Mantenha o processamento salarial sempre dentro do prazo

Há muito que está envolvido em pagar às pessoas atempadamente e tenho a certeza de que não é algo que a sua empresa, ou qualquer empresa, se atreveria a arriscar!

Pagar às pessoas atempadamente, sempre, não é uma competência que se aprenda assim tão facilmente, nem algo que toda a gente possua. E se essas competências estiverem concentradas numa única pessoa, poderá estar perante um problema sério.

Evite uma catástrofe no processamento salarial fazendo a si próprio estas perguntas:

1. Quantos responsáveis pelo processamento salarial tem?
2. Sabe se a sua empresa está sujeita ao risco associado a pessoas-chave?
3. O seu processo de processamento salarial depende de uma única pessoa?
4. Algum dos seus outros colaboradores tem formação para processar salários, executar relatórios salariais críticos, pagar impostos e reportar à ATO?

Dicas para manter o processamento salarial atempado

Eis 6 dicas simples para manter o processamento salarial atempado todos os meses:

1. Defina um lembrete - Utilize o seu telemóvel ou calendário para se lembrar de quando o processamento salarial deve ser efetuado.
2. Mantenha os dados dos colaboradores atualizados - Certifique-se de que as moradas, as horas trabalhadas e as taxas de remuneração estão corretas.
3. Organize a sua documentação - Mantenha todas as folhas de horas, declarações fiscais e registos dos colaboradores num único local.
4. Verifique novamente os cálculos - Reveja sempre as horas, as deduções e os totais antes de efetuar os pagamentos.
5. Utilize software de processamento salarial - Uma ferramenta de processamento salarial pode poupar tempo e reduzir erros.
6. Cumpra um calendário - Processe os salários no mesmo dia de cada mês para evitar atrasos.

Integrações do processamento salarial para um processamento atempado

Dica profissional! As integrações do processamento salarial ajudam a manter os processos salariais dentro dos prazos, automatizando o fluxo de dados e reduzindo as tarefas manuais. Eis como:

• Calendários consistentes. Com menos atrasos causados por estrangulamentos manuais, o processamento salarial decorre de forma fluida e atempada em cada ciclo.
• Transferência de dados simplificada. As integrações ligam sistemas como os de RH e de controlo de tempo diretamente ao processamento salarial, garantindo que os dados exatos estão sempre disponíveis.
• Redução de erros. A sincronização automatizada de dados reduz os erros causados pela introdução manual, poupando tempo nas correções.
• Processamento mais rápido. Com todos os dados necessários num único local, os salários podem ser calculados de forma rápida e eficiente.
• Automatização da conformidade. As integrações garantem que os cálculos de impostos e as deduções são atualizados automaticamente, evitando atrasos causados por regras desatualizadas.
• Atualizações em tempo real. As alterações aos dados dos colaboradores, às horas ou às taxas são sincronizadas instantaneamente, mantendo tudo atualizado e pronto para ser processado.

Isto é ainda mais importante quando o processamento salarial depende de dados provenientes de software específico do setor. Nas clínicas dentárias, por exemplo, os dados de produção e cobranças podem estar num software de gestão de clínicas e ter de ser conciliados com o processamento salarial antes de os colaboradores poderem ser pagos de forma correta e atempada.

Como evitar o risco associado a pessoas-chave

Enquanto responsável pela remuneração e benefícios, gestor de RH ou CHRO responsável por remunerar e recompensar pessoas, eis alguns elementos que deve garantir que estão implementados:

1. Peça ao seu responsável/gestor da folha salarial que documente tudo o que sabe. Ao documentar tudo o que sabe sobre o processamento da folha salarial, a ordem de execução das tarefas da folha salarial, as listas de verificação da folha salarial, os requisitos de comunicação e os mapas das interações com as partes interessadas, estará um passo mais perto de evitar o risco associado a pessoas-chave no seu departamento de processamento salarial. Parece excessivo? Pois bem, agradecer-me-á quando o responsável pela folha salarial adoecer, sair inesperadamente ou precisar de tirar uma folga durante o processamento salarial!
2. Compreenda os períodos de pagamento e os prazos, prestando especial atenção aos períodos-limite para a entrega e atualização de dados, ao processamento de ausências, à determinação das responsabilidades relativas a ausências, aos subsídios, aos períodos de abertura e encerramento dos sistemas de autosserviço, aos horários bancários e aos processos relacionados com a libertação de fundos. Todas as pessoas que conheçam e, idealmente, dominem estes detalhes tornam-se imediatamente indispensáveis.
3. Se ainda não o fez, prepare alguém internamente para ser o substituto responsável pela folha salarial. Agora que tem tudo documentado, aprender a processar a folha salarial por si próprio é tão simples como organizar um plano de formação. Com outra pessoa no departamento que conheça todo o processo, reduz o risco associado a pessoas-chave para quase zero.
4. Fale com o seu fornecedor do sistema/serviço de processamento salarial; é muito provável que ofereça um serviço de continuidade de negócio e recuperação de desastres para o processamento salarial, embora isso possa aumentar os seus custos de processamento salarial globais. Faça uma análise de custo-benefício para comparar a subscrição desse serviço com a formação de alguém internamente ou com outras opções. Estes serviços são disponibilizados tanto com base numa percentagem dos trabalhadores processados como através de modelos de custo fixo. Se já subcontrata o processamento salarial, certifique-se de que lhes pergunta quais são os seus processos de continuidade de negócio e recuperação de desastres.
5. Por último, lembre-se de que a complexidade da solução de cópia de segurança dependerá do número de pessoas a quem paga. Quanto maior for o número, maior será o grau de risco e, consequentemente, maiores serão os requisitos para um processo de cópia de segurança e recuperação de desastres. Por isso, deverá procurar soluções que lhe permitam fazer mais por mais pessoas, para conseguir cumprir os prazos.

Artigo relacionado: 10 melhores empregadores registados (EOR) a considerar para a subcontratação de RH

Software de processamento salarial em linha

Se realizar o trabalho manualmente for demasiado dispendioso, existem soluções de software de processamento salarial que farão o trabalho por si. Também temos duas listas úteis: os 10 melhores softwares de processamento salarial em linha e os 10 melhores softwares de processamento salarial analisados e comparados, que pode consultar para encontrar a opção mais adequada à dimensão e às necessidades da sua empresa, bem como às funcionalidades específicas que possa procurar.

Mas e se a sua empresa não for assim tão grande, mas continuar a enfrentar os mesmos problemas preocupantes? Leia o nosso guia sobre Como gerir o processamento salarial numa pequena empresa.

Precisa de mais ajuda?

Como sempre, para obter aconselhamento sobre a documentação do processo de processamento salarial, o mapeamento dos processos de processamento salarial ou para discutir como estabelecer processos de cópia de segurança e recuperação de desastres, não hesite em deixar os seus comentários abaixo.

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Certifique-se de que a sua equipa está bem equipada com as ferramentas certas. Eis alguns recursos adicionais que o podem ajudar:

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