A forma tradicional de gerir ativos é ineficiente, especialmente se possuir muitos ativos. A introdução manual de dados em folhas de cálculo e os frequentes erros humanos são problemas comuns que limitam a escalabilidade e a eficiência dos métodos tradicionais. É aqui que entra o software de gestão de ativos — mas, afinal, o que é exatamente um software de gestão de ativos?
Neste artigo, explicamos-lhe o que é um software de gestão de ativos e por que motivo uma empresa moderna precisa de um. Também lhe apresentamos uma visão geral das principais funcionalidades a procurar num sistema de gestão de ativos, para que possa escolher a melhor ferramenta para a sua empresa.
O que é um software de gestão de ativos?
As soluções de software de gestão de ativos centralizam os dados dos ativos para facilitar o seu acompanhamento em toda a organização.
As empresas modernas dependem de software de gestão de ativos para reduzir os custos administrativos associados à gestão de ativos. Estas soluções simplificam a gestão de ativos ao proporcionar uma melhor visibilidade dos seus ativos, permitindo-lhe otimizar as despesas de reparação e manutenção.
O que faz um software de gestão de ativos?
O software de gestão de ativos consolida os dados dos ativos de todos os departamentos, para que disponha sempre de informações em tempo real e possa tomar decisões eficazes.
Eis alguns exemplos do que as soluções de gestão de ativos podem fazer por si:
1. Facilita a tomada de decisões eficazes
Imagine que comprou dez computadores com características equivalentes. Cinco desses computadores são de um fabricante diferente dos outros cinco.
Introduz esses ativos na sua solução de software de gestão de ativos. Cinco computadores comprados ao fabricante A deixaram de funcionar nos 18 meses seguintes. Durante o mesmo período, apenas um dos computadores comprados ao fabricante B deixou de funcionar.
Como acompanhou os detalhes destes ativos no seu sistema, pode consultar essas informações no seu painel de controlo e identificar esses computadores numa lista de ativos que poderá incluir centenas de outros ativos. Poderá decidir comprar apenas ao fabricante B no futuro e poupar uma quantia significativa à sua empresa.
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2. Monitoriza o custo de propriedade dos ativos
O custo de propriedade de um ativo tende a aumentar à medida que os ativos se depreciam. Por exemplo, uma máquina poderá necessitar de reparações mais frequentes depois de ser utilizada durante vários anos. Em alguns casos, substituir o ativo faz mais sentido do que reparar repetidamente o mesmo ativo.
No entanto, precisará de um histórico de reparações e de dados de manutenção precisos para decidir se deve substituir o ativo. Para tomar decisões informadas sobre a substituição ou manutenção de ativos, considere utilizar ferramentas como sistemas de gestão de impostos empresariais para analisar o custo total de propriedade e os potenciais benefícios fiscais.
Se o custo total de propriedade do ativo (ou seja, os custos de reparação, manutenção e funcionamento) exceder os benefícios económicos que este proporciona à empresa, é altura de substituir o ativo.
3. Acesso fácil aos dados dos ativos
Precisará de dados dos ativos para monitorizar o seu desempenho, decidir entre reparar ou substituir e compreender as implicações fiscais da depreciação de um ativo, entre outros aspetos.
Quando utiliza um sistema de gestão de ativos, poderá analisar os dados dos ativos mais rapidamente. Terá a opção de pesquisar dados com base em vários parâmetros, como a localização, o tipo, a garantia ou o histórico de reparações do ativo.
O acesso a estas informações pode poupar-lhe bastante tempo que, de outro modo, teria de passar a consultar folhas de cálculo.
4. Cumpre os requisitos do IRS e do FASB
O IRS exige que as empresas mantenham registos que permitam verificar determinadas informações sobre os ativos da empresa.
Precisa de registos que apresentem informações como o preço de compra, as deduções reclamadas pela depreciação, a utilização dos ativos, entre outras. Entre os exemplos de documentos que podem ajudar a comprovar estas informações encontram-se as faturas de compra, os cheques cancelados e as declarações de encerramento de transações imobiliárias.
As novas normas contabilísticas do FASB relativas a locações entrarão em vigor para todos até ao final de 2022. Terá de ser mais diligente no registo dos ativos arrendados.
Em vez de tratar manualmente os dados e documentos dos ativos, um sistema de gestão de ativos simplifica o processo de armazenamento dos documentos e de envio dos mesmos às partes relevantes, conforme necessário.
Benefícios do software de gestão de ativos
Eis os benefícios que pode esperar ao implementar uma solução robusta de software de gestão de ativos:
1. Poupa tempo e dinheiro
O principal benefício do software de gestão de ativos é poupar tempo e dinheiro. Estas soluções centralizam todos os dados necessários para monitorizar os ativos e garantir a conformidade sem exigir a introdução manual de dados, sendo uma parte essencial de qualquer sistema digital holístico de gestão do escritório. Isto reduz a carga administrativa, libertando tempo da equipa e permitindo à empresa poupar dinheiro.
Os dados dos ativos fornecem informações que ajudam a identificar oportunidades para minimizar os custos. Por exemplo, poderá notar que existem ativos com uma utilização mínima que exigem muita manutenção. Poderá decidir vender esses ativos e subcontratar as tarefas para as quais utilizava a máquina, de modo a poupar dinheiro.
