Trabalho com empresas tecnológicas em rápido crescimento há 20 anos, ajudando-as a criar equipas eficazes e escaláveis. Durante este período, eu e as minhas equipas baseámo-nos fortemente nos dados relativos às pessoas para orientar a tomada de decisões.
Aqui, vamos desenvolver o que abordámos da última vez sobre a criação dos fundamentos dos seus dados e métricas de RH e garantir que dispõe de processos claros e auditáveis para apoiar essas métricas.
Debateremos a forma como utilizamos essas métricas para tirar conclusões sobre a saúde organizacional e incentivar a ação por parte dos líderes.
Como recolher dados
Primeiro, vamos abordar os princípios básicos. Não me demorarei demasiado nesta parte, exceto para dizer que deve escolher o seu software de RH com funcionalidades de elaboração de relatórios tendo isso em mente. A análise de dados de RH é mais eficaz com capacidades robustas de sistemas de gestão de recursos humanos para processar grandes volumes de informação.
Procure software de RH com elaboração de relatórios personalizável, análise em tempo real e informações baseadas em dados para melhorar a tomada de decisões. Considere também análises preditivas avançadas, a comparação com os padrões do setor e a integração com ferramentas externas de inteligência empresarial para obter informações mais aprofundadas.
A utilização de software de RH na nuvem também pode simplificar a análise de dados de RH ao centralizar todas as informações relevantes numa única plataforma acessível a partir de qualquer lugar (este é um dos muitos benefícios do software de RH na nuvem).
Apresentar os dados de forma significativa
Podemos recolher uma quantidade enorme de dados, mas comecemos pela métrica mais fundamental — o número de colaboradores. É útil indicar mensalmente o número de pessoas na organização.
428
Mas talvez seja mais relevante mostrar se esse número aumentou ou diminuiu em relação ao mês/trimestre/ano anterior:
382, 418, 420, 428….
Mas espere, um gráfico é melhor neste caso, certo?
Assim, aqui temos, ao nível mais básico, uma linha de tendência que indica que o número de colaboradores está a aumentar.
Temos alguns meses em que cresceu mais rapidamente e um em que o número de colaboradores diminuiu.
Porquê?
Vamos acrescentar os números mensais de novas contratações e saídas; isso dar-nos-á uma visão mais clara.
Assim, conseguimos ver um pico, mas comparar 15 e 400 no mesmo eixo não é claro, por isso vamos ajustar novamente.
Ao alterarmos as novas contratações e as saídas para um gráfico de barras, comparando-as lado a lado em cada mês e transferindo-as para o eixo do lado direito, tornámos este gráfico visualmente simples de compreender.
O número de colaboradores está a crescer, mas as contratações têm sido inconsistentes de mês para mês, sendo setembro e maio anomalias. Conseguimos explicar isso na nossa narrativa?
Também precisamos de tornar mais claro que o nosso gráfico tem 2 eixos verticais e de clarificar o título.
Então, o que mais conseguimos ver ou o que precisamos de ver neste gráfico? Parece-me que há mais saídas nos últimos meses, mas a empresa também cresceu, por isso talvez isso fosse esperado. Se acrescentarmos a rotatividade ao gráfico, teremos uma visão mais clara.
Ah! Agora criámos uma coleção rica de dados dos colaboradores sobre este conjunto de trabalhadores e mostrámos num único gráfico que as contratações são irregulares, o número de colaboradores está a crescer, a rotatividade está a aumentar e o número de saídas está a crescer.
Com um texto limitado, podemos “falar” com as partes interessadas sobre o que está a acontecer na organização e, esperemos, incentivar alguma ação.
Este é um bom exemplo de como, ao criar os conjuntos de dados básicos (número de trabalhadores, contratações, saídas, rotatividade) de que falámos anteriormente, podemos mostrar tendências e realizar análises básicas utilizando ferramentas simples (estas folhas estão disponíveis para transferência aqui).
Ao analisar os seus dados na sua forma mais simples e ao fazer a si próprio a pergunta “Qual é a história que estou a tentar contar aqui?”, pode desenvolver instruções para si próprio, experimentar a disposição dos gráficos e criar mensagens visualmente impactantes para as suas partes interessadas.
