Depois de todo o esforço envolvido no processo de contratação, finalmente encontrou A Pessoa Certa. Agora é altura de a integrar.
A lista de verificação para novos colaboradores que apresento aqui irá acompanhá-lo desde o primeiro dia de trabalho do novo colaborador até à verificação dos 90 dias.
Quer esteja a contratar o seu primeiro colaborador ou o centésimo, esta lista garantirá que o seu novo colaborador tem o melhor início possível.
O que é um processo de integração de colaboradores?
Um processo de integração de colaboradores é uma abordagem sistemática para integrar novos colaboradores numa organização. Envolve criar uma experiência estruturada que ajuda os novos colaboradores a adaptarem-se facilmente às suas funções e à cultura da empresa.
O processo de integração inclui normalmente vários componentes fundamentais, entre os quais:
- Orientação
- Formação
- Definição de objetivos
- Feedback contínuo.
Porque é importante uma lista de verificação da integração de novos colaboradores?
Depois de todo o esforço e dos recursos envolvidos na contratação de novos colaboradores, uma lista de verificação para novos colaboradores ajuda a garantir um processo de integração simples, organizado e abrangente.
Isto é importante, uma vez que, segundo um inquérito da BambooHR, "70% dos novos colaboradores decidem se um emprego é adequado para si durante o primeiro mês e 29% sabem-no na primeira semana. Em média, as empresas têm 44 dias para influenciar a retenção de um novo colaborador a longo prazo."
A utilização de plataformas de verificação de antecedentes para RH como parte da sua lista de verificação para novos colaboradores protege a sua empresa contra potenciais problemas de conformidade.
Vantagens de criar uma lista de verificação de integração:
- Simplifica o processo de integração: Uma lista de verificação garante que todos os passos necessários são cumpridos, desde as tarefas administrativas até às apresentações, tornando o processo eficiente e simples.
- Melhora a experiência do colaborador: Uma lista de verificação bem estruturada ajuda os novos colaboradores a sentirem-se bem-vindos e devidamente informados, melhorando a sua experiência inicial e o seu envolvimento com a empresa.
- Garante a conformidade e a consistência: A lista de verificação garante que todos os requisitos legais e relacionados com as políticas são cumpridos de forma consistente para cada novo colaborador, reduzindo o risco de omissões.
Conselho prático: Certifique-se de que a sua lista de verificação abrange todas as fases da integração — desde as atividades do primeiro dia até às tarefas contínuas de integração — e atualize-a regularmente com base no feedback dos novos colaboradores e nas alterações às políticas ou regulamentações da empresa.
Por fim, considere tirar partido de soluções de software de integração concebidas especificamente para apoiar a criação de um processo de integração impactante.
Pode também utilizar o nosso modelo de lista de verificação para novos colaboradores para começar.
A lista de verificação para novos colaboradores
O trabalho árduo do processo de recrutamento compensa quando contrata um novo colaborador, mas ainda não chegou à meta. A sua lista de verificação para novos colaboradores deve ajudá-lo a prepará-los para o sucesso e a evitar alguns erros comuns.
Um problema comum no processo de integração é o excesso de informação. Os novos colaboradores recebem frequentemente uma grande quantidade de informação sobre a empresa, a sua função, as políticas e os procedimentos, tudo de uma só vez, o que pode ser avassalador e difícil de assimilar eficazmente.
Isto pode causar confusão e tornar mais lenta a adaptação à nova função, afetando a produtividade inicial e a satisfação profissional. Em vez disso, o que pretende criar é um percurso sustentável até aos primeiros 90 dias, que aumente gradualmente de intensidade.
Então, por onde começa?
Lista de verificação da integração no primeiro dia
A sua lista de verificação começa com o procedimento do primeiro dia. É um dia importante na experiência do colaborador, o primeiro vislumbre da realidade de trabalhar na sua organização.
Haverá muitos dias na passagem de um colaborador pela empresa que se confundem uns com os outros, mas o primeiro dia não é um deles. Por isso, vejamos que passos precisa de dar para garantir que tudo corre bem.
Receção de boas-vindas
O primeiro dia serve todo para causar uma boa primeira impressão. Comece por cumprimentar calorosamente o novo colaborador e apresentá-lo à equipa. Um gesto simples, como um almoço de equipa ou uma pausa para café, pode ajudar a quebrar o gelo e a fazê-lo sentir-se parte do grupo desde o início.
