Para os gestores e membros de equipas habituados a trabalhar presencialmente, o trabalho remoto traz consigo uma série de novos desafios, entre os quais se destaca a integração de colaboradores remotos. É algo a que tive de me adaptar desde que me juntei à People Managing People.
Imaginemos que é o primeiro dia de um novo colaborador. Como garantir que se sente 100% em casa quando ele — e o resto da sua equipa — não se vão cruzar nos corredores nem interromper o dia de trabalho para conversas junto à máquina de água? Como tornar a integração pessoal e significativa para os novos trabalhadores remotos, especialmente ao contratar trabalhadores internacionais?
Este guia fornecer-lhe-á dicas importantes para melhorar o seu processo de integração virtual e ajudá-lo-á a definir o que significa o sucesso para a sua organização, embora a forma como mede o sucesso da integração possa variar.
Reformule o seu processo de integração atual
Um relatório do Boston Consulting Group concluiu que as empresas com estratégias de integração eficazes têm um crescimento das receitas 2,5 vezes superior ao das suas congéneres.
Se passou recentemente para um ambiente de trabalho remoto, está na altura de rever as descrições de funções, o seu processo de preparação para a integração, os e-mails de boas-vindas e os manuais, de modo a incorporar mais políticas de trabalho remoto, incluindo horários mais flexíveis sempre que possível.
Um plano de integração remota terá um conjunto de prioridades completamente diferente do seu plano original, que provavelmente foi concebido para um ambiente de escritório tradicional e presencial. Também vale a pena analisar como poderá adaptar a experiência de integração de prestadores de serviços independentes e de colaboradores como parte deste processo.
Torne o seu manual do colaborador adequado ao trabalho remoto
Se ainda não o fez, está na altura de simplificar o seu manual do colaborador e adaptá-lo ao formato digital. Eis algumas dicas para simplificar esse processo:
- Mantenha as políticas mais importantes num único pacote PDF, juntamente com formulários ou ligações importantes relativos a impostos e benefícios.
- Utilize ligações para consultar regulamentos e recursos.
- Utilize software específico para manuais do colaborador para simplificar as atualizações das políticas (isto ajuda a garantir que o seu manual do colaborador nunca fica desatualizado).
- Incorpore ligações para recursos multimédia (incluindo seminários online e módulos digitais específicos) para partilhar informações adicionais.
Se o seu manual do colaborador atual for tão extenso que possa deixar os seus novos colegas assoberbados, considere criar um manual do colaborador condensado para novas contratações que os ajude a familiarizar-se com a organização sem provocar uma sobrecarga de informação.
Analise o seu programa de integração atual
A integração de trabalhadores em equipas remotas representa uma excelente oportunidade para analisar os processos de integração atuais e fazer ajustes. Deve considerar:
- O que está incluído no seu plano atual de integração de colaboradores?
- Qual é a eficácia do seu processo atual de integração?
- O que é que os outros colaboradores consideraram útil?
- Há elementos que os colaboradores tenham considerado assoberbantes ou pouco úteis?
- Tem uma lista de verificação digital para a integração?
- O que falta nas antigas formas de ajudar as pessoas a sentirem-se confortáveis?
- A mudança para o trabalho remoto alterou a sua cultura organizacional?
- O que faz com que todos os colaboradores se sintam verdadeiramente valorizados?
- Incorporou algum elemento divertido, como encontros de apresentação ou atividades de formação de equipas?
À medida que começa a responder a estas perguntas, começará a identificar áreas mais fracas do seu processo de integração que poderiam beneficiar de alguns ajustes para funcionarem com a equipa remota.
Aborde os desafios comuns do trabalho remoto
O tipo e a dimensão dos desafios enfrentados pelos trabalhadores e gestores remotos dependem, até certo ponto, do grau de habituação dos membros da equipa ao trabalho online.