A visualização de dados é uma parte essencial da análise de dados de RH. As modernas soluções de software de RH incluem frequentemente painéis de análise integrados que podem facilitar esta tarefa.
Pode até experimentar ferramentas como o ChatGPT para o ajudar na sua análise. Por exemplo, se pegarmos no gráfico acima e dissermos simplesmente o que vemos, podemos pedir ao ChatGPT que o torne conciso.
“O número de trabalhadores aumentou de 320 para 428 nos últimos 12 meses; 2 meses (setembro e outubro) registaram o maior número de contratações, com 63 e 28, respetivamente; novembro registou o maior número de saídas, com 20, e a rotatividade aumentou de 27% para 36% ao longo do ano”
Como pode ver, ao introduzir rapidamente os pontos-chave numa ferramenta como o ChatGPT, pode gerar uma versão concisa do seu comentário em menos tempo do que levaria a reescrevê-lo, e as suas partes interessadas ficarão impressionadas (aqui encontrará alguns pedidos úteis do ChatGPT para RH que podem ajudar).
Já que falamos nisso, vamos parar um momento para pensar nas nossas partes interessadas e desenvolver um pouco mais este exemplo.
Have an account? Log In
Criar personas para os seus dados
Se continuarmos com o exemplo acima, que dados adicionais podemos acrescentar para explicar o que está a acontecer?
Um exemplo óbvio seria o tipo, a localização e os dados demográficos das funções para as quais foram feitas contratações, particularmente nos picos (por exemplo, poderá tratar-se de uma admissão anual de recém-licenciados?).
A outra área óbvia é saber quem está a sair (funções, localização e dados demográficos), quais são os motivos da saída, se estes mudaram ao longo do tempo e se correspondem ao que as pessoas estão a ouvir no terreno?
Por exemplo, a remuneração é frequentemente apontada como uma motivação para sair, mas medi-la através das saídas é uma medida desfasada (ou seja, ocorre bastante depois do acontecimento), uma vez que as pessoas já procuraram outra função, encontraram uma, apresentaram a demissão e cumpriram o período de pré-aviso.
Por isso, se estiver a ver medidas desfasadas em destaque, precisamos de encontrar formas de obter dados mais atuais através dos seus métodos de escuta dos colaboradores.
Agora as coisas começam a ficar um pouco mais profundas e complicadas, por isso precisamos de pensar cuidadosamente, não apenas nos dados, mas também na conversa que estamos a tentar estimular e no nosso público, e é aqui que entram em jogo as personas internas.
As personas são frequentemente utilizadas pelas equipas de marketing para criar uma imagem dos seus clientes-alvo ao desenvolver campanhas de marketing. Tornam-se bastante complexas, mas aqui teremos uma utilização simples.
Vou mostrar-lhe alguns exemplos de personas que funcionaram comigo no passado, os pressupostos que pode fazer sobre esse grupo e, em seguida, os dados que provavelmente quererão receber e a forma como estes lhes são enviados.
Exemplos de personas internas
Persona da equipa de gestão executiva
Este grupo tem pouco tempo e precisa de compreender o impacto a longo prazo do que os nossos dados sobre as pessoas nos dizem acerca da saúde organizacional e dos progressos em direção aos principais objetivos estratégicos.
São também gestores de uma equipa/função, pelo que precisam igualmente de um elevado nível de detalhe sobre essa área.
| Sobre | Adaptações |
| Ocupados | - Não dependa de dados que sirvam apenas os seus próprios interesses; coloque-os numa apresentação e envie-a com um acompanhamento. Reserve tempo para fazer comentários e explicar - Seja conciso no que apresenta, garantindo que tudo o que inclui é relevante, e mantenha-o tão breve quanto possível. |
| Focados nos dados financeiros e numa visão ampla e de alto nível da organização | - Concentre-se nas métricas relacionadas com os dados financeiros - De que forma estão as métricas ligadas a objetivos estratégicos mais abrangentes? Por exemplo, está a tentar crescer? Está a tentar reduzir o número de funções de gestão? |
| Com conhecimentos de dados e de negócio | - Estão habituados a informações complexas bem apresentadas; dedique mais tempo a este aspeto |
| Precisam de uma visão detalhada da sua função | - Representação detalhada da sua função, incluindo contratações, saídas, rotatividade, amplitude de controlo, níveis hierárquicos, diversidade, aprendizagem, envolvimento, dados demográficos e relações laborais - Forneça informações adaptadas à sua função, idealmente tendo o resto da organização como referência |
Persona dos gestores
Os gestores precisam de estar amplamente informados sobre a organização, para lhes proporcionar contexto sobre as suas equipas e função (ou seja, muitos dados de alto nível e facilmente acessíveis).
