Se está a perguntar-se como melhorar as relações com os colaboradores, tudo começa com uma comunicação sólida e confiança — desde a primeira interação. Os CRMs de recrutamento desempenham aqui um papel fundamental, ajudando os profissionais de RH a criar ligações significativas com os candidatos desde o primeiro dia. Neste artigo, partilharei estratégias práticas, baseadas em mais de uma década de experiência, para o ajudar a promover um local de trabalho positivo e empenhado.
O que são as relações com os colaboradores?
As relações com os colaboradores (ER) consistem em equilibrar os desejos e as necessidades do empregador com os dos colaboradores, tanto coletivamente como individualmente. Um bom departamento de recursos humanos promoverá uma experiência profissional positiva, protegendo simultaneamente a empresa através da manutenção da conformidade.
Manter boas relações entre empregadores e colaboradores é fundamental para a produtividade e o desempenho, a retenção dos colaboradores e uma cultura empresarial sólida.
As ER são um dos pilares fundamentais dos RH e, embora pareçam simples, a realidade é muito mais complexa, mesmo para profissionais experientes!
Como melhorar as relações com os colaboradores na sua organização
Ao longo dos anos, aprendi que o segredo para boas relações com os colaboradores reside em sistemas e processos, como avaliações regulares de desempenho e comunicação aberta.
Manter boas relações com os colaboradores é muito mais fácil, e os membros da equipa são geralmente mais felizes, quando as empresas dispõem de sistemas que garantem o envolvimento dos colaboradores e dos líderes em feedback e comunicação regulares, oportunidades de desenvolvimento, reconhecimento e bem-estar.
1. Prepare melhor os gestores para serem o contacto de primeira linha nas relações com os colaboradores
Os gestores são cruciais para manter boas relações com os colaboradores, uma vez que são o ponto de contacto imediato para a maioria das questões dos colaboradores.
Na minha experiência, ser o contacto de primeira linha nas relações com os colaboradores não é algo natural para a maioria dos gestores mas, felizmente, descobri que pode ser aprendido rapidamente.
Desenvolvi um kit de ferramentas para líderes, que partilhei como parte de uma formação mais abrangente para “novos líderes” na minha função anterior, e estou atualmente a trabalhar numa iniciativa semelhante.
Eis o que está incluído:
Gestão do tempo e delegação
Os nossos gestores são frequentemente solicitados em muitas frentes diferentes, pelo que a gestão do tempo e a delegação são fundamentais para gerir eficazmente a sua carga de trabalho e garantir que têm tempo para gerir as suas equipas. As ferramentas de gestão do tempo podem ajudar a dar prioridade às tarefas, e plataformas como a Asana e o Trello são excelentes para a gestão de projetos e a colaboração.
A delegação é fundamental para gerir o tempo e é outro aspeto da gestão que é frequentemente uma competência aprendida. Incentivo os gestores a identificarem tarefas que podem ser delegadas a outros membros da equipa e a definirem expectativas claras para a sua conclusão.
Dar feedback
Os gestores podem incentivar o feedback regular dos colaboradores agendando reuniões individuais regulares com os colaboradores que lhes respondem diretamente.
Recordo aos gestores que devem certificar-se de que fornecem feedback positivo e construtivo aos membros da sua equipa. Isto pode ajudar a melhorar o envolvimento e a motivação dos colaboradores ao nível da equipa, dando-lhes a oportunidade de se sentirem ouvidos.
O software de feedback dos colaboradores também pode ajudar neste processo.
Resolução de conflitos
Desenvolvi um processo claro e simples para lidar com conflitos entre gestores de pessoas e os seus colaboradores. Este processo é facilmente compreendido por todos os colaboradores e adapta-se à cultura da nossa organização.
O processo começa com uma política de “porta aberta”, segundo a qual os colaboradores são incentivados a abordar a direção com as suas preocupações.
É realizada uma conversa na qual é dada a ambas as partes a oportunidade de falar, compreendendo que não serão interrompidas pela outra parte.
Ambas as partes concordam em ouvir atentamente e em não preparar a sua contra-argumentação. Depois de ambas terem tido a oportunidade de falar, decidem em conjunto qual deverá ser o caminho a seguir.
