Os colaboradores desligam-se quando não se sentem valorizados ou quando não sentem que se investe neles, e a perda de envolvimento significa sempre uma perda de dinheiro. A Gallup prevê que os colaboradores ativamente desmotivados custem às empresas 300 milhões de dólares por ano.

Ao longo das últimas três décadas, trabalhei para reinventar a aprendizagem de dois em dois anos. Começava a pensar que era essa a razão pela qual nós, profissionais de aprendizagem, aqui estávamos — a perpetuação de cursos organizacionais obrigatórios, concebidos (ou não) para assinalar uma caixa numa auditoria no sistema corporativo de gestão da aprendizagem. 

E, enquanto os colaboradores procuravam formas de melhorar a si próprios e as suas perspetivas de carreira, nós éramos relegados a rodar a manivela do moinho, criando elos de 45 minutos de uma salsicha de formação, ao mesmo tempo que conseguíamos um impacto mínimo no futuro de qualquer pessoa, exceto dos contabilistas de custos dos recursos humanos.

O custo de uma formação deficiente

Mais do que o custo do software de formação de colaboradores, o custo de todo este esforço desperdiçado tem um impacto na empresa.

Quando acumulado ao longo de décadas e de inúmeros colaboradores em milhares de empresas em todo o mundo, ascende a milhares de milhões de dólares.

Vamos decompor isto de forma conservadora: um colaborador x 500 dólares de custo anual + número de horas sem valor acrescentado [digamos, 40 horas por ano, numa estimativa baixa, a uma média de 40 dólares/hora com todos os custos incluídos] = 1300 dólares/colaborador. 

As despesas de formação nos EUA ultrapassaram, pela primeira vez, a marca dos 100 mil milhões de dólares em 2021-2022, de acordo com o Relatório da indústria da formação de 2022 da revista Training. (Figura 1) 

Figura 1. https://trainingmag.com/2022-training-industry-report/

Para agravar a situação, a maioria destes cursos de formação está desfasada das necessidades decorrentes das mudanças organizacionais e regulamentares/de certificação por semanas e, em muitos casos, por meses. 

Mesmo com todas as despesas, o tempo necessário para criar cursos novos ou atualizados expõe as empresas ao risco de terem colaboradores sem competências e mal informados. 

Então, o que significa tudo isto? Precisamos de novas abordagens à educação corporativa, às competências profissionais e à criação de conteúdos. 

Felizmente, ao longo dos últimos anos, os astros alinharam-se e dispomos agora das ferramentas e dos métodos para concretizar estas mudanças. 

Neste artigo, vou abordar cada um destes aspetos e apresentar-lhe um conjunto de ações que pode realizar hoje para ajudar a sua empresa a disponibilizar formação aos seus colaboradores mais rapidamente, reduzir o custo global e acelerar a aprendizagem.

Escreva tão depressa quanto conseguir

Em 2018, pedi à minha equipa de inovação em aprendizagem e desenvolvimento da Wells Fargo que realizasse uma experiência ambiciosa. Estava convencido de que poderíamos automatizar grande parte do processo de desenvolvimento de cursos, incluindo a redação de cursos anuais de atualização regulamentar, de consulta sequencial. 

Para isso, contudo, precisava que a minha equipa aprendesse Python (a linguagem de facto para a inteligência artificial). Como o Python também é excelente para desenvolver aplicações utilitárias do lado do servidor, pedi-lhes que começassem a reforçar as suas competências criando ferramentas para automatizar a organização dos materiais sobre os temas da formação e dos recursos dos cursos, de modo a apoiar as nossas equipas de design instrucional. 

Como acontece em muitas organizações, a equipa de liderança questionou por que razão eu estava a “desperdiçar tempo” a fazer com que a minha equipa passasse por este processo. 

Felizmente, identifiquei algumas vitórias rápidas e, num dos casos, a minha equipa criou uma ferramenta para converter todo o conteúdo antigo criado numa ferramenta entretanto descontinuada para o formato PDF, migrar todos os ficheiros para um novo servidor e criar uma tabela principal para acompanhar todo o conteúdo, com ligações para os materiais.

A estimativa original para uma abordagem exclusivamente humana era de dois anos de trabalho. Após menos de 60 horas de programação em Python, todo o trabalho ficou concluído em poucas horas. Este sucesso pôs fim à resistência e começámos a criar mais ferramentas para automatizar tanto quanto possível o trabalho rotineiro e sem valor acrescentado que conseguíssemos identificar.

A etapa seguinte no reforço das competências consistia em fazer com que a equipa desenvolvesse soluções com IA. Começámos com uma versão inicial do GPT da OpenAI. Avançámos passo a passo, utilizando o seu “ambiente de experimentação”, e pedimos-lhe que tentasse gerar testes de avaliação completos, incluindo respostas distratoras. 