Serão responsáveis pela integração de novos colaboradores na empresa e por entrevistar potenciais candidatos, pelo que precisam de conhecer o essencial e um pouco mais — o suficiente para começarem a contar uma história.
| Sobre | Adaptações |
| O grupo é diversificado em termos de localizações, equipas e níveis de senioridade | - Necessitam de dados sólidos e de alto nível, facilmente acessíveis- Precisam de saber onde encontrar dados mais específicos sobre equipas, localizações, etc. - Forneça algumas informações, mas também pode recorrer ao autosserviço para quem procura informações específicas |
| Precisam de estar informados | - Menor foco em dizer-lhes o que precisa de mudar a nível organizacional, mas ainda assim fornecer-lhes as informações necessárias para tirarem as suas próprias conclusões |
| Precisam de orientar entrevistas e a integração | - Precisam de saber quem somos — os factos interessantes sobre a organização, por exemplo, os dados demográficos (ver abaixo) |
Persona dos colaboradores
Semelhante à dos gestores, na medida em que precisam de uma visão geral, mas provavelmente com menos detalhe.
| Sobre | Adaptações |
| O grupo é diversificado em termos de localizações, equipas e níveis de senioridade. | - Necessitam de dados sólidos, de alto nível e facilmente acessíveis - Forneça algumas informações, mas também pode recorrer ao autosserviço para quem procura informações específicas |
| Precisam de orientar entrevistas e a integração. | Precisam de saber quem somos — os factos interessantes sobre a sua organização |
Personas dos recursos humanos
A sua equipa de RH precisa de informações diferentes das comunidades de colaboradores e gestores, uma vez que está a desenvolver estratégias e a explicar a história.
Por exemplo, a empresa pode querer saber o número médio de candidaturas por vaga, ou o número total de candidaturas num determinado mês, mas a sua equipa de aquisição de talento precisará de ver estes dados por vaga e também gostaria de ver as candidaturas incompletas e as visitas ao site de carreiras, para poder gerir eficazmente o funil de candidatos.
Pode então analisar aspetos como a eficácia global do marketing de recrutamento ou as descrições de funções específicas, para perceber se é necessário fazer algum ajuste.
| Sobre | Adaptação |
| Líderes e analistas de RH | - Precisam de acesso aos dados adequados para poderem tirar conclusões e desenvolver conhecimentos |
| Parceiros de negócio de RH | - Precisam de acesso a dados específicos da sua função/grupo de clientes |
Considero extremamente útil criar personas para esclarecer por que motivo estamos a partilhar determinados dados e qual é o seu objetivo.
Os quatro exemplos simples de personas acima demonstram que, a partir do mesmo conjunto de dados principal, podemos fornecer os mesmos dados com comentários adequados, chamadas para ação e diferentes níveis de detalhe.
Utilizando o nosso exemplo anterior de rotatividade, contratações, saídas e número de colaboradores, estas informações seriam mais relevantes para a equipa de gestão executiva (tanto a nível de toda a empresa como para as suas funções), para os gestores (a nível de toda a empresa, mas mostrando-lhes onde podem consultar autonomamente os dados das suas equipas, quando aplicável) e para os RH (acesso ao autosserviço por tipo de função).
Ao utilizar as personas desta forma, obtém valor real das mesmas e poupa muito tempo e esforço.