Lembro-me do meu primeiro emprego num escritório. Estava extremamente nervoso e vinha de um tipo de ambiente de trabalho muito diferente das minhas experiências anteriores. Fui recebido com um "pequeno-almoço de integração", onde me reuni com um mentor designado e alguns membros da equipa. Este ambiente informal ajudou a reduzir o nervosismo do meu primeiro dia e incentivou uma comunicação aberta desde o início.
Integração
Após as apresentações, é bastante habitual fazer uma visita guiada ao escritório ou espaço de trabalho, caso esteja num ambiente presencial. Mostre-lhes áreas essenciais, como casas de banho, salas de descanso e saídas de emergência. Isto ajuda-os a sentirem-se mais confortáveis a deslocarem-se no seu novo ambiente.
Se o trabalho for virtual, forneça-lhes algumas sugestões para configurarem o seu espaço de trabalho e todas as informações que tenha sobre as melhores práticas relativas ao equipamento. Reúna-se com eles para saber se precisam de algum tipo de apoio. O objetivo é ajudá-los a criar um espaço onde se possam concentrar e manter ligados ao seu trabalho.
Os membros da sua equipa de liderança sénior/executiva devem procurar ajudar na integração dos colaboradores e participar em atividades como:
- Fazer uma apresentação sobre a empresa
- Fazer uma visita guiada ao edifício ou às instalações
- Apresentar um tema de formação específico
- Levar o novo membro da equipa a tomar café ou almoçar
Trazer os líderes séniores para a sala demonstrará o seu investimento nos colaboradores, fará com que se sintam mais acessíveis e ajudará o novo membro da equipa a desenvolver um sentimento de pertença e inclusão.
Por fim, marque uma reunião de apresentação com o seu superior hierárquico direto. Esta reunião deve abordar as tarefas imediatas e proporcionar ao novo colaborador uma compreensão clara do que o seu primeiro dia irá envolver. Definir expectativas claras desde o início ajuda a evitar confusões e estabelece o tom para uma relação de trabalho produtiva.
Have an account? Log In
Configuração do posto de trabalho
Nada é mais frustrante para um novo colaborador do que chegar a um local de trabalho onde as suas ferramentas não estão prontas. Certifique-se de que o posto de trabalho do novo colaborador está totalmente configurado antes da sua chegada. Isto inclui configurar o computador, instalar o software necessário, fornecer acesso ao e-mail e configurar o telefone.
Para além da tecnologia, certifique-se de que dispõe de todos os materiais e equipamentos de escritório necessários. Um posto de trabalho bem preparado demonstra que a empresa valoriza a sua chegada e leva a sério o apoio ao seu sucesso desde o primeiro dia.
Num ambiente virtual, isto deve ser feito antecipadamente, garantindo que, quando abrir o equipamento, este está pronto a utilizar e que tudo o que precisa de fazer é seguir alguns passos claramente definidos para iniciar sessão nas suas novas contas.
Revisão das responsabilidades do cargo
Depois de garantir que o novo colaborador está confortável com o seu posto de trabalho, reserve algum tempo para rever as suas responsabilidades profissionais.
Esta não deverá ser uma informação nova para o novo colaborador, mas é importante rever a descrição do cargo, esclarecer quaisquer ambiguidades e definir as tarefas imediatas nas quais se deve concentrar. Definir expectativas e objetivos iniciais garante que o novo colaborador sabe o que se espera de si e de que forma o seu cargo contribui para a equipa em geral.
Sugestão: Incentive a colocação de perguntas durante esta sessão. É essencial que o novo colaborador se sinta à vontade para pedir esclarecimentos e compreenda o seu papel na empresa.
Políticas e procedimentos da empresa
O primeiro dia é também o momento certo para apresentar ao novo colaborador as políticas e os procedimentos da empresa. Comece por rever o manual do colaborador e destacar as políticas principais, como a assiduidade, o código de vestuário e o processo para solicitar folgas.
Explique como deve registar o seu tempo de trabalho e quais os passos que precisa de seguir para comunicar ausências ou atrasos. Isto ajuda a evitar mal-entendidos e garante que o novo colaborador tem pleno conhecimento do que é esperado do ponto de vista da conformidade do processo de integração.
Se a sua empresa tiver muitas políticas internas, considere criar um manual do colaborador para novos colaboradores resumido, para reduzir o excesso de informação durante o processo de integração.
(Para empresas com muitas políticas implementadas, o software para manuais do colaborador também pode ser uma adição extremamente valiosa ao seu conjunto de ferramentas tecnológicas de RH!)