As dificuldades comuns que todos podem enfrentar com o trabalho remoto incluem:
- Falta de produtividade ou excesso de trabalho
- Falta de espírito de equipa
- Comunicar claramente as políticas e os procedimentos da empresa
- Gerir a documentação administrativa dos recursos humanos, como a inscrição para depósito direto
- Desafios relacionados com as videoconferências, incluindo fadiga
- Um novo colaborador pode não se sentir motivado para falar com os outros colaboradores
- Ferramentas e/ou estrutura de formação inadequadas
- Indisponibilidade da gestão
- Falta de ligação imediata e presencial
- Falta de sinais não verbais nas conversas
- Falta de flexibilidade na definição de horários.
Os novos colaboradores com experiência profissional, seja virtual ou presencial, terão provavelmente alguns estilos e hábitos de trabalho já estabelecidos.
Os gestores devem abordar este tema numa conversa, esclarecendo as preferências relativamente ao estilo e ao horário de trabalho durante a fase de integração.
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Esclarecer as expectativas durante a integração
Os ambientes virtuais tendem a ser acompanhados por uma falta de fronteiras entre a casa e o trabalho, e os colaboradores podem ter dificuldade em manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal, quer por não trabalharem o suficiente, quer por lhes ser difícil “desligar”.
A implementação de programas de recrutamento pode ajudar neste aspeto, automatizando e simplificando o processo de recrutamento remoto, garantindo que os novos colaboradores remotos são adequados ao ambiente de trabalho remoto e compreendem a importância de manter este equilíbrio.
As expectativas relativamente ao horário, à comunicação e à produtividade podem tornar-se um problema mais tarde se não forem abordadas desde o início.
É por isso que os gestores precisam de definir expectativas e ser tão específicos quanto possível relativamente à estrutura e aos limites durante a fase de integração.
Isto pode ser tão simples como:
- Agendar uma reunião diária ou semanal de acompanhamento recorrente
- Esclarecer o horário específico durante o qual se espera que os colaboradores estejam disponíveis
- Partilhar prazos padrão para projetos e tarefas
- Confirmar os canais de comunicação mais adequados e fiáveis para situações específicas
Eis algumas sugestões adicionais para ajudar a melhorar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos seus colaboradores.
Sugestões para ajudar os colaboradores remotos a sentirem-se envolvidos e ligados
Proporcionar um ambiente verdadeiramente acolhedor aos novos colaboradores, especialmente em condições como uma pandemia global, é mais essencial do que nunca.
Eis algumas considerações adicionais sobre como integrar colaboradores remotos, para que se sintam confortáveis, envolvidos e inspirados.
Com estas sugestões, certifique-se de que proporciona aos colaboradores amplas oportunidades para refletirem sobre a sua própria experiência virtual à medida que esta decorre. Peça comentários regularmente e incentive-os a manter um registo pessoal ou diário para acompanharem o seu progresso.
Eis uma lista de verificação das melhores práticas de integração para o ajudar a manter-se no caminho certo quando se trata de dar as boas-vindas a colaboradores remotos.
1. Pergunte o que funciona
Se quiser compreender como integrar colaboradores remotos de forma eficaz, basta perguntar! Pergunte à sua equipa, a uma organização parceira ou a qualquer pessoa que tenha integrado anteriormente.
Se já trabalha há algum tempo numa equipa remota, é provável que tenha algumas preferências de comunicação estabelecidas. Desde o início, esclareça:
- Canais de comunicação preferenciais
- Considerações relativas aos fusos horários
- Ferramentas de gestão e acesso a documentos
- A cultura do local de trabalho virtual e a estrutura organizacional
- Preparar o novo colaborador com a tecnologia adequada
- Ferramentas preferenciais de gestão de projetos
- Expectativas relativamente ao horário e à produtividade
- Gestão do tempo e do bem-estar
- Curvas de aprendizagem relacionadas com a tecnologia, o software e outras ferramentas
Certifique-se de que o novo colaborador dispõe de recursos e informações suficientes, sem o sobrecarregar.
