Um guia completo para criar um orçamento de recrutamento

Os colaboradores constituem uma parte substancial de qualquer orçamento de OpEx—entre salários, impostos, benefícios, etc., tudo se acumula! Isto, evidentemente, não é um “custo”; é, antes, uma contrapartida pelo excelente trabalho das nossas equipas!

Considerando isto, não deverá ser surpreendente que o recrutamento faça parte do custo de contratação e, se não for controlado, possa aumentar significativamente.

Com o número de plataformas, tecnologias e agências existentes, é realmente importante acompanhar o que vale o dinheiro investido e o que não vale.  Abaixo, apresento um guia prático sobre como começar a pensar e a criar um orçamento de recrutamento, com um pequeno exemplo do meu próprio orçamento.

Por onde começar com o seu orçamento de recrutamento

O primeiro passo é consultar e trabalhar com o seu departamento financeiro, e não posso deixar de salientar a importância da sua parceria com essa equipa!

Podem ter um formato específico com o qual preferem trabalhar, já podem dispor de alguns dados ou, ainda mais importante, já podem ter definido um limite máximo para si.

Enquanto trabalha com essa equipa, apresento-lhe uma lista rápida de perguntas a responder para compreender como poderá ser o seu orçamento.

• Quantas novas contratações terá no novo ano/semestre/trimestre?
  • Quando serão necessárias estas funções? (ou seja, terá muitas funções em simultâneo ou distribuídas ao longo do tempo?) 
• Existem funções particularmente difíceis de preencher—especialmente funções executivas?
• Existem contratações sazonais/temporárias/por contrato?
• E quanto às contratações em grande volume—operacionais, de experiência do cliente ou de recém-graduados?

Se também tiver dados históricos, é útil acompanhar:

• Qual é a sua taxa de rotatividade de pessoal?
• Qual foi o custo médio por contratação no ano anterior?
• Que KPIs de recrutamento ajudarão a definir o sucesso?

Para ajudar com tudo isto, leia o meu artigo sobre como criar um plano de contratação sustentável.

Depois de ter isto definido, pode dividir o orçamento em diferentes componentes e começar a perceber como poderá ser o seu orçamento.

Componentes de um orçamento

Muitas entidades poderão pedir-lhe que categorize os custos como fixos ou variáveis, e pode perfeitamente fazê-lo. Indicarei quais são provavelmente fixos e quais são provavelmente variáveis. 

Pessoalmente, utilizo categorizações ligeiramente diferentes para garantir que não me esqueço de nada que possa contribuir para aumentar os custos de recrutamento

Custos fixos

Estes são os custos operacionais fixos, constituídos na sua maioria pelos salários da equipa de recrutamento.

Dependendo de a sua equipa de recrutamento ser permanente ou contratada, poderá ter de contabilizar o “custo real de um colaborador”. Este incluiria elementos como impostos, pensões e benefícios (subsídio de férias, prémios, etc.), além do salário base.

Como orientação geral, no Reino Unido aceita-se que o custo não seja inferior a 1.5X do salário base. O seu multiplicador exato poderá variar consoante a jurisdição, razão pela qual é importante trabalhar com a sua equipa financeira (quem tratar da folha salarial terá esses dados).

Se quiser aprofundar a análise, também pode estimar o tempo que um responsável pela contratação ou uma pessoa da equipa de contratação poderá ter de despender, bem como o custo correspondente com base no respetivo salário e “custo real”.

Isto é especialmente importante numa empresa muito pequena, uma vez que poderá não ter uma equipa de recrutamento dedicada e os responsáveis pela contratação poderão ter de tratar de grande parte das contratações. (Se for esse o caso, existem soluções de recrutamento para pequenas empresas que são fáceis de utilizar e acessíveis.)

Por exemplo, se um responsável pela contratação tiver de preencher 10 funções de engenharia em 3 meses, isso representa muito tempo que terá de dedicar ao preenchimento dessas funções, pelo que metade do seu custo de OpEx pode ser considerada como custo de recrutamento. 

Se estes custos se acumularem em quantidade suficiente, poderá ser altura de ponderar se é mais rentável contratar uma equipa de recrutamento interna.

Ferramentas/Plataformas de recrutamento

No mundo atual, é provável que esta venha a ser uma parte bastante significativa do seu orçamento e, provavelmente, onde pode ocorrer uma grande parte do aumento dos custos de recrutamento (juntamente com a publicidade), mas estes são essenciais para o processo de recrutamento.

