4 formas de automatizar o processo de integração de colaboradores

Proporcionar uma experiência abrangente de integração de colaboradores é algo que muitas organizações negligenciam. De acordo com a Gallup, apenas 12% dos colaboradores afirmam que a sua organização é excelente na integração de novas pessoas.

Compreendemos: as pessoas estão ocupadas e há inúmeros projetos a decorrer em simultâneo.

Como pode gerir o processo de integração da forma mais eficiente possível, no menor tempo possível, e ajudar os seus novos colaboradores a terem o melhor início possível?

Resposta: integração automatizada.

Neste artigo, vou partilhar como simplificar a integração de novas contratações, retirando algumas tarefas repetitivas das mãos dos RH e dos gestores. Um processo de integração automatizado fará com que os seus novos colaboradores se sintam bem-vindos, integrados e preparados para começar a trabalhar com toda a força.

O que é a integração automatizada?

A integração automatizada refere-se ao processo de integração de colaboradores através de uma combinação de fluxos de trabalho digitais e software de automatização.

Pode implementar a integração automatizada utilizando vários sistemas de software, incluindo software dedicado à integração, sistemas de gestão de recursos humanos ou, por vezes, até software de recrutamento.

Essencialmente, pode utilizar estas plataformas para automatizar a integração de colaboradores, acionando ações predefinidas associadas a eventos importantes ao longo do ciclo de vida do novo colaborador.

Pode utilizá-las para notificar novas contratações, gestores ou todo o departamento de RH sobre quaisquer tarefas de integração que estejam incompletas, incentivando-os de forma subtil a ajudar no sucesso do processo.

Noutras situações, o software de integração automatizada de colaboradores solicita às aplicações integradas que alterem dados. De forma geral, é uma maneira fácil de aumentar o ROI do seu processo de integração.

Eis alguns exemplos de tarefas de integração que o software pode automatizar facilmente:

• Criar novas contas de utilizador num diretório da empresa
• Conceder acesso a aplicações ou a outros sistemas de software
• Solicitar o equipamento de que as novas contratações necessitam
• Agendar reuniões de orientação
• Solicitar assinaturas em documentos de integração
• Estabelecer a ligação entre os novos colaboradores e os seus colegas de integração
• Distribuir inquéritos de feedback sobre o processo de integração.

Mas, antes de aprofundarmos o porquê da integração automatizada, vamos recapitular por que razão este é um problema.

Desafios da integração manual de colaboradores

Se já não o faz há algum tempo, mas está a preparar-se para um tsunami de novas contratações, eis o que deve evitar:

1. Menor eficiência

Um processo de integração manual exige muito tempo a todas as pessoas envolvidas. Desde os profissionais de RH às equipas de suporte informático e aos gestores, assinalar a lista de verificação de integração de cada nova contratação demora tempo.

Além disso, quando está tão concentrado em projetos de elevado retorno, a integração de colaboradores não é uma prioridade. E investir muito esforço na personalização da experiência de integração para os recém-chegados só vai consumir ainda mais do seu tempo.

Os processos tradicionalmente manuais também são difíceis de gerir para empresas menos maduras e com equipas reduzidas. Por exemplo, documentar os dados dos colaboradores e atribuir tarefas de integração consome grande parte do seu tempo.

A automatização é uma forma de otimizar a integração, reduzindo a quantidade de tarefas manuais.

2. Menor entusiasmo das novas contratações

Se os novos colaboradores passam o primeiro dia ou a primeira semana a tentar obter acesso a aplicações, a procurar documentos no meio de todos os sistemas empresariais e a pedir ao gestor que explique as expectativas relativamente à função, tem um problema.

Como vê, os novos colaboradores ganham impulso com o novo emprego. E, se está a tentar criar manualmente uma experiência de integração motivadora, poderá estar a sacrificar a personalização em prol da rapidez, o que acaba por diminuir o entusiasmo dos recém-chegados.

É por isso que também é prudente acrescentar um toque pessoal ao seu processo de integração.

3. Mais erros humanos

As tarefas manuais de integração são propensas a erros. Por exemplo, a equipa de RH pode atrasar-se a recolher e guardar todas as informações necessárias dos colaboradores para o processamento salarial, os benefícios e a conformidade da integração.

