zwrotna działa jednak w obie strony. Warto również stworzyć mechanizm, który zachęci pracowników do przekazywania informacji zwrotnych, gdy coś nie działa.

„Praktyczne podejście do zmian oznacza jednoczesne pociągnięcie za dwie dźwignie”, powiedziała Lauren Scholtz, menedżerka ds. uczenia się i rozwoju w intelliHR. „Gdybyśmy mówili o łodzi, chodziłoby o pozbycie się kotwic i podniesienie żagli; potrzebujemy obu tych elementów, aby móc szybko płynąć. Budowanie kultury ciągłej informacji zwrotnej jest świetnym przykładem zastosowania tego podejścia w praktyce. To kotwice sprawiają, że ma się wrażenie, jakby wszystko się wlokło. Mogą pojawić się poważne problemy, na przykład pracownik może czuć, że nie ma wszystkiego, czego potrzebuje do wykonywania swojej roli, albo że coroczny proces oceny wyników jest czasochłonny i nieprzydatny. Otwarcie kanału, za pośrednictwem którego ludzie będą mogli się tym z Tobą dzielić, może pomóc w podniesieniu tych żagli.”  

Przydatne źródło: Kluczowe sformułowania dotyczące oceny wyników  

Analiza danych

Automatyzacja analizy danych za pomocą narzędzi do zarządzania wynikami opartych na sztucznej inteligencji pomoże identyfikować trendy dotyczące wyników, a także obszary wymagające poprawy. Może pomóc zapobiegać powstawaniu fałszywych narracji, zapewnić szerszy kontekst dotyczący wpływu pracownika na większe cele biznesowe oraz wspierać proces podejmowania decyzji w ramach przyszłych ćwiczeń związanych z wyznaczaniem celów i awansami. 

Etapy wdrażania automatyzacji zarządzania wynikami

Automatyzacja zarządzania wynikami z uwzględnieniem doświadczenia pracowników wymaga zrozumienia wszystkich punktów styku i zmiennych, które mają znaczenie.

Wymaga to przeprowadzenia procesu krok po kroku, aby zapewnić, że automatyzacja wspiera doświadczenie pracowników, które chcesz zapewnić, oraz pomaga w działaniach na rzecz utrzymania i zaangażowania pracowników. 

Krok 1: Ocena 

Aby zrozumieć, jak można usprawnić działania związane z zarządzaniem wynikami, należy najpierw uzyskać jasny obraz obecnego procesu.

Wszystkie zaangażowane etapy należy udokumentować, aby zidentyfikować problemy i możliwości poprawy efektywności oraz określić cel automatyzacji.

W ramach tego procesu warto również sporządzić listę skutecznych zadań związanych z zarządzaniem wynikami, rozważyć, które z nich można zautomatyzować, oraz przeprowadzić analizę kosztów i korzyści automatyzacji. 

Krok 2: Analiza i wybór narzędzi 

Zrozumienie, jakie narzędzia mogą pomóc w automatyzacji zarządzania wynikami, oraz przeprowadzenie audytu obecnej infrastruktury pomoże ustalić, jakich funkcji obecnie brakuje i czy Twój stos technologiczny HR jest w stanie obsługiwać automatyzację zidentyfikowanych zadań.

Częścią tego procesu jest zrozumienie, do czego nie potrzebujesz nowych narzędzi oraz z jakich rozwiązań pracownicy już korzystają. Sunder Nookala, współzałożyciel i dyrektor generalny Huminos, omawia tę kwestię, gdy mówi o bezproblemowych doświadczeniach pracowników.

„Jedną rzeczą, którą możemy praktycznie zrobić, aby zbudować lepszy świat pracy, jest ponowne wyobrażenie sobie procesów od zatrudnienia do odejścia na emeryturę i uproszczenie ich, tak aby praca mogła spotkać pracownika w jego ulubionym miejscu, zamiast zmuszać go do poruszania się po wielu systemach w celu wykonania swoich obowiązków”, powiedział Nookala.

„Na przykład przyjrzyjmy się procesom wyznaczania celów i oceny wyników: nowoczesne systemy inteligencji, takie jak Huminos, umożliwiają wykonywanie codziennych zadań, takich jak sprawdzanie postępów, planowanie rozmów 1:1 oraz przekazywanie lub otrzymywanie wyrazów uznania i informacji zwrotnych dotyczących rozwoju, bezpośrednio w Slacku lub Microsoft Teams, bez przełączania się na inną aplikację.”

Na początek zapoznaj się z naszym wyborem najlepszego oprogramowania do zarządzania wynikami.

Krok 3: Uwzględnienie danych 

Przestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i prywatności danych to zaledwie wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o kwestie związane z danymi, które towarzyszą automatyzacji.

Zrozumienie, jakie rodzaje danych można gromadzić, jakie kluczowe wskaźniki efektywności (KPIs) mogą one wspierać oraz w jaki sposób i przez kogo mogą być wykorzystywane, to czynniki, które wpływają na to, jak gromadzenie i analiza danych usprawnią proces zarządzania wydajnością pracowników. 

Wraz z zespołem IT warto również opracować plan migracji danych z istniejących systemów do nowych rozwiązań technologicznych, aby zapewnić płynne przejście między obecnymi procesami a nowymi procesami, które zostaną utworzone. 

Krok 4: Dostosowanie 

Przepływy pracy, hierarchie i struktury raportowania różnią się w każdej organizacji. Niezależnie od tego, jakie narzędzia do oceny i procesy wybierzesz, muszą one zostać dostosowane do potrzeb i celów Twojej organizacji, a także zintegrowane z systemem HRIS, aby usprawnić gromadzenie i analizę danych.

Programy pilotażowe testujące wykonalność i skuteczność automatyzacji na mniejszą skalę mogą pomóc w jeszcze dokładniejszym dostrojeniu narzędzi i procesów oraz stworzeniu planu zarządzania zmianą, który uwzględni obawy pracowników dotyczące tego, co automatyzacja może oznaczać dla ich pracy. 

Krok 5: Szkolenia

Kompleksowe szkolenia dla zespołów HR i menedżerów odegrają ważną rolę w pomyślnym wdrożeniu automatyzacji.

Uwzględnienie opinii interesariuszy zaangażowanych w program szkoleniowy może pomóc w udoskonaleniu procesów i doświadczeń użytkowników związanych z rozwiązaniami technologicznymi przed wdrożeniem ich na pełną skalę. 

Mierzenie wpływu automatyzacji zarządzania wydajnością 

Wpływ działań związanych z automatyzacją może być widoczny w wielu obszarach — od opinii pracowników, przez ankiety dotyczące doświadczeń, po różnorodne wskaźniki, które pomogą liderom HR uzyskać pełniejszy obraz sytuacji. 

Do istotnych wskaźników, które warto śledzić, należą:

• Zaoszczędzony czas
• Zmniejszenie liczby błędów
• Zadowolenie pracowników
• Dokładność i wskaźniki ukończenia każdego etapu procesu zarządzania wydajnością
• Ogólne wyniki wydajności. 

Są one ważne podczas obliczania zwrotu z inwestycji (ROI) w automatyzację oraz z czasem rozwijania analizy kosztów i korzyści.

Chcesz dowiedzieć się więcej o doskonaleniu podejścia do zarządzania wydajnością? Przeczytaj nasz artykuł na temat rodzajów systemów zarządzania wydajnością i najlepszych praktyk ich wdrażania.