Lista de verificação da integração da primeira semana
O primeiro dia já terminou e agora é altura de avançar para o resto da primeira semana. Esperemos que tenha causado uma boa primeira impressão e deixado o colaborador motivado para começar a trabalhar.
Realizar formação específica para a função
A primeira semana é crucial para dotar o novo colaborador dos conhecimentos e das competências de que precisa para desempenhar eficazmente o seu trabalho. Forneça formação abrangente sobre as ferramentas e o software essenciais específicos da sua função. Isto pode incluir sistemas de CRM, software de gestão de projetos ou quaisquer outras ferramentas que utilize diariamente.
Atribuir um mentor ou colega de acompanhamento pode melhorar significativamente este processo de formação. Esta pessoa funciona como um recurso de referência para o novo colaborador, ajudando-o a orientar-se tanto nas tarefas específicas da função como na cultura mais abrangente da empresa.
Inicie sessões de formação específicas da função, aumentando gradualmente a sua complexidade. Esta abordagem ajuda o novo colaborador a ganhar confiança à medida que aprende e aplica novas competências.
Experiência de acompanhamento
“Uma boa prática consiste em pedir aos novos colaboradores que passem a primeira semana a acompanhar colegas experientes. Esta abordagem prática permite-lhes aprender em tempo real, fazer perguntas e ver como a teoria é aplicada na prática.”
Configure os canais de comunicação
Certifique-se de que o novo colaborador é adicionado a todas as plataformas de comunicação relevantes da equipa, como o Slack, o Microsoft Teams ou os grupos de e-mail da empresa. Apresente-lhe as regras de etiqueta de comunicação da empresa, incluindo as melhores práticas para mensagens, os tempos de resposta a e-mails e os protocolos das reuniões.
Este passo é essencial para garantir que o novo colaborador consegue manter-se informado e ligado à sua equipa desde o início.
Dica: Crie um guia de consulta rápida sobre as ferramentas de comunicação e as regras de etiqueta, ao qual o novo colaborador possa recorrer enquanto se adapta.
Dê a conhecer a cultura da empresa
Organize reuniões informais com membros da equipa, tanto no respetivo departamento como em toda a organização. Isto ajuda o novo colaborador a criar relações e a compreender o contexto mais abrangente da empresa.
Explique a missão, a visão e os valores da empresa, e debata a forma como estes princípios orientam as operações diárias e a tomada de decisões. Incentivar o novo colaborador a participar em eventos sociais da empresa ou em atividades de formação de equipas é também uma excelente forma de o ajudar a sentir-se parte da comunidade.
Um estudo do Brandon Hall Group mostra que as empresas com um processo de integração sólido, que ajuda as pessoas a sentirem-se integradas na cultura da empresa, aumentam em 82% a taxa de retenção de novos colaboradores.
“É fácil concentrarmo-nos nas tarefas, nos procedimentos e nos processos do trabalho. Integrar o colaborador na cultura da empresa desde cedo irá ligá-lo à sua função, às equipas e à organização em geral. É a linguagem comum que liga todos os colaboradores e faz com que o novo colaborador se sinta mais confortável desde o início.” - Tamara Wilson da FLIR System
Lista de verificação dos primeiros 30 dias
Um dos maiores erros cometidos pelas empresas consiste em reduzir demasiado cedo a experiência de integração. Um estudo da Aptitude Research, realizado em 2022, mostrou que quase metade das empresas analisadas terminou o processo de integração após apenas duas semanas, um período muito inferior aos 90 dias ideais.
Eis algumas formas de manter o ritmo durante o primeiro mês.
Acompanhamento regular
Agende reuniões individuais semanais ou quinzenais entre o novo colaborador e o seu responsável, para discutir a forma como se está a adaptar, dar feedback sobre o seu desempenho e abordar quaisquer preocupações.
Estas reuniões de acompanhamento proporcionam também uma oportunidade para ajustar as expectativas e os objetivos à medida que o novo colaborador se sente mais confortável na sua função.
Reduza as formalidades para aumentar a transparência
Realize as reuniões de acompanhamento num ambiente informal para incentivar um diálogo mais aberto e ajudar a construir uma relação sólida entre o responsável e o colaborador. Este é um período crucial, durante o qual é mais fácil para os responsáveis acompanhar o progresso de um novo colaborador e resolver os desafios que este possa estar a enfrentar antes de se enraizarem nas rotinas.
Definição de objetivos e métricas de desempenho
Trabalhe com o novo colaborador para definir objetivos a curto e a longo prazo. Uma boa abordagem consiste em definir objetivos utilizando o modelo SMART, que sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e definidos no tempo. Explique como o seu desempenho será avaliado e apresente-lhe o processo de avaliação de desempenho da empresa.