Todos compreendem que os RH ou um líder de segundo nível só são envolvidos depois de este processo ter sido concluído de boa-fé.
Conformidade legal
Por fim, apresento uma visão geral das responsabilidades legais associadas ao desempenho da função de gestor.
Familiarizo os novos gestores com as políticas de RH, as leis laborais e a formação sobre prevenção da discriminação e do assédio. Mais importante ainda, lembro aos gestores que o RH está aqui para os apoiar e que não têm de enfrentar isto sozinhos.
Idealmente, todos os novos gestores deveriam receber a formação específica de que necessitam antes de serem promovidos para uma função de gestão de pessoas. Infelizmente, porém, isso muitas vezes não acontece.
Enquanto profissionais de RH, podemos disponibilizar acompanhamento e formação aos gestores de todos os níveis, para os ajudar a lidar com situações difíceis.
2. Criar uma relação de confiança com os colaboradores enquanto RH e tornar-se um parceiro de confiança
Para ser eficaz, o RH tem de ser um parceiro de negócio de confiança para os colaboradores de todos os níveis da organização.
Consigo isso sendo claro e consistente nas minhas orientações, mantendo sempre padrões profissionais e tratando os colaboradores de forma equitativa.
Quando comecei uma nova função no ano passado, precisei de conquistar a confiança de vários líderes importantes que hesitavam em trabalhar comigo.
Embora por vezes tenha sido frustrante e eu sentisse que tinha de provar repetidamente o meu valor, acabei por criar uma relação de confiança e conquistar a sua confiança.
Ao comunicar com esses líderes importantes, tive de tomar a iniciativa de marcar tempo para me reunir com eles, em vez de esperar que viessem ter comigo.
Assim, pude definir a agenda e, nessas reuniões iniciais, comecei por perguntar quais eram os objetivos e os principais problemas dos seus departamentos. Isto permitiu-me demonstrar o meu valor, ajudando-os de formas específicas e relevantes.
Outras formas de criar confiança:
Adquirir conhecimentos empresariais
Adquirir conhecimentos empresariais é essencial para poder orientar e aconselhar gestores e colaboradores de forma informada.
Pode adquirir conhecimentos sobre o setor através de:
- Juntar-se a um grupo de networking profissional do setor e subscrever boletins informativos do setor.
- Familiarizar-se com o modelo de negócio da sua organização
- Analisar as suas demonstrações financeiras para compreender a situação financeira da sua organização.
Conhecer as suas equipas
Além disso, familiarize-se com as equipas que apoia e conheça a sua dinâmica; isso proporcionar-lhe-á uma perspetiva valiosa quando surgirem problemas.
Também dá visibilidade ao RH junto dos colaboradores e ajuda-os a compreender o papel que o RH desempenha na organização, uma vez que este é frequentemente mal compreendido pelos colaboradores.
Pode fazê-lo reunindo-se com as equipas e os colaboradores para conhecer as suas funções. Peça aos gestores que o incluam numa reunião de equipa, para que possa ser apresentado à equipa e fazer uma apresentação geral da sua função, e marque “horas de atendimento” num departamento, virtualmente ou presencialmente, durante as quais estará exclusivamente disponível para essa equipa.
3. Comunicação clara e contínua
Tenho constatado que a comunicação inconsistente está na origem de muitos problemas nas relações com os colaboradores.
Incentive a comunicação aberta entre todos os níveis da liderança e os colaboradores, e não apenas entre os gestores da linha da frente e os seus subordinados diretos.
Como referi acima, uma política de “porta aberta” pode ajudar a facilitar esta comunicação, mas é apenas o primeiro passo para criar uma cultura de comunicação aberta.
Outras formas de facilitar uma comunicação aberta e consistente:
- Políticas e orientações de comunicação claras: Isto inclui definir os canais preferenciais para diferentes tipos de comunicação (e-mails, reuniões, sistemas de mensagens internas, intranet) e estabelecer expectativas relativamente aos tempos de resposta.
- Formação: O RH pode proporcionar formação aos gestores e colaboradores sobre competências de comunicação eficazes, para garantir que conseguem transmitir a sua mensagem de forma clara e eficaz.