2. Acesso em tempo real aos registos dos ativos
Suponha que é um fabricante. Sabe que um programa de manutenção preventiva é essencial para minimizar as avarias das máquinas e os custos de reparação dos ativos físicos.
No entanto, garantir a consistência do programa pode ser um desafio quando possui muitos ativos. É aqui que um sistema de gestão de ativos pode ajudar.
Da mesma forma, uma empresa de software pode ter ativos como computadores, servidores e ativos digitais, como uma licença de software. Um sistema de gestão de ativos pode fornecer as informações necessárias para monitorizar estes ativos e permitir poupar bastante dinheiro.
Por exemplo, uma empresa média gasta o dobro em ativos de software do que seria necessário devido à falta de visibilidade sobre o panorama de software da empresa.
3. Gestão eficiente do ciclo de vida dos ativos
Um ativo tem uma vida útil limitada. O desgaste pode tornar os seus ativos atuais ineficientes ou até inúteis.
As soluções de software de gestão de ativos podem fornecer dados históricos sobre o ciclo de vida de um tipo de ativo. O acesso a estes dados pode ajudar a estimar a vida útil de novos ativos, permitindo planear os impostos, os custos de propriedade e a substituição dos ativos.
Para acompanhar e monitorizar ativos como secretárias e equipamentos de salas de conferências, o software de reserva de salas de reuniões pode ajudar a identificar quem utilizou o quê, quando e com que frequência.
4. Programas de manutenção otimizados
A manutenção preventiva é fundamental para aumentar a vida útil de um ativo e minimizar as despesas de reparação. O software de gestão de ativos pode fornecer dados de manutenção, para que esteja sempre atento aos ativos que possam estar a aproximar-se do fim da sua vida útil.
Pode otimizar o programa de manutenção alterando a rotina de manutenção de ativos específicos com base nos dados de manutenção. Isto pode ajudar a prolongar a vida útil do ativo. Em alternativa, poderá optar por utilizar a máquina até à avaria.
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5. Ajuda os auditores internos e externos
Os auditores precisam de verificar, entre outras coisas, a existência, o valor e a localização dos ativos. Os registos dos ativos desempenham um papel crucial ao ajudar os auditores externos a verificar a validade dos ativos tal como aparecem nas demonstrações financeiras.
Além disso, os auditores internos podem utilizar os registos dos ativos para garantir que não houve apropriação indevida de ativos e que existem controlos internos adequados para proteger os ativos da empresa.
As soluções de software de gestão de ativos podem também incluir uma funcionalidade que permite aos auditores internos receber atualizações sobre o estado dos ativos, permitindo-lhes monitorizar os ativos de forma eficaz.
Principais funcionalidades do software de gestão de ativos
As melhores soluções de software de gestão de ativos têm as seguintes funcionalidades:
- Interface intuitiva: Um sistema complexo pode muitas vezes frustrar o objetivo da sua implementação. Poderá poupar dinheiro com a redução da carga de trabalho administrativa, mas talvez tenha de gastar mais na formação da sua equipa para utilizar o sistema se este for complexo. Procura um sistema intuitivo e com uma curva de aprendizagem suave.
- Suporte multiplataforma: Selecione um sistema que funcione em todos os sistemas operativos populares, especialmente se a sua equipa realizar muito trabalho no terreno. Uma aplicação móvel permite aos funcionários atualizar os registos dos ativos em movimento, garantindo que os dados estão sempre atualizados.
- Gestão da manutenção: A sua ferramenta de gestão de ativos deve ter um módulo de gestão da manutenção integrado ou integrar-se com uma ferramenta de manutenção externa, como um sistema informatizado de gestão da manutenção (CMMS). Deverá conseguir planear a manutenção dos ativos, emitir ordens de trabalho e acompanhar o progresso utilizando o seu sistema de gestão de ativos. Com o melhor produto de software de gestão de ativos empresariais, também poderá monitorizar o desempenho dos ativos para implementar um programa de manutenção preditiva.
- Rastreio de ativos: As empresas rastreiam os ativos utilizando várias tecnologias, como códigos de barras, rastreio por Bluetooth e RFID. O seu sistema de gestão de ativos deve ser compatível com estas tecnologias e com os dispositivos necessários, como leitores de códigos de barras e leitores RFID.
- Relatórios de ativos em tempo real: Depois de compilar os dados, é necessário interpretá-los. Uma folha de cálculo extensa pode parecer intimidante. No entanto, um sistema de gestão de ativos simplifica a interpretação ao apresentar visualmente os dados dos ativos. Os dados são atualizados em tempo real, para que possa tomar decisões inteligentes rapidamente.
- Entrada e saída de ativos: Muitas vezes, vários departamentos podem precisar de utilizar um ativo. É necessário conseguir rastrear o ativo à medida que este circula entre departamentos e, para isso, o seu sistema precisa da funcionalidade de entrada e saída.
Gira os ativos de forma moderna
Porquê gastar todo esse tempo a introduzir dados manualmente numa folha de cálculo? Poupe tempo e garanta uma precisão dos dados muito superior com um produto robusto de software de gestão de ativos.
Além de poupar tempo e dinheiro, terá acesso a várias funcionalidades que facilitarão a tomada de decisões fundamentadas e simplificarão os seus processos de gestão de ativos.
Se está pronto para começar a avaliar as suas opções, recomendo que consulte em seguida o nosso guia de preços de software de gestão de ativos.
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