Os resultados iniciais eram promissores, mas estavam longe de ser aceitáveis para inclusão nos nossos cursos. O que tínhamos era potencial e uma visão do caminho que poderíamos seguir, se nos fosse permitido. Chegámos até a contar com a atenção da nossa equipa de patentes de propriedade intelectual. 

Infelizmente, os líderes da organização de aprendizagem não partilhavam a mesma visão e consideravam que estávamos a desperdiçar o tempo de todos e os recursos da empresa. O trabalho foi cancelado e o projeto morreu durante os anos da COVID. 

Avancemos para novembro de 2022. O ChatGPT entra em funcionamento. Os redatores técnicos e os designers instrucionais podem agora produzir conteúdos para cursos em segundos, algo que anteriormente demorava horas, semanas ou meses. O mundo está agora a testemunhar a concretização da nossa visão e, embora isso não altere o passado, pode mudar o futuro da sua empresa.

Porque quer uma revolução da IA

A IA está a causar impacto na aprendizagem e no desenvolvimento corporativos, assinalando uma mudança decisiva nas metodologias de formação. 

Por um lado, a Geração Z espera que a IA seja utilizada no desenvolvimento das suas carreiras e fará com que a sua organização adote essa realidade se não a conduzir nesse sentido.

Não se trata apenas de dispositivos tecnológicos; trata-se de transformar fundamentalmente a forma como transmitimos e assimilamos conhecimento em ambientes profissionais, quer através da utilização de tecnologia, quer através do aproveitamento dos pioneiros da IA para a partilha de conhecimento.

Tal como indica o Fórum Económico Mundial, a IA transcende o estatuto de termo da moda na formação empresarial; é, antes, uma força transformadora. A organização salienta: 

• A IA não consiste em substituir formadores por máquinas, mas em capacitá-los.
• Os facilitadores podem agora dedicar menos tempo a tarefas administrativas e mais à sua paixão – educar e envolver os colaboradores.
• Os formadores podem agora utilizar a IA para simplificar ou até automatizar as tarefas associadas ao desenvolvimento de módulos de formação, à avaliação do desempenho e à adaptação dos conteúdos.
• A IA pode personalizar a experiência de formação de acordo com as necessidades de cada pessoa.
• Com as LxPs melhoradas com IA (plataformas de experiência de aprendizagem), a formação pode agora ser adaptada para que nenhum colaborador se sinta ignorado.
• Esta abordagem promove um desenvolvimento abrangente e personalizado.

O que significa isto para o futuro da formação empresarial? Estamos à beira de uma nova era. Um ambiente de formação em que a IA gere os detalhes mais específicos, libertando os formadores para despertarem nos seus colaboradores uma paixão pela aprendizagem. 

É um espaço onde os colaboradores não são meros recetores de informação, mas participantes ativos numa jornada de aprendizagem personalizada.

Aprender é uma jornada

Embora os exemplos do mundo real e os dados mensuráveis só agora estejam a começar a surgir para a maioria das organizações, existem formas de começar a transformar os seus programas de formação e aprendizagem, com base nos paradigmas de ensino existentes. 

Algumas destas formas incluem repensar a maneira como aprendemos, como mudar para uma abordagem mais socrática agora que a IA pode fornecer respostas às perguntas quando necessário.

Outras áreas envolvem a alteração das competências necessárias para responder às necessidades da força de trabalho atualmente perturbada. 

Para iniciar uma abordagem à aprendizagem baseada numa jornada, que integre a assistência e as capacidades da IA, pode seguir estes 12 passos para maximizar os resultados do seu desempenho:

1. Defina os seus objetivos de aprendizagem

Identifique o tema que pretende aprender ou aprofundar e estabeleça objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com um prazo definido (SMART) para a sua jornada de aprendizagem.

A IA pode ajudá-lo a definir estes objetivos, fazendo-lhe uma série de perguntas, ou pode pedir à IA recomendações com base no seu tema. Não se esqueça de incluir a aprendizagem sobre IA e robótica como um destes objetivos.

2. Familiarize-se com as ferramentas e os recursos de IA

Explore funcionalidades de IA, como agentes conversacionais, motores de recomendação e conteúdos interativos. Considere as restrições de utilização com base na tolerância ao risco da sua organização e aprenda a aceder ao suporte e a recursos adicionais quando necessário.

Por exemplo, os conhecimentos obtidos através de uma solução de recrutamento com IA podem ajudar os formadores a criar melhores processos de integração, com base em avaliações de candidatos orientadas por dados.