- Mecanismos de feedback: A implementação de sistemas de feedback dos colaboradores, como inquéritos e entrevistas de permanência, permite que os colaboradores partilhem regularmente as suas opiniões e comentários.
4. Avaliações regulares de desempenho
As avaliações de desempenho são importantes para as relações com os colaboradores, porque proporcionam uma plataforma formal para o feedback (algo que os colaboradores desejam).
A realização de avaliações regulares do desempenho dos colaboradores ajuda a identificar áreas de melhoria e a reconhecer conquistas.
Um ciclo eficaz de avaliação de desempenho é aquele em que os colaboradores sabem o que esperar e não há surpresas no final do ano.
As expectativas, os objetivos e as medidas de desempenho são disponibilizados aos colaboradores, e os gestores garantem que são plenamente compreendidos.
Os gestores e os colaboradores devem reunir-se regularmente ao longo do ano para analisar o progresso relativamente às principais medidas de desempenho. A periodicidade destas reuniões deve ser, no mínimo, trimestral, podendo ser mais frequente, se necessário.
Estas reuniões recorrentes são essenciais para um processo de avaliação de desempenho bem-sucedido e eficaz. A avaliação de desempenho de final de ano deve então ser um resumo de todas as avaliações anteriores realizadas ao longo do ano.
O software de gestão de desempenho, como o Workday ou o BambooHR, ajuda a formalizar e simplificar o processo, caso ainda não tenha uma plataforma integrada no seu conjunto de ferramentas HRIS.
Outros métodos para garantir feedback e ligação regulares:
- Reuniões individuais regulares entre gestores e subordinados diretos
- Disponibilizar formação sobre como administrar e receber feedback eficaz.
5. Desenvolver um programa de reconhecimento dos colaboradores
Os programas de reconhecimento dos colaboradores facilitam o reconhecimento e a valorização dos esforços dos colaboradores que contribuem para o propósito, a missão e os valores da organização.
Um programa formal de reconhecimento ajuda a melhorar o moral e a motivação dos colaboradores e fornece dados para avaliar a eficácia do programa.
Um bom programa de reconhecimento dos colaboradores
- Personalizado: Permite que os colaboradores sejam reconhecidos de uma forma que valorizam, com incentivos que os motivam.
- Facilita o reconhecimento entre colegas: Isto promove uma cultura de valorização em todos os níveis e pode ser mais significativo, uma vez que os colegas acompanham de perto o trabalho uns dos outros.
- Critérios e processo transparentes: Comunique claramente como os colaboradores podem ser reconhecidos. Critérios e processos transparentes evitam confusões e garantem a equidade.
- Envolvimento da liderança: Os líderes e gestores participam ativamente no programa, demonstrando a importância do reconhecimento na cultura da empresa.
A sua organização pode já ter software de reconhecimento dos colaboradores implementado. Nesse caso, reveja a utilização e analise as tendências para determinar o nível de utilização.
Se a utilização for reduzida, promova a plataforma e as razões para a utilizar. Dê exemplos dos comportamentos que pretende ver reconhecidos e destaque as opções de incentivo disponíveis.
Como sempre, os comportamentos começam no topo e propagam-se para baixo, pelo que os gestores seniores devem dar o exemplo!
6. Garantir o bem-estar dos colaboradores
Ninguém aprecia ser levado até à exaustão, e o stress e o esgotamento profissional são problemas reais no local de trabalho moderno.
Formas de promover o bem-estar:
- Regimes de trabalho flexíveis: O trabalho remoto, os horários flexíveis e a partilha de funções são muito valorizados pelos colaboradores para garantir o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
- Proporcionar clareza: A clareza relativamente à função e às expectativas ajuda a reduzir a incerteza e o stress.
- Fornecer feedback regular: Mais uma vez, ajuda a eliminar a incerteza e garante que os colaboradores estão a definir corretamente as prioridades.
- Ouvir: Ouvir os colaboradores ajuda a identificar preocupações e recolhe feedback para criar uma melhor experiência para os colaboradores.
- Disponibilizar recursos de apoio: Ofereça recursos e apoio que possam ajudar os colaboradores em momentos difíceis, como acesso a serviços de aconselhamento, dias dedicados à saúde mental ou flexibilidade nos regimes de trabalho.