Ou pode esquecer-se de guardar esses dados em todas as localizações necessárias, ou até esquecer-se de onde os guardou.

Estes erros também afetam a sua capacidade de medir o sucesso da integração.

Felizmente, o software de automação pode tratar por si da introdução de dados e de outras tarefas administrativas propensas a erros.

4. Manual = Não escalável

Se a sua empresa, como a maioria, está a planear crescer, vai querer eliminar muitos processos manuais para tornar as operações escaláveis.

Os processos em que se baseou para integrar os seus primeiros 10 ou 20 colaboradores podem ter funcionado nessa altura, mas as coisas rapidamente ficarão fora de controlo quando estiver a integrar um número maior de pessoas.

Em vez disso, dê um passo atrás e procure formas de reformular o seu programa de integração para tirar melhor partido de fluxos de trabalho automatizados, funções de autosserviço e processos fáceis de repetir, como o envio de inquéritos de integração ou de modelos para diferentes casos de utilização dos colaboradores.

Agora, vamos analisar os detalhes específicos que explicam o que pode automatizar e como.

4 passos para automatizar a integração

Se está a perguntar-se quais são os passos que deve seguir para automatizar o seu processo manual de integração, nós ajudamos.

De seguida, destaquei várias áreas essenciais onde pode automatizar o seu processo de contratação, quer esteja a integrar novos colaboradores remotos ou pessoal presencial.

1. Defina as tarefas de pré-integração

Normalmente, há algumas coisas que faz antes da data de início dos novos colaboradores, certo? A automação da integração dos colaboradores pode ajudá-lo imenso nesse sentido. Basta seguir os passos seguintes.

O primeiro consiste em listar as tarefas de pré-integração que costuma realizar, tais como:

• Criar o perfil do colaborador no seu sistema de informação de recursos humanos (HRIS) para registar a função, os dados de contacto, os dados bancários e as informações fiscais
• Enviar ao novo colaborador um e-mail de boas-vindas e um formulário para recolher informações como os tamanhos de roupa (para os brindes da empresa!), para que possa preparar um pacote de boas-vindas
• Adicionar uma nova conta de utilizador à sua plataforma de gestão de identidades (por exemplo, Active Directory, Okta, etc.)
• Configurar a conta do recém-chegado no seu sistema de gestão de serviços informáticos
• Informar as principais partes interessadas sobre os dados do novo colaborador
• Adicionar o novo colaborador aos canais adequados na sua plataforma de mensagens empresariais
• Pedir ao seu responsável que indique as aplicações de que o colaborador vai precisar para desempenhar as suas funções (bem como o nível de acesso)
• Notificar a equipa de suporte informático para verificar as licenças disponíveis e conceder o acesso
• Alertar o responsável e os colegas do recém-chegado para reservarem tempo nas respetivas agendas para chamadas de apresentação.

Nesta fase do processo de integração, está preparado para o primeiro dia dos novos colaboradores. Isto significa que está um passo mais perto de ter uma nova força de trabalho produtiva 

2. Uniformizar as etapas de integração

Durante a integração de um novo colaborador, recomendamos que:

• Agende uma reunião de integração com os novos colaboradores no primeiro dia
• Coloque os novos colaboradores em contacto uns com os outros
• Faça com que conheçam individualmente os novos membros da sua equipa
• Distribua a documentação para novos colaboradores e
• Forneça aos novos colaboradores um manual do colaborador completo ou, especificamente, um manual resumido para novos colaboradores.

Pode parecer assustador no início. Mas, com um processo de integração automatizado, não tem de fazer tudo isto manualmente. Em vez disso, pode utilizar fluxos de trabalho automatizados para o ajudar.

Só precisa de saber exatamente quais são as etapas do seu fluxo de trabalho de integração, para poder configurar a solução de software adequada para as executar. É assim que acelera o processo e garante a consistência, executando exatamente as mesmas etapas sempre que integra um novo colaborador.

