Despesas empresariais: o que é dedutível & o que não é

Quer seja um empreendedor que gere uma pequena empresa ou um trabalhador por conta de outrem que pretende reivindicar uma dedução fiscal pela sua atividade paralela, é importante compreender os detalhes das despesas empresariais, como seguros, rendas e materiais. 

Neste artigo, explicarei o que é (e não é) dedutível, juntamente com exemplos para o orientar, para que não perca oportunidades de poupança nem se depare com potenciais problemas com as autoridades fiscais.

Tenha em atenção que este artigo se aplica a empresas sediadas nos EUA e se destina a servir de orientação. Consulte um profissional de fiscalidade e utilize um software de gestão de despesas para garantir que os seus relatórios financeiros e de despesas cumprem os regulamentos do IRS.

O que são despesas empresariais? 

As despesas empresariais são os custos incorridos no processo de gestão de uma empresa com fins lucrativos. Frequentemente designadas por deduções, calcular as despesas da sua empresa e subtraí-las às receitas pode ajudar a reduzir a sua carga fiscal.

No entanto, nem todas as despesas empresariais são iguais. Para serem consideradas dedutíveis para efeitos fiscais, as suas despesas devem ser consideradas custos «normais e necessários» associados à exploração de uma empresa, conforme estabelecido no Código Fiscal Interno (IRC).

Compreender os tipos de despesas empresariais

Existem dois tipos de despesas empresariais que abordarei nesta secção: dedutíveis e não dedutíveis. Para cada uma, apresentarei uma definição, juntamente com alguns exemplos.

Despesas empresariais dedutíveis 

As despesas empresariais dedutíveis são aquelas que podem ser deduzidas dos impostos da sua empresa. Isto inclui o custo dos itens que a sua empresa utilizou indiretamente para fornecer bens ou serviços, mas lembre-se de que devem ser considerados «normais e necessários».

• De acordo com o IRS, uma despesa normal é considerada «comum e aceite» (ou seja, não invulgar) no seu setor de atividade ou ramo.

• O IRS define uma despesa necessária como aquela que é «útil e adequada» para a condução de negócios no seu setor de atividade. 

As despesas empresariais dedutíveis podem reduzir significativamente a sua carga fiscal. Compreender as regras de conformidade fiscal pode ajudar a prevenir auditorias dispendiosas e penalizações — manter registos rigorosos é fundamental. Para gerir estas despesas de forma eficaz, considere utilizar um software fiscal para empresas fiável, que permita um acompanhamento e uma conformidade precisos.

Exemplos de despesas empresariais dedutíveis:

Diferentes setores têm despesas dedutíveis específicas, desde deduções relativas ao escritório em casa para trabalhadores remotos até créditos fiscais de I&D para empresas tecnológicas. Os exemplos de despesas empresariais dedutíveis incluem, entre outros:

• Software de processamento salarial e despesas
• Programas de benefícios dos trabalhadores
• Serviços públicos, consumíveis e materiais
• Arrendamentos de propriedades e equipamentos
• Seguro empresarial
• Custos de publicidade e marketing
• Contribuições para instituições de caridade
• Comissões (remunerações suplementares)
• Despesas de viagens de trabalho
• Despesas de educação dos trabalhadores 
• Despesas de formação dos trabalhadores
• Aluguer de equipamentos
• Juros pagos sobre determinados empréstimos empresariais, cartões de crédito empresariais e hipotecas de propriedades adquiridas pela empresa (ou pelo empresário em nome individual).
• Refeições 

O Internal Revenue Service (IRS) fornece orientações detalhadas sobre as despesas que podem ser declaradas para reduzir a sua responsabilidade fiscal na Publicação 535 (2021), Despesas empresariais. Pode consultar a lista completa de publicações do IRS para obter mais informações.

Dica para pequenas empresas: Reduzir as despesas empresariais pode ajudar a melhorar a rentabilidade. Investir nos melhores serviços de processamento salarial concebidos para pequenas empresas pode ajudar a reduzir os custos salariais.

Conselho profissional: Considere utilizar soluções de software para acompanhar e comunicar as despesas. Veja aqui como funciona o software de gestão de despesas.

Uma história breve

Para tornar isto mais concreto, vou falar-lhe de uma minha amiga, Katherine, que gere uma consultora de recursos humanos a partir de casa, sendo ela a única trabalhadora na folha salarial.

Gerir as despesas de forma eficaz tem sido há muito tempo essencial para manter a rentabilidade de pequenas empresas como a de Katherine. Como geria a empresa a partir de casa, começou por se concentrar no acompanhamento de despesas óbvias, como material de escritório e custos de internet.

No entanto, depressa percebeu que existiam oportunidades adicionais para maximizar as deduções.

Após a sua primeira reunião com um novo contabilista, percebeu que podia declarar uma parte das despesas da sua casa, como os juros hipotecários, os serviços públicos e os impostos sobre a propriedade, como despesas empresariais.

Isto constituiu uma mudança decisiva. Calculou meticulosamente a área do seu escritório em casa em relação à área total da casa para determinar a percentagem dedutível.