ATS—sistema de acompanhamento de candidatos 

É provável que este seja um custo anualizado, embora saiba que alguns sistemas de acompanhamento de candidatos lhe dão a possibilidade de pagar mensalmente, para que possa variar a subscrição, ainda que seja provavelmente mais caro. 

Confirme junto da sua equipa financeira como pretendem que o custo anualizado seja representado no orçamento mensal corrente.

LinkedIn Recruiter

Uma ferramenta comum que poderá utilizar se tiver uma equipa de recrutamento. Caso contrário, poderá experimentar o Recruiter Lite ou o Premium e comprar mais InMails, embora estes possam acumular-se. Por isso, a minha recomendação é ter uma área separada na sua folha de cálculo do Excel onde registe quem tem que tipo de licença.

Por exemplo, aconteceu uma vez que alguém que já não trabalhava na empresa tinha adquirido separadamente uma licença do LinkedIn Recruiter e, quando entrei para a função e consultei o meu primeiro orçamento, percebi que essa pessoa já tinha custado mais de £6000 em pouco tempo!

Outras plataformas de recrutamento

Existem muitos tipos de plataformas de recrutamento disponíveis! Algumas concentram-se na seleção de candidatos (por exemplo, Cord, Talent.io, Haystack) e outras em obter mais contactos (Amazing Hiring, SeekOut, etc.). 

Os preços e a estrutura do software de recrutamento variam: algumas soluções oferecem flexibilidade mensal e outras funcionam apenas numa base anual. Conheça todas se não estiver familiarizado com elas e veja o que funciona melhor para si.

Uma nota rápida sobre as plataformas onde também pode fazer publicidade—é aqui que a publicidade e a componente da plataforma do orçamento podem confundir-se, mas use o seu discernimento. Normalmente, incluo na publicidade qualquer custo de publicidade “por vaga”. Por exemplo, o Remoteok permite-me consultar candidatos, mas normalmente também publico vagas, pelo que esse custo é incluído no meu orçamento de publicidade.

Leitura relacionada: Os 10 melhores softwares de recrutamento

Software de integração

Embora tecnicamente esteja fora da fase tradicional de recrutamento, é inteligente incluir o custo do software de integração no seu orçamento de recrutamento.

Investir num software de integração garante uma transição tranquila para os novos colaboradores e ajuda a uniformizar processos como a documentação digital, a formação em conformidade e a definição inicial de objetivos.

Além disso, as plataformas modernas de integração integram-se frequentemente com sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS), criando um fluxo de trabalho mais simples desde a aceitação da proposta até ao primeiro dia.

Ao elaborar o orçamento, certifique-se de que analisa os custos do software de integração para encontrar uma solução adequada à dimensão e às necessidades da sua empresa.

Publicidade

Tal como acontece com as plataformas, existem muitos locais onde pode anunciar as suas vagas, por isso é importante acompanhar quantos candidatos cada plataforma de emprego gera.

Sistema de acompanhamento de candidatos

Não se esqueça de que alguns sistemas de acompanhamento de candidatos têm acordos com determinadas plataformas e podem oferecer anúncios de emprego gratuitos ou com desconto. 

Se estiver a comparar diferentes ATS, este pode ser um aspeto a ter em atenção—dispõem de plataformas de emprego em diferentes localizações, nas quais possa publicar facilmente através do ATS? Isto também torna o acompanhamento muito mais simples.

Dica profissional. Mesmo que o ATS não tenha a funcionalidade de publicação de vagas integrada, certifique-se de que compreende qual é a melhor forma de o seu ATS acompanhar os candidatos provenientes de cada plataforma. 

Por exemplo, o Greenhouse pode gerar uma ligação para uma plataforma de emprego específica, permitindo-lhe acompanhar de onde vêm os candidatos, o que facilita muito a avaliação.

Publicidade no LinkedIn

Estou a separar esta categoria das restantes porque os preços funcionam de forma um pouco diferente. Aqui, pode ter espaços publicitários pré-pagos ou espaços de emprego com “licitação”. 

Se tiver a segunda opção, é extremamente importante acompanhar os gastos, porque poderá pensar “Ah, £10 por dia não é assim tanto”, mas isso corresponde a £300 por mês e, se tiver 10 funções, uma parte considerável do seu orçamento desaparece.