Por exemplo, estabeleça que o fluxo de trabalho de integração inclui adicionar cada novo colaborador ao seu espaço de trabalho do Microsoft SharePoint ou a um canal de comunicação empresarial para novos colaboradores.

3. Estruturar o fluxo de trabalho de integração

Até agora, abordámos a integração, mas o fluxo de trabalho de integração não termina aí. O processo inclui outros fluxos de trabalho, tais como 

• Fluxos de trabalho de documentação (incluindo permissões de contas de utilizador)
• Fluxos de trabalho de formação (incluindo questionários de avaliação de acompanhamento)
• Fluxos de trabalho de acompanhamento do progresso (incluindo reuniões regulares de acompanhamento)
• Fluxos de trabalho de feedback (incluindo inquéritos de satisfação)

Mas comecemos pelo princípio: deve conceber um processo claro que uniformize tanto quanto possível a experiência de integração e forneça uma lista de verificação do processo de RH para orientar as pessoas responsáveis pela integração. O nosso conselho é que desenvolva um plano de 30-60-90 dias.

Se não sabe o que é ou como fazê-lo, consulte o nosso guia sobre como elaborar um plano de 30-60-90 dias para a integração na sua organização, que também inclui um modelo.

Se já criou o seu plano de integração de 30-60-90 dias, o passo seguinte é definir cada etapa do plano. Este deve incluir os seguintes elementos: 

• Pastas e documentos de documentação a que os novos colaboradores precisam de ter acesso
• Cursos de formação ou tutoriais de formação interna que devem concluir
• Reuniões de acompanhamento em que devem participar
• Inquéritos de satisfação que devem preencher

Depois de concluir esta tarefa, estará pronto para automatizar as tarefas de integração que acabou de estruturar e definir.

4. Investir no software adequado

Considere as etapas e o calendário do seu plano de 30-60-90 dias, bem como as funções envolvidas em cada etapa. Estas são as informações necessárias para configurar o software automatizado de integração de colaboradores e executar os fluxos de trabalho que acabou de definir.

Na verdade, também precisa de um conjunto de ferramentas adequado, com funcionalidades de integração automatizada. Por outras palavras, precisa de alguns ou de todos os seguintes sistemas:

• Um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS)
• Um HRIS
• Uma solução de software de assinatura eletrónica
• Uma plataforma de comunicação empresarial
• Uma plataforma de manuais do colaborador ou um sistema de gestão documental
• Uma aplicação para criar formulários online
• Uma aplicação de armazenamento na nuvem
• Um sistema de gestão da aprendizagem (LMS)
• Uma solução de software de automatização de fluxos de trabalho que se integre com todas as aplicações acima

Poderá descobrir que alguns sistemas já estão integrados ou incorporados uns nos outros. Por exemplo, alguns HRIS têm software de assinatura eletrónica incorporado, e alguns LMS integram-se com plataformas de comunicação empresarial.

Cabe-lhe avaliar se precisa de uma ferramenta totalmente nova ou se pode contentar-se com as soluções de RH que já tem. Também terá de escolher que tipo de software de integração é melhor adquirir: plataformas com o máximo de funcionalidades incorporadas possível ou sistemas de RH autónomos.

Também terá de avaliar os preços do software de integração para determinar a melhor opção para o seu orçamento.

O que podem estes sistemas de software automatizar?

Seja qual for a sua decisão, estes são exemplos do que uma plataforma de automatização de fluxos de trabalho pode fazer por si (automaticamente):

• Acionar o fluxo de trabalho de pré-integração assim que marcar um candidato como contratado no ATS
• Pedir ao seu software de assinatura eletrónica para
  • Enviar os contratos dos colaboradores para revisão e assinatura por todas as partes necessárias, numa ordem predefinida (isto também é algo em que a IA na gestão de contratos pode ajudar)
  • Lembrar essas partes dos prazos
  • Notificá-las das assinaturas recolhidas em tempo real
• Encaminhar os contratos assinados para a sua aplicação de armazenamento na nuvem
• Instruir o HRIS a enviar formulários online aos novos colaboradores para recolher os seus dados de colaborador
• Pedir à sua plataforma de comunicação empresarial para
  • Adicionar os recém-chegados a um canal de integração
  • Apresentá-los aos respetivos colegas de integração
  • Sugerir aos novos colaboradores que consultem os vídeos institucionais, os manuais de políticas e procedimentos, a documentação sobre benefícios dos colaboradores e os organogramas na aplicação de armazenamento na nuvem
• Comunicar com o seu LMS para
  • Inscrever os novos colaboradores nos percursos de aprendizagem relevantes
  • Partilhar ligações para os cursos ou módulos de formação adequados quando chegar o momento certo
  • Notificar os colegas de integração correspondentes sobre o progresso dos recém-chegados no programa de formação de integração