- Monitorizar as cargas de trabalho: Garanta que os colaboradores não estão constantemente sobrecarregados de trabalho. Reveja regularmente as cargas de trabalho e redistribua tarefas, se necessário, para evitar o esgotamento profissional.
É provável que a sua empresa já disponibilize um programa de assistência aos colaboradores (EAP) para prestar apoio aos colaboradores que possam estar a lidar com problemas pessoais ou relacionados com o trabalho.
Nesse caso, promova o EAP junto dos gestores e colaboradores, destacando alguns dos recursos disponíveis. Os programas de assistência aos colaboradores são subutilizados e, muitas vezes, os colaboradores não percebem o que têm à sua disposição através de um EAP.
7. Abordar situações difíceis com empatia
Mostrar empatia no trabalho exige que os Recursos Humanos sejam acessíveis, compreensivos e estejam dispostos a prestar apoio aos colaboradores quando estes mais precisam.
Formas de os Recursos Humanos promoverem a empatia:
- Escuta ativa: ouvir os colaboradores sem os julgar e oferecer apoio ou recursos para os ajudar a lidar com os seus problemas ou preocupações. Pode validar os sentimentos e as emoções da pessoa sem necessariamente tolerar o seu comportamento.
- Políticas e práticas inclusivas: defender e implementar políticas e práticas inclusivas e que tenham em consideração as diversas necessidades de todos os colaboradores.
- Comunicação aberta e acessível: criar um ambiente onde os colaboradores se sintam à vontade para partilhar as suas preocupações e problemas. Os Recursos Humanos devem ser acessíveis e estar disponíveis para conversas, formais ou informais. Também pode utilizar software de comunicação com os colaboradores.
- Sensibilidade cultural: estar consciente e ser sensível às diferenças culturais no local de trabalho. Isto inclui compreender várias perspetivas culturais e adaptar a comunicação e o apoio em conformidade.
Benefícios e desafios das relações com os colaboradores
Manter relações positivas com os colaboradores não é fácil, mas descobri que as estratégias acima ajudarão a tornar esse processo mais fácil e consistente em toda a organização.
É um pouco como os programas de reality show, na medida em que algumas pessoas adoram-nos e outras não gostam mesmo nada deles (e a analogia não termina necessariamente aí!).
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Benefícios de relações sólidas com os colaboradores
- Envolvimento dos colaboradores: os colaboradores sentir-se-ão mais valorizados e apoiados, o que aumentará o seu envolvimento.
- Menos conflitos: todos os mecanismos de comunicação e comentários que implementar para aumentar a transparência e o alinhamento deverão resultar numa redução dos conflitos e num menor número de investigações.
- Melhoria da cultura no local de trabalho: existirão melhores relações em toda a organização, criando uma cultura mais sólida.
- Inclusão: os trabalhadores de todos os níveis sentir-se-ão mais incluídos e mais empenhados na missão da organização.
Desafios comuns nas relações com os colaboradores
É claro que nem mesmo a melhor estratégia de relações com os colaboradores consegue eliminar todos os problemas.
Eis os desafios mais comuns a que deve estar atento:
- Litígios salariais e roubo de salários
- Violações relativas aos benefícios
- Violações de segurança
- Assédio
- Favoritismo.
Não existe um plano infalível para fazer tudo corretamente 100% das vezes, e os gestores de relações com os colaboradores têm de utilizar a sua própria intuição e experiência para serem bem-sucedidos (a lista acima também ajudará).
É uma área em que é muito importante fazer as coisas corretamente e que exige muito contributo e trabalho, mas, se for gerida de forma eficaz, os resultados compensam todo o esforço.
Melhorar definitivamente as relações com os colaboradores
As sete estratégias abordadas neste artigo podem contribuir muito para promover um ambiente de trabalho positivo.
Ao implementar estas estratégias, as equipas de Recursos Humanos podem ajudar a construir relações sólidas entre os colaboradores e a empresa, conduzindo a uma força de trabalho mais empenhada e produtiva.
Com os sistemas e processos adequados implementados, pode ajudar a sua organização a manter relações saudáveis com os colaboradores e a criar uma cultura que apoie e capacite os colaboradores, conduzindo, em última análise, a uma organização mais bem-sucedida e sustentável.
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