Tenha em conta que a sua vaga também poderá ter de competir com grandes empresas que conseguem gastar £100 por vaga por dia, o que coloca verdadeiramente as coisas em perspetiva.

Plataformas de publicidade

Hoje em dia, existem imensas! Algumas são generalistas (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs) e outras têm um nicho — que pode ser por setor, por condições de trabalho, como o trabalho remoto, ou especializadas para um público específico, como a SheCanCode.

Pode ser difícil escolher, mas o que costumo fazer é tentar compreender as funções que tenho e depois perceber se isso me indica o tipo de distribuição que devo procurar. 

Por exemplo, se tiver muitas funções na área tecnológica, onde estariam os profissionais de tecnologia? Se tiver funções para as quais estou aberto a trabalhadores remotos, vamos procurá-los aí! Para design, vou imediatamente ao Behance ou ao Dribble.

Existem muitas opções, e é por isso que é tão importante manter um registo, já que cada anúncio pode custar entre $300—700 por 30 dias, e esses custos podem acumular-se, especialmente se publicar a mesma função em vários locais e tiver muitas funções.

O exemplo que dei no início, de terem sido gastos £100k para contratar apenas 6 pessoas (2 acabaram por ser contratadas através de recomendações), deveu-se a esta atitude de “disparar para todo o lado e esperar pelo melhor”.

Marca empregadora

Pode não ser fácil atribuir um valor monetário a isto, porque quase qualquer atividade que realize online pode ser considerada marca empregadora (por exemplo, uma publicação nas suas próprias redes sociais é gratuita). 

Mas, se estiver a investir um esforço concertado na marca empregadora, pode considerar anunciar-se como empregador em plataformas como o LinkedIn ou o Glassdoor sem necessariamente publicar uma oferta de emprego. Essa pode ser uma rubrica separada no cálculo do custo.

Eventos de recrutamento / Feiras de emprego

Patrocinar ou participar em eventos pode ser dispendioso, por isso, certifique-se de que analisa alguns eventos que possam ser mais relevantes para si na sua área e reúna-se com os organizadores para obter mais informações.

Podem ser um excelente local para conhecer candidatos e tive bastante sucesso, mas é necessário considerar as suas próprias circunstâncias. Tem o tempo e os recursos necessários para participar num evento que pode não resultar numa única contratação, mas que poderá aumentar a sua visibilidade?

Agências de recrutamento

Com o crescimento do recrutador interno, existe uma tendência quase inata para “reduzir a utilização de agências a zero” como parte do KPI do responsável pelo talento. Eu sei, também já tive esse KPI. 

No entanto, há momentos em que uma parceria externa pode ser necessária. Pode ainda não ter uma equipa de recrutamento dedicada, a sua equipa pode estar no limite da capacidade ou pode estar a entrar num mercado que não conhece. Nesse caso, trabalhar com especialistas locais, como agências de recrutamento em Nova Iorque ou empresas de recrutamento em Boston, pode dar-lhe acesso a redes locais de candidatos e conhecimentos especializados em contratação.

Para dar um exemplo, apesar de ter começado na área de pesquisa de executivos há alguns anos, depois de passar para o recrutamento interno acabei por preencher mais funções de nível intermédio, uma vez que era aí que existia maior volume.

É por isso que, quando o CEO vem ter comigo para me pedir que abra uma função para uma pessoa de nível executivo, recomendo obter os serviços de uma empresa de pesquisa de executivos, porque tinha as ligações que eu próprio tinha anteriormente.

Dependendo da sua localização, a comissão média de uma agência pode situar-se entre 15-25% do salário anual base, mas trata-se de uma troca por tempo. Não se esqueça de contabilizar o valor do seu tempo, pois pode acabar por gastar muito mais do que gastaria se tivesse contratado simplesmente um recrutador de uma agência.

Outros/diversos

Como sempre, existe uma categoria “Diversos” ou “Outros” apenas para incluir tudo o que possa ser considerado.

Uma coisa a considerar é qualquer bónus de recomendação ou pagamento de incentivo. Se tiver dados históricos sobre recomendações, ótimo; caso contrário, gosto de ser generoso e considerar que cerca de 20% das contratações provêm de recomendações (e insisto bastante nas recomendações!).

Outra coisa são serviços como os serviços de verificação de antecedentes — os custos podem acumular-se e, em algumas jurisdições ou para determinadas funções, as referências ou verificações de antecedentes são obrigatórias.

