Rekrutacja oparta na danych: kompletny przewodnik dla menedżerów ds. rekrutacji

Wykorzystując dane, firmy mogą podejmować bardziej świadome decyzje, aby usprawniać wszystkie aspekty procesu zatrudniania — od wyszukiwania kandydatów po kierowanie szkoleniami i rozwojem członków zespołu.

Zdobycie prestiżowej certyfikacji HRIS pomaga opanować podejście do rekrutacji i zatrudniania skoncentrowane na danych.

5 korzyści z rekrutacji opartej na danych

Oprócz oczywistych korzyści polegających na ułatwieniu wszelkich audytów procesów rekrutacyjnych, oto kilka innych sposobów, w jakie rekrutacja oparta na danych pomoże Twojej organizacji.

1. Bardziej efektywny proces zatrudniania

Wskaźniki, takie jak szybkość lejka rekrutacyjnego, pomogą Ci zidentyfikować wszelkie wąskie gardła w procesie rekrutacji i zwiększyć jego efektywność.

Możesz na przykład odkryć, że zespoły rekrutacyjne zbyt długo przekazują informacje zwrotne po rozmowach kwalifikacyjnych, co powoduje, że kandydaci tracą zainteresowanie.

Korzystając z oprogramowania rekrutacyjnego, możesz również śledzić dane dotyczące skuteczności kanałów pozyskiwania kandydatów lub marketingowych (liczbę i jakość kandydatów), aby koncentrować zasoby na najbardziej owocnych działaniach i obniżać koszty.

Na przykład w mojej poprzedniej firmie można było wybierać spośród wielu platform i portali z ofertami pracy, ale mój budżet nie był nieograniczony, podobnie jak możliwości zespołu rekrutacyjnego w zakresie przeprowadzenia rozmów ze wszystkimi kandydatami. 

Przeanalizowałem więc kandydatów, których zatrudniliśmy, oraz kandydatów, którzy dotarli do końcowej rozmowy kwalifikacyjnej (czyli rozmowy dotyczącej kultury organizacyjnej), aby ustalić, które platformy przynosiły kandydatów o najsilniejszych kompetencjach technicznych.

Była to podstawa, na której ja i zespół rekrutacyjny zdecydowaliśmy się oprzeć, ponieważ takie kwestie jak dopasowanie do kultury organizacyjnej i zachowania może ocenić wyłącznie nasz proces rekrutacyjny. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Lepsze doświadczenia kandydatów

Bardziej efektywny proces zatrudniania przełoży się na lepsze doświadczenia kandydatów. Ponadto dane mogą mieć charakter jakościowy, dlatego zbieranie opinii kandydatów jest użytecznym sposobem na usprawnienie procesu zatrudniania i wywarcie na nich dobrego wrażenia.

Na przykład, gdy zajmowałem się rekrutacją w Twitchu, bardzo poważnie traktowaliśmy efektywność naszego procesu zatrudniania, szczególnie że dostosowywaliśmy praktyki rekrutacyjne skoncentrowane na Stanach Zjednoczonych do regionów EMEA i APAC. 

Przeanalizowałem dane, które wykazały, że kandydaci w regionie EMEA są mniej otwarci na niezwykle szybki styl rekrutacji charakterystyczny dla rynku amerykańskiego, ponieważ obowiązują ich dłuższe okresy wypowiedzenia.

Proces, który próbowaliśmy przeprowadzić w ciągu 1–2 tygodni, był dla nich zdecydowanie zbyt pośpieszny i nie uwzględniał należycie ich czasu ani okoliczności. 

Gdybym nie przeprowadził ankiet NPS w celu zebrania danych ilościowych oraz rozmów w celu uzyskania bardziej szczegółowych danych jakościowych, nie wiedziałbym, dlaczego kilku kandydatów, na których bardzo nam zależało, wycofało się (ostatecznie ponownie nawiązaliśmy z nimi kontakt i zatrudniliśmy dwie z tych osób!).

3. Ograniczanie uprzedzeń w procesie zatrudniania i podejmowanie bardziej obiektywnych decyzji rekrutacyjnych

Wszyscy mamy uprzedzenia, w tym nasi nowi współpracownicy AI. Na przykład testy umiejętności, oceny próbek pracy i ustrukturyzowane rozmowy kwalifikacyjne można ustandaryzować dla wszystkich kandydatów, ograniczając wpływ subiektywnych opinii.

Dane mogą również pomóc zidentyfikować najskuteczniejsze kanały pozyskiwania zróżnicowanych kandydatów.

Na przykład pamiętam sytuację, w której 80% kandydatów odpadało między pierwszym a drugim etapem. 

Po przeanalizowaniu informacji zwrotnych z rozmów kwalifikacyjnych w porównaniu z wymaganiami dotyczącymi stanowiska odkryliśmy, że pierwszą rozmowę prowadził jeden z menedżerów finansowych, a drugą właściwy menedżer ds. zatrudnienia, będący wiceprezesem ds. finansów.