Leitura relacionada: Os 10 melhores softwares de trabalho remoto para equipas distribuídas
2. Planeie a longo prazo
Pode já ter um plano de integração existente que abrange uma semana, um mês ou três meses (se não tiver, veja aqui como elaborar um). Mas tenha em mente que, quando está a aprender a integrar colaboradores remotos, é provável que as pessoas precisem de mais acompanhamento no futuro.
Pode incluir isto num calendário regular, mas certifique-se de que contacta as pessoas e verifica regularmente como estão, para além de qualquer plano formal.
3. Estabeleça alguns objetivos fundamentais para a integração
Num ambiente remoto, a inclusão, a capacitação e o bem-estar são temas que podem assumir maior importância. Poderá ser necessário formalizar aspetos que normalmente eram informais, como incluir conversas virtuais durante o café, para estabelecer rotinas sólidas e promover o envolvimento.
Certifique-se de que os membros virtuais da equipa compreendem o seu papel e os seus contributos para a visão e a missão da empresa como parte da orientação de novos colaboradores.
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Também pode acompanhar métricas como a rotatividade de novas contratações, o tempo até à produtividade e as classificações dos testes para medir o sucesso da sua experiência de integração e otimizar a integração de futuros colaboradores.
4. Mantenha acompanhamentos regulares
Se ainda estiver a realizar o tipo tradicional de avaliações de desempenho dos colaboradores, talvez seja altura de as transformar em reuniões mais frequentes e menos formais.
Pergunte ao seu novo colaborador como está e certifique-se de que se sente confiante tanto no seu papel a nível social como relativamente às expectativas e atividades.
Isto envolverá provavelmente uma série de conversas por vídeo, incluindo outros membros relevantes da equipa.
A ideia é garantir que se sentem genuinamente felizes e motivados (é claro que isto se aplica a todos, não apenas aos novos membros da equipa!).
5. Formalize atividades “informais”
O sentimento de pertença e a colaboração devem ser objetivos fundamentais neste contexto.
Quer tenha, quer não, processos internos de integração configurados e alinhados com uma plataforma de software de integração, compreender como integrar colaboradores remotos exige um verdadeiro foco na conceção intencional de estruturas sociais e de aprendizagem, essencialmente “colocando” as pessoas em contextos específicos para que se liguem e colaborem automaticamente.
Estabeleça estruturas (pense nelas como salas reais) que sejam essencialmente espaços de encontro com um objetivo.
Certifique-se de que têm os recursos adequados para poderem:
- Aprender por conta própria e com outras pessoas
- Desenvolver um sentimento de capacitação no seu papel
- Sentir que pertencem à equipa
- Colaborar facilmente com outras pessoas.
As pessoas costumavam poder conversar na sala de descanso ou noutros contextos espontâneos, mas isso não acontecerá naturalmente em ambientes remotos.
Por isso, organize jogos e atividades semelhantes para garantir que as pessoas interagem e se sentem à vontade (isto aplica-se a todos os colaboradores).
As atividades de envolvimento devem ser algo com que o seu novo colaborador se sinta confortável e não excessivamente complicado. Devem também envolver “muito contacto” -- ser pessoais e divertidas.
6. Estabeleça espaços de conversa centrados no bem-estar
Algumas empresas criaram documentos que incluem campos para comunicar informações sobre o equilíbrio geral entre a vida profissional e pessoal, incluindo temas como objetivos de nutrição e sono, bem como objetivos profissionais.
Outra sugestão é utilizar uma aplicação de saúde ou produtividade com uma componente social e incentivar os membros da equipa a ligarem-se através da aplicação.
Pode encarar isto como um substituto para uma aula de ioga à hora do almoço ou um seminário sobre bem-estar, mas com maior ênfase na ligação espontânea.
A ideia não é pressionar as pessoas a divulgar informações pessoais de saúde, mas sim incentivar e apoiar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal enquanto se adaptam ao trabalho a partir de casa.