Como acompanhar

Mais uma vez, recomendo que trabalhe com a sua equipa financeira para perceber como acompanham todos os outros custos. Por exemplo, se uma rubrica tiver um custo anualizado, preferem registá-la no mês em que é paga ou dividir o custo por 12 e distribuí-lo ao longo do ano? 

Se não existir uma equipa desse tipo, pessoalmente, prefiro registar a rubrica no mês em que é paga, para também poder acompanhar a renovação da subscrição.

Depois disso, para calcular o custo total efetivo por contratação, deve pegar no custo total anual de tudo o que estimou que irá gastar e dividi-lo pelo número de contratações.

• Custo por contratação = total de todos os custos/número de contratações

Aqui está uma captura de ecrã de como organizo pessoalmente o meu orçamento (link para a folha de cálculo aqui):

Para uma abordagem mais tecnológica, uma das vantagens do software de recrutamento, como os ATS, é poder acompanhar facilmente os custos em painéis de recrutamento personalizáveis.

Como avaliar

Como acontece sempre com números e dados, o mais importante é aquilo que faz com eles. 

Gosto de dividir o meu acompanhamento e avaliação em três categorias gerais: prioridade um, prioridade dois e prioridade três.

Isto ajuda-me a perceber com que frequência devo fazer a revisão e que tipos de métricas devo definir.

Custos de prioridade um

Incluem coisas como publicidade e utilização de plataformas. Considero que são de prioridade um porque a) podem acumular-se rapidamente e b) é possível perceber rapidamente quanto se está a obter de cada plataforma ou site de emprego. Isto significa que é aconselhável verificar regularmente o desempenho de cada uma.

No caso das plataformas de candidatos, verifico sempre com a minha equipa qual é a qualidade, a quantidade e o envolvimento dos candidatos (ou acompanho-os eu próprio), e assim também me certifico de que a equipa está a utilizar as plataformas que adquirimos.

Quanto à publicidade, certifico-me de verificar as taxas de conversão de cada site de emprego, para que isso me dê uma indicação da qualidade potencial dos candidatos.

Por exemplo, imaginemos que estou a utilizar três sites de emprego. Um dá-me muitos candidatos, mas a taxa de conversão não é grande; o segundo tem poucos candidatos, mas contratámos metade deles; e um terceiro tem poucos candidatos e nenhuma contratação. Sei imediatamente qual devo eliminar e qual será o próximo.

A prioridade um também inclui as agências — podem ser dispendiosas e queremos garantir que estão a fazer aquilo que precisam de fazer pelo dinheiro que lhes pagamos, se me permitem a franqueza.

Custos de prioridade dois

Incluem coisas como a marca do empregador e os eventos. Estes podem não acontecer com muita frequência, e talvez seja necessário realizar alguns para perceber o que funciona e o que não funciona. Por isso, é provável que seja necessário acompanhá-los com menos frequência do que os de prioridade um.

Nos eventos, deve prestar atenção ao número de contratações e ao envolvimento geral. Se participar num evento onde não contratar ninguém, mas falar com muitas pessoas, continua a ser melhor do que participar em eventos onde ninguém se dirigiu a si.

Custos de prioridade três

São coisas que precisam de ser acompanhadas durante um período ligeiramente mais longo para perceber se está realmente a obter o que precisa do investimento. 

Aqui, normalmente incluo os salários da equipa de recrutamento e os custos com ATS/HRS. Não será necessário acompanhar o custo com tanta frequência e, especificamente no caso da equipa de recrutamento, esta também não seria a melhor forma de avaliar o desempenho — seria melhor utilizar métricas.

Como se compara?

É notoriamente difícil dizer qual deve ser o custo médio por contratação. Os valores disponíveis online variam entre $3,000-8,000. Normalmente, considero $6,000 como uma média aproximada, mas isso depende de muitos fatores. 

Quando comecei a trabalhar internamente, o diretor de aquisição de talento sob cuja orientação trabalhava disse-me: “Desde que sejamos mais baratos do que recorrer a uma agência, estaremos bem.” 

Embora considere que este tipo de atitude reforça uma espécie de relação antagónica entre os dois, algo de que não sou grande adepto, também compreendo a lógica.

Se der por si com um custo por contratação próximo de 20% do salário-base por função, poderá ter de repensar a sua estratégia e controlar melhor as despesas. 

