Nos dias de hoje, é comum as pessoas trabalharem remotamente. No entanto, isso não significa que não queiram alguma interação com os colegas.
Na verdade, muitos trabalhadores sentem-se mais ligados à empresa quando participam em reuniões virtuais. As reuniões virtuais também são frequentemente mais baratas do que as reuniões presenciais, uma vez que não há necessidade de despesas de deslocação nem de custos de aluguer de espaços de escritório.
Porque são essenciais as reuniões virtuais?
Há muitas razões pelas quais as reuniões virtuais se tornaram populares, mas a mais importante é o facto de pouparem tempo e dinheiro. Com o aumento dos preços dos combustíveis e os congestionamentos de trânsito a tornarem-se mais comuns, não é de admirar que as pessoas procurem formas de evitar perder tempo na estrada. As reuniões virtuais também permitem que as pessoas participem a partir de qualquer lugar do mundo, o que constitui uma enorme vantagem para empresas com trabalhadores em diferentes países.
Quais são as desvantagens das reuniões virtuais?
Embora as reuniões virtuais tenham muitas vantagens, também apresentam algumas desvantagens. Uma das maiores desvantagens é poder ser difícil interpretar a linguagem corporal através de software de videoconferência. Isto pode dificultar a criação de empatia e confiança com os membros da equipa. Além disso, as pessoas podem distrair-se facilmente em casa, o que pode dificultar a atenção à reunião.
Guia de etiqueta para reuniões virtuais
A etiqueta das reuniões virtuais mudou ao longo do tempo, à medida que a tecnologia evolui e aprendemos o que funciona melhor para que todos se sintam incluídos e valorizados durante estas sessões.
Eis 15 orientações de etiqueta para reuniões virtuais:
1. Familiarize-se com a tecnologia: Antes da reunião, certifique-se de que está familiarizado com o software ou a aplicação que será utilizada para realizar a reunião. Desta forma, poderá evitar dificuldades técnicas durante a chamada e não terá de perder tempo a resolver problemas.
2. Faça um teste de som: Teste o áudio antes do início da reunião, ligando-se à linha de conferência com antecedência ou verificando se o microfone e os altifalantes estão a funcionar corretamente. Não vai querer que haja silêncios constrangedores durante partes importantes da discussão!
3. Verifique o vídeo: Faça um teste da câmara para garantir que o seu vídeo é transmitido com clareza e que tem uma aparência adequada no ecrã. Isto é especialmente importante se for fazer uma apresentação ao grupo ou liderar uma discussão.
4. Seja pontual: Tal como acontece nas reuniões presenciais, é importante ser pontual nas reuniões virtuais. Se possível, entre na reunião alguns minutos antes, para poder testar novamente o áudio e o vídeo e garantir que tudo está a funcionar corretamente.
5. Desative o microfone quando não estiver a falar: Isto ajudará a reduzir o ruído de fundo e facilitará a audição da pessoa que está a falar.
6. Utilize a função de chat: A funcionalidade de chat pode ser útil para fazer perguntas ou partilhar informações com o grupo. Isto também pode evitar interrupções se as pessoas estiverem a tentar ter uma conversa à parte.
7. Preste atenção: Tal como faria numa reunião presencial, é importante prestar atenção e participar na discussão. Isto inclui evitar conversas paralelas ou realizar outro trabalho enquanto a reunião está a decorrer.
8. Vista-se adequadamente: Embora possa sentir-se tentado a participar numa reunião de pijama, é importante vestir-se como se fosse para o escritório. Fazê-lo ajudá-lo-á a sentir-se mais profissional e colocá-lo-á no estado de espírito certo para uma discussão produtiva.
9. Encontre um local tranquilo: Escolha um local para a reunião virtual que esteja livre de distrações e ruído de fundo. Se possível, feche a porta da divisão onde se encontra, para que as outras pessoas em casa não possam interrompê-lo.
10. Evite fazer várias tarefas em simultâneo: Tal como deve evitar conversas paralelas numa reunião presencial, é importante concentrar-se na discussão em questão e não tentar realizar outro trabalho ao mesmo tempo. Isto pode ser difícil quando se trabalha a partir de casa, mas é importante dedicar toda a sua atenção à reunião — sem se esquecer de tomar notas importantes!
11. Seja respeitador: Isto aplica-se tanto às reuniões virtuais como às presenciais. Lembre-se de ter boas maneiras e respeite o tempo de todos, mantendo-se no tema e não divagando.
12 . Certifique-se de que todos têm oportunidade de falar: Em reuniões maiores, pode ser fácil algumas pessoas dominarem a discussão. Para evitar que isso aconteça, certifique-se de que todos têm oportunidade de falar, percorrendo a sala virtual e dando a cada pessoa a possibilidade de partilhar as suas ideias.
13. Tire partido das ferramentas para reuniões virtuais: Existem várias ferramentas diferentes que podem tornar as reuniões virtuais mais produtivas, como a partilha de ecrã e a videoconferência. Se não estiver familiarizado com estas ferramentas, dedique algum tempo a conhecê-las para poder utilizá-las na sua próxima reunião.
14. Esteja preparado: Tal como acontece com qualquer outra reunião, é importante vir preparado com uma agenda e todos os materiais de que possa necessitar. Isto ajudará a manter a reunião no caminho certo e a garantir que todos estão alinhados.
15. Dê seguimento após a reunião: Assim que a reunião terminar, não se esqueça de enviar um e-mail de seguimento com quaisquer tarefas ou próximos passos. Isto ajudará a garantir que todos estão alinhados e sabem o que precisa de ser feito.
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Tire o máximo partido das suas reuniões online
Participar em reuniões virtuais é ligeiramente diferente de participar em reuniões presenciais, mas seguir estas simples regras de etiqueta ajudará a garantir que as suas reuniões virtuais sejam produtivas e decorram sem problemas.
Ao estar preparado e tirar partido das ferramentas para reuniões virtuais, semelhantes a estratégias eficazes de planeamento de eventos virtuais, pode garantir que todos têm a oportunidade de participar e que os temas importantes são abordados.
O que pensa sobre a etiqueta nas reuniões virtuais? Tem alguma sugestão a acrescentar? Para obter mais orientações sobre como trabalhar remotamente de forma eficaz, considere frequentar um destes cursos sobre trabalho remoto.
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