7. Criar e facilitar espaços virtuais para formação e apoio
A principal forma de dar formação e integrar colaboradores remotos será através de videochamadas e vídeos de instrução. Deve também incluir temas como bem-estar, produtividade e organização de horários.
Por exemplo, se utilizar uma ferramenta colaborativa como o Slack, pode criar um ou mais canais especificamente dedicados a temas relacionados com formação e produtividade. Pode querer designar alguém para gerir cada um destes canais e mantê-los ativos.
Até mesmo ter um “orientador” a verificar o canal pode ajudar a manter toda a equipa no caminho certo. Por exemplo, essa pessoa pode utilizar um canal para enviar perguntas de acompanhamento, como:
- Qual é a sua atividade favorita para uma pausa de 5 minutos?
- Qual é a sua melhor dica de produtividade?
- Partilhe o seu vídeo engraçado favorito!
O objetivo é promover um ambiente de escritório virtual onde os recursos e o apoio sejam disponibilizados de forma consistente tanto pelos gestores como pelos membros da equipa. Isto ajudará os novos colaboradores a estabelecer rotinas regulares e a sentirem-se mais à vontade enquanto se adaptam.
8. Criar um documento partilhado para perguntas
Pode ser criado um único documento Google para que as pessoas anotem perguntas, notas e respostas. Partilhe-o com qualquer pessoa em quem confie para colocar perguntas pertinentes ao novo colaborador e certifique-se de que este compreende como avisar os outros caso tenha algo urgente.
Procure manter este assunto simples e descontraído — as conversas sérias devem ser reservadas para videochamadas presenciais.
9. Atribuir um colega de integração aos novos colaboradores
Um colega de integração é uma pessoa que tem disponibilidade para ser simultaneamente um contacto amigável de referência para o novo colaborador e alguém com conhecimentos para prestar orientação relacionada com o trabalho.
Este artigo da Harvard Business Review destaca a eficácia de ter um “colega de integração”. Os autores, que implementaram um programa deste tipo na Microsoft, descobriram que, após a primeira semana, os novos colaboradores que tinham um colega de integração estavam 23% mais satisfeitos com a integração do que as pessoas contratadas sem um. Além disso, uma maior produtividade estava correlacionada com reuniões mais frequentes com o respetivo colega.
Esta situação pode ser benéfica para ambas as partes, uma vez que o colega tem a oportunidade de assumir o papel de líder e formador.
Certifique-se de que o colega tem tempo disponível e que esclarece os limites com o novo membro da equipa. Idealmente, deve também ser alguém que conheça claramente as funções do novo colaborador.
10. Criar um canal de boas-vindas para que os novos colaboradores se sintam parte da equipa
Se utilizar uma ferramenta de gestão de projetos como o Slack, um canal de boas-vindas é uma excelente forma de estabelecer uma ligação entre o novo colaborador e o resto da equipa.
Inclua uma biografia como apresentação e estabeleça uma rotina de mensagens de boas-vindas aos novos colaboradores com uma “avalanche” de gifs. Poderá ficar surpreendido com a facilidade com que algumas imagens animadas fazem com que as pessoas comecem a conversar!
Utilize este canal como ponto de partida para coordenar apresentações entre pessoas com funções ou interesses semelhantes. Incentive alguns membros da equipa a iniciar conversas individuais com o novo colaborador.
A única “regra” real é manter este espaço totalmente informal e divertido!
11. Criar ligações entre colegas
Embora muitas pessoas possam gostar de trabalhar no conforto da sua casa, o isolamento associado ao trabalho remoto pode constituir uma enorme barreira tanto à interação social como à produtividade.
É inevitável que os novos colaboradores se sintam desconfortáveis e cometam erros durante as primeiras semanas e meses de trabalho, e alguns podem retrair-se se não se sentirem à vontade num ambiente de trabalho remoto.