Menedżerowie finansowi przepuszczali dalej osoby o dokładnie takim samym profilu jak oni (ta sama szkoła, kwalifikacje i podobne firmy), podczas gdy stanowisko wymagało innego zestawu umiejętności, których w ogóle nie oceniano.

Ujawniło to uprzedzenie związane ze znajomością i podobieństwem, któremu podlegał ten rekruter — nawet dla niego samego było to zaskoczeniem!

Uważaj na takie wzorce, ponieważ mogą one sprawić, że zróżnicowana grupa kandydatów na początku lejka rekrutacyjnego stanie się całkowicie jednorodna pod koniec procesu. 

4. Lepsze planowanie

Analizowanie wskaźników porównawczych, takich jak średni wskaźnik rotacji i średnia liczba kandydatów potrzebnych do obsadzenia określonego stanowiska, pomaga w planowaniu rekrutacji i alokowaniu zasobów.

Stare powiedzenie, że trzeba przeanalizować 10 kandydatów, aby zatrudnić jedną osobę, to dobry punkt wyjścia, ale w przypadku bardziej specjalistycznych lub wyższych stanowisk może to być bliżej 20 przeanalizowanych kandydatów na jedno zatrudnienie, a nawet więcej.

W mojej obecnej firmie przeanalizowałem 25 kandydatów, aby zatrudnić jednego bardzo wyspecjalizowanego inżyniera na stanowisku głównego inżyniera, i teraz wiem, że jest to nowy wskaźnik porównawczy, który należy uwzględnić, jeśli będziemy musieli zastąpić tę osobę lub zatrudnić kolejną osobę na tym poziomie doświadczenia. 

5. Poprawa doświadczenia pracowników

Dane zebrane od kandydatów mogą pomóc poprawić doświadczenie pracowników obecnego zespołu. Na przykład: czy kandydatów zniechęca brak elastycznych możliwości pracy i czy może to również wpływać na rotację?

Jak uwzględnić dane w procesie zatrudniania w 3 krokach

1. Wybierz odpowiednie dane i wskaźniki

Zacznij od określenia kluczowych wskaźników i kluczowych wskaźników efektywności (KPIs), które są istotne dla celów związanych z zatrudnianiem.

Możesz analizować te dane tak szczegółowo, jak chcesz, ale, jak podkreślam w moim artykule na temat wskaźników rekrutacyjnych, najlepiej zacząć od kilku kluczowych wskaźników, a następnie zagłębiać się w bardziej zaawansowane miary w miarę rozwoju swoich możliwości.

Kluczowe wskaźniki obejmują:

• Czas zatrudnienia: Średni czas potrzebny na obsadzenie stanowiska.
• Liczba zatrudnionych osób (w porównaniu z liczbą wolnych stanowisk): Liczba osób zatrudnionych w danym miesiącu/kwartale/roku w porównaniu z planem zatrudnienia.
• Współczynnik konwersji: Ilu kandydatów przechodzi każdy etap w porównaniu z liczbą kandydatów, którzy dotarli do danego etapu.
• Tempo przechodzenia przez lejek rekrutacyjny: Jak długo kandydaci spędzają na każdym etapie lejka. 
• Koszt zatrudnienia jednej osoby: Całkowity koszt związany z zatrudnieniem nowego pracownika.
• Źródło pozyskania pracownika: Skuteczność różnych kanałów rekrutacyjnych (portali z ofertami pracy, mediów społecznościowych, poleceń itp.).

Wszystkie te wskaźniki są ze sobą powiązane. Lubię zaczynać od współczynnika konwersji, ponieważ pozwala mi on zorientować się, które inne wskaźniki należy dokładniej monitorować, aby odkryć pełny obraz sytuacji.

Na przykład, jeśli współczynnik konwersji jest wysoki, ale czas zatrudnienia nadal jest długi, przyjrzyj się liczbie kandydatów. Czy górna część lejka jest wystarczająco efektywna? Czy tempo przechodzenia przez lejek rekrutacyjny jest wystarczająco szybkie?

Jeśli górna część lejka nie jest wystarczająco efektywna (jak w przypadku wielu startupów na etapie zalążkowym, w tym mojego), powinna ona stać się głównym priorytetem, ponieważ tempo przechodzenia przez lejek może nie mieć znaczenia, jeśli nie ma kandydatów, którzy mogliby przez niego przejść.

2. Zdecyduj, jak zbierać dane

Następnym krokiem jest zdecydowanie, w jaki sposób będziesz zbierać dane i je analizować. W praktyce będziesz potrzebować do tego pewnej formy oprogramowania do analityki rekrutacyjnej. 

Prawdopodobnie Twój system śledzenia kandydatów (ATS) jest miejscem, w którym gromadzona jest większość danych rekrutacyjnych, a wiele rozwiązań oferuje gotowe, często konfigurowalne panele rekrutacyjne ułatwiające prezentowanie danych.