3. Selecione a plataforma de aprendizagem certa, melhorada com IA

Escolha uma plataforma que disponibilize capacidades de IA, como percursos de aprendizagem personalizados, conteúdos adaptativos e acompanhamento do desempenho. Certifique-se de que a plataforma suporta o tema do seu interesse, tendo em conta que pode ser tão simples como um agente de conversação ou tão complexa como um sistema de gestão da aprendizagem totalmente integrado com IA.

4. Crie um perfil pessoal

Introduza no sistema de IA o seu nível atual de conhecimentos, as suas preferências de aprendizagem e os seus objetivos.

Os sistemas de gestão da aprendizagem podem já ter esta informação e apenas precisar de ser ligados ao seu agente de IA (o que pode exigir apoio informático em organizações de maior dimensão). A IA pode utilizar esta informação para adaptar a experiência de aprendizagem às suas necessidades.

5. Participe numa avaliação inicial

Conclua quaisquer avaliações ou diagnósticos iniciais fornecidos pela IA para determinar o seu ponto de partida. Estas avaliações podem abranger conhecimentos gerais sobre um tema ou conhecimentos, competências e comportamentos específicos de uma função.

A IA analisará o seu desempenho e personalizará o seu percurso de aprendizagem em conformidade.

6. Inicie o seu percurso de aprendizagem

Comece pelos conteúdos e exercícios que o sistema de IA recomenda com base nos resultados da sua avaliação. Tire partido de recursos multimodais (vídeos, artigos, questionários) para encontrar a abordagem que melhor funciona para si.

7. Interaja regularmente com a assistência da IA

Utilize ferramentas baseadas em IA, como tutores virtuais, para obter explicações e feedback. Faça perguntas e peça esclarecimentos para garantir a compreensão e tire partido da capacidade da IA para simplificar temas complexos.

8. Acompanhe o seu progresso

Consulte regularmente as análises e os relatórios de progresso gerados pela IA para verificar como está a avançar em direção aos seus objetivos. Pode ajustar o seu ritmo de aprendizagem e as áreas de foco com base nos conhecimentos fornecidos.

Peça à IA que disponibilize proativamente formação ou apoio adicional com base no seu progresso.

9. Reflita e ajuste

Reveja o que aprendeu e a forma como a IA se adaptou às suas necessidades. Em seguida, forneça feedback ao sistema de IA para aperfeiçoar ainda mais a experiência de aprendizagem.

10. Procure oportunidades de aprendizagem colaborativa

Participe em comunidades ou grupos de pares facilitados por IA para discussão e aprendizagem colaborativa. Pode partilhar conhecimentos e aprender com as experiências e perspetivas de outras pessoas.

11. Itere e expanda

À medida que alcança os seus objetivos iniciais, estabeleça novos objetivos para dar continuidade ao seu percurso de aprendizagem. Utilize a IA para explorar áreas temáticas relacionadas ou aprofundar os seus conhecimentos em tópicos específicos.

12. Mantenha-se atualizado e adapte-se

Esteja atento às atualizações da plataforma de IA e às novas funcionalidades que podem melhorar a sua aprendizagem. Esteja recetivo a adaptar as suas estratégias de aprendizagem à medida que as tecnologias de IA evoluem.

Estes passos são semelhantes aos que os especialistas em formação utilizam há muito tempo para ensinar novas competências às pessoas. Mas agora tem mais controlo sobre a sua aprendizagem, esta pode ser mais personalizada e pode obter o seu próprio plano de aprendizagem personalizado muito mais rapidamente. 

A IA está a melhorar constantemente e continuará a transformar a forma como aprendemos. No entanto, precisa de participar e estar preparado para alterar a forma como aprende, de modo a preparar-se para novos desafios no seu trabalho e na sua empresa. O mais importante para ter bons resultados com a IA na aprendizagem é participar ativamente e estar recetivo a alterar a forma como aprende com base nas recomendações da IA.

O que significa isto para si e para os seus colaboradores?

Como saliento no meu livro, “A IA nas equipas”, a IA faz agora parte da organização de aprendizagem e desenvolvimento. Com plataformas como serviço, os designers e programadores podem agora adicionar facilmente a IA ao seu conjunto de ferramentas. 

Desde a síntese de páginas e páginas de notas de especialistas no assunto e transcrições de áudio até à criação de microlições completas e avaliações de resposta aberta, não há limites para a forma como a IA pode melhorar o desenvolvimento da formação. 

As ferramentas baseadas em IA podem permitir aos formadores criar materiais educativos de elevada qualidade de forma eficiente, melhorando a experiência de aprendizagem e reduzindo simultaneamente a carga de trabalho dos formadores. 

Em alguns casos, estas novas ferramentas de design instrucional baseadas em IA permitem aos formadores criar programas de aprendizagem curtos a partir de conteúdos privados sobre um tema em apenas alguns segundos, em vez de horas ou dias.