Os líderes e os outros membros da equipa devem fazer um esforço adicional para contactar os colaboradores mais recentes com a maior frequência possível durante a fase de integração, mas isto não precisa de ser um exercício formal! Apresentamos abaixo algumas sugestões criativas.
Liderar equipas virtuais através de reuniões regulares garante que os novos colaboradores se sintam ligados, apesar de trabalharem remotamente.
12. Torne-o divertido com multimédia
Ao integrar novos colaboradores remotos, é provável que se cansem das reuniões do Zoom e dos vídeos de formação, por isso é importante proporcionar outras oportunidades para se relacionarem com os outros.
Considere organizar reuniões para tomar café, um convívio ao fim do dia ou outras videochamadas informais, incorporando atividades para quebrar o gelo e jogos simples sempre que possível.
Eis algumas sugestões:
- Partilhar listas de reprodução do Spotify
- Falar sobre uma fotografia ou obra de arte favorita
- Enviar presentes surpresa pelo correio e fazer com que todos os abram numa reunião
- Estabelecer uma noite de cinema ou um clube de leitura para os colaboradores
- Considerar jogos baseados no Pictionary ou no Words with Friends
- Considerar um programa de gamificação que se adeque à cultura da sua empresa e aos objetivos dos colaboradores.
13. Automatize as tarefas rotineiras para se poder concentrar no que é divertido
A automatização de tarefas repetitivas de integração liberta tempo para que as equipas de RH se concentrem em criar experiências envolventes e criativas para os novos colaboradores.
Ao tratar de processos rotineiros, como a recolha de documentos, o acompanhamento de tarefas e os lembretes por e-mail, pode dar prioridade a atividades que criem ligações, promovam a cultura da empresa e tornem a integração agradável para todos.
O software de fluxos de trabalho de RH pode automatizar as suas tarefas administrativas aborrecidas, tais como:
- Recolha de documentos: Solicitar e armazenar automaticamente a documentação dos colaboradores.
- Atribuição de tarefas: Atribuir tarefas de integração às partes interessadas relevantes.
- E-mails de boas-vindas: Enviar automaticamente mensagens personalizadas aos novos colaboradores.
- Agendamento de formação: Automatizar a marcação e os lembretes das sessões de formação.
- Confirmação de leitura das políticas: Acompanhar a conclusão da confirmação de leitura do manual e das políticas.
- Acesso aos sistemas: Automatizar a configuração de contas e permissões de software.
- Acompanhamento do progresso: Monitorizar automaticamente a conclusão de tarefas e os marcos da integração.
- Recolha de feedback: Agendar e enviar inquéritos de integração para recolher feedback sobre a integração.
Trate dessas tarefas para se poder concentrar nos tipos de interação que o software não consegue gerir: criar ligações significativas e fazê-las perdurar.
Se precisar de dicas sobre como escolher o melhor software de integração, também podemos ajudar.
A integração define a experiência dos colaboradores
A integração é um dos principais desafios da gestão de colaboradores remotos.
Estabelecer uma experiência de integração remota bem-sucedida é um desafio relativamente recente no domínio dos RH, por isso não é invulgar que os profissionais de RH ainda estejam à procura de respostas para esta questão. Frequentar um curso sobre integração de colaboradores para se manter a par das últimas tendências e técnicas de integração de trabalhadores remotos será útil.
Depois de estabelecer um processo de integração remota, pode utilizar partes do mesmo para se inspirar em como integra prestadores de serviços independentes.
Acompanhar os seus melhores talentos desde o início fará com que se sintam importantes e valorizados, criando as bases para um elevado grau de satisfação e um sentimento de pertença. Se quiser aprofundar o tema, este artigo oferece ainda mais dicas para ajudar a otimizar o seu processo de integração do início ao fim.
Pode também recorrer a um empregador registado ou a uma organização profissional de empregadores para tratar de grande parte da vertente administrativa e garantir que se mantém em conformidade.