Katherine também começou a registar a quilometragem das viagens de trabalho, algo que anteriormente tinha ignorado, e incluiu refeições relacionadas com o trabalho e eventos de criação de contactos. No início, era um pouco aborrecido acompanhar todos aqueles recibos.

Mas, depois de lhe mostrar algumas soluções de gestão de despesas, acabou por encontrar uma que lhe facilitou a categorização e documentação precisa das despesas, sem precisar de um enorme arquivo de recibos em papel.

Esta abordagem proativa à gestão das despesas não só melhorou a capacidade de Katherine para acompanhar as suas finanças e gerir os fundos em tempo real, como também reduziu significativamente o seu rendimento tributável, permitindo-lhe reinvestir mais no crescimento da empresa.

Conselhos sobre despesas empresariais dedutíveis

Ao deduzir despesas, é importante ter em mente que, embora algumas despesas sejam totalmente dedutíveis, outras só o são parcialmente e outras não podem ser deduzidas no mesmo ano em que foram contraídas. 

Determinadas despesas (por exemplo, ativos empresariais capitalizados) devem ser contabilizadas como despesas ao longo de vários anos através de depreciação (ou amortização, no caso de ativos intangíveis). 

Também é importante ter em conta que as despesas dedutíveis dependem da estrutura da empresa. Isto significa que as deduções permitidas e os requisitos do sistema de elaboração de relatórios de RH financeiros variam entre empresas em nome individual, sociedades, sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) e sociedades anónimas (s-corporations e c-corporations). 

Compreender os benefícios fiscais relativos e a carga administrativa — e os custos associados — de cada uma destas estruturas empresariais pode ser fundamental para estabelecer a sua empresa de forma a equilibrar a eficiência fiscal com os recursos disponíveis. 

Despesas empresariais não dedutíveis

As despesas empresariais não dedutíveis são aquelas que não podem ser deduzidas dos impostos da sua empresa. Tudo o que esteja relacionado com atividades pessoais ou despesas pessoais constitui uma despesa não dedutível. Apresento abaixo alguns exemplos destas despesas.

Exemplos de despesas não dedutíveis 

• Responsabilidades previstas (ou provisões para responsabilidades previstas)
• Determinados honorários legais (por exemplo, os incorridos no processo de aquisição de um ativo)
• Quotas de clubes e taxas de adesão (com algumas exceções)
• Custos ou perdas de demolição
• Custos de formação incorridos para cumprir os requisitos regulamentares mínimos para exercer uma atividade
• Multas governamentais (por exemplo, taxas por entrega tardia)
• Atividades ilegais (por exemplo, subornos e comissões ilícitas)
• Despesas de lobbying
• Despesas pessoais (exceto quando a despesa se destina parcialmente a fins profissionais)
• Donativos políticos 

Por que motivo deve acompanhar as despesas empresariais

Existem grandes vantagens em rever regularmente os rendimentos e as despesas da sua empresa (e não apenas na época fiscal):

• É mais fácil recordar os detalhes exatos e as circunstâncias de uma transação
• É menos provável que perca comprovativos importantes, como recibos em papel
• Dispor de dados precisos permite-lhe planear despesas futuras e manter-se dentro do orçamento
• É mais fácil projetar a rentabilidade da sua empresa (ou a sua ausência) e fazer ajustes

Para além de reduzir a sua carga administrativa na época fiscal, isto também pode significar tempos de processamento mais rápidos para os reembolsos dos colaboradores, contribuindo para o seu bem-estar. 

A utilização de software gratuito de RH ou de software de gestão de despesas para pequenas empresas pode ajudá-lo a acompanhar de perto as despesas relacionadas com RH sem, bem, incorrer em despesas adicionais!

Como comunicar as despesas empresariais

Uma política clara e transparente de reembolso de despesas garante que os colaboradores são justamente compensados pelos custos relacionados com a atividade profissional, assegurando simultaneamente a conformidade. Veja como fazê-lo por sua conta:

Passo 1: Prepare a sua demonstração de resultados

As despesas empresariais são comunicadas na sua demonstração de resultados, que deve registar todas as suas receitas e despesas. Trata-se de uma demonstração financeira de lucros e perdas (P&L) utilizada para calcular a saúde financeira da sua empresa. Para a criar, basta:

• Escolha um período de reporte: normalmente, uma base anual, trimestral ou mensal.
• Gere um relatório de balancete padrão: utilize o seu software de contabilidade para listar o saldo final de cada conta no razão geral relativo ao período de reporte.
• Calcule os seus rendimentos: calcule todo o dinheiro obtido pelos seus serviços durante o período de reporte, mesmo que ainda não tenha recebido todos os pagamentos.

Passo 2: Categorize a sua demonstração de resultados

Depois de preparar a maior parte da sua demonstração de resultados, irá registar as despesas da sua empresa por categoria. Estas categorias incluem:

• Custos diretos ou custo das mercadorias vendidas (COGS) tais como custos de mão de obra, custo dos materiais, despesas gerais das instalações da empresa, armazenamento, etc. Estes custos são deduzidos do rendimento total da sua empresa para determinar o seu rendimento bruto ou lucro bruto.