Definir objetivos claros e compreender as métricas de desempenho ajuda os novos colaboradores a manterem-se concentrados e motivados.
Dica: Utilize os primeiros 30 dias para definir objetivos realistas e alcançáveis, que reforcem a confiança do novo colaborador e lhe permitam alcançar resultados positivos desde cedo.
Aprendizagem e desenvolvimento contínuos
Disponibilize recursos ou cursos de formação adicionais para ajudar o novo colaborador a continuar a desenvolver as suas competências.
Incentive-os a explorar oportunidades de desenvolvimento profissional dentro da empresa, como participar em sessões práticas, aderir a grupos de interesse ou assumir pequenos projetos fora da sua função principal.
Lista de verificação dos 60 dias
A marca dos 60 dias é um momento crítico no processo de integração, em que os novos colaboradores devem passar da aprendizagem dos procedimentos para uma maior independência e produtividade nas suas funções.
O foco durante este período do seu plano de 30-60-90 dias é aprofundar a compreensão das suas responsabilidades, fomentar relações dentro da equipa e começar a dar contributos significativos para a empresa.
Aperfeiçoar a compreensão e as responsabilidades
Reveja as tarefas e os objetivos definidos durante os primeiros 30 dias. Avalie o progresso e forneça orientação adicional, se necessário.
À medida que o novo colaborador se sente mais à vontade, é importante aperfeiçoar e esclarecer quaisquer dúvidas que ainda subsistam sobre a sua função. Isto garante que está plenamente consciente das suas responsabilidades e da forma como o seu trabalho contribui para os objetivos mais amplos da equipa.
Comece a atribuir projetos ou responsabilidades mais desafiantes que exijam uma compreensão mais profunda da função. Isto ajuda o novo colaborador a continuar o seu percurso rumo à integração plena e desenvolve a sua capacidade de causar impacto no negócio.
Aprofundar a integração na equipa
Faça com que o novo colaborador participe em mais projetos colaborativos. Isto não só o ajuda a criar relações mais fortes com os colegas, como também lhe permite perceber de que forma o seu trabalho se enquadra no contexto mais amplo.
Tempo para a socialização
Uma das coisas que deve observar durante este período é a participação em atividades de formação de equipas, almoços ou encontros informais. Estas interações podem ajudar a consolidar o seu lugar na equipa e a melhorar a comunicação.
Aprendizagem e desenvolvimento contínuos
Ofereça ao novo colaborador oportunidades para participar em sessões de formação avançada ou sessões práticas relevantes para a sua função. Isto pode incluir uma análise aprofundada de ferramentas especializadas, formação em liderança ou conhecimentos específicos do setor.
À medida que o novo colaborador começa a aprender mais sobre o negócio, aproveite a frescura da sua perspetiva para questionar os pressupostos da sua equipa atual.
Convide o novo colaborador a partilhar os seus conhecimentos ou aprendizagens recentes através de uma apresentação, de um documento partilhado ou de uma reunião de equipa. Isto pode ajudar a consolidar a sua aprendizagem e demonstrar a sua crescente experiência.
Desempenho e retorno
Agende uma reunião de acompanhamento do desempenho aos 60 dias com o novo colaborador. Debata o seu progresso, destaque as conquistas e identifique quaisquer áreas que necessitem de melhoria. Esta avaliação deve ser construtiva, centrando-se em ajudar o novo colaborador a atingir todo o seu potencial.
Este é também um bom momento para obter algum retorno inicial dos colegas que trabalharam de perto com o novo colaborador. Isto pode fornecer informações valiosas sobre o grau de integração na equipa e a eficácia com que está a desempenhar as suas tarefas.
Avaliar e ajustar
Com base na avaliação intercalar e no retorno dos colegas, ajuste os objetivos e as expectativas do novo colaborador conforme necessário. Certifique-se de que estes objetivos continuam alinhados com os objetivos da empresa e são desafiantes, mas alcançáveis.
Incentivar o envolvimento e a iniciativa
Este é o momento para o novo colaborador começar a tomar mais iniciativa na sua função. Um sinal de que está a começar a abraçar esta atitude surge quando começa a sugerir melhorias nos processos, a oferecer-se para novos projetos ou a propor soluções para desafios dentro da equipa.
Lista de verificação da avaliação dos 90 dias
Chegou o momento de o novo colaborador concluir o processo de integração. É uma ocasião feliz, mas antes de o enviar para o mundo real para desempenhar a sua função de forma autónoma, este é um bom momento para rever o que aconteceu durante a integração.