Se considerar os 40 KPI que analisámos anteriormente, pode associá-los às personas — aqui fica um exemplo rápido da parte sobre métricas de recrutamento desse artigo:
| Nome do KPI | EMT | Gestores | Colaboradores | RH |
| Quantas pessoas estão a contratar e em que localização/departamento executivo? | Sim, para a empresa e a função Sim, para a organização específica que lideram e qualquer informação adicional, caso a tenham | Sim, para a empresa e a função | Sim, para a empresa | Aquisição de talento: todos os detalhes Parceiros de negócio: todos os detalhes relativos à sua função Restantes: Sim, para a empresa e a função |
| Quanto tempo está a demorar a contratar alguém para funções específicas? | Sim, para as funções relevantes para os objetivos estratégicos da organização Sim, para o número de alto nível | Não, mas permitir o autosserviço | Não | Sim, para os parceiros de negócio e a aquisição de talento |
Ao fazê-lo, está a criar uma base de dados simples sobre quem precisa de quê e porquê. Também manteria o método de cálculo, a fonte dos dados, a visualização e o processo subjacente/de auditoria de cada um destes elementos, para ter tudo num único local facilmente acessível.
Vamos divertir-nos um pouco
Quero explorar aqui outro exemplo que é relevante para todas as empresas e até para pessoas externas às mesmas — como mostramos os dados demográficos da nossa empresa?
Ao contar a história de uma empresa, sempre achei que aquilo que as pessoas consideram mais interessante é “quem somos”, e o facto mais “marcante” que encontrei foi o número de nacionalidades existentes numa empresa.
Vejamos então alguns exemplos simples.
- Género
- Nacionalidade
- Idade
- Antiguidade
Vamos assumir que temos os dados sobre isto (todos os dados apresentados aqui são fictícios, já agora).
- Género. 45% masculino, 55% feminino
- Nacionalidades. (13 no total) As 3 principais: britânica 59%, francesa 12%, italiana 8%
- Idade. (Média de 34): <30 42%, 31-40 28%, 41-50 27%, 51+3%
- Antiguidade. <1 ano 26%, 1-2 24%, 2-3 22%, 3-4 12% 4-5 6%, 5+ 10%
Tudo claro, mas não muito cativante, pois não?
Utilizando 4 gráficos provenientes do Google Sheets ou do Slidesgo (ambos gratuitos), em poucos minutos pode transformar uma lista de números em algo cativante, que conta uma história sobre a sua organização.
Este tipo de visualização pode ser utilizado para outra persona — pessoas externas à sua empresa — e publicado no seu website e noutros canais dirigidos ao exterior, para apresentar a sua organização ao mundo em geral.
Também pode ser utilizado internamente e dividido por país/função/departamento, para obter informações valiosas a nível interno.
As imagens e os gráficos são fáceis de criar desta forma e não exigem muita experiência; basta experimentar, e existem centenas de vídeos gratuitos no YouTube ou demonstrações na Internet sobre como fazê-lo.
A utilização das capacidades dos sistemas de informação de RH desta forma, para a análise de dados, pode melhorar a tomada de decisões e o planeamento estratégico.
Utilizar os seus dados desta forma envolverá os seus utilizadores e fornecer-lhe-á o feedback de que necessita para avançar para o passo seguinte.
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Métricas de RH e AI
A inteligência artificial (AI) ajuda a interpretar as métricas de RH, identificando padrões ou tendências mais rapidamente do que as pessoas conseguem. Por exemplo, a AI pode prever se um colaborador poderá abandonar a empresa ou sugerir formas de melhorar os processos de recrutamento. Ao utilizar AI, as equipas de RH podem tomar melhores decisões que melhoram a satisfação dos colaboradores e o sucesso da empresa.
Eis alguns exemplos de como a AI pode ser utilizada para a análise de RH:
- Previsão da rotatividade dos colaboradores: a AI pode analisar padrões no comportamento dos colaboradores, como as pontuações de satisfação profissional ou o absentismo, para prever quem poderá abandonar a empresa.
- Melhoria do recrutamento: as ferramentas de AI podem analisar rapidamente os currículos, classificando os candidatos com base nas qualificações, o que torna o processo de contratação mais rápido e preciso.
- Análise do envolvimento dos colaboradores: a AI pode analisar inquéritos, e-mails ou dados de conversas para detetar o sentimento dos colaboradores e fornecer informações sobre como melhorar o ambiente de trabalho.