• Custos indiretos tais como despesas gerais, despesas de marketing e remuneração dos executivos são deduzidos do lucro bruto para determinar o lucro operacional. 

• A depreciação e a amortização são utilizadas para contabilizar como despesas os ativos tangíveis e intangíveis da empresa, respetivamente, ao longo de vários anos. Estes ativos incluem imóveis, mobiliário, equipamento, veículos, etc. (tangíveis), bem como patentes, marcas comerciais, licenças de propriedade intelectual, software de gestão empresarial, etc. (intangíveis). 

4. Os juros são a despesa final deduzida ao rendimento de uma empresa.

Passo 3: Escolha um método contabilístico

Também terá de decidir qual o método contabilístico a utilizar ao declarar os seus rendimentos e despesas. Os dois métodos contabilísticos básicos são o regime de caixa e o regime de acréscimo:

• Método contabilístico de caixa: irá declarar os rendimentos no mesmo ano fiscal em que os recebeu e, normalmente, deduzir e/ou capitalizar as despesas no mesmo ano fiscal. 

• Método contabilístico de acréscimo: normalmente, irá declarar os rendimentos no ano fiscal em que os aufere, mesmo que só receba o pagamento efetivo num ano posterior. Do mesmo modo, geralmente irá deduzir e/ou capitalizar as despesas no ano fiscal em que estas foram incorridas, independentemente de as ter pago ou não nesse ano.

Para obter informações detalhadas sobre os diferentes métodos contabilísticos (e períodos) reconhecidos pelo IRS, consulte este PDF da Publicação 583 (revisto em janeiro de 2022). Para consultar atualizações recentes, guarde nos favoritos a página Sobre a Publicação 583 como recurso ativo.

Como acompanhar as despesas empresariais

Embora declarar as suas despesas empresariais seja a melhor forma de reduzir a sua responsabilidade fiscal, é crucial que mantenha registos meticulosos de todas as suas transações. O IRS pode decidir auditá-lo para verificar se os seus relatórios correspondem às suas despesas efetivas.

Além de utilizar algum tipo de software de gestão de despesas, eis algumas sugestões e boas práticas para acompanhar corretamente as despesas empresariais:

1. Mantenha as finanças da sua empresa separadas das suas despesas pessoais. Ter uma conta bancária empresarial separada facilita o acompanhamento das despesas da sua empresa. 
2. Calcule a divisão de utilização e reclame a parte correspondente ao uso empresarial se uma despesa se destinar parcialmente a fins profissionais e parcialmente a uso pessoal (por exemplo, o seu escritório em casa ou a fatura do seu fornecedor de serviços de telemóvel). 
3. Guarde todos os seus recibos e digitalize-os. Para evitar perdê-los, tire fotografias e guarde-as online. A maioria dos programas modernos de RH e contabilidade permite tirar uma fotografia e carregá-la diretamente.
4. Mantenha as suas faturas e recibos organizados. O ideal é organizá-los primeiro por mês e depois por categoria de despesa. Isto facilita a localização posterior dos detalhes e dos comprovativos de cada transação.
5. Mantenha notas detalhadas. Mesmo que pense que se irá lembrar de todos os detalhes de cada transação, faça anotações que incluam a data, a categoria da despesa e a finalidade da despesa, por exemplo, oferecer uma refeição a um cliente, combustível para o carro da empresa, etc. 
6. Analise os seus registos com a maior frequência possível. Mesmo que esteja a utilizar um programa que automatiza grande parte do processo, é boa ideia verificar regularmente os seus registos, confirmar se estão corretos e recategorizar tudo o que esteja incorretamente classificado. 
7. Crie um fluxo de trabalho formal para acompanhar as despesas e reconciliar os seus registos. Determine quais as tarefas que devem ser realizadas diariamente/imediatamente (por exemplo, carregar recibos), semanalmente, mensalmente, trimestralmente, semestralmente e anualmente.   
8. Considere investir em software de relatórios de despesas. Este regista as despesas, armazena recibos, categoriza automaticamente as transações e permite visualizar as suas finanças em painéis e gráficos. Também facilita a elaboração de relatórios.

Para obter mais informações sobre o acompanhamento das despesas empresariais, consulte a Publicação 583 do IRS (01/2021), Como iniciar uma empresa e manter registos.

Avance e deduza (ou não)

Tudo isto para dizer que calcular as despesas da sua empresa e subtraí-las às receitas da sua empresa pode ajudar a obter algum benefício fiscal — dinheiro que pode ser reinvestido na sua empresa. Tenha presentes estas conclusões:

• Existem dois tipos de despesas empresariais: dedutíveis e não dedutíveis
• As despesas da sua empresa são comunicadas através da sua demonstração de resultados
• Analise regularmente as suas despesas e mantenha tudo extremamente organizado

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