Além disso, o software de automatização de fluxos de trabalho retira-lhe estas tarefas:

• Atribuir à equipa de suporte informático a tarefa de disponibilizar software para o novo colaborador
• Atribuir colegas de integração a cada novo colaborador
• Notificar esses colegas da atribuição
• Agendar reuniões de orientação, chamadas de apresentação da equipa durante a integração e reuniões regulares de acompanhamento com os recém-chegados nos calendários das pessoas envolvidas
• Enviar lembretes atempados a essas pessoas

Como automatizar a saída de colaboradores

Tal como a automatização melhora a integração, também pode simplificar e otimizar o seu processo de saída de colaboradores.

Utilizar a automatização e a IA na saída de colaboradores nesta fase final do ciclo de vida do colaborador reduz os encargos administrativos e garante que nada importante fica esquecido.

Eis várias formas de automatizar o processo de saída de colaboradores utilizando software de RH:

• Agende uma entrevista de saída. Configure uma automatização para enviar automaticamente aos colaboradores que estão de saída um convite para uma entrevista de saída, incluindo um link para agendamento e uma cópia do seu questionário de entrevista de saída. Isto ajudará a sua equipa a recolher feedback valioso, tornando simultaneamente a transição mais simples para o colaborador.
• Notifique os colaboradores quando a cobertura dos seus benefícios terminar. Os colaboradores que estão de saída vão querer saber quando terminarão os seus benefícios e se têm opções para continuar a sua cobertura a título particular, como a COBRA nos EUA ou planos equivalentes noutros países. Isto garante transparência e ajuda os colaboradores a tomar decisões informadas sobre a sua cobertura.
• Revogue automaticamente o acesso a sistemas e contas de utilizador. Pode utilizar a automatização para desativar as contas do colaborador que está de saída em todos os sistemas da empresa, incluindo o e-mail, as ferramentas de gestão de projetos e o software de RH, no seu último dia de trabalho. Isto evita riscos de segurança e garante o cumprimento das políticas de proteção de dados.
• Gere documentos padrão para os colaboradores que estão de saída. Se a sua empresa tiver informação proprietária que pretende proteger, poderá pedir aos colaboradores que estão de saída que preencham um acordo de não divulgação. Pode automatizar este processo para garantir que todos os colaboradores com acesso a informação proprietária recebem este formulário.
• Acompanhe e recupere os ativos da empresa. Configure um fluxo de trabalho automatizado que notifique as equipas de TI e de instalações sobre o equipamento propriedade da empresa (por exemplo, computadores portáteis, cartões de acesso e dispositivos móveis) que precisa de ser devolvido. Isto mantém os registos dos ativos atualizados e evita a perda de recursos valiosos.
• Remova o colaborador dos diretórios internos e das estruturas das equipas. Utilize uma automatização do software de RH para atualizar automaticamente os organogramas, os grupos de e-mail, os canais do Slack e os diretórios internos. Isto mantém as ferramentas de comunicação exatas e evita confusões sobre o estado do colaborador.
• Envie um anúncio de despedida. Automatize um e-mail de despedida para toda a empresa ou para uma equipa específica, de modo a reconhecer os contributos do colaborador e comunicar os detalhes da sua saída. Isto promove uma experiência positiva de saída e ajuda os colaboradores que permanecem na empresa a prepararem-se para eventuais transições.

Para coordenar passos como estes num único local, as equipas podem utilizar software de integração e saída de colaboradores para automatizar fluxos de trabalho, gerir alterações de acesso, atribuir tarefas e acompanhar o progresso.

O que se segue?

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