Estas incluem ferramentas de design que não são apenas inteligentes, mas também incrivelmente fáceis de utilizar. Não se trata apenas de tornar as coisas visualmente apelativas; trata-se de capacitar tanto os designers instrucionais como os colaboradores para criarem designs de nível profissional com apenas alguns cliques. 

Embora muitos comentadores falem sobre estas ferramentas em termos gerais –  tudo isto é novo e os dados que o comprovam ainda estão a ser recolhidos –, muitas das suas previsões estão a concretizar-se e estamos a observar resultados de produtividade, pelo menos no que diz respeito à criação de cursos e conteúdos (ver Figura 2).

Figura 2. Exemplo da IA no processo de criação de cursos. 

No entanto, não retirámos o elemento humano do processo. Embora a IA seja excelente para a conceção de ideias, os primeiros rascunhos e a revisão, os seres humanos continuam a ser vitais na análise e nos rascunhos da segunda à versão final, para garantir a validade do conteúdo (sem alucinações) e a sua aplicabilidade ao público-alvo. Esta combinação de inteligência artificial e inteligência humana é fundamental para o sucesso.

O que estamos realmente a promover é a utilização destas ferramentas para tornar as experiências de aprendizagem mais ricas e eficazes. 

Isto é especialmente eficaz com novos colaboradores. Ao integrar a ciência comportamental com a aprendizagem automática, as ferramentas de IA podem avaliar os atributos cognitivos e emocionais de um colaborador e ajudar a identificar as áreas em que poderá ser necessário realizar formação.

À medida que se familiarizam com a nomenclatura e os requisitos da sua empresa, o conteúdo que cria uma vez pode ser adaptado às necessidades do colaborador através de paráfrases automatizadas, simplificação ou aplicação específica à função.

Treina Melhor em Conjunto com a IA

A IA já está entre nós. O génio saiu da lâmpada. Vai estabelecer uma parceria com a IA ou ser substituído por alguém que o faça? Felizmente, há medidas que pode tomar já para estabelecer proativamente uma parceria com a IA e melhorar a aprendizagem na sua organização.

1. Proporcione oportunidades contínuas de requalificação e aperfeiçoamento de competências aos colaboradores, para que acompanhem a rápida transformação do mercado de trabalho, tirando partido da versatilidade e adaptabilidade da IA para permitir uma abordagem da aprendizagem baseada num percurso.
2. Implemente sistemas de aprendizagem adaptativa que ajustem a dificuldade e o ritmo dos conteúdos didáticos com base no progresso e no desempenho do formando, mantendo um nível adequado de desafio e mantendo os formandos motivados e envolvidos. 
3. Crie tutores baseados em IA que forneçam feedback, dicas e explicações imediatas aos formandos, simulando a experiência de explicações individuais e melhorando o processo de aprendizagem. 
4. Utilize a IA para avaliar e classificar automaticamente os trabalhos dos formandos, como ensaios, respostas curtas e até código, poupando tempo aos formadores e fornecendo feedback imediato aos formandos. Eis alguns comandos do ChatGPT para os recursos humanos que podem ajudar neste processo.
5. Utilize a IA para facilitar a tradução automática de conteúdos educativos, tornando-os acessíveis a um público mais vasto de formandos que podem falar línguas diferentes, e crie ferramentas que forneçam apoio linguístico em tempo real, como assistência gramatical e de pronúncia. 
6. Utilize a IA generativa e a aprendizagem automática para criar experiências educativas envolventes e interativas, como jogos e simulações que se adaptam às capacidades e ao progresso dos formandos, promovendo um maior envolvimento e melhores resultados. 
7. Utilize a IA para criar ferramentas e plataformas educativas mais acessíveis a formandos com deficiência, como conversão de texto em voz, conversão de voz em texto e legendagem automática de imagens. 
8. Invista em cobots educativos para apoiar os formadores humanos e permitir uma assistência personalizada e uma análise do desempenho em tempo real para cada aluno, enquanto tratam de tarefas rotineiras. 

O risco é não utilizar a IA na educação

A integração da IA no setor da aprendizagem não é apenas uma melhoria académica; é uma decisão empresarial estratégica.

Ao adotarem a IA, as instituições de ensino podem simplificar as operações, melhorar os resultados da aprendizagem e posicionar-se para o sucesso futuro. 

À medida que a IA continua a evoluir, o seu papel na transformação da aprendizagem e da formação empresariais tornar-se-á cada vez mais significativo. O único risco real para a sua organização é não compreender como estabelecer uma parceria com a IA para preparar eficazmente a sua força de trabalho para as mudanças que já estão em curso.