- Acompanhamento do desempenho: a AI pode monitorizar métricas de desempenho, como as taxas de conclusão de projetos, para destacar os colaboradores com melhor desempenho e identificar aqueles que poderão necessitar de apoio.
- Informações sobre diversidade e inclusão: a AI pode ajudar as equipas de RH a analisar tendências de recrutamento e promoção, para garantir que os objetivos de diversidade estão a ser cumpridos e que os preconceitos são minimizados.
- Recomendações de aprendizagem e desenvolvimento: a AI pode sugerir programas de formação personalizados para os colaboradores, com base nas suas competências e objetivos de carreira.
- Previsão do absentismo: a AI pode prever padrões de absentismo dos colaboradores e sugerir soluções para reduzir os problemas relacionados com as ausências.
- Análise da remuneração: a AI pode ajudar as equipas de RH a rever as estruturas salariais, para garantir a equidade e a competitividade no mercado.
Muitos sistemas de RH de nível empresarial utilizam análises orientadas por AI para extrair informações práticas dos dados de RH.
Principais conclusões
Assim, ao longo dos dois artigos, abordámos como:
- Auditar e registar os nossos dados de forma eficaz
- Utilizar personas para identificar quem precisa de ver o quê
- Pegar nos números e utilizar representações visuais simples ou mais avançadas para simplificar os nossos dados
- Experimentar coisas novas com os nossos elementos visuais para os tornar mais cativantes, incluindo a utilização de recursos gratuitos na Internet
- Identificar determinados dados essenciais que a maioria ou todas as pessoas precisam de ver, mesmo que sejam apresentados de forma ligeiramente diferente
- Identificar tendências básicas nos dados essenciais.
Está agora numa posição muito favorável para começar a ser consistente com aquilo que comunica ao seu público. Quando chegar ao ponto em que consegue:
- Calcular a maioria das 40 métricas principais
- Transformar a rotatividade, o efetivo, as contratações e as saídas em elementos visuais e decompor os dados por cada grupo relevante
- Partilhar visualmente os principais dados demográficos relativos a cada persona
- Distribuir estas informações regularmente (mensal ou trimestralmente, consoante as suas necessidades)
- Criar uma base de dados de RH/folha de cálculo interativa para as suas métricas, a respetiva metodologia e as pessoas com quem são partilhadas.
Está a contar uma história interessante à sua empresa e a colocar a cada persona um conjunto diferente de perguntas, às quais esta tem a oportunidade de dar comentários.
Mesmo que tenha problemas e questões complexos, começar pelo básico e construir progressivamente a partir daí é a abordagem certa. Mês após mês, pode acrescentar novos dados e novos gráficos para contar uma história cada vez mais rica.
Os mesmos princípios aplicam-se se tiver uma série de ferramentas e sistemas que geram relatórios por si; dedique tempo a garantir que os cálculos são consistentes e compreendidos e que os elementos básicos são partilhados com as personas certas de forma consistente.
A principal conclusão é que, assim que se comprometer a começar a utilizar métricas e análises, poderá avançar rapidamente sem ser especialista em dados e terá as bases para análises de pessoas mais avançadas no futuro.
As ferramentas existem; só precisa de aplicar os seus conhecimentos especializados sobre o que os dados representam e a sua visão empresarial para descobrir como podem ajudar.
Isto ajudá-lo-á a encontrar a forma certa de partilhar as informações da maneira mais fácil de compreender possível e, sem dúvida, irá divertir-se durante o processo e aprender mais sobre a sua empresa.
Algumas leituras adicionais para o ajudar na sua jornada pelos dados:
- O que é a análise de pessoas: um guia introdutório
- As melhores conferências sobre análise de pessoas
- 29 KPIs de RH para o ajudar a alcançar objetivos estratégicos
- As métricas que deve acompanhar para melhorar a sua estratégia de gestão de talentos
- As 15 principais certificações em análise de RH
- Os 10 melhores softwares de análise de pessoas para a análise da força de trabalho
- Aproveitar o poder dos painéis de RH: métricas essenciais de análise de pessoas a acompanhar
- Os 10 melhores softwares de análise de RH para obter dados úteis sobre a força de trabalho
- Os 10 melhores softwares de inteligência empresarial para análise de dados