Avaliação do desempenho
Realize uma avaliação formal do desempenho para discutir as conquistas alcançadas nos primeiros 90 dias, as áreas de crescimento e o progresso geral. Esta avaliação é uma oportunidade para reforçar comportamentos positivos e corrigir quaisquer problemas antes que se tornem hábitos enraizados.
Dica: Utilize um modelo de avaliação estruturado que abranja indicadores-chave de desempenho, concretização de objetivos e feedback de colegas ou mentores.
Sessão de feedback
Recolher feedback do novo colaborador sobre o processo de integração é tão importante como avaliar o seu desempenho. Pergunte-lhe sobre a sua experiência, quaisquer desafios que tenha enfrentado e sugestões para melhorar o processo de integração. Este feedback pode fornecer informações valiosas para aperfeiçoar o seu programa de integração para futuras contratações.
Integração a longo prazo
Por fim, defina os próximos passos para o sucesso contínuo do novo colaborador na sua função. Isto pode incluir a definição de novos objetivos ou o incentivo para assumir responsabilidades adicionais.
Incentive a participação em projetos ou iniciativas interdepartamentais, que podem ajudá-lo a desenvolver uma compreensão mais abrangente da empresa e a criar uma rede de contactos para além da sua equipa imediata.
“Uma coisa que fazemos na Jostle e que ajuda realmente é uma conversa de 15 minutos com o novo membro da equipa e alguém de cada departamento/área de negócio, para saber o que essa equipa faz e como trabalha com as outras. Isto significa que a pessoa (a) conhece aproximadamente 12 pessoas com quem normalmente não teria contacto; (b) fica a conhecer o negócio e percebe que somos todos responsáveis por ele; e (c) começa a compreender onde se enquadra e o que significa o seu contributo.” Bev Attfield da Jostle
Criar um plano de formação e desenvolvimento
Uma parte fundamental da integração consiste em disponibilizar ao novo membro da equipa as ferramentas, a formação e os recursos de que necessitará para ter sucesso.
Segundo Tamara Wilson, da FLIR Systems, existem seis passos fundamentais a seguir para criar um plano de formação e desenvolvimento bem-sucedido e implementar o programa para os membros da sua equipa:
- Avaliar as necessidades do público / equipa / formando
- Identificar os objetivos / resultados esperados
- Conceber um plano de formação
- Criar o programa
- Otimizar o envolvimento
- Avaliar o sucesso da formação
Artigo relacionado: Melhor software de formação de colaboradores
Integrar um programa de formação e desenvolvimento no processo de integração proporciona aos novos colaboradores as competências e os conhecimentos necessários para as suas funções, acelerando a sua produtividade e competência.
Para os seus responsáveis, permite-lhes ter uma noção de como podem apoiar o percurso profissional da pessoa e de que tipo de avaliações das competências dos colaboradores serão necessárias ao longo do percurso para ajudá-la a alcançar os seus objetivos.
Por fim, demonstra também o investimento da empresa no seu crescimento profissional, aumentando a satisfação no trabalho e o compromisso a longo prazo.
Métodos do programa de formação
Adapte o conteúdo de modo a alinhá-lo com os requisitos específicos da função e os valores da empresa, e utilize uma combinação de métodos de aprendizagem, como workshops, aprendizagem eletrónica e mentoria. Deve atualizar regularmente o programa com base no feedback e na evolução das necessidades das funções, de modo a garantir a sua relevância e eficácia contínuas.
Obtenha a nossa lista de verificação para novos colaboradores
Lembre-se: Pode obter abaixo a minha lista de verificação descarregável para novos colaboradores, que o orientará ao longo de todos estes passos.
FAQ
Crie uma melhor experiência de integração para novos colaboradores
Que outros passos fundamentais devem ser incluídos numa lista de verificação para a integração de novos colaboradores?
Qual é a dimensão do seu programa de orientação para novos colaboradores? Estas são perguntas para as quais podem existir respostas diferentes. Procure aconselhamento junto de outras pessoas do seu setor ou área profissional e aplique o feedback que recebe dos colaboradores para criar a experiência ideal para os novos colaboradores.
Os empregadores que estão a contratar pela primeira vez podem beneficiar de conferências de recrutamento, onde aprendem estratégias eficazes para fazer a sua primeira contratação.
Quer discutir as suas ideias com um grupo de colegas que enfrentam os mesmos desafios? Junte-se à Comunidade People Managing People!