Repare que digo “poderá”. É possível que tenha esse orçamento e esteja de acordo com a despesa porque investiu muito na marca do empregador, o que provavelmente produzirá resultados mais tarde e reduzirá o custo médio por contratação a longo prazo.

A regra geral é estar sempre a pensar: “É esta a melhor utilização deste dinheiro?”

Por exemplo, se estiver a gastar 20% do salário apenas em publicidade em sites de emprego, além de despender muito tempo a analisar currículos, será altura de recorrer a uma agência ou de repensar o número de locais onde anunciamos?

Não se esqueça de que também pode estar a gastar muito neste momento porque tem várias funções por preencher e são urgentes. Isso será dispendioso, mas, quanto mais contratar, menor será o custo no futuro.

Depende realmente das suas necessidades de contratação. O recrutamento, tal como muitas outras coisas, segue o diagrama de Venn do Mais barato-Mais rápido-Melhor (Bom, Rápido, Barato: Só Pode Escolher Dois! - Pyragraph)

Apresentar o seu caso às Finanças/à Direção de topo

Esta pode ser uma conversa difícil de ter, mas, se estiver preparado com algumas estimativas, pelo menos terá um ponto de partida. 

Tal como em qualquer negociação, entre com tudo aquilo de que precisa — o orçamento “ideal” para ferramentas e publicidade — e esteja preparado para aceitar um valor “bom”. 

Além disso, combine que qualquer orçamento remanescente transite para o mês seguinte. Dessa forma, cria uma margem de segurança tanto para si como para a empresa.

Pode ouvir a frase “Venha ter connosco quando precisar das coisas, em vez de planear um orçamento”. 

Isso traz-me más recordações.

Se ouvir isto, recomendo que pergunte por que motivo não é possível definir um orçamento neste momento e se seria útil criar um orçamento trimestral ou semestral.

Ter isto definido dá às equipas de recrutamento e de direção de topo/finanças uma ideia clara dos custos e esforços necessários. 

Caso contrário, a situação irá agravar-se se tiver de “pedir” autorização sempre que publica uma vaga e, eventualmente, a outra parte irá pedir-lhe que o faça em bloco (ou, por outras palavras, que defina um orçamento), e terá simplesmente desperdiçado muito tempo entretanto.

Se o orçamento que lhe foi atribuído for demasiado baixo e sentir que não terá recursos suficientes para trabalhar de todo (penso que um limite razoável seria cerca de $2000 por contratação), então terá de começar a falar com as pessoas sobre prioridades.

Ou terá de fazer muito mais coisas manualmente e, por isso, mais lentamente, o que significa que não poderá trabalhar em tantas vagas, ou não poderá anunciar tantas vagas em simultâneo, o que também irá atrasá-lo.

Informe as Finanças/a direção de topo sobre os resultados prováveis e trabalhem em conjunto para perceber o impacto na empresa. Ou perceberão que as coisas que eram prioritárias, na realidade, não eram assim tão urgentes, ou será encontrado orçamento noutro lugar.

Considerações finais

Fazer um orçamento não é fácil, seja para casa ou para o trabalho, mas, com alguma reflexão prévia, pode tornar-se um pouco menos difícil.

Usando uma metáfora, é como acontece com os serviços de transmissão em contínuo. Hoje em dia, tudo é transmitido em contínuo e isso pode ser muito conveniente, mas subscrevo a Disney, a Netflix, a Amazon Prime, a WarhammerTV, a HBOMax e o YouTube Premium… percebe a ideia. A situação pode fugir ao controlo!

Tem muitas coisas a que prestar atenção, mas é provável que o orçamento venha a ser uma das suas principais limitações, a menos que lhe tenham dado um cheque em branco (nesse caso, diga-me, por favor, que empresa faz isso!).

Para ajudar a gerir tudo, defina uma periodicidade para rever as suas prioridades de nível um, dois e três e torne isso parte da sua rotina. Depois, irá estabelecer-se um padrão e deverá estar pronto para avançar, acumulando dados ao longo do processo.

Como sempre, boa sorte!

Alguns recursos adicionais para ajudar na sua estratégia de recrutamento:

• Marca do empregador: por onde começar e como mantê-la autêntica
• A sua proposta de valor para o empregador: uma análise aprofundada
• A chave para entrevistas focadas e envolventes (+ modelo)
• Preconceitos no recrutamento: os diferentes tipos e como os combater
• Marketing de recrutamento: o que é e 10 táticas eficazes
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