Inną przydatną funkcją ATS są opcje wyrażenia zgody, takie jak ankiety kandydatów dotyczące NPS lub zbieranie opinii kandydatów.

Możesz połączyć dane zebrane w systemie ATS z danymi z systemu HRIS/HRMS, aby uzyskać pełniejszy obraz, np. ilu kandydatów pozyskanych przez danego rekrutera nie przechodzi okresu próbnego lub zostaje pracownikami osiągającymi wysokie wyniki?

Innymi źródłami przydatnych danych mogą być oprogramowanie do zarządzania relacjami z kandydatami lub platforma marketingu rekrutacyjnego.

3. Monitoruj i optymalizuj

Śledź wskaźniki rekrutacyjne i KPI, aby ocenić skuteczność procesu rekrutacji.

Korzystaj z narzędzi, aby wyróżniać trendy i wzorce w danych oraz identyfikować obszary wymagające poprawy. Jeśli na przykład czas zatrudnienia jest dłuższy, niż oczekiwano, przeanalizuj sytuację dokładniej i sprawdź, jak możesz usprawnić poszczególne etapy.

4 najlepsze praktyki rekrutacji opartej na danych

1. Opracuj jasne wskaźniki

Wiele osób myli czas obsadzenia stanowiska i czas zatrudnienia. Mówiąc precyzyjnie, czas obsadzenia stanowiska to okres od momentu otwarcia stanowiska do zatrudnienia pracownika.

Czas zatrudnienia to czas, jakiego potrzebował konkretny zatrudniony kandydat, aby przejść od złożenia aplikacji do zatrudnienia. 

Pokazuje to, jak ważne jest jasne definiowanie wskaźników, a także określanie sposobu ich obliczania i źródeł danych.

2. Korzystaj z różnych rodzajów danych

Wspomniałem o tym powyżej, ale chcę jeszcze raz to podkreślić. Większość danych, z których będziesz korzystać, ma charakter ilościowy, co oznacza, że można je przedstawić liczbowo.

Nie pomijaj jednak danych jakościowych, takich jak opinie kandydatów czy zespołów rekrutacyjnych. Są one równie wartościowe i mogą prowadzić do usprawnień korzystnych dla utrzymania pracowników, takich jak poprawa całkowitego wynagrodzenia.

Jak podkreśla Sarah Lovelace, wiceprezeska ds. pracowników w Airbase, „Podchodząc do zarządzania talentami, łącząc dane i analizę, możemy podejmować świadome decyzje i skutecznie komunikować je całej organizacji”.

3. Prezentuj dane w wartościowy sposób

Wizualizacja danych jest niezbędnym elementem rekrutacji opartej na danych. Prezentując dane w celu skłonienia do działania, należy uważnie przemyśleć zarówno same dane, jak i rozmowę, którą chcesz zainicjować z odbiorcami. W tym miejscu przydaje się tworzenie person wewnętrznych.

Zespoły marketingowe wykorzystują persony do przedstawienia docelowych klientów podczas tworzenia kampanii marketingowych, ale są one również przydatnym narzędziem do wizualizacji danych.

Nie każdy musi na przykład wiedzieć wszystko, a każdy interesariusz będzie potrzebował innego poziomu wsparcia w analizowaniu przedstawianych mu informacji.

Przykładem może być różnica między rodzajem danych prezentowanych osobie zarządzającej rekrutacją w celu usprawnienia określonego aspektu procesu rekrutacji a danymi przedstawianymi członkowi najwyższego kierownictwa w celu uzyskania zgody na nowe narzędzie do rekrutacji.

W celu uzyskania dodatkowych wskazówek w tym zakresie zdecydowanie polecam doskonały artykuł Liama Reese’a na temat analityki danych HR.

4. Dbaj o higienę danych

Potrzebujesz danych dobrej jakości, które odzwierciedlają rzeczywistość. Pewnego razu tymczasowy konsultant „zamknął” wszystkie wcześniej otwarte stanowiska, które nie były oznaczone jako obsadzone, i stwierdził, że w ciągu 4 miesięcy zatrudnił 80 osób… w firmie liczącej 90 osób. 

Gdyby zespoły wcześniej zamknęły stanowiska, kiedy rzeczywiście zostały zamknięte, dane lepiej odzwierciedlałyby rzeczywistość.

Z takich powodów zalecam wdrożenie najlepszych praktyk dotyczących danych, aby utrzymać ich wysoką jakość.

Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest regularne monitorowanie sytuacji oraz kontaktowanie się z zespołem i osobami zarządzającymi rekrutacją, aby pomóc im wyrobić nawyk wprowadzania i aktualizowania danych. 

Na przykład, aby mieć pewność, że rozmowy preselekcyjne są wprowadzane do systemu, ustal dla nich KPI i regularnie monitoruj sytuację.

Jeśli chcesz mieć pewność, że osoby zarządzające rekrutacją wprowadzają swoje opinie, skontaktuj się z nimi po każdej rozmowie kwalifikacyjnej i sprawdź, czy opinie są odpowiedniej jakości.